STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

UNIT FILM MAKER & PHOTOGRAPHY

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI BANDUNG PERIODE 2019 – 2020

A. Pendahuluan
Bahwa sesungguhnya kehidupan kemahasiswaan itu adalah salah satu sarana bagi
segenap Civitas Academica suatu lembaga pendidikan tinggi, dalam membentuk
mahasiswa kreatif yang tidak hanya berorientasi pada pencapaian tingkat intelektualitas
yang tinggi, tetapi juga mengembangkan minat dan bakat mahasiswa.
Berdasarkan kesadaran hak dan kewajiban serta tanggung jawab sebagai mahasiswa
yang memiliki potensi kreatifitas pada dirinya, maka kami mahasiswa Sekolah Tinggi
Teknologi Bandung pada tanggal 12 Desember 2015 membuat suatu wadah untuk
menyalurkan minat dan bakat dibidang Film Maker, Photography dan Videography dalam
suatu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang bernama UNIT FILM MAKER &
PHOTOGRAPHY Sekolah Tinggi Teknologi Bandung (UFP STT Bandung), yang
diatur oleh ketentuan-ketentuan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga dan SOP
yang berlaku.

B. Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis
yang ditetapkan dan diberlakukan oleh UFP STT Bandung untuk jangka waktu satu
periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang
efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah
kepengurusan.

C. Tujuan Standar Operasional Prosedur

1. Mempermudah pelaksanaan tugas.
2. Mengawasi kinerja kepengurusan, bidang kepanitiaan, serta anggota UFP STT
Bandung,
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik khususnya bagi Kepengurusan UFP
STT Bandung pada saat menjabat.

D. Fungsi Standar Operasional Prosedur

1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
system birokrasi pada organisasi.
2. Sebagai sarana untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif
serta kebijakan organisatoris dan perencanaan strategi organisasi.
3. Sebagai sarana yang efektif untuk pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 1

 BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, di mana
dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari
manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur
sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi.
Demikian juga dengan UFP STT Bandung, hal tersebut didefinisikan sebagai berikut:

❖ Top Management
Top Management disini diartikan sebagai Pimpinan Organisasi yang merupakan
Managemen tertinggi dalam managerial kepengurusan organisasi serta merupakan
pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara keseluruhan organisasi.
Pimpinan Organisasi disini meliputi Ketua Umum, Wakil Ketua Umum, Sekertaris Umum
dan Bendahara Umum.

❖ Top Unit Management

Top Unit Management disini diartikan sebagai Pimpinan Unit dalam struktur kepengurusan
organisasi, yang merupakan titik koordinasi Top Management kepada setiap unit yang
berada dalam stuktur kepengurusan. Didalam kepengurusan Periode 2019-2020 Top Unit
Management terdiri dari :
1. Kepala Unit Kominfo
2. Wakil Kepala Unit Kominfo
3. Kepala Unit Filmmaker
4. Wakil Kepala Unit Filmmaker
5. Kepala Unit Photography
6. Wakil Kepala Unit Photography

❖ Staf Unit Management

Staf Unit Management disini berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang
telah diambil oleh Top Management dan Top Unit Management, dalam artian menjalankan
tugas dan arahan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
pengimplementasian strategi program kerja yang telah ditetapkan. Staf Unit Management
terdiri dari Staf Unit.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 2

