FORUM MAHASISWA KEDINASAN

KABUPATEN KARANGANYAR

Karanganyar | email: fmk.karanganyar@gmail.com

NOTULA
First Gathering Panitia Webinar PEKKA 2.0

Hari : Rabu
Tanggal : 30 Maret 2022
Pukul : 19.50-20.45 WIB
Media : Zoom Meeting
Peserta Hadir
a. Hadir : 16 orang
b. Berhalangan Hadir : 15 orang

Pemaparan Job Desc

1. Sekretaris
- Memiliki Tugas terkait pembuatan surat undangan kepada pihak internal (jika
diperlukan) maupun dengan pihak eksternal yang bekerjasama dalam kegiatan.
- Membuat TOR atau KAK Kegiatan dan laporan kegiatan kemudian melaporkan
kepada Ketua Pelaksana.
2. Bendahara
- Memiliki tugas merancang Rencana Anggaran Biaya (RAB) terkait kegiatan secara
keseluruhan dan melaporkan laporan keuangan kepada Ketua Pelaksana.
- Berkoordinasi dengan divisi lain mengenai RAB per bidang.
3. Divisi Acara
- Memiliki tugas membuat perencanaan kegiatan dari awal sampai akhir hingga
pelaksanaan dan penutupan kegiatan
- Mengkoordinir dan menentukan jobdesk keseluruhan bidang sebelum pelaksanaan
kegiatan hari H (H-1 Kegiatan) dan Menjelaskan sistem webinar secara rinci kepada
semua panitia.
- Berkoordinasi dan menginformasikan kepada Narasumber terkait sistem webinar yang
digunakan
- Menentukan Topik yang diangkat dalam Webinar; Menentukan MC, Moderator, dan
Narasumber terkait
4. Divisi Humas & Registrasi
- Memiliki tugas sebagai koordinator antara internal panitia dengan pihak eksternal
seperti dengan Pembicara atau pihak lainnya,
- Sebagai koordinator langsung dengan pembicara ( meminta data diri, foto (keperluan
flyer), maupun softcopy materi untuk dipublikasikan kepada peserta)
- Membuat form registrasi untuk pendaftaran peserta
 - Membuat grup koordinasi untuk peserta
- Bertanggung jawab secara keseluruhan proses pendaftaran peserta
- Sebagai koordinator admin grup Whatsapp untuk menjawab pertanyaan peserta,
penjelasan alur teknis kegiatan, Do & Don't selama pelaksanaan kegiatan
- Memilih pertanyaan yang sudah dikumpulkan melalui gform kemudian disetorkan
kepada Divisi Acara untuk dikoordinasikan dengan Moderator kegiatan
- Memberikan soft copy materi kepada peserta melalui grup koordinasi setelah kegiatan
selesai.
- Memastikan semua peserta telah menerima e-sertifikat.
- Bersama Divisi PDD dan Acara dalam menentukan Caption/jarkoman.
5. Divisi Publikasi, Dokumentasi, dan Design (PDD)
- Memiliki Tugas membuat desain flyer/pamflet kegiatan, sertifikat peserta, dan
mengelola feed kegiatan melalui media sosial FMK Karanganyar
- Menjadi Operator Zoom Meeting saat pelaksanaan Webinar seperti bagian Share
screen materi narasumber, video (jika ada), memutar lagu sebelum acara dimulai
maupun saat jeda acara, dan lain-lain.
- Menjadi Polisi Mic agar kegiatan tetap berjalan kondusif
- Membuat Twibbon Kegiatan dan menentukan Caption Twibbon
- Membuat Virtual Background untuk kegiatan
- Berkoordinasi dengan semua Divisi
- Membuat Recap Kegiatan

Sharing
a. Pelaksanaan Webinar PEKKA minggu ke-3 bulan April
b. Divisi Acara
- Tema yang terpilih “How to manage quarter life crisis”
- Materi yang mau disampaikan narasumber sudah
- Narasumber (della rezky/rianita/galuh/alfian silvia)
- Tugas : Timeline
c. Divisi Humas
- Progres : pembagian PJ,
- Menunggu dari divisi PDD dan Acara