Surat Menyurat, Pembuatan Proposal

Kegiatan, dan Laporan

Perjanggungjawaban

Presented by,

Izzatie Alfi Sahri, S.Pd

 Administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang
yang bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang
telah ditetapkan oleh organisasi.

Usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud

meliputi penetapan rencana program,
pengorganisasian, penajaman dan
penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan
pembuatan pelaporan, dan lain lain.
 Tulis menulis (rencana
program, strategi
pelaksanaan program,
sampai evaluasi )

Data-data lain yang

berkaitan langsung Surat
dengan kegiatan
tulis menulis menyurat

Kegiatan
administrasi
Pengiriman Kegiatan
dan
penerimaan kearsipan
surat dan agenda

Pemilikan dan
pemeliharaan buku
induk organisasi;
 Surat adalah suatu sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan
yang terjadi antara pihak pihak tersebut disebut
kegiatan surat menyurat atau korespondensi.

Surat pribadi
surat dinas (resmi)
surat niaga
surat edaran
surat pengumuman
surat perjanjian
surat keputusan.
Jenis-jenis
Surat
1. Kop/Kepala Surat;
2. tanggal surat;
3. nomor. Lampiran, perihal;
4. Alamat tujuan;
5. salam pembuka;
6. Isi surat;
7. Salam penutup;
8. pengirim surat;
9. tembusan;
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan
pengolahan data-data tertulis, seperti surat-
surat dan dokumen-dokumen.

Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1. (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam
memulihkan keterangan bila diperlukan.
2. Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum
3. Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa
lampau
4. Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia
keilmuan, dan lain lain.
Proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara
sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin
dilakukan.
Tujuan Proposal adalah memperoleh bantuan
dana,memperoleh dukungan atau sponsor, dan
memperoleh perizinan.
 Proposal Rencana Kegiatan
Usaha (Bisnis)
Organisasi Pengurus dan Kepanitiaan
Proposal Penelitian Skripsi, Tesis, Magang
Proposal Bantuan Dana (Sponsorship)
 PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
RENCANA KEGIATAN
b. Dasar Pemikiran a. Jenis dan tema
c. Tujuan Kegiatan PENUTUP
b. Target/ Sasaran
Kegiatan
c. Waktu dan Tempat
d. Susunan
Kepanitiaan
e. Susunan Acara terlampir
f. Anggaran Dana
 Dasar Pemikiran berisi pokok-pokok pemikiran
akan perlunya melaksanakan kegiatan tertentu.
Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan
yang akan
Jenis Kegiatan Sama dengan bentuk/ nama
kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian kegiatan
Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line
kegiatan.
Target/sasaran Peserta yang akan diikutsertakan
dlm kegiatan tsb
 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kapan waktu kegiatan
tersebut dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu
harus ditulis dengan jelas
Susunan Kepanitiaan Para penyusun proposal dari
suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orang-
orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam
kegiatan yang direncanakan. Hal ini untuk menjamin
kelancaran jalannya suatu kegiatan.
Susunan Acara harus jelas dan terperinci
Anggaran Biaya penyusunannya harus logis dan
realistis, serta harus memerhatikan keseimbangan antara
pengeluaran dan penghasilan.
Penutup berfungsi menekankan bahwa proposal
diajukan dengansungguh-sungguh.
Bagaimana membuat
proposal kegiatan yang
baik??
 Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa
orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki
keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan
Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang
diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia
Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis
Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas,
direvisi dan disetujui.
Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang
dituju, baik internal maupun eksternal.
 Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-
pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut.
Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam
melaksanakan kegiatan tersebut.
Untuk meyakinkan para donatur/ sponsor agar
mereka memberikan dukungan material maupun
finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah
direncanakan.
 Bagaimana membuat
proposal Sponsorship yang
baik??
 Proposal Sponsorship is unique, Karena inti dari
sponsorship adalah kerjasama bukan donasi.
SoMake it Different
Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor ketimbang
pada keuntungan pihak penyelengara. Apa yang
akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori
kegiatan kita.
1. Penyelenggara Siapa??? Ini berkaitan dengan kredibilitas
penyelenggara dimata sponsor.
2. Jenis Kegiatan Kegiatan apa yang akan diselenggarakan? Hal ini
berkaitan erat dengan pengambilan keputusan pihak sponsor
apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan
produk yang dihasilkan sponsor.
3. Penonton atau peserta berkaitan dengan skala jumlah peserta
4. Tempat penyelenggaraan
5. Waktu penyelenggaraan
6. Bagaimana kegiatan tsb dilakukan
7. Mencantumkan kontraprestasi (lembar kerjasama) kepada
pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan.
8. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari
kegiatan-kegiatan yang pernah dilakukan.
9. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang
mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.
10. Presentasi
11. Follow up
12. Membuat LPJ Kegiatan
 Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi
kualitas.
Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull
Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content
akan memiliki design yang sinergis.
Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design
cover yang menarik (eye catching).
Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated
karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.
Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading, untuk menghindari
kesalahan penulisan,
Tidak ada kebakuan membuat Proposal Sponsorship, jadi buatlah sekreatif
kalian!!!
 Bab 1 Latar Belakang
Pendahuluan Nama Kegiatan

