Job Description

Kepanitiaan “Gerakan Menutup Aurat 2019”

FSLDK Lampung

1. SC :
Tugas:
a. Memotivasi panitia pelaksana (always ya )
b. Memberi saran & masukan kepada panitia (termasuk kepada presplak)
c. Mengontrol pelaksanaan kegiatan dengan mengetahui siapa saja co serta anggota di dalamnya
sehingga mengetahui panitia yang aktif dalam melaksanakan tugas nya.
d. Mengajak untuk bekerja.
e. Mengetahui setiap hasil rapat masing-masing sie dan perkembangannya.
f. Menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal
g. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan
h. Berkoordinasi dengan SC dan masing-masing CO

2. Ketua Pelaksana
Tugas :
a. Pengontrolan terhadap koordinasi masing-masing sie, termasuk jadwal rapat.
b. Bertanggungjawab atas jalannya kegiatan.
c. Mengambil kebijakan
d. Memimpin dan memotivasi panitia (always ya )
e. Berkoordinasi dengan masing-masing Co.
f. Evaluasi kegiatan
g. Menjaga hubungan baik dengan internal panitia gemar 2019
h. Bersama Komisi C Puskomda Membuat Time Line Kepanitiaan Gemar 2019

3. Sekretaris Pelaksana
Tugas :
a. Bertanggungjawab atas administrasi surat-menyurat selama kegiatan, antara lain: mengontrol
surat masuk dan surat keluar (nomor surat), mengatur administrasi kegiatan.
b. Berkoordinasi langsung dengan sekretaris Jendral Puskomda Lampung 2019 terkait
administrasi kegiatan (penomoran surat, penomoran sertifikat, dll)
c. Bekerjasama dengan seluruh sie, terutama dalam pengarsipan dokumen tertulis selama kegiatan
berlangsung. (always ya )
d. Membuat proposal
e. Membantu ketua pelaksana mengambil kebijakan dan membantu mengontrol kerja panitia
 f. Membuat laporan petanggungjawaban GEMAR 2019

Staff Sekplak
a. Bertanggungjawab atas penggandaan surat menyurat yang dibutuhkan dalam kegiatan
b. Berkoordinasi langsung dengan sekretaris pelaksana terkait tertib administrasi kegiatan.
c. Berkoordinasi dengan seluruh sie terkait surat menyurat yang diperlukan. (always ya )
d. Memperbanyak proposal
e. Membuat draf surat yang dibutuhkan oleh setiap sie
f. Menyiapkan surat-surat yang dibutuhkan oleh setiap sie.
g. Membuat presensi dan surat jalan/surat tugas
h. Membuat estimasi dana sie kestari
i. Membuat surat peminjaman tempat/gedung
j. Membuat surat untuk juri
k. Memfoto kopi keperluan dari sie lain
l. Membuat surat kendali proposal
m. Membuat surat bantuan dana
n. Membuat presensi panitia + peserta
o. Membuat name tag (panitia)
p. Membuat surat undangan menghadiri pembukaan
q. Membuat piagam (pemateri+peserta+panitia)
r. Mengarsipkan dan menggandakan setiap surat yang dikeluarkan
s. Membuat PJ untuk memudahkan dalam mengerjakan tugas, misalnya :
- Pj buat surat keluar (surat peminjaman, surat undangan, dll)
- Pj untuk memperbanyak proposal, lembar kendali proposal
- Pj presensi, presensi panitia dan peserta
- Pj print nametag
- Pj print piagam
- Pj jaga ttd di Banner
- Pj menggandakan setiap surat yang keluar

4. Bendahara Pelaksana
Tugas:
a. Bertanggungjawab atas administrasi keuangan ,baik pemasukan maupun pengeluaran selama
kegiatan berlangsung, antara lain: mengatur regulasi keuangan ( mencatat pemasukan dan
pengeluaran dana), membuat laporan keuangan.
b. Berkoordinasi dengan bendahara Umum Puskomda terkait alur keuangan selama kegiatan
c. Meminta estimasi dana seluruh sie
d. Bekerja sama dengan seluruh sie terutama sie Danus terkait keuangan kegiatan (always ya )
e. Membantu ketua pelaksana mengambil kebijakan
f. Mengarsipkan segala jenis bukti pembayaran
 g. Membuat Laporan Pertanggung Jawaban khususnya pada bagian laporan keuangan

