INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum

2. Kode Jabatan :
3. Unit Kerja :
Eselon I : -
Eselon II : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Eselon III : Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Eselon IV :
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas
Perpustakaan
dan Kearsipan

Sekretaris

Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Sub

Kepegawaian dan Perencanaan, Bagian Keuangan
Umum Evaluasi dan dan Aset
Pelaporan

Kepala Bidang Kepala Bidang

Kepala Bidang
Kepala Bidang Layanan, Pembinaan Pengembangan,
Pengelolaan,
Pembinaan dan Perpustakaan dan Pengolahan dan
Layanan dan
Pengawasan Arsip Kegemaran Pelestarian Bahan
Pemanfaatan Arsip
Membaca Pustaka

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan pengelolaan layanan administrasi
kepegawaian dan umum di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Maluku sesuai ketentuan yang berlaku untuk mencapai kinerja yang
optimal.
6. Uraian Tugas :
a. Menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum sesuai
Rencana Operasional Sekretariat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Provinsi Maluku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1). Menenelaah rencana operasional unit eselon III;
2). Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan operasional;
3). Menyusun detail rencana kegiatan yang akan dilaksanakan;
4). Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari
atasan;
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan
fungsinya masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum;
Tahapan :
1). Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan;
2). Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3). Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4). Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5). Menentukan target waktu penyelesaian.
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum sesuai tugas dan tanggung jawab yang
diberikan agar pekerjaan berjalan dengan lancar;
Tahapan :
1). Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2). Menganalisis permasalahan dengan Sekretaris Badan untuk
menentukan solusi terbaik;
3). Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang
dialami.
d. Memeriksa hasil kerja bawahan di Lingkup Sub Bagian Kepegawaian dan
Umum sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar
terhindar dari kesalahan;
Tahapan :
 1). Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2). Menentukan standar kualitas dan/atau kuantitas hasil kerja;
3). Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang
telah ditentukan;
4). Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.
e. Menyusun bahan pembinaan kepegawaian, organisasi, analisis jabatan
tatalaksana, perencanaan diklat dan pengembangan sumberdaya aparatur
di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai
ketentuan yang berlaku untuk pengembangan organisasi ke depan;
Tahapan :
1). Mereview bahan pembinaan organisasi, analisis jabatan tatalaksana,
perencanaan diklat dan pengembangan sumberdaya aparatur tahun
lalu;
2). Menginventarisasi bahan dan data pembinaan organisasi, analisis
jabatan tatalaksana, perencanaan diklat dan pengembangan
sumberdaya aparatur yang diperlukan;
3). Mengkonsultasikan bahan dan data pembinaan organisasi, analisis
jabatan tatalaksana, perencanaan diklat dan pengembangan
sumberdaya aparatur yang diperlukan;
4). Menyusun bahan pembinaan organisasi, analisis jabatan tatalaksana,
perencanaan diklat dan pengembangan sumberdaya aparatur;
f. Mengelola layanan administrasi kepegawaian, kearsipan, ketatausahaan,
pembinaan disiplin pegawai ASN di lingkungan Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Provinsi Maluku sesuai ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1). Mereview pengelolaan layanan administrasi kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin pegawai tahun lalu;
2). Menganalisis kendala, hambatan dan permasalahan yang dihadapi
untuk mencari solusi penyelesaiannya;
3). Mengkonsultasikan pelaksanaan layanan administrasi kepegawaian,
kearsipan, ketatausahaan, pembinaan disiplin pegawai dengan
pimpinan/OPD terkait;
4). Melaksanakan layanan administrasi kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin pegawai
g. Mengelola urusan kerumah-tanggaan, perlengkapan dan umum, perjalanan
 dinas, kerjasama, kehumasan dan protokoler di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai ketentuan yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1). Mereview pengelolaan urusan rumah tangga, protokol, administrasi
perjalanan Badan, operasional kendaraan Badan, inventarisasi dan
penghapusan perlengkapan, fasilitas kantor dan pemeliharaannya,
keamanan, ketertiban serta kebersihan tahun lalu;
2). Menganalisis kendala, hambatan dan permasalahan yang dihadapi
untuk mencari solusi penyelesaiannya;
3). Mengkonsultasikan pengelolaan urusan kerumah-tanggaan,
perlengkapan dan umum dengan pimpinan/OPD terkait;
4). Melaksanakan pengelolaan urusan kerumah-tanggaan, perlengkapan
dan umum perjalanan dinas, kerjasama, kehumasan dan protokoler.
h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di Lingkup Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada
dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang;
Tahapan :
1). Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;
2). Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3). Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4). Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
i. Membuat laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Kepegawaian dan Umum
sesuai dengan prosedur dan peraturan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja
dan rencana kegiatan mendatang;
Tahapan :
1). Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2). Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3). Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4). Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan
maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya.
Tahapan :
1). Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
 2). Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3). Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4). Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No. Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1. Rencana Operasional Sekretariat Penyusunan Rencana Kegiatan Subag
Kepegawaian dan Umum
2. Beban Kerja Subag Pembagian tugas kepada bawahan
3. Tugas Bawahan Pembimbingan tugas bawahan
4. Hasil Tugas Bawahan Pemeriksaan hasil tugas bawahan
5. DPA-SKPD, peraturan teknis dan Penyusunan bahan pembinaan
Disposisi pimpinan kepegawaian, organisasi, analisis
jabatan tatalaksana, perencanaan
diklat dan pengembangan sumberdaya
aparatur
6. DPA-SKPD, peraturan teknis dan Pengelolaan layanan administrasi
Disposisi pimpinan kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin
pegawai ASN
7. DPA-SKPD, peraturan teknis dan Pengelolaan urusan kerumah-
Disposisi pimpinan tanggaan, perlengkapan dan umum,
perjalanan dinas, kerjasama,
kehumasan dan protokoler
8. Laporan tugas bawahan Pengevaluasian tugas bawahan
9. Capaian hasil tugas bawahan Penyusunan laporan
10. Instruksi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain.
8. Perangkat/Alat Kerja :
No. Perangkat/Alat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Kegiatan
2. Uraian Tugas Bawahan Membagi tugas bawahan
3. SOP dan Petunjuk Teknis Membimbing bawahan
4. Peraturan yang berlaku dan Memeriksa hasil tugas bawahan
 Kerangka Acuan Kerja
5. SOP dan Juknis Menyusun bahan pembinaan
kepegawaian, organisasi, analisis
jabatan tatalaksana, perencanaan
diklat dan pengembangan sumberdaya
aparatur
6. SOP dan Juknis Mengelola layanan administrasi
kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin
pegawai ASN
7. SOP dan Juknis Mengelola urusan kerumah-tanggaan,
perlengkapan dan umum, perjalanan
dinas, kerjasama, kehumasan dan
protokoler
8. Rencana Operasional Sekretariat Mengevaluasi pelaksanaan tugas
bawahan
9. SOP dan Juknis Menyusun laporan
10. Peraturan dan Arahan pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lain.

9. Hasil Kerja :
1) 2)
No. Hasil Kerja Satuan Hasil
1. Rencana Kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan Dokumen
Umum
2. Tugas bawahan Dokumen

3. Bimbingan tugas Dokumen

4. Hasil koreksi kerja bawahan Dokumen

5. Bahan pembinaan kepegawaian, organisasi, Dokumen

analisis jabatan tatalaksana, perencanaan diklat
dan pengembangan sumberdaya aparatur
6. Laporan layanan administrasi kepegawaian, Dokumen
kearsipan, ketatausahaan, pembinaan disiplin
pegawai ASN
7. Laporan pengelolaan urusan kerumah-tanggaan, Dokumen
perlengkapan dan umum, perjalanan dinas,
kerjasama, kehumasan dan protokoler
 8. Hasil Evaluasi Kegiatan Dokumen
9. Laporan kegiatan Dokumen

10. Laporan tugas kedinasan lain Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran pelaksanaan rencana kegiatan di lingkup Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum;
b. Terlaksananya pembagian tugas kepada bawahan;
c. Terlaksananya pembimbingan kepada bawahan;
d. Terlaksananya pemeriksaan hasil kerja bawahan;
e. Tersusunnya bahan pembinaan pembinaan kepegawaian, organisasi,
analisis jabatan tatalaksana, perencanaan diklat dan pengembangan
sumberdaya aparatur;
f. Terlaksananya layanan administrasi kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin pegawai ASN;
g. Terlaksananya urusan kerumah-tanggaan, perlengkapan dan umum,
perjalanan dinas, kerjasama, kehumasan dan protokoler;
h. Terlaksananya evaluasi tugas bawahan di lingkup Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum;
i. Tersusunnya laporan kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum;
j. Terlaksananya tugas kedinasan lain.
11. Wewenang :
a. Menyusun rencana kegiatan di lingkup Sub Bagian Kepegawaian dan
Umum

b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan;

c. Membimbing bawahan dalam pelaksanaan tugas;
d. Mengoreksi tugas bawahan.
e. Memeriksa penyusunan bahan pembinaan pembinaan kepegawaian,
organisasi, analisis jabatan tatalaksana, perencanaan diklat dan
pengembangan sumberdaya aparatur;
f. Mengawasi pelaksanaan layanan administrasi kepegawaian, kearsipan,
ketatausahaan, pembinaan disiplin pegawai ASN;
g. Mengawasi pelaksanaan urusan kerumah-tanggaan, perlengkapan dan
umum, perjalanan dinas, kerjasama, kehumasan dan protokoler;
 h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkup Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum;

i. Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkup Sub Bagian

Kepegawaian dan Umum;

j. Melaksanakan tugas kedinasan lain.

