LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

Lampiran 1. Laporan Kegiatan Minggu Ke-1

a. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi – Kegiatan No.1
Judul Kegiatan No.1 Melakukan konsultasi dengan Kepala Seksi Layanan Data,
Statistik dan Aplikasi Informatika selaku mentor tentang
pembuatan media penyimpanan digital dokumen statistik
sektoral
Tanggal 25 September 2023
Pelaksanaan
Kegiatan
Daftar Lampiran 1. Screenshot percakapan WhatsApp untuk janji temu mentor
Bukti
2. Lembar Catatan Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor
Kegiatan/Evidence
3. Foto kegiatan saat meminta persetujuan tahapan kegiatan
dengan mentor
4. Lampiran Persetujuan dari Mentor mengenai tahapan
kegiatan di rancangan aktualisasi

Uraian Kegiatan yang di Laksanakan :

Keterkaitan Nilak a. Tahap Kegiatan 1 : Membuat Janji Temu dengan Mentor
Ber-AKHLAK
Sebelum melakukan konsultasi dengan mentor saya terlebih
dahulu membuat jadwal janji temu dengan mentor melalui
WhatsApp untuk memastikan apakah beliau memiliki waktu
untuk konsultasi terkait kegiatan aktualisasi yang akan
dilakukan supaya jadwal konsultasi tidak bentrok dengan
jadwal kegiatan mentor saya.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

1. Akuntabel :
Saya telah membuat jadwal konsultasi dengan kepala seksi
layanan data, statistik dan aplikasi informatika selaku mentor
dengan penuh tanggung jawab agar mentor menyisihkan
waktu untuk konsultasi sehingga tidak bentrok dengan
kegiatan mentor dalam melakukan pekerjaannya.
2. Kolaboratif :
Dalam hal ini saya telah berkerja sama dengan mentor dengan
diawali membuat jadwal janji temu untuk konsultasi terkait
tahapan kegiatan pada kegiatan aktualisasi.
3. Kompeten:
Saya bersemangat dan bertidak proaktif dalam membuat
jadwal janji temu dengan mentor supaya diperoleh hasil
konsultasi yang efektif,efesien dan produktif.

b. Tahap Kegiatan 2 : Menyiapkan bahan konsultasi dengan

Kepala seksi Layanan Data, Statistik dan Aplikasi
Informatika selaku Mentor
Sebelum melakukan konsultasi dengan mentor saya terlebih
dahulu menyiapkan bahan konsultasi sehingga pertemuan
akan berlangsung efektif dan mempermudah penyampaian ide
dan gagasan saat konsultasi dengan mentor supaya diperoleh
hasil yang diinginkan.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

1. Akuntabel :
Penulis berupaya menjalankan tugas secara Professional
dalam hal ini dalam melaksanakan Aktualisasi untuk
mengoptimalisasi penyimpanan digital dokumen statistik
sektoral dimana dalam tahap awal ini salah satunya dalam
bentuk menyiapkan bahan berupa tahapan kegiatan
aktualisasi dalam pembuatan media digital agar pembuatan
media digital berbasis web ini bisa lebih terstruktur.
2. Kompeten :
Penulis akan mencari beberapa referensi dalam proses
menyiapkan bahan konsultasi yangmerupakan bentuk Penulis
untuk terus meningkatkan ilmu dan pengetahuan, supaya
kemampuan Penulis dapat meningkat karena menerima
masukan dan saran dari Mentor dan Coach selaras dengan
tujuan dari penerapan nilai ini yaitumeningkatkan kompetensi
penulis dalam menjalankan tugas dan fungsi dalam hal ini yaitu
melakukan rancangan Optimalisasi Penyediaan Informasi
Kepegawaian.

c. Tahapan Kegiatan 3 : Melakukan konsultasi dengan

Mentor mengenai Tahapan Pelaksanaan kegiatan
aktualiasasi untuk digitalisasi penyimpanan dokumen
statistik sektoral pada seksi layanan data, statistik dan
aplikasi informatika
konsultasi dilakukan agar penulis mendapatkan masukan dan
saran dari mentor selaku atasan yang tentunya lebih
memahami terkait isu ataupun masalah yang sedang terjadi di
seksi layanan data, statistik dan aplikasi informatika sehingga
diperoleh rancangan tahapan kegiatan yang efektif dan efesien
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

1. Loyal:
Saya telah berkomitmen dan berdedikasi dalam proses
konsultasi terkait pembuatan penyimpanan media digital
dokumen statistik sektoral berbasis web pada seksi layanan
data, statistik dan aplikasi informatika dinas komunikasi dan
informatika kota Tebing Tinggi.
3. Harmonis :