5. Sie Acara
Tugas:
a. Bersama Komisi C Puskomda Lampung Membuat grand desain konsepan acara GEMAR 2019
(jadwal kegiatan, pemateri, dll) di dalam dan di luar kampus
b. Bertanggungjawab atas jalannya acara
c. Mengontrol acara dari pembukaan sampai penutupan.
d. Menentukan tempat pelaksanaan Gemar 2019 (Urgent!!!)
e. Mengonsep acara dan menyusun petugas yang berkaitan dengan acara yang dilaksanakan.
f. Membuat susunan dan rundown kegiatan
g. Membuat draf / daftar perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang jalannya acara dan
berkoordinasi dengan sie perlengkapan terkait pengadaan peralatannya.
h. Merkoordinasi dengan sie yang lain (konsumsi pada sie konsumsi, perlengkapan pada sie
perlengkapan, dst) (always ya )
i. Menentukan deadline pengiriman proposal, surat, dan kelengkapan lainnya.
j. Menginventaris surat- surat yang dibutuhkan
k. Membuat estimasi dana sie acara
l. Menjelaskan konsep acara dengan mengkomunikasikan ke seluruh masing-masing co
m. Membuat Penanggung Jawab untuk setiap tugas, misalnya :
- Pj membuat Rundown Acara
- Pj menentukan Tempat pelaksanaan Acara
- Pj mencari Pemateri, kontak pemateri dan menghubunginya
- Pj membuat Konsep Acara
- Pj Mencari Hiburan
- PJ List Media Patner dan Sponsor Ship dan kerja sama dengan SIE Humas
- PJ Tebar Hijab
- PJ Jarum Pentul
- PJ Stand
- Korlap-korlap
- PJ pembagian logistik di hari H

6. Sie Konsumsi
Tugas:
a. Mengatur kebutuhan sie konsumsi seluruh acara berdasarkan target peserta
b. Menyiapkan konsumsi hingga terhidang untuk peserta, panitia serta pemateri
c. Mencari pihak-pihak yang dapat diajak bekerjasama dalam hal konsumsi
d. Bekerjasama dengan sie yang lain (always ya )
e. Berkoordinasi dengan bendahara pelaksana terkait pendanaan. (always ya )
f. Membuat PJ untuk tugas – tugasnya secara rinci
 g. Menentukan estimasi dana sie konsumsi
a. Me – list kebutuhan dan alat yang diperlukan (PJ= siapa?)
b. Mencari tempat pemesanan kue/snack dan nasi yang enak tapi terjangkau (PJ= siapa?)
c. Mencari tempat beli plastik mika/kotak kue yang paling terjangkau (PJ= siapa?)
d. Mencari tempat beli air mineral gelas dan botol yang paling terjangkau (PJ= siapa?)
e. Mencari tempat untuk membeli keperluan lainnya yang paling terjangkau (PJ= siapa?)
f. Minimal H-7 Tempat pemesanan sudah fix
g. Kue dan nasi bungkus untuk panitia+pemateri (harga menyesuaikan) (PJ= siapa?)
h. Plastic mika (PJ= siapa?)
i. Kebutuhan lain yang diperlukan, anatara lain:
-. Kotak kue
-. Plastic mika
-. Tissue makan
-. Galon
-. Air mineral botol
-. Air mineral gelas
-. Nampan
-. Gelas piala
-. Straples + isi
- dll
7. Sie Perlengkapan
Tugas:
a. Bertanggungjawab atas seluruh peralatan yang menunjang dalam kegiatan.
b. Berkoordinasi dengan seluruh sie terkait peralatan yang dibutuhkan. (always ya )
c. Berkoordinasi dengan sie kestari terkait surat menyurat yang dibutuhkan (always ya )
d. Menyiapkan transportasi dan akomodasi panitia dalam menyukseskan acara, baik sebelum hari
H, hari H ataupun setelah hari H. Jika dibutuhkan oleh kepanitiaan
e. Menyiapkan akomodasi untuk menjemput pemateri
f. Memasukan surat peminjaman alat dan tempat
g. Membuat estimasi dana sie perlengkapan
h. Me-list keperluan masing – masing sie dari yang terkecil sampai yang terbesar
i. Membentuk PJ untuk mencari perlengkapan yang dibutuhkan
j. Pikirkan dan kerjakan satu per satu jangan semuanya langsung karena akan membuat bingung
k. Selalu koordinasi dengan anggota yang lainnya
l. Mencari tempat khusus untuk menyimpan perlengkapan tidak boleh diganggu gugat oleh sie
lain jika butuhkan apa – apa, Tanya dulu ke perlengkapan
m. Selalu Tanya jika mengalami kendala
n. Yang paling didahulukan adalah mengurus peminjaman tempat
o. Buat Penanggung jawab secara rinci :
- Pj memasukkan surat peminjaman alat dan tempat
 - Pj memasukkan surat peminjaman tempat
- Pj menanyakan keperluan perlengkapan masing-masing sie
- Pj mencari tempat untuk meminjam alat
- Pj yang mencatat tempat peminjaman alat dan barang yang dipinjam agar tidak
tertukar (Setelah acara dia yang mengembalikan barang yang dipinjam)
p. Alat – alat yang diperlukan misalnya :
-. LCD, Layar, Backdroop
-. Laptop
-. Rampel + jarik + taplak meja
-. Bunga hidup (hiasan depan panggung + bunga + vas + tempat tissue
-. Kursi
-. Spanduk
-. Kamera
-. Sound system
-. Meja
-. Nampan
-. Gelas piala dan kebutuhan konsumsi
- Banner
- Stand Hijab
- Mobil Aksi
- Towak
- dll

