INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Sekretaris Dinas

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja
a. Eselon I :
b. Eselon II : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku
c. Eselon III :
d. Eselon IV :

4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Dinas
Perpustakaan dan
Kearsipan

Sekretaris

Kepala Sub Kepala Sub Bagian Kepala Sub

Bagian Perencanaan, Bagian
Kepegawaian Evaluasi dan Keuangan dan
dan Umum Pelaporan Aset

Kepala Bidang
Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bidang
Pengembangan,
Pengelolaan, Pembinaan Layanan, Pembinaan
Pengolahan dan
Layanan dan dan Pengawasan Perpustakaan dan
Pelestarian Bahan
Pemanfaatan Arsip Arsip Kegemaran Membaca
Pustaka

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan perumusan penataan administrasi kepegawaian dan umum,
perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta keuangan dan aset di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan sesuai ketentuan yang berlaku untuk mencapai kinerja yang
optimal.

6. Uraian Tugas :
a. Menyusun rencana operasional di lingkup Sekretariat berdasarkan program kerja
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku serta petunjuk pimpinan sebagai
pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :

Informasi Jabatan …
 1) Menelaah program kerja unit eselo II;
2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja;
3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program
kerja;
4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam
pelaksanaan program kerja.

b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkup Sekretariat sesuai dengan tugas

pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat
berjalan efektif dan efisien;
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus
dilaksanakan;
2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan;
3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas.
c. Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkup sekretariat Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai dengan peraturan dan prosedur
yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan;
2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit;
3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman
tugas kepada bawahan.

d. menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkup sekretariat Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan Provinsi Maluku secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur
yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang di harapkan;
Tahapan :
1) Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan;
2) Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja;
3) Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar
yang telah ditentukan;
4) Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan.

e. Mengkoordinasikan penyusunan rencana kegiatan satuan kerja di lingkup sekretariat

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai ketentuan yang berlaku agar
rencana operasional dapat dilaksanakan secara efektif, efisien dan akuntabel;
Tahapan :
1) Mempelajari rumusan rencana kegiatan yang diusulkan oleh bidang-bidang di
lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku;
2) Mengadakan rapat koordinasi dengan bidang-bidang di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku;
3) Mengkonsultasikan rumusan rencana kegiatan dengan Kepala Dinas dan atau
OPD terkait;
4) Memperbaiki rumusan rencana kegiatan sesuai hasil konsultasi;
5) Menyampaikan hasil rencana kegiatan kepada Kepala Dinas.

f. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan organisasi, ketatalaksanaan, sumber daya

aparatur, perencanaan dan penyelenggaraan tugas pembantuan diklat dan analisis

Informasi Jabatan …
 jabatan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai
ketentuan yang berlaku untuk pengembangan organisasi ke depan.;
Tahapan :
1) Mereview hasil pelaksanaan kegiatan tahun lalu;
2) Menganalisis kendala, hambatan dan permasalahan yang dihadapi untuk mencari
solusi terbaik;
3) Mengkonsultasikan pelaksanaan program kegiatan dengan pimpinan dan OPD
atau instansi terkait;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan.

g. Menyelenggarakan layanan administrasi kepegawaian dan umum, perencanaan dan

penyelenggaraan tugas pembantuan, keuangan dan aset di lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mereview hasil pelaksanaan pembinaan dan fasilitasi tahun sebelumnya;
2) Menganalisis kendala, hambatan dan permasalahan yang dihadapi untuk mencari
solusi terbaik;
3) Mengkonsultasikan pelaksanaan pembinaan dan fasilitasi dengan pimpinan dan
OPD atau instansi terkait;
4) Menyelenggarakan pembinaan dan fasilitasi di bidang sekretariat;
5) Melaporkan hasil pembinaan dan fasilitasi di bidang sekretariat.

g. Memeriksa keakuratan data, informasi dan dokumentasi di lingkup sekretariat Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar tugas yang diberikan dapat berjalan secara efektif dan efisien;
Tahapan :
1) Menerima data, informasi dan dokumentasi di lingkup sekretariat;
2) Memeriksa data, informasi dan dokumentasi di lingkup secretariat;
3) Melaporkan data, informasi dan dokumentasi di lingkup sekretariat.

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkup Sekretariat Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Maluku dengan cara membandingkan antara rencana
operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan
kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang;
Tahapan :
1) Menentukan jadwal evaluasi berkala;
2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan;
3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya;
4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan.

i. Menyusun melaporkan pelaksanaan tugas di lingkup Sekretariat Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Provinsi Maluku sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara
berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja;
Tahapan :
1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan;
2) Mereview konsep laporan;
3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan;
4) Memfinalisasi laporan.

