STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

INTRA DAN EKSTRA

PERIODE 2021 - 2022

Oleh
KESISWAAN MAN 1 SUKABUMI

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUKABUMI
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon (0266)
531205, Faksimili (0266) 534676 website : man1sukabumi.sch.id
2022
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
INTRA DAN EKSTRA MAN 1 SUKABUMI
PERIODE 2021 - 2022

BAB I
KOORDINASI DAN TATA LAKSANA ORGANISASI

Organisasi yang baik tentu di dalamnya harus memiliki manajemen yang

baik pula, mulai dari memahami tugas, fungsi hingga pola kerja dari manajemen
itu sendiri. Manajemen dalam organisasi ini tentu memerlukan sumber daya
manusia sebagai penggerak sehingga kinerja organisasi dapat dioptimalkan.
Demikian juga dengan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi, hal tersebut
didefinisikan sebagai berikut:
a. Top Level Management
Top Level Management disini diistilahkan dengan Pimpinan Eksekutif
yang merupakan manajemen tertinggi dalam manajerial kepengurusan organisasi
serta merupakan pengarah, pengatur strategi, dan pengambil kebijakan secara
keseluruhan organisasi. Pimpinan Eksekutif ini terdiri atas: Ketua Umum Intra
atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

b. Middle Level Management

Middle Level Management disini merupakan manajerial menengah yang
berada di antara top level management dan first line management. Manajemen ini
bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan, serta keputusan yang diambil
oleh top level management serta membuat program kerja. Middle Level
Management terdiri atas sekretaris umum, bendahara umum dan seluruh
ketua bidang.

c. First Line Level Management

First Line Level Management berfungsi memastikan strategi, kebijakan,
dan keputusan yang telah diambil oleh top dan middle management telah
dijalankan dengan baik. Selain itu punya andil dan turut serta dalam proses

2
pengimplementasian strategi dan program kerja yang telah ditetapkan. First Line
Level Management terdiri atas seluruh ketua biro dan sekretaris bidang
(apabila ada).

d. Pengurus Inti
Pengurus inti adalah ketua umum, sekretaris umum, bendahara umum, dan
seluruh ketua bidang.

A. Sistem Koordinasi Intern Pengurus

1. Pengantar
Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi sebagai suatu organisasi,
tidak dapat menjalankan fungsinya dengan baik tanpa ditunjang oleh adanya
koordinasi dan integrasi dalam tubuh kepengurusannya, dalam hal ini adalah
Kepengurusan periode 2021 - 2022. Untuk melaksanakan hal tersebut
diturunkanlah dalam bentuk rapat, baik yang dilakukan dalam lingkup pengurus
inti (ketua umum, sekretaris umum, bendahara umum, dan ketua bidang), rapat
bidang, rapat koordinasi, rapat kerja dan sebagainya.

2. Macam Rapat
Rapat-rapat yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Rapat Kerja/ Upgrading
1) Rapat Kerja diikuti oleh semua personalia dan wajib dihadiri sekurang-
kurangnya 2/3 dari jumlah pengurus yang berhak dan wajib hadir.
2) Agenda
a) Sosialisasi visi, misi dan tujuan organisasi oleh Ketua Umum Intra
atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
b) Penyampaian pola umum kebijakan organisasi.
c) Penjelasan AD/ART dan GBPK.
d) Pembuatan, pembahasan, dan penetapan program kerja.
e) Pembahasan anggaran keuangan.
1)
a.

3
4
b. Rapat Pimpinan
1) Rapat Pimpinan diikuti oleh seluruh personalia meliputi ketua umum,
sekretaris umum, bendahara umum, serta para ketua bidang.
2) Rutin dilaksanakan sesuai kebutuhan sekurang-kurangnya satu kali
dalam satu bulan.
3) Agenda
a) Menentukan kebijakan di tingkat organisasi bila tidak
memungkinkan dilangsungkan rapat pleno pengurus.
b) Silaturahmi pengurus.
c) Evaluasi program kerja yang sedang dan akan dilaksanakan.
d) Penjadwalan aktivitas dalam dua minggu ke depan.

ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
a)
I.
i.
1.
a.
b.
c. Rapat Bidang
1) Rapat Bidang diikuti oleh ketua bidang dan stafnya.
2) Rutin dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan sekurang-kurangnya dua
kali dalam satu bulan.
3) Agenda
a) Menentukan kebijakan teknis di tingkat bidang.

5
 b) Silaturahmi anggota bidang.
c) Evaluasi program kerja yang telah dan sedang berjalan.
d) Penjadwalan aktivitas bidang dalam dua pekan mendatang.
e) Strategi pencapaian program.

d. Rapat Koordinasi
1) Rapat Koordinasi diikuti oleh pengurus, perwakilan MPK dan OSIS,
panitia dan (tamu undangan (apabila dianggap perlu)) yang
berkepentingan dengan kegiatan yang bersangkutan.
2) Dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
3) Agenda
a) Membahas hal-hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan
kegiatan.
b) Pembahasan rencana, persiapan dan pelaksanaan kegiatan.
c) Penyampaian deskripsi tugas oleh ketua pelaksana.
d) Pembahasan manajemen kegiatan.
e) Di akhir pelaksanaan kegiatan dilakukan evaluasi.

B. Tata Laksana Organisasi

1. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam
GBPK Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi dan deskripsi tugas yang
disusun oleh Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

2. Hierarki kepengurusan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando
sedangkan antar staf kepengurusan adalah koordinasi.

3. Mekanisme laporan
a. Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi paling lambat satu minggu setelah
kegiatan.