8. Logistik
Tugas :
a. Membuat PJ-PJ yang menunjang kepanitiaan di bidang Logistik
Misal :
- PJ Antar Jemput Donasi
- PJ Packing Donasi
- PJ Konsepan Logistik
- PJ menulis donasi yang masuk dan keluar
- PJ pembuatan logistik A
- PJ pembuatan logistik B
- Dst
b. Berkoordinasi dengan TIM ACARA untuk menyesuaikan logistik yang di butuhkan
c. Bersama benplak membuat Estimasi Logistik
d. Berkoordinasi dengan seluruh SIE mengenai apa saja yang dibutuhkan (always ya )

9. Sie PDD (Publikasi, Dekorasi, dan Dokumentasi)

Tugas:
 ALL
1. Berkoordinasi dengan seluruh sie. (always ya )
2. membuat estimasi dana sie PDD

 Publikasi (Koor)
a. Bertanggungjawab atas sosialisasi dan publikasi kegiatan.
b. Membuat strategi publikasi
c. Mengatur agenda publikasi acara GEMAR 2019 ke media masa sebelum saat dan sesudah
kegiatan
d. Membuat perangkat-perangkat publikasi (desain pamflet, banner dll)
e. Mencari link sebanyak-banyaknya untuk publikasi (Media partner : Koran, Radio, Koran
online, Tv, dll)
f. publikasi acara via jejaring sosial, dan mencari media partner untuk membantu publikasi
acara SG (fb, twitter dll secepatnya,)
g. Buat Pj secara rinci :
- Pj membuat video teasure tentang GEMAR 2019
- Pj publikasi di Instagram PUSKOMDA dan LDK DI LAMPUNG (masukkan semua
logo LDK yang ergabung di puskomda)
- Pj mencari link media partner
- Pj membuat strategi publikasi agar massif
- Pj membuat desain Pamflet, pampflet acara+pemateri , dan backdrop dll
- Pj membuat desain nametag, desain sertifikat panitia
- Pj membuat desain pelakat pemateri

 Dokumentasi (Koor = Siapa ?)

a. Mendokumentasikan setiap momen kegiatan dari proses persiapan hingga evaluasi
kegiataan
b. menentukan PJ untuk memegang kamera saat acara
c. menyimpan hasil foto dari setiap pemotretan
d. Membuat list peminjaman kamera dan handycam
e. Menyerahkan foto hasil kegiatan kepada koor publikasi (agar dapat langsung di
publikasikan)

