PANGKALAN TNI AU MULJONO

RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

PANDUAN
PENGELOLAAN LOGISTIK LABORATORIUM
RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
berkat rahmat dan karuniaNya, tim penyusun dapat menyelesaikan
Panduan Pengelolaan Logistik Laboratorium Rumah Sakit TNI AU
Soemitro.
Saat ini kebutuhan standar pelayanan menjadi hal yang sangat
penting, Panduan ini akan menjadi acuan bagi petugas untuk menjalankan
organisasi dalam pengelolaan logistik dalam pelayanan kesehatan kepada
pasien sesuai dengan batasan dan tanggung jawab Laboratorium Rumah
Sakit TNI AU Soemitro
Panduan ini agar senantiasa dapat menjaga mutu pelayanan yang
diberikan kepada pasien.
Kepada tim penyusun dan semua pihak yang telah berkontribusi di
dalam penyusunan panduan ini, kami menyampaikan terimakasih. Saran
serta kritik sangat kami harapkan untuk penyempurnaan dan perbaikan di
masa mendatang.
 PANGKALAN TNI AU MULJONO
RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

Nomor : Kep/ 155 / I / 2022

Tentang

PANDUAN LOGISTIK LABORATORIUM

DI RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

KEPALA RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

Menimbang : 1. Bahwa dalam rangka menyelenggarakan kegiatan

pelayanan laboratorium Rumah Sakit Soemitro yang
profesional berdasarkan standar prosedur, dipandang
perlu adanya pengaturan Pelayanan Laboratorium
secara optimal.
2. Bahwa untuk dapat melaksanakan point 1 (Satu)
dipandang perlu langkah-langkah dan kebijakan-
kebijakan untuk mencapainya.

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44

tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
2. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor :
1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar
Pelayanan Rumah Sakit.
 3. Kepmenkes RI No : 370/Menkes/SK/III/2007
Tentang Standar Profesi Ahli Teknologi
Laboratorium Kesehatan

MEMUTUSKAN

Menetapkan :
PANDUAN LOGISTIK LABORATORIUM RUMAH SAKIT TNI
AU SOEMITRO

Pertama : Memberlakukan kebijakan panduan logistik Laboratorium

Rumah Sakit TNI AU Soemitro sebagaimana terlampir dalam
Surat Keputusan ini.
Kedua : Mengamanatkan kepada seluruh pejabat struktural, fungsional
dan seluruh jajarannya untuk melaksanakannya sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Ketiga : Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan.
Keempat : Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam keputusan
ini akan diadakan peninjauan dan perbaikan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di Surabaya
pada tanggal 04 Januari 2022

Kepala Rumah Sakit TNI AU Soemitro,

dr. Yuli Nur Hidayati, Sp.A

Mayor Kes NRP 533180
PANGKALAN TNI AU MULJONO
RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

PANDUAN PENGELOLAAN LOGISTIK

LABORATORIUM RUMAH SAKIT TNI AU SOEMITRO

I. DEFINISI
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni proses
mengenai perencaan dari penentuan kebutuhan pengadaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi
atau alat lebih lanjut. Logistik diartikan bagian dari instansi yang
bertugas menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk
kegiatan operasional instansi dalam juamlah kualitas dan pada waktu
yang tepat (sesuai kebutuhan).
Manajemen sebagai proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
Manajemen Logistik Laboratorium adalah proses
perencanaan,pengorganisasian,pengkoordinasian dan pengontrolan
sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien untuk
menyediakan bahan maupun barang laboratorium setiap saat
dibutuhkan, baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang
dibutuhkan secara efisien.

II. RUANG LINGKUP

Panduan ini diterapkan dari Logistik farmasi kepada logistik
laboratorium, dan digunakan untuk kebutuhan seluruh bagian
Labortorium.
Pelaksana panduan ini adalah Petugas Logistik Laboratorium dan
seluruh bagian laboratorium yang membutuhkan bantuan logistik.
III. TATA LAKSANA MENEJEMEN LOGISTIK

1. Setiap akhir bulan bagian logistik melakukan Stock Opname

dan dicatat data pemakaian alat-alat dan reagensia instalasi
laboratorium.
2. Pengamprahan barang dilakukan dengan cara yang didasarkan
pada evaluasi pemakaian bulan sebelumnya.
3. Setelah membuat nota dinas, Kepala laboratorium
mengevaluasi data distributor sesuai dengan Protap Kualifikasi
dan Evaluasi Distributor Farmasi dan juga sesuai kebutuhan.

