STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN ILMUPOLITIK

(HIMAPOL)
JURUSAN ILMU POLITIK PERIODE 2021-2022

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMUPOLITIK

UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
PERIODE 2021-2022
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Pendahuluan

Seluruh kegiatan yang dilaksanakan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Politik
(HIMAPOL)merupakanrealisasidaripelaksanaanrapatkerjayangdilaksanakanolehpengurus,
program kepengurusan yang akan dilaksanakan tersebut, memerlukan prosedur sistematis dan
terorganisir. Kegiatan ini melibatkan seluruh anggota HIMAPOL terutama bidang serta
kepanitiaan sebagai komponen pendukung berjalannya program kerjaHIMAPOL.

Setiap unsur yang terlibat dalam kegiatan tersebut harus mengetahui tugas pokok danfungsinya
masing-masingselamakegiatantersebutberlangsungmakauntukmendukunghalitudibutuhkan
kejelasantugasdanteknispelaksanaannyayangdituangkandalamStandarOperasionalProsedur
(SOP) Himpunan Mahasiswa Jurusan Ilmu Politik Periode2021-2022.

B. Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan prosedur sistematis dan terorganisir yang
berisi kerja teknis detail dari suatu satuan kerja yang akan dilakukan oleh anggota dalam suatu
organisasi atau panitia kegiatan, prosedur tersebut mendiskripsikan prosedur pelaksanaan suatu
kegiatan dan administrasian yang menjadi landasan dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh
seluruh pengurus HIMAPOL Periode 2021-2022.

C. Tujuan

Tujuan dibuatnya Standar Operasional Prosedur (SOP) Himpunan Jurusan Ilmu Politik
Periode 2021-2022, adalah sebagai berikut:

1. Sebagai pedoman dalam pelaksanaantugas.

2. Mengawasi kinerja divisi dan kepanitiian agar tidak terjadi tumpang tindihpekerjaan.
3. Memberikan gambaran tugas spesifikasi sesuai dengan kepanitiaanHIMAPOL.

D. Pedoman Penyusunan RancanganKegiatan

Dalam merancang suatu kegiatan maka dilakukan perencanaan dengan menentukan:

1. DasarPenyelenggaraan

Dalam hal ini harus memiliki rasionalisasi dan alasan perlunya diadakan kegiatan
 2. Kriteria KeberhasilanKegiatan

Dalam hal ini berisi sejauh mana capaian dan pengetahuan dalam proses kegiatan serta
bagaimana follow up setelah kegiatan dilaksanakan

3. TujuanKegiatan

Dalam hal ini tujuan sangat penting dalam menyelenggarakan kegiatan yang dilakukan dengan
terbagi menjadi dua tingkatan tujuan yaitu tujuan khusus dan tujuan umum.

4. PesertaKegiatan

Dalam hal ini diuraikan mengenai persyaratan, hak dan kewajiban peserta dan jumlah peserta
(targetan peserta).

5. NarasumberKegiatan

Dalam hal ini dicantumkan orang-orang yang akan memfasilitasi kegiatan dan kualifikasinya
termasuk lembaga asal narasumber.

6. Kepanitiaan

Dalam hal ini berisikan susunan organisasi petugas yang bertanggungjawab terhadap
keberhasilan kegiatan.

• Pengajuan SK Kepanitiaan kepada Ketua Umum minimal 1 bulan sebelum

dilaksanakannyakegiatan

7. MateriKegiatan

Dalam hal ini ditentukan isi kegiatan, tujuan dari semua bagian isi kegiatan.

8. Waktu dan TempatKegiatan

Dalam hal ini perlu dijelaskan kapan dan dimana pelaksanaan kegiatan, seberapa lama dan
bagaimana keadaan tempat serta perangkat-perangkat yang akan digunakan saat kegiatan.

9. Biaya

Dalam hal ini sangat perlu dijelaskan mengenai jumlah biaya dan sumber biaya secara terperinci
mengenai penggunaan biaya tersebut.

E. PersiapanKegiatan

1. Penyusunan Proposal danPengajuannya

1. Proposal dibuat oleh sekretaris kepanitiaan, berkoordinasi dengan sekretarisumum.
2. Sistematika pembuatan proposal kegiatan:
1. LatarBelakang
Bagian ini berisikan latar belakang kenapa perlunya dibuat kegiatan tersebut.

2. DasarPemikiran

Bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,

kebijakan, serta pedoman tertulis yang relevan melandasi kegiatan yang
diselenggarakan.