6
 b. Pengurus Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi wajib melaporkan
kegiatan kepada Bendahara Sekolah dalam bentuk hard file paling lambat
2 minggu setelah melaksanakan kegiatan.
c. Jika dalam waktu yang telah ditentukan, Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi tidak memberikan laporan, maka Bendahara Sekolah berhak
menunda pencairan dana kegiatan selanjutnya.

4. Mekanisme peringatan
a. Apabila terdapat pengurus yang melakukan hal-hal yang tidak sesuai
dengan aturan yang berlaku di Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi, maka akan diberikan peringatan pertama secara lisan.
b. Apabila peringatan pertama tidak diindahkan, maka akan diberikan
peringatan kedua berupa surat teguran.
c. Surat panggilan akan diberikan jika dua kali surat teguran diabaikan.

7
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
INTRA DAN EKSTRA MAN 1 SUKABUMI
PERIODE 2021 - 2022

BAB II
KEGIATAN

A. Pendahuluan
Kegiatan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi merupakan realisasi
dari pelaksanaan rapat kerja yang dilaksanakan oleh pengurus. Program kerja
yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis yang
terorganisir. Kegiatan ini melibatkan tim atau bidang secara kepanitiaan sebagai
komponen pendukung berjalannya kegiatan program kerja Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi. Unsur sumber daya manusia yang tergabung
dalam tim kerja harus mengetahui ruang lingkup tugasnya masing-masing selama
pelaksanaan program kerja Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi, untuk
mendukung hal tersebut maka dibutuhkan kejelasan tugas dan teknis
pelaksanaannya, yang dikenal dengan Standar Operasional Prosedur (SOP).

B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur sistematis dan
terorganisir yang berisi kerja teknis dari satuan kerja yang dilakukan oleh anggota
tim dalam suatu organisasi dan atau panitia. Prosedur tersebut mendeskripsikan
prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan keadministrasian yang menjadi landasan
dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh seluruh pengurus Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi periode 2021 - 2022.

C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah
sebagai berikut:
1. Mempermudah pelaksanaan tugas.
2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih
pekerjaan.

8
3. Memberi gambaran tugas spesifik sesuai manajemen kepanitiaan Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

D. Prosedur Penyelenggaraan Kegiatan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1

Sukabumi
1. Pembentukan panitia kegiatan
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap pembentukan panitia
kegiatan adalah sebagai berikut:
a. Pembentukan panitia dibentuk minimal satu bulan sebelum kegiatan
pelaksanaan. Sedangkan untuk kegiatan unggulan yang melibatkan peserta
dari luar minimal sudah terbentuk tiga bulan sebelum kegiatan.
b. Pembentukan panitia steering committee (SC) oleh Ketua Umum Intra
atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi atau pun yang diberi wewenang
oleh Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
c. Penunjukkan ketua pelaksana (ketua organizing committee) yang
merupakan hasil musyawarah panitia SC dan Ketua Umum Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi ataupun yang diberi wewenang oleh
Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
d. Pembuatan surat keputusan mengenai pengangkatan SC dan OC serta
keseluruhan panitia kegiatan yang terlampir. Surat keputusan tersebut
disetujui oleh Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi
dan dikeluarkan oleh sekretaris umum ataupun stafnya.

2. Tahap Persiapan Kegiatan.

a. Penyusunan proposal dan pengajuannya.
1) Proposal dibuat oleh sekretaris kegiatan, berkoordinasi dengan
sekretaris umum beserta stafnya satu minggu setelah pembentukan
kepanitiaan.
2) Proposal dibuat dalam kertas jenis apapun, untuk margin, ukuran, dan
jenis huruf disesuaikan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.
Proposal dibuat pada kertas yang tercantum nama kepanitiaan dan
berlogo Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi dengan header

9
 nama kepanitiaan dan footer “Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi”. Terkait penjilidan dan demi kerapihan disesuaikan dengan
kebutuhan kepanitiaan suatu kegiatan.
3) Sistematika pembuatan proposal kegiatan
a) Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang dilaksanakannya kegiatan
tersebut.
b) Landasan Kegiatan
Bagian ini berisi undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan, kebijakan, serta pedoman tertulis yang relevan melandasi
kegiatan yang diajukan.
c) Nama Kegiatan
Bagian ini berisi nama atau judul kegiatan yang akan diajukan.
d) Tema Kegiatan
Bagian ini berisi rumusan tujuan esensial tematis kegiatan yang
diajukan.
e) Materi Kegiatan
Bagian ini menjelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang
diajukan. Di dalamnya tercantumkan juga pengisi materi kegiatan.
f) Tujuan Kegiatan
Bagian ini berisi rumusan tujuan yang langsung dan konkret.
Bisa juga dirumuskan dua jenis tujuan, yakni tujuan umum dan tujuan
khusus kegiatan yang akan diajukan.
g) Sasaran Kegiatan
Bagian ini berisi rumusan hal-hal yang menjadi sasaran
kegiatan dalam rangka mendukung pencapaian tujuan.
h) Indikator
Pada bagian ini dicantumkan indikator-indikator keberhasilan
dari kegiatan tersebut.
i) Peserta Kegiatan

10
 Bagian ini berisi siapa saja peserta kegiatan yang diajukan.
Karena menyangkut izin kegiatan, jika ada penceramah atau instruktur
maka identitas komponen ini pun harus dicantumkan pula.
j) Waktu dan Tempat
Bagian ini berisi penjelasan tentang lamanya waktu kegiatan
dan tempat yang akan digunakan. Tempat pelaksanaan kegiatan
merujuk pada fasilitas ruangan, lapangan, dan sebagainya. Sebaiknya
diusahakan agar dalam penetapan waktu penggunaan tempat tidak
terjadi bentrokan dengan kegiatan lain.
k) Jadwal Acara/Kegiatan
Penyusunan jadwal acara sebaiknya tercakup urutan kegiatan
mulai dari persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini
diperinci pula secara spesifik susunan acara dan para pelaksana yang
terkait di dalam kegiatan yang akan diajukan tersebut.
l) Pembiayaan
Penyusunan anggaran sebaiknya didasarkan pada rincian
kegiatan yang sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai,
sehingga akan memperlihatkan kebutuhan anggaran secara realistis.
Sumber dan besar dana harus dijelaskan agar mudah diketahui sumber
dan besar pengalokasian biayanya. Sumber dana kegiatan kesiswaan
adalah sebagai berikut:
(1) Dana Sekolah.
(2) Kas Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
(3) Sponsor, donator dan sumber lain yang halal dan tidak
mengikat.
m) Susunan kepanitiaan.
(1) Pelindung : Kepala MAN 1 Sukabumi
(2) Pembina : Pembina Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi
(3) Penanggungjawab : Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi
(4) Panitia Pelaksana.

11
 Panitia Pelaksana terdiri atas unsur ketua, sekretaris,
bendahara, dan seksi-seksi sesuai kebutuhan. Personil panitia
pelaksana disertakan nama lengkap beserta Nomor Induk
Mahasiswa (NIM).
(5) Penutup.
(6) Lampiran.
a) Lembar Pengesahan.
b) Bentuk Kerjasama.
c) Rancangan Anggaran Biaya.
d) Rancangan Operasional Prosedur .

4) Penandatanganan Proposal
Proposal Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi
ditandatangani oleh sekretaris kegiatan, ketua pelaksana, Ketua Umum
Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi, Pembina, dan Persetujuan
Kepala MAN 1 Sukabumi dengan menggunakan bolpoin tinta biru.
5) Proposal minimal dibuat tiga rangkap
a) Arsip Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi
b) Arsip Pembina
c) Arsip Bendahara Sekolah

b. Persiapan Teknis
1) Rapat panitia
2) Perencanaan waktu
3) Pembagian tugas
4) Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang
terlibat.
5) Pemanfaatan papan atau buku komunikasi untuk koordinasi.

12
c. Tahap pelaksanaan kegiatan
Tahap pelaksanaan merupakan puncak kegiatan yang telah
direncanakan sebelum pelaksanaan kegiatan. Baik buruknya kegiatan
bergantung pada perencanaan dan persiapan yang matang.
d. Evaluasi Kegiatan
1) Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan hingga pelaksanaan.
2) Membahas hambatan-hambatan yang terjadi.
3) Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan
kegiatan dengan kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
4) Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis di waktu
mendatang.

e. Laporan Kegiatan
Selain melaksanakan evaluasi, sekretaris kegiatan wajib menyusun
laporan kegiatan. Peraturan untuk laporan diantaranya:
1) Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun
laporan pertanggungjawaban.
2) Ketua pelaksana melaporkan laporan kegiatan kepada Ketua Umum
Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
3) Laporan kegiatan diketik rapi dengan format kertas A4 Margin Top:
3cm, Left: 4cm, Bottom: 3cm, dan Right: 3cm, Times New Roman 12
Line Spacing 1.5 dengan sistematika laporan sebagai berikut:

a) JUDUL
LAPORAN, sebagai berikut:
LAPORAN KEGIATAN …. (nama kegiatan)
(tanggal pelaksanaan)
(2 enter)
BIDANG ….(nama bidang)
(2 enter)
INTA ATAU EKSTRA KULIKULER MAN 1 SUKABUMI

13
 PERIODE 2021 - 2022
KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA
KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN SUKABUMI
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon (0266)
531205, Faksimili (0266) 534676 website : man1sukabumi.sch.id

b) PENDAHULUAN
c) NAMA KEGIATAN
d) TUJUAN KEGIATAN
e) WAKTU DAN TEMPAT
f) PESERTA KEGIATAN
g) NARASUMBER KEGIATAN
h) GAMBARAN KEGIATAN
i) HAMBATAN DAN EVALUASI
j) REKOMENDASI KEGIATAN
k) PENUTUP
l) LEMBAR PENGESAHAN
m) LAMPIRAN-LAMPIRAN
(1) SUSUNAN KEPANITIAAN
(2) SUSUNAN ACARA
(3) RISALAH DAN PRESENSI RAPAT
(4) REALISASI ANGGARAN KEGIATAN
(5) PROPOSAL KEGIATAN
(6) BUKTI TRANSAKSI PENGELUARAN
(7) DAFTAR HADIR PESERTA DAN PANITIA KETIKA
ACARA BERLANGSUNG
(8) REKAPITULASI SURAT KELUAR
(9) REKAPITULASI SURAT MASUK
(10) PAMFLET DAN HASIL DOKUMENTASI
(11) LAIN-LAIN

14
4) Secara khusus disampaikan pula laporan keuangan kegiatan kepada
bendahara umum (apabila bendahara kegiatan bukan bendahara
umum).
5) Laporan minimal dibuat tiga rangkap
a) Arsip Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi
b) Arsip Pembina
c) Arsip Bendahara Sekolah
6) Laporan tersebut dicetak dan dijilid dengan sampul berwarna hijau
untuk disampaikan pada bendahara sekolah.
7) Laporan berbentuk soft file harus sudah sampai ke tangan sekretaris
umum (apabila sekretaris kegiatan bukan sekretaris umum) paling
lambat satu minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

15
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
INTRA DAN EKSTRA MAN 1 SUKABUMI
PERIODE 2021 - 2022

BAB III
ADMINISTRASI

A. Pendahuluan
Kesekretariatan adalah kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris.
Kesekretariatan merupakan salah satu elemen terpenting dalam mendukung
kegiatan program kerja dari suatu organisasi. Kesekretariatan sendiri menjadi
pencerminan dari sebuah organisasi. Selain itu, kesekretariatan juga sebagai
penentu terlaksananya suatu kegiatan dalam organisasi tersebut, dalam hal ini
adalah Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi. Seluruh hal mengenai
kesekretariatan ini tentu memerlukan sekretaris sebagai seseorang yang dapat
menjalankan kepentingan di dalamnya, baik itu sekretaris umum, staf sekretaris
umum, maupun sekretaris bidang.
Kemampuan administrasi dalam kesekretariatan sangat dibutuhkan demi
merekam jejak-jejak pencapaian sejarah perjalanan suatu organisasi dalam bentuk
pengarsipan yang tertata dengan rapi. Kegiatan administrasi ini bukanlah suatu
hal yang sulit, begitu pentingnya hal ini demi regenerasi dan pembelajaran bagi
seluruh pengurus, terutama sekretaris umum, staf sekretaris umum, dan sekretaris
bidang. Lemahnya pengelolaan administrasi akan berpengaruh pada menurunnya
kinerja suatu organisasi.

B. Uraian Tugas Sekretaris Umum, Staf Sekretaris Umum, Sekretaris

Bidang dan Sekretaris Kegiatan dalam Hal Kesekretariatan.
1. Sekretaris Umum.
a. Menggantikan fungsi ketua umum dan wakil ketua apabila ketua dan wakil
ketua berhalangan.
b. Membuat standarisasi prosedur keadministrasian Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi.

16
 c. Mengoordinasikan dan mengawasi peraturan administrasi Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
d. Membuat rencana, agenda, dan mengatur kegiatan administratif Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
e. Mengelola lalu lintas persuratan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi.
f. Mengarsipkan persuratan, risalah pertemuan, dan laporan kegiatan.
g. Bertanggung jawab kepada ketua Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi..

2. Staf Sekretaris Umum

Staf Sekretaris Umum dibagi menjadi dua, yaitu Staf Sekretaris Umum I
dan Staf Sekretaris Umum II dengan rincian tugas sebagai berikut:
a. Staf Sekretaris Umum I
1) Membantu sekretaris umum untuk mengelola lalu lintas surat keluar.
2) Membantu sekretaris umum untuk mengawasi dan berkoordinasi
dengan sekretaris bidang atau sekretaris kegiatan dalam hal
keadministrasian Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
3) Bersama sekretaris umum mempertanggungjawabkan segala bentuk
kegiatan administratif organisasi kepada Ketua Umum Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

b. Staf Sekretaris Umum II

1) Membantu sekretaris umum dalam mengelola surat masuk.
2) Membantu sekretaris umum dalam membuat rencana, agenda, dan
mengatur kegiatan administratif.
3) Bersama sekretaris umum mempertanggungjawabkan segala bentuk
kegiatan administratif oraganisasi kepada Ketua Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

17
3. Sekretaris Bidang
a. Menggantikan fungsi ketua bidang apabila ketua berhalangan.
b. Mengelola administrasi bidangnya.
c. Melakukan fungsi koordinasi dengan sekretaris umum beserta stafnya.
d. Membantu ketua bidang dalam melaksanakan tugas dan wewenang
kerjanya.
e. Bersama-sama ketua bidang merumuskan dan mengeluarkan kebijakan
yang berhubungan dengan bidang yang di bawahinya.
f. Bersama-sama ketua bidang mempertanggungjawabkan semua kegiatan
dan kebijakan yang dikeluarkan kepada Ketua Umum Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.

C. Faktor Pendukung Keberhasilan Kesekretariatan

1. Sumber Daya Manusia
Personil yang terlibat dalam pengelolaan kesekretariatan terdiri dari
sekretaris umum, staf sekretaris umum, dan sekretaris bidang.

2. Peralatan/Perangkat Kesekretariatan
a. Rak/lemari untuk menyimpan berkas/dokumen/kertas-kertas
b. Perangkat komputer dan printer, internet (dalam kondisi ideal)
c. Peralatan kantor/alat tulis
d. Papan tulis/papan pengumuman
e. Alat komunikasi: telepon atau telepon genggam.

D. Surat Menyurat
1. Perlengkapan Surat
a. Kertas Surat
1) Penggunaan kertas (jenis dan ukuran kertas) harus sama/standar setiap
kali Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi mencetak kop surat
baru, sebaiknya HVS 70 gram dengan ukuran A4.

18
 2) Margin Top: 4cm, Left: 3 cm, Bottom: 1cm, Right: 3 cm. Margin
tersebut sudah disesuaikan dengan kop surat yang diletakan di bagian
header kertas.

b. Kop surat
a) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi), umumnya diletakan pada bagian
kiri kertas. Surat untuk keperluan kegiatan, ditambahkan logo kegiatan
(bila ada) diletakan pada bagian kanan kertas.
b) Tulisan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi dijabarkan
dengan huruf kapital, tebal, jenis huruf Times New Roman ukuran 14,
line spacing 1.15. Surat untuk keperluan kegiatan, ditambahkan tulisan
panitia lengkap dengan nama kegiatan di atas tulisan Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi ukuran 14 dengan jenis Times New
Roman.
c) Kop surat umumnya mencantumkan alamat lengkap sekretariat di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk
mencantumkan nama kota, kode pos, nomor kontak Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi (untuk keperluan komunikasi), e-
mail, dan website. Jenis huruf yang dipergunakan adalah Monotype
Corsiva ukuran 12, line spacing 1.15.
d) Contoh kop surat Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi

19
 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon (0266) 531205,
Faksimili (0266) 534676 website : man1sukabumi.sch.id

e) Contoh kop surat kepanitiaan

PANITIA MANSA ART AND SPORT COMPETITION OF EDUCATION

(MARCOFION)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon (0266) 531205,
Faksimili (0266) 534676 website : man1sukabumi.sch.id

c. Memorandum
Memorandum merupakan surat sederhana yang sifatnya formal
sebagai bentuk komunikasi tertulis intern organisasi (antar bidang/biro).
Memorandum dibuat dalam kertas ukuran ¼ A4. Contoh memorandum :

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon
(0266) 531205, Faksimili (0266) 534676 website :
man1sukabumi.sch.id

MEMORANDUM

d. Amplop surat
Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat
INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI, sebaiknya
desain senada dengan kop surat, dan ukuran standar amplop cabinet.

20
 contoh :

PANITIA MANSA ART AND SPORT COMPETITION OF EDUCATION

(MARCOFION)
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
MADRASAH ALIYAH NEGERI 1 SUKABUMI
Jl. Suryakencana Km 2 Po Box 11 Cibadak-Sukabumi Telepon (0266) 531205,
Faksimili (0266) 534676 website : man1sukabumi.sch.id

Kepada Yth.

Pelatih Volly Ball

MAN 1 Sukabumi

Di
Tempat

e. Stempel/cap
Stempel atau cap merupakan bukti validitas atau legalitas dari surat
yang dikeluarkan Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi. Stempel harus
disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena menyangkut nama suatu
organisasi. Selain stempel resmi Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi,
ketika ada acara atau kegiatan besar, maka kepanitiaan tersebut boleh
membuat stempel kegiatan. Pencantumannya dapat dilihat pada bagian
wewenang pembuatan surat.

f. Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan tulisan tangan seseorang yang menjadi suatu
tanda identifikasi yang ditulis pada dokumen sebagai sebuah bukti dari
sebuah identitas. Penandatangan untuk dokumen Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi harus menggunakan bolpoin dengan tinta berwarna biru.

2. Pengelolaan Surat
Berkas dan atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun
berdasarkan klasifikasi dan penomorannya.

21
 a. Surat Masuk
1) Penerimaan Surat
Berkas surat yang diterima staf sekretaris umum terlebih dahulu di
sortir mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus atau
surat-surat lainnya. Surat organisasi selanjutnya dibuka dan diproses.
Sebaiknya disortir lewat pemilahan, surat bagi Ketua Umum Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi, sekretaris umum, staf sekretaris umum,
bendahara dan ketua bidang, serta untuk pengurus Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi agar dipublikasikan oleh Staf Sekretaris.
2) Pencatatan Surat Masuk
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk.
Poin-poin yang dicantumkan adalah sebagai berikut:
a) Nomor Urut
b) Tanggal Masuk
c) Nama dan Alamat Pengirim
d) Tanggal dan Nomor surat
e) Perihal/ditujukan untuk urusan
f) Pihak yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

Tanggal
Tanggal Alamat
NO & Nomor Perihal Tujuan Lampiran Ket
masuk Pengirim
Surat

22
 Contoh Pencatatan Surat Masuk pada Buku Registrasi Surat Masuk
N Tanggal Alamat Tanggal
Perihal Tujuan Lampiran Ket
O masuk Pengirim & No. Surat
Ketua
22 Januari
Paskibra Undangan Bidang 3 1
25 2022.
Dharma Pelantikan OSIS lembar
1. Januari 5/ Sek.Pan/ 1 Berkas
Satria anggota DSK MAN 1 susunan
2022 SUD/ Diklatsar/
Kencana 2022 Sukabum acara
I/ 2022
i

3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat masuk, surat kemudian
diparaf dan dibubuhi stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal
penerimaaan. Setelah itu akan dibuatkan lembar disposisi/digandakan, lalu
disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk ditindak lanjuti.
4) Penindaklanjutan surat
Bila pihak yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, harus
memberitahukan kepada sekretaris umum beserta stafnya untuk dibuatkan
surat balasan. Bila pihak yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk
membuat surat balasan sendiri, pihak yang bersangkutan tersebut tetap harus
memberitahu sekretaris umum beserta stafnya untuk meminta nomor surat.
5) Penyimpanan Surat
Setelah semua prosedur di atas selesai dilaksanakan, berkas surat
disimpan/diarsipkan oleh :
1. Staf Sekretaris Umum (surat asli, untuk keperluan pengarsipan)
2. Pihak yang bersangkutan, bila perlu (difotokopi).

b. Surat Keluar
1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan atas surat
masuk, dibuat oleh sekretaris umum beserta stafnya atas permohonan dari
pihak yang berkepentingan. Jika diberikan kewenangan, maka pihak yang

23
berkepentingan dapat membuat sendiri surat keluar yang diperlukannya
dengan tetap memberitahu sekretaris umum beserta stafnya untuk meminta
nomor surat.
Sistematika pembuatan surat adalah sebagai berikut :
a) Kop surat.
b) Titimangsa, diletakkan di kanan atas.
c) Nomor surat.
d) Lampiran
e) Perihal.
f) Tujuan, misalnya:
Yth.
Nama/Lembaga
di Tempat
g) Salam pembuka (Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh./
Dengan hormat).
h) Isi surat, yang terdiri dari :
(a) Pendahuluan
(b) Isi
(c) Penutup
i) Salam penutup (Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh./
Hormat kami).
j) Tanda tangan Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi dan sekretaris umum untuk surat resmi yang dikeluarkan
oleh Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi.
k) Tanda tangan elemen yang bersangkutan dan ketua untuk surat lain.
2) Pencatatan Surat Keluar
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam Buku Registrasi Surat Keluar.
Point-point yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut
1. Nomor urut
2. Tanggal keluar
3. Tujuan Surat
4. Tanggal dan nomor surat

24
 5. Perihal
6. Lampiran

Format Buku Registrasi Surat Keluar

Tanggal Tujuan Tanggal dan
No Perihal Lampiran Ket
Keluar Surat No. Surat

Contoh Pencatatan Surat di dalam Buku Registrasi Surat Keluar

Tanggal Tujuan Tanggal dan No.

No Perihal Lampiran Ket
Keluar Surat Surat

Undangan
pembentukan
28 Kharisma 27 Januari 2021
kepatiniaan -
1. Januari MAN 1 06/ A/ SUD/ Eks/ -
MIC dan
2022 Sukabumi OSIS/ I/ 2022
perayaan Isra
Mi’raj 2022

3) Klasifikasi Surat
Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
a) Surat Khusus
Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah
keputusan yang dikeluarkan oleh Ketua Umum Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi dan memuat urutan sebagai berikut:
a. Memperhatikan
b. Menimbang
c. Mengingat
d. Memutuskan
e. Menetapkan

25
 Penomoran surat khusus ini terpisah dengan surat umum. Cara
peomoran surat khusus ini adalah sebagai berikut:
A/B/C/D/E/F
A = Nomor Surat (harus berurutan)
B = Pihak yang Mengeluarkan
C = Kode Berkas Surat (SK)
D = Kode Lembaga
E = Bulan dikeluarkan surat (ditulis dengan angka romawi)
F = Tahun Pembuatan Surat
Contoh penomoran surat khusus adalah sebagai berikut:
01/A/SK/OSIS/I/2022

b) Surat Umum
Surat umum terdiri atas surat ekstern (ke luar) Intra atau
Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi dan surat intern (ke dalam). Surat
umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
a. Yang dikeluarkan atas nama Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi
Cara penomoran surat umum yang dikeluarkan atas nama Intra
atau Ekstrakulikuler MAN 1 Sukabumi ini adalah sebagai berikut:
A/B/C/D/E/F/G
A = Nomor Surat
B = Pihak yang mengeluarkan surat
C = Kode Berkas Surat
D = Lingkup Surat
Int : Surat ditujukan untuk pengurus (Internal) Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi
Eks : Surat ditujukan untuk Eksternal Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi
E = Kode lembaga, dalam hal ini adalah Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi

26
 F = Kode bulan pada saat mengeluarkan surat (menggunakan angka
romawi)
G = Kode tahun mengeluarkan surat

Contoh penomoran surat umum adalah sebagai berikut :

a. Surat yang ditujukan untuk internal Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi, misalnya Surat Undangan yang dikeluarkan oleh Sekretaris
Umum untuk anggota lainnya:
01/A/ SUD/Int/OSIS/I/2022
b. Surat yang ditujukan untuk eksternal INTRA ATAU
EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI, misalnya surat
pemberitahuan yang dikeluarkan sekretaris umum untuk ekstra MAN 1
Sukabumi :
02/A/SPB/Eks/ OSIS/I/2022
b. Surat Kepanitiaan Kegiatan
Cara penomoran surat umum yang dikeluarkan untuk kepentingan
kepanitiaan kegiatan ini adalah sebagai berikut :
A/B/C/D/E/F/G/H
A = Nomor Surat
B = Pihak yang mengeluarkan surat
C = Kode Berkas Surat
D = Panitia yang mengeluarkan surat (disingkat). Pembuatan kode surat
kepanitiaan diserahkan kepada panitia masing-masing kegiatan dan
dilaporkan pada Sekretaris Umum beserta staffnya.
E = Lingkup surat
Int: Surat ditujukan untuk pengurus (Internal) Intra atau Ekstrakulikuler
MAN 1 Sukabumi
Eks: Surat ditujukan untuk Eksternal Intra atau Ekstrakulikuler MAN 1
Sukabumi
F = Kode Lembaga, dalam hal ini adalah Intra atau Ekstrakulikuler MAN
1 Sukabumi

27
 G = Kode Bulan pada saat mengeluarkan surat (menggunakan angka
romawi)
H = Kode Tahun mengeluarkan surat

Contoh penomoran surat umum adalah sebagai berikut:

(a) Surat pemberitahuan Panitia MIC:
09/Sek.Pan/SPB/Pan-MC/Int/ OSIS/I/2022
Surat permohonan untuk menjadi juri dalam kegiatan MIC kepada
Pembina Bidang Keagamaan:
10/Sek.Pan/SPM/Pan-MIC/Eks/OSIS/I/2022

Pihak yang mengeluarkan surat ditandai dengan kode-kode berikut:

Kode Pihak yang Mengeluarkan Surat

Ketua Umum, Sekretaris Umum, Staff

A Sekretaris Umum, Bendahara, dan Staff
Bendahara
B1 Bidang 1
B2 Bidang 2
B3 Bidang 3
B4 Bidang 4
B5 Bidang 5
B6 Bidang 6
B7 Bidang 7
B8 Bidang 8
B9 Bidang 9
B10 Bidang 10

Kode-kode berkas surat yang dipergunakan oleh pengurus INTRA ATAU

EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI adalah sebagai berikut:

Kode Jenis Surat Kode Jenis Surat

28
 Berkas Berkas
Surat Surat
SPM Surat Permohonan SUL Surat Usulan
SPT Surat Pengantar SPH Surat Penghargaan
SUD Surat Undangan SKT Surat Keterangan
SRD Surat Rekomendasi SKA Surat Kuasa/Mandat
SPR Surat Perintah SUS Surat Ucapan Selamat
SPB Surat Pemberitahuan SBL Surat Balasan
STG Surat Tugas SPN Surat Pernyataan
SPJ Surat Perjanjian SK Surat Keputusan

E. Wewenang Pembuatan Surat

1. Pihak yang membuat
Surat umumnya dibuat oleh sekretaris umum beserta stafnya, namun
bidang/sekretaris bidang juga dapat membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu
memberitahu dan meminta nomor surat pada sekretaris umum beserta staffnya.
Pada intinya, setiap surat yang keluar harus diketahui oleh sekretaris umum
beserta stafnya. Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki
kesekretariatan tersendiri yang membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan
kepanitiaan tersebut. Dalam hal ini sekretaris umum beserta stafnya hanya
bertanggung jawab untuk mengontrol (misalnya dalam hal penomoran surat) dan
memberi bantuan yang diperlukan.

2. Pihak yang Menandatangani atau Menyetujui

Surat yang sah adalah surat yang sudah di tanda tangani dan diberi cap
resmi INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI. Tanda
tangan serta cap bisa diberikan dengan tanda tangan dan cap digital yang sudah
diresmikan oleh INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI
atau pihak yang berwenang yaitu sebagai berikut:

a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua OSIS dan Sekretaris

Umum.
Ttd Ttd
Ketua Umum OSIS, Sekretaris Umum,
29
 Cap Intara/
Ekstra

b. Surat kepada pihak luar INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1

SUKABUMI tetapi masih lingkup intra sekolah yang bersifat umum/tidak
mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan)
ditandatangani oleh Ketua Umum dan Ketua Bidang INTRA ATAU
EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI atau Sekretaris Umum
dan Ketua Umum INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1
SUKABUMI atau ketua pelaksana kegiatan dan Ketua Umum INTRA
ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI.

Ttd Ttd
Ketua Umum OSIS, Sekretaris Umum,
Cap Intara/
Ekstra

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX
NIS. NIS.

c. Surat kepada pihak luar INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1

SUKABUMI dalam lingkup ekstra sekolah yang bersifat mengikat dalam
suatu hubungan kerja sama, ditandatangai oleh ketua pelaksana, ketua
umum dan pejabat yang berwenang

30
 Ketua Umum Intra/Ekstra, Ketua Pelaksana,
Cap
Intara/
Ekstra

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXX
NIS. NIS.
Mengetahui,
Pembina Intra/Ekstra

XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX

d. Surat kepada pihak internal INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN

1 SUKABUMI atau memorandum, ditandatangani oleh sekretaris Bidang
dan ketua bidang yang bersangkutan

Ketua Bidang, Sekretaris Bidang,

XXXXXX YYYYYY
NIS. 0000000 NIS. 0000000

e. Ucapan terima kasih atas sumbangan / paritipasi / sponsor / bantuan lain

ditandatangani oleh Ketua Umum INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER
MAN 1 SUKABUMI, Ketua Pelaksana dan Pembina.

31
 Ketua Umum Intra/Ekstra, Ketua Pelaksana,
Cap
Intara/
Ekstra

XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX
NIS. NIS.
Mengetahui,
Pembina Intra/Ekstra

XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX

f. Surat Izin kegiatan, Permohonan Dana kepada Kepala Sekolah. Surat

ditandatangani oleh sekretaris kegiatan, ketua pelaksana, ketua dan
Pembina INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI.
Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,

Cap
Kegiatan

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
NIS. NIS.
Mengetahui,
Pembina Intra/Ekstra Ketua Umum Intra/Ekstra,
Cap
Intara/
Ekstra

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX NIS.
Waka Bidang Kesiswaan

XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX

32
g. Lembar Pengesahan Proposal
Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,

Cap
Kegiatan

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
NIS. NIS.

Mengetahui,
Pembina Intra/Ekstra Ketua Umum Intra/Ekstra,
Cap
Intara/
Ekstra

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX NIS.

Waka Bidang Kesiswaan

XXXXXXXXXXXXX
NIP. XXXXXXXXXXXXX

Menyetujui,
Kepala MAN 1 Sukabumi,
Cap MAN 1

Sukabumi

Pahirudin, S.Ag. MM.

NIP.195701071982031004

33
 PANITIA PELANTIKAN DAN PEMBEKALAN
HIMPUNAN MAHASISWA DEPARTEMEN PENDIDIKAN SEJARAH
FAKULTAS PENDIDIKAAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat Gd. Geugeut-Winda Lt. 2 Ruang 54 UPI Jl. Dr. Setiabudhi 229 Bandung 40154
No. Kontak 0813 9545 0303, email: himas@upi.edu, Website: Himasfpipsupi.wordpress.com

09 Juli 2019
Nomor : 04/A/SPM/Pan-PBK/Eks/HIMAS/VII/2019
Lampiran :-
Perihal : Surat Permohonan
(1 Enter)
Yth.
(Pemateri)
di tempat
(1 Enter)
Assalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh
Maha suci Allah yang telah memberikan kita kekuatan dan kenikmatan sehingga kita masih
diberi kesempatan untuk beraktifitas. Salam Sejahtera kami haturkan, semoga kita semua
senantiasa mendapat bimbingan dan lindungan-Nya.
Sehubungan dengan diadakannya kegiatan Pelantikan dan Pembekalan Pengurus HIMAS
periode 2019-2020, yang Insya Allah akan diselenggarakan pada:
hari, tanggal : Senin, 27 Juli 2019
waktu : Pukul 16.00 WIB s.d selesai
tempat : Gd. Geugeut Winda Lt. 2
maka dengan ini kami bermaksud memohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi Pemateri dalam
kegiatan tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami
ucapkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum warrahmatullahi wabarakatuh.
(1 enter)
Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,
(3 enter)

Annida Azizah Nurdiani Hefilda Dwi Budiyanti

NIM. 1700466 NIM. 1705753

(1 Enter)

Mengetahui,
Ketua Umum HIMAS,

(3 enter)
Andika Fibio
NIM. 1807973

34
F. Administrasi Tiap Bidang
1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas sekretaris
bidang untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi
tentang perencanaan dan penyelenggaraan program organisasi serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi
INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI.
2. Petunjuk Administrasi Tiap Bidang
a. Berita Acara/Risalah Rapat Bidang
1) Setiap sekretaris bidang wajib membuat berita acara/risalah rapat bidang.
2) Sistematika berita acara/risalah rapat bidang:
a) Judul (sesuai nama bidang )
b) Hari dan tanggal (lengkapi dengan jam)
c) Tempat
d) Pimpinan Rapat
e) Notulen
f) Peserta Rapat
g) Agenda Rapat dan Hasil Rapat
3) Berita acara rapat bidang disimpan oleh sekretaris bidang kemudian
diserahkan pada staf sekretaris umum sebagai lampiran laporan bulanan
tiap bidang. Risalah rapat yang akan dilampirkan pada laporan bulanan
bidang adalah risalah rapat yang asli dari sekretaris bidang.
4) Setiap melakukan rapat, sekretaris bidang juga harus menyertakan daftar
hadir peserta rapat dengan sistematika sebagai berikut:
a) Judul (sesuai dengan judul rapat)
b) Hari dan tanggal (lengkapi dengan jam)
c) Tempat
d) Tabel daftar hadir yang berisi:
(1) Nomor
(2) Nama
(3) Amanah
(4) Nomor Kontak

35
 (5) Tanda tangan

b. Laporan Bulanan Tiap Bidang

1) Setiap sekretaris bidang wajib membuat laporan bulanan yang diserahkan
kepada staf sekretaris umum untuk selanjutnya disampaikan kepada
sekretaris umum, pada saat Rapat Pimpinan INTRA ATAU
EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI.
2) Laporan bulanan diketik rapi dengan format kertas A4 Margin Top: 3cm,
Left: 4cm, Bottom: 3cm, dan Right: 3cm, Times New Roman 12 Line
Spacing 1.5.
3) Sistematika penulisan laporan sebagai berikut:
a) JUDUL LAPORAN
b) PENDAHULUAN
c) LAPORAN PERKEMBANGAN BIDANG
d) KEHADIRAN DAN KINERJA ANGGOTA BIDANG
e) EVALUASI
f) SARAN
g) PENUTUP
h) LAMPIRAN:
1. Risalah Rapat Bidang
2. Presensi Peserta Rapat
4) Laporan bulanan bidang ini diserahkan kepada staf sekretaris umum dalam
bentuk soft file dalam CD atau Flash Disk untuk keperluan arsip dan akan
dipublikasikan pada pengurus INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER
MAN 1 SUKABUMI lainnya, kemudian akan dicetak per 3 (tiga) bulan.

G. Laporan Akhir Tiap Bidang

Di akhir kepengurusan setiap bidang wajib membuat laporan akhir bidang
secara tertulis. Laporan akhir tiap bidang diketik rapi dengan sistematika laporan
sebagai berikut:

36
1) Pendahuluan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan bidang, hal yang
melandasi pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan
aktivitas bidang.
2) Deskripsi Tugas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua Umum INTRA
ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI kepada bidang dalam
rangka mendukung keberlangsungan organisasi.
3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi nyata yang dialami bidang, biasanya
berhubungan dengan kinerja bidang, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi
anggota bidang, serta peran dan fungsi yang diemban bidang.
4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh bidang pada saat
rapat kerja ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode
kepengurusan.
5) Realisasi Program Kerja
Merupakan program kerja yang dapat dilaksanakan selama periode
kepengurusan oleh bidang. Pada bagian ini dicantumkan bagian-bagian berikut:
a) Nama Kegiatan
b) Tujuan Kegiatan
c) Waktu dan Tempat Kegiatan
d) Peserta Kegiatan
e) Narasumber kegiatan (bila ada)
f) Gambaran Kegiatan
g) Alokasi Dana
h) Hambatan-hambatan
i) Evaluasi dan rekomendasi
6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang
dilakukan untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya
sesuai bidang garapannya.

37
7) Saran dan Rekomendasi
Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai
segala hal yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.
8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir bidang ini diserahkan kepada sekretaris umum maksimal 3
(tiga) minggu sebelum pelaksanaan MUMAS. Laporan dikumpulkan dalam
bentuk hard file dan soft file dalam CD atau Flash Disk.

H. Laporan Pertanggungjawaban Ketua Umum INTRA ATAU

EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI
Selain tiap bidang yang wajib membuat laporan akhir secara tertulis,
Ketua Umum INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1 SUKABUMI pun
harus membuat laporan pertanggungjawabannya. Laporan akhir diketik rapi
dengan format kertas A4 Margin Top: 3cm, Left: 4cm, Bottom: 3cm, dan Right:
3cm, Times New Roman 12 Line Spacing 1.5 dengan sistematika laporan sebagai
berikut:
1. Kata Pengantar
2. Daftar Isi
3. Pendahuluan
4. Kebijakan Umum
5. Program Kerja
6. Realisasi Program Kerja
7. Laporan Keuangan
8. Hambatan dan Evaluasi
9. Rekomendasi
10. Penutup
Pada bagian penutup ini, disampaikan harapan-harapan bagi kepengurusan
selanjutnya serta ucapan terima kasih.
11. Lampiran

38
 Daftar lampiran yang umumnya disertakan dalam Laporan
Pertanggungjawaban Ketua Umum antara lain sebagai berikut:
a. Susunan Pengurus INTRA ATAU EKSTRAKULIKULER MAN 1
SUKABUMI Periode 2019—2020
b. Rekap Surat Masuk dan Rekap Surat Keluar
c. Daftar Inventaris
d. Daftar Buku Perpustakaan
e. Laporan Keuangan
f. dan Lampiran Lain yang dibutuhkan

39