Rencana Mekanisme Kegiatan

Bab 2 Rencana Rencana Keuangan

Bab 3 Deskripsi Realisasi Mekanisme

Kerja Realisasi Anggaran yang Terpakai

Evaluasi
Bab 4 Evaluasi Hasil Pelaksanaan

Saran dan Rekomendasi (terkadang

Bab 5 Penutup ditambah Lampiran)
 Latar Belakang
Nama dan Deskripsi Kegiatan
Berisikan latar belakang Berisikan nama kegiatan
acara, pemilihan sponsor dilengkapi deskripsi, tujuan,
dan manfaatnya
Rencana Mekanisme Kegiatan Rencana Mekanisme Anggaran
Berisikan rencana Berisikan rencana kebutuhan
pelaksanaan acara yang dan penggunaan anggaran
sistematis dan supel untuk pelaksanaan acara-
harus logis, jelas, objektif
dan sistematis
 Realisasi Mekanisme
Informasi mengenai langkah
yang telah selesai dilakukan
untuk pelaksanaan acara
Realisasi Anggaran
Informasi mengenai
penggunaan budget
yang diberikan untuk
pelaksanaan acara-
logis, jelas, objektif,
sistematis dan tak
ada tertinggal,
termasuk sisa budget
 Evaluasi
Informasi mengenai bagian
acara dan persentase yang
sukses, faktor pendukung dan
penghambat
Hasil Pelaksanaan
Kesimpulan dari evaluasi
menjadi tolak-ukur
kesuksesan acara
 Saran & Rekomendasi Lampiran
Merangkum kegiatan, lalu Berisi kontrapretasi, atau
meminta saran dan informasi penting lain yang
rekomendasi perlu dicantumkan
(tergantung panitia dan
acara yang dilaksanakan)
 Evaluasi kinerja panitia pelaksana acara untuk kemajuan
masing-masing individu di masa mendatang
Pertanggungjawaban kepada pihak sponsor terhadap jumlah
anggaran yang terpakai
Penilaian terhadap kesuksesan suatu acara
LPJ harus objektif
 Dilakukan maksimal 1 minggu setelah acara diselenggarakan
Konten LPJ bersifat objektif, eye-catching, logis, sistematis dan
jelas, sehingga proses evaluasi menjadi konstruktif dan mampu
mengikat kepercayaan dikedua belah pihak di kemudian hari
Tanda terima kasih untuk setiap sponsor yang ikut serta sangat
penting
 Pelaporan
Penulisan LPJ LPJ oleh
oleh Ketua dan
Sekretaris Sekretaris
Hasil atau Panitia
Presentase Utama
Pelaksanaan Pelaksanaan
Kesuksesan Acara
Evaluasi Acara Acara
Acara kepada
sponsor

Evaluasi
Panitia
Terima
Kasih.