Informasi Jabatan …
 j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan
maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Program Kerja Unit Eselon II Penyusunan Rencana Operasional
Sekretariat
2. Beban Kerja Unit Pendistribusian tugas kepada bawahan

3. SOTK dan Rencana Operasional Pemberian petunjuk kerja yang jelas

kepada bawahan

4. SOTK dan Rencana Operasional Penyeliaan pelaksanaan tugas bawahan

5. Rencana Kegiatan Unit Kerja Eselon III Pengkoordinasian penyusunan rencana

kegiatan

6. DPA-OPD, Rencana Operasional Pelaksanaan kegiatan

Bidang, Rencana Kegiatan Unit Kerja

7. DPA-OPD, Rencana Operasional Penyelenggaraan pembinaan dan fasilitasi

Sekretariat dan peraturan teknis

8. DPA-OPD, data, informasi, dokumentasi Pemeriksaan data, informasi dan

Bidang dan peraturan teknis dokumentasi

9. Pelaksanaan Tugas Pengevaluasian pelaksanaan tugas

bawahan

10. Laporan Hasil Kegiatan Pelaporan pelaksanaan kegiatan

11. Disposisi/Instruksi/ perintah Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat/Alat Kerja Digunakan Untuk tugas

1. SOP dan Petunjuk Teknis Menyusun Rencana Operasional
Sekretariat

2. SOTK (Tupoksi) Mendistribusikan tugas kepada bawahan

3. Kerangka Acuan Kerja Memberi petunjuk kerja yang jelas kepada

bawahan

4. Kerangka Acuan Kerja Menyelia pelaksanaan tugas bawahan

5. SOP dan Juknis Mengkoordinasikan penyusunan rencana

kegiatan

6. SOP dan Juknis Melaksanakan program kegiatan

Informasi Jabatan …
 7. SOP dan Juknis, peraturan terkait Menyelenggarakan pembinaan dan
fasilitasi

8. SOP dan Juknis Memeriksa data, informasi dan dokumentasi

9. SOP dan Petunjuk Teknis Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan

10. SOP dan Petunjuk Teknis Pelaporan pelaksanaan kegiatan

11. Peraturan terkait dan arahan pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain.

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana Operasional Sekretariat Dokumen

2. Jadwal dan Pembagian Tugas Dokumen

3. Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas Dokumen

4. Catatan Permasalahan dan Koreksi Dokumen

Hasil Kerja

5. Rencana kegiatan Dokumem

6. Hasil pelaksanaan program kegiatan Dokumen

7. Hasil penyelenggaraan pembinaan dan Dokumen

fasilitasi di lingkup sekretariat

8. Data, informasi dan dokumentasi Dokumen

9. Evaluasi tugas bawahan Laporan

10. Laporan kegiatan Laporan

11. Pelaksanaan tugas kedinasan lain Laporan

10. Tanggung Jawab :

a. Tersusunnya rencana operasional dilingkup Sekretariat;
b. Terdistribusinya tugas kepada bawahan;
c. Terlaksananya pemberian petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;
d. Terlaksananya penyeliaan tugas bawahan;
e. Terlaksananya koordinasi penyusunan rencana kegiatan satuan kerja di lingkup
sekretariat;
f. Terselenggaraannya program kegiatan penataan administrasi sekretariat;
g. Terselenggaraannya pembinaan dan fasilitasi program penataan administrasi sekretariat;
h. Terlaksananya pemeriksaan data, informasi dan dokumentasi di lingkup secretariat;
i. Terlaksananya evaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkup sekretariat;
j. Tersusunya Laporan pelaksanaan tugas di lingkup sekretariat;
k. Terlaksananya tugas kedinasan lain.

