INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Subbagian Tata Usaha

2. Kode Jabatan : -………………………………………………

3. Unit Organisasi
a. Eselon I : Direktorat Jenderal Pengembangan Kawasan Transmigrasi
b. Eselon II : Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sarana dan Parasarana
Kawasan Transmigrasi
c. Eselon III :
d. Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Direktorat Jenderal Pengembangan

Kawasan Transmigrasi

Direktorat Pembangunan dan

Pengembangan Sarana dan Prasarana
Kawasan Transmigrasi

Kepala Subbagian
Tata Usaha

Pengadministrasian Penyusun Rencana Penyusun Perencanaan

Umum Kegiatan dan Keuangan dan Barang
Anggaran Milik Negara

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan Urusan Tata Usaha Direktorat Pembangunan dan
Pengembangan Sarana dan Parasarana Kawasan Transmigrasi.

6. Uraian Tugas :
a. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha berdasarkan rencana operasional
Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sarana dan Prasarana Kawasan Transmigrasi
sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
1) Menelaah rencana operasional Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sarana
dan Prasarana Kawasan Transmigrasi;
2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana operasional;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan;
4) Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari atasan.

Informasi Jabatan …
[1]
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-
masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Subag Tata Usaha;
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;
2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5) Menentukan target waktu penyelesaian.

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub. Bagian Tata Usaha sesuai
dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan
lancar;
1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.

d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub. Bagian Tata Usaha sesuai dengan
prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.

e. Melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat sesuai dengan aturan yang
berlaku
1) menerima dan mempelajari Dokumen Kepegawaian, usulan Diklat, absensi, laporan
kinerja, laporan BMN, Dokumen keuangan, kearsipan dan persuratan,
2) memproses Dokumen Kepegawaian, usulan Diklat, absensi, laporan kinerja, laporan
BMN, Dokumen keuangan, kearsipan dan persuratan,
3) melaksanakan proses dokumen pemeliharaan kendaraan dinas opersional, inventaris
kantor
4) memeriksa Nota Dinas Direktur tentang usulan Kepegawaian, Diklat, absensi, laporan
kinerja, laporan BMN, Dokumen keuangan, kearsipan dan persuratan;
5) memeriksa Nota Dinas Direktur tentang dokumen pemeliharaan kendaraan dinas
opersional, inventaris kantor;

f. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub. Bagian Tata Usaha dengan cara
mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja di masa mendatang;
1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;
2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

Informasi Jabatan …
[2]
 g. Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Sub. Bagian Tata Usaha sesuai dengan
prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan
mendatang;
1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

h. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas
1. Rencana Operasional Bidang Tata Usaha Penyusunan Rencana Kegiatan Bidang Tata
dan Rumah Tangga Direktorat Usaha dan Rumah Tangga Direktorat.
2. Beban Kerja Unit Pembagian Tugas Bawahan
3. Tugas Bawahan Pembimbingan Tugas Bawahan
4. Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaan Hasil Tugas Bawahan
5. Peraturan Tata Usaha Penyusunan konsep kebijakan dan
standardisasi Tata Usaha
6. Rencana Kegiatan, Bahan dan Data Tata Pelaksanakan Fasilitasi Bimtek dan
Usaha Supervisi Tata Usaha
7. Laporan Tugas Bawahan Evaluasi Pelaksanaan Tugas
8. Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan

8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan dalam tugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan Sub Bagian
Tata usaha
2. Uraian Tugas Bawahan Membagi Tugas Bawahan
3. SOP dan Petunjuk Teknis Membimbing Bawahan
4. Peraturan yang berlaku dan Kerangka Memeriksa Hasil Tugas
Acuan Kerja
5. SOP, Peraturan yang berlaku, Melaksanakan urusan tata usaha dan
rumah tangga
6. Rencana Operasional Sub Bagian Tata Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas
Usaha
7. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Laporan
8. Peraturan terkait dan Arahan Pimpinan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan
1. Rencana Kegiatan Dokumen
2. Tabel Pembagian Tugas Dokumen
3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Dokumen

Informasi Jabatan …
[3]
 Tugas
4. Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas Dokumen
5. Laporan Urusan Tata Usaha dan Rumah Dokumen
Tangga
6. Hasil Evaluasi Kegiatan di lingkungan Sub Dokumen
Bagian Tata Usaha
7. Laporan Kegiatan Dokumen
8. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Terlaksananya urusan tata usaha dan rumah tangga Direktorat Pembangunan dan
Pengembangan Sarana dan Parasarana Kawasan Transmigrasi;
b. Ketepatan dalam proses pelaksanaan ketatausahaan dan rumah tangga;
c. Kesesuaian pembagian beban kerja;
d. Kelancaran pelaksanaan tugas subbag Tata Usaha;
e. Kesesuaian pedoman penggunaan alat-alat kerumahtanggaan dengan peraturan
perundang-undangan terkait;
f. Ketepatan dalam menyusun laporan.

