SOP_BEM_HIMAGRIN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

HIMPUNAN MAHASISWA AGROINDUSTRI
PERIODE 2016 - 2017
SEKRETARIS UMUM
PERIODE 2016 - 2017
A. Pendahuluan
Setiap organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai dimana sesuai dengan Visi
dan Misi yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan suatu acuan demi
terbangunnya sebuah sistem keorganisasian yang profesional dan solid sebagai dasar-dasar
organisasi yang fundamental dan kualitatif.
Acuan ini dibuat dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) yang baku
tentang pelaksanaan kegiatan dan pengadministrasian BEM HIMAGRIN FPTK UPI.
Diharapkan standar operasional yang telah disempurnakan ini dapat menjadi acuan bagi
pengurus BEM HIMAGRIN FPTK UPI dalam merencanakan dan menjalankan proyeknya,
agar terlaksana dengan baik.
B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur BEM HIMAGRIN FPTK UPI merupakan suatu
pedoman yang berisi deskripsi umum prosedur pelaksanaan suatu kegiatan dan
pengadministrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu
Departemen.
C. Tujuan
Dengan adanya Standar Operasional Prosedur BEM HIMAGRIN FPTK UPI
diharapkan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan keorganisasian dapat berjalan secara
terorganisir dengan rapi dan tertib sehingga kinerja pengurus BEM HIMAGRIN FPTK UPI
profesional.
D. Fungsi
Fungsi dari Standar Operasional Prosedur diantaranya sebagai berikut:
1. Memberikan deskripsi umum dan pedoman dalam melaksanakan kegiatan yang
meliputi perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi.
2. Memberikan standardisasi dalam pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi
umum BEM HIMAGRIN FPTK UPI.
3. Sebagai mekanisme kontrol dan pengembangan organisasi melalui dokumentasi
semua kegiatan BEM HIMAGRIN FPTK UPI.

PERIODE 2016 - 2017
SISTEM KOORDINASI DAN PENGURUS
A. Pengantar
Untuk dapat melaksanakan koordinasi yang baik maka diterapkan dalam bentuk rapat,
baik yang dilakukan dalam lingkup bidang, departemen maupun pengurus inti (Ketua
Himpunan, Sekretaris Umum, Ketua Departemen dan Ketua Bidang).
B. Macam-macam Rapat
1. Rapat Kerja
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan sekurang-kurangnya dua kali dalam satu periode kepengurusan.
b. Agenda
1) Sosialisasi Visi, Misi, dan Tujuan Organisasi.
2) Pembuatan, pembahasan, dan penetapan program kerja.
3) Pembahasan anggaran keuangan.
c. Peserta Rapat
Diikuti oleh seluruh pengurus BEM HIMAGRIN FPTK UPI dan Dewan
Perwakilan Mahasiswa HIMAGRIN FPTK UPI.
2. Rapat Koordinasi
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan sekurang–kurangnya tiga kali dalam satu periode kepengurusan.
b. Agenda
1) Membahas laporan kerja bidang.
2) Mengambil kebijakan – kebijakan mendasar bagi keberadaan HIMAGRIN
FPTK UPI.
c. Peserta
Dihadiri oleh pengurus inti dan fungsionaris HIMAGRIN FPTK UPI
3. Rapat Pengurus Inti
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan sekurang–kurangnya tiga bulan sekali.
b. Agenda
1) Silaturahmi pengurus
2) Mengambil keputusan yang merujuk pada perkembangan organisasi baik
intern dan ekstern
3) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang dan akan dilaksanakan
c. Peserta
Diikuti oleh Pengurus Inti (Ketua Himpunan, Sekretaris Umum, Ketua
Departemen dan Ketua Bidang).
4. Rapat Departemen
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan sekurang – kurangnya satu bulan sekali dalam satu kali periode
kepengurusan.
b. Agenda
1) Mengontrol pelaksanaan kegiatan yang telah atau sedang dilaksanakan oleh
setiap bidang.
2) Menunjuk ketua panitia kegiatan dan mengusulkan kepada ketua himpunan
untuk diberikan mandat sebagai ketua panitia.
c. Peserta
Dihadiri oleh Ketua Departemen, Ketua Bidang, serta Anggotanya.
5. Rapat Triwulan
a. Pelaksanaan
Pelaksanaan rapat kerja bulanan rutin diselenggarakan tiga bulan sekali, yaitu
pada akhir bulan.
b. Agenda
1) Membahas dan menjabarkan kebijakan yang diambil dalam rapat pengurus
inti dan rapat bidang.
2) Mengkaji dan mengevaluasi keputusan–keputusan yang telah dibuat oleh
pengurus BEM HIMAGRIN FPTK UPI kemudian mengambil keputusan
berikutnya.
3) Mendengar dan membahas laporan–laporan kegiatan dari fungsionaris BEM
HIMAGRIN FPTK UPI.
c. Peserta
Diikuti oleh seluruh pengurus dan fungsionaris HIMAGRIN FPTK UPI
6. Rapat Dengar Pendapat
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan sekurang–kurangnya tiga kali dalam satu periode kepengurusan
bersama masing-masing komisi.
b. Agenda
Mendengar dan membahas laporan kegiatan dari masing-masing departemen
HIMAGRIN FPTK UPI
c. Peserta
Dihadiri oleh ketua departemen, staf departemen dan komisi setiap departemen.
7. Rapat Kepanitiaan
a. Pelaksanaan
Dilaksanakan secara insidental.
b. Agenda
1) Pembahasan rencana, persiapan, dan pelaksanaan.
2) Penyampaian deskripsi kerja oleh ketua panitia.
3) Pembahasan manajemen kegiatan.
4) Diakhir pelaksanaan kegiatan dilaksanakan evaluasi.
c. Peserta
Diikuti oleh seluruh panitia kegiatan dan Sterring Commite (SC).
PERIODE 2016 - 2017
KEGIATAN
A. Pendahuluan
Sistem kerja panitia kegiatan adalah untuk melaksanakan program-program yang ada
di bidang maupun departemen masing-masing.
B. Pedoman Penyusunan Rancangan Kegiatan
Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan:
1. Dasar Penyelenggaraan;
Pada bagian ini tertuang rasionalisasi atau alasan perlunya diadakan kegiatan.
2. Kriteria Keberhasilan Kegiatan;
Berisi parameter yang dapat dicapai dan diketahui selama proses kegiatan serta
setelah kegiatan dilaksanakan.
3. Tujuan Kegiatan;
Pada bagian ini dicantumkan tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan dilakukan dengan dua
tingkatan yaitu tujuan umum dan tujuan khusus.
4. Peserta Kegiatan;
Pada bagian ini diuraikan tentang persyaratan, hak, kewajiban, dan jumlah peserta
(bisa perkiraan atau target).
5. Organisasi/Kepanitiaan;
Berisikan susunan organisasi petugas yang bertanggungjawab terhadap keberhasilan
kegiatan.
6. Materi Kegiatan;
Pada bagian ini ditentukan isi kegiatan, tujuan dari setiap bagian isi kegiatan.
7. Waktu dan Tempat Kegiatan;
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah waktu pelaksanaan kegiatan, berupa
lama dan tempat serta perangkat yang akan digunakan.
8. Biaya;
Pada bagian ini yang perlu dijelaskan adalah jumlah biaya dan sumber yang diusulkan
secara terinci mengenai penggunaan biaya tersebut.
9. Narasumber Kegiatan (opsional);
Pada bagian ini dicantumkan orang yang akan menjadi narasumber dalam kegiatan
dan kualifikasinya, termasuk lembaga asal nara sumber.
C. Persiapan Kegiatan
1. Penyusunan Proposal dan Pengajuannya:
Proposal dibuat oleh sekretaris pelaksana, berkoordinasi dengan sekretaris umum.
2. Persiapan Teknis
a. Rapat Panitia,
b. Perencanaan Waktu,
c. Pembagian Tugas,
d. Koordinasi seluruh elemen pelaksana dan pihak-pihak luar yang terlibat,
e. Pemanfaatan buku untuk koordinasi.
D. Pelaksanaan Kegiatan
1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang telah dipersiapkan.
2. Ketua departemen yang berhubungan harus memantau jalannya acara dan mencatat
hal-hal yang diangap penting.
E. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan,
2. Membahas penyimpangan-pemnyimpangn yang terjadi saat kegiatan berlangsung,
3. Menilai pencapaian tujuan dengan membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan
kriteria keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya,
4. Memberi saran-saran untuk pelaksanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.
F. Laporan Kegiatan
Setelah selesai pelaksanaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
kegiatan dengan bantuan Sekretaris Umum.
G. Penyelenggaraan Kesekretariatan dan Keuangan
1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris kegiatan dan dianjurkan berkonsultasi dengan
Sekretaris Umum dan Ketua Departemen Keuangan.
3. Surplus keuangan dalam suatu kegiatan yang menjadi proker suatu Departemen
tertentu diserahkan kembali kepada Departemen Keuangan.
PERIODE 2016 - 2017
PEMBAKUAN SURAT MENYURAT