A. Sistem Koordinasi Internal Pengurus
1. Pendahuluan
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) serta evaluasi
maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat.
2. Jenis – Jenis Rapat.
- Musyawarah Besar
1. Musyawarah Besar merupakan kedaulatan tertinggi UFP STT Bandung
2. Musyawarah Besar dipimpin oleh Presidium
3. Presidium tetap dipilih dari anggota Musyawarah Besar UFP STT Bandung
dengan cara mufakat atau pemilihan suara.
4. Musyawarah Besar diadakan sekurang-kurangnya 2x dalam 1 Periode
- Rapat Anggota
1. Rapat Anggota merupakan kekuasaan tertinggi
2. Rapat anggota dipimpin oleh Ketua Umum UFP STT Bandung
3. Jika Ketua Umum tidak dapat menghadiri rapat anggota maka pimpinan rapat
digantikan oleh Sekretaris Umum.
4. Rapat anggota dilaksanakan secara insidental sesuai kebutuhan UFP STT
Bandung.
- Rapat Kerja
1. Rapat Kerja merupakan rapat untuk membahas program kerja serta suatu bagan
kerja sistem kepengurusan selama satu periode.
2. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua dan Wakil Ketua Umum.
3. Rapat Unit dilakukan setelah Musyawarah Besar UFP STT Bandung.
- Rapat Unit
1. Rapat Unit merupakan rapat untuk membahas suatu Divisi yang ada pada
struktur kepengurusan.
2. Rapat Unit dipimpin oleh Kepala Unit serta dengan Divisi Unit yang terdapat
pada struktur kepengurusan.
3. Rapat Unit dilakukan secara insidental sesuai dengan kebutuhan UFP STT
Bandung.
- Rapat Panitia
1. Rapat Panitia merupakan rapat untuk suatu event atau acara yang dibuat oleh
UFP STT Bandung.
2. Rapat Panitia dipimpin oleh Ketua Pelaksana dan dipertanggungjawabkan
kepada Ketua Umum.
3. Jika Ketua Pelaksana tidak bisa hadir untuk memimpin rapat maka akan
digantikan Ketua Umum. Apabila Ketua Umum tidak dapat menghadiri rapat
maka pimpinan rapat dapat dipilih melalui kesepakatan forum.
4. Rapat Panitia dilakukan secara insidental sesuai kebutuhan UFP STT Bandung.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 3

 BAB II
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

1. Tujuan Kegiatan
- Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan disusun dalam dua
tingkat yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
2. Sasaran Kegiatan
- Dalam artian peserta kegiatan.
3. Waktu dan Tempat Kegiatan
- Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa
lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
4. Susunan Kepanitiaan Kegiatan
- Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap
keberhasilan kegiatan.
5. Susunan Acara
- Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik
susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
6. Strategi dan Proses Teknis Kegiatan
- Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kegiatan yang akan digunakan,
prosedur, proses atau teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.
7. Anggaran Kegiatan
- Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang
sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,sehingga akan memperlihatkan
kebutuhan anggaran secara realitas.
- Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan
besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai
berikut:
a. Dana Kemahasiswaan.
b. Dana Kas UFP STT Bandung.
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat.
8. Parameter Keberhasilan Kegiatan
- Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta
setelah kegiatan.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 4

B. Persiapan Kegiatan
1. Penyusunan dan Pengajuan Proposal Kegiatan.
- Proposal dibuat oleh Sekertaris
- Dibuat dengan sesuai sistematika berdasarkan SOP yang meliputi :
1) Sampul Proposal
- Berisikan Nama Kegiatan
- Terdapat Logo Sekolah Tinggi Teknologi Bandung, BEM STT
Bandung, dan UFP STT Bandung
2) Daftar Isi
3) Kata Pengantar
4) Latar Belakang
- Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan yang
diajukan.
5) Tujuan Kegiatan
- Berdasarkan tujuan.
6) Nama dan Tema Kegiatan
- Di bagian ini disebutkan Nama dan Tema Kegiatan
7) Sasaran Kegiatan
- Kegiatan ditujukan untuk.
8) Tempat dan Waktu Kegiatan
- Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat
yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan merujuk pada
fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan agar
dalam penetapan waktu penggunan tempat tidak terjadi bentrokan
dengan kegiatan lain.
9) Jenis Kegiatan
- Di bagian ini disebutkan bentuk dari kegiatan yang akan
diselenggarakan.
10) Susunan Kepanitiaan
- Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris, bendahara dan
koordinatorkoordinator sesuai kebutuhan.
11) Susunan Acara
- Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik urutan atau susunan acara
dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.
12) Sumber Dana
- Sumber dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui
sumber dan besar pengalokasian biaya. Sumber dana kegiatan
kemahasiswaan adalah sebagai berikut:
a. Dana Kemahasiswaan.
b. Dana Kas UFP STT Bandung.
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 5

 13) Rancangan Anggaran Biaya
- Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan
dipakai,sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara
realitas.
14) Penutup
15) Lembar Pengesahan
- Proposal UFP STT Bandung ditandangani oleh Ketua Pelaksana,
Sekretaris, mengetahui Penanggung Jawab (Ketua Umum) UFP STT
Bandung dan Kepala Kementrian SBDO BEM STT Bandung, serta
menyetujui, Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan.
2. Persiapan Teknis
a. Rapat kepanitiaan.
b. Perencanaan waktu.
c. Pembagian tugas.
d. Tahap koordinasi kepada seluruh elemen pelaksana yang terlibat.

C. Pelaksanaan Kegiatan

D. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya
4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.

