JOB DESCRIPTION PANITIA MUMAS XII HIMADIKSI

NO JABATAN TUGAS KETERANGAN TUGAS

1 KETUA PELAKSANA a. Bertanggung jawab pada  Menangani dan
seluruh kegiatan mengendalikan panitia
kepanitiaan dan acara secara keseluruhan
b. Memantau perkembangan  Memastikan tugas tiap
seluruh divisi divisi telah terlaksana
c. Memimpin rapat  Mengetahui
koordinasi panitia perkembangan tugas divisi
d. Mengadakan evaluasi panitia
setelah terlaksananya  Lobbying
kegiatan
e. Mengamati segala hal yang
tidak terduga (memahami
segala hal yang terjadi
dalam kepanitiaan)
f. Menjadi sosok inspirator
dan motivator bagi yang
lain
2 SEKRETARIS a. Membuat proposal  Bekerja mengacu pada
b. Membuat dan mengurus SOP Proposal dan LPJ
surat menyurat  Membuat surat perizinan
c. Mencatat hasil rapat kegiatan, perizinan
koordinasi tempat, penyewaan
d. Mengetik Laporan peralatan, undangan
Kegiatan (LK)  Menyusun proposal, LK,
e. Mengarsipkan dokumen dan LPJ
kegiatan (softfile dan
hardfile)
f. Mengetik Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ)
3 BENDAHARA a. Membuat rancangan  Bekerja mengacu ada SOP
anggaran bendahara
b. Mengalokasikan dana  Membuat rencana
dengan bijak dan efisien anggaran sesuai
c. Memegang seluruh bukti kebutuhan setiap divisi
pengeluaran  Mencatat semua uang
d. Membuat laporan masuk dan keluar
keuangan setelah kegiatan  Mencari informasi harga
berlangsung dan unit yang diperlukan
4 KESEKRETARIATAN a. Menangani pembuatan  Print nama tag panitia dan
pernak-pernik, peserta
berkoordinasi dengan PDD  Print presensi panitia,
b. Berkoordinasi dengan peserta dan rangkap
sekretaris mengenai sidang
presensi panitia, peserta,  Mengurus dan
dan rangkap sidang membagikan draft sidang
c. Bertanggung jawab atas termasuk memfotokopi
draft sidang dan presensi  Konsideran
peserta maupun panitia  Arcrylic fraksi
5 ACARA a. Membuat rundown dan  Menyusun rundown dan
susunan acara susunan acara
b. Membuat tema  Mengatur job description
berdasarkan konsep yang dan deadlinennya untuk
telah ada tiap divisi
c. Mensosialisikan konsep  Mengawasi tugas yang
acara pada seluruh divisi dilaksanakan tiap divisi
d. Menentukan job  Mengawasi
description setia divisi berlangsungnya acara agar
secara lebih rinci untuk sesuai dengan susunan
teknis kegiatan acara yang direncanakan
e. Memonitor tugas yang
telah dilaksanakan tiap
divisi
f. Bertanggung jawab
terhadap kelancaran acara
6 PDD a. Mendesign untuk  Design publikasi dan
keperluan publikasi, spanduk
spanduk, dan name tag  Design nametag.
b. Menentukan kemungkinan Berkoordinasi dengan
media publikasi yang ada kesekretariatan
c. Menentukan lokasi  Dekorasi tempat
publikasi berkoordinasi dengan
d. Memasang seluruh media divisi logistik
publikasi  Menyiapkan kamera untuk
e. Menentukan lokasi dan dokumentasi
memasang spanduk  Dokumentasi dapat
f. Menentukan dan berupa foto atau video
melakukan dekorasi
tempat
g. Mendokumentasikan
seluruh kegiatan yang
berlangsung
7 LOGISTIK a. Menyiapkan seluruh  Mencatat dan
perlengkapan divisi lain mempersiapkan peralatan
dalam satu tempat yang dan perlengkapan yang
aman akan diperlukan dan yang
b. Mempersiapkan peralatan akan disewa
dan perlengkapan yang  Berkoordinasi dengan
dibutuhkan oleh setiap divisi PDD mengenai
divisi pemasangan spanduk
c. Bertanggung jawab atas  Berkoordinasi dengan
seluruh peralatan dan divisi konsumsi mengenai
perlengkapan yang distribusi makanan dan
digunakan minunman
d. Membantu memasang
spanduk
e. Mendaftar barang-barang
yang akan disewa
8 KONSUMSI a. Membuat perhitungan  Merencanakan daftar
biaya konsumsi dengan konsumsi
 wajar dan bijak disesuaikan  Mencari tempat penyedia
dengan dana yang dimiliki makana yang sesuai
b. Berkoordinasi dengan dengan dana yang
penyedia makanan dianggarkan
c. Bertanggung jawab atas  Memperkirakan berapa
penyediaan dan kira-kira konsumsi yang
pendistribusian makanan dibutuhkan untuk panitia
atau minuman dan peserta
 Mendaftar konsumsi
tambahan berupa
makanan ringan seperti
permen, dll
9 HUMAS a. Berkoordinasi dengan  Memahami alur birokrasi
pihak-pihak terkait perizinan kegiatan
pelaksanaan kegiatan  Menghubungi pihak-pihak
b. Bertanggung jawab dalam terkait untuk perizinan
pendistribusian proposal, kegiatan dengan
surat perizinan, dan LPJ berkoordinasi terlebih
c. Mengurus segala hal dahulu dengan sekretaris
berkaitan dengan
hubungan ke luar
himpunan
10 MEDIS a. Membuat daftar obat yang  Mengawasi peserta
kira-kira diperlukan selama kegiatan
b. Bertanggung jawab berlangsung
menangani peserta yang  Melakukan perawatan
sakit selama kegiatan pada peserta yang sakit
berlangsung  Mengerti cara
memperlakukan pasien