STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR HIMA PERIODE 2018-2019

A. Pendahuluan
HIMA sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang dipercaya menjalankan amanah besar Mahasiswa
Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan
langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah tersebut.

Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama
periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena
itu dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.

SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan kegiatan yang membawa nama
Himpunan Mahasiswa Kesehatan Masyarakat.

B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standr instruksi tertulis yang ditetapkan dan diberlakukan
oleh HIMA untuk jangka waktu satu periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi
yang efektif, efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas

2. Mengawasi kinerja Bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan HIMA.

D. Fungsi
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan
pada organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan administratif, kebijakan
organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.
 BAB I
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI
Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana dalam hal ini manajemen
tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat
sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan HIMA, hal
tersebut didefinisikan sebagai berikut:

 Top Level Management

Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif, dimana merupakan manajemen tertinggi dalam
manajerial kepengurusan organisasi serta merupakan pengarah, pengatur strategi dan pengambil kebijakan secara
keseluruhan organisasi.

Pimpinan Eksekutif ini terdiri dari : Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum.

 Middle Level Management

Middle Level Management disini merupkan manajerial menengah yang berada di antara top level management dan first
line management. Manajement ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh
top level management serta membuat proker. Middle Level Management terdiri dari : Semua Kepala Bidang

 First Line Level Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh top dan
middle management telah dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses
pengimplementasian strategi dan proker yang telah ditetapkan.

First Line Level Management terdiri dari : Semua Kepala Biro

 Pengurus Inti adalah Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, semua Kepala Bidang.

A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan sebuah sistem yang
mengaturnya, baik itu dilakukan dalam lingkup top, middle, maupun low level management.

2. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut

a. Rapat Kerja
1) Pelaksanaan rapat kerja diselenggarakan sebanyak 2 kali, yaitu pada awal pembentukan kepengurusan dan
pertengahan periode kepengurusan.
2) Agenda
a) Rapat Kerja I
1. Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua HIMA.
2. Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.
3. Penjelasan AD, ART, GBPK, dan SOP.
4. Pembagian rekomendasi mumas kepada Bidang.
5. Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
6. Pembahasan anggaran keuangan.
b) Rapat Kerja II
1. Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).
2. Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
3. Analisis dan Pembahasan program.
4. Rekomitmen Pengurus.
 5. Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).

b. Rapat Pimpinan
1) Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan
2) Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, dan Bendahara Umum.
3) Agenda
a) Silahturahim pimpinan eksekutif.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan
c) Laporan dan analisa stabilitas organisasi

c. Rapat Pengurus Inti

1. Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam sebulan di awal bulan.
2. Diikuti oleh Ketua Hima, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan semua Kepala Bidang (jika berhalangan
hadir digantikan dengan sekbid atau orang yang diberi kepercayaan).
3. Agenda
a) Silaturahim pengurus inti.
b) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan.
c) Penjadwalan aktivitas bulan berikutnya.

d. Rapat Bidang
1. Rutin dilaksanakan minimal 1 (satu) kali dalam dua pekan.
2. Agenda
a) Silaturahim anggota Bidang.
b) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
d) Strategi pencapaian program.

e. Rapat Koordinasi
1. Rutin dilaksanakan 1 (satu) kali dalam sebulan
2. Agenda
a) Silaturahim seluruh pengurus HIMA periode 2018- 2019.
b) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang. c)Persiapan kegiatan setiap Bidang.
c) Penjadwalan aktivitas Bidang selanjutnya.
d) Diikuti oleh seluruh pengurus HIMA periode 2018- 2019.

f. Rapat Kepanitiaan
1. Dilaksanakan secara Insidental
2. Agenda
a) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.
b) Penyampaian Jobdesk oleh Ketua Panitia.
c) Pembahasan manajemen kegiatan.
d) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
3. Diikuti oleh panitia kegiatan, panitia SC, dan Ketua Bidang yang bersangkutan.

g. Rapat Istimewa
1. Dilaksanakan secara Insidental
2. Agenda:
a) Menetapkan keputusan dan kebijaksanaan organisasi
3. Diikuti oleh Ketua HIMA, Sekretaris Umum, Bendahara Umum, dan semua Ketua Bidang.
B. Mekanisme Kerja Organisasi
1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang disusun oleh Ketua HIMA
periode 2018-2019.

2. Hierarki Kepengurusan

Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando sedangkan antar staf kepengurusan adalah
koordinasi.

3. Mekanisme Laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua HIMA paling lambat 2 minggu setelah kegiatan,
selanjutnya wajib melaporkan kegiatan tersebut juga kepada DPM paling lambat 1 bulan setelah melaksanakan
kegiatan.
b. Jika dalam waktu yang ditentukan HIMA tidak memberikan laporan, maka DPM berhak mengajukan surat teguran.
4. Mekanisme Peringatan dan Pemberian Sanksi

a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai dengan aturan yang berlaku di HIMA,
maka akan diberikan pertama teguran secara lisan.

b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan peringatan kedua berupa surat
teguran.

c. Surat panggilan akan diberikan jika 2 kali surat teguran diabaikan.

d. Apabila surat panggilan masih tidak diindahkan maka pengurus yang bersangkutan akan diberi surat
keputusan penonaktifan.

