TUPOKSI SEMNAS 2023

1..Ketua :

2.Wakil Ketua :
3.Koordinator Panitia:

4.Sekretaris:
- Membuat proposal, LPJ,SU , SPm, SPp, SPb, SIK,TOR,MoU
- Mengurus gform kehadiran panitia
- Notulen setiap rapat dan ketika acara
- Memberi referensi pengantar proposal sponsorship
- mengurus gform kehadiran peserta

5.Bendahara:
- membuat rencana anggaran
- membuat anggaran pada proposal sponsor (lebih tinggi)
- memilih e-wallet dan bank yang akan di gunakan (menyediakan pembayaran efektif)
- membuat anggaran tiket pre sale 1 & 2 dan ots
- doorprize dan fee narasumber
- mengelola dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran dana
- Koordinasi dengan sie perlap untuk konsumsi
- koordinasi dengan admin (perihal pendaftaran peserta seminar)
- membuat laporan pendanaan
- mengelist pengeluaran setiap divisi

6.LO Ilmiah :
- Mengkordinasikan jalan nya acara kepada narasumber dengan mengirim ToR
- Meminta CV kepada narasumber
- Mengirim confirmation letter dan invitation letter
- Membantu mencari narasumber dan koordinasi dengan dosen berdasarkan topik
yang disepakati
- Menjembatani komunikasi panitia dengan narasumber
- Menghandle file materi yang akan disampaikan dengan narasumber dan bekerja
sama dengan tim teknis
- Setelah ditetapkan tema, collaboration dengan sie acara untuk membentuk acara

7.Div.Acara :
- Menetapkan tema
- teks MC dan moderator
- Membuat rundown bersama ketua, wakil, dan sekretaris untuk proposal serta follow
up LO terkait narsum
- Koordinasi terkait narsum dengan LO
- Menentukan MC dan moderator atas persetujuan pembimbing
- membuat teknis peraturan pada hari-H untuk para partisipan seminter 2023
- berkoordinasi dengan sponsorship mengenai publikasi pada hari acara
 - mengatur jobdesk panitia pada hari-H

8.Div.Humas:
- Menaikkan proposal sampai ke direktorat
- Menjadi contact person (disarankan tk.3 dan tk.4)
- Mencari media partner
- Marketing untuk acara SEPO (menyebarluaskan terkait acara SEPO kepada jurusan
jurusan lain baik dalam bentuk medsos maupun undangan)
- Mencari tahu alur SKP dan mengajukan SKP
- mengirim surat - surat
- membuat Broadcast (BC)

9.Publikasi Dokumentasi Design (PDD) & Content Creator:

- Mensosialisasikan logo SEPO secara universal
- membuat maskot acara
- Membuat sertifkat panitia dan peserta
- Membuat pamflet (poster)
- membuat feeds ig (membuat countdown, reels, tiktok, twitter (dan media sosial
lainnya)
- memegang instagram SEPO dan membuat live report
- Penambahan jobdesk content creator untuk memegang kendali penuh atas media
sosial SEPO
- Membuat design proposal sponsorship
- membuat background zoom
- mendokumentasikan setiap rangkaian acara

10.Div.Sponsorship:
- Membuat dan melakukan penawaran package sponsor
- Menunggu total dana pengeluaran dana dari bendahara
- Mencari informasi tiap klinik maupun instansi yang berkemungkinan menjadi sponsor
- Kerjasama bersama PDD dan sekre terkait proposal sponsorship, background, feeds
ig dan media sosial lainnya
- kerjasama dengan sekre untuk membuat suart undangan
- mencari dan mendapatkan dana dari sponsor
- follow up email SEPO 4.0 (memegang email semnas)
-

11.Div.Administrasi:
- merancang formulir pendaftaran
- membuat alur pendaftaran mulai dari registrasi hingga terhubung grup whatsapp,
email dll
- menghandle link database peserta
- mengecek pembayaran masuk dan dicocokkan dengan bukti bayar serta nama
peserta. Koordinasikan dengan bendahara dan Sie. Humas (membagikan rekapan
gsheet)
- admit peserta dan mencocokan nama nya sesuai dengan pendaftaran
- mengurus keabsahan sertifikat dengan kemahasiswaan dan direk
- membuat pigeon hole (untuk menampung pertanyaan2 dari peserta)
12.Div.Teknis & IT:
- mengontrol zoom di hari-H (sharescreen ppt, share sound sebelum dan sesudah
acara, memutar video, memerhatikan peserta yang on-mic)
- membantu admit peserta (koordinasi dengan admin)
- mem-booking zoom (zoom untuk gladi dan hari H) direk dan menjalin komunikasi
dengan IT direk
- merancang layout tampilan zoom untuk hari H
- me-list spesifikasi laptop yang diperlukan untuk acara (butuh 5 laptop)

13.Div.Perlengkapan:
- Menyiapkan ruangan saat kegiatan (datang lebih pagi) dan kolaborasi dengan teknis
- Jika ada doorprize, perlap menyiapkan dan mengirimkan
- Bekerja sama dengan bendahara terkait konsumsi
- Menyusun dan merapihkan ruangan yang akan dipakai
- membuat list yang di perlukan setiap divisi
- kolaborasi dengan bendahara terkait konsumsi
- ngeprint surat2 yang di butuhkan untuk acara semnas
EVALUASI DAN SARAN
● Kalau bisa tugas wakil mungkin bisa diperjelas lagi harus ngapa ngapain nya, mungkin bisa
berbagi divisi yang dikontrol dengan ketua kayak bagi dua gituu, kek misal ketuaegang divisi
apa wakil megang divisi apa, tapi saat wakil megang divisi juga ketua tetep harus kontrol gitu
(itu saran Diah ya). Karena jujur kemarin pas jadi wakil tuh kayak gatau apa apa tiba tiba
disuruh handle semua tanpa penjelasan jadi bingung sendiri, padahal wakil itu punya hak
untuk mengambil keputusan juga tapi kayak berasa ngang ngong aja gitu kemarin.