E. Laporan Kegiatan
1. Setelah selesai pelaksanaa kegiatan Ketua Pelaksana wajib untuk membuat laporan
pertanggung jawaban kegiatan yang dibantu oleh Sekertaris
2. Laporan pertanggung jawaban akan di paparkan pada MUSYAWARAH BESAR
LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN UFP STT BANDUNG oleh Ketua
Pelaksana Kegiatan.
3. Format Laporan Pertanggung Jawaban
1) Pendahuluan
2) BAB I - Nama dan Tema Kegiatan, Bentuk Kegiatan
3) BAB II - Tujuan Kegiatan
4) BAB III - Waktu dan Tempat Kegiatan
5) BAB IV - Sasaran Kegiatan
6) BAB V - Susunan Kepanitiaan
7) BAB VI - Susunan Acara

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 6

 8) BAB VIII - Anggaran Kegiatan (Terlampir)
9) BAB IX - Parameter Keberhasilan Kegiatan
10) BAB X - Hasil dan Evaluasi Kegiatan
11) BAB XI - Dokumentasi Kegiatan (Terlampir)
12) BAB XII - Penutup
13) Lembar Pengesahan
14) Lampiran 1 - Rincian Anggaran Biaya
15) Lampiran 2 - Dokumentasi Kegiatan

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 7

 BAB III
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI

A. Pendahuluan
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris.
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam mendukung
program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi
merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah
organisasi yang telah dicapai perlu dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan
administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk
regenerasi dan pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan
administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

B. Uraian Tugas Sekertaris dalam Hal Kesekertariatan

1. Bertanggung jawab atas pengadministrasian UFP STT Bandung.
2. Melakukan kegiatan kesekretariatan (pengarsipan, pembuatan surat dan proposal).
3. Mengagendakan rapat, pertemuan, dan pengiriman delegasi menurut undangan dan
keperluan yang ada sesuai dengan kebijakan Ketua Umum UFP STT Bandung.
4. Menyusun laporan pertanggung jawaban UFP STT Bandung.
5. Merapikan administrasi surat dan notulensi rapat.
6. Membuat sertifikat pengurus di akhir masa jabatan.

C. Perlangkapan Surat Menyurat

1. Kop Surat

2. Amlop
3. Stempel / Cap

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 8

D. Pengelolaan Surat
A) Standarisasi Surat Masuk
1) Penerimaan Surat.
2) Pencatatan Surat
SURAT MASUK
Tanggal Keterangan
No Pengirim No. Surat Prihal Tujuan
Masuk

B) Standarisasi Surat Keluar

1) Pembuatan Surat
2) Pencatatan Surat
SURAT KELUAR
Tanggal Keterangan
No Pengirim No. Surat Prihal Tujuan
Keluar

E. Penomoran Surat
Format Penomoran Surat seperti berikut.
A/B/C/D/E
A = Nomor Surat (Harus Berurutan)
B = Kode Berkas Surat
C = Pengirim
D = Kode Bulan Surat
E = Kode Tahun Surat
Misal :
- 040/SUD/UFPSTTB/VIII/2020
Dapat dibaca :
- Surat Keluaran nomor 40. Prihal Surat Undangan. Dari UFP STT Bandung.
Dikeluarkan pada Bulan Agustus. Tahun 2020

F. Ketentuan Pembuatan Surat

1. Surat dibuat oleh Sekertaris
2. Surat dibuat dalam kertas yang ber-kop UFP STT Bandung dan amplop ber-kop UFP
STT Bandung bila diperlukan.
3. Surat yang ditujukan kepada eksternal UFP STT Bandung harus surat yang asli
sedangkan surat yang ditujukan internal UFP STT Bandung dapat difotokopi.
4. Kop surat mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin dibagian bawah nama
organisasi.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 9

 5. Menggunakan Kertas A4
6. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip UFP STT Bandung
dan untuk disampaikan ke alamat yang dituju.
7. Setiap surat keluar wajib diketahui dan disertakan tanda tangan Ketua Umum serta
stempel / cap UFP STT Bandung. Jika Ketua Umum berhalangan hadir dapat ditanda
tangani oleh Wakil Ketua Umum dan menggunakan stempel / cap UFP STT Bandung.
8. Stempel harus disimpan di Sekretaris dan tidak boleh disalahgunakan karena
menyangkut nama organisasi.
9. Stempel digunakan oleh Ketua Umum, jika Ketua Umum berhalangan hadir stempel
dapat digunakan oleh Wakil Ketua Umum.

