TEMPER PI KOOR & SC UNYSEF #11

Hari, Tanggal : Jum’at, 28 Januari 2022

Waktu : 20.00 – 21.30 WIB
Tempat : Zoom Meeting
Pemimpin : Azmi
Pembahasan : Pembagian Jobdesc

1. Jobdesc Ketua
1) Mengatur jalannya kepanitiaan dan acara UNYSEF secara keseluruhan dan
berkelanjutan.
2) Berkoordinasi dengan UKM Penelitian terutama dengan ketua, kepala bidang 2 dan
kepala bidang 3, karena Lomba Karya Tulis Ilmiah Nasional merupakan acara dari
Bidang 2, Seminar Nasional dan Call For Paper dari Bidang 3.
3) Berkoordinasi dengan panitia UNYFEST serta pihak kemahasiswaan (rektorat).
4) Menjalin hubungan baik dengan pihak luar, seperti ketua dari masing-masing
rangkaian event UNYFEST.
5) Memutuskan hasil dari diskusi yang terjadi dan bertanggung jawab atas keputusan
tersebut.
2. Jobdesc Wakil Ketua
1) Membantu ketua dalam mengatur jalannya kepanitiaan dan acara UNYSEF secara
keseluruhan dan berkelanjutan.
2) Menjalin hubungan baik dengan pihak internal yaitu dari masing-masing sie dan
staff.
3. Jobdesc Sekretaris
1) Membuat surat.
2) Berkoordinasi dengan sekretaris UKM Penelitian mengenai nomor surat, nomor
sertifikat.
3) Membuat proposal dan laporan pertanggungjawaban.
4) Berkoordinasi dengan sie yang terkait.
4. Jobdesc Bendahara
1) Membuat rancangan anggaran dana (RAB).
2) Membuat laporan pertanggungjawaban bagian keuangan.
3) Membuat laporan masuk dan keluarnya uang selama kepanitiaan berlangsung.
4) Berkoordinasi dengan sie yang memerlukan dana.
5. Jobdesc Sie Acara LKTI
Gambaran acara baik luring maupun daring:
1) Membuat konsep acara LKTI
2) Membuat tema LKTI serta sub tema
3) Membuat panduan LKTI
4) Membuat panduan finalis LKTI
5) Mencari juri
6) Membuat TOR
 7) Membuat penilaian full paper, artikel ilmiah, dan presentasi
8) Membuat panduan penulisan artikel JIPPM
9) Membuat target peserta dan biaya pembayaran
10) Mengonsep gala dinner atau field trip (jika luring) dan berkoordinasi dengan LO
(Liasion Organizer) serta sie Konsumsi
11) Membuat rundown
6. Jobdesc Sie Acara SEMNAS
Gambaran acara baik luring maupun daring
1) Membuat konsep acara seminar
2) Berkoordinasi dengan semua sie yang terkait sebelum dan saat hari H acara
3) Menyiapkan pengisi acara (pembicara dan opening perfomers)
4) Menyiapkan pembawa acara dan moderator
5) Mengatur dan memimpin jalannya seminar pada saat hari H
6) Berkoordinasi dengan pihak yang beroperasi pada saat acara dilaksanakan
a. Mengatur jalannya acara sesuai rundown acara
b. Menertibkan peserta jika luring
c. Mengatur proses siaran jika daring
7) Berkoordinasi denga bidang 3 ukmp terkait penerbitan jurnal melalui JIPPM
8) Membuat konsep Call For Paper
9) Membuat tema semnas dan CFP
10) Panduan CFP
11) Mencari reviewers untuk CFP
7. Jobdesc Sie KSK LKTI
1) Sebagai CP konfirmasi pengiriman karya.
2) Repatulasi pengiriman karya.
3) Update peserta
4) Check kelengkapan administrasi peserta.
5) Rekapitulasi nilai.
6) Mambuat absensi finalis.
7) Menghubungi peserta tahun lalu.
8. Jobdesc Sie KSK SEMNAS
1) Presensi peserta.
2) Penerima pendaftaran peserta.
3) Pemegang uang pendaftaran peserta.
4) Mendata peserta yang sudah mendaftar dan membayar.
5) Membuat jadwal jaga panitia untuk stand offline selama publikasi.
6) Update peserta seminar atau CFP.
9. Jobdesc Sie Humas
1) Mengonsep, membuat dan mengelola web media publikasi kegiatan.
2) Menyebarkan pamflet, leaflet, brosur, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan
kepada pihak terkait.
3) Mencari tanda tangan dan mengantarkan surat.
4) Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-
dokumen yang diperlukan dalam kegiatan.
 5) Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara.
6) Mengupdate sosial media UNYSEF yaitu Instagram dan website secara berkala
selama kepanitiaan.
7) Berkoordinasi dengan sie Acara dan sie PDD dalam mengupdate sosial media.
8) Mencari media partner.
10. Jobdesc Sie PDD
1) Membuat desain pamflet (LKTI, SEMNAS, CFP, Coming soon, Paid Promote).
2) Membuat desain untuk Instagram sesuai permintaan sie Acara.
3) Membuat video (Study kasus, pengenalan UNYSEF).
4) Membuat desain baju dan PDL.
5) Membuat desain panduan LKTI dan CFP.
6) Membuat desain cover proposal luar (Sponsor).
7) Membantu sie Acara dalam membuat template siaran, jika acara dilakukan secara
daring.
8) Membuat Live Report.
9) Membantu sie Perlengkapan untuk mengoperasikan media (Zoom Meeting) ketika
hari H, jika acara dilakukan secara daring.
11. Jobdesc Sie Konsumsi
1) Mencari chanel catering dan snack sesuai kriteria, yaitu harga dan mempunyai cap
ataupun NPWP untuk keperluan LPJ.
2) Berkoordinasi dengan sie lain yang membutuhkan konsumsi seperti Acara untuk
Juri, dsb.
12. Jobdesc Sie Perlengkapan
1) Mencari tempat untuk setiap kegiatan (tempat inti dan transit).
2) Menyiapkan perlengkapan dari setiap sie yang dibutuhkan.
3) Berkoordinasi dengan perlengkapan UNYFEST.
4) Mencari penginapan jika acara dilaksanakan secara luring.
5) Terdapat tim IT jika acara dilakukan secara daring, yaitu dapat mengoperasikan
sistem yang ingin digunakan seperti OBS, Stremyard, dll.
13. Jobdesc Sie Fasilitas
1) Berkoordinasi dengan sie Acara dan sie PDD untuk mencetak pamphlet.
2) Berkoordinasi dengan Sekretaris dan sie Sponsorship untuk mencetak surat,
proposal dan LPJ.
3) Mencari Seminar kit (jika luring) dan mencari kenang-kenangan (plakat, hampers,
dll).
14. Jobdesc Sie Sponsorship
1) Mencari channel untuk dijadikan sponsor.
2) Mengelola paid promote.
15. Jobdesc LO
1) Oprec LO sesuai dengan jumlah tambahan yang diinginkan (pertimbangan kriteria,
seperti waktu luang, bisa menginap, dan fasilitas penunjang yang dimiliki LO).
2) Pembagian LO per finalis.
3) Mencari tempat untuk field trip dan tempat oleh-oleh (jika luring).
 RAPAT PI KOOR KE-1 UNYSEF #11
Hari, Tanggal : Kamis, 3 Maret 2022
Waktu : 09.15 – 11.50 WIB
Tempat : Zoom Meeting
Pemimpin : Azmi
Pembahasan : Progres tiap sie