e. Surat keputusan penonaktifan juga bisa dikeluarkan tanpa memperhatikan poin-poin sebelumnya, sesuai
kebijakan pimpinan organisasi(situasional).
5. Mekanisme Resuffle Pengurus
Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
- Memberhentikan diri
- Meninggal dunia
- Tidak Aktif dalam kepengurusan.
- Mencemarkan nama baik HIMA
- Kebijakan Organisasi
Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam kepengurusan.
Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan mendesak, dan atas kebijakan pimpinan
organisasi.
 BAB II

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEGIATAN HIMA TEKPEND PERIODE 2010-2011

A. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan :
1. Dasar penyelenggaraan
Pada bagian ini tertuang rasional atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
2. Kriteria keberhasilan kegiatan
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta setelah kegiatan dilaksanakan.
3. Tujuan kegiatan
Tujuan kegiatan disusun dalam dua tingkat, yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
4. Peserta kegiatan
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak dan kewajiban peserta, dan jumlah peserta (bisa berupa
perkiraan atau target).
5. Nara sumber acara
Di bagian ini dicantumkan orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya termasuk lembaga asal
nara sumber.
6. Organisasi / kepanitiaan pelatihan Berisi susunan organisasi kepanitiaan yang bertanggung jawab terhadap
keberhasilan kegiatan.
7. Strategi dan proses teknis kegiatan
Dalam bagian ini ditentukan mengenai pendekatan kagiatan yang akan digunakan, prosedur, proses atau
teknis yang digunakan untuk mencapai tujuan kegiatan.
8. Materi kegiatan
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan atau acara, tujuan dari setiap bagian dari isi kegiatan.
9. Waktu dan tempat
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berapa lama dan tempat serta
perangkat yang akan digunakan.
10. Biaya
Pada bagian ini perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya yang diusulkan secara terinci
mengenai penggunaan biaya tsb.

2) Pembentukan Panitia Kegiatan

Langkah-langkah pembentukan Panitia Kegiatan antara lain:
1. Pembentukan Panitia SC oleh Ketua Hima ataupun yang diberi wewenang oleh Ketua HIMA.

2. Penunjukkan Ketua Pelaksana (Ketua OC) yang merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua HIMA
ataupun yang diberi wewenag oleh Ketua HIMA.
3. Pembentukan Panitia Pelaksana(OC) melalui open rekruitment ataupun metode lainnya.
3) Persiapan Kegiatan

Langkah-langkah persiapan yang perlu dilakukan antara lain :

2. Penyusunan proposal
a. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan kesekretariatan.
b. Pembuatan proposal dilakukan minimal 1-2 minggu sebelum acara dilaksanakan.
c. Pembuatan proposal yang tidak sesuai jadwal tidak akan mendapat persetujuan atau perijinan dari ketua
HIMA.
d. Proposal Kegiatan harus sesuai dengan sistematika pembuatan proposal kegiatan sebagai berikut:
1) Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang perlunya digelar kegiatan kemahasiswaan yang diajukan.
2) Landasan Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, kebijakan serta pedoman
tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang kan diselenggarakan.
3) Nama Kegiatan
Di bagian ini disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.
3) Tema kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.
4) Tujuan Kegiatan
Di bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni
tujuan umum dan tujuan khusus kegiatan.
5) Sasaran Kegiatan
Pada bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalam rangka mendukung
pencapaian tujuan.
6) Peserta Kegiatan
Di bagian ini dicantumkan siapa peserta kegiatan itu. Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada
penceramah atau instruktur, maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
Waktu dan tempat

Di bagian ini dijelaskan tentang lamanya waktu kegiatan dan tempat yang akan digunakan. Tempat
pelaksanaan kegiatan merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan dan sebagainya. Sebaiknya diusahakan
agar dalam penetapan waktu dan penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
7) Materi Kegiatan
Pada bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diselenggarakan. Dalam hal ini
dicantumkan juga pengisi materi kegiatan.
 8) Jadwal acara/kegiatan
Dalam penyusunan jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari persiapan, pelaksanaan
dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang
terkait dalam kegiatan tersebut.
9) Anggaran Biaya
Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan kepada rincian kegiatan yang sesuai dengan tujuan
program yang akan dipakai, sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realitas. Sumber
dan besar dana harus dijelaskan secara agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasian biaya.
Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut :
a. Iuran Kemahasiswaan
b. SPP/DPP
c. Sponsor, donatur, dan sumber lain yang halal dan tidak mengikat
10) Susunan Kepanitiaan
a) Pelindung
Tingkat Universitas : Rektor Tingkat Fakultas : Dekan
a) Pembina
Tingkat Universitas : Pembantu Rektor III
Tingkat Fakultas: Pembantu Dekan I
b) Pembimbing
Tingkat Univesitas : Pembantu Rektor III, Pembantu Dekan I Tingkat Fakultas : Kajur,
Dosen Pembimbing
c) Penanggung jawab : Ketua HIMA
d) Panitia Pelaksana
Panitia Pelaksana terdiri atas ketua pelaksana, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi sesuai
kebutuhan. .
12) Penutup
13) Lampiran
a. Proposal yang telah di buat di cek oleh kestari terhadap kesesuaiannya
b. Perijinan tidak akan diberikan apabila ada laporan kegiatan sebelumnya di bidang yang bersangkutan
yang belum masuk ke kestari.
2. Persiapan teknis
a. Rapat panitia
b. Perencanaan waktu
c. Pembagian tugas
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat
e. Pemanfaatan lembar komunikasi untuk koordinasi.
Format Persiapan Kegiatan
NO KEGIATAN SARANA PETUNJUK PJ
TEKNIS
 Catatan : Dibuat pada awal perencanaan oleh ketua pelaksana dan dijabarkan pada rapat panitia yang pertama.

