Peraturan Divisi Olahraga

1. Peraturan peminjaman alat di ruang Divisi Olahraga

List alat perlengkapan
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

Alat
Bola futsal
Bola voli
Raket bulutangkis
Rompi fulsal
Papan score
Papan catur
Shuttle cock
Sound
Ampli
Mixer
Kabel VGM
Net Voli
Bet pimpong
Bola pimpong

Jumlah
2
4
2
12
3
2
2
2
1
1
1
1
2
2

Peraturan :
1. Menghubungi anggota divisi olahraga terkait alat yang akan dipinjam.
2. Mengisi buku list peminjaman alat.
3. Waktu peminjaman maksimal 7 hari, jika peminjaman lebih dari hari maksimal segera
mempebarui peminjaman.
4. Jika alat yang di pinjam rusak/hilang, wajib mengganti sesuai dengan alat yang dipinjam.

SOP SEMINAR EKSTERNAL

BEM AKPER PEMKAB LUMAJANG
NO
1

TANGGAL

JOB DESCRIPTION DAN KEGIATAN

Ketua dan Wakil Ketua
1. Membuat proposal kegiatan dan
susunan panitia seminar
2. Konfirmasi kesediaan 3
pembicara informal
3. Mengajukan persetujuan direktur
4. Rapat koordinasi pertama dengan
bidang kemahasiswaan
5. Rapat koordinasi pertama dengan
semua panitia
6. Monitoring dan evaluasi
persiapan, pelaksanaan, dan
pertanggungjawaban kegiatan
7. Bertanggungjawab pada
kelancaran acara
8. Membuat laporan
pertanggungjawaban
Sekretaris
1. Membuat notulen rapat
2. Membuat daftar hadir rapat
panitia
3. Menyiapkan acara rapat
koordinasi
4. Menyiapkan surat kepada
pembicara
5. Mengatur surat keluar dan masuk
6. Membuat surat perizinan dan
peminjaman gedung
7. Surat peminjaman perlengkapan
8. Membuat surat undangan
9. Mengusulkan SKP pada PPNI
Jatim
10. Membuat laporan
pertanggungjawaban kegiatan
Bendahara
1. Membuat rencana anggaran
2. Mengatur dan
mendokumentasikan keluar
masuk uang
3. Re-cek rekening pembayaran
HTM

TARGET
1. 3 bulan sebelum acara
proposal sudah siap.
2. 2 bulan sebelum acara
3. 3 bulan sebelum acara
4. 1 bulan sebelum acara
setelah proposal acc.
5. 3 bulan sebelum acara
6. Sebelum, selama
pelaksanaan, dan
sesudah pelaksanaan.
7. Selama acara
berlangsung
8. Setelah kegiatan seminar

1.
2.
3.
4.
5.

Setiap rapat kegiatan.

Setiap rapat kegiatan.
1 bulan sebelum acara
2 bulan sebelum acara
Setiap akan mengirim
surat
6. 3 bulan sebelum acara
7. 2 bulan sebelum acara
8. 3 bulan sebelum acara
9. 3 bulan sebelum acara
10. Setelah kegiatan
seminar

1.
2.
3.
4.
5.
6.

3 bulan sebelum acara

Setiap transaksi
Setiap transaksi
Setiap transaksi
3 bulan sebelum acara
Setelah kegiatan

4. Bertanggungjawab terhadap
keluar masuknya uang
5. Menyiapkan honorarium
pembicara dan moderator
6. Membuat laporan
pertanggungjawaban keuangan
Sie Konsumsi
1. Mempersiapkan konsumsi rapat
besar dan rapat kecil
2. Mempersiapkan snack box dan
lunch box sesuai jumlah peserta,
panitia, Dishub, dan undangan
3. Mempersiapkan snack di ruangan
transit
4. Mempersiapkan snack di meja
undangan dan pembicara
5. Menyiapkan konsumsi gladi
bersih dan rapat panitia
6. Booking tempat prasmanan
7. Memastikan kesiapan
8. Membuat laporan
pertanggungjawaban konsumsi
Sie Keamanan
1. Membagi area parkir koor dengan
satpam
2. Mengatur tempat parkir dan
menjaga keamanan
3. Menjaga keamanan pintu masuk
atau keluar
4. Membuat laporan
pertnggungjawaban sie keamanan
Sie Perlengkapan
1. Booking gedung
2. Menyiapkan:
Sofa pembicara
Podium
Bendera BEM Akper dan
Merah Putih
LCD, layar, dan laptop
Meja-kursi MC dan IT
Meja-kursi undangan
Kursi peserta
Sewa sound system
Mic wireless
Meja-kursi terima tamu

seminar

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

1.
2.
3.
4.