Laporan
1) Sie Acara LKTI dan Lomba Poster (Aida)
▪ Matriks masih ada sedikit revisi, tapi akan segera fiksasi.
▪ Tgl 4 Maret akan publish pamflet LKTI dan Lomba Poster (jadi satu pamflet).
▪ Sudah Menyusun buku panduan lomba.
▪ Sudah berkoordinasi dengan sie PDD terkait pampflet.
▪ Ada twibbon untuk meramaikan acara.
▪ Akan membuat grup Telegram.
▪ Pengumuman finalis LKTI dan Lomba Poster akan publish tgl 30 April 2022.
▪ Akan ada exhibition atau tahap presentasi para finalis, yaitu pada tgl 16 – 22 Mei
2022.
▪ Untuk juara favorit akan dilihat dari jumlah like videonya di IG.
▪ Tgl 24 akan ada Technical Meeting.
▪ Tgl 26 akan ada final (tanya jawab).
▪ Konsep LKTI dan Loma Poster disamakan.
▪ Terkait pengajuan proposal ke INNOPA kemarin disetujui dan akan mendapat
sponsor berupa free registrasi dari event internasionalnya INNOPA. Juara 1 free
registrasi (100%), Juara 2 (50 %), dan Juara 3 (25 %).
▪ Sponsor dari INNOPA akan dicantumkan di pamflet.
▪ Akan ada revisi grand design, segera.
▪ Untuk penghargaan bagi pemenang berupa hadiah, uang pembinaan dan sertifikat.
▪ Berlin >> untuk juara dari LKTI dan Lomba Poster ada perubahan tidak?
Aida >> ada, jadinya dari LKTI diambil Juara 1, 2, 3 dan Favorit Exhibition (tidak
ada uang pembinaan, jadi hanya hadiah dan sertifikat) dan Best Presentation dan
Lomba Poster juga diambil 5 pemenang.