11) Pelaksanaan Kegiatan

1. Kegiatan yang dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah dipersiapkan
2. Ketua Bidang yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat hal-hal yang dianggap penting.
Format Pelaksanaan Kegiatan
PETUNJUK TEKNIS KEGIATAN
N WAKTU & SARA P
KEGIATAN
O TEMPAT NA PRA PELAKSAAAN PASCA J
ACARA ACARA

Catatan: Dijabarkan pada rapat terakhir panitia sebelum kegiatan dilaksanakan, oleh ketua pelaksana dan panitia.

12) Evaluasi Kegiatan

1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang
telah ditetapkan sebelumnya.
4. Memberi saran-saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu mendatang.

Format Pasca Kegiatan

PETUNJUK
WAKTU &
NO KEGIATAN SARANA TEKNIS PJ
TEMPAT KEGIATAN

Catatan : Pasca kegiatan ditujukan untuk mengevaluasi kegiatan dan menyusun laporan kegiatan. Dibuat setelah
kegiatan selesai.

13) Laporan Kegiatan

1. Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan pertanggungjawaban dengan
bantuan/konsultasi dengan Biro Kestari (staf Sekretaris) dan Bendahara.
2. Ketua pelaksana melaporkan kegiatan kepada Ketua HIMA periode 2018-2019 melalui Biro Kestari (staf
Sekretaris) dalam bentuk
a. Laporan yang sudah di print, disertai lampiran sebagai berikut :
1) Susunan Kepanitiaan
2) Susunan Acara
3) Realisasi Anggaran Biaya
4) Proposal Kegiatan
5) Bukti transaksi pengeluaran
6) Daftar hadir peserta dan panitia
7) Administrasi dan arsip surat menyurat
8) Pamplet dan hasil dokumentasi
b. Laporan file dokumen di komputer
 3. Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada Bendahara Umum
4. Laporan tersebut harus sudah sampai ke tangan staf Kestari paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan.
6. Laporan disusun rapi dan masukan ke dalam amplop cokelat disertai tulisan nama kegiatan, yang dialamatkan
kepada Ketua HIMA periode 2018-2019.

Format Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan........(nama kegiatan)

Bidang..........HIMA periode 2018-2019

I. Pendahuluan : __ _
II. Nama Kegiatan : __ _
III. Tujuan Kegiatan : __ _
IV. Waktu dan Tempat : __ _
V. Peserta Kegiatan : __ _
VI. Nara Sumber Kegiatan : __ _
VII. Gambaran Kegiatan : __ _
(persiapan, pengorganisasian dan pelaksanaan)
VIII. Hambatan-hambatan & Evaluasi : __
IX. Rekomendasi Kegiatan : __ _
X. Fortopolio :

Proposal

Realisasi Anggaran Biaya Makalah pemateri

Nota

Arsip/berkas Surat
Printout publikasi dan dokumentasi Dan hal-hal penting
XI. Hari, Tgl. Bulan, Tahun Laporan : __
XII. Lembar Pengesahan : __
14) Penyelenggaran Kesekretariatan dan Keuangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib dilaksanakan oleh panitia
kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan dianjurkan berkonsultasi dengan Kestari dan Bendaha
 BAB III

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI

A. Pendahuluan
Berbicara istilah kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu Sekretaris Umum, ataupun
Sekretaris Bidang ataupun Sekretaris Biro. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat penting dalam
mendukung program kerja dan kegiatan dalam suatu organisasi. Selain itu kelancaran administrasi merupakan salah
satu tolak ukur keberhasilan organisasi. Apalagi sejarah perjalanan sebuah organisasi yang telah dicapai perlu
dirapikan dan diarsipkan, sehingga kemampuan administratif semakin diperlukan.
Administrasi bukanlah suatu hal yang menyulitkan, justru sangat penting untuk regenerasi dan pembelajaran
pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi yang lemah dapat menurunkan kinerja
organisasi.

B. Uraian tugas Sekretaris Umum, Biro Kesekretariatan dan Sekretaris Bidang dalam hal Kesekretariatan
1. Sekretaris Umum
a. Mengkoordinasikan pengaturan administrasi HIMA Periode 2018-2019
2. Staf Kestari
a. Membantu Sekretaris dalam menjalankan fungsi administrasi di HIMA Periode 2018-2019.
b. Melaksanakan tugas harian yang berkaitan dengan tata laksana pemeliharaan kesekretariatan, pengadaan,
inventarisasi kelengkapan kesekretariatan, dan kearsipan HIMA Periode 2018-2019.
c. Membantu Sekretaris dalam membuat rencana, agenda dan mengatur administratif
d. Melaksanakan kegiatan administrasi
e. Pengadaan dan inventarisasi
f. Bersama dengan Sekretaris mempertanggungjawabkan segala bentuk kegiatan pengadministrasian organisasi
kepada Ketua HIMA Periode 2018-2019
3. Sekretaris Bidang
a. Menggantikan fungsi Kepala Bidang apabila Kepala Bidang berhalangan
b. Melakukan fungsi koordinasi dengan staf Kestari.
c. Membantu tugas Ketua Bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang kerjanya.
d. Bersama-sama Ketua Bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan yang berhubungan dengan Bidang
yang dibawahinya.
e. Bersama-sama Ketua Bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan kebijakan yang dikeluarkan
kepada Ketua HIMA Periode 2018-2019.
 C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan
a) Sumber Daya Manusia
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari Sekretaris Umum, Staf Kestari dan
sekretaris Bidang.
b) Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
a. Rak/lemari untuk menyimpan file folder berkas/dokumen/kertas- kertas.
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal)
c. Peralatan kantor/alat tulis
d. Papan tulis/papan pengumuman
e. Meja/kursi/tikar/spanduk
f. Alat-alat kebersihan
g. Alat komunikasi : telepon atau handphone.

