JOB DESCRIPTION PANITIA PELAKSANA

PESPARANI KOTA MAKASSAR II TAHUN 2023

JOB DESCRIPTION KETUA, SEKRETARIS & BENDAHARA

A. KETUA UMUM

1. Mempertanggungjawabkan seluruh kegiatan Pesparani.

2. Meminta laporan progreess kegiatan dari Ketua 1

3. Meminta laporan progreas kegiatan dari ketua 2

4. Sedapat mungkin dapat memimpin seluruh rapat umum kepanitiaan pesparani.

5. Meminta laporan dari bendahara panitia secara berkala untuk membantu bendahara dalam
mengontrol pengeluaran.

B. KETUA I

1. Bertanggungjawab dan mengkordinir Bidang Lomba, Bidang Seminar & Penjurian, Bidang Liturgi,
Bidang Acara, perlengkapan & dekorasi dan Bidang Publikasi Promosi dan Dokumentasi.

2. Melapor kepada ketua umum

3. Berhak menerima laporan keuangan guna pengendalian anggaran berjalan untuk bidang yang
dibawahinya

4. Memastikan kinerja dan progress masing-masing bidang yang dibawahi agar berjalan sesuai
dengan perencanaan awal.

C. KETUA II

1. Bertanggungjawab dan mengkordinir Bidang Dana, Konsumsi, Undangan, Keamanan, Kesehatan,

Parkir & Kebersihan, UMKM & Humas.

2. Melapor kepada ketua umum

3. Berhak menerima laporan keuangan guna pengendalian anggaran berjalan untuk bidang yang
dibawahinya.

4. Memastikan kinerja dan progress masing-masing bidang yang dibawahi agar berjalan sesuai
dengan perencanaan awal.

D. SEKRETARIS UMUM

1. Merancang Table Time kegiaatan dari awal hingga akhir kegiatan

2. Menyediakan informasi dan menyinkronkan waktu dengan ketua umum utk jadual-jadual rapat
serta kegiatan lainnya.
3. Mengkordinir Sekretaris I dan Sekretari II dalam menjalankan tugasnya.

4. Memberikan penjelasan kepada ketua umum akan persuratan yg terbit utk disetujui dan diteken.

E. SEKRETARIS I

1. Menerbitkan surat2 keluar dan ke dalam.

2. Menerbitkan undangan lomba

3. Menerbitkan undangan Acara

4. Membuat buku informasi hasil kegiatan pesparwni utk sosialisasi kepada Para Pastor paroki, Ketua
Komisi, dan umat.

5. Bersama dengan bendahara menyusun Laporan Pertanggungjawaban kegiatan.

F. SEKRETARIS II

1. Menginventarisir persuratan yang telah terbit

2. Menjadi Notulis Rapat.

3. Mengumpulkan dan memverifikasi Formulir pendaftaran calon peserta lomba.

G. BENDAHARA

a. Bendahara 1

1. Membantu panitia dalam menyusun anggaran kegiatan serta membuat propossl keegiatan

2. Mengawal dengaan ketat cashflow sesuai dengan Anggaran Kegiatan yang telah ditetapkan.

3. Menyimpan dana saldo yang masuk dari seksi dana.

4. Hanya Melakukan pencairan dana kepada KSB, Ketua Bidang dan vendor langsung atas
persetujuan Ketua I atau Ketua II & Ketua Umum.

b. Bendahara 2

1. Membantu bendahara 1 membuat laporan keuangan yang komprehensif utk kegiatan berjaalan
hingga kegiatan berakhir. Dan melaporkannya kepada ketua umum secara berkala.

2. Membantu bendahara 1 dalam pengendalian anggaran kegiatan.

3. Dapat memegang kas kecil.

4. Menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan utk dilampirkan dalaam LPJ kegiatan

Pesparani.