2) Sie Acara SEMNAS dan CFP (Lintang)

▪ Timeline kemarin ada perubahan, jadi masih direvisi.
▪ Terkait panduan CFP, lembar orisinalitas dan template CFP sudah fiksasi.
▪ Reviewer dan editor sudah, tapi untuk editor bagian Soshum masih kurang satu.
▪ Sudah melakukan koordinasi dengan sie PDD terkait desain pamflet.
▪ Grand design SEMNAS on progress.
▪ Mengenai pembicara SEMNAS masih belum.
▪ Azmi >> kapan publish pamflet SEMNAS?
 Lintang >> tgl 8 April akan publish coming soon dan tgl 10 April – 21 Mei 2022
pendaftaran SEMNAS dan 27 Mei 2022 hari pelaksanaan SEMNAS.
▪ Azmi >> ada saran dari Pak Puji untuk mencoba menghubungi BAYU terkait
pembicara tersebut, tapi jika ingin bekerja sama dengan BAYU untuk host dan
pembicara mereka yang akan menentukan. Tapi sembari nunggu BAYU dari sie
Acara ada untuk mengundang siapa saja?
Lintang >> rencananya akan mengundang Analisa Widyaningrum, Ketua BPA 3
Yogyakarta, Genre 2020, Ayu Kartika Dewi, dan Kak Sherli.
Azmi >> terkait rencana pembicara sudah dikonsultasikan ke PI UKMP namun
belum ada respon.
▪ Lintang >> terkait biaya pendaftaran gimana, pendaftaran = 20k dan daftar ulang =
180k?
Azmi >> taun lalu gimana, mbak?
Lintang >> untuk taun lalu, pendaftarannya = 20k dan daftar ulangnya = 210k.
▪ Savira >> terkait anggota sie Acara SEMNAS dan CFP yang keluar apakah jadi
diganti?
Lintang >> jadi, diganti Rayi Kuni dari Staf Bidang 3.

3) Sie KSK LKTI (Risma)

▪ Belum ada progress yang signifikan.
▪ Sudah membuat link pendaftaran.
▪ Sudah membagi jobdesc untuk mengecheck pendaftar setiap harinya, baik pendaftar
LKTI maupun Lomba Poster.
▪ CP di pamflet dari sie Acara LKTI dan Lomba Poster (Aida) dan sie KSK (Risma).
▪ Ara >> pengumpulan Poster via apa?
Risma >> semuanya via email, email UNYSEF.

4) Sie KSK SEMNAS (Shaffina)

▪ Sudah membuat link pendaftaran CFP dan SEMNAS.
▪ Link pendaftaran CFP sudah dikirim ke Koor sie Acara SEMNAS dan CFP untuk
dicantumkan di buku panduan.
▪ Pembagian tugas masih seputar SEMNAS, untuk yang CFP akan dikoordinasikan
dengan Koor sie Acara SEMNAS dan CFP.
▪ CP di pamflet dari sie Acara SEMNAS dan CFP (Lintang) dan sie KSK.