11. Wewenang :
a. Merumuskan rencana operasional di lingkup Sekretariat;
b. Mendistribusikan tugas kepada bawahan;
c. Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan;

Informasi Jabatan …
d. Mengoreksi tugas bawahan;
e. Mengkoordinasi penyusunan rencana kegiatan unit kerja di lingkup sekretariat;
f. Mengawasi program kegiatan penataan administrasi, pengelolaan keuangan dan aset
sekretariat;
g. Mengawasi pembinaan dan fasilitasi program penataan administrasi, pengelolaan
keuangan dan aset sekretariat;
h. Memeriksa keakuratan data, informasi dan dokumentasi di lingkup sekretariat;
i. Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkup sekretariat;
j. Menyusun laporan pelaksanaan tugas di lingkup sekretariat;
k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Kepala Dinas Perpustakaan Dinas Perpustakaan dan Konsultasi,
dan Kearsipan Kearsipan pertanggungjawaban dan
meminta arahan tugas

2. Sesama Eselon III di Dinas Perpustakaan dan Koordinasi pelaksanaan

lingkungan Dinas Kearsipan tugas

3. Bawahan di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arahan dan pengawasan

Sekretariat Kearsipan tugas

4. Pimpinan OPD Provinsi OPD Pemda Provinsi Koordinasi dan

Maluku Maluku / Kementerian / sinkronisasi pelaksanaan
Lembaga program sekretariat

5. Bupati/Walikota se- Maluku Kabupaten/Kota se- Pembinaan dan fasilitasi

Maluku
6. Kementerian/Lembaga terkait Kementerian/Lembaga Konsultasi, koordinasi,
sinkronisasi pelaksanaan
program sekretariat

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Faktor
1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan

3. Udara Sejuk

4. Keadaan ruangan Tertutup

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Tenang

9. Getaran Tidak ada getaran

14. Resiko Bahaya :

Informasi Jabatan …
 No Fisik/Mental Penyebab
1. Tidak ada -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Penata, III/d
b. Pendidikan : S1
- Ilmu Administrasi Negara;
- Ilmu Pemerintahan;
- Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan;
- Ilmu Hukum;
- Ilmu Ekonomi Studi Pembangunan
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat PIM Tk. III
2) Teknis : - Diklat teknis/TOT dibidang kepegawaian dan
umum;
- Diklat teknis/TOT dibidang perencanaan, evaluasi dan
pelaporan;
- Diklat teknis/TOT dibidang keuangan dan asset;

d. engalaman Kerja : Minimal 2 Tahun dibidang Sekretariat

e. Pengetahuan Kerja :
- Regulasi di bidang Perpustakaan dan Kearsipan;
- Kelembagaan dan Ketatalaksanaan Perpustakaan dan Kearsipan;
- Organisasi dan Manajemen;
- Organisasi Perangkat Daerah
- Birokrasi Pemerintahan;
- Tata Pemerintahan yang baik;
- Kebijakan reformasi birokrasi;
- Pelayanan public.

f. Keterampilan Kerja :
- Merencanakan dan melaksanakan program dan kegiatan di bidang sekretariat
perpustakaan dan kearsipan;
- Membangun kerja sama di bidang perpustakaan dan kearsipan;
- Menelaah masalah-masalah di bidang perpustakaan dan kearsipan.

g. Bakat Kerja :
1) G : Kemampuan belajar secara umum (Intelegensia)
2) V : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat
dan efektif (Verbal)
3) Q : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau
dalam tabel (Ketelitian).

h. Temperamen Kerja :

Informasi Jabatan …
 1. D : Direction, Control, Planning (DCP) = Kemampuan menyesuaikan diri menerima
tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau
merencanakan.
2. F : Feeling, Idea, Fact = Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang
mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan
pribadi.
3. T : Set of Limits (STS) = Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang
menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi
atau standar-standar tertentu.

i. Minat Kerja :
1) R : Realistik;
2) K : Konvensional;
3) I : Investigasi;

j. Upaya Fisik :
1) Duduk;
2) Berjalan;
3) Berbicara.

K. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : Disesuaikan.
3) Tinggi Badan : Disesuaikan.
4) Berat Badan : Disesuaikan.
5) Postur Badan : Disesuaikan.
6) Penampilan : Disesuaikan.

l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D1 : Mengkoordinasikan Data;
2) Orang : O1 : Berunding.

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu
Volume
No Hasil Kerja penyelesaian
(setahun)
(menit)
1. Rencana Operasional Sekretariat 3000 1

2. Jadwal dan Pembagian Tugas 180 36

3. Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas 180 36

4. Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil Kerja 180 36

5. Rencana kegiatan 300 24

6. Hasil pelaksanaan program kegiatan 600 20

7. Hasil penyelenggaraan pembinaan dan fasilitasi di 600 40

lingkup Bidang Sekretariat Perpustakaan dan

Informasi Jabatan …
 Kearsipan

8. Data, informasi dan dokumentasi 420 25

9. Evaluasi tugas bawahan 180 25

10. Laporan kegiatan 3000 1

11. Pelaksanaan tugas kedinasan lain 180 12

17. Butir Informasi Lain : -

Informasi Jabatan …
Informasi Jabatan …