PETUNJUK TEKNIS PELAKSANAAN DIKLAT

 Pembagian penanggung jawab setiap Divisi Kepanitiaan / Tim Kerja

1. Sub Koordinator melakukan rapat internal
2. Membagi penanggung jawab tiap Divisi Kepanitiaan
 Pembentukan Panitia Kegiatan
1. Melakukan rapat dengan Pimpinan BKPSDMD Kota Parepare
- Menentukan jadwal dan tempat pelaksanaan kegiatan
- Menentukan materi yang akan dibawakan pada kegiatan
- Menentukan narasumber kegiatan
- Menentukan Tema kegiatan
2. Pembentukan Panitia
- Pembina
- Penelaah
- Sekretaris
- Ketua
- Penanggung Jawab
- Anggota
3. Divisi Kepanitiaan/Tim kerja
a. Sekretariat
1) Surat Permintaan peserta ke SKPD
2) Menerima Usulan peserta dari setiap SKPD
3) Mencermati dan Merekap nama peserta
4) Surat terkait kesediaan Narasumber (sebelumnya ada pemberitahuan
lisan)
5) Surat peminjaman ruangan (Jika dilaksanakan pada instansi
pemerintahan)
6) Surat terkait kesediaan Walikota menghadiri kegiatan
7) Surat pemanggilan peserta
8) Surat permohonan MC, Naskah sambutan dan fasilitasi pada bagian
umum dan protokol Sekretariat Daerah Kota
b. Acara
1) Menghubungi Narasumber terkait kesediaan menjadi Narasumber
2) Membuat rundown acara kegiatan
3) Menyiapkan segala alat dan perlengkapan acara
 a) Absensi Pagi dan Siang
b) Laptop
c) Proyektor dan layar
d) Kabel HDMI,AUX dan Stop Kontak
e) Sound system
f) Menyiapkan Lagu Indonesia Raya,Satu Nusa Satu Bangsa,
Padamu Negeri dan Hymne Pamong
g) Dirjen
h) Laporan Panitia
i) Teks Doa
j) ATK (Map, Gunting, Selotip,Pulpen dsb)
4) Melakukan pengecekan tempat dengan jadwal kegiatan
5) Memastikan dan mengatur tempat telah siap digunakan H-1 sebelum
kegiatan
c. Publikasi dan Dokumentasi
1) Membuat desain banner dan sertifikat peserta
2) Membuat Link pengisian sertifikat
3) Mendokumentasikan setiap bentuk persiapan dan kegiatan
4) Mempublikasikan setiap dokumentasi dengan berkoordinasi
dengan seluruh tim Sub Koordinator Diklat
5) Menayangkan kegiatan melalui live streaming pada akun
BKPSDMD
d. Konsumsi
1) Memastikan jumlah peserta kegiatan
2) Mengkoordinasikan pihak penyedia konsumsi terkait
waktu dan jumlah paket konsumsi
3) Menyiapkan konsumsi khusus Walikota dan Narasumber
4) Memastikan Konsumsi tiba 30 menit sebelum waktu
Break dan makan siang
5) Menyiapkan dan memastikan konsumsi kegiatan terpenuhi
 Persiapan kegiatan
1. Memproses segala persuratan yang diperlukan pada Pendidikan dan Pelatihan
2. Panitia mengecek dan memastikan seluruh persiapan telah disiapkan
3. Memastikan kesiapan peserta dalam mengikuti Pendidikan dan pelatihan
4. Menentukan Pemateri dan Moderator, Waktu, dan Tempat Pendidikan dan pelatihan
 5. Melakukan Rapat untuk Peninjauan Tugas dan tanggung jawab Pendidikan dan pelatihan
6. Peninjauan Tempat Pendidikan dan Pelatihan
7. Menyebarkan Informasi Pendidikan dan Pelatihan
8. Anggota sub koordinator diklat harus hadir di tempat satu jam lebih awal dari waktu
yang telah ditetapkan
9. Mempersiapkan segala hal yang berkaitan dengan kajian
 Kegiatan
1. Melakukan absensi kehadiran Panitia dan Peserta
2. Memastikan kehadiran seluruh anggota
3. Memastikan seluruh kegiatan berjalan sesuai jadwal
4. Foto Bersama
 Setelah kegiatan
1. Melakukan evaluasi harian (Hari pertama, kedua dst,)
2. Evaluasi kepanitiaan Pendidikan dan Pelatihan
3. Membuat laporan Monitoring dan Evaluasi Pendidikan dan Pelatihan
4. Membuat Laporan hasil kegiatan Pendidikan dan Pelatihan
 DAFTAR PEMANTAUAN PELAKSANAAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Keterangan

Penanggung
Jangka
Waktu

Jawab

Selesai

Belum
No. Kegiatan

I Sekretariat
1. SK Penetapan panitia
2. Surat Permintaan peserta ke SKPD
3. Menerima Usulan peserta dari setiap SKPD
4. Mencermati dan Merekap nama peserta
5. Surat terkait kesediaan Narasumber (sebelumnya ada
pemberitahuan lisan)
6. Surat peminjaman ruangan (Jika dilaksanakan pada
instansi pemerintahan)
7. Surat terkait kesediaan Walikota menghadiri kegiatan
8. Surat pemanggilan peserta
9. Surat permohonan MC, Naskah sambutan dan fasilitasi
pada bagian umum dan protokol Sekretariat Daerah Kota
II Acara
1. Menghubungi Narasumber terkait kesediaan menjadi
Narasumber
2. Membuat rundown acara kegiatan
3. Menyiapkan segala alat dan perlengkapan acara
a. Absensi Pagi dan Siang
b. Laptop
c. Proyektor dan layar
d. Kabel HDMI,AUX dan Stop Kontak
e. Sound system
f. Menyiapkan Lagu Indonesia Raya,Satu Nusa Satu
Bangsa, Padamu Negeri dan Hymne Pamong
g. Dirjen