5) Sie Konsumsi (Hannisa)

▪ Belum ada progress yang signifikan.
▪ Acuan harga untuk konsumsi masih mengikuti dari tahun lalu.
▪ Proses mencara tempat pemesanan untuk konsumsi dan yang diutamakan adalah
tempat makan yang ada NPWP untuk mempermudah LPJ nanti.
▪ Azmi >> sudah menemukan berapa tempat?
Hannisa >> untuk tempat pemesanan makanan utama baru tiga tempat dan snack 2
tempat. Rencana selanjutnya, akan mencarit empat pesanan ini sebanyak mungkin
untuk variasi menu.
 ▪ Azmi >> terkait harga gimana, mbak?
Hannisa >> yang ada NPWPnya, harganya cukup mahal sekitar 20rb-an lebih.

6) Sie LO (Meita)
▪ Pelaksanaan tugas LO rencana akan dimulai ketika sudah masuk babak finalis.
▪ Untuk sistem LOnya adalah satu orang satu tim.
▪ Untuk sie LO sendiri sepertinya butuh tambahan SDM.
▪ Rencana dari sie LO sendiri akan merekrut panitia dari tiap sie lain yang sekiranya
tidak terlalu berat jobdescnya di hari H.
Azmi >> terkait hal itu akan didiskusikan dengan PI UKMP terlebih dahulu. Tapi
dari pendapat pribida lebih setuju untuk mengadakan oprec.

7) Sie Sponsorship (Sabna)

▪ Sudah melakukan Paid Promote dan jasa kuisioner selama 2 minggu ini.
▪ Sejauh ini pendapatan yang sudah dipegang sebesar 280.000.
▪ Sudah mulai mengerjakan konten untuk proposal sponsorship dan akan segera
dikoordinasikan dengan Sekretaris.
▪ Di minggu pertama terdapat 10 produk dan atau jasa untuk disponsorkan, tapi hanya
beberapa yang masuk kriteria.
▪ Azmi >> penawaran untuk proposal sponsorship ada berapa?
Sabna >> rencana mau ada 4 – 5 penawaran dan untuk penawaran terakhir nanti
akan lepas (terserah dari pihak sponsor).
▪ Berli >> terkait jumlah penawaran dan kategorinya ini ada filenya karena mau
dikonsultasikan juga dengan bendahara UKMP?
Sabna >> dari sie Sponsorship masih beracuan dengan proposal sponsorship tahun
lalu dan masih akan dikonsultasikan ke SC.

8) Sie Humas (Vetty)

▪ Sudah mulai menghubungi pihak media partner, tapi memang banyak yang berbayar
dan rencana dari sie Humas akan mengutamakan yang tidak berbayar.
▪ Sudah proses untuk menghubungi pihak Sejucita tinggal menunggu respon.
▪ Sudah membuat Linktree dan sudah dicantumkan di bio IG UNYSEF.
▪ Terkait konten yang mau diupload ke Linktree bisa menghubungi koor Humas
(Vetty).
▪ Pihak media partner yang sudah dihubungi, syarat ketentuannya ada yang minta
proposal acara dan ada juga yang hanya follow/subscribe akun pihak media partner.
▪ Azmi >> media partner yang sudah merespon dari siapa saja?
Vetty >> lebih kurang sudah ada 10 yang merespon, seperti event mahasiswa, event
menulis, info lomba beasiswa, info lomba mahasiswa, event pelajar, lombain, event
kampus co, mahasiswa progresif, event apa aja, olimpiade update.
▪ Azmi >> untuk Humas jangan lupa konfimasi terkait tanggal publish pamflet
SEMNAS dan CFP.

9) Sie PDD (Ajeng)

 ▪ Revisi dikit pamflet acara dan akan segera dikonsultasikan.
▪ Membuat template untuk panduan.
▪ Testimoni on progress.
▪ Pamflet CFP on progress.
▪ Azmi >> terkait waktu upload testimoni akan didiskusikan dengan PI UKMP.

