FUNGSI KERJA

KETUA:
1. Memantau keberjalanan FPS XXV ITB
2. Merencanakan pelaksanaan Festival Paduan Suara XXV ITB berkoordinasi dengan Badan
Pengurus PSM-ITB dan alumni.
3. Mengambil kebijakan strategis bersama-sama dengan Ketua PSM-ITB dan Dosen Penasehat
PSM-ITB menyangkut Festival Paduan Suara XXV ITB
4. Mengoordinasikan kegiatan yang dilakukan antarbidang dalam kepanitiaan Festival Paduan
Suara XXV ITB.
5. Menunjuk Sekretaris Jendral dan/atau kepala bidang sebagai pemimpin rapat apabila
berhalangan hadir.
6. Melakukan kontrol keuangan yang dikelola oleh bendahara.

SEKRETARIS JENDRAL:
1. Menggantikan peran ketua apabila berhalangan hadir
2. Memantau timeline kerja setiap divisi berkoordinasi dengan kepala bidang
3. Mengoordinasikan keperluan administratif terkait dengan sekretaris dan bendahara
4. Membawahi divisi Internal dan mengoordinasikan setiap program kerja yang dilakukan
5. Membantu ketua dalam hal memantau kepala bidang 1 dan kepala bidang 2
6. Bertanggung jawab pada ketua

SEKRETARIS:
1. Menangani setiap urusan surat yang terjadi selama FPS XXV ITB
2. Mendokumentasikan setiap notula rapat serta memublikasikannya
3. Membuat draft laporan pertanggungjawaban

BENDAHARA:
1. Membuat rekening sebagai sarana keluar-masuknya aliran keuangan dari persiapan hingga
setelah acara
2. Membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) berkoordinasi dengan setiap ketua divisi
3. Mengatur pemasukkan dan pengeluaran keuangan
4. Membuat aliran kas sejak persiapan acara hingga setelah acara

INTERNAL:
1. Membuka open recruitment panitia dan mendata hasil open recruitment
2. Memantau kesejahteraan panitia dari persiapan hingga berlangsungnya FPS XXV ITB
3. Menyediakan konsumsi Panitia dan vendor terkait pada hari berlangsungnya FPS XXV ITB
4. Menyediakan obat-obatan dan ambulans
5. Menyusun rencana anggaran divisi

KEPALA BIDANG I:
1. Menggantikan ketua atau ketua divisi apabila berhalangan hadir
 2. Memantau jalannya Festival Paduan Suara XXV ITB 2015
2. Mengambil kebijakan strategis bersama-sama dengan Ketua PSM-ITB dan Dosen Penasehat
PSM-ITB menyangkut Festival Paduan Suara XXV ITB 2015
3. Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh divisi Materi Lomba, Acara, Akomodasi Juri,
dan Pendaftaran.
4. Melakukan koordinasi antar bidang di kepanitiaan Festival Paduan Suara XXV ITB 2015
5. Bertemu dan menjalin hubungan baik dengan Dewan Penasihat dan Dewan Juri Festival
Paduan Suara XXIV ITB 2015.
6. Bertanggung jawab dalam penandatanganan kontrak dan pembayaran honor Dewan
Penasihat dan Dewan Juri Festival Paduan Suara XXIV ITB 2015.

MATERI LOMBA:
1. Bekerja sama dengan Advisory Board dalam menentukan Board of Artistic Director FPS XXV
ITB bersama dengan Ketua dan Ketua Bidang I.
2. Bekerja sama dengan Advisory Board dan Board of Artistic Director dan Divisi Acara dalam
menyusun konsep
rangkaian acara beserta materi lomba FPS XXV ITB
3. Bekerja sama dengan Advisory Board dan Board of Artistic Director dalam menyusun
/menentukan ketentuan-ketentuan pelaksanaan lomba.
4. Bekerja sama dengan steering committee dan Board of Artistic Director dalam menyusun
/menentukan juri, komposisi juri, dan ketentuan penjurian.
5. Menghubungi juri-juri untuk semua hal yang berkaitan dengan lomba serta menyusun jadwal
juri.
6. Mencatat dan menindaklanjuti pelanggaran atas ketentuan lomba yang dilakukan peserta.
7. Berhubungan dengan peserta megenai ketentuan persyaratan lomba.
8. Mengadakan seleksi rekaman dan program lagu yang diberikan oleh peserta lomba.
9. Menyusun rencana anggaran divisi Materi Lomba.
10. Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang I dan Advisory Board.

ACARA:
1. Mempersiapkan, menyelenggarakan, dan mengorganisasikan seluruh acara selama FPS XXV
ITB
2. Mengoordinasikan kerja panitia dan pendukung acara selama persiapan, pelaksanaan, dan
pembenahan kegiatan FPS XXV ITB serta membangun komunikasi yang baik dengan seluruh
divisi yang terkait dengan pelaksanaan.
3. Mempersiapkan dan berkoordinasi dengan pihak-pihak khusus di luar kepanitiaan yang
dibutuhkan untuk penyelenggaraan acara seperti MC dan flower.
4. Menyusun rencana anggaran Divisi Acara.
5. Bertanggungjawab kepada Ketua Bidang I dan memberikan LPJ secara tertulis.
6. Berkoordinasi dengan Divisi Materi Lomba selama penyelenggaraan FPS XXV ITB terkait
penyelenggaraan acara.

AKOMODASI JURI:
1. Menghubungi juri berdasarkan usulan Materi Lomba
2. Mengatur jadwal keberangkatan dan kepulangan juri dalam negeri dan luar negeri
3. Mencari dan mengatur akomodasi (kendaraan dan penginapan) untuk juri
4. Membuat timeline untuk setiap juri pada saat acara berlangsung
 5. Memastikan kehadiran juri tepat sebelum waktu sesi berlangsung
6. Mempersiapkan konsumsi juri

PENDAFTARAN:
1. Membuat formulir pendaftaran awal dan pendaftaran ulang Festival Paduan Suara XXV ITB
2. Membuat database peserta
3. Mengumpulkan dan mengecek berkas partitur berkoordinasi dengan divisi Materi Lomba
dalam hal pengumpulan berkas partitur
4. Menagih berkas-berkas pendaftaran kepada peserta berkoordinasi dengan divisi Materi
Lomba
5. Mengembalikan biaya partisipasi bagi paduan suara yang tidak lolos seleksi rekaman
berkoordinasi dengan Bendahara
6. Membalas e-mail peserta berkoordinasi dengan Informasi
7. Menyusun form check-in dan check-out saat Uji Coba Panggung maupun saat festival
berlangsung

KEPALA BIDANG II:

1. Menggantikan ketua atau ketua divisi dan menunjuk pengganti apabila berhalangan hadir
2. Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh divisi Akomodasi Peserta, Informasi, dan
Publikasi.
3. Membantu koordinasi antar divisi di dalam bidang 2 atau pun koordinasi dengan bidang lain
4. Memantau pemasukan dan pengeluaran yang berada di bidang 2
5. Melakukan konsultasi berkala dengan Advisory Board

AKOMODASI PESERTA:
1. Melakukan survey harga dan fasilitas hotel atau penginapan dan bus yang ada di Bandung
2. Membuat pemesanan transportasi dan penginapan FPS
3. Mendaftarkan bus sebagai transportasi peserta selama festival berlangsung
4. Mendaftarkan dan mendata akomodasi peserta selama festival berlangsung
5. Mengkoordinasikan pengadaan konsumsi untuk peserta luar negeri & peserta yang ingin
memesan konsumsi
6. Melakukan open recruitment dan seleksi untuk mendapatkan Liaison Officers (LO)
7. Melakukan briefing dan diklat LO FPS XXV ITB
8. Mengkoordinasi pembuatan diktat (buku pegangan) LO
10. Memastikan LO dan Peserta Festival hadir tepat waktu pada saat hari uji coba panggung dan
perlombaan

INFORMASI:
1. Mengelola website FPS XXV 2015
2. Membuat sistem informasi di dalam panitia mau pun antara panitia dan peserta
3. Membuat contact person
4. Memilah e-mail FPS XXV 2015
5. Menjadi pusat informasi pada saat hari pelaksanaan FPS XXV ITB
6. Menyusun rencana anggaran Informasi
PUBLIKASI:
1. Menyusun rencana anggaran divisi publikasi.
2. Membuat timeline kerja seksi publikasi.
3. Bekerja sama dengan seksi pendanaan dalam membuat proposal sponsorship.
a. Membuat konten dan paket-paket kerja sama.
b. Menentukan bentuk kerja sama antara panitia FPS dengan pihak media massa.
c. Menyebarkan proposal kerja sama.
4. Mengadakan press conference sebagai sumber media resmi.
5. Mencetak flyer, poster, brosur acara, dan buku acara.
6. Follow up pihak media massa.
7. Menyebarkan undangan kepada media massa yang bersedia berpartisipasi.
8. Membuat LPJ kepada media massa yang berpartisipasi.

KEPALA BIDANG III:

1. Menggantikan ketua atau ketua divisi dan menunjuk pengganti apabila berhalangan hadir
2. Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh divisi Perancangan, Dekorasi, dan Produksi
3. Membantu koordinasi antar divisi di dalam bidang 3 atau pun koordinasi dengan bidang lain
4. Memantau pengeluaran yang berada di bidang 3
5. Melakukan konsultasi berkala dengan Advisory Board

PERANCANGAN:
1. Merancang segala keperluan desain yang dibutuhkan selama kegiatan FPS XXV ITB
2. Membuat timeline kerja seksi perancangan
3. Membuat rencana anggaran seksi perancangan
4. Mencetak segala media cetak berkoordinasi dengan divisi Produksi

PRODUKSI:
1. Membuat sertifikat untuk semua pihak yang terlibat dalam rangkaian acara FPS XXV ITB
2. Mengurus pengadaan hadiah bagi pemenang dalam bentuk piala, medali, template sertifikat,
dan styrofoam simbol kemenangan baik kompetisi atau pun pre-event.
3. Menyiapkan merchandise untuk juri.
4. Mencetak segala media cetak berkoordinasi dengan divisi Perancangan
5. Menyediakan seminar kit untuk workshop.
DEKORASI:
1. Merancang Maskot FPS
2. Merancang Panggung Acara
3. Merancang Flow Alur Acara
4. Merancang Reflektor Panggung
5. Merancang Seat Layout, Zoning dan Flow Venue Aula Barat
6. Merancang Instalasi Peta dan Jadwal Acara
7. Merancang X-Banner Maskot
8. Membuat Signage Beserta Perlengkapannya
9. Membuat Dekorasi Selasar Aula Barat & Timur
 10. Membuat Dekorasi Bazar Lapangan Basket
11. Membuat Properti Photobooth

KEPALA BIDANG IV:

1. Menggantikan ketua atau ketua divisi dan menunjuk pengganti apabila berhalangan hadir
2. Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh divisi Perlengkapan, Perizinan dan
Keamanan, dan Audio Visual
3. Membantu koordinasi antar divisi di dalam bidang 4 atau pun koordinasi dengan bidang lain
4. Memantau pemasukan dan pengeluaran yang berada di bidang 4
5. Melakukan konsultasi berkala dengan Advisory Board

PERLENGKAPAN:
1. Menyiapkan keperluan logistik kebutuhan acara, diantaranya:
a. Panggung, reflektor, meja, dan piano
b. Keyboard dan stand partitur
c. HT
d. Generator set
e. Lampu meja juri dan keperluan di ruang juri
f. Stand dana usaha

PERIZINAN DAN KEAMANAN:

1. Mengurus perizinan seluruh venue ke pihak terkait, seperti LK, K3L dsb.
2. Mengurus izin pengadaan acara dan segala kemungkinan yang terjadi dalam acara kepada
pihak terkait, seperti kepolisian.
3. Mencari venue alternatif selain Aula Barat apabila terjadi keadaan darurat
4. Menjaga keamanan dan kekondusifan acara

AUDIO VISUAL:
1. Menyediakan sistem tata cahaya untuk rangkaian acara FPS XXV ITB
2. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara FPS XXV ITB dalam bentuk audio
3. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara FPS XXV ITB dalam bentuk video
4. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara FPS XXV ITB dalam bentuk teaser
5. Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara FPS XXV ITB dalam bentuk foto
6. Menyediakan proyektor untuk keberlangsungan acara FPS XXV ITB
7. Menjual hasil dokumentasi FPS XXV ITB

KEPALA BIDANG V:
1. Menggantikan ketua atau ketua divisi dan menunjuk pengganti apabila berhalangan hadir
2. Mengkoordinasikan kegiatan yang dilakukan oleh divisi Pendanaan, Undangan, dan Dana
Usaha
3. Membantu koordinasi antar divisi di dalam bidang 5 atau pun koordinasi dengan bidang lain
4. Memantau pemasukan dan pengeluaran yang berada di bidang 5
 5. Melakukan konsultasi berkala dengan Advisory Board

PENDANAAN:
1. Mencari dana untuk keperluan FPS XXV ITB dalam bidang sponsorship, baik sponsor besar
maupun sponsor kecil. Berbagai cara yang dilakukan :
a. Membuat list perusahaan / instansi untuk sponsorship
b. Membuat list donatur, khususnya alumni PSM-ITB
2. Menyusun rencana anggaran divisi pendanaan
3. Membuat timeline kerja divisi pendanaan
4. Membuat proposal sponsorship
a. Membuat konten dan paket-paket sponsorship
b. Menetukan bentuk kerjasama antara panitia FPS dengan perusahaan
c. Menyebarkan proposal sponsorship
5. Mengadakan technical meeting untuk kepentingan sponsor
6. Follow up sponsor dan donatur
7. Menyebarkan undangan kepada perusahaan dan donatur yang telah berpartisipasi dalam FPS
8. Membuat LPJ kepada sponsor yang berpartisipasi dan kepanitiaan FPS XXV ITB

UNDANGAN:
1. Merekrut anggota divisi undangan
2. Membuat rancangan undangan bersama dengan Divisi Perancangan dan mencetak
undangan.
3. Menyusun aturan dan sistem penjualan dan aturan undangan
4. Menentukan daftar harga undangan setiap kategori
5. Menentukan jumlah kursi setiap kelas (VIP serta Reguler & Mahasiswa)
6. Menyusun rencana anggaran biaya dan estimasi pendapatan
7. Membuat, mengirim surat undangan, dan memastikan kehadiran undangan
8. Menomori undangan, memberi kode dan menyiapkan perlengkapan administrasi penjualan.
9. Melayani pembelian undangan via telepon dan langsung

DANA USAHA:
1. Merencanakan produk yang akan dijual sebelum dan saat hari H FPS/IICC
2. Melakukan produksi barang yang sudah direncanakan
3. Memasarkan barang sebelum hari H dan saat hari H melalui penjualan langsung maupun tidak
langsung
4. Membuat stand saat FPS dan IICC
5. Berkoordinasi dengan divisi Perancangan mengenai desain usaha