Saya berinteraksi dengan sopan dan menjunjung tinggi etika

untuk membangun lingkungan kerja yg kondusif ketika
berdiskusi dengan mentor agar tercapai optimalisasi
penyimpanan digital dokumen statistik sektoral

Tahapan Kegiatan 4 : Meminta persetujuan Mentor

mengenai Tahapan Pelaksanaan kegiatan aktualiasasi
untuk digitalisasi penyimpanan dokumen statistik sektoral
pada seksi layanan data, statistik dan aplikasi informatika
Setelah melakukan proses konsultasi mengenai tahapan
rancangan kegiatan aktualisasi selanjutnya adalah saya
meminta persetujuan dan izin mentor atas pelaksanaan
tahapan kegitatan aktualisasi yang telah disepakati tersebut.
1. Kolaboratif :

dalam meminta persetujuan dengan mentor saya bersikap

terbuka dan siap bekerja sama demi tercapainya tujuan
pembuatan media digital penyimpanan dokumen statistik
sektoral pada seksi layanan data, statistik dan aplikasi
informatika dinas komunikasi dan informatika kota Tebing Tingi
Teknik Aktualisasi a. Tahap Kegiatan 1 : Membuat Janji Temu dengan Mentor
yang digunakan dan
bukti fisik
kegiatan/Evidence

Gambar 1. Screenshot WhatsApp untuk janji temu

b. Tahapan Kegiatan 2 : Menyiapkan bahan konsultasi dengan

Kepala seksi Layanan Data, Statistik dan Aplikasi
Informatika selaku Mentor.

Gambar 2. Daftar Saran dan Masukan Mentor terhadap Susunan Tahapan Kegiatan
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

c. Tahapan Kegiatan 3 : Melakukan konsultasi dengan Mentor

mengenai Tahapan Pelaksanaan kegiatan aktualisasi
untuk digitalisasi penyimpanan dokumen statistik sektoral
pada seksi layanan data, statistik dan aplikasi informatika

Gambar 3. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan mentor terkait Tahapan Kegiatan

aktualisasi
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

d. Tahapan Kegiatan 4 : Meminta persetujuan mentor mengenai

Tahapan Pelaksanaan kegiatan aktualiasasi untuk
digitalisasi penyimpanan dokumen statistik sektoral pada
seksi layanan data, statistik dan aplikasi informatika

Gambar 4. Lembar persetujuan mentor terkait Tahapan Kegiatan aktualisasi

 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

Deskripsi Proses Tahapan kegiatan 1: Membuat janji temu dengan Mentor

dan Kualitas Produk Pada tanggal 24 september saya menghubungi mentor melalui
Kegiatan WhatsApp untuk menentukan jadwal janji temu untuk menghindari
kesalahan waktu, atau menghindari waktu yang terbuang dengan
sia-sia karena sebelumnya tidak ada janji yang dibuat dengan
jelas. penulis bertanya dan meminta izin kesediaan waktu kepada
mentor untuk melakukan konsultasi terkait tahapan kegiatan
aktualisai pembuatan media digital penyimpanan dokumen yang
akan digunakan. Penulis bertanya dengan bahasa yang sopan
dan santun ketika menghubungi mentor melalui media whatsapp
untuk waktu konsultasi pada mentor

Kualitas Produk : Tersedianya screenshot percakapan whatsApp

Tahapan kegiatan 2: Menyiapkan bahan konsultasi dengan

Kepala seksi Layanan Data, Statistik dan Aplikasi Informatika
selaku Mentor

pada tanggal 24 September 2023 saya menyiapkan bahan

konsultasi dan semua detail penting sebelumnya agar proses
konsultasi berlangsung secara efektif dan efesien dan membantu
tercapainya tujuan konsultasi. Suatu pertemuan disebut efektif
dan efisien apabila dapat mencapai tujuan yang telah disepakati
dengan waktu yang singkat. Penulis mengidentifikasi dan memilih
tujuan yang tepat dan langkah-langkah tindakan yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan tersebut. Ada dua hal yang penting yaitu
menetapkan tujuan konsultasi dan tindakan-tindakan yang
dibutuhkan.

Kualitas Produk : Tersedianya lembaran bahan konsultasi

dengan Mentor
 Tahapan kegiatan 3: Melakukan konsultasi dengan Mentor
mengenai Tahapan Pelaksanaan kegiatan aktualisasi untuk
digitalisasi penyimpanan dokumen statistik sektoral pada
seksi layanan data, statistik dan aplikasi informatika.

