JOB DESCRIPTION PANITIA LATIHAN

KADER II (INTERMEIDATE TRAINING)

HMI CABANG SINGARAJA 2023
1. Ketua Panitia
a. Bertanggung jawab pada kelancaran kegiatan
b. Berkordinasi dengan semua Divisi dan Steering Committee
2. Sekretaris
a. Membantu ketua panitia dalam mengkontrol kinerja panitia dengan
berkomunikasi dan berkoordinasi dengan setiap divisi
b. Membuat Kalender Kerja Kepanitiaan
c. Membuat Rancangan Anggaran Biaya (RAB)
d. Mencatatan dan menyebar hasil rapat ke grup panitia
e. Membuat Laporan Ketua Panitia
f. Menyiapkan kebutuhan administrasi kegiatan seperti :
 Surat Pengantar Proposal
 Surat Ekspedisi
 Surat Permohonan Pemateri
 Surat Undangan Pembukaan dan Penutupan
 Surat Peminjaman Alat dan Tempat
 Surat pemberitahuan kegiatan ke Banjar
g. Membuat Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) bersama dengan ketua panitia.
3. Bendahara
a. Membantu ketua panitia untuk melancarkan kegiatan
b. Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran dana pada kegiatan
c. Berkordinasi dengan masing-masing divisi
d. Mengumpulkan dan merekap RAB kegiatan
e. Melaporkan detail pemasukan pengeluaran serta kendala yang dihadapi
f. Membuat LPJ keuangan
4. Divisi Acara
a. Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Membuat rundown acara
c. Mengatur jalannya kegiatan.
d. Menyiapkan perangkat acara antara lain pembawa acara, gitapati, pembaca
alqur’an, pembaca do’a dan pengisi acara lainnya.
e. Membuat redaksi teks pembawa acara
f. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan divisi yang lain.
g. Menyiapkan dan melaporkan perkembangan dan kendala yang dialami divisi
acara sebagai bahan evaluasi
h. Mencatat secara detail pengeluaran dari divisi acara
i. Membuat daftar perlengkapan yang dibutuhkan
j. Membuat RAB
k. Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan
5. Divisi Sekretariatan
a. Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Menyiapkan absensi panitia, Peserta dan undangan
c. Menyiapkan piagam untuk pemateri, panitia dan peserta.
d. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan
e. Membuat RAB
f. Menyiapkan formulir pendafataran
g. Menyiapkan name tag panitia dan peserta
h. Menyiapkan CV pemateri
i. Menyiapkan Piagam untuk peserta dan pemateri
j. Berkordinasi degan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain
k. Menyiapakan laporan perkembangan dan kendala sebagai bahan evaluasi
l. Membuat LPJ keuangan
m. Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan
6. Divisi Konsumsi
a. Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
 b. Menyiapkan konsumsi bagi peserta, panitia, dan undangan kegiatan
c. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain.
d. Menbuat RAB kegiatan
e. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan
f. Menyiapkan laporan perkembangan dan kendala dari divisi konsumsi sebagai
bahan evaluasi.
g. Mencatat detail pengeluaran untuk kebutuhan kegiatan
h. Membuat LPJ
i. Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan
7. Divisi Humas
a. Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Mengirim dan memfollow up seluruh surat yang dibutuhkan untuk kegiatan
c. Bertanggung jawab atas undangan yang hadir
d. Mengkonfirmasi kehadiran tamu undangan
e. Mengirim dan memfollow up proposal
f. Membuat RAB
g. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan
h. Berkordinasi degan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain
i. Menyiapakan laporan perkembangan dan kendala dan pada divisi humas
sebagai bahan evaluasi
j. Mencatat detail pengeluaran dari divisi humas
k. Membuat LPJ
l. Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan
8. Divisi Perlengkapan
a. Membagi Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Mempersiapkan tempat berlangsungnya kegiatan
c. Menyiapkan alat-alat yang diperlukan untuk kegiatan dan bertanggung jawab
atas alat-alat yang dipinjam.
d. Berkoordinasi dengan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain
e. Bertanggung jawab pada kelancaran kegiatan di divisinya.
f. Menyiapkan laporan perkembangan dan kendala dari divisi-nya.
 g. Membuat list perlengkapan atau peralatanuntukkegiatan
h. Membuat RAB
i.Membuat LPJ keuangan
j.Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan
9. Divisi Pubdekdok
a. Membagi Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Membuat Desain Proposal, Pamflet, Name Tag, Twibbon panitia dan Spanduk
dan Piagam Kegiatan
c. Mendokumentasikan serta mempublikasikan kegiatan
d. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan
e. Membuat RAB
f. Bertanggungjawab pada kelancaran acara di divisinya.
g. Berkordinasi degan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain
h. Menyiapakanlaporanperkembangan dan kendala dari divisi pundekdok
i. Membuat LPJ keuangan
10. Divisi Akomodasi dan Transportasi
a. Membagi Membagi tugas secara detail untuk masing-masing anggota
b. Membuat rute perjalanan menuju tempat kegiatan
c. Membuat list perlengkapan yang dibutuhkan
d. Membuat RAB
e. Bertanggungjawab pada kelancaran acara di divisinya.
f. Berkordinasi degan ketua panitia dan divisi-divisi yang lain
g. Menyiapakan laporanperkembangan dan kendala dari divisi pundekdok
h. Membuat LPJ keuangan
i. Bertanggung jawab pada terlaksananya seluruh jobdes yang diberikan