G. Sistematika Surat
1. Kop Surat
2. Tanggal Surat Dikeluarkan
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Prihal
6. Ditunjukan Kepada
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
a. Pendahuluan
b. Isi
c. Penutup
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan Penanggung Jawab dan Sekertaris (Nama Lengkap Beserta NIM)

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 10

 BAB IV
STANDAR OPERASIONAL PENGGUNAAN ATRIBUT UFP STT BANDUNG

A. Pendahuluan
Atribut merupakan bagian yang tidak dapat terlepas dari organisasi. Penggunaan atribut
pun wajib memiliki Standar Operasional Penggunaan Atribut, dikarenakan pada atribut
yang dikenakan terdapat nama instansi yang adalah Sekolah Tinggi Teknologi Bandung
serta nama organisasi yaitu UFP STT Bandung.

B. Tujuan
1. Menjaga nama baik UFP STT Bandung
2. Mengatur penggunaan atribut UFP STT Bandung

C. Macam - Macam Atribut

1. Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung.

D. Aturan Penggunaan Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung.

1. Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung diperuntukan untuk Anggota UFP STT
Bandung
2. Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung digunakan oleh Badan Pengurus Harian UFP
STT Bandung dan demisioner Badan Pengurus Harian UFP STT Bandung pada acara
atau program kerja tertentu yang telah ditentukan oleh Ketua Umum.
3. Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung wajib digunakan pada setiap Rapat.
4. Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung digunakan di aktivitas dan program kerja.
5. Saat menggunakan Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung, pengguna wajib menjaga
nama baiknya dan nama baik UFP STT Bandung.
6. Tidak diperkenankan untuk merokok didalam lingkungan kampus
7. Tidak diperkenankan untuk meminum minuman keras dan tindakan lainnya yang
melanggar norma, baik di dalam maupun diluar lingkungan Sekolah Tinggi Teknologi
Bandung saat menggunakan Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung.
8. Segala kepentingan internal kampus dan external kampus yang melibatkan UFP STT
Bandung Wajib Menggunakan Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung.
9. Penggunaan Pakaian Dinas Harian UFP STT Bandung diluar agenda atau program kerja
UFP STT Bandung harus berdasarkan izin dari Ketua Umum.
10. Saat Mengenakan Pakaian Dinas Harian anggota wajib menggunakan Sepatu.
11. Saat Menggunakan Pakaian Dinas Harian wajib dikancingkan
12. Pakaian Dinas Harian dikenakan secara rapih.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 11

E. Sanksi
1. Push-up sebanyak 20x apabila terlihat melakukan pelanggaran yang menentang norma
norma yang dibahas dalam Aturan Penggunaan Pakaian Dinas Harian UFP STT
Bandung.
2. Pencabutan status keanggotaan apabila kesalahan yang dilakukan sudah tidak dapat
ditoleransi.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 12

 BAB V
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ATURAN ORGANISASI UFP STT BANDUNG
PERIODE 2019 – 2020

A. Standar Operasional Prosedur Rapat

1. Teknis Rapat
a. Peminjaman ruangan dilakukan seminimal-minimalnya H-4 dari waktu pelaksanaan
rapat.
b. Rapat diberitahukan seminimal-minimalnya H-3 dari waktu pelaksanaan rapat.
c. Reminder dipublish setiap hari mulai dari reminder pertama dipublish.
d. Adapun hal di luar itu merupakan hasil pertimbangan dan persetujuan Ketua Umum
dan Sekretaris.
e. Anggota wajib membayar Uang Kas UFP STT Bandung Rp.3.000,-
2. Perizinan dan Keterlambatan
a. Perizinan dilakukan dengan cara menghubungi Divisi Internal UFP STT Bandung.
b. Klasifikasi Perizinan
- Terlambat
- Tidak Hadir
c. Perizinan dapat dikatakan sah apabila dilakukan selambat lambatnya 3 Jam sebelum
waktu Reminder ditetapkan.
3. Sanksi
a. Terlambat
- Push-up 10x dan wajib melepaskan atribut UFP STT Bandung pada saat
menjalankan sanksi.
b. Tidak Menggunakan Atribut
- Push-up 20x dan wajib melepaskan atribut UFP STT Bandung pada saat
menjalankan sanksi.

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 13

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan
sebaik-baiknya. SOP ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Bandung, 19 Maret 2020

Ketua Umum UFP STT Bandung
Periode 2019 – 2020

_______________________________
Yose Yosua Glennaldi Pardosi
NIM : 18113183

SOP UFP STT BANDUNG PERIODE 2019-2020 14