4. Jika disetujui maka dapat segera dikirim nota dinas pemesanan

tersebut kepada Suplier dengan melihat data pada formulir daftar
distributor barang medis.
5. Jika ada barang pesanan lab yang kosong/ Lot baru Rekanan
menghubungi koordinator Lab untuk memberikan informasi akan
kondisi barang.
6. Jika ada kekosongan barang pada rekanan dalam periode waktu
tertentu maka kepala laboratorium dapat melakukan pemesanan
barang pada Distributor / Supplier yang lain agar sirkulasi
administrasi dan pelayanan laboratorium tidak terhambat dan
dapat dilihat pada Formulir daftar distributor barang medis.
7. Barang-barang kebutuhan laboratorium yang datang dicatat
pada buku barang datang dicocokan dengan:
a. Tanggal permintaan
b. Asal Distributor
c. Nama barang/reagensia
d. Jumlah/volume barang laboratorium
e. Komposisi dan syarat penyimpanan yang tertera pada Kulit
reagensia
f. Tanggal kadaluarsa barang
g. No Lot dan no reg baran
 8. Petugas laboratorium yang menerima barang datang,
menandatangani faktur dan mencatat semua datanya serta
menambahkan nama terang pada Barang yang datang tersebut
disimpan pada suhu dan tempat yang telah ditentukan dan barang
yang baru datang ditempatkan pada rak sebelah dalam / bawah
untuk keteraturan penggunaannya.
9. Setiap mengambil/ menggunakan barang-barang tersebut wajib
menuliskan tanggal pengambilan dan jumlah yang diambil untuk
dapat memantau barang secara berkala pada buku stok.

10. PRINSIP MANAJEMEN LOGISTIK

A. Perencanaan usulan permintaan reagen

a. Membuat perencanaan

b. Menuangkan perencanaan usulan permintaan reagen tersebut dalam

nota dinas

c. Pengecekan saat reagen datang

B. Sistem permintaan reagen, alkes dan barang

a. Jadwal pelayanan pendistribusian reagen dan alkes dengan logistik

farmasi

b. Jadwal pelayanan pendistribusian barang ATK, cetak dan kebersihan di

perlengkapan

B. Pemantauan kondisi-kondisi yang mempengaruhi penyimpanan

reagen, alkes dan barang

a. Pemantauan suhu lemari Es/Refrigerator dan Sukis

b. Pemantauan suhu Freezer

c. Pemantauan suhu ruangan

d. Pemantauan penempatan reagen

C. Pendistribusian reagen, alkes dan barang sesuai kebutuhan di Instalasi

Laboratorium Patologi Klinik

a. Penggunaan reagen di Instalasi Laboratorium Patologi Klinik

E. Penanganan bila terjadi kekosongan reagen di laboratorium

F. Pengelolaan reagen, alkes dan barang

a. Pengelolaan perbekalan dan penyimpanan reagen, alkes dan barang

yang mendekati kadaluarsan

b. Pengelolaan perbekalan dan penyimpanan reagen , alkes dan barang

yang kadaluarsa/rusak

c. Pengembalian reagen yang kadaluarsa/rusak

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

A. Perencanaan Usulan permintaan reagen, alkes dan barang

a. Membuat Perencanaan

Koordinator mencatat penghitungan stok reagen dan pemakaian reagen

perbulan sebagai dasar penentuan jumlah pesanan reagen pertriwulan.

b. Menuangkan perencanaan usulan permintaan reagen tersebut dalam

nota dinas.

Koordinator logistik Membuat nota dinas perencanaan usulan permintaan

reagen yang ditunjukkan kepada KaJangKes dan tembusan Kepala Unit
Farmasi up. Logistik dan arsip. Yang ditandatangani oleh Kepala Unit
Laboratorium Patologi Klinik.

Pengecekan saat reagen datang

Saat distributor mengirim reagen di logistik farmasi, maka yang harus
dilakukan koordinator logistik adalah mencocokkan dan mencatat : nama
reagen dan barang, tanggal datang reagen, tanggal expired reagen,
jumlah reagen. Memasukkan semua data reagen, alkes dan barang yang
datang ke program inventori Rumah Sakit Soemitro dan dilakukan
pencatatan di kartu stok masing-masing barang.

B. Sistem permintaan reagen, alkes dan barang

a. Jadwal pelayanan pendistribusian reagen dan alkes dari logistik farmasi

dan bidang perlengkapan

Pelaksana kegiatan : Koordinator logistik laboratorium, PRS laboratorium,

petugas logistik farmasi, petugas bagian perlengkapan.

Waktu Pelaksanaan :

- Setiap hari Senin dan Kamis untuk reagen di logistik farmasi

- Setiap tanggal 15 – 20 untuk barang di bagian perlengkapan

b. Pemantauan kondisi –kondisi yang mempengaruhi penyimpanan

reagen, alkes dan barang

a. Pemantauan suhu lemari es/refrigerator

Analis melakukan kegiatan pengecekan setiap hari

Cara pelaksanaan kegiatan :

- Mengecek suhu yang tertera di termometer didalam lemari es

- untuk suhu lemari es/refrigerator dan Sukis antara 2oC – 8oC

- Suhu yang tertera dicatat pada form pengecekan suhu

- Pengecekan suhu lemari es dilakukan setiap hari ( pagi dan malam )

termasuk hari libur yaitu
b. Pemantauan suhu freezer

Analis melakukan kegiatan pengecekan setiap hari

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Mengecek suhu yang tertera di termometer didalam freezer