JOB DESCRIPTION BIDANG DAN SEKSI PANITIA PELAKSANA

1. BIDANG LOMBA DAN PENJURIAN

A. KETUA :

1. Bertanggungjawab atas seluruh persiapan dan jalannya mata lomba.

2. Mencari Juri yang berkompeten dan berpengalaman sesuai dengan bidang ilmunya pada masing2
mata lomba. Sebaiknya Ketua Juri memiliki titel Juri Nasional dan anggotanya terdiri dari Juri Lokal
dalam provinsi sulsel. (Khusus utk Paduan suara)

3. Menjalin komunikasi intens dengan dewan juri selama persiapan lomba dan mengkordinaaikan
jadual technical meeting.

4. Memgkordinasikan dan memonitor para ketua seksi.

5. Berkordinasi dengan para ketua seksi utk melayani dewan juri pada saat mereka tiba di makassar
dan di lomba.

6. Bersama-sama dengan bidang acara, perlengkapan dan dekorasi, mempersiapkan venue yang
proper utk lomba.

7. Melapor kepada KETUA I.

B. SEKSI MATA LOMBA PADUAN SUARA DEWASA CAMPURAN (PSDC), PADUAN SUARA OMK
CAMPURAN (PS OMKC), PADUAN SUARA ANAK (PSA) & MATA LOMBA MAZMUR (JOBDESC SAMA).

1. Mencari bahan lomba, jika memungkinkan bahan lomba diambil langsung dari bahan lomba
pesparani Nasional III Jakarta tahun 2023

2. Menyusun buku Petunjuk teknis lomba bersama-sama dengan seksi mata lomba lainnya. Contoh
format petunjuk teknis dapaat dilihat dari petunjuk teknis tahun 2019 dan disesuaikan dengan
petunjuk teknis pesparani nasional II tahun 2021 kupang

3. Membuat lembar nilai penjurian dengan standar Musica Mundial, dan membuat pula lembar
rekapitulasinya.

4. Membuat peta persinggahan peserta lomba, mulai dari karantina, di belakang panggung, pada
saar di panggung, hingga peserta lomba kembali ke tempat istirahat.

5. Melakukan kordinasi dan konsolidasi dengan anggota, untuk menentukan tugas masing-masing
pada hari H, mulai dari personel pendamping paduan suara hingga PIC pada titik2 tertentu (misalnya
penjaga pintu dll)

6. Menanyakan konfirmasi keikutsertaan peserta lomba kepada paroki-paroki dan memonitor

kesiapan calon peserta lomba.

7. Menentukan jadual Technicao meeting lomba.

8. Mencari MC lomba (2 orang)

C. SEKSI MATA LOMBA CERDAS CERMAT ROHANI (CCR)

1. Menyusun bahan lomba berupa soal. Jika memungkinkan bahan lomba dapat diambil dari bahan
lomba pesparani Nasional III Jakarta 2023. Selain itu menerbitkan pula kisi kisi utk dipelajari
sebelumnya oleh calon peserta.

2. Merancang dan mempersiapkan rancangan bel utk digunakan dalam lomba.

3. Membuat lembar nilai penjurian dan rekapitulasinya.

4. Melakukan kordinasi dan konsolidasi dengan anggota, untuk menentukan tugas masing-masing
pada hari H, mulai dari personel pendamping peserta hingga PIC pada titik2 tertentu (misalnya
penjaga pintu dll)

5. Menanyakan konfirmasi keikutsertaan peserta lomba kepada paroki-paroki dan memonitor

kesiapan calon peserta lomba.

6. Menentukan Jadual Technical meeting lomba.

7. Mencari MC lomba (1 orang)

8. Menyusun buku Petunjuk teknis lomba bersama-sama dengan seksi mata lomba lainnya. Contoh
format petunjuk teknis dapaat dilihat dari petunjuk teknis tahun 2019 dan disesuaikan dengan
petunjuk teknis pesparani nasional II tahun 2021 kupang

D. SEKSI MATA LOMBA BERTUTUR KITAB SUCI (BKS)

1. Menyusun bahan lomba, biasanya diambil dari nats kitab suci. Jika memungkinkan bahan dapat
diambil dari bahan Pesparani Nasional III Jakarta 2023

2. Membuat lembar nilai penjurian dan rekapitulasinya.

3. Membuat peta persinggahan peserta lomba, mulai dari karantina, di belakang panggung, pada
saar di panggung, hingga peserta lomba kembali ke tempat istirahat.