Penulis menjelaskan dengan sopan dan ramah kepada

mentor tentang isu yang akan diangkat dan tahapan kegiatan
yang dilakukan untuk optimalisasi penyimpanan dokumen statistis
sektoral melalui pembuatan media digital berbasis web yang akan
digunakan untuk aktualisasi. Penulis juga menunjukkan draft
lembar tahapan kegiatan dan meminta dukungan dan saran dari
mentor agar pelaksanaan aktualisasi dapat berjalan secara
optimal
Kualitas Produk : Tersedianya lembar dokumentasi kegiatan
konsultasi dengan mentor

Tahapan kegiatan 4: Meminta persetujuan mentor mengenai

tahapan pelaksanaan kegiatan aktualiasasi untuk digitalisasi
penyimpanan dokumen statistik sektoral pada seksi layanan
data, statistik dan aplikasi informatika
Setelah melakukan diskusi terkait isu dan tahapan kegiatan
aktualisasi untuk pembuatan media digital berbasis website untuk
penyimpanan dokumen statistik sektoral dan menyepakati setiap
kegiatan yang telah dibuat selanjutnya Penulis dengan sopan
meminta persetujuan terkait setiap tahapan kegiatan rancangan
aktualisasi agar proses aktualisasi dapat berjalan secara efektif
dan mencapai tujuan yang diinginkan
Kualitas Produk : Tersedianya lembar persetujuan tahapan
kegitan aktualisasi oleh mentor

Manfaat Kegiatan Kegiatan mengenai pembuatan media digital untuk

terhadap penyimpanan dokumen statistik sektoral selaras dengan misi
pencapaian visi misi organisai ke-3 yaitu Mengoptimalkan Sistem Layanan
Kepemerintahan (e-Goverment) yang terintegrasi.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

dan tugas dan tugas dinas komunikasi dan informatika seksi layanan data,
organisasi statistik dan aplikasi informatika sebagai Pelaksana kegiatan
layanan data dan statistik dan aplikasi informatika.

Analisis Dampak a. Dampak terhadap Satuan Kerja (Sub Bagian) :

1. Dampak yang akan ditimbulkan jika Optimalisasi
penyimpanan dokumen statistik sektoral ini tidak segera
dilaksanakan adalah Pencarian dokumen membutuhkan
waktu yang lama sehingga menghambat pekerjaan pegawai
2. Mengakibatkan dokumen akan mudah tercecer dan bahkan
hilang
3. Menurunkan produktifitas pegawai dalam bekerja karena
lambatnya proses pengambilan data stastistik sektoral

b. Dampak terhadap Masyarakat

Selain terhadap Satuan Kerja, jika digitalisasi penyimpanan
dokumen statistik sektoral juga tidak segera dilaksanakan
akan berdampak pada belum adanya back up data sehingga
jika terjadi kerusakan atau kehilangan dokumen fisik statistik
sektoral akan mempersulit pemerintah daerah dalam membuat
kebijakan yang berkaitan dengan kesejahteraan masyarakat.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

b. Tabel Pelaksanaan Aktualisasi – Kegiatan No.2

Judul Kegiatan Melakukan penataan dokumen Statistik Sektoral pada Seksi
No.2 Layanan Data, Statistik dan Aplikasi Informatika Dinas
Komunikasi dan Informatika Kota Tebing Tinggi
Tanggal 26 September 2023
Pelaksanaan
Kegiatan
Daftar Lampiran 1. Dokumentasi kegiatan konsultasi dengan Mentor
Bukti 2. Dokumentasi kegiatan merapikan dokumen statistik sektoral
Kegiatan/Evidence 3. Dokumentasi dokumen statistik sektoral yang sudah tersusun
berdasarkan kualifikasi tahun

4. Lembar Pengendalian Coach

5. Lembar Pengendalian Mentor

Uraian Kegiatan yang di Laksanakan :

Keterkaitan Nilak a. Tahap Kegiatan 1 : Melakukan Konsultasi dengan mentor
Ber-AKHLAK terkait penataan dokumen Statistik Sektoral Sebelum
melakukan kegiatan penataan dokumen statistik sektoral
penulis terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan mentor
terkait proses penataan dan pengumpulan dokumen statistik
sektoral apa saja yang dikumpulkan berdasarkan kualifikasi
tahun dari tahun 2022 sampai dengan tahun 2023 sehingga
nantinya kegiatan ini bisa memberikan hasil yang terbaik. maka
dari itu segala hal yang berkaitan dengan pengumpulan data
juga harus di perhatikan dan turut dipertimbangkan serta
direncanakan secara matang.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

1. Akuntabel :
Ditahap ini, Penulis berusaha cermat menata dan
mengumpulkan daftar dokumen statistik sektoral agar
dokumen ataupun data statistik sektoral terkumpul dengan
lengkap, oleh karenanya Penulis terlebih dahulu melakukan
Konsultasi dan Diskusi dengan Mentor sehingga proses proses
digitalisasi penyimpanan dokumen statistik sektoral dapat
terlaksana secara optimal.
2. Kompeten:
Penulis menunjukkan kinerja terbiaik dalam membuat suatu
Rancangan untuk penyelesaian isu belum optimalnya
penyimpanan dokumen statistik sektoral dengan membuat
suatu media digital berbasis web, namun sebelumnya agar
pelaksanaannya bisa di monitor dengan baik, maka dilkukan
penataan dokumen statistik sektoral untuk tahap awal dengan
berkonsultasi bersama Mentor.

3. Harmonis :
Sebagai suatu tim yang solid, Penulis sadar bahwa Penulis
memerlukan masukan dan saran dari Mentor yang merupakan
atasan langsung sebagai orang yang lebih berkapasitas
dibanding Penulis dalam menentukan data yang akan
dimasukkan dalam proses digitalisasi dokumen statistik
sektoral yang akan dibuat sehingga terciptalah suatu kondisi
yang kondusif dalam lingkungan kerja terutama dalam
tahapan pelaksanaan rancangan ini.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

b.Tahapan Kegiatan 2 : Merapikan dokumen statistik sektoral

Setelah melakukan Konsultasi, Penulis lalu memulai untuk
merapikan dokumen statistik sektoral sehingga dokumen tidak
berserakan dan bercampur satu sama lain.
1. Harmonis :
Dalam proses merapikan dokumen penulis sadar memerlukan
bantuan dari rekan kerja untuk itu penulis berusaha
membangun lingkungan yang kondusif sehingga timbul
kekompakan dan kerja sama yang baik dalam proses
pengumpulan dan merapikan dokumen statistik sektoral
2. Adaptif :
Proses merapikan dan menyusun beberapa dokumen statistik
sektoral adalah upaya menjawab tantangan dan dinamika
kebutuhan media digital untuk back up data agar dapat
menggerakkan perubahan dan mempercepat akses data
melalui penyediaan media digital penyimpanan dokumen
statistik sektoral.
c. Tahapan Kegiatan 3 : Mengklasifikasikan dokumen
statistik sektoral berdasarkan tahun penerbitannya
Tahapan selanjutnya setelah merapikan dokumen statistik
sektoral dari hasil Konsultasi bersama Mentor adalah
mengklasifikasikan dokumen statistik sektoral berdasarkan
tahunnya untuk mempermudah proses digitalisasi dokumen
stasistik sektoral.
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

1. Akuntabel :
Dalam proses klasifikasi dokumen statistik sektoral penulis
telah mengurutkan dan mengklasifikasi dokumen berdasarkan
tahun dengan cermat dan penuh tanggung jawab.
2. Loyal :
Dalam melakukan proses klasifikasi dokumen statistik sektoral
mentor menyarankan agar dilakukan dengan teliti tanpa
merusak dokumen untuk itu penulis berkomitmen untuk
melakukannya sesuai dengan perintah dan saran dari mentor
agar kegiatan aktualisasi dapat berjalan secara efektif dan
efesien

Teknik Aktualisasi
yang digunakandan a. Tahap Kegiatan 1 : Melakukan Konsultasi dengan mentor
bukti fisik terkait penataan dokumen Statistik Sektoral
kegiatan/Evidence
Teknik aktualisasi yang digunakan adalah berkonsultasi dengan
Mentor yang sekaligus kasi layanan data, statistik dan aplikasi
informatika mengenai proses penataan dokumen statistik
sektoral ditahap awal pembuatan rancangan ini. Dengan
demikian diharapkan saran dan masukan yang diberikan
mentor dapan dilakukan secara optimal

