JOB Description Panitia Pelaksana Percakapan Awal Tahun 2013

Ikatan Keluarga Arsitektur Tadulako (IKAT)

Ketua :
1. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang dilaksanakan panitia kepada Ketua IKAT, Pembina dan unsur lainnya. 2. Membuat Job Description panitia 3. Mengkoordinir dan memantau seluruh anggota sie dalam pelaksanaan job description maupun kendala yang dihadapi oleh masing-masing sie. 4. Mengkondisikan seluruh kegiatan agar berjalan lancar. 5. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan kepanitiaan kepada Ketua IKAT.

Sekretaris
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Membuka dan menutup rapat Mendata surat-surat yang akan dibuat dan membuat list surat yang sudah dikirim Membuat surat-surat Meringkas dan menyimpulkan isi setiap pertemuan untuk dilaporkan di akhir pertemuan Menyicil setiap hasil rapat dan kegiatan untuk dirangkum agar LPJ kegiatan bisa diselesaikan secara bertahap. Mengumpulkan data-data dari masing-masing sie berupa softcopy dan hard copy. Membuat artikel kegiatan Membuat dan menjalankan presensi panitia selama pertemuan dan hari H Membuat dan memperbanyak piagam panitia dan peserta mengkoordinasikannya kepada Ketua panitia. Membagikan nametag panitia dan peserta pada hari H Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait. Berkoordinasi dengan sie-sie terkait.

Bendahara

1. Bertanggung jawab atas seluruh keuangan 2. Membuat rancangan dana kegiatan dan mengkoordinasikan dengan Sie Pendanaan 3. Membuat tabel laporan keuangan untuk seluruh unsur pimpinan dan koordinator sie dalam kepanitiaan agar memudahkan merekap laporan pendanaan dalam LPJ 4. Segera meminta laporan penggunaan dana dari koordinator masing-masing sie (minimal 2 hari setelah kegiatan). 5. Mengontrol pengeluaran masing-masing sie 6. Berkoordinasi dengan sie-sie yang terkait.

Seksi Acara
1. 2. 3. 4. 5. 6. Membuat jadwal acara Menyiapkan susunan upacara pembukaan dan penutupan Menyusun petugas upacara pembukaan dan penutupan dan penyambut undangan Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh acara pada hari H Mengumpulkan data-data berupa softcopy/hardcopy yang berhubungan dengan sie terkait. Jika melibatkan pihak luar, wajib memiliki nomor telp/hp yang bisa dihubungi agar setiap kegiatan bisa berjalan dengan lancar. 7. Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) 8. Memikirkan dan membuat list perlengkapan yang mungkin diperlukan untuk diserahkan kepada sie perlengkapan (maksimal seminggu setelah pembagian job description)

9. Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait.

o Devisi Percakapan Awal Tahun/Talk Show

1. Menyiapkan draft materi percakapan awal tahun 2. Berkoordinasi dengan anggota devisi 3. 4.

o Devisi Pameran Arsitektur

1. Menyiapkan materi pameran 2. Berkoordinasi dengan anggota devisi 3. 4.

o Devisi Bakti Sosial

1. Menyiapkan lokasi Bhakti social 2. Berkoordinasi dengan pemerintah daerah setempat 3. Menyiapkan materi bakti social 4. 5.

o Devisi Reuni
1. Mengupulkan daftar alumni Arsitektur Tadulako 2. Berkoordinasi dengan anggota devisi 3. Berkoordinasi dengan jurusan Arsitektur tadulako 4. 5.

o Devisi Forkom
1. Menyipakan materi Forum 2. Melakukan kegiatan diskusi terkait perkembangan organisasi IKAT 3. 4.