11. Wewenang :
a. Memeriksa kelengkapan dokumen tata usaha dan rumah tangga
b. Menentukan rencana kegiatan
c. Menentukan pembagian beban kerja
d. Memberikan tugas kepada bawahan
e. Memberikan pelayanan sarana dan prasarana perkantoran
f. Ketepatan dalam menyusun laporan.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Direktur Pembangunan dan Direktorat Pembangunan Konsultasi dan arahan
Pengembangan Sarana dan dan Pengembangan Sarana pimpinan
Parasarana Kawasan dan Parasarana Kawasan
Transmigrasi Transmigrasi
2. Pejabat Administrator Direktorat Pembangunan Konsultasi dan arahan
dan Pengembangan Sarana pimpinan
dan Parasarana Kawasan
Transmigrasi
3. Pejabat Pengawas Direktorat Pembangunan Koordinasi
dan Pengembangan Sarana
dan Parasarana Kawasan
Transmigrasi
4. Pelaksana Sub Bagian Tata Usaha Memberikan Tugas
5. Pejabat Pengawas Sekretariat Direktorat Koordinasi
Jenderal Pengembangan
Kawasan Transmigrasi
6. Pejabat Tinggi Pratama, Kementerian Desa, Koordinasi
Pejabat Administrator dan Pembangunan Daerah
Pejabat Pengawas Tertinggal dan Transmigrasi

Informasi Jabatan …
[4]
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Didalam dan diluar ruangan
2. Suhu Menyesuaikan
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja Menyesuaikan
9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Penata Muda Tk. 1, III/b
b. Pendidikan : S1 Administrasi/S1 Manajemen/S1 Teknik/S1 Psikologi/S1 Sosial
c. Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk. IV
2) Teknis : berhubungan dengan jabatan tersebut.
 Diklat Barang dan Jasa
 Diklat Kearsipan
 Diklat Manajemen Kepegawaian
 Diklat Pelayanan Prima
d. Pengalaman Kerja : 2 tahun di bidang umum dan kerumah tanggaan
e. Pengetahuan Kerja :
1) Administrasi Perkantoran
2) Kearsipan/Ketatausahaan
3) Kemampuan Menganalisa dan Memecahkan Masalah
4) Manajemen Pelayanan Umum
5) Manajemen Konflik
f. Keterampilan Kerja :
1) Melakukan koordinasi dengan Unit/Lembaga terkait
2) Melakukan Koordinasi Internal dan Eksternal
3) Memberikan Pelayanan di Bidang Kepegawaian
4) Menata Persuratan/Arsip
5) Mengelola Administrasi Kepegawaian
6) Mengelola Aset dan Kekayaan
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal
3) N: Numerik
h. Temperamen :

Informasi Jabatan …
[5]
 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
2) M: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan,
pembuatan pertimbangan, atau pembuatan peraturan/Keputusan berdasarkan kriteria
yang diukur atau yang dapat diuji.
3) T: Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian
dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.
i. Minat Kerja :
1) I: Investigatif
2) R: Realistik
3) A: Artistik
j. Upaya Fisik :
1) Bicara
2) Duduk
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D4: Menghitung Data
2) Orang : O3: Menyelia
3) Benda : B7: Memegang

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu
Volume
No Hasil Kerja penyelesaian
(setahun)
(menit)
1. Rencana Kegiatan 15.000 1
2. Tabel Pembagian Tugas 90 1
3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas 120 1
4. Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas 120 1
5. Pelaksanaan kegiatan ketata usahaan
6. Hasil Evaluasi Kegiatan di lingkungan Sub Bagian Tata 48 000 5
Usaha
7. Laporan Kegiatan 1.500 1
8. Laporan Tugas Kedinasan Lain 90 12

17. Butir Informasi Lain : -

Informasi Jabatan …
[6]