DAFTAR ISI

Contents
BAB I.................................................................................................................................................2
PENDAHULUAN..............................................................................................................................2
A. LATAR BELAKANG.......................................................................................................2
B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN.......................................................................................8
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN...................................................................................9
BAB II..............................................................................................................................................11
PROFIL KINERJA ORGANISASI................................................................................................11
A. Profil Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado...............................11
 BAB I
PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG
Sekretariat Daerah adalah unsur pembantu pimpinan pemerintah
daerah, yang dipimpin oleh Sekretaris Daerah. Sekretaris Daerah
bertugas membantu Kepala Daerah dalam menyusun kebijakan dan
mengkoordinasikan pelaksanaan tugas-tugas urusan pemerintahan
daerah sesuai kewenangan Perangkat Daerah. Sekretariat Daerah Kota
Manado terbagi atas 12 bagian yaitu : Bagian Tata Pemerintahan, Bagian
Kesejahteran Rakyat, Bagian Hukum, Bagian Administrasi
Pembangunan, Bagian Perekonomian, Bagian Sumber Daya Alam,
Bagian Organisasi, Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan, Bagian
Pengadaan Barang Jasa, Bagian Umum, dan Bagian Kerja Sama. Tugas
pokok dan fungsi serta struktur organisasi Sekretariat Daerah Kota
Manado diatur melalui Peraturan Walikota Manado Nomor 48 Tahun
2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta
Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Manado Tipe A.
Dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, Sekretariat Daerah
Kota Manado melakukan perumusan tujuan, sasaran, strategi, dan arah
kebijakan dengan indikator kinerja yang terukur, yang semuanya
bermuara pada peningkatan kinerja Sekretariat Daerah Kota Manado.
Renstra Sekretariat Daerah Kota Manado disusun dengan mengacu
pada Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota
Manado. Secara organisatoris, Bagian Umum berkedudukan sebagai
salah satu Bagian dari Sekretariat Daerah Kota Manado di bawah
Asisten Sekretaris Daerah Kota Manado Bidang Administrasi Umum,
sesuai dengan Peraturan Walikota Manado Nomor 48 Tahun 2019
Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta
Tata Kerja Sekretaris Daerah Kota Manado.
Bagian Umum merupakan unsur staf dan dalam melaksanakan tugas
bertanggung jawab langsung kepada Sekretaris Daerah Kota Manado
melalui Asisten Administrasi Umum dengan uraian tugas pokok dan fungsi
sebagai berikut:
1. Tugas Pokok dan Fungsi
Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan penyiapan
Pelaksanaan kebijakan dan pemantauan dan evaluasi di bidang
tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan
dan rumah tangga. Dalam melaksanakan tugas Bagian Umum
menyelenggarakan fungsi :
a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata
usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan
dan rumah tangga;
b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan
evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan
kepegawaian, perlengkapa dan rumah tangga; dan
c. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten
Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya
2. Bagian Umum terdiri dari 3 (tiga) Sub Bagian yaitu:
a. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan
Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sebagian
tugas Bagia Umum dalam Menyiapkan bahan mulai proses
perencanaan, pengorganisasian tugas dan
pelaksanaannya, pemantauan, pengevaluasian, serta
pelaporan di bidang Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli
dan Kepegawaian berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Rincian tugas Sub Bagian Tata
Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian adalah
sebagai berikut :
1) Melaksanakan pengelolaan administrasi
perkantoran yang meliputi kegiatan tata usaha umum,
 persuratan, kepegawaian Sekretariat Daerah, Asisten
Sekretaris Daerah, Staf Ahli, dan rapat-rapat dinas;
2) Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di
bidang pengelolaan administrasi perkantoran yang
meliputi kegiatan tata usaha umum, persuratan,
kepegawaian Sekretaris Daerah, Asisten Sekretaris
Daerah, Staf Ahli, dan rapat-rapat dinas;
3) Melaksanakan pengelolaan kearsipan; dan
4) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
b. Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum dalam
menyiapkan bahan mulai proses perencanaan,
pengorganisasian tugas dan pelaksanaannya,
pemantauan, pengevaluasian, serta pelaporan di bidang
Perlengkapan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Rincian tugas Sub Bagian
Perlengkapan adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan kebijakan pengamanan, pemeliharaan
sarana dan prasarana serta menjaga kebersihan
kantor dilingkup secretariat daerah;
2) Melaksankan kebijakan pengadaan perlengkapan
Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta
Sekretaris Daerah;