4. Melakukan kordinasi dan konsolidasi dengan anggota, untuk menentukan tugas masing-masing
pada hari H, mulai dari personel pendamping peserta hingga PIC pada titik2 tertentu (misalnya
penjaga pintu dll)

5. Menanyakan konfirmasi keikutsertaan peserta lomba kepada paroki-paroki dan memonitor

kesiapan calon peserta lomba.

6. Menentukan jadual Technicao meeting lonba.

7. Menyusun buku Petunjuk teknis lomba bersama-sama dengan seksi mata lomba lainnya. Contoh
format petunjuk teknis dapaat dilihat dari petunjuk teknis tahun 2019 dan disesuaikan dengan
petunjuk teknis pesparani nasional II tahun 2021 kupang

2. BIDANG SEMINAR

1. Menentukan bahan seminar, biasanya seputar pelatihan vocal building in choir dan seputar musik
liturgi (Kedudukan Nyanyian Dalam Liturgi). Boleh dibuat dalam sehari dengan dua sesi di atas.
Masing masing berdurasi 3 jam. Misal sesi I vocal building in choir pkl. 09.00-12.00. Sesi II Kedudulan
Nyanyian dalam liturgi Pkl. 13.00 – 16.00 wita.
2. Mencari pemateri seminar, biasa diambil dari salah satu dewan juri Bertaraf Nasional.

3. Membuat TOR seminar

4. Memperbanyak bahan seminar utk peserta

5. Membuat mekanisme pendaftaran seminar yg tepat apakah melalui daripada ng atau luring.

6. Menyiapkan venue seminar dan berkordinasi dengan seksi konsumsi utk moderator, pemateri dan
peserta seminar.

7. Mencari moderator seminar.

8. Melapor kepada KETUA I.

3. BIDANG LITURGI

1. Merencanakan dan menyusun TPE Misa Pembukaan dan Penutupan Pesparani

2. Meminta waktu dan kesediaan Bapa Uskup/Viljen/Vikep utk menjadi Selebran utama dalam misa
Pembukaan dan Penutupan Pesparani

3. Menghubungi para Pastor Paroki dan Ketua Komisi dalaam misa konselebran.

4. Menyiapkan peralatan misa yang diperlukan

5. Menentukan Gedung Gereja yang akan digunakan

6. Membuat gladi misa

7. Mendekorasi altar seadanya.

8. MELAPOR PADA KETUA I.

4. BIDANG ACARA, PERLENGKAPAN & DEKORASI

1. Membuat susunan acara pembukaan dan penutupan pesparani, di acara penutupan akan ada
pengumuman kejuaraan dan awarding ceremony, maka tidak perlu terlalu banyak acara hiburan dll.
Guna menghemat waktu.

2. Mencari MC yang proper untuk acara pembukaan dan penutupan pesparani.

3. Mencari venue yang pas utk acara. Venue dapat disamakaan dengan venue lomba paduan suara.

4. Bersama2 dengan bidang lomba dalam merancang panggung lomba.

5. Merancang panggung acara pembukaan dan penutupan beserta sound and lightingnya

6. Mendekorasi venue lomba dan acara.

7. Bersama2 dengan seksi pubdok dalam merancang backdroo venue.

8. Melapor pada KETUA I.

5. BIDANG DANA

1. Membuat proposal utk eksternal (bukan utk pemkot) berdasarkan Anggaran kegiatan

2. Menyebarkan proposal kepada tokoh-tokoh donatur yang dianggap penting dapat memberikan
sumbangannya.

3. Melakukan pencarian dana kreatif

4. Turut mamantaau progresa pencairan dana proposal dari pemkot.

5. Wajib melaporkan dan menyetorkan dengan segera dana yang masuk kepada bendahara panitia.

6. Membuat laporan yang komprehensif dari dana2 yang masuk bail dari donatur maupun dari
pencarian dana kreatif. Laporan disetor kepada bendahara panitia.

7. Melapor pada KETUA II.

6. BIDANG KONSUMSI

1. Menyiapkan konsumsi yang sesuai dan efisien untuk kegiataan rapat umum, rapat bidang/seksi,
technical meeting lomba, hari H lomba, acara pembukaan dan acara penutupan.