3. LandasanKegiatan
Bagian ini dicantumkan undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,
kebijakan, serta pedoman HIMAPOL untuk melandasi kegiatan yang akan
diselenggarakan.
4. NamaKegiatan

Bagian ini disebutkan nama kegiatan yang akan diselenggarakan.

5. TemaKegiatan

Bagian ini dirumuskan tujuan esensial tematis kegiatan.

6. TujuanKegiatan

Bagian ini dirumuskan tujuan yang langsung dan konkret. Bisa juga dirumuskan
dua jenis tujuan, yaitu tujuan khusus dan tujuan umum.

7. SasaranKegiatan

Bagian ini dirumuskan hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan dalammendukung

pencapaiankegiatan.

8. PesertaKegiatan

Bagianinidicantumkansiapapesertakegiatan.Karenamenyangkutizinkegiatan,
jika ada pemateri maka identitas harus dicantumkanjuga.

9. Waktu danTempat

Bagian ini menjelaskan tentang kapan dan dimana pelaksanaan kegiatan,

seberapa lama dan bagaimana keadaan tempat serta perangkat-perangkat yang
akan digunakan saat kegiatan. Usahakan agar dalam penempatan waktu
penggunaan tempat tidak terjadi bentrokan dengan kegiatan yang lain.

10. MateriKegiatan

Bagian ini dijelaskan bentuk dan lingkup kegiatan yang akan diasakan dan
mencantumkan pengisi materi kegiatan.

11. JadwalAcara/Kegiatan
 Dalam menyusun jadwal acara sebaiknya mencakup urutan kegiatan mulai dari
persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Dalam hal ini diperinci pula secara
spesifik susunan acara dan para pelaksana yang terkait dalam kegiatan tersebut.

12. Pembiayaan

Dalam menyusun anggaran, sebaiknya didasarkan pula rincian kegiatan yang

sesuai dengan tujuan program yang akan dipakai, sehingga akan
mmempelihatkankebutuhananggaransertarealitas.Sumberdanbesardanaharus
dijelaskan agar mudah diketahui sumber dan besar pengalokasianbiaya.

Sumber dana kegiatan kemahasiswaan adalah sebagai berikut:

a) Kas HIMAPOL berasal dari iurankemahasiswaan

b) Pesertakegiatan
c) Sponsor, donatur dan sumber lain yang halal dan tidakmengikat
13. SusunanKegiatan
a) Pembimbing : Dekan atau Wakil Dekan 3FISIP
b) Pengarah : BPH atau Ex-OfficioHIMAPOL
c) Panitia Pelaksana : Panitia terdiri dari SC, OC, Sekretaris, dan bidang-
bidang sesuai dengan kebutuhan. Nama-Nama panitia disertai nama
lengkap dan NIM beserta SKkepanitiaan
14. Anggaran Biaya atau RAB (Rekapitulasi tiap bidangkegiatan)
15. Penutup
16. Lampiran
a) LembaranPengesahan
b) Bentuk Kerjasama
c) Rincian DetailDana
d) Keterangan lain yangdiperlukan
1. Proposal dibuat pada kertas berKOP kepanitiaan dan logo
HIMAPOL
2. Proposalditandatangani.

Proposal HIMAPOL ditandatangani oleh panitia (Ketua OC dan Sekretaris OC) dengan
mengetahui Ketua Umum HIMAPOL.