3) Melaksanakan kebijakan pengelolaan,

penggunaan, pengendalian dan pemeliharaan
kendaraan dinas Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah serta Sekretaris Daerah serta kendaraan
dinas operasional dan sewa kendaraan;
4) Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana,
menjaga kebersihan dan pemeliharaan Rumah Dinas
 Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta
Sekretaris Daerah;
5) Melaksanakan penyiapan sarana dan prasarana
untuk mendukung kegiataan Kepala Daerah dan Wakil
Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah; dan
6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
c. Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum dalam
menyiapkan bahan mulai pada proses perencanaan,
pemantauan, pengevaluasian, serta pelaporan di bidang
Rumah Tangga berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Rincian tugas Sub Bagian Rumah
Tangga adalah sebagai berikut:
1) Melaksanakan urusan rumah tangga Kepala Daerah
dan
Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah;
2) Melaksanakan penyediaan akomodasi, jamuan,
makanan dan minuman untuk kegiatan Pemerintah
Daerah, Tamu Pemerintah Daerah dan Rapat-rapat.
3) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
Salah satu fungsi Bagian Umum yang penting untuk terus
diperhatikan adalah pelaksanaan penyediaan akomodasi, jamuan,
makanan dan minuman untuk kegiatan Pemerintah Daerah, Tamu
Pemerintah Daerah dan Rapat-rapat. Penyediaan akomodasi yang
dilaksanakan oleh Bagian Umum mencakup kegiatan penyiapan dan
pemeliharaan atas asset yang dikuasai oleh Bagian Umum untuk
dimanfaatkan bagi kepentingan Pemerintah Kota Manado dan
masyarakat pada umumnya. Terkait dengan pemanfaatan asset pada
Bagian Umum perlu dilakukan penataan dalam pemanfaatanya sehingga
tercipta ketertiban dan kenyamanan.
 Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab untuk
melayani kebutuhan pimpinan dan bahkan kebutuhan masyarakat terkait
dengan pemanfaatan asset dan venue, Bagian Umum dituntut untuk
senantiasa dapat melaksanakan pelayanan dengan baik, cepat dan
akurat. Kondisi eksisting saat ini, Bagian Umum diperhadapkan pada
lemahnya pengelolaan asset terutama dalam menyiapkan tempat atau
venue yang terbatas di tengah-tengah banyaknya permintaan /
permohonan untuk menggunakan fasilitas yang dikuasai oleh Bagian
Umum baik dari lingkup Pemerintah Kota Manado maupun masyarakat
umum.
Permasalahan yang dominan atau isu-isu strategis yang terkait
dengan pelayanan Bagian Umum dalam penyiapan fasilitas belum
optimalnya penggunaan sistem informasi berbasis teknologi.
Implementasi sistem informasi berbasis teknologi dilihat dari aspek
komunikasi dan sumber daya menunjukkan bahwa implementasi
sistem informasi manajemen berbasis teknologi informasi belum berjalan
efektif. Hal ini dapat dilihat dari kurangnya tingkat pemahaman
informasi dari pimpinan atas sampai kepada pelaksana yang
memuat kejelasan isi, tujuan, arah, kelompok sasaran, dan
pembagian tugas yang spesifik dari implementasi sistem informasi
manajemen berbasis teknologi informasi. Dilihat dari aspek sumber
daya (manusia dan finansial) kurang berjalan efektif. Hal ini dapat
dilihat dari kuantitas sumber daya manusia pengelola profesional
masih kurang, kualitas sumber daya manusia pengelola kurang inovatif
dan kreatif dalam mengembangkan sistem aplikasi, dan dukungan
dana yang ada terbatas hanya pada standar minimal layanan.
Isu kedua yang menjadi fokus perhatian Bagian Umum adalah
pengawasan dan pemeliharaan fisik kendaraan dinas yang
belum maksimal. Penyelenggaraan pemerintahan daerah tentunya
memerlukan sarana dan prasarana penunjang demi kelancaran
pelaksanaannya. Salah satu sarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan
pemerintahan daerah adalah kendaraan dinas. Pada prinispnya
kendaraan dinas difungsikan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab unit pelayanan. Persoalan penting dalam
pengelolaan kendaraan dinas yang dikuasai oleh Bagian Umum adalah
pengawasan dan pemeliharaan fisik kendaraan dinas yang belum
maksimal. Salah satu faktor yang menyebabkan lemahnya pengawasan
dan pemeliharaan fisik kendaraan dinas adalah dukungan anggaran dan
system pengelolaan yang tidak mumpuni.
Lancarnya kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan kegiatan
Pemerintah Kota Manado juga tergantung pada factor belum
memadainya sarana dan prasarana kantor. Sarana dan prasarana
memiliki arti sebagai seperangkat alat yang bisa digunakan untuk
melangsungkan suatu kegiatan. Biasanya segala alat ini bisa berupa alat
utama atau juga bisa berupa alat pendukung sehingga dapat
melancarkan proses dari suatu kegiatan. Isu ini terus menjadi atensi dari
Bagian Umum yang mempunyai tugas dan fungsi untuk menyiapkan
segala sesuatu yang berkaitan dengan fasilitas yang menunjang
kelancaran dan kesuksesan agenda Pemerintah Kota Manado. Sarana
dan prasarana sebenarnya tidak hanya meliputi barang atau benda saja
tetapi juga meliputi tempat atau bahkan ruangan yang bisa mendukung
kelancaran kegiatan.
Bagian Umum juga menyelenggarakan fungsi pelayanan
administrasi kepegawaian bagi PNS lingkup Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kota Manado. Pengelolaan administrasi kepegawaian yang
meliputi pengusulan hak-hak kepegawaian PNS pada Bagian Umum
seperti kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat, pengusulan tanda
jasa / penghargaan lainnya dan penegakan aturan kepegawaian melalui
mekanisme yang ditentukan. Kondisi saat ini disadari bahwa Bagian
Umum belum maksimal dalam melaksanakan pelayanan administrasi
kepegawaian untuk PNS lingkup Bagian Umum. Salah satu
penyebabnya adalah kurangnya kompetensi PNS yang memahami
prosedur administrasi kepegawaian sehingga mengakibatkan lemahnya
pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian. Hal ini antara lain
ditandai dengan tidak adanya pengarsipan data pegawai dengan baik.
Isu kelima yang penting untuk segera disikapi dan ditindaklanjuti
oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado dalam
melaksanakan tugas kerumahtanggaan dinas yaitu belum adanya suatu
sistem informasi peminjaman tempat/ ruangan rapat /fasilitas yang
dikuasi oleh Bagian Umum. Proses peminjaman tempat/ ruangan rapat
/fasilitas untuk event atau kegiatan yang difasilitasi oleh Bagian Umum
yaitu penjadwalan yang masih dilakukan secara manual.
Pelaksanaannya masih dilakukan secara manual baik lisan maupun
tertulis, proses reservasi yang masih konvensional, dan tidak adanya
informasi penjadwalan rinci yang bisa dilihat oleh konsumen secara
langsung dalam suatu aplikasi. Berikut ini disajikan data terkait hasil
evaluasi yang dilakukan oleh Bagian Umum terkait dengan pemanfaatan
ruangan dan informasi penjadwalan yang dilakukan secara manual
sebagai berikut:
No Permasalahan Solusi yang akan dilakukan
1 Proses penyampaian Dengan dibuatnya sistem informasi
informasi promosi masih berbasis web/android akan
dilakukan secara lisan mempermudah proses penyampaian
informasi penggunaan ruang/

2 Proses peminjaman yang fasilitas/venue

Dengan dibuatnyayang sistem
dikuasiinformasi
Bagian

masih dilakukan secara peminjaman ini memudahkan

manual dengan datang konsumen untuk secara langsung
langsung ke kantor atau mengaskes web dan semua informasi
 3 Proses Dengan dibuatnya sistem informasi
pencatatan peminjaman berbasis web / android maka
masih manual serta penjadwalan kegiatan pada tempat/
penjadwalan yang manual fasilitas/ venue yang dikuasai oleh
menyebabkan terjadinya Bagian Umum memperlancar
overlapping (tumpang pelaksanaan kegiatan Pemerintah
tindih) kegiatan pada saat Kota Manado dan masyarakat pada
yang bersamaa sehingga umumnya
mengganggu pencapaian
tujuan kegiatan

A. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Aksi perubahan ini bertujuan untuk merespon salah satu isu
strategis di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado dalam
menindaklanjuti permasalahan yang sering terjadi terkait dengan
pemakaian ruangan yang sering overlapping antara kegiatan yang
dilaksanakan satu instansi dengan instansi lainnya, antara instansi
dengan masyarakat/lembaga dan organisasi kemasyarakatan lainnya.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan pengelolaan yang
berbasis digital dengan suatu system atau aplikasi yang dapat
mengadministrasikan secara digital penjadwalan penggunaan tempat/
ruangan/fasilitas yang dikuasai oleh Bagian Umum.
1. Tujuan jangka pendek :

terbentuknya Sistem Informasi Peminjaman

Tempat/Ruangan/Faslitas (SIPINTER) yang dikuasai oleh
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado.
2. Tujuan Jangka Menengah:

implementasi dan mengintegrasikan semua

Tempat/ruangan/fasilitas umum yang dikuasai oleh Pemerintah
Kota Manado ke dalam Aplikasi SIPINTER
 3. Tujuan Jangka Panjang:

Penambahan fitur dalam aplikasi SIPINTER sesuai dengan

kebutuhan.

B. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Aksi perubahan yang dilakukan melalui Aplikasi SIPINTER
diharapkan akan membawa manfaat peningkatan kinerja Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kota Manado meliputi manfaat sebagai berikut:
1. Manfaat bagi peserta dalam pengelolaan
Tempat/Ruangan/Fasilitas dengan adanya SIPINTER ini
diharapkan dapat :
a. mempermudah penyusunan jadwal penggunaan Tempat/
Ruangan/ Fasilitas
b. mempermudah pelaporan penggunaan peminjaman
Tempat/ Ruangan/ Fasilitas
c. meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tupoksi
terkait

dengan urusan rumah tangga dinas melalui layanan

peminjaman

Tempat/ Ruangan/ Fasilitas

2. Manfaat Bagi Organisasi. Melalui Aksi perubahan ini diharapkan

Bagian
Umum Sekretariat Daerah Kota Manado dapat :

a. meningkatkan fungsi koordinasi yang efisien dan efektif baik

internal maupun eksternal dalam peminjaman Tempat/
Ruangan/ Fasilitas
b. meningkatkan kinerja Bagian Umum Sekretariat Daerah
untuk memfasilitasi lancarnya kegiatan Pemerintah Kota
Manado, perangkat daerah dan masyarakat pada umumnya.
3. Manfaat Bagi Stakeholder Eksternal:
a. perangkat Daerah Kota Manado dan masyarakat dapat
menerima informasi yang akurat tentang penggunaan
Tempat/ Ruangan/ Fasilitas
b. memudahkan Perangkat Daerah Kota Manado dan
masyarakat menyampaikan permohonan penggunaan
Tempat/ Ruangan/ Fasilitas
c. kegiatan yang dilaksanakan di Tempat/ Ruangan/ Fasilitas
yang dipinjam melalui Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kota Manado
berjalan lancar.

PROFIL KINERJA ORGANISASI
A. Profil Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado
1.Nama Perangkat Daerah
2. Nama Satuan / Unit Kerja
3. Dasar Pembentukan
4. Dasar Pelaksanaan
Tugas Pokok dan
Fungsi
5. Alamat Kantor
6. Alamat email
7. Website
8. Jabatan Struktural
BAB II
: Sekretariat Daerah Kota Manado
: Bagian Umum
: Peraturan Daerah Kota Manado
Nomor 2 Tahun 2016 tentang
Pembentukan dan Susunan
Perangkat Daerah Kota Manado
: Peraturan Walikota Manado Nomor
48 Tahun 2019 tentang Kedudukan,
Susunan Organisasi, Tugas Dan
Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat
Daerah Kota Manado Tipe A
: Jl. Balaikota Nomor 1 Tikala Ares
Manado
:
:
: 1. Sekretaris Daerah Kota Manado
2. Asisten Pemerintahan da n
Kesejahteraan Rakyat
3. Asisten Perekonomian da n
Pembangunan
4. Asisten Administrasi Umum
5. Kepala Bagian T at a
Pemerintahan
6. Kepala Bagian Kesejahteraan
Rakyat
7. Kepala Bagian Hukum
8. Kepala Bagian Kerja Sama
9. Kepala Bagian Perekonomian
10. Kepala Bagian Administrasi
Pembangunan
11. Kepala Bagian Pengadaan
Barang dan Jasa
12. Kepala Bagian Sumber Daya
Alam
13. Kepala Bagian Umum
14. Kepala Bagian Organisasi
15. Kepala Bagian Protokol dan
Komunikasi Pimpinan
16. Kepala Bagian Perencanaan
dan Keuangan
 STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM SEKDA KOTA MANADO

Kepala Bagian Umum

NOVIYANTI N. MONGKAU, SE
Penata TKT I
NIP. 19821122 200902 2 004

AHLI MUDA PENGELOLAH AHLI MUDA PENGELOLAH KEPALA SUB BAGIAN

BARANG DAN JASA BARANG DAN JASA ANALINIS KEPEGAWAIAN

Karla Ch. Donggala, ST Edward Buisan Yoseph M. Dandel, SIP

Penata TKT I Penata TKT I Penata TKT I
NIP. 19880120 200701 2 001 NIP. 19780313 200604 1 004
NIP. 19800302 201101 1 001

JFU JFU. JFU.

ANALIS MONITORING TEKNISI PEMELIHARAAN ANALIS TATA USAHA
DAN EVALUASI SARANA DAN PRASARANA

Vanda Rundengan, S.Sos

Olga S. Kaeng, S.Sos James Pundoko Penata
Penata TKT I Penata Muda TKT I, III/b
NIP. 19651006 199103 2 006
NIP. 19660122 198602 1 003

JFU. JFU. JFU.

ANALIS PROGRAM DAN PENGADMINISTRASIAN ANALIS TATA USAHA
KINERJA PEMERINTAHAN

Meylan M. Prang, SE
Kartini A. Kotangon, m.Si Ronnie Imon Penata TKT I
Penata TKT I Penata Muda TKT I, III/b NIP. 19860327 200902 2 004
NIP. 19750421 200312 2 006 NIP. 19660710 198701 1 001

JFU. JFU. JFU.

ANALIS MONITORING DAN TEKNISI PEMELIHARAAN ANALIS TATA USAHA
EVALUASI SARANA DAN PRASARANA

Maya Poluan, SE
Tresye H. Pangalila, SE Rusdiyanto Rasjid Penata Muda Tingkat I
Penata TKT Pengatur Muda TKT I, II/b NIP. 19800606 200801 2 031
NIP. 19740623 199803 2 006 NIP. 19790519 201212 1 002

JFU. JFU.
TEKNISI PEMELIHARAAN ADMINISTRASI TATA USAHA
SARANA DAN PRASARANA

Imanuel Lintag
Djanvandry Fraim Penata Muda Tingkat I
Pengatur TKT I NIP. 19670312 199203 1 009
NIP. 19710106 200312 1 007
 JFU.
PENELAAH KEBIJAKAN
PENGADAAAN
BARANG/JASA

Benny Wakkary, SE

JFU.
ANALIS TATA USAHA

Lanny Liando, SIP

Penata Muda
NIP. 19831204 200701 2 001

JFU.
PRANATA PASUKAN
PENGAMANAN

Feki Togas
Pengatur, II/c
NIP. 19800301 200604 1 020

JFU.
PRANATA PASUKAN
PENGAMANAN

Jonli Mandagi
Pengatur, II/c
NIP. 19780727 200604 020

JFU.
PENGADMINISTRASIAN
PEMERINTAH

Syamsu H. Latado
Pengatur, II/c
NIP. 19780727 200604 1 020

JFU.
PENGADMINISTRASIAN
PEMERINTAH

Febry J. Tombokan
Pengatur, II/c
NIP. 19730217 200701 1 011

JFU. JFU. JFU.

PENGADMINISTRASIAN PENGADMINISTRASIAN PENGADMINISTRASIAN
PEMERINTAH PEMERINTAH PEMERINTAH

Farid Waworuntu Nofry R. Agu Denny J. H. Regar

Pengatur Muda, II/a Pengatur, II/c Pengatur, II/c
NIP. 19810509 201212 1 001 NIP. 19780423 201212 1 002 NIP. 19800608 200902 1 005
A. Dasar Hukum Pelaksanaan Tugas dan Fungsi
1. Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi
Pemerintahan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014
Nomor 292, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5601);
2. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47;
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4286);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 105 Tahun 2000 tentang
Pengelolaan dan Pertanggungjawaban Keuangan Daerah;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2006 tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah,
5. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang
Pelayanan Publik;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 tentang
Pengelolaan Keuangan Daerah;
7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 77 Tahun 2020 tentang
Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan Daerah;
8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2O14 tentang Petunjuk
Teknis Penyusunan, Penetapan dan Penerapan Standar
Pelayanan.
9. Peraturan Walikota Manado Nomor 48 Tahun 2019 tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata
Kerja Sekretariat Daerah Kota Manado Tipe A.
 Tabel 2
Anggaran Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado Tahun
2021
Pagu Realisasi
Anggar Realisasi Keuangan
N Program/Kegiatan/Sub Kegiatan an Fisik
o
Nilai % %

PROGRAM PENUNJANG URUSAN

PEMERINTAH DAERAH
KABUPATEN/KOTA

Administrasi Umum Perangakat 2,054,5

1 1,757,869,000
Daerah 80,366 95

Penyediaan Komponen Instalasi 199,500

187,928,000 94.20 95
Listrik/Penerangan Bangunan Kantor ,000

Penyediaan Peralatan dan 1,324,8 95

1,122,746,000 84.75
Perlengkapan Kantor 35,366

530,245 95
447,195,000 84.34
Penyediaan Peralatan Rumah Tangga ,000

Penyediaan Barang Milik Derah

2,360,0
2 Penunjang Urusan Pemerintah 2,268,900,000 96.13 100
00,000
Daerah

Pengadaan Kendaraan Perorangan 2,360,0

2,268,900,000 96.13 100
Dinas atau Kendaraan Dinas Jabatan 00,000
Penyediaan Jasa Penunjang Urusan 35,882, 2,268,900,000 96,67

3 Pemerintah Daerah 699,182

Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber 29,444, 28,615,867,569 97.19 100

Daya Air dan Listrik 264,182

Peyediaan Jasa Peralatan dan 1,056,3 866,680,000 82.05 95

Perlengkapan Kantor 43,000

Penyediaan Jasa Pelayanan Umum 5,382,0 4,807,378,900 89.32 95

Kantor 92,000

Pemeliharaan Barang Milik Daerah 6,188,198,516 98,75

4 Penunjang Urusan Pemerintah Daerah 8,169,2

57,000
Penyediaan Jasa Pemeliharaan, Biaya
2,573,477,016 60.30 100
Pemeliharaan, Pajak, dan Perizinan 4,267,1
Kendaraan Dinas Operasional atau 47,000
Lampangan 289,810 252,680,000 87.18 95
Pemeliharaan Mebel ,000
 Pemeliharaan/Rehabilitasi Gedung 1,182 1,026,632,200 86.83 100
Kantor dan Bangunan Lainnya ,300,
000
Pemeliharaan/Rehabilitasi
66,509,300 95.01 100
sarana dan Prasarana Gedung Kantor 70,00
dan Bangunan Lainnya 0,000
46,10 42,235,993,985 91,60 97,60
JUMLAH 6,536
,548

B. Sarana dan Prasarana

1. Jumlah sarana dan prasarana kantor Walikota Manado:

- Tanah berjumlah 5 unit
- Alat-alat angkutan 79 unit
- Gedung dan Bagunan 26 unit
- Irigasi dan jaringan air bersih dan jaringan listrik berjumlah 10
unit
- Alat-alat Kantor dan Rumah Tangga berjumlah 5744 unit
- Aset tetap lainnya berjumlah 29 unit
- Aset lain-lain 3.064 unit
2. Sarana dan prasaran sesuai hasil rekon dari Badan Keuangan
dan Aset Daerah pada tahun 2021 berjumlah 8.972 unit,
sarana dan prasaran yang rusak berat 3.064 unit dan sudah
masuk pada daftar penghapusan barang. Total sarana dan
prasarana dalam kondisi baik adalah 5.744 unit sehingga
realisasi presentasi sarana dan prasarana balai kota dan rumah
dinas/jabatan dalam kondisi baik adalah 66 % dan tingkat
capaiannya adalah 66 %.

C. Sumber Daya Manusia

Berikut ini potret kepegawaian Sekretariat Daerah Kota
Manado, sebagai berikut:
Tabel 3
Status Pangkat Golongan/Ruang
Kepegawaian
 PNS • Esselon II : 4 Orang • Golongan IV : 23
• Esselon III : 12 Orang Orang
• Esselon IV : 36 Orang • Golongan III :131
Orang
• Golongan II : 25
Orang
NON • Administrasi • 110 orang
PNS/Honorer • Petugas Kebersihan • 76 orang
• Sopir • 11 orang

JENIS PELAYANAN BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH

KOTA MANADO
a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata
usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, serta perlengkapan
dan rumah tangga
b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi
oleh pegawai fungsional; dan
c. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten
Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.
d. Melaksanakan pengelolaan administrasi perkantoran yang
meliputi kegiatan tata usaha umum, persuratan, kepegawaian
Sekretariat Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, Staf Ahli, dan
rapat-rapat dinas;
e. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di bidang
pengelolaan administrasi perkantoran yang meliputi kegiatan
tata usaha umum, persuratan, kepegawaian Sekretaris Daerah,
Asisten Sekretaris Daerah, Staf Ahli, dan rapat-rapat dinas;
f. Melaksanakan pengelolaan kearsipan; dan
g. Melaksanakan kebijakan pengamanan, pemeliharaan sarana
dan prasarana serta menjaga kebersihan kantor dilingkup
secretariat daerah;
h. Melaksanakan kebijakan pengadaan perlengkapan Kepala
Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah;
 i. Melaksanakan kebijakan pengelolaan, penggunaan,
pengendalian dan pemeliharaan kendaraan dinas Kepala
Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah
serta kendaraan dinas
operasional dan sewa kendaraan;
j. Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana,
menjaga kebersihan dan pemeliharaan Rumah Dinas Kepala
Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah;
k. Melaksanakan penyiapan sarana dan prasarana untuk
mendukung kegiataan Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah
serta Sekretaris Daerah; dan
l. Melaksanakan urusan rumah tangga Kepala Daerah dan
Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah
m. Melaksanakan penyediaan akomodasi, jamuan, makanan dan
minuman untuk kegiatan Pemerintah Daerah, Tamu Pemerintah
Daerah dan Rapat-rapat.
n. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala
Bagian.

D. Program Kerja Tahun 2021

Pada Tahun Anggaran 2021 program kerja unit Bagian Umum
meliputi :
a. Program Penunjang Urusan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.
Melalui APBD Kota Manado, jumlah dana yang dialokasikan
sebesar Rp.46.106.536.548,- dengan realisasi sebesar Rp.
42.235,993,- Program tersebut diatas secara umum bertujuan
meningkatkan pelayanan administrasi perkantoran dan
mengoptimalkan penyediaan sarana dan prasarana aparat di
lingkungan Pemerintah Kota Manado.
Dalam rangka menyelenggarakan tugas-tugas optimalisasi
pelayanan kebutuhan dan perlengkapan unit kerja serta tertib
pengadaan barang dan jasa di lingkungan Pemerintah Kota
Manado maka disusun rencana strategik yang akan digunakan
dalam kegiatan operasional unit Bagian Umum selang tahun
anggaran 2021 maka ditetapkan program dan kegiatan yaitu :

Tabel 4

1. Program : Program Penunjang Urusan Pemerintah

Daerah Kabupaten/Kota
1.1. Kegiatan : Kegiatan Administrasi Umum Perangakat
Daerah
Sub Kegiatan : 1. Penyediaan Komponen Instalasi
Listrik/Penerangan Bangunan kantor
2. Penyediaan Peralatan dan
Perlengkapan Kantor
3. Penyediaan Peralatan Rumah Tangga

1.2. Kegiatan : Kegiatan Penyediaan Jasa Penunjang

Urusan Pemerintahan Daerah
Sub Kegiatan : 1. Penyediaan Jasa Komunikasi,
Sumber Daya Air dan Listrik
2. Penyediaan Jasa Peralatan Dan
Perlengkapan Kantor
3. Penyediaan Jasa Pelayanan Umum
Kantor

1.3. Kegiatan : Kegiatan Pemeliharaan Barang Milik

Daerah Penunjang Urusan Pemerintahan
Daerah
Sub Kegiatan : 1. Penyediaan Jasa Pemeliharaan,
Biaya Pemeliharaan, Pajak, dan
Perizinan Kendaraan Dinas
Operasional atau Lapangan
2. Pemeliharaan Mebel
3. Pemeliharaan/Rehabilitasi Gedung
Kantor dan Bangunan Lainnya
4. Pemeliharaan/Rehabilitasi Sarana
Prasarana Gedung Kantor atau
Bangunan Lainnya
E. Capaian Kinerja Tahun 2021

Tabel 5

SASARAN INDIKATOR TARGET REALISASI TINGKAT

STRATEGIS SASARAN CAPAIAN

Persentase
Pemenuhan
kebutuhan rumah
tanggan walikota,
wakil walikota dan 100 % 96 % 96 %
sekretaris daerah
yang tepat waktu dan
akurat
Meningk
atnya
Persentase peralatan
pelayana dan perlengkapan
n sarana rumah dinas, rumah
prasaran jabatan dan balai 70 % 66% 94 %
a internal kota dalam kondisi
dan baik
kerumaht
anggaan
. Presentasi
Pelayanan
Administrasi
perkantoran yang
meliputi kegiatan tata
usaha umum,
100 % 100% 100 %
persuratan,
kepegawaian
Sekretaris Daerah,
Asisten Sekretaris
Daerah, Staf Ahli,
 Persentase laporan
Meningkatny gangguan keamanan
a dan kenyamanan
Pengelolaan lingkungan rumah
keamanan dinas, rumah jabatan 100 % 100 % 100%
dan dan balai kota yang
kebersihan ditindaklanjuti tepat
Kantor waktu
Walikota
Manado,
rumah

F. Tugas Pokok dan Fungsi Agen Perubahan

Berdasarkan Peraturan Wali Kota Manado Nomor Peraturan
Walikota Manado Nomor 48 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi, Serta Tata kerja Sekretariat Daerah Kota
Manado Tipe A, Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan pelaksanaan kebijakan, pemantauan, dan evaluasi di bidang
tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, perlengkapan, dan
rumah tangga.
Dalam melaksanakan tugasnya, Bagian Umum menyelenggarakan
fungsi;
a. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan di bidang tata
usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, serta perlengkapan
dan rumah tangga;
b. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di
bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan kepegawaian, serta
perlengkapan dan rumah tangga; dan
c. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Asisten
Administrasi Umum yang berkaitan dengan tugasnya.

Bagian Umum terdiri dari 3 (tiga) sub bagian dengan rincian tugas dan
fungsi sebagai berikut:
1. Sub Bagian Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian
mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum
dalam menyiapkan bahan mulai proses perencanaan,
 pengorganisasian tugas dan pelaksanaannya, pemantauan,
pengevaluasian, serta pelaporan di bidang Bagian Tata Usaha
Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian berdasarkan
peraturan perundang-undangan yang berlaku. Rincian tugas Sub
Bagian Tata
Usaha Pimpinan, Staf Ahli dan Kepegawaian adalah sebagai
berikut
a. Melaksanakan pengelolaan administrasi perkantoran yang
meliputi kegiatan tata usaha umum, persuratan,
kepegawaian Sekretariat Daerah, Asisten Sekretaris Daerah,
Staf Ahli, dan rapat-rapat dinas
b. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi di bidang
pengelolaan administrasi perkantoran yang meliputi kegiatan
tata usaha umum, persuratan, kepegawaian Sekretaris
Daerah, Asisten Sekretaris Daerah, Staf Ahli, dan rapat-rapat
dinas;
c. Melaksanakan pengelolaan kearsipan; dan
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
2. Sub Bagian Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan
sebagian tugas Bagian Umum dalam menyiapkan bahan mulai
proses perencanaan, pengorganisasian tugas dan
pelaksanaannya, pemantauan, pengevaluasian, serta pelaporan
di bidang Perlengkapan berdasarkan peraturan perundang-
undangan yang berlaku. Rincian tugas Sub Bagian
Perlengkapan adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan kebijakan pengamanan, pemeliharaan
sarana dan prasarana serta menjaga kebersihan kantor
dilingkup secretariat daerah;
b. Melaksankan kebijakan pengadaan perlengkapan
Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris
Daerah;
 c. Melaksanakan kebijakan pengelolaan, penggunaan,
pengendalian dan pemeliharaan kendaraan dinas Kepala
Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris
Daerah serta kendaraan dinas operasional dan sewa
kendaraan;
d. Melaksanakan pemeliharaan sarana dan prasarana,
menjaga kebersihan dan pemeliharaan Rumah Dinas Kepala
Daerah dan Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah;
e. Melaksanakan penyiapan sarana dan prasarana untuk
mendukung kegiataan Kepala Daerah dan Wakil Kepala
Daerah serta Sekretaris Daerah; dan
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
3. Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas
melaksanakan sebagian tugas Bagian Umum dalam menyiapkan
bahan mulai pada proses perencanaan, pemnatauan,
pengevaluasian, serta pelaporan di bidang Rumah Tangga
berdasarkan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
Rincian tugas Sub Bagian Rumah Tangga adalah sebagai
berikut:
a. Melaksanakan urusan rumah tangga Kepala Daerah dan
Wakil Kepala Daerah serta Sekretaris Daerah;
b. Melaksanakan penyediaan akomodasi, jamuan, makanan
dan minuman untuk kegiatan Pemerintah Daerah, Tamu
Pemerintah Daerah dan Rapat-rapat.
c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh
Kepala Bagian.
 BAB III
ANALISIS MASALAH

A. Identifikasi Masalah (Isu)

1. Belum optimalnya penggunaan sistim informasi
2. Pengawasan pemeliharaan fisik kenderaan dinas belum
Maksimal
3. Fasilitas perlengkapan sarana dan prasarana kantor belum
memadai
4. pelayanan administrasi kepegawaian belum optimal
5. Belum adanya administrasi peminjaman tempat dan ruangan
rapat yang tersistem

Tabel 6
Bobot Penetapan Kriteria Kualitas Isu APKLs
Uraian A P K L
Sangat Kecil 1 1 1 1
Kecil 2 2 2 2
Sedang 3 3 3 3
Besar 4 4 4 4

Keterangan:
A = Aktual
P = Problematik
K = Kekhalayakan
L = Layak

Tabel 7
Identifikasi Masalah Dengan Teknik Analisis APKL
No Isu A P K L Jumlah Peringkat

1. Belum optimalnya 3 3 4 4 14 III

penggunaan sistim
informasi.
Pengawasan 3 3 3 3 12 V
2. pemeliharaan fisik
kenderaan dinas
belum maksimal
3. Fasilitas 4 3 3 3 13 III
perlengkapan sarana
dan prasarana
kantor belum
memadai
4. pelayanan 4 4 4 3 15 II
administrasi
kepegawaian belum
optimal
 5 Belum adanya 4 4 4 4 16 I
administrasi
peminjaman tempat
dan ruangan rapat
yang tersistem

B. Penetapan Masalah
 Berdasarkan penetapan isu dengan menggunakan teknik APKL,
dapat dikerucutkan menjadi tiga isu yang kemudian akan dipertimbangkan
kembali untuk dijadikan isu prioritas. Kemudian tiga isu tersebut
kembali diidentifikasi dengan menggunakan teknik USG
• U (Urgency)
• S (Seriousness)
• G (Growth).

Tabel 8
Bobot Kriteria USG

Uraian U S G
Sangat Kecil 1 1 1

Kecil 2 2 2

Sedang 3 3 3

Besar 4 4 4

Sangat Besar 5 5 5

Tabel 9
Matrix USG
 No Isu/Masalah Nilai Total Rangking
Prioritas
U S G
P 1 Belum adanya 5 5 5 15 I en
ye administrasi le
sa peminjaman ia
n tempat dan
M ruangan rapat as
al yang tersistem ah
1. 2 pelayanan 5 4 1 10 II
administrasi
kepegawaian
belum optimal
3 Fasilitas 4 4 1 9 III
perlengkapan
sarana dan
prasarana kantor
belum memadai

Deskripsi Singkat Tugas Unit Kerja.

Tugas Pokok Bagian Umum adalah melaksanakan urusan tata
usaha, keuangan Sekretariat Daerah dan keuangan pimpinan,
rumah tangga, perlengkapan, dan kepegawaian Sekretariat Daerah.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana diatas, Bagian Umum
mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan perencanaan program dan evaluasi
pelaksanaan tugas – tugas pada Bagian Umum
b. Pelaksanaan urusan tata usaha keuangan pimpinan, umum
dan Sekretariat Daerah
c. Pelaksanaan urusan rumah tangga, perlengkapan
Sekretariat Daerah dan pimpinan
d. Pelaksanaan pengendalian, analisis kebutuhan dan pemakaian
listrik, air dan telepon pada Perangkat Daerah di lingkungan
Pemerintah Daerah
e. Pelaksanaan penyiapan dan pengaturan segala bentuk acara
yang dilaksanakan oleh Pemerintah Daerah sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
f. Pelaksanaan urusan kepegawaian Sekretariat Daerah.
g. Pelaksanaan tugas – tugas lain yang diberikan oleh
Asisten Administrasi Umum dan Kesejahteraan Rakyat
- Area Organisasi yang bermasalah Pelaksanaan urusan
rumah tangga, perlengkapan Sekretariat Daerah dan
pimpinan
- Area Organisasi yang menjadi area perubahan
Berdasarkan Identifikasi Belum adanya Sistem Pelayanan
Informasi Peminjaman Tempat dan Ruangan (SI PINTER)
- Isu : Belum adanya sistem atau Aplikasi dalam peminjaman
tempat dan ruangan rapat
- Masalah Prioritas : Belum adanya mekanisme peminjaman
tempat dan ruangan rapat yang dilakukan secara sistem
atau aplikasi

Tabel 10

Masalah Prioritas :
Belum adanya mekanisme peminjaman tempat dan ruangan
rapat yang dilakukan secara sistem atau aplikasi.
1 Kondisi yang adanya mekanisme peminjaman
diharapkan
tempat dan ruangan rapat yang
dilakukan secara sistem atau aplikasi
2 Sasaran Terlaksananya sistem atau aplikasi
Reform
peminjaman ruangan atau tempat
 3 Pertajam Tersedianya data dan
Fokus
laporan peminjaman ruangan atau tempat
Sasaran
melalui Aplikasi
4 Penetapan Membuat Aplikasi
Sasaran
Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman
Reform
Tempat dan Ruangan.
(Program)

BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. Terobosan/Inovasi
1. Komitmen : Bagian Umum dapat memegang komitmen dalam
memberikan pelayanan.
2. Transformasi Digital : Bagian umum dapat memberikan
pelayanan dengan memanfaatkan Sistem Teknologi Informasi
demi mencapai Standar Pelayanan Minimal yang berdampak
pada kinerja dan kualitas pelayanan Pengembangan
Kompetensi SDM
3. Strategi Bagian Umum dapat melakukan strategi-strategi
dengan pemanfaatan teknologi informasi berbasis digital seperti
Sistem pelayanan Informasi peminjaman ruangan dan tempat
4. Jaringan/ Network : Dalam Proses Membangun Sistem
Pelayanan Informasi peminjaman ruangan dan tempat
memerlukan jaringan atau relasi kerja dengan pihak- pihak terkait
yang dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya.
5. Manajemen Risiko : Dalam rancangan aksi perubahan ini
kiranya dapat menerapkan Sistem Manajemen Resiko sehingga
dapat meminimalisir setiap resiko baik itu resiko dampak
 maupun resiko gagal yang dapat mengancam organisasi dalam
mencapai tujuannya.

Tabel 11

Milestone dan Tahapan Kegiatan.

Milestone Jangka Pendek.

No. Milestone Kegiatan Pelaksana Outp

ut
1 Konsulta Mempersiapkan Project Ada arahan
si Rencana Aksi Leader dari pimpinan
dengan hasil seminar.
pimpinan Tatap muka dengan Asisten
Mentor. dan
Project
2 Membentuk Menetapkan anggota Leader
Project Terbentuk Tim
Tim Kerja tim. Leader Kerja
Pelaksanaa Menyiapkan SK Pokja 1 Pelaksanaan Aksi
n Aksi tentang Tim Kerja Perubahan
Perubahan Aksi Perubahan
Pertemuan Tim Kerja Project
Aksi Perubahan Leader dan
Pokja
3 Menghubungi Menghubungi Project Ada kesepakatan
programer Programer Leader untuk membuat
 Membuat kesepakatan Project aplikasi Sistem
pembuatan aplikasi Leader dan Pelayanan
Sistem Pelayanan Programer
Informasi
Informasi Peminjaman
Peminjaman Tempat dan
4 Pembuata Membicarakan
Tempat dan Project Tersedianya
n aplikasi menu yang Leader dan aplikasi Sistem
aplikasi Programer Pelayanan
Informasi
Merancang Programer
Peminjaman
model aplikasi
Tempat dan
Memasukk Sistem Programer
Ruangan
Pelayanan Informasi
Peminjaman Tempat
dan Ruangan menu
ke dalam aplikasi
5 Uji coba Membuka aplikasi Project Terlaksananya uji
aplikasi Leader dan coba aplikasi
Programer

Milestone Jangka Menengah.

No. Milestone Kegiatan Pelaksana Output

1 Melaksanakan Tatap muka dengan - Asisten Terlaksananya

sosialisasi Perangkat Daerah - Kabag aplikasi
aplikasi Umum Sistem
Sistem Pelayanan
Pelayanan Informasi
Informasi Peminjaman
Peminjaman Tempat dan
Tempat dan Ruangan
Ruangan
Kepada
Perangkat
Derah

Milestone Jangka Panjang.

No. Milestone Kegiatan Pelaksana Output

 1 Pengembangan Menghubungi Fungsional Aplikasi Sistem
aplikasi Sistem programer Kepegawaian Pelayanan Informasi
Pelayanan Kesepakatan Fungsional Peminjaman
Informasi menentukan fitur-fitur Tempat dan
Peminjaman yang akan Ruangan
Tempat dan ditambahkan atau dikembangkan
Ruangan dikembangkan MENTOR dengan
Programer membuat Asisten III
Programer penambahan materi
pengembangan atau
aplikasi
Uji coba aplikasi yang - Bagian
dikembangkan Umum

PROJECT LEADER
COACH ……………….
……………..

B. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)

1. Struktur pelaksanaan
POKJA 1 implementasi aksiPOKJA
perubahan
2 PROGRAMER
Administrasi Pengelola
Aplikasi
Gambar 1
Deskripsi:

Mentor bertugas :
- Menyetujui rencana aksi perubahan.
- Membimbing pelaksanaan implementasi aksi perubahan.

Project Leader bertugas :

- Melaksanakan keseluruhan kegiatan implementasi aksi perubahan.

Pokja 1 bertugas :
- Menyiapkan Data tentang Tim Kerja Aksi Perubahan.

Pokja 2 bertugas :
- Uji coba penggunaan aplikasi Sistem Pelayanan Informasi
Peminjaman Tempat dan Ruangan

Teknisi IT bertugas :
- Membuat Aplikasi

Coach bertugas :
- Membimbing pelaksanaan implementasi aksi perubahan dari project
leader

STAKEHOLDER INTERNAL
a) Sekertaris Daerah Kota Manado
b) Asisten Administrasi Umum
c) Fungsional Kepegawaian
d) Kepala Bagian Umum
e) Staf
 STAKEHOLDER EKSTERNAL
a) Perangkat Daerah
b) Programer

2. Identifikasi Stakeholder

Gambar 2
Peta Jejaring Kerja

S
E
K
O
T

P
R
O ASISTEN III
G
R
A
M
E
R
STAF

FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN
PROJECT LEADER

FUNFSIONAL BARANG JASA

KETERANGAN :
Konsultasi
Perintah
Kerja Sama
Pelayanan
PERANGKAT DAERAH
Analisa Stakeholder

Dengan menggunakan kuadran pengaruh (Influence) dan

kepentingan (Interest) maka didapatkan informasi peta karakteristik
pengaruh dan dukungan dari semua stakeholder yang terkait dalam aksi
perubahan. Informasi peta karakteristik tersebut menjadi penting sebagai
strategi untuk dapat mempengaruhinya. Pengelompokan stakeholder
berdasarkan pengaruh dan kepentingannya pada aksi perubahan
Berdasarkan hasil pengelompokan tersebut, kemudian akan disusun
strategi-strategi untuk mempengaruhi stakeholder tersebut, dengan cara
sebagai berikut :
a) Promotors yang mempunyai kepentingan besar terhadap
Aksi Perubahan dan mempunyai kekuatan besar untuk
membantu.
b) Latens yang tidak mempunyai kepentingan khusus untuk
Aksi Perubahan
c) tapi mempunyai kekuatan besar untuk mempengaruhi
program.
d) Apathetic yang kurang memiliki kepentingan maupun
kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya Aksi
Perubahan.
e) Defenders yang mempunyai kepentingan terhadap Aksi
Perubahan dan dapat menyuarakan ke dalam komunitas
tetapi mempunyai pengaruh yang kecil.
 Gambar 3
Kuadran Stakeholder

KEPENTINGAN

DEFENDER PROMOTORS
1. Fungsional 1. Sekot
2. Staf. 2. Asisten.
3. Perangkat Daerah

P
E
N
G
A
APHATETIC LATENS R
U
1. Programer. H

C. Manajemen Resiko.

1. Potensi kendala Internal:

- Tugas-tugas lain yang harus segera dilaksanakan.

- Programer lambat menyelesaikan pembuatan aplikasi

2. Resiko yang dihadapi.

- Dengan adanya tugas-tugas lain yang harus segera

dilaksanakan, maka jadwal pelaksanaan implementasi
aksi perubahan akan terganggu.
- Apabila aplikasi Sistem Pelayanan informasi
peminjaman tempat dan ruangan terlambat dibuat oleh
 Programer, maka pelaksanaan pelayanan
menggunakan aplikasi akan tertunda.
3. Strategi mengatasi kendala.

- Jadwal pelaksanaan implementasi aksi perubahan

disesuaikan dengan pelaksanaan tugas-tugas lain yang
harus segera dilaksanakan.
- Mengecek terus untuk mengetahui kemajuan pembuatan
aplikasi Pelayanan Informasi peminjaman tempat dan
ruangan.
 BAB V
DESKRIPSI PROSES DAN HASIL
IMPLEMENTASI KEPEMIMPINAN AKSI PERUBAHAN

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan.

1) Membangun Integritas.
Dalam melakukan implementasi Aksi Perubahan Pelatihan
Kepemimpinan Administrator merupakan sebuah proses kepemimpinan
dalam mewujudkan tujuan yang akan dicapai. Proses Kepemimpinan
dalam mewujudkan tujuan dibagi dalam 3 (tiga) pentahapan: jangka
pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Menurut Bass (1990) dan
Yuki (1998), Kepemimpinan transformasional adalah kemampuan
memberi inspirasi dan memotivasi pengikut untuk mencapai sasaran
transedental dari pada kepentingan diri jangka pendek serta pencapaian
aktualisasi diri. Adapun proses kepemimpinan khususnya dalam
membangun integritas untuk jangka pendek dapat dideskripsikan sebagai
berikut:

1.1. Konsultasi dan Koordinasi

Dalam melaksanakan Konsultasi dan Koordinasi guna membangun
komitmen dengan stakeholder internal maupun eksternal ada beberapa
hal yang dilakukan pada tahapan ini. Konsultasi dan komunikasi dengan
pimpinan yang lebih tinggi dan koordinasi dengan stakeholder internal
dan eksternal di laksanakan untuk memperkuat komitmen pelaksanaan
inovasi. Kegiatan ini di laksanakan pada hari Rabu, 26 Oktober 2022 di
ruangan Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Manado.
Untuk membangun komitmen bersama, seorang pemimpin harus
mempunyai tekad yang kuat dan kerangka berfikir yang sama dalam
melaksanakan inovasi pelayanan. Komitmen kita lakukan dilingkup
internal dan eksternal organisasi agar memperoleh dukungan.
Dukungan yang kuat akan menjadikan tekad yang kuat untuk
mewujudkan inovasi pelayanan. Komitmen dengan para pengambil
kebijakan kami rangkai menjadi modal kuat dalam mewujudkan rencana
aksi perubahan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kota Manado.
Pelaksanaan aksi perubahan pada tahap implementasi project leader
mengawali dengan kegiatan mempersiapkan Rencana Aksi Hasil
Seminar sekaligus melakukan tatap muka pada hari Rabu, 26 Oktober
2022 dengan tujuan untuk menyampaikan maksud dan tujuan aksi
perubahan serta meminta dukungan dari Asisten Administrasi Umum
Sekretariat Daerah Kota Manado selaku Mentor, sehingga dari hasil
konsultasi Project Leader mendapat persetujuan dan dukungan penuh
serta masukan, saran dan informasi terkait pelaksanaan aksi perubahan
dari Project Leader. Disamping itu, Project Leader menyampaikan
rencana pembentukan Tim Efektif dalam rangka membantu Project
Leader dalam aksi perubahan, dan memohon kepada Asisten
Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota Manado untuk dapat
membuat dan menerbitkan Surat Keputusan Tim Efektif. Pembuktian
pelaksanaan kegiatan terlampir.

1.2. Membentuk Tim Kerja Pelaksanaan Aksi Perubahan.

Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini diawali dengan pertemuan
bersama mentor pada hari Rabu, 26 Oktober 2022 di ruangan Asisten
Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kota dan menetapkan siapa saja
yang akan masuk sebagai anggota tim kerja pelaksanaan aksi perubahan
kemudian dipersiapkan surat keputusan dengan nomor
890/09/Setdako/1519/X/2022 yang ditandatangani oleh Asisten
Administrasi Umum Kota Manado. Setelah Tim Kerja Aksi Perubahan
terbentuk, maka selanjutnya project leader mengadakan pertemuan
bersama tim kerja pelaksanaan aksi perubahan pada hari Jumat, 4
November 2022. Dalam pertemuan tersebut dijelaskan tentang tugas dan
fungsi dari tim kerja dalam pelaksanaan aksi perubahan serta memberikan
motivasi untuk dapat mendukung penuh dan mewujudkan tujuan tahapan
jangka pendek. Pembuktian pelaksanaan kegiatan terlampir.
1.3. Menghubungi Programer.
Pada tahapan ini Project Leader menghubungi programer untuk
membicarakan tentang proyek perubahan yang akan dilaksanakan dan
setelah berdiskusi maka ada kesepakatan untuk pembuatan aplikasi.
Setelah programer dihubungi lewat telepon dan bersedia untuk membantu
pembuatan aplikasi SI PINTER. Pembuktian pelaksanaan kegiatan
terlampir..

1.4. Pembuatan Aplikasi.

Pada tahapan ini, project leader bersama tim perancang IT membuat
design/rancangan aplikasi. Selanjutnya programmer membuat aplikasi
sesuai dengan pembicaraan dengan project leader. Setelah aplikasi SI
PINTER selesai dibuat, selanjutnya menu/fitur dimasukkan ke dalam
aplikasi. Pembuktian pelaksanaan kegiatan terlampir.

1.5. Uji Coba Aplikasi.

Dalam tahapan ini programmer dibantu pokja melakukan uji coba
aplikasi dengan membuka aplikasi Sistem Pelayanan Informasi
Peminjaman Tempat dan Ruangan untuk melihat tampilannya dan pada
tahapan terakhir ada uji coba untuk mengisi data dalam aplikasi.
Pembuktian pelaksanaan kegiatan terlampir.

1.6. Peluncuran Penggunaan Aplikasi Untuk Pelayanan Pinjam

Pakai Ruangan dan Tempat
Disaat dilakukan rapat dengan Asisten Administrasi Umum dan
seluruh pegawai Bagian Umum Setdakot, pokja menginformasikan
tentang penggunaan aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman
Tempat dan Ruangan agar mereka mengetahuinya. Karena aplikasi
sudah disampaikan kepada perangkat daerah, maka data mulai diisi ke
dalam aplikasi.
Selanjutnya penggunaan aplikasi Sistem Pelayanan Informasi
Peminjaman Tempat dan Ruangan dimonitor oleh pegawai di Sub bagian
Kepegawaian agar data bisa diperbaharui.

2) Pengelolaan Budaya Kerja.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78
Tahun 2018 tentang Pengembangan Budaya Kerja di Lingkungan
Kementerian Dalam Negeri menjelaskan Budaya Kerja adalah suatu
komitmen atas sikap perilaku ASN, yang didasari nilai budaya kerja dalam
upaya membangun sumber daya manusia, proses kerja, dan hasil kerja
yang lebih baik. Nilai budaya kerja adalah pilihan nilai moral dan etika
yang relevan, norma atau kaidah, etika dan nilai kinerja produktif yang
bersumber dari pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk mendorong tujuan utama budaya kerja tersebut, Reformer
melalui berbagai kesempatan baik saat rapat maupun dalam diskusi tim
aksi perubahan senantiasa mengingatkan serta mengajak pentingnya
mengembangkan nilai-nilai budaya professional, integritas, disiplin, dan
sinergitas. Profesional dipahami sebagai nilai budaya kerja dalam
menjalankan tugas sesuai dengan keahlian, keterampilan dan
pengetahuan untuk mencapai kinerja terbaik. Sedangkan integritas
merupakan nilai budaya kerja membangun kepercayaan dengan kejujuran
dan tanggung jawab.

3) Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi

Jejaring yang dibangun melalui aksi perubahan ini yaitu jejaring
kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) internal dan eksternal.
Pembangunan jejaring ini dalam rangka membangun komunikasi dan
bekerjasama, hal ini mengingat adanya melibatkan pihak lain dengan
peran masing masing. Untuk stakeholders juga diidentifikasi mengenai
pengaruh dan kepentingannya. Individu dan organisasi yang memiliki
kepentingan dan pengaruh terhadap aksi perubahan telah diidentifikasi
dan dipetakan dalam peta jejaring kerja. Hasil identifikasi baik organisasi
 maupun individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh terhadap
hasil akhir dari aksi perubahan.

B. Deskripsi Hasil Kepemimpinan.

1. Capaian Hasil Implementasi Aksi Perubahan.
Implementasi aksi perubahan telah menyelesaikan output kunci
yaitu telah tersedianya aplikasi SISTEM PELAYANAN INFORMASI
PEMINJAMAN TEMPAT DAN RUANGAN (SIPINTER). Capaian
output kunci tersebut dapat terwujud berdasarkan capaian
Millestone implementasi hasil aksi perubahan sebagaimana
diuraikan dalam tabel dibawah ini :
a. Konsultasi dengan pimpinan.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Mempersiapkan Rencana Aksi hasil seminar.
- Tatap muka dengan Mentor.
Output :
Project Leader mendapatkan arahan dari pimpinan untuk
mengimplementasikan rancangan aksi perubahan yang telah
diseminarkan.
b. Membentuk Tim Kerja Pelaksanaan Aksi Perubahan.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Menetapkan anggota tim.
- Menyiapkan SK tentang Tim Kerja Aksi Perubahan
- Pertemuan Tim Kerja Aksi Perubahan
Output :
Terbentuknya Tim Kerja pelaksanaan aksi perubahan
berdasarkan SK Asisten Administrasi umum untuk menyiapkan
aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman Tempat dan
Ruangan (SIPINTER).
c. Menghubungi Programer.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Menghubungi Programer
 - Membuat kesepakatan tentang pembuatan aplikasi
Output :
Mendapatkan Programer yang bersedia membuat aplikasi
Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman Tempat dan Ruangan
(SIPINTER) untuk membantu pelaksanaan aksi perubahan
dengan menjadi stakeholder eksternal.
d. Pembuatan aplikasi.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Membicarakan menu dalam aplikasi
- Merancang model aplikasi
- Memasukkan fitur-fitur ke dalam aplikasi
Output :
Aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman Tempat dan
Ruangan (SIPINTER) sudah tersedia dan dapat digunakan oleh
seluruh perangkat daerah di Kota Manado.
e. Uji coba aplikasi.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Membuka aplikasi
- Mencoba mengisi data di aplikasi
Output :
Uji coba aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman
Tempat dan Ruangan (SIPINTER) dapat dilakukan dengan baik
tanpa ada kendala.
f. Peluncuran penggunaan aplikasi untuk pelayanan Pinjam Pakai
Ruangan dan Tempat.
Tahapan kegiatannya terdiri dari:
- Menginformasikan penggunaan aplikasi ke perangkat
daerah
- Mengisi data ke dalam aplikasi
- Memonitor penggunaan aplikasi
Output :
 Peluncuran aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman
Tempat dan Ruangan (SIPINTER) untuk pelayanan Pinjam
Pakai Ruangan dan Tempat dilaksanakan saat ada rapat
perangkat daerah dan aplikasi ini sudah dapat digunakan.

2. Manfaat Aksi Perubahan.

Manfaat yang diperoleh dari aksi perubahan ini adalah memiliki
kompetensi / kemampuan yang lebih baik secara elektronik
berdasarkan hasil inovasi sehingga ASN menjadi lebih professional
dalam melakukan proses pelayanan terutama pelayanan Pinjam
Pakai Ruangan dan Tempat yang dilaksanakan di lingkungan
Pemerintah Kota Manado. Manfaat yang bisa dirasakan yaitu :
a. Kinerja dalam pelayanan Pinjam Pakai Ruangan dan
Tempat meningkat dengan adanya aplikasi Sistem
Pelayanan Informasi Peminjaman Tempat dan Ruangan.
b. Bisa merencanakan pengembangan program pelayanan
Pinjam Pakai Ruangan dan Tempat di masa yang akan
datang.
c. Informasi pelayanan Pinjam Pakai Ruangan dan Tempat
semakin cepat kepada para perangkat daerah dan
masyarakat.

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan.

No Milestone Kegiatan Output Waktu
.
1 Melaksanakan - Tatap muka dengan Terlaksananya Januari
sosialisasi PD sosialisasi s.d Juni
aplikasi Sistem aplikasi Sistem 2023
Pelayanan Pelayanan
Informasi Informasi
Peminjaman Peminjaman
Tempat dan Tempat dan
 Ruangan Ruangan
(SIPINTER) (SIPINTER)
kepada kepada
Perangkat perangkat
Daerah daerah
2 Pengembanga - Menghubungi Aplikasi Sistem Juli s.d
n aplikasi programmer Pelayanan Desembe
- Kesepakatan Informasi r 2023
menentukan fitur- Peminjaman
fitur yang akan Tempat dan
ditambahkan atau Ruangan
dikembangkan (SIPINTER)
Dokumentasi dikembangkan
- Programer dengan
membuat penambahan
pengembangan materi atau
aplikasi pengembanga
- Uji coba n materi yang
aplikasi yang ada
dikembangka
n
- Penggunaan
aplikasi yang
dibuat
 BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Aksi perubahan yang pelaksanaannya di Bagian Umum Sekretariat
Daerah Pemerintah Kota Manado sudah selesai dan dapat
disimpulkan:
- Pembuatan aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman
Tempat dan Ruangan (SIPINTER) hanya dapat diselesaikan
dengan adanya programer dan tim kerja yang melaksanakan
tugas dengan baik melalui komunikasi yang baik dan kolaborasi
kerja sesuai pekerjaannya masing-masing.
- Aplikasi untuk pelayanan Pinjam Pakai Ruangan dan Tempat di
Pemerintah Kota Manado telah tersedia.
- Pimpinan, pejabat, dan staf serta petugas lainnya mendukung
pelaksanaan aksi perubahan ini sampai selesai.

B. Saran
Melalui penulisan dapat ini dapat disarankan, bahwa penggunaan
aplikasi Sistem Pelayanan Informasi Peminjaman Tempat dan
Ruangan (SIPINTER) dapat dijalankan terus walaupun terjadi
pergantian/mutasi pejabat. Agar pelayanan semakin baik aplikasi ini
dapat dikembangkan dengan menambah fitur-fitur baru pelayanan
atau informasi Peminjaman Tempat dan Ruangan di Pemerintah
Kota Manado.
LAMPIRAN – LAMPIRAN
 KEGIATAN 1
Tahapan 1

Lampiran 1
Foto persiapan rencana akhir hasil seminar
KEGIATAN 1
Tahapan 2
 Lampiran 2
Konsultasi dengan mentor
 KEGIATAN 2
Tahapan 1

Lampiran 1
Menetapkan anggota tim
KEGIATAN 2
Tahapan 2
 Lampiran 2
Surat Keputusan Asisten Administrasi Umum Sekretariat
Daerah Kota Manado ttg Pembentukan Tim Kerja
Pelaksanaan Aksi Perubahan.

KEGIATAN 2
 Tahapan 3

Lampiran 3
Pertemuan Tim Tim Kerja Aksi Perubahan.

KEGIATAN 3
 Tahapan 1 dan 2

Lampiran 1 dan 2
Menghubungi programer dan membuat kesepakatan
pembuatan aplikasi

KEGIATAN 4
 Tahapan 1, 2 dan 3

Lampiran 1, 2 dan 3
Membicarakan menu aplikasi, merancang aplikasi dan
memasukkan SIPINTER ke dalam aplikasi

KEGIATAN 5
 Tahapan 1 dan 2

Lampiran 1 dan 2
Membuka aplikasi dan mencoba nebgisi data

KEGIATAN 6
 Tahapan 1

Lampiran 1
Menginformasikan penggunaan aplikasi ke Perangkat Daerah

KEGIATAN 6
 Tahapan 2

Lampiran 1
Mengisi Data

KEGIATAN 6
 Tahapan 3

Lampiran 1
Memonitor penggunaan aplikasi