 Dekorasi (Koor = Siapa ?)

a. Membuat setting tempat dan dekorasi (kerjasama dengan komisi C Puskomda Lampung dan
sie acara)
b. Melist keperluan dekorasi dan mencari kontak untuk meminjam keperluan itu (Kerjasama
dengan sie perlengkapan)
c. Membuat konsepan tempat duduk peserta (kerjasama dengan acara)
 d. Bekerjasama dengan Fund Raising terkait pencetakan backdrop dan sebagainya oleh
perusahaan (always ya )

10. Humas dan Jaringan

Tugas :
a. Berkoordinasi dengan semua sie (always ya )
b. Me-list sponsor dan donator
c. Mencari pemasukan dana GEMAR 2019 yang bersumber dari sponsor dan donatur
d. Menunjuk PJ untuk mengantar proposal , follow up hingga pelaporan ke perusahaan terkait
dan segera mengambil kembali proposal ketika ditolak (Target dana Rp. 20.000.000,- )
e. Mendata sponsor yang sudah bekerjasama dengan Puskomda Lampung dan mencari link
sponsor lain sebanyak-banyaknya
f. Berkoordinasi dengan semua sie (always ya ), terutama sie acara dan danus
g. Berkoordinasi dengan Benplak terkait dana yang masuk dari sponsor dan donator (always
ya )
h. Meminta laporan dari masing – masing PJ kelanjutan proposal (always ya )
i. Melist Media patner dan Sponsorshiip serta membua MOU bersama presplak
j. Menghitung proposal mana yang cair dan mana yang ditolak
k. Membuat Penanggung Jawab secara rinci :
- PJ mengantar proposal sekaligus yang memfollow up sampai cair (Dibagi beberapa tim=
Siapa?)
- Pj yang mencari dan melist perusahaan, donator, dan sponsor yang akan diberi proposal
(Siapa?)
- Pj yang mencatat semua jumlah pemasukan dari sponsor dan donator dalam 1 buku
(Siapa?)
- Pj yang membukukan dan mengarsipkan semua kontak, alamat sponsor dan donator acar
stadium general (Siapa?)

11. Sie Danus

Tugas:
a. Berkoordinasi dengan semua sie (always ya )
b. Membuat estimasi dana sie Fund Raising
c. Mengkonsep jualan apa dan eksekusi
d. Membuat PJ-pj untuk penjualan Fund Rising
e. BersamaSie humas dan jaringan mencari Stand Hijab dan Sponsor Stand

12. Sie K4 (kebersihan, keamanan, kesehatan, dan ketertiban)

Tugas:
a. Bertanggungjawab atas kebersihan, keamanan, kesehatan, dan ketertiban selama kegiatan.
b. Mengontrol ketertiban panitia saat kehadiran rapat. (Harus Tegas ya )
c. Berkoordinasi dengan semua sie (always ya )
d. Membuat estimasi dana sie K4
e. Menentukan dresscode panitia
f. Membuat targetan pribadi panitia terkait fikriah, ruhiyah, jasadiah (Lembar mutaba’ah)
g. Membuat peraturan terkait tata tertib untuk panitia dan peserta selama kegiatan (Hukuman saat
telat rapat, saat mutaba’ah tidak mencapai target)
h. Berkoordinasi dengan pihak keamanan setempat (satpam, dkk) (always ya )
i. Bekerjasama dengan PMR (untuk menyediakan posko kesehatan saat acara berlangsung)
j. Buat pj secara rinci :
- Pj kebersihan (siapa?)
- Pj keamanan (siapa?) = yang berhubungan dan koordinasi dengan pihak keamanan
- Pj kesehatan (siapa?) = yang bekerjasama dengan PMR dan petugas kesehatan
- Pj ketertiban (siapa) = yang berkoordinasi dengan ketua angkatan terkait informasi
Studim General
- Pj Mutaba’ah (Dibagi tim yang mengingatkan dan menagih per sie)