NOTULENSI RAPAT PJ WEBINAR KWU

Jumat, 29 Oktober 2021

KEL. 1 (Sie. Acara, Sekretaris, Pembuat Proposal dan LPJ)

1. Membuat rundown acara plan a & b (disegerakan krn utk dicantumkan di proposal dan surat
pemateri)
2. Menentukan MC dan Moderator diprioritaskan dari anggota kel. 1 jika tdk ada yg bersedia cari
yang lain
3. Membuat teks MC dan Moderator
4. Menyusun proposal, jika sudah tentuin tanggal tema RD RAB untuk dicantumkan diproposal
(deadline senin, 01 nov 2021)
5. Membuat LPJ setelah selesai acara
6. Membuat surat undangan utk pemateri
7. Membuat surat menyurat lainnya (peminjaman alat, wifi, zoom, ruangan)
8. Membuat link pendaftaran (diujung link nya dicantumin link grup peserta supaya mereka lgsg
join)
9. Membuat link absensi (1x diakhir acara, disertai kritik saran dan kesan-pesan)
10. Membuat Ice Breaking (diambil 3 pemenang masing-masing 25k)
11. Menentukan pembaca doa
12. Menentukan time keeper
13. Menentukan cinderamata utk pemateri (jika sudah dapat infokan ke kel.2)
14. Menentukan penanya terbaik (2 org/pemateri)
15. Membuat tata tertib utk peserta

KEL. 2 (Sie. Logistik dan Sie. Perlengkapan)

1. Menyiapkan peralatan yang dibutuhkan (didata saja per kelompok membutuhkan alat apa aja)
2. Mengkoordinir peminjaman alat ke BAU, Prodi atau BEM (memakai surat peminjaman dibuat
oleh kel. 1)
3. Mengkoordinir dan menyiapkan ZOOM dari Prodi atau Kampus (memakai surat peminjaman
dibuat oleh kel. 1)
4. Mengkoordinir peminjaman ruangan (memakai surat peminjaman dibuat oleh kel. 1)
5. Menyiapkan cinderamata dan sertif+bingkai utk pemateri

KEL. 3 (Sie. Humas, Publikasi dan Dokumentasi)

1. Menghubungi pemateri (tanyakan ke bu Beda atau bu Prima terlebih dahulu), meminta materi,
poto dan CV ke pemateri.
2. Membuat BC
3. Membuat design pamflet acara (disertai logo thamrin dan poto pemateri)
4. Membuat virtual background zoom acara
5. Dokumentasi selama acara berlangsung screnshoot setiap pergantian acara
6. Membuat design  e-sertifikat
7. Mmebuat grup telegram utk peserta (link nya diatro di link pendaftaran)
8. Menyebarkan pamflet ke grup-grup organisasi kampus, share pamflet dan bc an nya
 9. Konfirmasi ke bu prima sama bu bedah, tentuin yg sambutan siapa aja

KEL. 4 (Keamanan, Host dan bekerjasama dengan Kelompok 2)

1. Menjadi operator (mengspotlight yang lagi bicara, mengacc peserta, mengontrol jika ada
participant yang suaranya bocor)
2. Mengumpulkan file-file seperti materi, CV pemateri, lagu Indonesia Raya, tatib, absensi, dll
yang akan di share screen dijadikan 1 file di google drive
3. Petugas keamanan ruangan (krn diruang rapat dibatasi orangnya dan agar steril dari suara
bising)
4. Petugas prokes, jadi utk tamu undangan, staff, pemateri, pengisi acara, dll jika ingin masuk
ruangan di cek suhu dan semprot handsanitizer terlebih dahulu
5. Dibutuhkan 4 orang (2 orang OP dan 2 orang keamanan diluar)

KEL. 5 (Bendahara dan Dana Usaha)

1. Bikin RAB (rencana anggara biaya)

2. Mendata keperluan apa saja dari setiap kelompok yang membutuhkan dana
3. Mencari dana utk keperluan webinar (sponsor sepertinya sulit, jalan terakhirnya patungan
seangkatan)
4. Rencana patungan 10k/orang dikasih batas waktu untuk pembayaran
5. Mengkoordinir patungan setiap kelas

NOTE : JIKA PERLU CONTOH SURAT ATAU DESIGN BOLEH MENGHUBUNGI ANAK HIMA