STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(SOP)
PEDOMAN PENGAJUAN DANA KEGIATAN IMATETANI

IKATAN MAHASISWA TEKNIK PERTANIAN INDONESIA

(Indonesian Society of Agricultural Engineering Student)
Sekretariat; Ruang PERMATETA UGM
Jl Flora No 1 Bulaksumur, Yogyakarta 55281
Telp. +6282182734323 Email: imatetanipusat@gmail.com
Website: www.imatetani.org
 PRAKATA

Standard Operating Procedure (SOP) Keuangan adalah suatu pedoman

tertulis yang berisi tata cara atau tahapan yang harus dilalui dan dipenuhi dalam suatu
proses kerja di sekretariat IMATETANI. SOP Keuangan ini berisikan beberapa
prosedur standar yang harus dilakukan pada saat pengajuan dana untuk pelaksanaan
kegiatan IMATETANI. Sehingga pada pelaksaannya SOP ini akan digunakan sebagai
pedoman dalam rancangan kegiatan yang disesuaikan dengan tujuan dari organisasi
tersebut, oleh karena itu perlu adanya Bendahara yang membawahi bidang keuangan
yang dimiliki organisasi. Dalam hal ini, Bendahara IMATETANI yang dimaksud
untuk memberikan pedoman dalam pengajuan dana pada IMATETANI pusat. Buku
panduan ini dapat digunakan sebagai pedoman dalam keperluan pengajuan dana ke
IMATETANI yang berupa pedoman penulisan proposal, laporan
pertanggungjawaban, dan surat pengajuan dana.
Kami menyadari bahwa buku pedoman ini masih jauh dari kesempurnaan.
Untuk itu penyempurnaan pedoman ini diharapkan dapat dilakukan secara periodik
agar relevan dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi. Kritik dan
saran terhadap buku ini sangat diharapkan agar dapat diperbaiki kedepannya. Semoga
buku ini dapat bermanfaat, khususnya untuk civitas akademika di lingkungan
IMATETANI.

Ditetapkan di Purwokerto, 26 Maret 2019

Jam WIB
Pimpinan Sidang

Pimpinan Sidang I Pimpinan Sidang II Pimpinan Sidang III

Unggul Fajar Hidayat Misbahul Dawam Yudistira Arianda

NIM.17/410/513/TP/11799 NIM.175100200111003 NIM.18253322012

 BAB I
PENDAHULUAN

Pengajuan dana ke IMATETANI hanya dapat diajukan oleh himpunan pada acara
berikut:
1. Leadership Camp
2. Diskusi Publik
3. Pengabdian Masyarakat
4. Pekan Teknik Pertanian Nasional
5. Kongres Nasional IMATETANI

Semua kegiatan harus disertakan proposal kegiatan dan surat pengajuan dana
(terlampir), diserahkan sebelum kegiatan dilaksanakan. Kemudian menyerahkan
Laporan Pertanggungjawaban setelah kegiatan dilaksanakan selambat-lambatnya 2
minggu setelah kegiatan berlangsung.
 BAB II
PROSEDUR PENGAJUAN DANA
Bantuan subsidi merupakan salah satu hal terpenting untuk menunjang dan
melancarkan kegiatan-kegiatan IMATETANI yang akan dilaksanakan baik di rayon
ataupun di pusat. Dalam hal ini IMATETANI akan memberikan bantuan subsidi
dengan melakukan pengajuan dana sesuai prosedur dan alur yang telah dibuat seperti
berikut:
1. Mengajukan proposal dan surat pengajuan dana sesuai dengan struktur yang
telah dirancang pada bab selanjutnya.
2. Proposal dan surat pengajuan dana dikirim melalui email IMATETANI pusat.
Email: imatetanipusat@gmail.com
3. Pada lembar pengesahan untuk tanda tangan ketua umum IMATETANI
dikosongkan dan melampirkan nama serta Nomor Anggota Kepengurusan
(NAK) ketua Umum IMATETANI.
4. Proposal dan surat pengajuan akan diperiksa oleh sekretaris umum
IMATETANI, apabila sudah benar akan disetujui oleh ketua umum
IMATETANI.
5. Setelah disetujui ketua umum IMATETANI, dana akan segera diberikan ke
pihak yang telah mengajukan dana.
6. Apabila kegiatan telah dilaksanakan, maka segera menyerahkan LPJ (laporan
pertanggungjawaban) sebagai pertanggungjawaban dari penggunaan anggaran
 dan rencana kegiatan yang telah dilakukan kemudian dikirim melalui email
IMATETANI pusat. Email: imatetanipusat@gmail.com
7. Besaran dana yang dapat diajukan diatur sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan pada saat kepengurusan berlangsung.
 BAB III
PROSEDUR PENULISAN PROPOSAL