12. Korelasi Jabatan :

No. Jabatan Unit Kerja / Instansi Dalam Hal

1 2 3 4
1. Kepala Dinas Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Konsultasi dan
dan Kearsipan Kearsipan meminta arahan
tugas
2. Sekretaris Dinas Dinas Perpustakaan dan Konsultasi,
Perpustakaan dan Kearsipan pertanggung
Kearsipan jawaban dan
meminta arahan
tugas
3 Sesama Eselon IV di Dinas Perpustakaan dan Koordinasi
lingkup Sekretariat Kearsipan pelaksanaan tugas
4 Bawahan di lingkup Sub Dinas Perpustakaan dan Arahan dan
Bagian Kepegawaian dan Kearsipan pengawasan tugas
Umum
5 Pimpinan OPD Provinsi OPD Provinsi Maluku Konsultasi kegiatan
Maluku

13. Kondisi Lingkup Kerja :

No. Aspek Faktor
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
 4. Keadaan ruangan Tertutup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Tenang
9. Getaran Tidak ada getaran
14. Resiko Bahaya :
No. Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol.ruang : Penata Muda Tk.I - III/b
b. Pendidikan : S1
- Ilmu Administrasi Negara/Publik;
- Ilmu Pemerintahan;
- Ilmu Manajemen;
- Ilmu Hukum.
c. Kursus / Diklat :
- Penjenjangan : Diklatpim Tk.IV
- Teknis : - Diklat Teknis di bidang kepegawaian dan
umum
d. Pengalaman kerja : Minimal 2 (dua) tahun di bidang kepegawaian
dan umum
e. Pengetahuan kerja : - Manajemen Kepegawaian;
- Manajemen SDM aparatur;
- Penyusunan Rencana Kegiatan;
- Analisa Jabatan;
- Analisa Beban Kerja;
- Tata kepemerintahan yang baik;
- Kebijakan reformasi birokrasi;
- Pelayanan publik.
f. Keterampilan kerja : - Mampu memberikan layanan di bidang
 kepegawaian dan umum;
- Mampu menelaah masalah-masalah di bidang
kepegawaian dan umum;
- Mampu merencanakan dan mengorganisasikan
kegiatan dan program di bidang kepegawaian
dan umum;
- Mampu bekerjasama dalam rangka
pelaksanaan program dan kegiatan di bidang
kepegawaian dan umum;
- Mampu mengoperasikan komputer/laptop/
internet.
g. Bakat kerja :
1) G : Kemampuan belajar secara umum (Intelegensia);
2) V : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan
penggunaannya secara tepat dan efektif (Verbal);
3) Q : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan
verbal atau dalam tabel (Ketelitian).
h. Temperamen kerja :
1) D : Direction, Control, Planning (DCP) = Kemampuan
menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan
memimpin, mengendalikan atau merencanakan;
2) M : Measurable And Veri Fiaable Criteria (MVC) = menyesuaikan
diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan
pertimbangan, atau pembuatan peraturan/Keputusan
berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat diuji.;
3) T : Set Of Limits (STS) = Kemampuan menyesuaikan diri dengan
situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut
perangkat batas, toleransi atau standar-standar tertentu.
i. Minat kerja :
1) R = Realistik;
2) K = Konvensional;
3) I = Investigatif;
j. Upaya fisik :
1) Berdiri;
2) Berjalan;
3) Duduk;
k. Kondisi fisik :
 1) Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan.
2) Umur : Disesuaikan.
3) Tinggi badan : Disesuaikan.
4) Berat badan : Disesuaikan.
5) Postur badan : Disesuaikan.
6) Penampilan : Disesuaikan.
l. Fungsi pekerjaan :
1) Data : D2 : Menganalisa;
D3 : Menyusun data;
D5 : Membandingkan/mencocokkan.

2) Orang O3 : Menyelia;
:
O6 : Berbicara;
O7 : Melayani.

3) Benda B3 : Menjalankan mesin.

16. Prestasi Kerja yang diharapkan :

Waktu
Volume
No. Hasil Kerja Penyelesaia
(Setahun)
n (Menit)
1. Rencana Kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan 3000 1
Umum
2. 120 24
Tugas bawahan
3. 120 24
Bimbingan tugas
4. 120 24
Hasil koreksi kerja bawahan
5. Bahan pembinaan kepegawaian, organisasi,
1500 8
analisis jabatan tatalaksana, perencanaan diklat
dan pengembangan sumberdaya aparatur
6. Laporan layanan administrasi kepegawaian,
900 18
kearsipan, ketatausahaan, pembinaan disiplin
pegawai ASN
7. Laporan pengelolaan urusan kerumah-tanggaan,
1200 25
perlengkapan dan umum, perjalanan dinas,
kerjasama, kehumasan dan protokoler
 8. 180 12
Hasil Evaluasi Kegiatan
9. 3000 1
Laporan kegiatan
10. 180 12
Laporan tugas kedinasan lain

17. Butir Informasi Lain :

---