D. Pe ngelolaan Surat
Berkas surat dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi dan
penomorannya. Pihak yang bertanggung jawab mengatur penyusunan dan pengelolaan berkas adalah Staf Kestari.
1. Surat masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh Staf Kestari terlebih dahulu disortir, mana yang merupakan surat
organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat organisasi

selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan, mana yang termasuk surat bagi Ketua HIMA ,
Sekretaris, Kabid, Sekbid dan Biro.
2) Pencatatan/pendokumentasian surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut poin-poin yang dapat
dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal masuk
c) Nomor surat
d) Asal surat (pengirim)
e) Tujuan
f) Perihal
g) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

No. Tanggal Pengirim Tanggal Perihal Tujuan Lampiran Ket
Masuk dan dan No.
Alamat Surat
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk lalu diparaf dan dibubuhi tanggal penerimaan. Kemudian
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindaklanjuti.
3) Penindaklanjutan Surat
Bila Bidang yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus
memberitahukan kepada Staf Kestari untuk dibuatkan surat balasan. Bila Bidang/biro yang
bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat sendiri, Bidang/biro tersebut tetap harus
memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat.
4) Penyimpanan Surat
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Kesekretariatan.

2. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat
oleh Staf Kestari atas permohonan dari Bidang atau yang berkepentingan. Jika diberikan
kewenangan, maka Bidang atau di luar Staf Kestari dapat membuat sendiri suart keluar yang
diperlukannya dengan tetap memberitahu Staf Kestari untuk meminta nomor surat.

2) Pencatatan Surat
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Ada point-point yang
dapat dicantumkan adalah sebagai berikut :
a) Nomor Urut
b) Tanggal keluar
c) Nomor surat
d) Asal surat (pengirim)
e) Tujuan
f) Perihal
g) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Keluar

No. Tanggal Tujuan Tanggal Perihal Lampiran Ket

Keluar dan No.
Surat

E. Penomoran Surat SURAT UMU

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor Surat
Segala aktivitas pembuatan surat harus diketahui dan dilaporkan kepada Staf Kestari.
B. Kode Berkas Surat
Jenis surat yang digunakan oleh pengurus HIMA adalah:
1. SPM = Surat Permohonan
2. STG = Surat Tugas
3. SBA = Surat Berita Acara
4. SPJ = Surat Perjanjian
5. SRD = Surat Rekomendasi
6. SPR = Surat Perintah
7. SPT = Surat Pengantar
8. SUD = Surat Undangan
9. SPB = Surat Pemberitahuan
10.SAD = Surat Pengambilan Dana
11.SUL = Surat Usulan
12.SPH = Surat Penghargaan
13.SKT = Surat Keterangan
14.SPN = Surat Pernyataan
15.SKA = Surat Kuasa
16.SUS = Surat Ucapan Selamat
17.SBL = Surat Balasan

C. Lingkup surat
1. IN = Surat ditujukan untuk pengurus internal HIMA
2. EX = Surat ditujukan untuk ormawa atau lembaga eksternal HIMA
D. Pihak yang mengeluarkan
Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode sebagai berikut:

A1 = Ketua HIMA
A2 = Sekretaris Umum A3 = Bendahara Umum B1 =
Bidang Agama B2 = Bidang PSDO
B3 = Bidang Pendidikan dan Pengabdian Pada Masyarakat B4 = Bidang Pengembangan
Minat dan Potensi
B5 = Bidang Pengembangan Multimedia B6 = Bidang Hubungan
Masyarakat

E. Kode lembaga
Kode lembaga adalah HIMA
F. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
 A. Tahun pembuatan surat (4 digit) Contoh

1. Surat undangan yang ditujukan untuk pengurus HIMA Tekpend Misalnya, surat undangan yang dikeluarkan
Bidang PSDO untuk pengurus HIMA Tekpend pada bulan Agustus Tahun 2010.
Nomor: 09/SUD/IN/B2/HIMA /VIII/2019
2. Surat undangan yang ditujukan untuk Ormawa/Lembaga eksternal HIMA TekPend.
Misalnya, surat permohonan bantuan dana yang dikeluarkan oleh Biro P2M untuk Pemerintah Kota Bandung pada
bulan Agustus Tahun 2009. (karena Biro P2M berada di bawah BP3M, maka pihak yang mengeluarkan adalah
BP3M).
Nomor: 09/SPM/EX/B3/HIMA/VIII/2019

SURAT KHUSUS

Surat yang termasuk ke dalam surat khusus adalah surat keputusan. Setiap surat keputusan yang dikeluarkan oleh
Ketua HIMA periode 2018- 2019 memuat urutan-urutan sebagai berikut :
1) Memperhatikan
2) Menimbang
3) Mengingat
4) Memutuskan
5) Menetapkan