o Devisi Perwakilan Daerah

1. Mengumpulkan data alumni di daerah masing-masing 2. Berkoordinasi dengan ketua IKAT 3. 4. Seksi Pendanaan
1. 2. 3. 4. 5. 6. Menyiapkan/membuat proposal permohonan dana Menjalankan Proposal ke Instansi/ Donatur Berkoordinasi dengan bendahara Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) Mendata calon donator dan sponsor ship Menginformasikan jumlah/daftar donator/sponsor ship

Seksi Publikasi & Dokumentasi

1. Menyiapkan Alat Dokumentasi. 2. Mendokumentasikan seluruh kegiatan panitia (rapat, matur piuning, persiapan, saat kegiatan dan sesudah kegiatan) dalam foto dan video (movie maker). 3. Menyiapkan spanduk tema, dan spanduk lain yang diperlukan. 4. Membuat denah ruangan 5. Mendekorasi tempat pelaksanaan kegiatan. 6. Foto-foto kegiatan dijadikan satu dalam CD. 7. Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) 8. Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait.

Seksi Perlengkapan/Humas
1. Menyiapkan ruangan dan lokasi untuk rapat ataupun saat hari H 2. Meminta list perlengkapan dari masing-masing sie (maksimal seminggu setelah pembagian job description) dan kemudian mengumpulkannya menjadi satu untuk mempermudah dalam peminjamannya 3. Menerima dan menyiapkan perlengkapan yang diperlukan oleh sie lain 4. Menyiapkan alat/perlengkapan yang diperlukan selama kegiatan. 5. Mengembalikan alat dengan baik. 6. Meminta surat peminjaman tempat dan peminjaman alat dari Sekretaris dan mengirimkan surat tersebut. 7. Mengatur posisi perlengkapan saat pelaksanaan kegiatan 8. Datang lebih awal saat rapat dan kegiatan untuk menyiapkan tempat dan perlengkapan. 9. Mengumpulkan data-data berupa softcopy/hardcopy. 10. Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) 11. Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait. 12. Mengatur pengiriman surat-menyurat. 13. Mendata surat-surat apa yang akan dikirim dan ditujukan kepada siapa. 14. Mengirim surat-surat (dapat meminta bantuan dari sie yang lain hanya jika dirasa sangat diperlukan). 15. Menyebarkan SMS rapat maupun SMS kegiatan kepada seluruh panitia. 16. Menginformasikan mengenai rapat-rapat umum melalui facebook. 17. Mengkonfirmasi dan menyambut undangan yang hadir. 18. Mengumpulkan data-data berupa softcopy/hardcopy.

Seksi Komsumsi
1. Mengurus segala konsumsi peserta, pembicara serta panitia selama kegiatan berlangsung, terdapat 2 kali coffee break dan 1 kali makan siang. 2. Koordinasi dengan bendahara untuk pengeluaran uang 3. Menentukan tempat pemesanan konsumsi. 4. Memeriksa kelayakan dan kehigienisan konsumsi sebelum diberikan. 5. Menyediakan minimal air minum (air minum galon) disetiap rapat. 6. Berkoordinasi dengan pengurus inti dalam hal pemesanan konsumsi. 7. Mengumpulkan data-data berupa softcopy/hardcopy. 8. Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) 9. Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait.

Seksi Keamanan
1. Menyiapkan obat-obatan yang dirasa perlu. 2. Menyiapkan stand PP pada hari H.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Membawa surat permohonan keamanan dan berkoordinasi pihak terkait Menjaga situasi agar tetap dalam keadaan kondusif selama kegiatan. Menentukan dan membut denah parkir (panitia) Mengumpulkan data-data berupa softcopy/hardcopy. Menyusun rincian pengeluaran dana (RAB) Berkoordinasi dengan sie-sie lain yang terkait.

Seksi Transportasi
1. Memfasilitasi transportasi pembicara 2. Memfasilitasi transportasi semua sie panitia untuk antar jemput barang Mungkin jika diperlukan, melayani ticketing para pembicara atau peserta.

Mohon di tambah jika masih ada yang kurang dan kurangi jika ada yang berlebihan.. SALAM ARSITEKTUR