2. Berkordinasi dengan para ketua bidang akan kebutuhan konsumsi yang diinginkan berupa jadual
kegiatan, jenis makanan (makan berat/snack) dan jumlah personelnyang akan ddiberikan.

3. Menjaga kebersihan, kesehatan dan standar gizi dari baham konsumsi yang akan diberikan.

4. Melapor kepada KETUA II.

7. BIDANG HUMAS & UNDANGAN

1. Melakukan sosialisasi fisik ke paroki-paroki akan perhelatan acara dan lomba Pesparani kota
Makassar II tahun 2023

2. Mengantarkan undangan acara misa dan ramah tamah pembukaan pembukaan dan penutupan
pesparani kepada para pastor paroki.

3. Mengantarkan undangan Mata Lomba Pesparani beserta Petunjuk teknis/buku panduan lomba
dan formulir pendaftaran.

4. Wajib menguasai materi acara dan materi lomba.

5. Melapor kepada KETUA II.

8. BIDANG PROMOSI, PUBLIKASI & DOKUMENTASI

1. Membuat video teaser/highlight sosialisai Pesparani Kota Makassar II tahun 2023

2. Membuat pamflet elektronik yang memuat seluruh rangkaian kegiatan pesparani mulaindari misa
pembukaan, opening ceremony, mata lomba, seminar, misa penutupan, dan Closing & Awarding
ceremony.
3. Membuat pamflet elektronik khusus utk SEMINAAR

4. Membuat spanduk publikasi untuk dipasang di setiap paroki.

5. Membuat dokumentasi setiap kegiatan baik darinrapat2, misa pembukaan, opening ceremony,
lomba, seminar mida penutupan, hingga closing & awarding ceremony.

6. Membuat spanduk-spanduk sambutan di lokasi venue acara dan lomba.

7. Membantu seksi acara dalam mendesign backdrop acara dan lomba.

8. Melapor kepada KETUA I.

9. BIDANG KEAMANAN

1. Memastikan keamanan dan ketertiban selama acara dan lomba berlangsung dengan SOP yang
sesuai dengan yang berlaku.

2. Melaporkan jumlah personel harian untuk dilakukan KORDINADI dengan bidang yang terkait.

3. Melapor kepada KETUA II.

10. BIDANG KESEHATAN

1. Menyediakan tenaga medis dan obat-obatan sekiranya ada panitia, peserta maupun pengunjung
acara yang mengalami gangguan kesehatan darurat di lokasi.

2. Melapor kepada KETUA II

11. BIDANG PARKIR & KEBERSIHAN

1. Merancang pemetaan parkir pada venue acara dannlomba agar keamanan dapat berlamgsung
dengan aman dan nyaman.

2. Membagi petugas utk penjagaan parkir dengan standar keamanan yang tinggi.

3. Mencari vendor/komunitas yang dapat menjadi pihak ketiga untuk menjaga kebersihan sebelum,
sementara dan sesudah acara.

4. Apabila anggaran tidak memadai utk poin nomor 3 maka kordinator hendaknya menyediakan
alat2 kebersihan dan meembagi tugas per shift dan haruan agar kebersihan venue dapat benar2
terjaga.

5. Melapor kepada KETUA II

12. BIDANG KESEKRETARIATAN

1. Membantu sekretaris dalam kegiatan administratif kepanitiaan.

2. Membantu skretaris dalam menginventarisir persuratan

3. Membantu sekretaris dalam verifikasi formulir peserta yang masuk.

4. Melapor kepada SEKRETARIS UMUM.

13. BIDANG UMKM

1. Merancang konsep stand UMKM yang akan diposisikan di luar venue (pekarangan venue)

2. Merancang konsep kerjasama dengan peserta stand UMKM yang diajak ikit serta.

3. Menghubungi para umat pemilik UMKM dan menegosiasikan konsep kerjasama yang telah
dirancang.

4. Menjamin kenyamanan dan keamanan para pesarta stand.

5. Melapor kepada KETUA II.