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk
suatu usulan kegiatan (formal) perlu dukungan atau persetujuan dari pihak lain.
Proposal yang biasanya digunakan dalam sebuah organisasi (proposal umum)
menggunakan sistematika bahasa yang mudah dimengerti oleh pembaca proposal
tersebut. Diharapkan dalam proposal tersebut dapat memberikan informasi sedetail
mungkin kepada pembaca, sehingga pada akhirnya memperoleh persamaan visi, misi,
dan tujuan. Beberapa hal mendetail dalam sebuah proposal adalah sebagai berikut:
 Penjabaran mendetail mengenai tujuan utama dari penulis kepada pembaca
 Penjabaran mendetail mengenai proses bagaimana mencapai tujuan penulis
 Penjabaran mendetail mengenai hasil dari proses yang telah dijabarkan diatas
sehingga mencapai tujuan yang diinginkan oleh penulis dan pembaca

Adapun hal-hal yang perlu dimuat dalam proposal antara lain:

1. Cover proposal
2. Pendahuluan
3. Nama kegiatan
4. Tujuan
5. Bentuk kegiatan
6. Penyelenggara kegiatan
7. Sasaran
8. Pelaksanaan kegiatan
9. Susunan acara (terlampir I)
10. Susunan Panitia (terlampir II)
11. Anggaran dana (terlampir III)
12. Penutup
13. Lembar pengesahan
 Kertas yang digunakan berukuran A4 dengan font TNR 1.5 spasi dan margin 4-4-3-3.

B. Proposal Masuk
1. Cover Proposal
Cover proposal disesuaikan dengan cover surat resmi yang berlaku yang
digunakan pada masing-masing hima teknik pertanian tiap perguruan tinggi.
Contoh:

Nama Kegiatan

Tempat pembuatan proposal

Tanggal pelaksanaan
kegiatan

Logo Himpunan/ Logo Acara

Nama Himpunan

Nama Jurusan

Nama Fakultas

Nama Universitas

Tahun

Kop proposal disesuaikan dengan kop surat yang berlaku pada masing-masing hima
teknik pertanian tiap perguruan tinggi.
2. Latar belakang
Menjelaskan mengenai hal atau keadaan yang melatarbelakangi
kegiatan tersebut dan penulisan latar belakang dimulai dari hal yang bersifat
umum ke hal yang bersifat khusus. Latar belakang terdiri dari tiga bagian
yaitu pendahuluan, isi, dan penutup.
3. Nama dan tema kegiatan
Berisi nama atau judul kegiatan serta tema yang akan diangkat pada
kegiatan yang akan dilaksanakan.
4. Tujuan
Tujuan memuat hal-hal yang akan dicapai dalam pelaksanaan
kegiatan.
5. Bentuk kegiatan
Menjabarkan semua rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan secara
umum.
6. Penyelenggara kegiatan
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan yang
akan dilaksanakan.
7. Sasaran
Berisi keterangan siapa saja yang akan dijadikan peserta dalam
kegiatan tersebut.
8. Pelaksanaan kegiatan
Memuat hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan yang akan
dilaksanakan.
9. Susunan acara (terlampir I)
Susunan acara terdiri dari rangkaian kegiatan dari saat dimulai hingga
acara selesai, dapat ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom
tabel sesuai kebutuhan (waktu, kegiatan, keterangan dll.)
10. Susunan panitia (terlampir II)
Susunan panitia berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk, hal
ini dilampirkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas
dengan siapa pihaknya akan bekerja sama.
11. Anggaran dana (terlampir III)
Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang
diperlukan. Serta disusun secara sederhana sehingga mudah dipahami.
12. Penutup
Berisi harapan untuk diberikan dukungan kepada pihak terkait agar
kegiatan tersebut bisa diselenggarakan dengan lancar.
13. Lembar pengesahan
Berisi tanda tangan dari sekretaris kegiatan dan ketua kegiatan dengan
diketahui oleh ketua himpunan yang disetujui oleh ketua IMATETANI.
*Contoh lembar pengesahan
 BAB IV
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan pertanggungjawaban merupakan salah satu hal yang penting dalam