Kode penulisan : A/B/C/D/E/F

A. Nomor surat
B. Kode berkas surat (SKP)
C. Pihak yang mengeluarkan
D. Kode lembaga
E. Bulan dikeluarkan surat (angka romawi)
F. Tahun pembuatan surat
Contoh :
SK tentang pengangkatan pengurus HIMA periode 2018- 2019
Nomor : 01/SKP/A1/HIMA /VI/20018

SURAT KEPANITIAAN

Kode Penulisan: A/B/C/D/E/F/G

A. Nomor Surat
Penomoran surat disesuaikan dengan penomoran surat kepanitiaan tersebut.
B. Kode Berkas Surat
C. Lingkup Surat
D. Pihak Yang Mengeluarkan
Panitia kegiatan
E. Kode Lembaga
F. Bulan dikeluarkan Surat (Angka romawi)
G. Tahun Pembuatan Surat Contoh: Jakarta KETUA HIMA
CAP HIMAXXXXXXXXXX
Bidang PSDO membuat surat permohonan untuk menjadi pemateri
NIM : …………..
dalam kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM)
HIMA TekPend pada bulan September tahun 20018.
Nomor: 09/SPM/EX/PAN-LDKM/HIMA /IX/20018

F. Wewenang Pembuatan Surat

1. Pihak yang membuat

Surat umumnya dibuat oleh Staf Kestari. Tetapi bisa saja Bidang/luar Biro Kestari membuat surat sendiri
dengan terlebih dahulu memberitahu dan meminta nomor surat pada Staf Kestari. Pada intinya, setiap surat
yang keluar harus diketahui oleh Staf Kestari.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang membuat surat yang
berkaitan dengan kepentingan kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini Staf Kestari hanya bertanggung jawab untuk
mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan memberi bantuan yang diperlukan.

2. Pihak yang menandatangani/menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :
a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh KETUA HIMA periode 2018- 2019.

b. Surat kepada pihak luar organisasi lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak mengikat (misalnya
surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandatangani oleh Ketua Bidang dan Ketua HIMA atau
Sekertaris Umum dan Ketua HIMA atau Ketua Pelaksana Kegiatan dan Ketua HIMA.

.............., 1 Juli
Ketua HIMA 20018 Ketua Bidang

xxxxxxxxxxxx xxx xxx xxx

NIM…………. NIM ………

Bersifat mengikat dalam suatu hubungan kerja sama, ditandatangani oleh Ketua Pelaksana, Ketua HIMA
dan Pejabat yang berwenang.

c. Ucapan terima kasih atas sumbangan/partisipasi/sponsor/ bantuan lain ditandatangani oleh Sekertaris
Umum dan Ketua HIMA.
 ....................., 1 Juli
Ketua HIMA, 20018 Sekretaris
CAP Umum,
HIMA

xxxxxxxxxxxx
NIM…………. xxx xxx xxx
NIM ………

d. Surat Izin kegiatan kepada pejabat/birokrat kampus yang berwenang, surat ditandatangani oleh ketua
pelaksana, sekretaris kegiatan, dan Ketua HIMA TEKPEND.

.................., 1 Juli
Ketua Pelaksana 20018 Sekretaris
Kegiatan,

Cap xxx
Kegiatan
xxx xxx …… xxx xxx xxx
NIM … NIM ………
Mengetahui, Ketua HIMA
CAP HIMA

xxx xxx xxx NIM ………

Catatan : Tanda tangan dilakukan oleh orang yang bersangkutan. Jika orang yang seharusnya tidak ada,
maka dapat diatasnamakan dengan langsung mengganti nama orang yang bersangkutan dengan orang yang
menggantikan.

Contoh:
..............., 1 Juli
a.n. Ketua HIMA Sekretaris
Umum 20018 Sekretaris
CAP
HIMA Kegiatan
xxx xxx xxx
NIM ………
xxx xxx xxx
NIM ………

H. Administrasi Tiap Bidang

1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas Sekretaris Bidang untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan dan penyelenggaraan program
organisasi serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi HIMA
 HIMA periode 2018- 2019.
2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang.
a. Berita Acara Rapat Bidang
1) Setiap Sekbid wajib membuat berita acara/risalah rapat Bidang.
2) Sistematika Berita Acara/risalah rapat Bidang sesuai SOP Rapat HIMA.
3) Berita Acara Rapat Bidang disimpan oleh sekretaris Bidang kemudian diserahkan pada Biro Kestari
sebagai laporan bulanan tiap Bidang.
b. Laporan Bulanan Tiap Bidang.
1) Setiap Sekretaris Bidang wajib membuat laporan bulanan secara tertulis, yang diserahkan kepada Biro
Kestari untuk selanjutnya disampikan kepada Sekretaris, pada saat Rapat Pengurus Inti HIMA periode
2018- 2019
2) Laporan Bulanan diketik rapi dengan sistematika laporan berikut :
a) Pendahuluan
b) Laporan Perkembangan Bidang
c) Kehadiran dan kinerja anggota Bidang
d) Laporan keuangan
e) Evaluasi
f) Saran
g) Lampiran:
i. Laporan kegiatan yang telah dilaksanakan oleh Bidang
ii. Berita Acara rapat Bidang
3) Laporan bulanan dibuat rangkap 2 (dua) sebagai arsip HIMA dan untuk dipublikasikan ke pengurus
HIMA lainnya. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.
c. Laporan Akhir Tiap Bidang
Di akhir kepengurusan setiap Bidang wajib membuat laporan akhir Bidang secara tertulis. Laporan akhir
tiap departemen diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Bidang, hal yang melandasi pelaksanaan kegiatan
dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Bidang.
2) Deskripsi Tugas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua HIMA periode 2018- 2019 1 kepada
Bidang dalam rangka mendukung keberlangsungan organisasi.
3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi riil yang dialami Bidang, biasanya berhubungan dengan kinerja
Bidang, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota Bidang serta peran dan fungsi yang
diemban Bidang.
4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Bidang pada saat rapat kerja ataupun kegiatan
insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode kepengurusan oleh Bidang. Pada
bagian ini dicantumkan bagian- bagian berikut :
 a) Nama Kegiatan
b) Tujuan Kegiatan
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan
e) Narasumber kegiatan
f) Gambaran kegiatan
g) Alokasi dana
h) Hambatan-hambatan
i) Evaluasi dan rekomendasi

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi

Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan untuk memperbaiki hal
tersebut untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Bidang garapannya.
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal yang dapat
memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir Bidang diserahkan kepada Sekretaris 3 (tiga) minggu sebelum Mumas HIMA periode
2018- 2019 dilaksanakan. Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file.

I. Peminjaman dan Penggunaan Inventaris HIMA Pengantar

Inventarisasi adalah salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dalam kegiatan administrasi. Dengan
menginventarisasi, dapat diketahui asset atau pun barang-barang yang dimiliki oleh suatu organisasi.
Inventaris yang ada haruslah dijaga dan dipelihara agar tetap dalam kondisi yang baik. Oleh karena itu,
dalam peminjaman dan penggunaannya harus ada aturan jelas yang mengatur hal tersebut.
Pengaturan dan pemeliharaan ini dilakukan oleh seluruh anggota Himpunan khususnya staff kesekretariatan.

Petunjuk Peminjaman dan Penggunaan Inventaris

a. Peminjamanan inventaris dilakukan dengan sepengetahuan pihak yang berwenang, dalam hal ini
staff kesekretariatan
b. Peminjam bertanggung jawab atas kondisi inventaris yang dipinjam
c. Inventaris dikembalikan paling lambat dua hari setelah berlangsungnya acara
d. Peminjam harap mengkonfirmasikan kepada pihak kesekretariatan apabila inventaris sudah
dikembalikan

Petunjuk pemeliharaan dan penggunaan sekretariatan

a. Setiap bidang melaksanakan tugas piket sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan
b. Menjaga kebersihan, keamanan dan ketertiban kesekretariatan
c. Melaksanakan tata tertib kesekretariatan
d. Staff Kesekretariatan memantau dan memelihara kesekretarian setiap harinya
Sanksi-sanksi:
a. Apabila terjadi kehilangan/kerusakan pada inventaris, maka peminjam wajib
menggantikan/memperbaiki inventaris tersebut
b.Apabila tidak melaksanakan tugas piket, maka bidang yang bersangkutan akan dikenakan denda
sebesar Rp 10.000,00
*Untuk pemeliharaan inventaris

BAB IV
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RAPAT

1. Pengantar
Rapat/pertemuan dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan mengevaluasi kemajuan kerja organisasi
selama masa kepengurusan. Hasil- hasil rapat, selain diketahui oleh pengurus yang terlibat pada rapat tersebut
juga dimungkinkan semua pengurus HIMA periode 2018- 2019 dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh Ketua
HIMA.
b. Rapat Pimpinan dipimpin oleh Ketua HIMA .
c. Rapat Pengurus Inti dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum atau pengurus inti yang diberikan
wewenang.
d. Rapat Bidang dipimpin oleh Ketua Bidang atau Sekretaris Bidang atau anggota Bidang yang diberikan
wewenang.
e. Rapat Koordinasi dipimpin oleh Ketua HIMA atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh
ketua HIMA.
f. Rapat Kepanitiaan dipimpin oleh Ketua Panitia, didampingi oleh Panitia SC, Ketua Bidang dan Sekretaris
Bidang yang terkait.

g. Rapat Istimewa dipimpin oleh Ketua Hima atau Sekretaris Umum atau pihak yang diberi wewenang oleh
Ketua HIMA.
3. Undangan Rapat
a. Undangan Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA kemudian diberitahukan
kepada seluruh pengurus HIMA.
b. Undangan Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian
diberitahukan kepada Pimpinan Eksekutif lainnya.
c. Undangan Rapat Pengurus inti dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian
diberitahukan kepada Ketua Bidang.
d. Undangan Rapat Bidang dibuat oleh Kepala / Sekretaris Bidang(kondisional) dan kemudian diberitahukan
kepada setiap anggota Bidangnya.
e. Undangan Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang diberi mandat oleh Ketua HIMA.
f. Undangan rapat Kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kegiatan dan diserahkan kepada humas untuk
disebarkan kepada anggota panitia.
g. Undangan rapat Istimewa dibuat oleh Sekretaris Umum atas mandat dari ketua HIMA kemudian
diberitahukan kepada Pengurus Inti lainnya.

4. Berita Acara Rapat

a. Berita Acara Rapat Kerja dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA.
b. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.
c. Berita Acara Rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum.
 d. Berita Acara Rapat Bidang dibuat oleh Sekretaris Bidang.
e. Berita Acara Rapat Koordinasi dibuat oleh pihak yang ditunjuk langsung oleh Ketua HIMA.
f. Berita Acara Rapat Kepanitian dibuat oleh Sekretaris kegiatan.
g. Berita Acara Rapat Pimpinan dibuat oleh Sekretaris Umum.

5. Format Berita Acara Rapat Berita Acara Rapat (nama rapat.)

I. Waktu dan Tempat : __ _

II. Tempat : __ _
III. Pimpinan Rapat : __ _
IV. Notulen : __ _
V. Jumlah Peserta Rapat : __ _
VI. Agenda Rapat : __ _
VII. Hasil / Rekomendasi Rapat : __ _

*Lampirkan Absensi Peserta Rapat

BAB V
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KEUANGAN

A. Dana Taktis dan Sumber Dana

Dana Taktis adalah dana yang dipegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk pengeluaran rutin,
pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan kesejahteraan organisasi HIMA.
Adapun sumber dana taktis tersebut adalah sebagai berikut:
1. Dana operasional yang dialokasikan dari Iuran Kemahasiswaan.
Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat bersamaan dengan pembayaran SPP semester
ganjil oleh seluruh Mahasiswa Jurusan Kurikulum dan Teknologi Pendidikan yang berstatus mahasiswa masih
aktif.
2. Iuran Kas Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus HIMA selama periode bejalan.
3. Dana dan Usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak
mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan
untuk mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan pengembangan HIMA.

4. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yang diperoleh oleh HIMA baik dalam
bentuk sumbangan atau donatur.
5. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidi silang.

B. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana

1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:
a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam
raker.
b. Diajukan paling lambat 3 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp 500.000,- dan untuk anggaran yang
besarnya < Rp 500.000,- maka diajukan minimal 2 x 24 jam
Catatan :
Untuk dana yang tidak tercantum dalam Program kerja, pengeluaran harus jelas serta diketahui dan disetujui
oleh Ketua Hima.
Contoh :
Berita duka, musibah, atau bencana alam.
2. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang sebaiknya dilalui dalam
melakukan permintaan dana pada bendahara umum.
a. Setiap panitia program kerja mengajukan proposal sesuai dengan SOP kepada bendahara umum.

a. Bendahara umum berkoordinasi bersama kesekretariatan dalam pengecekan administrasi untuk

disesuaikan dengan SOP yang telah ditentukan.
b. Setelah disetujui oleh ketua hima, bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan
kwitansi 2 rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk
dokumentasi bendahara umum. (catatan: seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu
sepenuhnya dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua hima bersama
bendahara umum).
 c. Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2 x 24 jam atau 1x 24 jam serta
membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka panitia kegiatan yang bersangkutan diharapkan membuat
surat permohonan dengan catatan dan persetujuan Ketua Hima.
d. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan dengan keseluruhan
permintaan dana tidak akan ditambahkan.

C. Ketentuan Pencairan Dana

1. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu proposal, surat menyurat.

2. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum diserahkan.
D. Laporan Keuangan
1. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah ditentukan
(Lampiran A).
2. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan yang disusun berdasarkan tanggal.
Dokumen pendukung yang dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program kerja yaitu :
a. Bukti-bukti pemasukan dana
b. Bukti-bukti pengeluaran dana
3. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu rangkap untuk diserahkan kepada
bendahara umum selambat-lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
4. Saldo akhir tiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada bendahara umum sebagai kas
HIMA TEKPEND maksimal 2 minggu setelah berakhirnya kegiatan.
5. Laporan Keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan Laporan Pertanggungjawaban pada
kesekretariatan.
E. Loss Sharing
1. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya
2. Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a. Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H- 1 sebelum kegiatan
b. Ketua HIMA berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari loss
sebelum kegiatan terlaksana.
c. Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi dengan menggunakan
dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi silang)

F. Aturan Tambahan
Bukti-Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai. Laporan keuangan yang dibuat harus
didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. Bukti-bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
1. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan
bukti-bukti yang valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam HIMA.
2. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
a. Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang diperoleh HIMA. Dokumen bukti penerimaan
uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan dengan informasi yang terdapat
 di dalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

b. Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi, tiket atau kupon
c. Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan
mudah untuk dibaca
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas
tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang
terdapat di dalamnya.
e. MoU harus memiliki atribut sbb :
- Diberi nomor urut
- Tanggal penerimaan
- Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan penerima uang tercantum dengan jelas
- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima
- Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000 dilengkapi dengan materai Rp 3.000
- Cap lunas atau cap perusahaan
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
- Nama jelas pihak yang berkepentingan
- Bukti pembayaran yang bernilai> Rp 5.000.000 harus menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib
Pajak (NPWP) perusahaan.
3. Bukti Pengeluaran
a. Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu pengeluaran
uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan.
b. Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk, kwitansi, faktur atau bukti lain yang dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang bersifat permanen (pulepen, boxy, spidol,
tinta) dan mudah untuk dibaca.
d. Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang jelas tanpa coretan atau tip-X, alat
penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di dalamnya.
e. Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang signifikan, tidak
boleh disambung, tidak rusak, tidak basah, bisa terbaca dengan menggunakan alat bantu atau dengan
bantuan orang lain).
f. Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan, baik secara
operasional maupun non- operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan memilki
keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.
g. Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai
berikut :
- Kepala (kop) surat
- Mencantumkan tanggal pengeluaran kas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yang jelas
 h. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan :
- Nama Wartel
- Jumlah biaya telepon
- Nomor telepon yang dituju
- Nama penelepon
- Siapa yang dituju
- Untuk keperluan apa
i. Untuk pembuktian biaya telepon selain melalui wartel (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan
membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan menggunakan point (c), (d), (e) dan
(f).
j. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat :
- Nama yang melakuka perjalanan dan tanda tangan
- Program kerja yang dilakukan
- Tanggal perjalanan
- Tujuan perjalanan
- Sarana serta biaya Contoh :

n. Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan
urutan tanggal transaksi.