A. Pendahuluan
Berkas surat atau yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan
klasifikasi dan penomorannya. Yang bertanggung jawab dalam pengelolaan berkas adalah
Sekretaris Umum.
B. Pedoman Teknis Penyusunan Surat
1. Berkas disusun berdasarkan penomoran.
2. Untuk setiap klasifikasi yang sama harus dibuat daftar masing-masing berkas untuk
memudahkan penomoran dan pencarian ulang.
3. Harus ada manual sistem pengarsipan untuk pegangan pengurus kesekretariatan yang
menanganinya.
4. Setiap dokumen, surat, formulir, ataupun carikan kertas serta berkas lainnya
hendaknya disediakan tempat tertentu agar dapat disimpan dengan baik dan sedapat
mungkin disimpan di tempat yang terdekat dengan pengurus atau orang yang paling
sering menggunakannya.
C. Jenis Berkas Surat
Jenis berkas surat dibedakan berdasarkan isi dan urgensinya. Berdasarkan isi, surat
dapat dibedakan menjadi:
1. Surat Masuk
Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh Sekretaris
Umum.
a. Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku Kendali surat masuk dan pada file
digital sebagai backup data oleh Sekretaris Umum.
b. Sistematika buku kendali surat masuk, terdiri dari:
No. Urut
No. Surat
Tanggal penerimaan surat
Nama dan alamat pengirim
Hal
Lampiran surat
Keterangan (waktu, tempat, tindakan)
c. Penyampaian surat yang ditujukan pada Ketua Himpunan, harus diberitahukan
kepada Sekretaris Umum. Kemudian, Sekretaris Umum akan memberitahukan
kembali pada Ketua Himpunan.
d. Bila pihak yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus
memberitahukan kepada Sekretaris Umum untuk dibuatkan surat balasan. Bila
departemen yang bersangkutan memiliki kewenangan untuk membuat surat
sendiri, departemen tersebut dapat membuat surat dengan syarat telah mendapat
izin dari Sekretaris Umum.
e. Berkas surat disimpan oleh Sekretaris Umum dalam map khusus arsip surat
masuk. Surat diarsipkan berdasarkan waktu penerimaan surat.
2. Surat Keluar
Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat keluar oleh Sekretaris
Umum. Sistematika buku kendali surat keluar, terdiri dari:
No Urut
No. Surat
Tanggal pengeluaran surat
Nama dan alamat tujuan
Perihal
Keterangan (waktu dan tempat)
D. Ketentuan Pembuatan Surat
1. Surat yang dibuat seizin Sekretaris Umum
2. Surat Keputusan dibuat oleh Sekretaris Umum BEM HIMAGRIN FPTK UPI atas
persetujuan Ketua BEM HIMAGRIN FPTK UPI
3. Surat yang dibuat dalam kertas yang berkop BEM HIMAGRIN FPTK UPI dan
amplop berkop HIMAGRIN FPTK UPI apabila diperlukan.
4. Setiap surat keluar harus dibuat rangkap 2 (dua), yaitu untuk arsip BEM HIMAGRIN
FPTK UPI dan disampaikan ke alamat yang dituju.
5. Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan ketua BEM HIMAGRIN
FPTK UPI dan diberi stempel BEM HIMAGRIN FPTK UPI.
6. Berikut sitematika pembuatan surat :
a) Kertas
Kertas yang digunakan ialah kertas HVS 70 gram, berwarna putih dengan ukuran
A4.
b) Komponen Surat
i. Kop Surat
1) Kop surat menggunakan logo UPI diletakkan pada bagian kiri atas
dan logo BEM HIMAGRIN di bagian kanan atas.
2) Tulisan HIMAGRIN dijabarkan dengan bentuk kapital, bold, jenis
huruf Times New Roman, ukuran 12, spasi 1. Jika surat tersebut
atas nama kepanitiaan, maka mencantumkan panitia kegiatannya di
atas tulisan HIMPUNAN MAHASISWA AGROINDUSTRI.
3) Kop surat mencantumkan alamat sekretariat secara lengkap di
bawah nama organisasi, termasuk mencantumkan nama kota, kode
pos, alamat web dan e-mail dengan jenis huruf Times New Roman
ukuran 11 spasi 1.
ii. Titimangsa
Tanggal bulan dan tahun surat dicantumkan di bagian kanan atas sejajar
dengan pancamtuman nomor surat
iii. Nomor surat
Dalam penomoran surat harus memuat :
1) Nomor urut
a. Khusus untuk penomoran surat diatur secara khusus berdasarkan kelompok
surat.
b. Kelompok pertama merupakan surat khusus, yang dikeluarkan oleh Ketua
Himpunan. Biasanya berupa surat keputusan yang memuat urutan-urutan:
Memperhatikan, Menimbang, Mengingat, Memutuskan, Menetapkan.
c. Kelompok kedua adalah surat yang dikeluarkan oleh departemen.
d. Kelompok ketiga adalah surat yang dikeluarkan oleh panita kegiatan.
# Penomoran surat pada kelompok pertama
eee/AB-x/KAHIM/BEM.HIMAGRIN.FPTK.UPI/BB/TTTT
# Penomoran surat pada kelompok kedua

eee/AB-x/Dept/BEM.HIMAGRIN.FPTK.UPI/BB/TTTT
# Penomoran surat pada kelompok ketiga

eee/AB-x/kepanitiaan/BEM.HIMAGRIN.FPTK.UPI/BB/TTTT
Keterangan:
 eee: nomor surat yang terdiri dari tiga angka yang diurutkan berdasarkan
urutan waktu pengeluaran surat. Urutan ini diurutkan dalam masing-masing
departemen/divisi sehingga suatu departemen/divisi memulai surat
keluarnya dengan nomor 001.
 AB: merupakan kode jenis surat
 x: kode wilayah tujuan, terbagi atas internal (i) dan eksternal (e). Internal
berarti surat ditujukan masih dalam lingkup BEM HIMAGRIN FPTK UPI,
sedangkan eksternal berarti sudah di luar wilayah itu, misalnya lintas
lembaga.
 Dept: nama dari departemen yang mengeluarkan surat tersebut. Penulisan
nama ini harus lengkap sesuai dengan departemen yang mengeluarkan.
Misal: Departemen Pendidikan (disingkat Dept. Pend.).
 Kepanitiaan: nama dari kepanitiaan yang mengeluarkan surat tersebut.
Nama kepanitiaan boleh disingkat asal mudah dikenali. Misalnya
kepanitiaan Registrasi Anggota Muda disingkat menjadi RAM.
 BB: kode bulan dikeluarkannya surat. Misalnya surat dikeluarkan pada
bulan Mei, maka kode bulannya adalah V.
 TTTT: kode tahun dibuatnya surat. Jika dibuat pada tahun 2016 maka
ditulis 2016 seperti biasa. Penulisan tahun tidak boleh disingkat.
 BEM.HIMAGRIN.FPTK.UPI: lembaga yang mengeluarkan surat.
2) Kode tujuan surat
No Jenis Surat Kode
surat
1. Permohonan Pm
2. Undangan U
3. Pemberitahuan PB
4. Mandat M
5. Keputusan SK
6. Pernyataan PR
7. Pengumuman PU
8. Rekomendasi Rek
9. Keterangan (menerangkan tanpa diberi Ket

kekuasaan)
10. Penugasan ST
11. Ucapan Up
12. Memo Mo
13. Nota No
14. Kerjasama KS
3) Kode pihak yang mengeluarkan surat

KAHIM : Surat dikeluarkan oleh Ketua BEM HIMAGRIN
SEKUM : Sekretaris Umum
Dept.Agm : Departemen Agama
Dept.Keu : Departemen Keuangan
Dept.Pend : Departemen Pendidikan
Dept.PSDM : Departemen PSDM
Dept.Sos : Departemen SOSPOL
Dept.Kom : Departemen INFOKOM
iv. Lampiran
Kata lampiran dituliskan bila ada lampiran. Kata lampiran dicantumkan di
bawah sejajar dengan nomor surat. Apabila lampiran merupakan bagian
dari surat (misalnya formulir atau pamflet), maka ditulis jumlah
lembarnya. Apabila lampiran terpisah dari surat (misalnya proposal), maka
ditulis jumlah berkasnya.
v. Hal
Berisi uraian singkat maksud surat atau garis besar isi surat. Diusahakan
sesingkat mungkin, maksimal dua baris.
vi. Alamat yang dituju
Ditulis di kiri atas berjarak dua spasi dari Hal. Alamat dalam surat
mengacu pada tujuan surat.
Contoh:
Yth. Prof. Dr. H. Dadang Sunendar, M.Hum.
Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Kemitraan
Universitas Pendidikan Indonesia
Bandung
Bila alamat yang dituju hanya kepada lembaga, tidak perlu diawali
dengan Yth. namun bisa digunakan kata kepada.
Contoh:
Kepada
Penerbit Asy-Syamil
Jalan Cikutra Nomor 77 Bandung
Penggunaan sapaan Ibu/Bapak/Saudara adalah untuk penulisan

alamat surat yang ditujukan kepada tujuan surat yang disebut namanya.
Contoh:
Yth. Bapak Yolandi
Jl. Geger Kalong Girang No. 12
Bandung
vii. Pembukaan
Pembukaan bisa dengan menggunakan redaksi Assalamualaikum wr. wb
atau dengan redaksi Dengan hormat. Salam pembuka diakhiri dengan
tanda koma.
viii. Isi
Isi surat harus singkat, padat dan jelas.
ix. Penutup
Penutup bisa dengan menggunakan redaksi Wassalamualaikum wr. wb
atau dengan redaksi Hormat kami. Salam penutup diakhiri dengan tanda
titik.
x. Kaki Surat
(a) Pengesahan surat
Surat yang dikeluarkan pada saat kepengurusan belum terbentuk
dengan format sebagai berikut:
Ketua Umum
BEM HIMAGRIN FPTK UPI,
ttd
................................................
NIM ......................................
(b) Surat BEM HIMAGRIN FPTK UPI

Surat-surat yang dikeluarkan oleh sekretaris umum dan staf disahkan
dengan format sebagai berikut:
Ketua Umum Sekretaris Umum
BEM HIMAGRIN FPTK UPI, BEM HIMAGRIN FPTK UPI,
ttd ttd
............................................... ................................................
NIM ...................................... NIM ......................................
c) Surat Departemen
Surat-surat yang dikeluarkan oleh departemen disahkan dengan format sebagai
berikut:
Ketua Departemen, Sekertaris Departemen,
ttd ttd
................................... .........................................
NIM ......................... NIM ...............................
Mengetahui,
Ketua Himpunan,
ttd
.................................
NIM .......................
d) Surat Kegiatan
Surat-surat yang dikeluarkan pada saat kegiatan disahkan dengan format
sebagai berikut:
Ketua Pelaksana, Sekretaris Pelaksana,
ttd ttd
................................ ...............................
NIM ...................... NIM .....................
Mengetahui,
Pembina, Ketua Himpunan,
ttd ttd
................................ ..................................
NIP ....................... NIM ........................
xi. Stempel/cap
a. Cap dibubuhkan di sebelah kiri atas sekretaris umum apabila surat
ditandatangani Ketua Himpunan dan sekretaris umum.
b. Cap dibubuhkan di sebelah kiri atas Ketua Himpunan apabila surat
ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan ketua departemen.
c. Cap dibubuhkan di sebelah kiri atas Ketua Himpunan apabila surat
ditandatangani oleh Ketua Himpunan, ketua pelaksana, dan sekretaris
pelaksana.
xii. Tembusan
Tembusan dituliskan apabila diperlukan.
xiii. Rangkap surat
Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua yang terdiri dari satu
rangkap surat salinan dan satu rangkap surat asli. Surat salinan diarsipkan
kepada sekretaris umum HIMAGRIN FPTK UPI.
E. Sertifikat
Sertifikat kegiatan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Sertifikat hanya dikeluarkan oleh Sekretaris umum.
2. Sertifikat dicetak pada kertas linen atau jasmin
3. Sertifikat dicetak pada kertas ukuran A4 atau A5.
4. Mencantumkan kop BEM HIMAGRIN.
5. Memuat redaksi “SERTIFIKAT”
6. Nomor sertifikat, dengan ketentuan sebagai berikut :
A/B/C/D/E
A = Nomor sertifikat harus berurutan dan penomoran terpisah dengan penomoran
surat. Penomoran menggunakan sistem tiga angka
B = Kode kegiatan
C = Kode BEM HIMAGRIN
D = Kode bulan pada saat mengeluarkan sertifikat (menggunakan angka romawi)
E = Kode tahun mengeluarkan surat
Contoh : 001/RAM/BEM.HIMAGRIN.FPTK.UPI/V/2016
7. Nama lengkap penerima sertifikat berikut kategorinya, misalnya sebagai pemateri.
Khusus untuk sertifikat dengan kategori panitia, sebaiknya dicantumkan berdasarkan
amanahnya.
8. Deskripsi nama, tema, waktu dan tempat kegiatan
9. Tanda tangan Ketua Pelaksana, Ketua Himpunan, Ketua Program studi, dan pihak
rektorat (disesuaikan)
10. Mencantumkan logo instansi yang bekerja sama dengan kegiatan yang bersangkutan
(jika ada dan jika diperlukan)
F. Plakat
Plakat dibuat sebagai cenderamata dalam suatu kegiatan. Plakat dapat diberikan
kepada pemateri, peserta, sponsor, atau pihak-pihak tertentu dalam suatu kegiatan. Desain
plakat harus melalui koordinasi dengan Departemen Informasi dan Komunikasi dan
Sekretaris Umum. Plakat dapat dibuat dengan berbagai jenis, di antaranya:
1. Plakat marmer
2. Plakat akrilik
3. Plakat kayu
4. Plakat berbingkai
Dalam poin ini, akan ditekankan pada aturan pembuatan plakat berbingkai, dengan
rincian:
1. Mencantumkan kop BEM HIMAGRIN FPTK

2. Mencantumkan redaksi “Ucapan Terima Kasih”
3. Mencantumkan mama lengkap penerima plakat berikut kategorisasinya, misalnya
sebagai pemateri.
4. Mencantumkan deskripsi nama, tema, waktu dan tempat kegiatan
5. Plakat tidak perlu mencantumkan nama ketua pelaksana dan nama Ketua Himpunan
6. Plakat tidak perlu membubuhkan tanda tangan dan cap/stempel
7. Palakat dicetak pada kertas linen atau jasmin
PERIODE 2016 - 2017
KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN PROPOSAL
A. Pengantar
Proposal merupakan bagian yang penting dalam sebuah kepanitian. Proposal menjadi
sebuah gambaran utuh mengenai kegiatan tertentu, menjadi alat untuk mendapatkan legalitas,
dan juga sebagai sarana membangun sponsorship bagi terlaksananya kegiatan.
B. Sistematika Penyusunan
1. Bagian Awal
a. Halaman Judul/Sampul
Dibuat dengan kebutuhan dan kreativitas dari panitia penyelenggara dengan
tetap menampakkan ciri khas kegiatan HIMAGRIN FPTK UPI. Pada halaman judul
tertera tulisan “Proposal Kegiatan”, nama kegiatan, identitas himpunan, tahun
pembuatan, memuat logo kegiatan (apabila ada) atau lambang HIMAGRIN
FPTK UPI. Selain itu, halaman judul sebaiknya mencantumkan tema atau kalimat
yang mencirikan kegiatan tersebut.
b. Lembar Pengesahan
1) Lembar pengesahan harus memuat judul dan nama kegiatan.
2) Lembar pengesahan harus ditanda tangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua
Pelaksana, Ketua BEM HIMAGRIN FPTK UPI, Ketua Departemen (yang
memiliki program kerja tersebut), Pembimbing HIMAGRIN FPTK UPI, dan
Ketua Prodi Pendidikan Teknologi Agroindustri sebagai Pelindung.
3) Lembar pengesahan harus diberi tanggal sesuai dengan tanggal pengesahan.
2. Bagian Inti
Bab-bab yang diperlukan dalam bagian inti ini dapat menyesuaikan dengan
kebutuhan dan keefisienan proposal agar lebih jelas dan mudah dibaca.
a. Latar Belakang
Berisi kondisi umum yang melatarbelakangi diselenggarakannya kegiatan yang akan
dilaksanakan/diajukan.
b. Landasan Kegiatan
Berisi landasan kegiatan konstitusi yang memperkuat untuk diselenggarakannya
kegiatan yang bersangkutan.Baik berupa landasan organisasi, surat keputusan, atau
konstitusi lain yang dapat diakui oleh seluruh pihak. Dan harus mengikuti standar
penulisan landasan kegiatan yang di keluarkan oleh Dirmawa.
1. Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945
2. Undang-Undang No. 2 Tahun 1989 tentang Pendidikan Nasional
3. Peraturan Pemerintah RI No. 60 Tahun 1999 tentang Perguruan Tinggi
4. Peraturan Pemerintah RI No. 61 Tahun 1999 tentang Penetapan Perguruan Tinggi
Berstatus Badan Hukum
5. Peraturan Pemerintah No. 6 Tahun 2004 tentang UPI BHMN
6. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 155/u/1998 Tentang
Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi.
7. Intruksi Dirjen DIKTI DEPDIKBUD
8. Tridharma Perguruan Tinggi
9. Peraturan Rektor Universitas Pendidikan Indonesia Nomor 8052/H40/HK/2010
tentang Organisasi Kemahasiswaan di Lingkungan Universtias Pendidikan
Indonesia
10. AD/ART HIMAGRIN FPTK UPI
11. Mekanisme Kerja Organisasi HIMAGRIN FPTK UPI
12. Garis Besar Haluan Program HIMAGRIN FPTK UPI
13. Program Kerja BEM HIMAGRIN FPTK UPI
c. Nama Kegiatan
Diisi langsung dengan mencantumkan nama kegiatan.
d. Tema Kegiatan
Tema kegiatan harus mencerminkan isi dan identitas (khususnya tujuan) dari
kegiatan tersebut.
e. Tujuan
Berisi deskripsi umum tujuan yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.Tujuan
ini tentu saja merupakan solusi atau alternatif dari kondisi yang digambarkan pada
bagian latar belakang.
f. Sasaran
Berisi target khusus yang ingin diperoleh sesaat setelah selesainya kegiatan. Bagian
ini merupakan deskripsi yang sangat konkret dan khusus dari tujuan yang
dirumuskan. Bagian ini pula yang menjadi Standar penilaian berhasil/tidaknya suatu
kegiatan.
g. Peserta
Berisi deskripsi peserta yang akan dilibatkan baik asalnya maupun jumlahnya.
h. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu yang dimaksud adalah jam, hari, tanggal, bulan dan tahun. Sedangkan tempat
yang dimaksud adalah tempat penyelenggaraan kegiatan lengkap dengan alamat pos,
atau apabila menggunakan banyak tempat maka diambil nama tempat yang umum
dengan rincian tempat dijelaskan pada jadwal kegiatan acara.
i. Jenis Kegiatan
Bagian ini diperuntukkan khusus untuk kegiatan besar yang berisi sub-sub bagian
yang akan diselenggarakan dalam kesatuan kegiatan besar tersebut.
j. Jadwal Pelaksanaan
Untuk kegiatan tunggalyang hanya terdiri dari satu acara, pengisian bagian ini harus
merupakan rincian kegiatan secara lengkap untuk setiap sub-acara. Untuk kegiatan
yang terdiri dari beberapa acara, pengisian bagian ini cukup dengan merinci hari dan
jam pelaksanaan serta tempat dari setiap jenis acara.
k. Kepanitiaan
Berisi deskripsi elemen-elemen kepanitiaan beserta susunan kepanitiaan yang telah
dibentuk untuk menyelenggarakan kegiatan.Penyusunan kepanitiaan ini disesuaikan
dengan tingkat kepanitiaan itu sendiri.Sedangkan untuk kegiatan intern organisasi
cukup kepanitiaan yang berasal dari mahasiswa saja dengan tetap melibatkan
pimpinan himpunan maupun jurusan. Susunan kepanitiaan dibuat dengan format
sebagai berikut:
No. Divisi Nama
l. Anggaran Biaya
Bagian ini berisi rencana pengeluaran dan pemasukan yang diperlukan untuk
menyelenggarakan kegiatan.Perincian dapat bersifat umum atau terinci untuk
keperluan setiap seksi dalam acara. Format anggaran pembiayaan disesuaikan
dengan SOP Departemen Keuangan.
m. Penutup
Bagian ini berisi harapan-harapan dan kata-kata penutup dari panitia.
3. Bagian Akhir
Bagian akhir ini berisi lampiran-lampiran, seperti jadwal acara/kegiatan, lay out
tempat kegiatan,atau sponsorship.
C. Persyaratan Penyusunan
1. Proposal disusun efektif, efisien, dan semenarik mungkin dengan memperhatikan nilai
guna dalam proposal.
2. Bahasa yang digunakan adalah Bahasa Indonesia yang baku dengan tata bahasa dan
Ejaan Yang Disempurnakan, jelas, satu kesatuan, menggunakan istilah yang mudah
dimengerti, tidak menggunakan singkatan seperti : dll, tsb, tdk, dgn, sbb, dan lain
sebagainya.
D. Pengetikan
1. Aturan Pengetikan
a. Proposal ditik dengan 1,5 spasi, jenis huruf Times New Roman 12, Arial 11.
b. Batas Pengetikan :
1) Batas atas (Top Margin) 3 cm
2) Batas bawah (Bottom Margin) 3 cm
3) Batas kiri (Left Margin) 4 cm
4) Batas kanan (Right Margin) 3 cm
5) Ukuran ini dapat disesuaikan dengan setting proposal terutama yang
menggunakan border (garis pinggir halaman).
c. Posisi antara bagian dan sub bagian dan seterusnya dibedakan.
d. Proposal tidak perlu diberi nomor halaman
E. Ketentuan Lain
1. Bagian-bagian proposal dapat direduksi sebagian, sesuai dengan kebutuhan kegiatan
tersebut dengan tanpa mengubah susunan tiap bagian.
2. Ketentuan pengetikan proposal, dapat disesuaikan dengan tingkat keresmian dan
kebutuhan proposal. Tata letak dapat diubah untuk menambah nilai/daya tarik dari
proposal tersebut.
3. Untuk proposal selain untuk kegiatan, misalnya proposal pengajuan sekre atau
pengajuan dana kepada jurusan harus bersifat resmi tetapi bagian-bagiannya dapat
direduksi atau ditambahkan sesuai dengan kebutuhan.
4. Pengarsipan proposal dibuat minimal 3 (tiga) rangkap yang terdiri dari 2 rangkap
hardfile untuk arsip BEM HIMAGRIN FPTK UPI dan untuk keperluan panitia serta 1
softfile untuk arsip DPM HIMAGRIN FPTK UPI disertai tandatangan pada lembar
pengesahan dalam bentuk scan.
5. Hal-hal lain yang tidak diatur dan atau belum jelas, bisa ditanyakan kepada Sekretaris
Umum BEM HIMAGRIN FPTK UPI.
F. Perizinan Kegiatan
Adapun ketentuan dalam perizinan kegiatan ialah:
a) Menyerahkan surat permohonan kesediaan dosen pembimbing dan surat izin
kegiatan yang ditujukan ke Ketua Program Studi Pendidikan Teknologi
Agroindustri
b) Setelah itu, menyerahkan surat izin kegiatan yang ditujukan ke Wakil Dekan I
beserta melampirkan pernyataan kesediaan dosen pembimbing dan PKM
(Program Kreativitas Mahasiswa)
c) Apabila kegiatan tertentu yang sifatnya seremonial atau cakupannya luas maka
menyerahkan surat izin kegiatan yang ditujukan ke Direktur Direktorat
Kemahasiswaan dan disposisi surat izin kegiatan dari fakultas, dengan
menyertakan PKM, pernyataan kesediaan dosen pembimbing, SK pengurus yang
masih berlaku.
note : permohonan diajukan selambat-lambatnya 1 minggu sebelum kegiatan di
gelardan semua tanda tangan harus asli
Adapun ketentuan dalam perizinan tempat ialah:

a) Menyerahkan surat izin peminjaman tempat yang ditujukan untuk Wakil Dekan II.
b) Lalu akan mendapatkan disposisi surat izin penggunaan ruangan.
c) Menyerahkan surat izin peminjaman tempat dan disposisi surat izin penggunaan
ruangan yang ditujukan ke Program Studi Agroindustri. (apabila dilaksanakan di
Lt.4 Gd Baru)
d) Apabila kegiatan tertentu yang sifatnya seremonial atau cakupannya luas maka
menyerahkan surat izin peminjaman tempat yang ditujukan ke Direktur Sarana dan
Prasarana dan surat rekomendasi kegiatan dari Direktur Direktorat
Kemahasiswaan.
PERIODE 2016 - 2017
KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN
A. Pengantar
Laporan kegiatan merupakan laporan yang dibuat oleh panitia suatu kegiatan yang
telah melaksanakan kegiatannya. Laporan ini mencakup deskripsi bagaimana kegiatan
berjalan, hambatan dan dukungan terhadap kegiatan, laporan keuangan kegiatan, serta
berbagai evaluasi serta rekomendasi bagi kegiatan tersebut untuk menjadi pelajaran di
kegiatan yang selanjutnya.
1. Bagian Awal
a. Halaman Judul/Sampul
Dibuat sesuai dengan halaman judul/sampul proposal kegiatan. Akan tetapi, kata
“Proposal Kegiatan” diubah menjadi “Laporan Kegiatan”.
1. Lembar pengesahan harus memuat judul dan nama kegiatan.
2. Lembar pengesahan harus ditanda tangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua
Pelaksana, Ketua BEM HIMAGRIN FPTK UPI, Ketua Departemen (yang
memiliki program kerja tersebut), Pembina HIMAGRIN FPTK UPI, dan Ketua
Prodi Pendidikan Teknologi Agroindustri sebagai Pelindung.
3. Lembar pengesahan harus diberi tanggal sesuai dengan tanggal pengesahan.
2. Bagian Inti
a. BAB I: Pendahuluan
1) Latar Belakang,
2) Landasan Kegiatan,
3) Tujuan,
4) Sasaran,
5) Jenis Kegiatan (dapat direduksisesuai dengan proposal).
b. BAB II: Penyelenggaraan kegiatan
1) Tahap Persiapan,
2) Pelaksanaan,
3) Penyelesaian Kegiatan.
c. BAB III:Hasil kegiatan
Berisi hasil-hasil yang diperoleh dari tiap sub(jenis) kegiatan, hambatan, maupun
dukungan yang ada selama kegiatan berlangsung. Baik hasil kualitatif maupun hasil
kuantitatif.
d. BAB IV: Penutup
1) Evaluasi
Yang ditulis dapat berupa evaluasi secara umum maupun evaluasi setiap divisi
dalam acara.
2) Rekomendasi
3. Bagian Akhir
Berisi lampiran-lampiran, seperti :
a. Susunan kepanitiaan,
No. Divisi Nama
b. Susunan acara,
(disesuaikan dengan rancangan acara, namun harus dalam bentuk tabel)
c. Laporan keuangan beserta tanda buktinya,
(disesuaikan dengan SOP Departemen Keuangan)
d. Daftar hadir peserta dan panitia,
Panitia:
Kehadiran
No. Divisi Nama
I II III
Peserta:
Kehadiran
No. Nama NIM
I II III
e. Administrasi dan arsip surat menyurat,

(disesuaikan dengan pedoman mengenai arsip surat menyurat)
f. Pamflet dan hasil dokumentasi,
(disesuaikan dengan kebutuhan dan bekerja sama dengan departemen infokom)
g. Laporan Inventaris (apabila ada)
(disesuaikan dengan pedoman mengenai inventarisasi)
h. dan segala laporan atau daftar lainnya yang berhubungan dengan kepanitiaan.
1. Laporan disusun seefektif dan seefisien mungkin dengan memperhatikan nilai guna
dari laporan.
dimengerti, dan tidak menggunakan singkatan seperti : dll, tsb, tdk, dgn, sbb, dan lain
sebagainya.
3. Secara khusus dilaporkan pula laporan keuangan kegiatan kepada Kepala Departemen
Keuangan (dan Ketua BEM HIMAGRIN)
4. Laporan keuangan kegiatan dilaporkan kepada Ketua BEM HIMAGRIN,
5. Laporan tersebut harus telah sampai kepada Sekretaris Umum paling lambat 1 minggu
setelah pelaksanaan.
6. Laporan disusun dengan rapi.
D. Pengetikan
1. Aturan Pengetikan
a. Proposal ditik dengan 1,5 spasi, jenis huruf Times New Roman 12, Arial 11.
5) Ukuran ini dapat disesuaikan dengan setting proposal terutama yang
menggunakan border (garis pinggir halaman).
E. Ketentuan Lain
1. Bagian-bagian laporan dapat direduksi sebagian, sesuai dengan kebutuhan dan isi
proposal kegiatan dengan tanpa mengubah susunan tiap bagian.
2. Ketentuan pengetikan laporan disesuaikan dengan tingkat keresmian dan kebutuhan
laporan. Tata letak dan penomoran dapat diubah untuk menambah nilai/daya tarik dari
laporan tersebut.
3. Untuk laporan selain untuk kegiatan harus bersifat resmi, akan tetapi bagian-bagiannya
dapat direduksi atau menambahkan disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Pengarsipan laporan kegiatan dibuat minimal 3 (tiga) rangkap yang terdiri dari 2
rangkap hardfile untuk arsip BEM HIMAGRIN FPTK UPI dan untuk keperluan panitia
serta 1 softfile untuk arsip DPM HIMAGRIN FPTK UPI disertai tandatangan pada
lembar pengesahan dalam bentuk scan.
5. Hal-hal lain yang tidak diatur dan atau belum jelas, bisa ditanyakan kepada Sekretaris
Umum BEM HIMAGRIN UPI.

PERIODE 2016 - 2017
KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
A. Pengantar
Laporan kerja merupakan laporan yang dibuat sebagai bahan evaluasi suatu jangka
periode kepengurusan yang telah ditentukan. Laporan ini dijadikan evaluasi kegiatan yang
dilaksanakan serta menjadi bahan evaluasi bagi DPM HIMAGRIN FPTK UPI dalam rapat
dengar yang dilaksanakan bersama DPM HIMAGRIN FPTK UPI.
1. Bagian Awal
a. Halaman Judul
1) Judul diketik dengan huruf kapital
2) Nama departemen ditulis dengan jelas
3) Nama beserta Nomor Induk Mahasiswa penyusun (Ketua dan Anggota) ditulis
dengan jelas
1) Lembar pengesahan harus memuat judul, nama departemen, nama penyusun dan
Nomor Induk Mahasiswa penyusun.
2) Lembar pengesahan harus ditandatangani oleh Ketua BEM HIMAGRIN FPTK
UPI.
3) Lembar pengesahan harus diberi tanggal sesuai dengan tanggal pengesahan.
c. Kata Pengantar dari Penyusun
d. Daftar isi
2. Bagian Inti
a. Pendahuluan
Bagian ini mencakup wewenang dan tanggung jawab bidang.
b. Kondisi Objektif Bidang
1. Kondisi Internal Bidang (termasuk di dalamnya kepengurusan bidang).
2. Kondisi Eksternal Bidang (termasuk di dalamnya pengaruh kepengurusan bidang
atau lembaga lain atau kepanitiaan).
c. Program Kerja dan Realisasi
1) Program kerja
2) Realisasi Program Kerja (lengkap dengan nama, waktu dan deskripsi
program kerja dengan jelas dan singkat)
d. Evaluasi dan Rekomendasi
Bagian ini memuat evaluasi dan rekomendasi dari departemen penyusun itu sendiri.
e. Penutup
Bagian ini berisi harapan-harapan dan kata-kata penutup dari penyusun.
3. Bagian Akhir
Berisi lampiran-lampiran seperti laporan keuangan beserta buktinya, daftar surat
(lembar surat diarsipkan terpisah), laporan inventaris (apabila ada), dan segala laporan
atau daftar lainnya yang berhubungan dengan kegiatan departemen.
1. Laporan disusun seefektif dan seefisien mungkin dengan memperhatikan nilai guna
dari laporan.
dimengerti, dan tidak menggunakan singkatan seperti : dll, tsb, tdk, dgn, sbb, dan lain
sebagainya.
D. Pengetikan
1. Tata Letak
a. Laporan diketik 1,5 spasi pada kertas berukuran A4 berwarna putih 70 gram atau
80 gram dengan jenis huruf Times New Roman ukuran 12.
2. Ketentuan Lain
Hal-hal yang tidak diatur dan atau belum jelas bisa ditanyakan langsung kepada Sekretaris
Umum BEM HIMAGRIN FPTK UPI.

PERIODE 2016 - 2017
ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN

A. Pengantar
Menjaga ketertiban dan kerapian administrasi merupakan tugas Sekretaris
Umumsehinggamenjamin data-data organisasi tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan program kerja organisasi untuk menjadi bahan pertanggungjawaban
himpunan pada satu periode. Akan tetapi, tidak seluruh kegiatan internal seluruh departemen
dapat ditangani oleh Sekretaris Umum saja. Oleh karena itu, diperlukan petunjuk administrasi
setiap departemen untuk membantu Sekretaris Umum melaksanakan tugasnya.
B. Petunjuk Administrasi Tiap Departemen
1. Notula Rapat
Setiap departemen harus melaporkan dokumentasi rapat departemennya secara
tertulis dalam Buku Notulensi Departemen yang sistematikanya diatur sebagai berikut:
a. Judul
Contoh: Rapat Departemen INFOKOM
b. Agenda Rapat
Contoh: Membahas Kinerja Departemen INFOKOM selama Bulan Maret-April
c. Tempat, Tanggal
d. Waktu
e. Ketua Rapat
f. Notulis
g. Peserta
h. Hasil Rapat
Notulensi rapat departemen diserahkan kepada Sekretaris Umumsebagai laporan
bulanan tiap departemen dalam buku agenda rapat yang telah disediakan.
2. Berita Acara
Setiap departemen harus melaporkan berita acara setiap kegiatan yang
berlangsung dalam bentuk narasi yang memuat perencanaan kegiatan, pelaksanaan
kegiatan, dan evaluasi kegiatan. Berita acara tersebut diserahkan maksimal tiga hari
setelah kegiatan berlangsung kepada Sekretaris Umum sebagai arsip dan kepada
Departemen Infokom sebagai informasi yang akan dimuat dalam media sosial. Adapun
sistematika berita acara sebagai berikut :
a. Judul
b. Agenda kegiatan
c. Tempat, tanggal
d. Waktu
e. PJ kegiatan
f. Hasil kegiatan

PERIODE 2016 - 2017
PEDOMAN INVENTARISASI HIMPUNAN

A. Pendahuluan
Barang-barang inventaris milik himpunan dicatat dan dikelola oleh Sekretaris Umum dan staf
Sekretaris Umum, Inventarisasi himpunan dibuat dalam suatu pedoman untuk memudahkan
pencatatan dan pengelolaannya.
B. Pedoman Teknis Penyusunan Inventarisasi
1. Setiap inventaris diberi penomoran berdasarkan nomor urut pendataan inventaris dan
tanggal penomoran, dengan format:
Nomor urut inventaris. Tanggal penomoran. Bulan penomoran. Tahun
penomoran. HIMAGRIN
Contoh:Untuk Bendera HIMAGRIN
1.9.4.2012.HIMAGRIN
2. Inventarisasi dicatat pada buku besar inventaris dan pada data digital untuk backup
data dengan format:
No. No. Nama Tanggal Pendataan / Keterangan
Inventaris Inventaris Pembelian
3. Peminjaman dan pengembalian inventaris himpunan dicatat pada buku besar

inventaris dengan format:
No. No Peminjam Tanggal Tanggal Keterangan*
inventaris Peminjaman Pengembalian
*Penanggungjawab dan nomor kontak jika peminjam atas nama organisasi

4. Peminjaman inventaris HIMAGRIN kepada pihak di luar HIMAGRIN dapat
dilakukan dengan pengajuan tertulis (surat peminjaman).
5. Untuk peminjaman alat, terlebih dahulu mengisi format peminjaman dan
pengembalian.
DEPARTEMEN KEUANGAN
PERIODE 2016 - 2017
A. Pendahuluan
SOP keuangan adalah standar operasional dalam mengelola keuangan yang
ada di HIMAGRIN FPTK UPI. SOP ini digunakan sebagai acuan bagi seluruh
pengelola keuangan yang ada di HIMAGRIN FPTK UPI. Maksud dan tujuan
dalam penulisan pedoman laporan keuangan ini adalah untuk menstandarisasikan
laporan keuangan yang ada di HIMAGRIN FPTK UPI.
B. Pedoman Pengelolaan Keuangan

1. Sumber Keuangan
Sumber Keungan merupakan sumber pendapatn keuangan dalam
mengelola seluruh kegiatan yang dilaksana HIMAGRIN FPTK UPI. Sesuai
dengan Anggaran Rumah Tangga Bab VI pasal 21 ayat 1 tentang asal
keuangan HIMAGRIN FPTK UPI, “Keuangan berasal dari :
 IUK (Iuran Kemahasiswaan) 

 Iuran pengurus BEM HIMAGRIN FPTK UPI 

 Hasil usaha lain yang halal dan tidak mengikat” 
Penjelasannya sebagai berikut :

a. Iuran Kemahasiswaan adalah iuran yang dikumpulkan pada saat
bersamaan dengan pembayaran SPP semester ganjil oleh seluruh
Mahasiswa Program Studi Pendidikan Teknologi Agroindustri yang
berstatus mahasiswa masih aktif.
b. Iuran Pengurus adalah iuran yang harus dibayar oleh seluruh pengurus
HIMAGRIN FPTK UPI selama periode bejalan.
c. Hasil lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan
yang diperoleh oleh HIMAGRIN FPTK UPI baik dalam bentuk
sumbangan atau donatur, atau bahkan usaha-usaha kreatif, inovatif,
Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

halal dan tidak mengikat berupa usaha mandiri maupun sponsorship
tanpa ada intervensi dan tidak merugikan yang bertujuan untuk
mendapatkan pemasukan dana dalam upaya pemerdayaan dan
pengembangan HIMAGRIN FPTK UPI.
2. Proses Pengelolaan Keuangan

a. Budgeting
Setiap Departemen berkewajiban menentukan perencanaan
anggaran untuk setiap kegiatan yang ada di bidangnya masing-masing.
Besar pendanaan dari masing-masing kegiatan jumlahnya ditentukan
sesuai dengan kesepakatan bersama dengan DPM saat Rapat Koordinasi
Mengenai RAPBO (Rancangan Anggaran dan Pendapatan Belanja
Organisasi). Budgeting yang dilakukan dibuat dengan format RAB
(Lampiran A) yang akan diajukan kepada Departemen Keuangan.
b. Accounting
Pencatatan seluruh transaksi kegiatan yang berupaya untuk
mendokumentasikan semua transaksi yang dilakukan. Dokumen yang
harus ada dalam pencatatan adalah buku kas yang dibekukan formatnya
guna mempermudah proses pelaporan keuangan. Berikut format buku
kas yang dipegang oleh bendahara kegiatan.
Nama
No. Urut Tanggal Kegiatan Departemen Uraian Debet Kredit Saldo
c. Pelaporan
Pelaporan yang dilakukan oleh pihak departemen dan pihak panitia
kegiatan adalah dengan membuat Laporan Keuangan dan mengisi
Form Surat Belanja Kegiatan.
3. Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana
a. Syarat Pengajuan Permintaan Dana:

1) Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam
program kerja yang disahkan dalam rakor.
2) Diajukan paling lambat 2 x 24 jam untuk anggaran sebesar > Rp
500.000, - dan untuk anggaran yang besarnya < Rp 500.000,-
maka diajukan paling lambat 1 x 24 jam
b. Prosedur pengajuan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang
sebaiknya dilalui dalam melakukan permintaan dana pada
Departemen Keuangan.
1) Setiap panitia program kerja mengajukan RAB sesuai dengan
Lampiran A kepada Departemen Keuangan.
2) Setelah disetujui oleh ketua hima, Departemen Keuangan
melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2
rangkap (Lampiran B) dengan memakai materai 6000 untuk
pencairan ≥ Rp 100.000. Satu rangkap sebagai dokumentasi
untuk bendahara kegiatan dan satu rangkap untuk dokumentasi
Departemen Keuangan.
4. Ketentuan Pencairan Dana

a. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi,
baik itu proposal, surat menyurat.
b. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan
sebelumnya belum diserahkan.
5. Laporan Keuangan
a. Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai
format yang telah ditentukan (Lampiran C).
b. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan

yang disusun berdasarkan tanggal. Dokumen pendukung yang
dijadikan lampiran pada laporan keuangan per kegiatan/program
kerja yaitu :

1) Bukti -bukti pemasukan dana (Kwitansi)
2) Bukti –bukti pengeluaran dana (Nota) ...(Lampiran D)
Lampiran dokumen pendukung yang diberikan kepada Departemen

Keuangan adalah dokumen pendukung yang asli dan photocopy-an
untuk keperluan administrasi.
c. Laporan keuangan dibuat dalam bentuk soft file dan hard file satu
rangkap untuk diserahkan kepada bendahara umum selambat-
lambatnya 2 minggu setelah kegiatan dilaksanakan.
6. Selain membuat laporan keuangan yang akan diberikan kepada

Departemen Keuangan, bendahara kegiatan juga harus mengisi Form
Surat Belanja Kegiatan (Lampiran E).
7. Aturan Tambahan
Bukti -Bukti Pemasukan/Penerimaan dan Pengelaran harus memadai.
Laporan keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti -bukti/dokumen
yang valid. Bukti -bukti yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :
a. Umum
Agar dapat dilaporkan dalam laporan keuangan, semua jenis
pendapatan dan pengeluaran harus disertai dengan bukti -bukti yang
valid dan memadai sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam
HIMAGRIN FPTK UPI.
b. Bukti Pemasukan/Penerimaan Uang
1) Bukti pemasukan merupakan Tanda penerimaan uang yang
diperoleh HIMAGRIN FPTK UPI. Dokumen bukti penerimaan
uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan
keuangan dengan informasi yang terdapat di dalamnya sehingga
memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.

2) Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, kwitansi,
tiket atau kupon.
3) Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang
bersifat permanen (pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca
4) Dokumen bukti penerimaan uang harus memilki tulisan yang
jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang
bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di
dalamnya.
5) MoU harus memiliki atribut sbb :
 Diberi nomor urut 

 Tanggal penerimaan 

 Nama, jabatan, alamat, nomor telepon pihak pemberi dan
penerima uang tercantum dengan jelas 

 Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yang diterima 

 Untuk penerimaan antara Rp 500.000 s.d. Rp 1.000.000
dilengkapi dengan materai Rp 3.000 

 Cap lunas atau cap perusahaan 

 Tanda tangan pihak yang berkepentingan 

 Nama jelas pihak yang berkepentingan 

 Bukti pembayaran yang bernilai > Rp 5.000.000 harus
menyertakan stempel dan Nomor Pokok Wajib Pajak
(NPWP) perusahaan. 

c. Bukti Pengeluaran
1) Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan
keakuratan suatu pengeluaran uang sehingga memudahkan
pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan.
2) Dokumen bukti pengeluaran uang terdiri dari Bon, struk,
kwitansi, faktur atau bukti lain yang dapat
dipertanggungjawabkan.

3) Dokumen bukti pengeluaran uang ditulis dengan alat yang
bersifat permanen (pulepen, boxy, spidol, tinta) dan mudah
untuk dibaca.
4) Dokumen bukti pengeluaran uang harus memilki tulisan yang
jelas tanpa coretan atau tip-X, alat penghapus lain yang
bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat di
dalamnya.
5) Dokumen bukti pengeluaran uang harus dalam keadaan utuh dan
sesuai dengan SOP keungan.
6) Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan
pelaksanaan kegiatan, baik secara operasional maupun
nonoperasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan
memilki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya.
7) Untuk pembuktian biaya perjalanan atau delegasi, harus dicatat :
 Nama yang melakukan perjalanan dan tanda tangan 

 Program kerja yang dilakukan 

 Tanggal perjalanan 

 Tujuan perjalanan 

 Sarana serta biaya 
Contoh :
Nama/PJ :
Kegiatan :
Tanggal :
Tujuan :
Biaya Transport :
Mengetahui, Bandung, 12 April 2014
Bendahara Kegiatan
Nama Nama
NIM NIM

8) Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai
bukti pengeluaran jika penerima uang tidak dapat menyediakan
nota kontan yang valid dengan catatan nama dan tanda tangan
penerima uang serta jumlah uang harus jelas (sesuai syarat di
atas).
9) Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan,
catatan tambahan atau catatan dengan tinta yang lain yang dapat
mengaburkan keandalan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat
dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidak valid
10) Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan
dikelompokan beserta bidangnya serta berdasarkan urutan
tanggal transaksi.
d. Loss Sharing
1) Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima
kepanitiaan lebih kecil daripada pengeluarannya
2) Persyaratan Loss Sharing sebagai berikut :
a) Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling
lambat H-1 sebelum kegiatan.
b) Ketua HIMAGRIN FPTK UPI berhak mengintervensi

sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk menghindari
loss sebelum kegiatan terlaksana.
c) Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan
dana akan ditutupi dengan menggunakan dana dari anggaran
proker lain yang masih tersisa (subsidi silang).
C. Penutup
Hal -hal yang belum diatur dalam Standar operasional Prosedur Keuangan
ini akan diatur dan ditetapkan oleh ketua Himpunan bersama Departemen
Keuangan kemudian.

LAMPIRAN
DEPARTEMEN KEUANGAN
PRODI PENDIDIKAN TEKNOLOGI AGROINDUSTRI
FAKULTAS PENDIDIKAN TEKNOLOGI DANKEJURUAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Lantai 2, Gedung Geugeut-Winda, Jalan Dr. Setiabudhi 229 Bandug 40154
agrin.upi@gmail.com himagrin.rema.upi.edu
FORM RANCANGAN ANGGARAN BIAYA
Departemen ......
Kegiatan .......
WAKTU PELAKSANAAN
Hari, tanggal :
Waktu :
Tempat :
1. RENCANA PEMASUKAN
1) Dana Himpunan Rp.............,-
2) Dana lain (sebutkan) Rp.............,-
Jumlah Rp.............,-
2. RENCANA PENGELUARAN
No. Divisi Rincian Pengeluaran Jumlah Harga Satuan Jumlah (Rp)
Unit (Rp)
XX Bulan, 20...
Ketua Pelaksana Kegiatan, Bendahara Kegiatan,
........................................... .........................................
NIM . ................................. NIM. ...............................
Mengetahui,
Ketua Departemen .............
...............................................
NIM. .....................................
Lampiran Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan
Atau dengan format seperti ini jika kegiatannya rutin dan tidak ada panitia :

FAKULTAS PENDIDIKAN TEKNOLOGI DANKEJURUAN
FORM RANCANGAN ANGGARAN BIAYA

Departemen ......
Kegiatan .......
WAKTU PELAKSANAAN
Hari, tanggal :
Waktu :
Tempat :
1. RENCANA PEMASUKAN
1) Dana Himpunan Rp.............,-
2) Dana lain (sebutkan) Rp.............,-
Jumlah Rp.............,-
2. RENCANA PENGELUARAN
No. Divisi Rincian Pengeluaran Jumlah Harga Satuan Jumlah (Rp)
Unit (Rp)
Mengetahui, XX Bulan, 20...

Ketua Departemen ............. Penanggung Jawab Kegiatan,
............................................... .........................................
NIM . ..................................... NIM. ...............................

FAKULTAS PENDIDIKAN TEKNOLOGI DAN KEJURUAN

LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN

Departemen
Kegiatan....................
WAKTU PELAKSANAAN
Hari, tanggal :
Waktu :
Tempat :
1. PEMASUKAN
No. Tanggal Pemasukan Jumlah
2. PENGELUARAN
Rincian Jumlah Harga Satuan Jumlah per Nota
No. Tanggal Divisi Pengeluaran Unit (Rp) Jumlah (Rp) Pembelian (Rp)
3. REKAPITULASI
1. Pemasukan ............Rp ,-
2. Pengeluaran Rp ............. ,-
SISA Rp ............ ,-
Terbilang : ...... juta ratus..... .......ribu.....rupiah

Mengetahui,
Ketua Departemen .............
.............................................
NIM. ...................................
Nama Unit Kerja : Himpunan Mahasiswa Agroindustri
Jenis Belanja :
No. Akun :
Kebijakan : Kemahasiswaan
Bukti Kas Keluar Jumlah

No. Penerima No. NPWP Uraian
Tanggal No.

DEPARTEMEN INFOKOM
BAB XI
STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
DESAIN PROPAGANDA
A. Pendahuluan
Standard Operasional Procedure Multimedia ini disusun sebagai acuan tertulis
yang harus diketahui dan dikerjakan oleh semua pengurus HIMAGRIN FPTK
UPI ketika akan membuat desain propaganda. Desain Propaganda yang
dimaksudkan disini bisa berupa Pamflet, Spanduk, dan sebagainya yang
menyangkut desain HIMAGRIN FPTK UPI untuk disebar kepada masyarakat.
Dikarenakan begitu pentingnya pengaruh dan dampak yang akan ditimbulkan
oleh setiap desain propaganda yang akan disebarluaskan kepada masyarakat, oleh
karena itu seluruh pengurus dituntut untuk memahami dan melaksanakan dengan
sebaik-baiknya acuan yang telah dibuat agar propaganda yang disebar dapat
diorganisir sehingga tujuan untuk menyebarkan propaganda yang baik, rapih, jelas
dan layak kepada masyarakat dapat tercapai bersama.
B. Pembuatan Desain
1. Pembuatan Desain Propaganda (pamflet, spanduk dan sebagainya)
diserahkan kembali pembuatannya kepada setiap Departemen HIMAGRIN
FPTK UPI yang memiliki kegiatan tersebut, silahkan untuk membuat kreasi
desain propaganda tersendiri.
2. Departemen INFOKOM tidak berperan sebagai pembuat desain propaganda
seluruh kegiatan yang ada di HIMAGRIN FPTK UPI, karena kami hanya
sebatas pada tahap pemeriksaan, pengoreksian dan penerbitan desain
propaganda.
C. Sistem Koordinasi
1. Desain propaganda yang telah selesai dibuat oleh setiap Departemen
HIMAGRIN FPTK UPI yang memiliki agenda kegiatan tersebut,
selanjutnya harus segera dibertahukan kepada (salah satu) pengurus
Departemen INFOKOM HIMAGRIN FPTK UPI, serta mengirimkan file
desain propaganda tersebut dalam bentuk .jpg dan file asli desain
propaganda tersebut dalam bentuk .cdr (Corel Draw) / .psd (Adobe
Photoshop) / .svg (Inkscape), yang dikirim melalui email HIMAGRIN
FPTK UPI (agrin.upi@gmail.com).
2. Pemberitahuan dan pengiriman file desain propaganda yang telah selesai
dibuat, maksimal empat hari (H-4) dan hasil propaganda yang telah direvisi
dikirim maksimal dua hari (H-2) sebelum acara berlangsung. Hal ini
dimaksudkan agar Departemen INFOKOM HIMAGRIN FPTK UPI
memiliki waktu yang cukup untuk melakukan proses pemeriksaan,
pengoreksian dan penetapan yang mengacu sesuai dengan ketentuan yang
ada pada SOP Desain Propaganda yang telah disusun.
3. Setelah itu, maka desain propaganda tersebut akan segera di terbitkan oleh
Departemen INFOKOM melalui media jejaring sosial resmi milik
HIMAGRIN FPTK UPI.
D. Ukuran Desain
1. Pamflet
Untuk desain pamflet, pastikan bahwa ukuran yang digunakan cukup besar
sehingga ketika akan dicetak (minimal) kedalam ukuran kertas A4 masih
terlihat dengan jelas dan tidak pecah. Rekomendasi ukuran kertas desain
yang harus diikuti, minimal sebesar 2480 x 3508 pixels dan resolusi
minimal 72 pixels/inc, mengacu kepada perbandingan kertas A4.
2. Banner/Spanduk
Ukuran yang digunakan untuk desain Banner/Spanduk harus disesuaikan
mengikuti dengan kebutuhan yang akan dibuat.
(contoh: ketika akan membuat spanduk sebesar 2 meter x 1 meter, maka
ukuran kertas desain yang digunakan harus disesuaikan dengan ukuran
spanduk yang akan dicetak, yakni sebesar 200 cm x 100 cm, begitu juga
untuk ukuran yang lainnya dan resolusi minimal 72 pixels/inc)
E. Ketentuan Konten Kegiatan
Perlu diperhatikan kepada setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI yang
akan membuat desain propaganda, diwajibkan untuk mencantumkan seluruh
konten kegiatannya secara terperinci dan dengan redaksi yang jelas.
Konten kegiatan yang harus di cantumkan tersebut, yaitu:

a. Nama kegiatan
b. Tema
c. Pemateri *
d. Tanggal
e. Waktu
f. Tempat
g. Kutipan ajakan
h. Agenda kegiatan *
i. Logo : UPI
HIMAGRIN
(logo tertinggi ditempatkan pada bagian paling kiri)
Kegiatan *
Sponsor *
j. Contact person
k. Mencantumkan media jejaring sosial resmi milik HIMAGRIN FPTK UPI
 Facebook : Himagrin Fptk Upi
 Twitter : @HIMAGRIN_UPI
 Line@ : @fvv9045t
 Instagram : @himagrinfptkupi
 Wordpress : himagrin.rema.upi.edu
 Email : Agrin.upi@gmail.com
 Youtube : Himagrin FPTK UPI
l. Sekretariat *
Gd. PKM (Pusat Kegiatan Mahasiswa) UPI Lt. 2
Jl. Setiabudhi No. 229 Bandung
Catatan: Konten kegiatan yang disertai tanda * menandakan bahwa konten

tersebut boleh dicantumkan maupun tidak perlu dicantumkan
Contoh desain propaganda (untuk acara besar maka desain akan dibebaskan, yang
terpenting terdapat konten yang ada dalam ketentuan tercantum):
BAB XII
PENERBITAN PROPAGANDA
Desain propaganda yang telah memenuhi ketentuan SOP Desain

Propaganda harus segera diterbitkan dan disebarluaskan dalam bentuk cetak untuk
ditempelkan di lingkungan kampus UPI dan melalui jejaring sosial. Untuk
penyebaran propaganda melalui jejaring sosial, maka tahap yang harus di lakukan
adalah:
a. Semua bentuk propaganda harus diterbitkan pertama kali oleh media
jejaring sosial Facebook, Twitter, Instagram, Line Official Account dan
Wordpress resmi milik HIMAGRIN FPTK UPI. Tidak melalui akun jejaring
sosial yang lain.
b. Propaganda yang akan diterbitkan dan disebarluaskan harus disertai pula
dengan kalimat penjelas berupa Perihal, Tema, Waktu, Tempat, Pemateri
dan Kutipan ajakan yang sesuai berdasarkan desain propaganda dengan
redaksi yang baik, sopan, dan tidak tidak terlalu panjang.
Contoh:
Desain Propaganda yang telah dibuat dan disetujui melalui penyesuaian
dengan Standard Operasional Procedure Desain Propaganda, selanjutnya harus
segera di terbitkan di semua media jejaring sosial resmi milik HIMAGRIN FPTK
UPI.
Media jejaring sosial yang harus memuat penerbitan desain propaganda:
a. Akun facebook resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/himagrinfptkupi)
b. Page facebook resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/HIMAGRIN)
c. Grup facebook resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.facebook.com/groups/213399915393708/)
d. Akun twitter resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(www.twitter.com/HIMAGRIN_UPI)
e. Wordpress resmi HIMAGRIN FPTK UPI
(himagrin.rema.upi.edu)
f. Akun instagram resmi HIMAGRIN FPTK UPI

(www.instagram.com/himagrinfptkupi)
g. Line Official Account HIMAGRIN FPTK UPI
(http://line.me/ti/p/%40fvv9045t)
Selain melalui media jejaring sosial, desain propaganda juga akan

diterbitkan dalam bentuk poster di mading HIMAGRIN FPTK UPI dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. Poster dicetak dalam ukuran minimal di kertas A4 dan maksimal di kertas
A3. Gambar masih terlihat dengan jelas dan tidak pecah.
b. Poster harus dicetak di kertas Art/Matt paper atau kertas tebal seperti karton
atau bufallo supaya tampilan poster terlihat lebih menarik.
BAB XIII
BERITA ATAU ARTIKEL
A. Pendahuluan
Artikel adalah karangan faktual secara lengkap dengan panjang tertentu yang
dibuat untuk dipublikasikan (melalui koran, majalah, buletin, dsb) dan bertujuan
menyampaikan gagasan dan fakta yang dapat meyakinkan, mendidik, dan
menghibur. Berita adalah informasi baru atau informasi mengenai sesuatu yang
sedang terjadi, disajikan lewat bentuk cetak, siaran, Internet, atau dari mulut ke
mulut kepada orang ketiga atau orang banyak.
oleh setiap berita atau artikel yang akan disebarluaskan kepada masyarakat. Oleh
karena itu seluruh pengurus dituntut untuk memahami dan melaksanakan dengan
sebaik-baiknya acuan yang telah dibuat agar berita atau artikel yang disebar dapat
diorganisir sehingga tujuan untuk menyebarkan berita atau artikel yang baik,
rapih, jelas dan layak kepada masyarakat dapat tercapai bersama.
B. Pembuatan Berita atau Artikel

1. Pembuatan artikel mengenai kegiatan tiap departemen diserahkan kembali
pembuatannya kepada setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI yang
memiliki kegiatan tersebut, silahkan untuk membuat kreasi artikel
tersendiri, karena kami hanya sebatas pada tahap pemeriksaan, pengoreksian
dan penerbitan artikel tersebut.
2. Berita yang telah dibuat kemudian di share melalui media jejaring sosial
resmi milik HIMAGRIN FPTK UPI atau mading.
1. Artikel atau berita yang telah selesai dibuat oleh setiap Departemen
HIMAGRIN FPTK UPI yang memiliki agenda kegiatan tersebut,
selanjutnya harus segera diberitahukan kepada (salah satu) pengurus
Departemen INFOKOM HIMAGRIN FPTK UPI serta mengirimkan file
artikel atau berita tersebut dalam bentuk .doc atau .docx, yang dikirim
melalui email HIMAGRIN FPTK UPI (agrin.upi@gmail.com).
2. Pemberitahuan dan pengiriman file artikel atau berita yang telah selesai
dibuat, maksimal tiga hari (H+3) setelah acara berlangsung.
3. Setelah proses pemeriksaan dan pengoreksian artikel atau berita telah selesai
dilakukan serta telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan SOP Desain
Propaganda oleh Departemen INFOKOM, maka artikel atau berita tersebut
akan segera di terbitkan oleh Departemen INFOKOM melalui media
jejaring sosial resmi atau mading milik HIMAGRIN FPTK UPI. Untuk
penerbitan berita kegiatan melalui jejaring sosial maksimal tiga hari setelah
kegiatan (H+3).
4. Apabila artikel atau berita yang dikirimkan masih belum memenuhi
kesesuaian dengan SOP artikel atau berita, maka artikel atau berita tersebut
harus segera diperbaiki langsung oleh Departemen bersangkutan yang
mengacu dan sesuai dengan ketentuan yang ada pada SOP, artikel atau
berita yang telah disusun kemudian akan segera diterbitkan oleh
Departemen INFOKOM melalui media jejaring sosial resmi atau mading
milik HIMAGRIN FPTK UPI.
D. Konten Artikel atau Berita

akan membuat artikel atau berita, diwajibkan untuk mencantumkan seluruh
konten kegiatannya secara terperinci dan dengan redaksi yang jelas.
1. Artikel
Penulis artikel adalah orang atau individu yang bertindak dalam
pengarangan sebuah tulisan, penggabungan beberapa kata menjadi kalimat
yang menarik dan enak dibaca sehingga membuat pembaca merasakan dapat
mengetahui apa yang sebelumnya tidak mereka ketahui sebelumnya. Untuk
penulisan artikel tidak ada aturan khusus, yang terpenting artikel tersebut
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya dan harus mencantumkan
sumber tulisan jika artikel tersebut disadur dari orang lain, serta artikel harus
jelas topiknya dan tidak berisi SARA, pornografi, dan pembunuhan
karakter.
2. Berita
Menulis berita bukan sekedar mencurahkan isi hati. Sebuah berita harus
dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, aktual, dan informatif.
Kualitas berita tentu harus memenuhi kriteria umum penulisan, yaitu
5W+1H, 5W+1H adalah singkatan dari “what, who, when, where, why,
how,” yang dalam bahasa Indonesia menjadi “apa, siapa, kapan, di mana,
mengapa, bagaimana.” Semua unsur inilah yang harus terkandung dalam
sebuah artikel biasa atau berita biasa.
Contoh artikel
Contoh Berita
BAB XIV
PEMASANGAN MADING
A. Pembuatan Isi Mading

1. Pembuatan isi mading (pamflet, poster, foto dan sebagainya) akan dibuat
oleh departemen INFOKOM minimal satu kali dalam satu bulan. Untuk
setiap mading yang dibuat oleh Departemen INFOKOM akan diberikan ciri
khusus tersendiri.
2. Jika ada departemen yang ingin membuat isi mading tentang kegiatannya
tersendiri sangat dianjurkan.
B. Sistem Koordinasi
1. Isi mading (pamflet, poster, foto dan sebagainya) yang telah selesai dibuat
oleh setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI yang memiliki agenda
kegiatan tersebut, selanjutnya harus segera diberitahukan kepada pengurus
Departemen INFOKOM HIMAGRIN FPTK UPI serta memberikan isi
mading tersebut dalam bentuk hard copy (foto copy poster dan sebagainya).
Mading yang akan dipasang akan diberikan space khusus.
2. Apabila ada dari pihak eksternal yang ingin memasang pamflet, poster dan
sebagainya harus segera diberitahukan kepada pengurus Departemen
INFOKOM HIMAGRIN FPTK UPI baik secara lisan maupun menghubungi
kontak yang telah tersedia terkait pemasangan tersebut serta akan diberikan
space khusus. Jika ada pihak dari eksternal HIMAGRIN FPTK UPI yang
memasang pamflet, poster, dan sebagainya tidak meminta izin terlebih
dahulu maka pamflet tersebut akan dilepas.
3. Pamflet, poster dan sebagainya yang telah kadaluarsa atau melebihi waktu
yang tertera pada pemflet tersebut maksimal 5 hari (H+5) akan dilepas dari
mading.
C. Konten Mading
a. Count Down Timer

Count Down Timer adalah kolom pengingat kegiatan BEM HIMAGRIN
FPTK UPI. Kolom ini digunakan untuk menghitung mundur hari menuju
suatu agenda atau program kerja Departemen BEM HIMAGRIN FPTK
UPI yang diisi dan diupdate oleh departemen yang bersangkutan.
PAB HIMAGRIN
1
HARI LAGI
b. Umum*
Pamflet atau poster kegiatan diluar HIMAGRIN FPTK UPI dapat ditempel
di Mading di kolom Umum.
c. Kolom Departemen
Departemen INFOKOM bekerja sama dengan seluruh Departemen yang
ada di HIMAGRIN untuk mengisi kolom departemen bisa terkait sosial,isu
terkini,isu pangan,isu politik dll
Info Kegiatan
d. Rumpinya agrin
Kolom untuk seluruh warga agrin yang ingin salam-salam berupa puisi
ataupun tulisan biasa, bisa ucapan ulang tahun dll.
e. Kolom artikel
Kolom Artikel diisi berbagai berita atau artikel mengenai pangan, politik,
teknologi, dan lain-lain yang sedang menjadi hot topic pembicaraan di
masyarakat atau mengandung ilmu pengetahuan yang penting bagi
mahasiswa, khususnya ilmu pangan bagi HIMAGRIN FPTK UPI selaku
mahasiswa Prodi Pendidikan Teknologi Agroindustri.
f. Info kegiatan
Info info terkait kegiatan yang dilaksanakan di himagrin maupun luar
himagrin.
g. Contact person
Berisi alamat Facebook, Twitter, Instagram, Line Official Account,
Wordpress, Youtube, email dan nomor kontak HIMAGRIN FPTK UPI.
Catatan: Konten yang diberi tanda * tidak bersifat wajib, namun akan diisi apabila
bahan benar-benar ada dan siap dipublikasikan.
BAB XV
JARKOM (JARINGAN KOMUNIKASI)
A. Pendahuluan
Standard Operasional Procedure Jarkom ini disusun sebagai acuan tertulis yang
harus diketahui dan dilakukan oleh semua pengurus HIMAGRIN FPTK UPI
ketika akan melakukan Jarkom yang ditujukan untuk semua pengurus ataupun
anggota HIMAGRIN FPTK UPI. Jarkom yang dimaksudkan disini guna
membantu menyampaikan informasi seputar acara atau kegiatan dan sebagainya
yang dilakukan himpunan untuk disebar kepadasemua pengurus, anggota
HIMAGRIN FPTK UPI ataupun masyarakat.
oleh setiap jarkom atau pengumuman yang akan disebarluaskan kepada
masyarakat. Oleh karena itu seluruh pengurus dituntut untuk memahami dan
melaksanakan dengan sebaik-baiknya acuan yang telah dibuat agar jarkom atau
pengumuman yang disebar dapat diorganisir sehingga tujuan untuk menyebarkan
jarkom atau pengumuman yang baik, rapih, jelas dan layak kepada masyarakat
dapat tercapai bersama.
B. Pembuatan jarkom atau pengumuman

Pembuatan jarkom atau pengumuman yang bersangkutan dengan kegiatan
setiap Departemen HIMAGRIN FPTK UPI diserahkan pembuatannya kepada
setiap departemen tersebut untuk membuat jarkom atau pengumumannya
sendiri, INFOKOM hanya sebatas pemeriksa, pengoreksi dan penjarkom.
1. Jarkom (mengenai) agenda kegiatan Departemen HIMAGRIN FPTK UPI
diberitahukan kepada pengurus Departemen INFOKOM (dengan)
HIMAGRIN FPTK UPI serta mengirimkan SMS jarkom melalui nomor
handphone HIMAGRIN (085372033123).
2. Pemberitahuan dan pengiriman SMS jarkom, maksimal tiga hari (H-3)
sebelum acara (skala besar) berlangsung dan maksimal dua jam untuk acara
(skala kecil). Hal ini dimaksudkan agar Departemen INFOKOM
HIMAGRIN FPTK UPI memiliki waktu cukup untuk pemeriksaan,
pengoreksian dan penetapan (agar) sesuai dengan SOP.
3. (Selanjutnya) Jarkom yang telah dikoreksi akan disebarkan melalui no resmi
HIMAGRIN FPTK UPI (kepada Ketua Departemen, dilanjutkan ke Ketua
Bidang yang kemudian disebarkan lagi ke setiap staffnya agar dapat
mengoptimalkan penyampaian informasi)
4. Apabila jarkom belum memenuhi SOP Jarkom, maka akan segera diperbaiki
oleh Departemen INFOKOM (sebelum akhirnya disebarkan) HIMAGRIN
FPTK UPI
D. Ketentuan Konten Jarkom

akan membuat jarkom atau pengumuman kegiatan, diwajibkan untuk
mencantumkan seluruh konten kegiatannya secara terperinci dan dengan redaksi
yang jelas. Pengumuman yang akan disebarkan melalui Departemen INFOKOM
yaitu hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Himpunan (baik internal maupun
eksternal). Jika Jarkom yang dikirim kepada Departemen INFOKOM dirasa tidak
sesuai atau tidak layak untuk disebarkan kepada masyarakat maka Departemen
INFOKOM berhak untuk tidak menyebarkannya dengan terlebih dahulu
memberitahukannya kepada pengirim pesan.
Konten SMS yang harus ada untuk jarkom mengenai kegiatan, yaitu:
1. Nama kegiatan 9. Contact person
2. Tema
3. Pemateri*
4. Tanggal
5. Waktu
6. Tempat
7. Kutipan ajakan
8. Agenda kegiatan*
Catatan: Konten kegiatan yang disertai tanda * menandakan bahwa kontentersebut boleh
dicantumkan maupun tidak perlu dicantumkan dalam desain propaganda yang akan dibuat.

SOP_BEM_HIMAGRIN

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SOP_BEM_HIMAGRIN

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

SISTEM KOORDINASI DAN PENGURUS

PEMBAKUAN SURAT MENYURAT

# Penomoran surat pada kelompok kedua

# Penomoran surat pada kelompok ketiga

9. Keterangan (menerangkan tanpa diberi Ket

3) Kode pihak yang mengeluarkan surat

Penggunaan sapaan Ibu/Bapak/Saudara adalah untuk penulisan

(b) Surat BEM HIMAGRIN FPTK UPI

Pembina, Ketua Himpunan,

1. Mencantumkan kop BEM HIMAGRIN FPTK

KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN PROPOSAL

Adapun ketentuan dalam perizinan tempat ialah:

KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN

e. Administrasi dan arsip surat menyurat,

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

KETENTUAN UMUM PENYUSUNAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

ADMINISTRASI TIAP DEPARTEMEN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PEDOMAN INVENTARISASI HIMPUNAN

3. Peminjaman dan pengembalian inventaris himpunan dicatat pada buku besar

*Penanggungjawab dan nomor kontak jika peminjam atas nama organisasi

B. Pedoman Pengelolaan Keuangan

Penjelasannya sebagai berikut :

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

2. Proses Pengelolaan Keuangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

4. Ketentuan Pencairan Dana

b. Data pendukung dilampirkan sebagai validitas laporan keuangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

Lampiran dokumen pendukung yang diberikan kepada Departemen

6. Selain membuat laporan keuangan yang akan diberikan kepada

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

b) Ketua HIMAGRIN FPTK UPI berhak mengintervensi

Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

FORM RANCANGAN ANGGARAN BIAYA

HIMPUNAN MAHASISWA AGROINDUSTRI

FORM RANCANGAN ANGGARAN BIAYA

Mengetahui, XX Bulan, 20...

Lampiran Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

Lampiran Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

LAPORAN KEUANGAN KEGIATAN

Terbilang : ...... juta ratus..... .......ribu.....rupiah

Nama Unit Kerja : Himpunan Mahasiswa Agroindustri

Bukti Kas Keluar Jumlah

Lampiran Standar Operasional Prosedur (SOP) | Departemen Keuangan

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Konten kegiatan yang harus di cantumkan tersebut, yaitu:

Catatan: Konten kegiatan yang disertai tanda * menandakan bahwa konten

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

Desain propaganda yang telah memenuhi ketentuan SOP Desain

f. Akun instagram resmi HIMAGRIN FPTK UPI

Selain melalui media jejaring sosial, desain propaganda juga akan

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

BERITA ATAU ARTIKEL

B. Pembuatan Berita atau Artikel

D. Konten Artikel atau Berita

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE