Kepala Dinas
Perpustakaan
dan Kearsipan
Sekretaris
Kepala Bidang
Kepala Bidang
Kepala Bidang Kepala Bidang Layanan,
Pengembangan,
Pengelolaan, Pembinaan Pembinaan
Pengolahan dan
Layanan dan dan Pengawasan Perpustakaan dan
Pelestarian Bahan
Pemanfaatan Arsip Arsip Kegemaran
Pustaka
Membaca
5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan penyusunan program dan kegiatan di
lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai dengan
ketentuan yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.
6. Uraian Tugas :
a. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan
Pelaporan sesuai Rencana Operasional Sekretariat Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai pedoman pelaksanaan tugas
Tahapan :
1). Menenelaah rencana operasional unit eselon III;
2). Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan operasional;
3). Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan
dilaksanakan;
4). Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari
atasan;
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian
Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan;
Tahapan :
1). Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan;
2). Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3). Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4). Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5). Menentukan target waktu penyelesaian.
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Sub Bagian
Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan sesuai tugas dan tanggung jawab
yang diberikan agar pekerjaan berjalan dengan lancar;
Tahapan :
1). Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2). Menganalisis permasalahan dengan Sekretaris Badan untuk
menentukan solusi terbaik;
3). Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang
dialami.
d. Memeriksa hasil kerja bawahan di Lingkup Sub Bagian Perencanaan,
Evaluasi dan Pelaporan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang
berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Tahapan :
1). Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2). Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja;
3). Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang
telah ditentukan;
4). Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.
e. Melaksanakan penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan sesuai dengan tugas dan tanggungjawab
untuk menghasilkan usulan program yang sesuai dengan Rencana
Strategis;
Tahapan :
1). Menghimpun usulan program dan kegiatan dari masing-masing satuan
kerja di lingkup Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
2). Mempelajari dan menganalisa setiap usulan program dan kegiatan;
3). Mengkompilasi rencana usulan program dan kegiatan untuk
diserahkan kepada pimpinan.
4). Melaksanakan penyusunan program dan kegiatan di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan
f. Melaksanaan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) dan Rencana Kerja
(Renja), Indikator Kinerja Utama, Rencana Kinerja Tahunan dan Penetapan
Kinerja sesuai kebutuhan organisasi berdasarkan peraturan perundangan
yang berlaku;
Tahapan :
1). Mempelajari dokumen sebelumnya dan peraturan yang berlaku;
2). Mengumpulkan data dan bahan penyusunan;
3). Menyusun konsep penyusunan;
4). Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan untuk mendapat arahan
lebih lanjut;
5). Memperbaiki konsep yang telah dikonsultasikan;
6). Finalisasi konsep.
g. Melaksanakan pengusulan program dan kegiatan ke dalam Rencana Kerja
Perangkat Daerah (RKPD) serta prioritas dan Plafon Anggaran Sementara
(PPAS) berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1). Mempelajari dokumen sebelumnya dan peraturan yang berlaku;
2). Mengumpulkan data dan bahan pengusulan;
3). Menyusun konsep pengusulan;
4). Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan untuk mendapat arahan
lebih lanjut;
5). Memperbaiki konsep yang telah dikonsultasikan;
6). Finalisasi konsep.
h. Melaksanakan penyusunan dokumen pelaporan termasuk di dalamnya
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Laporan
Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ), Laporan Penyelenggaraan
Pemerintah Daerah (LPPD) dan laporan lainnya sesuai prosedur dan
ketentuan yang berlaku sebagai bentuk akuntabilitas pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1). Mempelajari dokumen sebelumnya dan peraturan yang berlaku;
2). Mengumpulkan data dan bahan pengusulan;
3). Menyusun konsep pengusulan;
4). Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan untuk mendapat arahan
lebih lanjut;
5). Melaksanakan penyusunan rencana strategis, program dan kegiatan;
i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Sub Bagian
Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan dengan cara mengidentifikasi
hambatan yang ada dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang;
Tahapan :
1). Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;
2). Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3). Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4). Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
j. Membuat laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan
Pelaporan sesuai dengan prosedur dan peraturan sebagai bentuk
akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang;
Tahapan :
1). Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2). Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3). Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4). Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan
maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya.
Tahapan :
1). Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2). Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3). Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4). Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Rencana Operasional Penyusunan Rencana Kegiatan Subag
Sekretariat
2. Beban Kerja Subag Pembagian tugas kepada bawahan
3. Tugas Bawahan Pembimbingan tugas bawahan
4. Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaan hasil tugas bawahan
5. Renstra, Program dan Kegiatan Pelaksanaan penyusunan program dan
Satuan Kerja dan Disposisi kegiatan
pimpinan
6. Renstra dan Renja, Indikator Pelaksanaan penyusunan Renstra dan
Kinerja Utama, Rencana Renja, Indikator Kinerja Utama,
Kinerja Tahunan dan Rencana Kinerja Tahunan dan
Penetapan Kinerja tahun lalu Penetapan Kinerja
dan Disposisi pimpinan
7. RKPD, Prioritas dan PPAS Pelaksanaan pengusulan program dan
tahun lalu dan Disposisi kegiatan ke dalam Rencana Kerja
pimpinan Perangkat Daerah (RKPD) serta
prioritas dan Plafon Anggaran
Sementara (PPAS)
8 Renstra, Renja, RKA dan LAKIP, Pelaksanaan penyusunan dokumen
LKPJ serta LPPD tahun pelaporan (LAKIP, LKPJ, LPPD)
sebelumnya
9. Laporan tugas bawahan Pengevaluasian tugas bawahan
10. Capaian hasil tugas bawahan Penyusunan laporan
11. Instruksi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain.
8. Perangkat/Alat Kerja :
No. Perangkat/Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1 2 3
1. SOP dan Pertunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan Subag
2. Uraian Tugas Bawahan Membagi tugas bawahan
3. SOP dan Petunjuk Teknis Membimbing bawahan
4. Peraturan dan Kerangka Acuan Memeriksa hasil tugas bawahan
Kerja
9. Hasil Kerja :
1) 2)
No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Rencana Kegiatan Sub Bagian Perencanaan, Dokumen
Evaluasi dan Pelaporan
2. Tabel Pembagian Tugas Dokumen
3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas Dokumen
4. Koreksi/Saran Pelaksanaan Tugas Dokumen
5. Tersusunya Program dan Kegiatan Dokumen
6. Tersusunnya Renstra dan Renja, Indikator Dokumen
Kinerja Utama, Rencana Kinerja Tahunan dan
Penetapan Kinerja
7. Terlaksananya pengusulan program dan Dokumen
kegiatan ke dalam RKPD, serta Prioritas dan
Plafon Anggaran Sementara (PPAS)
8. Terlaksananya penyusunan dokumen Dokumen
pelaporan (LAKIP, LKPJ, LPPD)
9. Evaluasi pelaksanaan tugas Dokumen
10. Laporan kegiatan Dokumen
11. Laporan tugas kedinasan lain Dokumen
j. Upaya fisik :
1) Berdiri;
2) Berjalan;
3) Duduk;
k. Kondisi fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan.
2) Umur : Disesuaikan.
3) Tinggi badan : Disesuaikan.
4) Berat badan : Disesuaikan.
5) Postur badan : Disesuaikan.
6) Penampilan : Disesuaikan.
l. Fungsi pekerjaan :
1) Data : D2 : Menganalisis data;
: D3 : Menyusun data;
: D4 : Menghitung data;
2) Orang : O6 : Berbicara (Informasi);
3) Benda B7 : Memegang
16. Prestasi Kerja yang diharapkan :
Waktu
Volume
No. Hasil Kerja Penyelesaian
(Setahun)
(Menit)
1. Rencana Kegiatan Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi 3000 1
dan Pelaporan
2. Tabel Pembagian Tugas 120 24
3. Notulensi Rapat Arahan Pelaksanaan Tugas 120 24
Jumlah Waktu
Satuan Waktu
Beban Efektif Kebutuhan
No. Uraian Tugas Penyelesaian Ket
Hasil Kerja (1 Penyelesaia Pegawai
(Menit)
Tahun) n
2 3 4 5 6 7 8
1
2 3 4 5 6 7 8
1
2 3 4 5 6 7 8
1
JUMLAH 1.10
PEMBULATAN 1.00