URAIAN JABATAN

1. NAMA JABATAN : KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

2. KODE JABATAN :

3. UNIT ORGANISASI : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

3.1. Eselon IV : KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3.2. Eselon III : SEKRETARIS DINAS
3.3. Eselon II : KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :

Kepala Dinas

Kelompok
Jabatan
Fungsional Sekretaris
Dinas

Kasubbag
Kasubbag Kasubbag
Umum dan
Perencanaan Keuangan
Kepegawaian

Kepala Bidang Pengelolaan

Kepala Bidang Pelayanan Kepala Bidang Pelayanan
Informasi Adminduk dan
Pendaftaran Penduduk Pencatatan Sipil
Pemanfaatan Data

5. IKHTISAR JABATAN :
Memimpin dan melaksanakan tugas membantu Sekretariat dalam pengelolaan
aparatur dan pengembangan aparatur, tata usaha, rumah tangga, perpustakaan,
kearsipan, ketatalaksanaan dan pengelolaan barang milik Dinas sesuai dengan
kebijakan dan ketentuan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan dalam
menyelenggarakan tugas.

6. URAIAN TUGAS :
a. Merencanakan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian berdasarkan rencana
operasional Sekretariat Dinas sebagai sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
Tahapan:
1. Menelaah rencana operasional Sekretariat Dinas;
2. Mengidentifikasi kriteria hasil kerja untuk setiap kegiatan dalam rencana
operasional;
3. Menyusun detail rencana pelaksanaan kegiatan yang akan dilakukan;
4. Menetapkan rencana kegiatan setelah mendapat persetujuan dari atasan.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-
masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Tahapan:
1. Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus dilaksanakan;
2. Mendelegasikan tugas kepada bawahan;
3. Menghimpun saran dan masukan dari bawahan;
4. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
5. Menentukan target waktu penyelesaian.
c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang diberikan agar
pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
86
 Tahapan:
1. Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan;
2. Menganalisis permasalahan dengan atasan untuk menentukan solusi terbaik;
3. Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami.
d. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub bagian umum dan kepegawaian
sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar terhindar dari kesalahan;
Tahapan:
1. Menelaah hasil kerja yang dilakukan bawahan;
2. Menentukan standar kualitas/kuantitas hasil kerja;
3. Mengidentifikasi kesalahan hasil kerja sesuai dengan standar yang telah
ditentukan;
4. Membuat koreksi pada hasil kerja berupa catatan tertulis.
e. Menyelenggarakan urusan administrasi kepegawaian dan pengembangan aparatur
Dinas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku agar target kerja
tercapai secara optimal;
Tahapan:
1. Menerima disposisi pimpinan;
2. Mempelajari dokumen pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan;
3. Membuat dan menjabarkan Kerangka Acuan Kegiatan;
4. Menyusun detail rencana waktu dan tempat kegiatan yang harus dilaksanakan;
5. Melaksanakan kegiatan;
6. Membuat laporan kegiatan.
f. Menyelenggarakan urusan ketatalaksanaan Dinas sesuai dengan prosedur dan
peraturan yang berlaku agar target kerja tercapai secara optimal;
Tahapan:
1. Mengumpulkan bahan dan data terkait;
2. Meneliti, menganalisis, dan mengelompokkan bahan dan data yang diperlukan;
3. Mengkonsultasikan hasil urusan ketatalaksanaan;
4. Membuat laporan kegiatan.
g. Menyelenggarakan urusan ketatausahaan, rumah tangga, kearsipan dan
perpustakaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar program
kerja dan kegiatan Dinas berjalan lancar;
Tahapan:
1. Menerima disposisi pimpinan;
2. Mempelajari dokumen pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan;
3. Membuat dan menjabarkan Kerangka Acuan Kegiatan;
4. Menyusun detail rencana waktu dan tempat kegiatan yang harus dilaksanakan;
5. Melaksanakan kegiatan;
6. Membuat laporan kegiatan.
h. Mengelola barang milik Dinas berdasarkan kebutuhan dan peraturan yang berlaku
agar operasional kegiatan Dinas berjalan lancar;
Tahapan:
1. Menerima disposisi pimpinan;
2. Mempelajari dokumen pelaksanaan anggaran yang telah ditetapkan;
3. Membuat dan menjabarkan Kerangka Acuan Kegiatan;
4. Menyusun detail rencana kebutuhan, waktu, tempat, kegiatan pengadaan
barang maupun penghapusan barang;
5. Membuat laporan pengelolaan barang Dinas;
i. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada dalam rangka
perbaikan kinerja di masa mendatang;
Tahapan:
1. Menentukan target kerja sesuai dengan rencana kegiatan;
2. Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3. Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan kegiatan dengan bawahan;
4. Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.
j. Melaporkan pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku sebagai
87
 akuntabilitas kinerja dan rencana kegiatan mendatang;
Tahapan:
1. Menganalisis capaian kinerja bawahan;
2. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
3. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
4. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
k. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan:
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3. Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

88
 URAIAN JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGELOLA KEPEGAWAIAN

2. KODE JABATAN :

3. UNIT ORGANISASI : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

3.1. Eselon IV : KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3.2. Eselon III : SEKRETARIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL
3.3. Eselon II : KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :

Kepala Dinas

Kelompok Jabatan
Fungsional Sekretaris Dinas

Kasubbag Kasubbag Kasubbag Umum

Perencanaan Keuangan dan Kepegawaian

Pengelola
Kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Pengelola
Pemanfaatan Barang
Milik Daerah

5. IKHTISAR JABATAN :
Menyusun pengelolaan data Pegawai meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan
penyusunan laporan Pegawai berdasarkan peraturan perundangan yang berlaku untuk
mewujudkan tertib administrasi Pegawai.

6. URAIAN TUGAS :
a. Mengelola Absensi pegawai dengan menyediakan daftar hadir dan menggunakan
mesin absensi sidik jari serta membuat rekapitulasi kehadiran pegawai sesuai
dengan standar operasional prosedur dan peraturan yang terkait untuk
kedisiplinan Pegawai;
Tahapan:
1. Menyiapkan daftar hadir pegawai;
2. Menyiapkan mesin finger print;
3. Membuat rekapitulasi kehadiran mingguan dan bulanan;
4. Membuat laporan presentase kehadiran pegawai;
5. Meminta pengesahan kepada pimpinan terkait kehadiran pegawai.
b. Mengolah data pegawai yang memenuhi syarat kenaikan pangkat dan kenaikan gaji
berkala sesuai standar operasional prosedur dan peraturan terkait seperti dengan
buku penjagaan dan sumber lainnya untuk dilaporkan dan dipertimbangkan
atasan.
Tahapan:
1. Membuat buku penjagaan pegawai untuk kenaikan pangkat dan berkala;
2. Mengumpulkan data Pegawai untuk kenaikan pangkat dan berkala;
3. membuat daftar nominatif usulan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala;
4. Membuat laporan kepada atasan kepada pimpinan terkait kenaikan pangkat dan
gaji berkala;
5. Mengirimkan berkas data kenaikan pangkat kepada instansi terkait.
94
c. Mengelolah Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan Nominatif Pegawai sesuai standar
operasonal prosedur dan peraturan perundang-perundangan yang berlaku sebagai
bahan pertimbangan pembinaan.
Tahapan:
1. Mengkonsep pembuatan Daftar Urut Kepangkatan;
2. Mengkonsep daftar nominatif pegawai sesuai pangkat dan golongan;
3. Membuat laporan kepada atasan terkait DUK dan daftar nomintaif pegawai;
4. Meminta pengesahan atasan terkait DUK dan daftar nominatif pegawai.
d. Memproses administrasi pegawai terkait izin, cuti, pensiun dan administrasi
Pegawai lainnya sesuai dengan Standar operasional prosedur yang berlaku untuk
tertib administrasi Pegawai;
Tahapan:
1. Menyiapkan format daftar usulan pensiun;
2. Memproses pengajuan izin, cuti dan sakit para pegawai;
3. Membuat buku penjagaan terkait izin, cuti, sakit dan pensiun pegawai;
4. Melaporkan kepada atasan terkait pengajuan izin, cuti, sakit dan pensiun
pegawai.
e. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
Tahapan:
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan:
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3. Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

95
 URAIAN JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2. KODE JABATAN :

3. UNIT ORGANISASI : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

3.1. Eselon IV : KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3.2. Eselon III : SEKRETARIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL
3.3. Eselon II : KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :

Kepala Dinas

Kelompok Jabatan
Fungsional Sekretaris Dinas

Kasubbag Kasubbag Kasubbag Umum

Perencanaan Keuangan dan Kepegawaian

Pengelola
Kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Pengelola
Pemanfaatan Barang
Milik Daerah

5. IKHTISAR JABATAN :
Menghimpun, mencatat dan mendokumentasikan berkas persuratan, naskah dinas,
rumah tangga, perpustakaan, kearsipan, keprotokolan, serta kehumasan Dinas sesuai
dengan standard operasional prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk tertib
administrasi di lingkungan unit kerja.