10) Sie Fasilitas (Rinke)

▪ Belum ada progres yang signifikan.
▪ Terkait cetak medali akan menyesuaikan dengan kebutuhan sie Acara.
▪ Azmi >> dari sie Fasilitas sendiri sudah mencari tempat pembuatan/percetakan
medali/tropi?
Rinke >> sejauh ini belum didiskusikan, tapi di daerah saya ada.

11) Sie Perlengkapan (Azzam)

▪ Sejauh ini perkembangannya masih perihal IT, karena memang masih focus di
pelatihan IT.
▪ Konfirmasi terkait tempat, sudah mencoba menghubungi untuk peminjaman tempat
di R. Audit. FE tapi masih menunggu keputusan.
▪ Azmi >> giman terkait pengoperasian Zoom dan OBS?
Azzam >> karena kondisinya yang kurang memungkinkan untuk lanjut latihan, jadi
masih pending.
▪ Keperluan yang cukup krusial juga terkait laptop, yang bersedia meminjamkan
laptopnya bisa hubungi koor sie Perkap langsung (Azzam).
▪ Butuh konsepan fikx unutk hari H, baik dari sie Acara LKTI dan Lomba Poster dan
sie Acara SEMNAS.
▪ Azzam >> ini pelaksanaannya full online/offline atau hybrid.
Azmi >> sepertinya akan hybrid karena dilihat di sesi penjurian juga tidak semua
juri akan bisa offline. Jadi sejauh ini sepertinya hybrid.
▪

12) Bendahara (Berliana)

▪ Sudah melakukan koordinasi dengan bendahara UKMP.
▪ On progress penyusunan RAB.

13) Sekretaris (Savira dan Hulaefi)

▪ Grand design acara, baik dari LKTI, Poster, SEMNAS, dan CFP mohon segera
konfirmasi ke Sekretaris.
▪ Dari tiap sie yang ada tambah kurang panitia segera konfirmasi ke Sekretaris.
▪ Untuk sie PDD tolong dipersiapkan template untuk proposal medpart dan
sponsorship.
▪ Proposal yang akan dibuat Sekretaris, diantaranya:
1) Proposal UNYSEF
2) Proposal Acara
a. Proposal LKTI dan Lomba Poster
 b. Proposal SEMNAS dan CFP
3) Proposal INNOPA (sudah diajukan)
4) Proposal Media Partner
5) Proposal Sponsorship
6) Proposal Dikti (nunggu info dari Ketua)
7) Proposal lainnya (proposal kerja sama)
8) Proposal LPJ
▪ Terkait surat delegasi, Ketua UNYSEF coba komunikasikan dulu dengan bagian
Kemahasiswaan, tahun lalu yang cukup krusial adalah terkait surat delegasi ini
karena belum ada kejelasan dari pihak kemahasiswaan dan ketika hampir hari H
bagian kemahasiswaan menyerahkan pembuatan dan penyalurannya kepada panitia
dan waktu crosscheck di bagian kemahasiswaan juga cukup lama. Jadi mohon
diperhatikan untuk Sekretaris sendiri dan sie Humas.
▪ Bagi tiap sie yang perlu surat peinjaman tempat, barang, dll mohon jangan dadakan
untuk berkoordinasi dengan Sekretaris dan usahakan permintaan suratnya sudah
dengan keterangan yang jelas (peminjaman apa, kemana, kapan, dll).

14) Ketua & Wakil

▪ Ara >> Komunikasi tetap dijaga! Sejauh ini progress dari tiap sie sudah cukup
matang, semoga lancar terus.
▪ Azmi >> Rapat PI & Koor mendatang akan diadakan kapan?
Ara >> Rapat PI Koor bisa selang-seling seminggu via Zoom Meeting lalu
selanjutnya bisa via WAG.
All >> Setujuu.
▪ Rapat PI & Koor mandatang diadakan pada Rabu, 9 Maret 2022 (19.45 WIB) dan
Rabes rencananya Sabtu depan (12 Maret 2022).