Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Subbagian Tata Usaha

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Organisasi
a. Eselon I : Sekretariat Utama
b. Eselon II : Biro Umum
c. Eselon III : Bagian Persuratan
d. Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

p
l
a
e
t
r
k
S
K B
s
o
r
i
a
t
u
m
U

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan layanan administrasi, mengelola
kinerja pegawai, mengelola program unit, menyiapkan laporan,
melaksanakan tugas kedinasan lain serta menyusun laporan sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran
pelaksanaan tugas..

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[1]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

6. Uraian Tugas :
a. Merencanakan kegiatan Subbagian Tata Usaha berdasarkan rencana
operasional Bagian Persuratan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
1) Menelaah rencana operasional unit eselon III;
2) Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam
rencana operasional;
3) Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan
dilakukan;
4) Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari
atasan.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Subbagian
Tata Usaha;
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan;
2) Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5) Menentukan target waktu penyelesaian.
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Subbagian
Tata Usaha sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan
agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2) Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan
solusi terbaik;
3) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang
dialami.
d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Subbagian Tata Usaha
sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar
dari kesalahan;
1) Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2) Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang
telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[2]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

e. Menyelenggarakan layanan administrasi Biro sesuai dengan prosedur

dan ketentuan yang berlaku dalam rangka mendukung kelancaran
kegiatan operasional Biiro Umum;
1) Menyenggarakan adminstrasi Biro;
2) Melakukan pengelolaan barang dan ATK Biro;
3) Memfasilitasi kegiatan Biro.
f. Mengelola kinerja pegawai di lingkungan Biro sesuai prosedur
dengan capaian kinerja individu untuk mendukung optimalisasi kinerja
unit;
1) Mengadministasikan kontrak kinerja seluruh pegawai di
Lingkungan Biro;
2) Membuat rekapitulasi hasil capaian kinerja seluruh pegawai;
3) Menyusun laporan capaian kinerja seluruh di Lingkungan Biro
Umum.
g. Mengelola program unit berdasarkan kegiatan dan pagu yang telah
disetujui untuk mendukung kelancaran pelaksanaan program Biro
Umum;
1) Menghimpun usulan kegiatan seluruh Bagian di lingkungan Biro;
2) Menyusun usulan program dan anggaran Biro;
3) Membuat rekapitulasi capaian program Biro Umum.
h. Menyusun laporan Biro Umum sesuai dengan prosedur ketentuan
yang berlaku untuk mendukung Akuntabilitas kinerja Biiro Umum;
1) Mereview hasil capaian program Biro pada tahun berjalan;
2) Membuat konsep laporan Biro;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan dengan pimpinan;
4) Menyempurnakan laporan sesuai arahan pimpinan.
i. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Subbagian Tata
Usaha dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam
rangka perbaikan kinerja di masa mendatang;
1) Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;
2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan
kegiatan.
j. Melaporkan pelaksanaan kinerja di lingkungan Subbagian Tata Usaha
sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai
akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang;
1) Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[3]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

4) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik
lisan maupun tertulis.
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Rencana Operasional Penyusunan Rencana Kegiatan
Bagian/Bidang Seksi/Subbagian/Subbidang
2. Beban Kerja Unit Pembagian Tugas Bawahan
3. Tugas Bawahan Pembimbingan Tugas Bawahan
4. Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaan Hasil Tugas
Bawahan
5. Surat-surat masuk dan berkas lain Pelayanan Administrasi Biro

6. Data Kinerja pegawai Pengelolaan kinerja pegawai

7. Rencana program dan anggaran Pengelolaan program dan anggaran

8. Data capaian kinerja unit Penyusunan Draft LAKIP

9. Laporan Tugas Bawahan Evaluasi Pelaksanaan Tugas

10. Hasil Capaian Tugas Penyusunan Laporan
11. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan
Lain

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. SOP dan Petunjuk Teknis
2. Uraian Tugas Bawahan
3. SOP dan Petunjuk Teknis
4. Peraturan yang berlaku
Kerangka Acuan Kerja
Menyusun Rencana Kegiatan
Subbagian Tata Usaha
Membagi Tugas Bawahan
Membimbing Bawahan
dan Memeriksa Hasil Tugas

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[4]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

