PANDUAN PENDAFTARAN PANITIA GILS 2019

INOVATOR NUSANTARA

“Kolaborasi Karya Kita”

INOVATOR NUSANTARA

INDONESIA

2019
 JOB DESCRIPTION MASING-MASING SUSUNAN KEPANITIAAN

GREAT INDONESIAN LEADERS SUMMIT 2019

PROJECT LEADER
1. Mengkoordinsikan kepanitiaan
2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas-tugas kepanitiaan kepada panitia
yang bersangkutan
3. Mencari alternatif pemecahan masalah dan membuat keputusan
4. Berkordinasi dengan Steering Committee (SC)
5. Bertanggungjawab kepada Chief Executive Officer
6. Meminta laporan kepada kordinator divisi
7. Bersama sekertaris dan bendahara membuat LPJ keselurahan kegiatan

KESEKRETARIATAN (SEKRETARIS)
Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:
1. Membuat proposal kegiatan
2. Membuat LPJ dan SPJ kegiatan
3. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal-hal yang
berkaitan dengan kepanitiaan
4. Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya
5. Menyiapkan daftar hadir peserta, panitia, dan pembicara
6. Menyiapkan sertifikat dan name tag untuk peserta dan panitia

BENDAHARA
1. Mengatur sirkulasi dana lokasi keuangan untuk seluruh divisi
2. Melakukan pengadaan dana baik secara internal dan eksternal
3. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada kesekretariatan
4. Berkordinasi dengan divisi pendanaan terkait keuangan kegiatan

STEERING COMMITTEE
1. Memberikan pengarahan dan Memantau kinerja kepanitiaan yang diperlukan kepada
divisi yang dibawahi
2. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan kepada divisi
 yang dibawahi
3. Memberikan segala pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan kepada divisi
yang dibawahi
4. Bertanggung jawab kepada Project Leader

DIVISI FESTIVAL (SIE ACARA)

Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan, seperti:
1. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (waktu, acara, personil in
charge, perlengkapan dan tempat, time keeper)
2. Bersama divisi perlengkapan & dekorasi menyusun daftar perlengkapan dan
pengadaannya
3. Mengonsep acara sedemikian rupa sesuai dengan tema yang telah ditentukan
4. Berfungsi sebagai kordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
5. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan
pihak-pihak yang terkait

DIVISI SEMINAR & LO (MATERI & LO)

1. Membuat Term of Reference untuk pembicara dan moderator
2. Menyiapkan dan bertanggung jawab pada materi saat Mega Conference, Idea Coaching,
dan Pitching
3. Mencari dan melakukan kontak dengan pembicara dan moderator
4. Menjadi LO pembicara dan moderator

DIVISI PUBLIC RELATION

1. Membuat kontraprestasi pada proposal dan list daftar sponsorship
2. Mengajukan dan menjalin kerjasama dengan pihak luar untuk menunjang acara
3. Membuat list kebutuhan dan anggaran bersama dengan bendahara

DIVISI FUNDRAISING & KONSUMSI

1. Melakukan follow up dana dan usaha pra dan pasca acara
2. Bertanggung jawab dan mengupayakan dalam peningkatan pemasukkan untuk menunjang
acara (Marchandise, open stand, dan dana usaha)
3. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya
 kepada peserta, panitia, dan pembicara
4. Membuat list kebutuhan dan anggaran bersama dengan bendahara

DIVISI DESAIN & KONTEN KREATOR

1. Mengonsep dan mendesain media publikasi kegiatan secara online dan offline, dalam
bentuk poster, MMT, keperluan kesekretariatan (proposal, kontraprestasi, dll), dan
Website
2. Membuat list kebutuhan dana anggaran yang terkait dengan promosi acara
3. Berkerjasama dengan divisi lain yang terkait

DIVISI PUBLIKASI & MULTIMEDIA

1. Membuat, memproses, dan menyediaakan dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto
ataupun video
2. Mengedit video dan foto sesuai dengan standar yang telah ditentukan
3. Mempublikasikan kegiatan ke sosial media Inovator Nusantara

DIVISI TRANSPOSTASI &LOGISTIK

1. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan
2. Menyediakan logistik panitia, peserta, pembicara, dan moderator (seperti seminar kit,
kaos, merchandise, gift)

DIVISI PERLENGKAPAN & DEKORASI

1. Merencanakan dan mendata peralatan dan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan
2. Menyiapkan kebutuhan gedung dan penginapan untuk peserta dan pembicara
3. Mengadakan hubungan atau kontrak perjanjian dalam hal menyewaan dan peminjaman
alat
4. Mendistribusikan peralatan dan perlengkapan kesetiap divisi
5. Menyiapkan dan mengatur venue acara sesuai dengan konsep acara

DIVISI PSDM (REKRUTMEN)

1. Mengatur dan menyiapkan pendaftaran peserta secara administratif dan kuratif
2. Bertanggung jawab dalam menjawab seluruh pertanyaan delegasi sebelum dan sesudah
proses seleksi
3. Melakukan survey dan mengatur acara Idea coaching dan Semarang engagement

DIVISI FASILITATOR
1. Bertanggung jawab dalam mengkondisian delegasi pada setiap kegiatan
2. Memberikan saran dan atau membantu delegasi pada setiap kegiatan
3. Melakukan survey dan mengatur acara Idea coaching dan Semarang engagement
 SYARAT DAN MEKANISME PENDAFTARAN PANITIA
GREAT INDONESIAN LEADERS SUMMIT 2019
INOVATOR NUSANTARA
Syarat pendaftaran panitia:
1. Pemuda berusia 17-26 tahun
2. Merupakan warga Negara Indonesia
3. Mampu bekerja dalam tim
4. Memiliki pengetahuan dasar tentang SDGs
5. Mengikuti seluruh akun sosial media Inovator Nusantara
6. Berkomitmen pada seluruh agenda kegiatan GILS 2019
7. Mengisi formulir pendaftaran
Mekanisme Pendaftaran Panitia:
1. Membaca panduan pendaftaran, lalu mengisi formulir pendaftaran online di
bit.ly/OPRECPANITIAGILS2019 mulai tanggal 12 – 20 Mei 2019 pukul 23.59
WIB
2. Jika lolos seleksi tahap pertama maka bersedia diwawancara oleh masing-masing
steering commite divisi pada tanggal 26-29 Mei 2019.
3. Wawancara offline akan dilaksanakan di It’s Milk Unnes – Gedung Kewirausahaan lt
1, Kawasan Simpang 7 Unnes (untuk jam akan di informasikan kembali)
4. Wawancara online melalui WhatsApp/Line khusus untuk calon panitia yang
berdomisili di luar Semarang.
5. Pengumuman pengurus terpilih akan dipublikasikan diseluruh akun media sosial
Inovator Nusantara pada tanggal 2 Juni 2019
6. Bounding dan meet up perdana panitia GILS 2019 pada tanggal 15-16 Juni 2019.
Lokasi akan diinformasikan selanjutnya

Contact person :
Danastri Ratna Nursinta Dewi
WA: 089652442096
Line: danastrisinta23