STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

KELUARGA BESAR MAHASISWA
FAKULTAS PSIKOLOGI
UNIVERSITAS AHMAD DAHLAN YOGYAKARTA

PERIODE 2019-2020
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
DPM F PSIKOLOGI UAD PERIODE 2019 - 2020

A. Pendahuluan
DPM F PSIKOLOGI UAD sebagai dewasa ini merupakan lembaga kemahasiswaan yang
dipercaya menjalankan amanah besar Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas
Ahmad Dahlan Yogyakarta. Berhubung begitu besarnya amanah tersebut maka harus dilakukan
langkah-langkah yang baik demi pengoptimalan sumber daya agar dapat menjaga amanah
tersebut.
Demi tercapainya tujuan tersebut, maka dibutuhkannya sebuah perangkat yang dijadikan
standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena manajemen yang baik sangat
diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena itu dibuatlah sebuah “Standar
Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP.
SOP perlu dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan
kegiatan yang membawa nama Keluarga Mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas Ahmad
Dahlan Yogyakarta

B. Pengertian
Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis
yang ditetapkan dan diberlakukan oleh DPM F PSIKOLOGI UAD untuk jangka waktu satu
periode kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif,
efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

C. Tujuan
Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :
1. Mempermudah pelaksanaan tugas DPM F PSIKOLOGI UAD
2. Mengawasi kinerja BEM dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih pelaksanaan
tugas
D.    Fungsi
Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :
1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pelaksanaan
tugas organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan
administratif, kebijakan organisatoris dan perencanaan strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.
 BAB I
MEKANISME KERJA ORGANISASI

Dalam sebuah organisasi yang baik harus terdapat sebuah manajemen yang baik, dimana
dalam hal ini manajemen tersebut harus memahami tugas, fungsi dan pola kerja dari manajemen
itu sendiri. Bicara manajemen tentu terdapat sumber daya yang mengatur sedemikian rupa untuk
mengoptimalkan kinerja organisasi. Demikian juga dengan DPM F Psikologi UAD, hal tersebut
didefinisikan sebagai berikut:

A.      Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi serta evaluasi maka diperlukan
sebuah sistem yang mengaturnya dengan baik.
B.       Pelaksana
Pelaksana tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang
tersusun di Garis Besar Haluan Organisasi (GBHO) KBM F Psikologi UAD Periode 2019-2020.
C.      Alur Proposal Kegiatan
1. Proposal yang diberikan harus sudah selesai dan benar.
2. Proposal masuk BIMAWA H-14 pelaksanaan.
3. Proposal dapat masuk dan mendapatkan tanda tangan apabila Laporan pertanggungjawaban (LPJ)
kegiatan sebelumnya sudah selesai.
4. Feedback diambil di BIMAWA H+3 setelah memasukkan proposal.

D. Alur Koordinasi Laporan Pertanggung Jawaban

1.Laporan pertanggungjawaban yang diberikan harus sudah selesai dan benar.
2.Laporan pertanggungjawaban masuk BIMAWA H+7 setelah kegiatan selesai.
3.Feedback diambil di BIMAWA H+3 setelah memasukkan proposal.
 BAB II
PROSEDUR KEGIATAN

A.      Pendahuluan
Kegiatan atau program kerja dapat digunakan sebagai wahana untuk mengukur dan
mengevalusi kemajuan kerja organisasi selama masa kepengurusan. Hasil – hasil rapat selain
diketahui oleh kepanitiaan yang terlibat pada saat kegiatan tersebut juga dimungkinkan semua
kepengurusan BEMF PSIKOLOGI UAD dan DPMF PSIKOLOGI UAD dapat mengetahui hasil
rapat tersebut.

B.       Pelaksanaan Kegiatan

Pelaksana tugas dan wewenang masing masing
1. Ketua DPM F Psikologi UAD
a) Mengadakan Rapat Evaluasi yang dilaksanakan setiap dalam 1 bulan 1 X terkait
kinerja setiap komisi DPM F PSIKOLOGI UAD.
b) Agenda Rapat Evaluasi:
 Evaluasi agenda yang telah terlaksana dan pembahasan agenda yang akan
dilaksanakan dalam satu bulan ke depan (time schedule kegiatan disetiap
kepengurusan DPM F PSIKOLOGI UAD).
 Rekomendasi – rekomendasi kepada tiap komisi.
2. Wakil Ketua DPM F Psikologi UAD
a) Mengawasi internal DPM F Psikologi UAD
b) Menjaga hubungan baik antar anggota dalam internal DPM F Psikologi UAD
c) Berkomunikasi dengan baik dengan antar anggota
3. Sekretaris Umum DPM F Psikologi UAD
a) Membuat rekapan absensi dan notulensi rapat kerja
b) Mengelola inventaris DPM F Psikologi UAD
c) Mengelola surat menyurat yang masuk ataupun keluar
4. Bendahara Umum DPM F Psikologi UAD
a) Membuat rekapan keluar masuknya dana
b) Menyusun laporan keuangan
5. Komisi A DPM F Psikologi UAD
a) Mengadakan rapat internal rutin minimal 1 bulan 1 X terkait evaluasi kinerja serta
agenda yang akan dilaksanakan.
b) Mendengarkan aspirasi dari mahasiswa psikologi UAD.
c) Melakukan pengecekan kotak aspirasi mahasiswa setiap satu minggu sekali.
d) Menyampaikan aspirasi mahasiswa terkait permasalahan di Fakultas Psikologi UAD
kepada pihak dekanat.
e) Menyampaikan aspirasi mahasiswa terkait permasalahan Universitas ke DPM U.
f) Mempublikasikan hasil aspirasi mahasiswa kepada Keluarga Besar Mahasiswa
Psikologi UAD melalui media online (whatsapp ataupun instagram)
6. Komisi B DPM F Psikologi UAD
a) Mengadakan rapat internal rutin minimal 1 bulan 1 X terkait evaluasi kinerja serta
agenda yang akan dilaksanakan
b) Bentuk pengawasan DPMF Psikologi terhadap BEMF Psikologi dapat dilakukan
melalui :
1. Rapat Koordinasi DPMF Psikologi dengan BEMF Psikologi.
Rapat Koordinasi dilakukan minimal setiap 1 bulan sekali
Rapat Koordinasi DPMF Psikologi dengan BEMF Psikologi bertujuan untuk :
a. Menjaga kesesuaian nilai antara program kerja yang akan dilaksanakan
dengan asas-asas yang telah disepakati dalam GBHO, UU dan peraturan
lainnya.
b. Mengimplementasikan fungsi koordinatif DPMF Psikologi dengan BEMF
Psikologi.
2. Rapat Rutin
a. Rapat Rutin BEMF Psikologi oleh DPMF Psikologi bertujuan untuk
mendapatkan penjelasan lebih lanjut mengenai kegiatan BEMF Psikologi
b. Rapat Rutin dapat dilakukan terhadap:
a. Gubernur dan Wakil Gubernur BEMF Psikologi
b. Kajian Internal BEMF Psikologi
c. Anggota BEMF Psikologi
d. Panitia kegiatan program kerja BEMF Psikologi
 e. Hasil dari Rapat Rutin dilaporkan kepada Komisi Kelembagaan DPMF
Psikologi
f. Hasil dari Rapat Rutin ini dapat digunakan untuk menilai kinerja BEMF
Psikologi
g. Rapat Rutin bersifat terbuka kecuali ditentukan lain.
3. Kerja Lapangan
a. Kerja lapangan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan BEMF Psikologi.
b. Kerja lapangan dilakukan untuk mengumpulkan informasi terkait Kegiatan
dan Program Kerja BEMF Psikologi.
c. Kerja lapangan dapat dilakukan tanpa sepengetahuan pihak BEMF Psikologi
dan panitia pelaksana Program Kerja BEMF Psikologi.
d. DPMF Psikologi memiliki hak untuk mengakses seluruh rangkaian kegiatan
dari Program Kerja BEMF Psikologi seluas – luasnya.
e. Kerja lapangan harus sepengetahuan Komisi B DPMF Psikologi.
f. Hasil dari kerja lapangan dapat digunakan untuk menilai kinerja BEMF
Psikologi.
c) Mengawasi Kegiatan BEM F Psikologi
1. Pra Kegiatan
   Ada 1-3 orang anggota Komisi B DPM F Psikologi yang didelegasikan untuk
mengikuti rapat kepanitaan di awal, tengah dan akhir kegiatan.
       Tugas pokok delegasi:
-          Mengikuti jalannya acara dengan baik
-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan.
-          Memberi saran dan masukan yang membangun.
- Dalam rapat koordinasi DPMF Psikologi akan membawa berita acara pengawasan
sebagai bukti tindak pengawasan yang ditandatangani oleh Gubernur mahasiswa/Wakil
gubernur mahasiswa BEMF Psikologi
2. Saat Kegiatan
     Ada 1-3 orang anggota Komisi B DPM yang diundang untuk mengawasi
kegiatan
          Tugas pokok delegasi:
-          Mengikuti jalannya acara dengan baik
-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan
-          Pasca Kegiatan
    Ada 1-3 orang anggota Komisi B DPM yang didelegasikan untuk mengikuti
pasca atau evaluasi kegiatan BEM
      Tugas pokok delegasi:
-          Mengikuti jalannya acara dengan baik
-          Tidak mengganggu jalannya kegiatan
3. Aturan Delegasi :
 Setiap delegasi wajib membawa:
1. ID Card
 Setiap delegasi wajib mengemban tugas pokok, jika tidak terlaksana BEMF
Psikologi wajib melaporkan kepada ketua umum DPMF Psikologi.
 Setiap kegiatan yang akan dilakukan oleh BEMF Psikologi harus terlebih
dahulu dikoordinasikan dengan Komisi C DPM F Psikologi melalui
mekanisme yang telah disepakati.
 Komisi B DPM F Psikologi UAD mendelegasikan anggotanya untuk menjadi
Penanggung Jawab Pengawasan disetiap kepengurusan BEM F Psikologi
UAD.
 Setiap Penanggung Jawab Pengawasan wajib diikutsertakan dalam forum
resmi (grup sosial media) agar kegiatan kepengawasan lebih efektif dan
kondusif.
 Sifat Kepengawasan tidak boleh menghambat kreatifitas BEM kecuali
bertentangan dengan aturan-aturan yang berlaku.
 Mengevaluasi program kerja yang telah terlaksana dan pembahasan program
kerja yang akan dilaksanakan dalam satu bulan ke depan (time schedule
kegiatan disetiap kepengurusan BEM F PSIKOLOGI).
4. Alur Koordinasi Proposal Kegiatan BEM F PSIKOLOGI UAD
1. Proposal yang diberikan harus sudah selesai dan cukup benar
2. Proposal masuk H-17 pelaksanaan
 3. Proposal dapat masuk dan mendapatkan tanda tangan apabila Laporan
pertanggungjawaban (LPJ) kegiatan sebelumnya sudah selesai
4. Sebelum ditanda tangan dan di cap basah resmi DPMF Psikologi oleh Ketua
Umum DPMF Psikologi harus diperiksa oleh Komisi B DPMF Psikologi
5. BEMF Psikologi wajib menyerahkan salinan proposal program kerja
terencana yang telah disetujui oleh kemahasiswaan Bimawa kepada Komisi B
DPMF Psikologi.
5. Alur Koordinasi Laporan Pertanggung Jawaban
1. Laporan pertanggungjawaban diselesaikan H+7 pelaksanaan
2. BEMF Psikologi wajib menyerahkan salinan Laporan pertanggung jawaban
program kerja terencana yang telah disetujui oleh kemahasiswaan Bimawa
kepada Komisi B DPMF Psikologi.
7. Komisi C DPM F Psikologi UAD
a) Mengadakan rapat internal rutin minimal 1 bulan 1 X terkait evaluasi kinerja serta
agenda yang akan dilaksanakan
b) Membuat SOP DPM F Psikologi UAD
c) Melakukan sosialisasi hasil kongres kepada Keluarga Besar Mahasiswa Fakultas
Psikologi UAD
d) Berkoordinasi dengan Komisi C DPM U terkait peraturan yang berlaku di universitas
e) Berkoordinasi dengan Komisi B DPM F Psikologi UAD terkait peninjauan adanya
pelanggaran peraturan KBM F Psikologi UAD
f) Berkoordinasi dengan Departemen Kajian Strategis untuk membentuk tim Ad Hoc
g) Membentuk KPU bersama tim Ad Hoc
8. Komisi D DPM F Psikologi UAD
a) Mengadakan rapat internal rutin minimal 1 bulan 1 X terkait evaluasi kinerja serta
agenda yang akan dilaksanakan
b) Mengadakan diskusi dalam internal DPM F Psikologi UAD
c) Melakukan kunjungan kerja dengan DPM dari fakultas maupun universitas lain
d) Melakukan kunjungan kerja dengan DPRD Provinsi Yogyakarta
e) Melakukan kunjungan kerja dengan Bawaslu
C. Format Berita Acara Kegiatan
1. Nama Kegiatan
2. Tujuan Kegiatan
3. Waktu dan Tempat Kegiatan
4. Peserta Kegiatan
5. Narasumber Kegiatan
6. Gambaran Kegiatan
7. Hambatan – Hambatan
8. Evaluasi Dan Rekomendasi.

D. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai pelaksanaan.
2. Membahas penyimpangan – penyimpangan yang terjadi.
3. Memberi saran dan rekomendasi untuk pelaksanaan kegiatan sejenis diwaktu mendatang.

E. Format Proposal Kegiatan

1. Halaman Judul
2. Latar Belakang
3. Tujuan
4. Pelaksanaan
5. Estimasi Dana
6. Penutup
7. Lembar Pengesahan
8. Lampiran

F. Format Penyusunan LPJ

1. Latar Belakang
2. Tujuan
3. Sasaran
4. Pelaksanaan
 5. Lampiran
1. Daftar Hadir Peserta
2. Rekapitulasi Dana
3. Nota-nota
6. Penutup
7. Lembar Pengesahan

G. Penutup
Demikian SOP ini dibuat, diharapkan kedepannya akan memudahkan dan memperjelas kinerja
DPM F Psikologi UAD.
 Demikian Standar Operasional Prosedur ini dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan
dengan sebaik baiknya. Hal hal yang belum diatur dan dicantumkan akan diatur kemudian hari
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada Tanggal : 2019
Pukul : WIB

Tim Penyusun :
Nadia Afina Zulfa Ketua Komisi C
Verra Ismi Jayanty Sekretaris Komisi C
Heru Setiawan Anggota Komisi C

Disahkan Oleh,

Ketua Umum Ketua Komisi C

DPM F PSIKOLOGI UAD DPM F PSIKOLOGI UAD

Abdul Latief Irsyandu Nur Nadia Afina Zulfa

NBA. 191301 NBA. 191305