h. Laporan Panitia
i. Teks Doa
j. ATK (Map, Gunting, Selotip,Pulpen dsb)
4. Melakukan pengecekan tempat dengan jadwal kegiatan
5. Memastikan dan mengatur tempat telah siap digunakan
H-1 sebelum kegiatan
 6. Training Kit peserta (kegiatan tertentu)
III Publikasi dan Konsumsi
1. Membuat desain banner dan sertifikat peserta
2. Id Card Peserta
3. Membuat Link pengisian sertifikat
4. Mendokumentasikan setiap bentuk persiapan dan kegiatan
5. Mempublikasikan setiap dokumentasi dengan
berkoordinasidengan seluruh tim Sub Koordinator Diklat
6. Menyiapkan kebutuhan untuk live streaming kegatan
pada akun sosial media BKPSDMD
IV Konsumsi
1. Memastikan jumlah peserta kegiatan
2. Mengkoordinasikan pihak penyedia konsumsi terkait
waktu dan jumlah paket konsumsi
3. Menyiapkan konsumsi khusus Walikota dan Narasumber
4. Memastikan Konsumsi tiba 30 menit sebelum waktu
Break dan makan siang
5. Menyiapkan dan memastikan konsumsi kegiatan
terpenuhi
V Post Kegiatan
1. Melakukan evaluasi harian (Hari pertama, kedua dst,)
2. Evaluasi kepanitiaan Pendidikan dan Pelatihan
3. Membuat laporan Monitoring dan Evaluasi Pendidikan
dan Pelatihan
4. Membuat Laporan kegiatan pelaksanaan kegiatan
Tambahan pada Diklat tertentu
Ujian dan Sertifikasi Barang dan Jasa
I Sekretariat
1. SK Kepala Badan Tenaga Pengajar. Pendamping,
Narasumber dan Pengawas Ujian
2. Surat Permohonan Fasilitasi pelaksanaan pelatihan
(Classroom/Ujian)
3. Peminjaman Ruangan laboratorium
4. Surat tugas peserta
II Sarana dan Prasarana
1. Memastikan spesifikasi Komputer/laptop sesuai
2. Genset
3. Jaringan/ Access Point
4. Layout Ruangan
5. Denah Ruangan
 6. Kecepatan Internet
7. CCTV Pada ruangan
8. Printer
9. Foto Tim IT
Pelatihan Latsar CPNS
I Sekretariat
1. Melakukan Pemetaan Calon Peserta (Nama,NIP, TTL,
Jenis Kelamin, Agama, Pangkat/golongan, Instansi)
2. Melakukan Pertemuan/pembekalan dengan pihak
penyelenggara
3. Mempersiapkan MoU dengan pihak penyelenggara
4. Menetapkan jadwal pelaksanaan dan jumlah peserta
5. Mengajukan Ijin penyelenggaraan kepada pihak
penyelenggara
6. Menyusun jadwal harian berdasarkan master jadwal
7. Membuat SK Penyelenggaraan
8. Menyampaikan surat permintaan penunjukan mentor
kepada SKPD
9. Merekap daftar nama mentor
II Acara
1. Melakukan Gladi resik pembukaan/penutupan
2. Menyusun agenda pembukaan/penutupan
3. Pengantar dari MC
4. Menyanyikan lagu indonesia raya
5. Pembacaan Doa
6. Laporan Penyelenggaraan
7. Sambutan
8. Penyematan/pelepasan tanda peserta
9. Pembacaan Janji peserta/Ikrar pamong
 Keterangan

Penanggung
Jangka
Waktu

Jawab

Selesai

Belum
No. Pelaksanaan Webinar

1 Menentukan Tema
2 Menentukan waktu pelaksanaan
3 Menentukan Narasumber
4 Menetukan MC Sekaligus sebagai moderator
5 Menyusun Rundown Acara
6 CV Narasumber
7 Alat dan Bahan dukung
a. Pamflet sebaran
b. Link Pendaftaran
c. Link Absensi
d. Template Sertifikat
e. Akun Zoom Pro
f. Webcam
TATA TERTIB WEBINAR
1 Pada pelaksanaan webinar peserta hadir 15 menit sebelum waktu yang ditentukan
Peserta melakukan PENGATURAN NAMA dengan ketentuan:
2 FORMAT : Singkatan SKPD/Cabdin/UPT_Nama
Contoh : BKPSDMD_Ulfa
Host akan mematikan suara/Audio seluruh peserta selama sesi pemaparan Narasumber
3 dan Host akan kembali menyalakan audio bagi peserta yang mengajukan pertanyaan
secara langsung dengan “raise hand” dan akan dipilih oleh Moderator
Peserta diberikan kesempatan bertanya 1x dengan ketentuan menuliskan pada menu
4
“chat”atau secara langsung dengan “Raise hand” dan akan dipilih oleh Moderator
5 Peserta menggunakan pakaian yang rapi dan sopan
6 Peserta DIWAJIBKAN untuk mengisi daftar hadir sesuai form yang telah disediakan
Peserta diharapkan menggunakan Virtual Background sebagai latar belakang yang
7
telah disediakan penyelenggara
Peserta diharapkan mengikuti seluruh rangkaian acaradengan khidmat dan tertib,
8 serta seluruh rangkaian acara akan direkam dan disimpan oleh panitia sebagai bentuk
pertanggungjawaban