Setiap rapat panitia

Waktu hari H
Waktu hari H
Waktu hari H
H-1 hari
H- 2 Bulan
H-2 Bulan
H+1 hari

H- 2 Bulan
Waktu hari H
Waktu hari H
H+ 1 hari

1. H-3 bulan
2. H-2 minggu
3. H- 3 bulan (pemesanan
diluar), H-2 minggu
(pemesanan di kampus)
4. Waktu hari H
5. Waktu hari H
6. Waktu Hari H
7. H-2 minggu
8. H+1 hari

 Meja-kursi sponsorship
Meja-kursi konsumsi
Genset
Kabel roll
Ruang transit
Sewa pickup
3. Mempersiapkan alat-alat
keperluan demonstrasi
(konfirmasi dengan pemateri)
4. Mempersiapkan peralatan sholat
5. Menjaga kebersihan ligkungan
(menghubungi pihak kebersihan)
6. Menjalankan microfon saat acara
Tanya jawab
7. Pinjam meja panjang BEM
8. Membuat laporan
pertanggungjawaban perkap
Sie Acara
1. Membuat susunan acara dan
konsultasi dengan pembicara,
direktur, panitia
2. Memastikan kesiapan tiga
pembicara dan moderator
3. Mempersiapkan materi yang akan
ditampilkan
4. Mempersiapkan CV tiga
pembicara dan moderator
5. Meminta materi seminar ke tiga
pembicara dan menyerahkan ke
sie secretariat
6. Menyiapkan door prize
(koordinasi dengan sie
sponsorship)
7. Memandu MC, IT, dan time
keeping
8. Mempersiapkan mic wireless
untuk peserta
9. Membuat laporan
pertanggungjawaban
Sie Sekretariat, Sponsorship, dan
Terima Tamu
1. Menyiapkan seminar kit (desain,
pesan ke percetakan,
pengemasan)
Materi seminar

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

H-3 Bulan
H-3 Bulan
H-1 bulan
H-1 bulan
H-1 bulan
H-1 bulan
Waktu hari H
Waktu hari H
H+1 hari

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

H-2 bulan
H-2 bulan
Setiap transaksi
Setiap transaksi
H-1 hari
Waktu hari H
H-2 bulan

Blocknote
Bolpoin
Map/ tas
Sertifikat (panitia, peserta,
pembicara, moderator)
2. Memesan cinderamata pemateri
3. Re-cek peserta dari luar (Ke
reseptionis)
4. Memastikan jumlah peserta
5. Menyiapkan daftar hadir peserta,
undangan dan staff dosen
6. Membagi seminar kid dan
sertifikat kepada peserta
7. Membuat proposal dan
memnghubungi sponsorship
8. Koordinasi dengan sie
perlengkapan untuk tempat stand
sponsorship
9. Membuat sertifikat atau tanda
terima kasih pada sponsorship
10. Mempersilahkan peserta dan
undangan ke tempat masingmasing sesuai dengan kode lokasi
11. Membuat laporan penanggung
jawaban
Sie Publikasi, Dekorasi dan
Dokumentasi
1. Merancang Layout
2. Menata dekorasi ruang:
- Bag drop (big banner)
- Taman
- Podium
- Sofa pembicara
- Meja Mc dan IT
- Kursi undangan
- Kursi pesrta
- Bendera (Bem,Akper dan
merah putih)
3. Membuat tiket untuk peserta
(Kuintansi tiga sobekan)
4. Membuat Id card panitia
5. Mendesain Big Benner, x benner
dan Poster
6. Mendesain cinderamata materi
7. Mempublikasikan kegiatan
seminar

8. H-1 bulan
9. H-2 bulan
10. Waktu hari H
11. H+1 hari

1. 3 bulan sebelum acara

2. H-1 acara
3. H-2 bulan sebelum
acara
4. H-2 bulan sebelum
acara
5. H-2 bulan sebelum
acara
6. H-1 bulan sebelum
acara
7. Selama kegiatan acara
8. H-1 bulan sebelum
acara
9. Selama kegiatan acara
10. Selama kegiatan acara
11. H-2 bulan sebelum
acara
12. H-1 minggu sebelum
acara

8. Menguhubungi perekam dan II

untuk demonstrasi
9. Mendokumentasikan setiap
kegiatan
10. Mempublikasikan acara kegiatan
11. Mengantar surat kepada materi
dan undangan
12. Mengantar surat kepada dishub
13. Menyebar brosur dan poster
14. Memastikan kehadiran pemateri
dan undangan
15. Meminta materi kepada
pembicara
16. Memastikan perlengkapan
demonstrasi
17. Memastikan kesanggupan
moderator
18. Membuat laporan penanggung
jawaban

13. H-2 bulan sebelum

acara
14. H-3 bulan sebelum
acara
15. H-1 bulan sebelum
acara
16. H-1 bulan sebelum
acara
17. H-3 bulan sebelum
acara
18. Setelah kegiatan acara