2. PersiapanTeknis

1. RapatPanitia
2. PerencanaanWaktu
3. PembagianTugas
4. Koordinasi seluruh panitia pelaksana dan pihak-pihak yangterkait
5. Pemanfaatan papan atau buku untukkoordinasi
F. PelaksanaanKegiatan
1. Kegiatan yang dilaksanakan harus sesuai dengan rencana yang telah
dipersiapkan.
 2. Ketua bidang atau ketua pelaksana harus memantau jalannya acara dan mencatat
hal-hal yang dianggappenting.
G. Evaluasi Kegiatan
1. Mengevaluasi kegiatan dari mulai perencanaan sampai denganpelaksanaanya
2. Membahas penyimpangan-penyimpangan yang terjadi saat kegiatanberlangsung
3. Menilai sejauh mana pencapaian tujuan dengan mengevaluasi kegiatan yang
dilaksanakansebelumnya
4. Memberi saran-saran untuk memperbaiki kegiatan yang akan datang.
H. LaporanKegiatan
1. Setelah selesai pelaksaan kegiatan, panitia kegiatan wajib menyusun laporan
pertanggung jawaban oleh Sekretaris Pelaksana dengan bantuan Ketua OC,SC
dan panitiaterkait.
2. Ketua Pelaksana (OC) melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan kepada
Ketua Umum Himapol melalui Sekretaris Umum dalam bentuk file
pertanggungjawaban, yang isinya sebagai berikut :
1. Susunankepanitiaan
2. Susunanacara
3. RAB (Rancangan AnggaranBiaya)
4. Proposalkegiatan
5. Bukti transaksipembayaran
6. Daftar hadir peserta danpanitia
7. Administrasi dan arsip surat menyurat
8. Pamflet dan hasildokumentasi
9. Secara khusus dilaporkan, laporan keuangan kegiatan kepada
bendaharaumum
10. Laporan keuangan dari bendahara kegiatan kepada ketua umum
HIMAPOL melalui bendahara umumHIMAPOL
11. Laporan tersebut harus telah sampai kepada sekretaris umum paling
lambat 2 minggu setelahpelaksanaan
12. Laporan pertanggung jawaban disusun dengan rapi

Format Laporan Kegiatan

LaporanKegiatan ............ (Nama Kegiatan)

Bidang ........ (Nama Bidang) Himpunan Mahasiswa Jurusan IlmuPolitik
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Periode 2021-2022
I : Pendahuluan
II : Nama Kegiatan/Desain Kegiatan
III : TujuanKegiatan
IV : Waktu danTempat
V : Peserta Kegiatan / Sasaran
VI : Narasumber /Pemateri
VII : GambaranKegiatan/Pelaksanaan
VIII : Rancangan AnggaranBiaya
IX : Hambatan dan Evaluasi Kegiatan
X :Rekomendasi
XI : Penutup
Lampiran-Lampiran:
• SusunanKepanitiaan
1. SKKepanitiaan
2. Jobdes
3. Susunan Acara /Rundown
4. Rancangan Anggaran Biaya(RAB)
5. Daftar Hadir
a) Rekapan daftar hadir saat rapat dan Rincian
b) Daftar Hadir Kegiatan
c) Surat Menyurat (SuratKeluar)
d) Daftar Sertifikat danPelakat
e) Dekomentasi Kegiatan (Foto) dan Video (sebagai arsip)

I. Penyelenggaraan Kesekretariatan danKeuangan

1. Penyelenggaraan kesekretariatan dan keuangan merupakan hal yang wajib
dilaksanakan oleh panitia kegiatan sesuai dengan petunjuk yangberlaku.
2. Ini menjadi tanggung jawab sekretaris panitia dan berkonsultasi dengan
Sekretaris Umum dan BendaharaUmum.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
KESEKRETARIATAN DAN ADMINISTRASI HIMAPOL 2021-2022

TUGAS DAN WEWENANG

A. Tugas dan Wewenang SekretarisUmum

1. Bertanggung jawab kepada Ketua UmumHIMAPOL
2. Pemegang kebijakan tertinggi di bidangkeskretariatan
3. Badan Pengurus HarianHIMAPOL
4. Mengkoordinir kegiatankesekretariatan
5. Bersama ketua mengevaluasi kegiatan yang telah ditentukan pengurusHIMAPOL
6. Membuat mekanisme (tata kerja) di bidangkesekretariatan
7. Menandatangani surat-surat bersamaketua
8. Menggantikan Ketua apabila berhalanganhadir

B. Tugas dan Wewenang Sekretaris Bidang

1. Bertanggung jawab kepada SekretarisUmum
2. Melaksanakan aktifitas surat menyurat di bidangmasing-masing
3. Mencatat dan mengagendakan program departemenmasing-masing
4. Melaporkan agenda kegiatan setiap 1 Bulan sekali ke SekretarisUmum
5. Membuat absensi anggota bidang masing-masing yang akan dilaporkan ke Sekretaris
Umum setiap agenda rapatbidang.

C. Wewenang PembuatanSurat
1. Pihak yang membuat surat pada umumnya adalah Sekretaris Umum, tetapi bisa saja
Sekretaris Bidang yang membuat surat dengan terlebih dahulu memberitahu dan
meminta nomor surat kepada Sekretaris Umum. Jika dalam momen kepanitiaan besar
ataupun kecil memiliki kestari sendiri yang akan membuat surat untuk kepentingan
kepanitiaan.
2. Pihak yang menandatangani pihak yang berwenangyaitu:
a. Surat keputusan, ditandatangani oleh Ketua Umum HIMAPOL FISIP dan
SekretarisUmum
b. Surat kepada pihak luar tetapi masih lingkup intra kampus yang bersifat umum/
tidak mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan)
ditandatangani oleh ketua Bidang dan ketua umum HIMAPOL atau Sekretaris
umum dan Ketua Umum HIMAPOL atau ketua pelaksana kegiatan dan ketua
umumHIMAPOL
c. Surat kepada pihak luar tetapi masih lingkup intra kampus yang bersifat umum/
tidakmengikatdalamlingkupekstrakampusyangbersifatmengikatdalamsuatu
hubungan kerja sama, ditandatangani oleh ketua pelaksana, Ketua Umum
HIMAPOL dan Bidang yangberwenang.
d. Surat kepada pihak internal HIMAPOL, ditandatangani oleh Sekretaris Bidang
dan Ketua Bidang yangbersangkutan
 e. Ucapan terima kasih kepada partisipasi, sumbangan, sponsor, bantuan dan lain-
lain ditandatangani oleh Ketua Umum HIMAPOL dan SekretarisUmum.
f. Surat izin kegiatan kepada pejabat/ birokrat kampus yang berwenang
ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Ketua Umum
HIMAPOL.

A. Pembakuan SuratMenyurat

1. Pendahuluan

Berkas-berkas surat yang berhubungan dengan surat menyurat disusun berdasarkan klasifikasi
dab penomorannya dan yang bertanggungjawab dalam mengatur penyusunan dan pengelolaan
berkas adalah Sekretaris dan Kesekretariatan.

Surat adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung pesan-pesan resmi organisasi
yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk kepentingan tersebut

2. SistematikaSurat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistimatika sebagai berikut :
a. Nomor surat, disingkatNo.
b. Lampiran surat, disingkatLamp.
c. Perihal surat, disingkatHal.
d. Si alamat surat, “Kepada Yth. dst”.
e. Kata pembukaan surat. “Assalamualaikum Warrahmatullahi Wabarakatuhdst”
f. Kalimat Pengantar, “salamsilaturrahim”
g. Maksudsurat
h. Kata penutup, “Wallahul Muwaffiq Illa Aqwamith Thariq”, Wassalamu`alaikumdst”.
i. Tempat dan tanggal pembuatansurat
j. Nama Pengurus organisasi besertajabatan.

3. BentukSurat
Seluruh surat organisasi (resmi), kecuali jenis surat khusus, ditulis dengan bentuk Block
Style, yaitu seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama
penandatangan surat berada di tepi yang sama.

4. Jenis BerkasSurat

Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan kedalam dua jenis surat, yakni Umum dan
Khusus.Suratumumadalahsuratbiasayangrutinditerbitkansebagaisaranakomunikasi
tertulis dikalangan internal maupun external organisasi. Dan Surat khusus adalah jenis
surat yang menyatakan penetapan keputusan organisasi, produk normatif organisasi dan
landasanpijakorganisatoris.Jenistersebutdiklasifikasikankedalamduasifat;interndan
ekstern.

a. Surat Masuk:
 a) Surat masuk diletakkan pada kotak surat. Surat yang masuk di sortir terlebih dahulu,
mana yang merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat
lainnya.
b) Surat kemudian di buka dan diproses dan dicatat pada buku surat masuk.
Adapun poin-poin yang dapat dicantumkan:

i. NomorUrut
ii. NomorSurat
iii. Alamat Surat Pengirim
iv. Tanggal Surat Masuk (saat pembuatan surat dan saatdikirim)
v. Perihal (tujuan surat dikirim)
vi. Keterangan

NO NOMOR SURAT ALAMAT TANGGAL SURAT MASUK PERIHAL KET.

SURAT
PENGIRIM Pembuatan Kirim

c) Surat yang masuk disampaikan pada yang bersangkutan oleh SekretarisUmum.

d) Bila BIDANG yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut harus
memberitahukan kepada Sekretaris Umum untuk dibuatkan surat balasan. Bila
BIDANG yang bersangkutan memiliki kewenangan sendiri, BIDANG tersebut tetap
harus memberitahukan Sekretaris untuk meminta nomorsurat.
e) Setelah semua dilaksanakan , berkas disimpan olehkesekretariatan.

b. Surat Keluar
a) Suratkeluardibuatolehketuaataumasing-masingBIDANG,danditandatanganioleh
pihak yangbersangkutan.
b) Sebelum surat tersebut dikirimkan oleh yang dibutuhkan, surat tersebut dicatat pada
buku suratkeluar.
Adapun point-point yang dapat dicantumkan adalah:

i. NomorUrut
ii. NomorSurat
iii. TujuanSurat
iv. Tanggal Surat Keluar (saat pembuatan surat dan saatdikirim)
v. Perihal (Kegiatan yang diselenggarakan)
vi. Keterangan

NO NOMOR SURAT TUJUAN TANGGAL SURAT PERIHAL KET.

SURAT KELUAR
Pembuatan Kirim
 c. Untuk setiap surat keluar dibuat rangkap sebagaiarsip.

5. PerlengkapanSurat
1. Kopsurat
a. Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logoHIMAPOL).
i. Surat yang dikeluarkan oleh HIMAPOL Keluar Kampus, Menggunakan
Logo UIN dan LogoHIMAPOL
ii. Surat yang dikeluarkan oleh HMJ kepada Tiap BIDANG , HMJ lain,
BSO, menggunakan Logo HIMAPOL dan Kabinet pada periode
kepengurusan yang sedangberjalan
iii. Surat yang dikeluarkan oleh BIDANG baik antar BIDANG maupun
BIDANG ke Ex-Off menggunakan Logo HIMAPOL dan Kabinet pada
periode kepengurusan yang sedangberjalan
b. Kop surat umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas termasuk mencantumkan
nama kota, kode pos, nomor telepon, e-mail dan nomor faximili (bilaada).

2. Amplopsurat

Amplop surat pada umumnya mencantumkan logo, nama, dan alamat

kesekretariatan, sebaiknya desain senada dengan kop surat.

3. Stempel/cap

Stempel atau cap merupakan bukti validasi/legalitas dari surat yang dikeluarkan
HIMAPOL. Stempel harus disimpan/tidak boleh di bawa keluar karena menyangkut
nama suatu organisasi. Stempel juga boleh dibuat oleh kepanitiaan kepanitiaan besar.

6. Jenis-jenis Surat
Jenis surat yang digunakan adalah :

1. Internal (Umum dan Khusus)

Dengan kode :A
2. Eksternal (Umum dan Khusus)
Dengan kode :B

6. KodeSurat
1. KU : KetuaUmum
2. SU : SekretarisUmum
3. BU : BendaharaUmum
4. Bid. PAO : Pengembangan AparaturOrganisasi
5. Bid. PI : PengembanganIntelektual
6. Bid. SOS : Sosial dan Advokasi
7. Bid.MIKAT : Minat dan Bakat
 8. Bid.KOM : KOMINFO (Komunikasi dan Informasi)
9. Bid.AKI : Agama dan KajianIslam
10. Bid.EKRAF : Ekonomi Kreatif

7. Kode BulanBerjalan
1. I :Januari
2. II :Februari
3. III :Maret
4. IV :April
5. V : Mei
6. VI : Juni
7. VII : Juli
8. VIII : Agustus
9. IX :September
10. X : Oktober
11. XI :November
12. XII :Desember

8. Lembar Pengesahan
1. SuratKeputusan,ditandatanganiolehKetuaUmumHMJSOSIOLOGIFISIPdan
SekretarisUmum.

KetuaUmumHIMAPOL Sekretaris UmumHIMAPOL

NamaJelas Nama Jelas

NIM. NIM.

2. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya surat
permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua Umum dan SekertarisUmum.

KetuaUmumHIMAPOL Sekretaris UmumHIMAPOL

CAP

HMJ

Nama Jelas Nama Jelas

 NIM. NIM.

3. Surat kepada pihak luar yang bersifat administratif/umum/tidak mengikat (misalnya surat
permohonan, surat ijin) ditandatangani oleh Ketua Umum HIMAPOL dan KetuaBIDANG atau
Ketua Pelaksana kegiatan yangbersangkutan.

Ketua Umum HIMAPOL Ketua Bidang

CAP HMJ

Nama Jelas Nama Jelas

NIM. NIM.

4. Suratkepadapihakluaryangbersifatmengikatdalamsuatuhubungankerjasama,
ditandatangani oleh Ketu Umum, Ketua Pelaksana dan Sekretaris Pelaksana yang
a
bersangkutan

Ketua Pelaksana Sekretaris Pelaksana

Nama Jelas Nama Jelas

NIM. NIM.

Ketua Umum HIMAPOL

CA

HM

J NIM.
Nama Jelas

9. Format PenulisanSurat
 Ukuran Kertas : Legal (21,59 x 35,56 cm)

Margin : Atas (Tanpa kop surat min 1 inch, max 1,5 inch / dengan kop

surat 0,25 inch = 6 mm). kiri = kanan 0,75 – 1,25inch

(standart 1 inch) bawah 1 – 1,5 inch.

Tipe Huruf : Times New Roman (12)

Spasi : 1 s/d 1,5

Paragraph : 1,5 s/d 2

Alignment : Justify (Penjajaran/Baris Tulisan rata kanan kiri).

10. Bagian Dari Surat

1. Kepala Surat (KopSurat)

1. KopSurat
Kop surat HIMAPOL terletak pada bagian atas surat.Kop Surat dalam per suratan
HIMAPOL meliputi:
a. Logo HIMAPOL disebelah kirisurat
b. Nama kabinetorganisasi
c. Nama Fakultas danUniversitas
d. Alamat jelassekretariat
e. Nomor Telpon, Email (Jikaada)
f. Dua garislurus

Penulisan Kop Surat:

a. Tulisan kainet organisasi mengunakan Arial di Bold Ukuran 14pt

b. Tulisan Fakultas dan Universitas mengunakan Arial di Bold Ukuran 14pt
c. Tulisan alamat jelas sekretariat mengunakan Time New Romans 9 pt danitalic
d. Tulisan telepon dan email menggunakan Time New Romans 9pt
e. Tulisan dalam kop surat seluruhnya berwarna Hitam
f. Garis atas berwarna hitam weight 3, garis bawah berwarna abu-abu weight 2seperempat.
g. Panjang garis KOP 16,5cm

Kertas surat
Seluruh surat diketik diatas kertas berukuran folio (210 mm X 330 mm) berat 80 gram dan
berkop (kepala surat HIMAPOL). Kop berikut amplop berisikan :

a. Lambang HIMAPOL, sebagaimana ditentukan pada lampiran AD – ART HIMAPOL

Alamat organisasi, nomor telpon dan Email
Contoh :

KABINET CAKRABUANA
HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN
ILMU POLITIK FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN ILMU POLITIK
UIN SUNAN GUNUNG DJATI
BANDUNG PERIODE 2021-2022
Sekretariat: Jl. A.H. Nasution No. 105 Gd. SC Lat.2 Cibiru Kota
Bandung 40614
Tlp: 082126297538 Email: himapoluinsgd@gmail.com

*Keterangan : Kabinet Cakrabuana didalam KOP Surat diganti menjadi Bidang pembuat surat
jika surat dibuat oleh bidang terkait.
*Ukuran Logo Himapol dalam kop surat adalah 3.33 x 3.79

2. NomorSurat
Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang terdiri atas:
a. Nomor urutsurat.
b. JenisSurat
c. Bidang ataukepanitiaan
d. Nomor urut jenis suratHIMAPOL
e. KodeUniversitas
f. KodeFakultas
g. Bulan pembuatansurat
h. Tahun pembuatansurat.

Bulan Surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan.

Tahun Surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Contoh :
Surat
No. : 001/A/Bid.PAO/001/HIMAPOL/Un.05/8/II/2021
001 = Nomor urut surat (Akumulasi jumlah keseluruhan dari jenissurat)
A = Kode JenisSurat
Bid.PAO = Bidang yang membuat
001 = Nomor urut jenis surat
HIMAPOL = Institusi Himpunan
Un.05 = KodeUniversitas
8 = KodeFakultas
 XI = Bulan diterbitkannyasurat
2020 = Tahun pembuatansurat

Penulisan isi Surat menggunakan Times New Romans ukuran 12 Pt

3. LampiranSurat

Lampiran merupakan penjelas atas jumlah dokumen yang disertakan dalam surat
tersebut. Dengan demikian jika dokumen satu lembar (satu jenis) maka lampiran ditulis
satu lembar, adapun jika dokumken satu berkas ( seperti proposal, draf dll) maka
lampiran ditulis Satu Bundel. Lampiran dalam surat HIMAPOL disingkat “ Lamp.”.
Contoh:
Lamp. : 1 (Satu) lembar
Lamp. : 1 (Satu) Bundel

4. Hal Surat /Perihal

Perihal yang dimaksud dalam surat HIMAPOL adalah maksud atau tujuan pembuatan
surat. Dalam surat HIMAPOL perihal disingkat “ Hal.”. adapun perihal di perkenankan
di Bold agar membri tekanan dalam maksud surat tersebut. Contoh:
Hal. : Undangan

5. Alamat yang dituju

Tujuan surat harus diawali dengan “ Kepada Yth” dan alamat tujuan surat ditulis “ Di
(palagraf baru) Tempat. Penulisan tujuan surat harus di Bold.

6. Paragraf PembukaanSurat

Kata pembuka surat harus mengunakan kalimat salam yaitu: ”Assalamu’alaikum

Warahmatullah Wabarakatuh” (tanpa kutip). Kata salam harus di Bold dan Italic.
Tanpa titik di akhir salam.

7. Paragraf Isi Surat

KalimatPengantar
Kalimat pengantar berisi : Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga
Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan
aktifitas keseharian. Amin

Maksud Surat
Maksud surat adalah isi yang menunjukan kebutuhan dari pengirim surat. Isi surat
biasanya bisa berupa memohon kehadiran (undangan), permohonan mengisi acara
 (permohonan narasumber) dll. Maksud surat biasa di awali dengan kata “Selanjutnya”,
kemudian maksud dari isi bisa di bold, agar ada penkanan dalam isi pada si pembaca.
Contoh isi surat undangan :

Salam silaturrahim teriring do’a kami sampaikan semoga Bapak/Ibu/Sahabat senantiasa

dalam lindungan-Nya, serta eksis dalam menjalankan aktifitas keseharian. Amin
.
Selanjutnya, sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan PLENO TENGAH Yang
insyallah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 2 Januari 2021
Waktu : 07:00-12:00WIB
Tempat : Aula AnwarMusadad

8. Kata PenutupSurat

Kata penutup dalam persuratan HIMAPOL biasanya tergantung dalam isi/maksudsurat.

Kalimat penutup undangan danpermohonan:
“Demikian surat (undangan /pemberitahuan /permohonan- sesuai perihal surat) ini kami
sampaikan. Atas atensi, dedikasi dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih”

9. SalamPenutup
Salam penutup dalam HIMAPOL yaitu: “Wallahul Muwafieq Ilaa Aqwamith Thorieq
Wassalamu’alaikum Warahmatullah Wabarakatuh” (tanpa kutip dan tidak di akhiri
dengan titik) mengunakan dan Italic.

10. Tempat dan tanggal pembuatansurat

Untuk memberikan keterangan dalam kapan surat itu dibuat, maka perlu ada tmpat dan
tanggalpembuatansurat.DalamSuratHIMAPOLhalituterdapatsetelahsalampenutup.
Contoh penulisan : Bandung, 02 Januari 2021

11. Nama hirarki organisasi dan Nama Pengurus organisasibesertajabatan Untuk

memberikan kesahan dalam persuratan dalam surat maka menjadi hal yang penting di
cantumkan nama pengurus yang mengirim surattersebut
.
Contoh :

PENGURUS HIMAPOL
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG
KABINET CAKRABUANA

Bandung. 02 Januari 2021

 Ketua Umum Sekretaris Umum
HMJ-SOS
Ketua Umum HIMAPOL Sekretaris Umum
HIMAPOL

Joko Maulana R Nurul Qolby Annisa

NIM. 1188040042 NIM. 1188040057

11. KlasifikasiSurat

Dilihat dari urgensinya, surat keluar dapat diklasifikasikan menjadi :

1. SuratKhusus

Surat yang termasuk ke dalam klasifikasi surat khusus adalah keputusan yang
dikeluarkan oleh Ketua umum HIMAPOL, yang dimana memuat urutan-urutan
sebagai berikut :

a. Memperhatikan

b. Menimbang

c. Mengingat

d. Memutuskan

e.Menetapkan

Kode penulisannomorsurat : Nomor Surat/SK/kode Surat/Organisasiyang

mengeluarkan surat/bulan dikeluarkan surat
(angka romawi)/tahun pembuatan surat.