- untuk suhu freezer antara < 0oC

- Suhu yang tertera dicatat pada form pengecekan suhu

- Pengecekan suhu freezer dilakukan setiap hari ( pagi dan malam )

termasuk hari libur

d. Pemantauan suhu ruangan

Analis melakukan kegiatan pengecekan setiap hari

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Mengecek suhu yang tertera di termometer diruangan

- untuk suhu ruang antara 16oC – 27oC

- Suhu yang tertera dicatat pada form pengecekan suhu

- Pengecekan suhu ruangan dilakukan setiap hari (pagi dan malam )

termasuk hari libur yaitu :

e. Pemantauan penempatan reagen

Koordinator Logistik Laboratorium melakukan pemantauan penempatan

reagen Setiap saat

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Pada saat penerimaan reagen, alkes dan barang dilakukan pengecekan

(nama reagen, jumlah barang dan masa kadaluarsa )

- Melakukan pencatatan pada kartu stok barang dan program inventory

laboratorium
- Reagen, alkes dan barang yang telah diterima disimpan sesuai dengan
suhu yang dibutuhkan reagen tersebut :

- Lemari Es dan Sukis : 2oC – 8oC

- Suhu Freezer : < 0oC

- Suhu kamar : Ruang AC 26oC – 27oC

C. Pendistribusian Reagen, alkes, dan barang sesuai kebutuhan di

laboratorium Patologi Klinik

a. Penggunaan Reagen di laboratorium Patologi Klinik

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- laboratorium melakukan permintaan reagen, alkes, dan barang

perlengkapan ke logistik dengan mencatat pada form permintaan.

- Logistik laboratorium memberi jawaban dan mendistribusikan reagen,

alkes dan barang perlengkapan ke tiap-tiap unit kerja (Hema, Kimia Klinik,
Urinalysis, Immunologi dan Bank Darah ) dengan dilandasi FIFO (First In
First Out) dan FEFO (First Expired First Out), dimana masing masing
reagen ditandai dengan label warna (label warna merah ED (Expaired
Date) < 1 bulan lagi, label warna kuning ED < 1 tahun lagi dan label warna
hijau ED > 1 tahun atau lebih. Reagen dengan expaired paling pendek
dikeluarkan terlebih dahulu.

Reagen dengan Expaired Date kurang dari 3 bulan dilakukan retur

- Logistik laboratorium melakukan pencatatan pada kartu stok dan

inventori setiap keluar masuknya reagen, alkes dan barang perlengkapan.

- Bagi tiap unit kerja saat membuka reagen baru harus melakukan
pencatatan pada kartu pemakaian barang.
D. Penanganan bila terjadi kekosongan reagen di laboratorium

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Apabila ditemukan adanya kekosongan reagen di logistik laboratorium

Patologi Klinik maka petugas logistik segera menghubungi koordinator
pembekalan farmasi untuk menghubungi pihak distributor yang sudah ada
kerjasama dengan Rumah Sakit Soemitro.

- Apabila pihak distributor tidak bisa menyediakan reagen untuk

pemeriksaan lalboratorium tertentu, maka parameter pemeriksaan
laboratorium tersebut akan dirujuk ke laboratorium luar yang kerjasama
dengan Rumah Sakit Soemitro.

E. Pengelolaan reagen, alkes dan barang kadaluarsa

a. Pengelolaan perbekalan dan penyimpanan reagen yang mendekati

kadaluarsa

Cara Pelaksanaan kegiatan :

1. Petugas Logistik Instalasi laboratorium Patologi klinik

- Melakukan pencatatan perbekalan reagen laboratorium Patologi Klinik

yang mendekati kadaluarsa

- Serta melaporkan kepada kepala Instalasi laboratorium Patologi Klinik

dan logistik farmasi bahwa reagen tersebut mendekati kadaluarsa, untuk
mendapat penyelesaian lebih lanjut.

2. Petugas logistik farmasi akan melakukan koordinasi dengan pihak

distributor reagen bisa dilakukan retur reagen yang masih mendekati
kadaluarsa dan masih utuh

b. Pengelolaan perbekalan dan penyimpanan reagen yang kadaluarsa

dan rusak.
Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Petugas logistik laboratorium Klinik melakukan pencatatan perbekalan

reagen yang telah kadaluarsa/rusak

- Petugas logistik laboratorium Klinik menyediakan tempat /area khusus

untuk menyimpan perbekalan reagen yang telah kadaluarsa/rusak,
dimana harus terpusat dari perbekalan reagen yang belum kadaluarsa

- Mengembalikan ke logistik farmasi bila reagen tersebut sudah

dinyatakan kadaluarsa.

c. Pengembalian reagen yang kadaluarsa atau rusak kelogistik farmasi

Cara Pelaksanaan kegiatan :

- Reagen yang sudah dinyatakan kadaluarsa/rusak dilakukan pencatatan

dibuku pengembalian oleh petugas logistik laboratorium Klinik.

- Kemudian dikembalikan ke bagian logistik farmasi untuk dilakukan

tindakan lebih lanjut.