suatu pelaksanaan kegiatan. Hal ini dikarenakan merupakan bentuk
pertanggungjawaban dari penggunaan anggaran dan rencana kegiatan yang telah
dilakukan. Laporan pertanggungjawaban dibuat sebagai bentuk transparansi hasil
kegiatan kepada semua pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan tersebut .
Adapun laporan pertanggungjawaban terdiri atas cover dan isi. Berikut akan
dijelaskan mengenai isi dari laporan pertanggungjawaban:
1. Pendahuluan
Berisi latar belakang, tujuan dan manfaat dilaksanakannya acara
tersebut.
2. Tujuan
Berisi mengenai transparansi penggunaan dana pada saat pelaksanaan
acara.
3. Rencana Program Kerja
Berisi rencana pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan waktu,
gambaran kegiatan secara umum, dan rencana anggaran.
4. Realisasi Program Kerja
Mengenai program kerja yang telah dijalankan seperti bentuk kegiatan,
waktu dan tempat kegiatan, sasaran, realisasi anggaran yang digunakan.
a. Bentuk kegiatan
b. Waktu dan tempat kegiatan
c. Sasaran
d. Realisasi anggaran
Pada realisasi anggaran ini hanya ditulis pemasukan dan pengeluaran dana
yang di subsidikan oleh IMATETANI.
5. Evaluasi dan Saran
Merupakan gambaran bentuk evaluasi dari kegiatan yang telah
dilakukan, hambatan yang dialami dan kesesuaian kegiatan dengan rencana,
serta rekomendasi untuk memperbaiki kegiatan kedepannya agar lebih baik.
6. Penutup
Laporan pertanggungjawaban dibuat dengan kop surat yang sesuai
dengan instansi yang mengeluarkan untuk mempertegas identitas asal laporan
pertanggungjawaban.
7. Lembar Pengesahan
8. Lampiran
a. Susunan acara (terlampir I)
b. Susunan Panitia (terlampir II)
c. Anggaran Dana (terlampir III)
d. Nota (terlampir IV)
e. Dokumentasi (terlampir V)
 BAB V
SURAT PENGAJUAN DANA

Pengajuan dana dalam proposal kegiatan dari setiap himpunan mahasiswa

yang tergabung dalam IMATETANI perlu disertakan surat pengajuan dana. Surat
pengajuan ini bertujuan agar dana yang diajukan sesuai dengan rancangan kegiatan
yang telah disetujui dan dibuat dengan sebaik-baiknya. Adapun hal-hal yang perlu
dimuat dalam surat pengajuan dana antara lain:
1. Kop surat (disesuaikan dengan himpunan masing-masing)
2. Tempat dan tanggal pembuatan surat
3. Nomor surat
4. Perihal
5. Lampiran
6. Alamat
7. Kalimat pembuka
8. Isi
9. Kalimat penutup
10. Nama jabatan
11. NIM/tanda tangan/cap initial
*contoh surat pengajuan dana