Job Descriptions Panitia Pelaksana Perayaan Natal dan Tahun Baru MUKI 2022-2023

Pengarah:

Rincian tugas:
1. Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada panitia pelaksana
2. Memantau perjalanan kerja panitia pelaksana
3. Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan

Ketua :

Rincian tugas:
1. Mengkoordinasikan panitia
2. Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas - tugas kepanitiaan kepada panita yang
bersangkutan
3. Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan
4. Berkoordinasi dengan penanggungjawab (KSB DPW MUKI Bali)
5. Bertanggungjawab kepada penanggungjawab ( KSB DPW MUKI Bali)
6. Meminta laporan kepada coordinator sie
7. Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Wakil Ketua 1 & Wakil Ketua 2

Rincian tugas:
1. Membantu ketua dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pengurus dalam kegiatan
2. Menggantikan ketua jika berhalangan hadir saat rapat dan sekaligus sebagai pengganti
dalam memulai suatu rapat serta mengambil keputusan

Sekretaris:

Rincian tugas:
1. Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi
(termasuk menyiapkan tools yang diperlukan seperti stempel.meterai -jika diperlukan).
2. Berkordinasi dengan sie eksternal ke dinas pemerintahan terkait mengenai surat-surat yang
perlu disiapkan
3. Membuat proposal dan TOR kegiatan. TOR merupakan kepanjangan dariTerm of Reference
yang dalam Bahasa Indonesia berarti kerangka acuan kerja yang memiliki fungsi untuk
menjelaskan mengenai informasi suatu kegiatan atau acara mulai dari latar belakang, strategi,
capaian atau tujuan, manfaat, peserta, dan lainnya, yang akan dicantumkan dalam proposal
kegiatan.
4. Membuat LPJ kegiatan
5. Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal- hal yang berkaitan
dengan kepanitiaan seperti surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan
6. Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan
 7. membuat notulen pada setiap rapat panitia
8. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Wakil Sekretaris:

Rincian Tugas:
1. Membantu sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugas sekretaris
2. Menjaga dan merawat inventaris yang berkaitan dengan kegiatan
3. Berkordinasi serta membantu sekretaris panitia berkaitan dengan pengadaan surat-surat dan proposal
yang diperlukan

Benda hara:

Rincian Tugas

1. Bersama dengan ketua, sekretaris beserta coordinator sie merancang RAB Kegiatan
2. Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie; Bendahara Menerima dan
mengeluarkan uang dengan sistem 1 pintu. Keuangan tanpa melalui dan dari bendahara, berada
di luar tanggung jawab bendahara atau panitia
3. Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Wakil Bendahara

Rincian Tugas:
1. Membantu bendahara dalam melaksanakan tugas-tugas bendahara

Koordinator masing-masing sie

Rincian Tugas:
1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing-masing;
2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama anggota sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara tertulis dan menyerahkannya
kepeda sekretaris panitia
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia

Sie Eksternal /Protokoler

Rincian Tugas:
1. Berkoordinasi dengan Penanggung jawab untuk surat-surat ke dinas-dinas Pemprov Bali
2. Membuat list surat-surat ke dinas pemerintah terkait yang diperlukan untuk diserahkan kepada
sekretaris agar dibuatkan surat kepada dinas tsb.
3. Menjalin komunikasi dengan pemerintah terkait mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan.
4. Mengumpulkan informasi dari dinas pemerintah terkait mengenai hal-hal berkaitan dengan
kegiatan, serta hal-hal yang perlu disiapkan panitia dalam menyelenggarakan kegiatan, terutama
kegiatan yang melibatkan pemerintah, lalu meneruskankan kepada ketua panitia agar ketua
panitia bisa mendelegasikan kepada sie yang bersangkutan.

Sie Humas dan Dana

Rincian Tugas:
1. Memberikan informasi kepada publik, dan pihak-pihak terkait acara yang akan diselenggarakan
(gereja-gereja, STT, dan pihak-pihak yang perlu diinformasikan kegiatan yang akan
diselenggarakan)
2. Bekerja sama dengan sie publikasi , mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan dengan
berbagai cara-cara yang memungkinkan.
3. Mengurus segala komunikasi dengan pihak luar pada saat acara berlangsung.
4. Melakukan kegiatan penggalian dana dengan cara yang dianggap mungkin untuk dilakukan

Sie Dekorasi

Rincian Tugas:
1. Menentukan dekorasi yang akan digunakan saat kegiatan dilaksanakan
2. Berkordinasi dengan sie publikasi mengenai tema desain banner/flyer yang digunakan berkaitan
dengan kegiatan
3. Membuat desain name tag dan mencetak name tag panitia
4. mengatur dan menata ruangan tempat kegiatan
5. Memasang mareti publikasi onsite bersama dengan sie publikasi dan sie perlengkapan

Sie Sekretariat

Rincian Tugas :
1. Menjadi kontak person kegiatan pada flyer untuk peserta mendaftar
2. Mendata jumlah peserta yang ikut kegiatan
3. menyiapkan peralatan kesekretariatan yang diperlukan (Amplop,kertas, map, ATK, dll)
4. menyiapkan perlengkapan name tag panitia (tali dan tempat name tag, kordinasi ukuran name
tag dengan sie dekorasi)
Sie Keamanan

Rincian Tugas:
1. Menjaga keamanan kegiatan
2. Berkordinasi dengan pihak keamanan tempat berlangsungnya kegiatan

Sie Acara

Rincian Tugas
1. Menentukan petugas-petugas yang diperlukan saat kegiatan
2. Membuat Rundown Acara
3. Mengatur Pelaksanaan Acara

Sie Transportasi
Rincian Tugas
1. Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan.
Sie Akomodasi dan Perlengkapan
Rincian Tugas :

1. Mengecek kesiapan tempat yang akan digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan

2. Berkordinasi dengan sie sekretariatan mengenai jumlah peserta yang akan ikut kegiatan untuk
memastikan kapasitas tempat memadai
3. Menyiapkan semua perlengkapan (di luar alat-alat kesehatan) yang diperlukan saat kegiatan
berlangsung. (Sie perlengkapan berkordinasi dengan sie dekorasi mengenai perlengkapan yang
diperlukan)

Sie Konsumsi
Rincian Tugas
1. menyediakan dan mengatur konsumsi pada saat kegiatan berlangsung.

Sie Dokumentasi dan Publikasi

Rincian Tugas:
1. Membuat desain dan mencetak Flyer atau alat lain yang dibutuhkan untuk mempublikasikan acara
2. Bekerja sama dengan sie Humas dalam mempublikasikan acara
3. Membuat desain dan mencetak banner yang akan digunakan saat kegiatan berlangsung
(berkordinasi dengan sie dekorasi)
4. Mendokumentasikan setiap moment yang berkaitan dengan kegiatan mulai dari persiapan hingga
pelaksanaan kegiatan

Sie Musik dan Sound System

Rincian Tugas:
1. Mengatur petugas musik dan sound system saat kegiatan berlangsung
2. Mengatur dan menentukan sound system yang akan digunakan saat kegiatan berlangsung