Gambar 1. Dokumentasi kegiatan Konsultasi dengan Mentor

 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

b. Tahap Kegiatan 2: Merapikan dokumen statistik sektoral

Gambar 2. Dokumentasi kegiatan merapikan dokumen statistik sektoral

c.Tahap Kegiatan 3: Mengklasifikasikan dokumen statistik

sektoral berdasarkan tahun penerbitannya

Gambar 3. Dokumentasi dokumen staistik sektoral yang sudah di klasifikasikan berdasarkan

tahun
 CATATAN PENGENDALIAN OLEH MENTOR

Nama Peserta : Febri Anita Simarmata

Satuan Kerja : Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Tebing Tinggi
Tempat Aktualisasi : Seksi Layanan Data, Statistik dan Aplikasi Informatika
Minggu Ke- : 1 ( Satu)

N TANGGAL/ CATATAN OUTPUT MEDIA

O WAKTU BIMBINGAN KOMUNIKAS
I

1 30 Mengenai WhatsApp
sepetemb waktu
er 2023 pengumpulan
Laporan
Mingguan ke
LMS

Gambar 4. Lembar pengendalian coach

Gambar 4. Lembar pengendalian Mentor
 LAMPIRAN LAPORAN MINGGUAN – MINGGU 1

Deskripsi Proses Tahapan kegiatan 1 : Melakukan Konsultasi dengan mentor

dan Kualitas Produk terkait penataan dokumen Statistik Sektoral
Kegiatan Pada tanggal 26 September Penulis berkonsultasi dengan
mentor terkait proses penataan dokumen statistik sektoral sebagai
kegiatan awal yang dilakukan untuk proses digitalisasi dokumen
statistik sektoral. Mentor menyarankan agar proses penataan
dokumen dilakukan secara cermat dan hati-hati untuk menghindari
kerusakan dokumen

Kualitas Produk : Tersedianya dokumentasi kegitatan konsultasi

dengan mentor

Tahapan kegiatan 2 : Merapikan dokumen statistik sektoral

Setelah melakukan konsultasi dengan mentor dan mendapatkan
saran terkait penataan dokumen statistik sektoral selanjutnya
penulis segera merapikan dokumen agar dokumen tidak
berserakan, merapikan dokumen membutuhkan waktu yang tidak
sebentar karena harus memisahkan mana dokumen yang penting
dengan dokumen yang sudah tidak dipakai untuk itu penulis
bekerja sama dengan rekan kerja agar kegiatan ini dapat selesai
dengan waktu yg lebih cepat.

Kualitas Produk : Tersedianya dokumentasi kegiatan merapikan

dokumen statistik sektoral

Tahapan kegiatan 3 : Mengklasifikasikan dokumen statistik

sektoral berdasarkan tahun penerbitannya

Kemudian setelah merapikan dokumen,penulis

mengklasifikasikan dokumen statistik sektoral berdasarkan
tahunnya agar mempermudah proses digitalisasi dokumen
statistik sektoral yang akan dilakukan pada kegiatan selanjutnya.

Kualitas Produk : Tersedianya dokumentasi dokumen yang telah

diklasifikasikan
Manfaat Kegiatan Salah satu misi organisasi adalah meningkatkan SDM
terhadap Aparatur, Sarana Prasarana Bidang Teknologi Informasi dan
pencapaian visi misi Komunikasi. Penulis menimbang bahwa Kegiatan 2 ini
dan tugas berkontribusi terhadap pencapaian misi tersebut, yaitu dengan
organisasi seksi layanan data statistik berinisiatif dan pro aktif dalam
menyusun atau menata dokumen statistik sektoral yang akan
di digitalisasi dengan menggunakan website menunjukkan
bahwa pegawai yang kuat dan siap untuk menjawab tantangan
zaman. Serta memperlihatkan bahwa pegawai mulai dibentuk
menjadi pegawai yang tidak pasif namun semakin aktif dan
dinamis.

Analisis Dampak a. Dampak terhadap Satuan Kerja (Sub Bagian) :

1. Dampak yang akan ditimbulkan apabila kegiatan penataan
dokumen statistik sektoral ini tidak dilakukan adalah tidak
Optimanya penyimpanan dokumen statistik sehingga
menghambat pekerjaan pegawai
2. Mengakibatkan dokumen akan mudah tercecer dan bahkan
hilang

b. Dampak terhadap Masyarakat

Selain terhadap Satuan Kerja, jika kegiatan penataan dokumen

statistik sektoral ini tidak dilakukan maka realisasi digitalisasi
penyimpanan dokumen statistik sektoral juga tidak segera
dilaksanakan dan akan berdampak pada belum adanya back up
data sehingga jika terjadi kerusakan atau kehilangan dokumen
fisik statistik sektoral akan mempersulit pemerintah daerah
dalam membuat kebijakan yang berkaitan dengan
kesejahteraan masyarakat.