Susunan Kepanitiaan “Sosialisasi Beasiswa Bank Indonesia”

1. Tugas Ketua Panitia ( Iis Mulyani Hardiyanti )

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan
dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan
bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

 Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah
ditentukan,
 Menjadi koordinator panitia event,
 Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan
 Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event
 Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat
 Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event
 Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi
 Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event

2. Tugas Sekretaris ( Cing Cing Sari Nainggolan )

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait
dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event
diantaranya adalah :

 Membuat surat-surat resmi seperti surat peminjaman tempat dan berbagai kegiatan
keskretariatan yang relevan.
 Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.
 Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event
 Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Tugas Bendahara ( Dian Zulfa )

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk
mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :
  Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal
pengelolaan anggaran.
 Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event
 Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.
 Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas
 Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Tugas Sie Acara ( PJ : Prillya )

 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

 Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;
 Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang
dibutuhkan dalam event tersebut;
 Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat
acara berlangsung;
 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event
tersebut
 Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Tugas Sie Publikasi ( PJ : Boy )

 Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet,
leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan)
dan menyebarkannya kepada pihak terkait
 Merancang serta mendesain Katalog
 Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara
 Bertanggungjawab kepada ketua panitia

6. Tugas Sie Perlengkapan dan dekorasi ( PJ : Yakob )

 Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta

mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi
denganbidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana
 Mengadakan hubungan / kontrak perjanjian dalam hal peminjaman / penyewaan
peralatan.
 Bertanggung jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian
peralatanperlengkapan kegiatan
  Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan.
 Melakukan tudas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Tugas Sie Konsumsi ( PJ :Mega )

 Menyiapkan dan mengatur menu makanan ringan termasuk penjadwalannya

 Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta
menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara
 menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
 Mengurus biaya konsumsi
 Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Tugas Sie Dokumentasi ( Edi & Yosua )

 Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto

ataupun video
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan
sie lainnya secara kooperatif.
 Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

10. Tugas Sie Keamanan ( PJ : Jatisun )

 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan

keamanan kegiatan
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
 Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan
 Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia