Ingin Membuat Panitia Event?

Ini Tugas Dan Tanggung Jawabnya

22/02/2016 webbisniscom Manajemen 0

Membuat gelaran acara apapun baik itu pertunjukan, seminar atau kegiatan lainya, panitia event
sangat dibutuhkan untuk menjamin kelancaran kegiatan agar bisa berjalan dengan sukses. Dengan
pembentukan panitia ini semua proses kegiatan bisa dirancang sebaik mungkin, mulai dari pra-acara,
saat berlangsungnya acara, hingga pasca-acara berlangsung.

Panitia event merupakan institusi atau kelompok yang dibentuk dan berfungsi sebagai pelaksana
kebijakan kelompok tersebut sesuai dengan tingkatan masing-masing. Kelompok ini dibuat dalam
upaya melaksanakan suatu program tertentu dan bertanggungjawab secara penuh terhadap apa
yang telah diputuskan dalam kepanitiaan tersebut.

(Baca juga : Bisnis Event Organizer, Meraup Laba Dari Kelola Acara)

Salah satu faktor sukses dan tidaknya sebuah acara biasanya juga tergantung dari baik-buruknya
panitia event yang dipilih. Sumber Daya Manusia yang tergabung didalamnya bisa menjadi cerminan
atas kualitas event yang diselenggarakan. Untuk itu jangan salah pilih dalam mengatur setiap sumber
daya agar bisa berperan sesuai dengan kapasitas yang ada.

Membuat Panitia Event

Membuat Panitia Event/cc/geralt

Ada banyak alasan kenapa sebuah event membutuhkan kepanitiaan, berikut ini kami sajikan
beberapa tujuan umum dibentuknya panitia event.

Tujuan umum pembentukan panitia event :

Melaksanakan fungsi manajemen event yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan event.

Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan event.

Mengelola materi event secara baik dan benar.

 Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi
pelaksanaan event.

Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.

Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang
dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing. Secara
umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas
sebagai berikut :

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam
event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa
menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

a. Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,

b. Menjadi koordinator panitia event,

c. Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan

d. Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event

e. Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat

f. Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event

g. Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi

h. Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event

2. Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan
kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event diantaranya
adalah :

a. Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak
kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.

b. Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.

c. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

d. Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan

e. Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card

(Baca juga : Cara Membuat ID Card Untuk Karyawan dan Panitia Event)

f. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

g. Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event

h. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan

i. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

(Baca juga : Membuat Proposal Kegiatan Untuk Cari Sponsor? Ini Caranya)

3. Tugas Bendahara
Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur
keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :

a. Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan
anggaran.

b. Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event

c. Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

d. Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas

e. Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Tugas Sie Acara

a. Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

c. Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan
dalam event tersebut;

d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara
berlangsung;

e. Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut

f. Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Tugas Sie Humas dan Publikasi

a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet,
brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya
kepada pihak terkait

b. Merancang serta mendesain Katalog

c. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang

diperlukan dalam kegiatan

d. Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara

e. Bertanggungjawab kepada ketua panitia

6. Tugas Sie Perlengkapan dan dekorasi

a. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta

mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi denganbidang lain
terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana

b. Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaanperalatan.

c. Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatanperlengkapan

kegiatan

d. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.

e. Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

f. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Tugas Sie Konsumsi

a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya

b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada

panitia, peserta, dan pengisi acara

c. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan

d. Mengurus biaya konsumsi

e. Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran

f. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Tugas Sie Dokumentasi dan transportasi

a. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun
video

b. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan

c. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya
secara kooperatif.

d. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Tugas Sie Sponsorsip

a. Membuat list Sponsor

b. Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship

c. Mengajukan proposal: Sponsorship

d. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan

e. Melakukan follow up dana dan usaha pre acara

f. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H

g. Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara

h. Membuat list kebutuhan dan anggaran

i. Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait

10. Tugas Sie Keamanan

a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan

kegiatan

b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan

c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan

d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia