ANALISIS
 ANALISI S JABATAN
JABA TAN

1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Tata Usaha

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja :

Pejabat Tinggi Pratama : Dinas Perhubungan

 Administrator
 Administrator : Sekretariat
Sekretariat

Pengawas : UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas
Perhubungan

Sekretaris Dinas
Perhubungan

Kepala Pengujian Kendaraan

Bermotor

Kepala
Subbagian
Tata Usaha
Usa ha
5. Ikhtisar Jabatan :

Memimpin pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan yang meliputi

administrasi umum, administrasi keuangan dan administrasi kepegawaian dengan
memberdayakan sumber daya dan sumber dana yang ada sesuai prosedur dan
ketentuan perundang  –  undangan yang berlaku untuk kelancaran penyelenggaraan
ketatausahaan UPTD

6. Uraian Tugas:
a. Merencanakan kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan rencana
operasional UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor sebagai pedoman
pelaksanaan tugas.
Tahapan:
1) Menelaah rencana operasional UPTD Pengujian Kendaraan Bermotor
untuk menentukan program kerja sub bagian tata usaha;
2) Mengidentifikasi
Mengidentifikas i kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana
operasional untuk menghindari kesalahan;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan
berdasarkan indentifikasi kriteria hasil kerja UPTD Pengujian Kendaraan
Bermotor;
4) Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari
dari atasan.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas lingkungan Subbagian
Tata Usaha.
Tahapan:
1) Menjabarkan rencana kegiatan
ke giatan menjadi
m enjadi tugas-tugas
tu gas-tugas yang harus
ha rus
dilaksanakan;
2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya masing  –masing agar beban kerja terdistribusi dengan baik;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya masing  –  masing untuk memperoleh saran dan
pendapat.
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan sesuai
sesuai tugas
pokok dan fungsinya masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
5) Menentukan target
ta rget waktu penyelesaian
penyel esaian untuk
u ntuk tercapainya
tercapai nya kinerja
lingkungan Sub Bagian Tata Usaha secara optimal
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian Tata
Usaha sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar
pekerjaan berjalan tertib dan lancar.
Tahapan:
1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
bawahan;
2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi
terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.
dialami .

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha sesuai

dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Tahapan:
1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2) Menentukan standar kualitas/kuantitas
kualitas/kuanti tas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah
ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis

e. Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan dan kearsipan dengan mengacu

pada pedoman yang berlaku untuk menunjang kelancaran ketugasan UPTD;
Tahapan:
1) Mempelajari peraturan perundang-undangan terkait sebagai pedoman
pelaksanaan tugas
2) Meminta masukan kebutuhan pelayanan ketatausahaan dari semua unit
kerja pada UPTD untuk bahan pelaksanaan tugas
3) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan sesuai peraturan perundang
 –  undangan dan masukan kebutuhan pelayanan agar ketatusahaan
UPTD berjalan dengan optimal.

f. Membuat laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha

Usaha sesuai
prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai pertanggungjawaban dan
bahan rencana yang akan datang.
Tahapan:
1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan sesuai dengan tugas
pokok dan fungsinya masing-masing untuk memperoleh hasil kerja dari
bawahan.
2) Membahas laporan dengan bawahan untuk melakukan koreksi
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan untuk memperoleh
 masukan agar laporan pelaksanaan tugas lebih berdaya guna
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas

g. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian Tata

Usaha dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan
tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan
perbaikan kinerja di masa yang akan datang;
Tahapan:
1) Menentukan jadwal evaluasi berkala;

2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;

3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya;

4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan.

h. Menyusun laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha sesuai

dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk
akuntabilitas kinerja;

Tahapan:

1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan;

2) Mereview konsep laporan;

3) Mengkonsultasikan
Mengkonsultasik an konsep laporan kepada pimpinan;

4) Memfinalisasi laporan.

i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan, baik lisan

maupun tertulis.
Tahapan:

1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;

2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;

3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;

4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja:
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Rencana Operasional Subbagian Penyusunan Rencana Kegiatan
Tata Usaha Subbagian Tata Usaha

2. Beban Kerja Unit Pembagian tugas kepada bawahan

 No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
3. Tugas Bawahan Pembimbingan tugas

4. Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaaan Hasil Tugas

Bawahan

5. Kajian Penyelenggaraan kegiatan

ketatausahaan dan kearsipan
.

6. SOTK/SOP Penyelenggaraan penyusunan

konsep laporan keuangan

7. SOTK/SOP Pembuatan laporan pelaksanaan

tugas Subbagian Tata Usaha

8. Laporan Tugas Bawahan Pengevaluasian pelaksanaan tugas

bawahan

9. Laporan Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan

10. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan untuk Tugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan
Subbagian Tata Usaha

2. Uraian Tugas Bawahan Membagi Tugas Bawahan

3. SOP dan Petunjuk Teknis Membimbing Bawahan

4. Peraturan yang berlaku dan Memeriksa Hasil Tugas

Kerangka Acuan Kerja

5. SOP dan Petunjuk Teknis Menyelenggarakan kegiatan

ketatausahaan dan kearsipan

6. SOP dan Petunjuk Teknis Menyelenggarakan penyusunan

konsep laporan keuangan

7. SOP dan Petunjuk Teknis Membuat laporan pelaksanaan

tugas Subbagian Tata Usaha

8. Rencana Operasional Subbagian Mengevaluasi pelaksanaan tugas

Tata Usaha bawahan

9. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun laporan

10. Surat Perintah dan Peraturan Melaksanakan tugas kedinasan lain

Terkait
9. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja Satuan
1. Rencana Kegiatan Dokumen

2. Tabel Pembagian Tugas Dokumen

3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Dokumen

Tugas

4. Koreksian/ saran Pelaksanaan Tugas Dokumen

5. Pelayanan Ketatausahaan UPTD Kegiatan

6. Laporan Lingkungan SubBagian Tata Dokumen

Usaha

7. Hasil Evaluasi Kegiatan di lingkungan Dokumen

Subbagian Tata Usaha

8. Laporan Kegiatan Dokumen

9. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. Tanggung Jawab:

a. Tersusunnya rencana operasional Subbagian Tata Usaha sesuai dengan
program kerja Dinas Perhubungan;

b. Kelancaran pelaksanaan pendistribusian tugas kepada bawahan di

lingkungan Subbagian Tata Usaha sesuai dengan tugas dan tanggung
 jawab masing-masing;
masing-masing;

c. Kelancaran pemberian petunjuk pelaksanaan tugas bawahan di

lingkungan Subbagian Tata Usaha sesuai dengan tanggung jawab yang
diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar sesuai dengan
prosedur dan rencana kegiatan;

d. Kelancaran penyeliaan pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan

Subbagian Tata Usaha sesuai dengan rencana kegiatan;

e. Ketepatan penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dan kearsipan;

f. Ketepatan penyelenggaraan administrasi umum, administrasi keuangan,

administrasi kepegawaian, dan administrasi perencanaan;

g. Ketepatan pengelolaan peralatan dan barang-barang inventaris

perkantoran UPT;

h. Terlaksananya evaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan

Subbagian Tata Usaha ;

i. Tersusunnya laporan pelaksanaan tugas Subbagian Tata Usaha ;

 j. Terlaksananya
Terlaksananya tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan,
pimpinan, baik
 lisan maupun tertulis.

11. Wewenang:
a. Merencanakan pekerjaan yang dilaksanakan oleh bawahan, menetapkan
dan menyesuaikan prioritas jangka pendek, dan menyusun jadwal
penyelesaian pekerjaan;

b. Memberikan pekerjaan kepada bawahan berdasarkan prioritas, tingkat

kesulitan dan persyaratan tugas, dan kemampuan pegawai;

c. Mengevaluasi kinerja bawahan;

d. Memberikan saran atau petunjuk kepada pegawai masalah pekerjaan dan

administrasi;

e. Mendengarkan dan menyelesaikan keluhan kelompok atau pengaduan

dari pegawai;

f. Meninjau dan menyetujui tindakan disiplin (misalnya teguran) pegawai

fungsional bawahan;

g. Memberikan pembinaan, pengarahan, dan penilaian kinerja kepada

bawahan;

h. Merekomendasikan penghargaan
penghargaan bagi pegawai fungsional dan perubahan
kelas jabatan;

i. Menemukan dan melaksanakan cara untuk menghapuskan atau

mengurangi hambatan dalam pekerjaan, meningkatkan pengembangan
tim, atau menyempurnakan metode kerja.

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Sekretaris Daerah Sekretariat Daerah Konsultasi

2. Kepala Dinas Dinas Perhubungan Menerima arahan,

Perhubungan konsultasi, memberi
saran, dan melaporkan
pelaksanaan tugas

3. Pejabat yang setara Dinas Perhubungan Koordinasi dan

kerjasama

4. Pejabat Pengawas dan Subbagian Tata Usaha Pengawasan

Pelaksana pelaksanaan tugas

5. Pejabat berwenang Unit kerja/ instansi/ Koordinasi, konsultasi,

lembaga terkait dan kerjasama

1. Sekretaris Daerah Sekretariat Daerah Konsultasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja:
No Aspek Faktor
1 Tempat Bekerja Dalam Ruangan dan Luar Ruangan
2 Suhu Normal dengan perubahan
3 Udara Normal dengan perubahan
4 Keadaan Ruangan Cukup
5 Letak -
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan Tempat Kerja Berisik , Polusi
9 Getaran Getaran

14. Resiko Bahaya:

No Fisik/Mental Penyebab
1 Benturan fisik dalam tugas Pengaturan kendaraan yang melakukan
ngetem atau parkir liar

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat, Gol/Ruang : -

b. Pendidikan : Minimal Diploma III atau yang setara

c. Kursus/Diklat :

1). Penjenjangan : Diklat Pimpinan Tingkat IV

2). Teknis : - Sistem Transportasi

- Manajemen Lalu Lintas

- Manajemen Transportasi

- Pengelolaan Terminal

d. Pengalaman Kerja : Memiliki pengalaman pada Jabatan

Pelaksana paling singkat 4 (empat) tahun di
bidang Perhubungan

e. Pengetahuan Kerja : Memiliki pengetahuan di bidang

Perhubungan

f. Keterampilan Kerja : - Keterampilan memimpin ( Leadership)

- Keterampilan mengelola kegiatan
(Project Management )
- Keterampilan memberikan pelayanan
- Keterampilan menyusun rencana
pengembangan
 g. Bakat Kerja :

1) Intelegensi (G) : Kemampuan belajar secara umum

2) Bakat Verbal (V) : Memahami arti kata-kata dan

penggunaannya secara tepat dan efektif

3) Ketelitian (Q) : Menyerap perincian yang berkaitan dalam

bahan verbal atau dalam tabel

h. Temperamen Kerja

1). D : Kemampuan menyesuaikan diri untuk

kegiatan memimpin, mengendalikan, dan
merencanakan

2). M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan

kegiatan pengambilan peraturan, pembuatan
pertimbangan, atau pembuatan peraturan
berdasarkan kriteria yang diukur atau yang
dapat diuji

3). T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan

situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut perangkat batas,
toleransi atau standar-standar tertentu

i. Minat Kerja

1). 1.b : Pilihan melakukan kegiatan yang

berhubungan dengan komunikasi data.

2). 2.b : Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan

kegiatan-kegiata n yang
bersifat ilmiah dan tehnik.

3). 4.a : Pilihan yang di anggap baik oleh orang lain.

 j. Upaya Fisik

Fisik :

1). Duduk

2). Berdiri

3). Berjalan

4). Berbicara

k. Kondisi Fisik
 1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita

2) Umur : -

3) Tinggi badan : -

4) Berat badan : -

5) Postur badan : -

6) Penampilan : Rapi

l. Fungsi Pekerja

1) D0 : Memadukan data

2) D1 : Mengkoordinasikan data

3) D2 : Menganalisis data

4) O3 : Menyelia

16. Prestasi Kerja yang diharapkan:

Waktu Jumlah
No Hasil Kerja Penyelesaian Hasil

1. Rencana Kegiatan 3000 1

2. Tabel Pembagian Tugas 60 48

3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan 60 48

Tugas

4. Koreksian/ saran Pelaksanaan Tugas 60 48

5. Laporan mengenai realisasi atau 12000 1

pelaksanaan program, Rencana Kerja,
kinerja, serta penggunaan anggaran
tahunan UPT

6. Ketertiban administrasi umum, 2000 12

administrasi keuangan, administrasi
kepegawaian, dan administrasi
perencanaan di lingkungan UPT

7. Hasil Evaluasi Kegiatan di lingkungan 600 1

Subbagian Tata Usaha

8. Laporan Kegiatan 1500 1

9. Laporan Tugas Kedinasan Lain 300 12

6. Butir Informasi Lain : -

Kabanjahe, Juli 2018

Yang Membuat:

Atasan Langsung Ketua Tim

(Gelora Fajar, SH, MH) (Gelora Fajar, SH, MH)

 NIP. 19710508 199803 1 004  NIP. 19710508 199803 1 004