Nama
Kegiatan
Tanggal
Tujuan
Rute
4000) ................... Juni 2019

(TTD)
Kiki Pratama
NIM

G. Penutup
Hal-hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan ini akan diatur dan ditetapkan oleh
ketua Himpunan bersama Bendahara Umum kemudian.

a. Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat memo
agar dapat dipertanggungjawabkan (lampiran B)
b. Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika penerima
uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan
penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di atas).
c. Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan dengan
tinta yang lain yang dapat mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat dalam
tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid.
(Lampiran A)
Contoh: LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN
Catatan:
Bukti pemasukan dan pengeluaran dilampirkan sesuai tanggal pengeluaran.
“PELATIHAN ORGANISASI HIMA”

Hari/Tgl Keterangan Harga Jumlah Debet Kredit Saldo

Rp Rp
Kas Hima
Senin, 250.000,- 250.000,-
25 Fotokopi Rp Rp Rp
100
Agustus handout 100,- 10.000,- 240.000,-
2018 Snack Rp Rp Rp
5
pemateri 5.000,- 25.000,- 215.000,-
Rp Rp Rp
Plakat 5
15.000,- 75.000,- 140.000,-
Selasa,
Rp Rp
26 Sewa Tempat
75.000,- 65.000,-
Agustus
Fotokopi
2018 Rp Rp Rp
laporan 20
100,- 2.000,- 63.000,-
kegiatan
Rp
Saldo akhir
63.000,-

(Lampiran B)

Contoh:

MEMO

Saya yang bertanda tangan dibawah ini

adalah Nama : Contoh Nama Lengkap
NIM 123456
Jurusan : Kesehatan masyarakat
Menyatakan telah benar-benar menerima uang sebesar Rp 15.000,- dari bendahara
dan saya gunakan dalam membeli meja pada hari Sabtu, 13 Desember 2010.
Memo ini saya buat dengan sebenar-benarnya.

.........., 25 Desember 2019

Ttd
 BAB VI

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SISTEM KOMUNIKASI

A. Pengantar
Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan malah bisa jadi mempengaruhi kinerja
organisasi. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut maka dibutuhkan sebuah sistem yang
mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi.
B. Alur
Sistem Komunikasi Intern Pengurus ini dalam pelaksanaannya di tuangkan menjadi jaringan komunikasi yang
memiliki pola dan alur sebagai berikut:
 Jaringan Komunikasi Statis
Jaringan Komunikasi Statis Bersifat Langsung, jadi maksudnya informasi yang disampaikan dari pihak
berwenang langsung kepada target, tanpa ada kewajiban target untuk meneruskan.(one to all) Alurnya
adalah:

* Target sesuai kode

 Jaringan Komunikasi Dinamis

Jaringan Komunikasi Dinamis merupakan Jaringan Komunikasi dimana informasi yang disampaikan dari
pihak berwenang diberikan kepada tiap- tiap penanggung jawab yang dimana dalam hal ini memiliki
kewajiban untuk melanjutkan / menyampaikan informasi kepada pihak yang dipimpinnya (tree branch).
Alurnya adalah:

*Sekbid sifatnya opsional

*Untuk jarkom kepanitiaan disesuaikan

C. Kode Pesan / Informasi

Supaya memperjelas siapa pihak yang menerima dan agar tidak terjadi tumpang tindih alur komunikasi maka
dibuatlah kode khusus sebagaimana berikut:
Kode dibawah resmi dikeluarkan oleh pihak berwenang yang diberi mandat / izin oleh pimpinan:
Jaringan Komunikasi Statis

Kode Lingkup Pihak Yang Menerima

JTS1 Pimpinan Eksekutif
JTS2 Pimpinan Eks + Kepala Bidang
JTS3 Pimpinan Eks+Kabid+Kabir
JTS4 Seluruh Pengurus

Jaringan Komunikasi Dinamis

b. Undangan ( Wajib / Biasa)
c. Pemberitahuan

Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur
dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.
Kode Batasan Pihak Yang Menerima
JTD1 Kabir&Kastaf
JTD2 Staf

Ditetapkan di Bandung, Desember 2018

Untuk mempermudah dan penyamarataan isi / konten, maka dibuatlah

Mengetahui,
standar isi dimana hal tersebut agar tidak terjadi miskomunikasi dan ketidakefektifan pesan / informasi yang akan
disampaikan. Berikut standar minimal yang harus ada dalam pesan / informasi dan sifatnya berurutan:
1. Kode pesan / informasi.
2. Salam / kata sapaan lainnya.
3. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)(Disesuaikan dengan maksud)
4. Tempat(Disesuaikan dengan maksud)
5. Maksud:
a. Rapat (Agenda dilampirkan / diberitahukan