6. URAIAN TUGAS :
a. Menyusun kebutuhan rumah tangga Dinas sesuai dengan standar operasional
prosedur yang berlaku untuk ketertiban dilingkungan unit kerja;
Tahapan:
1. Membuat rencana kebutuhan Kantor;
2. Membuat rencana kebutuhan jasa komunikasi, sumber daya air, listrik dan
internet;
3. Menyiapkan bahan logistik kantor;
4. Melakukan pembayaran kebutuhan jasa komunikasi, sumber daya air, listrik
dan internet;
b. Menyiapkan kebutuhan rapat kedinasan sesuai dengan standar opersional
prosedur untuk ketertiban di lingkungan unit kerja;
Tahapan:
1. Menyiapkan ruang rapat;
2. Menyiapkan bahan rapat;
3. Menyiapkan kebutuhan makan dan minum rapat;
4. Membuatkan nota dinas rapat;
5. Membuat agenda rapat kedinasan.
c. Mencatat surat masuk dan keluar di buku agenda surat, mengarsip surat dan
menyiapkan bahan pustaka serta menyampaikan surat yang telah didisposisi
sesuai dengan standar operasional prosedur dan peraturan yang berlaku untuk

100
 ketertiban administrasi.
Tahapan:
1. Menerima surat masuk;
2. Mencatat ke dalam buku disposisi;
3. Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada atasan;
4. Menyampaikan surat yang telah di disposisi.
5. Mengarsip surat masuk dan keluar untuk dijadikan bahan pustaka
d. Menerima berita telepon dan tamu sesuai dengan standar operasional prosedur
untuk kelancaran pelaksanaan tugas kedinasan;
Tahapan:
1. Mencatat nama dan keperluan tamu dengan mengisi di buku tamu;
2. Mencatat keperluan penelpon dengan menanyakan nama, alamat, dan informasi
yang akan disampaikan;
3. Menyampaikan informasi telpon kepada pegawai yang di tuju;
4. Memberikan informasi yang dibutuhkan.
5. Menghubungi pegawai yang terkait dengan keperluan tamu.
e. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
Tahapan:
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan:
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3. Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

101
 URAIAN JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGELOLA PEMANFAATAN BARANG MILIK

DAERAH

2. KODE JABATAN :

3. UNIT ORGANISASI : DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

3.1. Eselon IV : KASUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
3.2. Eselon III : SEKRETARIS DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL
3.3. Eselon II : KEPALA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN
SIPIL

4. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI :

Kepala Dinas

Kelompok Jabatan
Fungsional Sekretaris Dinas

Kasubbag Kasubbag Kasubbag Umum

Perencanaan Keuangan dan Kepegawaian

Pengelola
Kepegawaian

Pengadministrasi
Umum

Pengelola
Pemanfaatan Barang
Milik Daerah

5. IKHTISAR JABATAN :
Jabatan ini berperan dalam mencatat pengadaan dan pendistribusian barang yang
meliputi penyiapan bahan, koordinasi dan penyusunan laporan pemanfaatan barang
milik daerah berdasarkan standar operasional prosedur dan ketentuan yang berlaku
untuk menunjang tertib administrasi barang.

6. URAIAN TUGAS :
a. Menyiapkan rencana kebutuhan barang Dinas menurut jenis dan jumlah sesuai
standar operasional prosedur dan peraturan yang terkait;
Tahapan:
1. Membuat daftar rencana kebutuhan barang Dinas;
2. Merencanakan kebutuhan barang Dinas berdasarkan jenis dan jumlah;
3. Melaporkan kepada atasan terkait rencana kebutuhan barang Dinas;
4. Meminta pengesahan kepada atasan terkait rencana kebutuhan barang Dinas;
b. Mengelola bahan penyusunan pengelolaan barang milik daerah sesuai standar
operasional prosedur dan peraturan yang terkait;
Tahapan:
1. Mengkonsep data barang milik daerah;
2. Menyusun Data barang milik daerah;
3. Membuat laporan kepada atasan terkait RKBMD;
4. Meminta pengesahan atasan terkait RKBMD;
c. Mengelola dan membuat laporan bulanan, triwulan, semester dan tahunan dinas
untuk dijadikan laporan sesuai peraturan yang berlaku agar tertib administrasi.
Tahapan:
1. Menyiapkan format laporan KIB, dan laporan bulanan;
2. Memberikan format laporan KIB dan laporan bulanan kepada Bidang dan UPTD;
106
 3. Memverifikasi laporan kib dan laporan bulanan yang dikerjakan Bidang dan
UPTD;
4. Melaporkan kepada atasan terkait laporan KIB dan bulanan Dinas;
5. Meminta pengesahan atasan terkait laporan KIB dan bulanan Dinas.
d. Melaksanakan sensus barang milik daerah sesuai peraturan standar operasional
prosedur dan peraturan yang berlaku untuk ketertiban administrasi.;
Tahapan:
1. Menyiapkan format sensus barang;
2. Memilah barang yang akan di sensus;
3. Memverifikasi laporan sensus yang dilakukan Bidang dan UPTD;
4. Melaporakan kepada atasan terkait laporan sensus barang;
5. Meminta pengesahan atasan terkait laporan sensus barang.
e. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban;
Tahapan:
1. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas;
2. Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan;
3. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan:
1. Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3. Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

107