5. Petunjuk Teknis dan SOP Melayani Administrasi Biro

6. Petunjuk Teknis dan SOP Mengelola kinerja pegawai

7. Petunjuk Teknis dan SOP Mengelola program dan anggaran

8. Petunjuk Teknis dan SOP Menyusun Draft LAKIP

9. Rencana Operasional Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas

Bagian/Bidang
10. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Laporan
11. Peraturan terkait dan Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan
Pimpinan Lain

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan

1. Rencana Kegiatan Subbag Tata Dokumen
Usaha
2. Tabel Pembagian Tugas Dokumen
3. Notulensi Rapat Arahan Dokumen
Pelaksanaan Tugas
4. Koreksian/saran Pelaksanaan Dokumen
Tugas
5. Layanan Administrasi Biro Kegiatan

6. Laporan kinerja pegawai Dokumen

7. Laporan program anggaran Dokumen

8. Draft LAKIP Dokumen

9. Hasil Evaluasi Kegiatan di Dokumen

lingkungan
Seksi/Subbagian/Subbidang
10. Laporan Kegiatan Dokumen
11. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran dukungan administrasi di lingkungan Biro Umum;
b. Terdokumentasinya capaian kinerja seluruh pegawai di lingkungan
Biro Umum;

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[5]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

c. Kelancaran pelaksanaan operasional program unit pada tahun

berjalan;
d. Kebenaran isi Draft Laporan Akuntabilitas Kinerja Biro Umum;

11. Wewenang :
a. Melakukan pengagendaan, pendistribusian serta pendokumentasian
surat dan arsip di lingkungan Biro Umum;
b. Mencatat, mengendalikan serta mendokumentasikan capaian kinerja
pegawai di lingkungan Biro Umum;
c. Menyusun TOR kegiatan, mengajukan RAB program unit serta
mengevaluasi capaian program unit;
d. Mengajukan konsep Laporan Akuntabilitas Kinerja unit kepada
pimpinan.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kepala Biro Umum BKN Konsultasi dan
meminta arahan
pelaksanaan tugas
2. Kepala Bagian BKN Konsultasi dan
Persuratan meminta arahan
pelaksanaan tugas
3. Sesama Eselon IV di BKN Koordinasi
lingkungan Bagian pelakasanaan tugas
Persuratan
4. Kasubbag TU seluruh BKN Pelaksanaan
unit kkegiatan
pengganadaan dan
penjilidan dokumen.

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Suhu kamar normal

3. Udara Sirkulasi baik

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[6]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

4. Keadaan ruangan Luas

5. Letak Rata

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tidak berisik

8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Penata, III/c
b. Pendidikan : D3
c. Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk. IV
2) Teknis :
1) Penyusunan Program dan Lakip;
2) Diklat Pengadaan Barang dan Jasa;
3) Pelayanan Prima.
d. Pengalaman Kerja : 1 tahun di bidang
1) Akutansi;
2) Kesekretariatan.
e. Pengetahuan Kerja :
1) Perencanaan Program;
2) Pengelolaan Anggaran.
f. Keterampilan Kerja :
1) Menyusun Rancangan Kegiatan dan
Anggaran;
2) Menyusun Drfat Lakip.
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[7]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

3) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab
untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau
merencanakan.
2) M: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan
pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan, atau
pembuatan peraturan/Keputusan berdasarkan kriteria yang
diukur atau yang dapat diuji.
3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan
yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan
yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau
kecepatan yang tertentu.
i. Minat Kerja :
1) C: Konvensional
2) R: Realistik
3) E: Kewirausahaan
j. Upaya Fisik :
1) Bicara
2) Duduk
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan: tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D5: Membandingkan Data
2) Orang : O6: Berbicara - Memberi Tanda
3) Benda : B7: Memegang

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

No Hasil Kerja Waktu Volume

penyelesaian (setahun)

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[8]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

(menit)
4.500 1
1. Rencana Kegiatan Subbag TU
120 48
2. Tabel Pembagian Tugas
120 48
3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan
Tugas
300 48
4. Koreksian/saran Pelaksanaan Tugas
300 48
5. Layanan Administrasi Biro
600 12
6. Laporan kinerja pegawai
1.500 12
7. Laporan program anggaran
240 12
8. Draft LAKIP
600 12
9. Hasil Evaluasi Kegiatan di lingkungan
Subbagian TU
240 12
10. Laporan Kegiatan
120 24
11. Laporan Tugas Kedinasan Lain

17. Butir Informasi Lain : -

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[9]
Unit Sekretariat Utama – Badan Kepegawaian Negara

Informasi Jabatan Kepala Subbagian Penggandaan

[10]