Contoh : SK tentang pengangkatan pengurus HIMAPOL Bulan Februari Periode 2021-

2022
 Nomor : 01/SK/SU/HMJ-SOS/II/2021

2. Surat Umum (Format terlampir)

Surat umum terdiri dari surat ekstren (keluar) HIMAPOL dan Surat Intern kedalam)

Perihal surat umum dibedakan sebagai berikut :

a) SuratPermohonan
b) SuratTugas
c) Surat BeritaAcara
d) Surat Perjanjian, dansebagainya

Kodepenulisan nomor : Nomor Surat/JenisSurat/Kode

Surat/Organisasi yang mengeluarkan
surat/bulan dikeluarkan surat (angka
romawi)/tahun pembuatan surat.

Contoh : 02/SPm/SU/HIMAPOL/IV/2021

12. Wewenang PembuatanSurat

1. Pihak yang membuat Surat umumnya dibuat oleh Sekteraris Umum, tetapi bisa saja
Sekertaris BIDANG membuat surat sendiri dengan terlebih dahulu memberitahu dan
memintanomorsuratpadaSekterarisUmum.Padaintinya,setiapsuratyangkeluarharus
diketahui oleh SekterarisUmum.
Dalam momen tertentu, kepanitiaan besar biasanya juga memiliki kestari sendiri yang
membuat surat yang berkaitan dengan kepentingan kepanitian

2. Pihak yangmenandatangani/menyetujui

Surat yang telah dibuat lalu ditandatangani oleh pihak yang berwenang yaitu :

a. Surat Keputusan, ditandatangani oleh Ketua Umum HIMAPOL / SekterarisUmum

b. Surat kepada pihak luar tetapi masih lingkup intra kampus yang bersifatumum/tidak
mengikat (misalnya surat permohonan, surat izin, surat undangan) ditandatangani
oleh Ketua BIDANG dan Ketua Umum HIMAPOL atau Sekteraris Umum dan
Ketua Umum HIMAPOL atau ketua pelaksana kegiatan dan Ketua Umum
HIMAPOL

c. Surat kepada pihak luar tetapi masih lingkup intra kampus yang bersifat umum/tidak
mengikat dalam lingkup ekstra kampus yang bersifat mengikat dalam suatu
hubungan kerja sama, ditandatangai oleh ketua pelaksana, Ketua UmumHIMAPOL
dan BIDANG yangberwenang.
 d. Surat kepada pihak internal HIMAPOL , ditandatangani oleh Sekretaris BIDANG
dan Ketua BIDANG yangbersangkutan.

e. Ucapanterimakasihatassumbangan/paritipasi/sponsor/bantuanlainditandatangani oleh
Sekteraris Umum dan Ketua UmumHIMAPOL

f. Surat Izin kegiatan kepada pejabat / birokrat kampus yang berwenang : Surat
ditandatangani oleh Sekretaris Pelaksana, Ketua Pelaksana, dan Ketua Umum
HIMAPOL.

BERITA ACARA

I. FormatPenulisan

Bagian Pokok yang harus ada pada sebuah Berita Acara :

1. Judulkegiatan
2. Waktu &Tanggal
3. AgendaAcara
4. DenganAcara
5. Daftar Hadir

II. Format PenamaanSurat

(No surat – Hal Surat – Tujuan Surat)

Contoh : 030-Surat Undangan-HMJ Ilmu Politik
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

STANDARD OPERATING PROCEDURE FASILITAS LOGISTIK

I. Penyimpanan Barang di SCHMJ

1. SC HMJ adalah sarana kegiatan mahasiswa dan bukan merupakan tempat

penyimpanan barang kecuali atas pertimbangan Sekertaris danKesekretariatan.

2. Barang-barang yang disimpan di SC HMJ harus atas sepengetahuan dan

pertimbangan Sekertaris dan Kesekretariatan mempertimbangkan asas
kebermanfaatan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan SCHMJ

3. Barang yang disimpan di dalam lemari menjadi tanggung jawab BIDANG yang
bersangkutan

4. Barang-barang yang ingin disimpan di SC HMJ harus berada di dalam kardusdan

diberi label nama dan pemilik barang (BIDANGTerkait)

5. Barang-barang yang diletakkan harus memenuhi prosedur penitipan barang di SC

HMJ dengan mengisi buku Penitipan Barang dengan lama waktu yang sudah
ditentukan oleh penanggungjawabbarang

6. Barang yang dititipkan tidak sesuai prosedur bukan menjadi tanggung jawab
Sekertaris dan Kesekretarisan dan menjadi haksepenuhnya.

II. Pemeliharaan Ruang SCHMJ

1. Seluruh pengurus HIMAPOL 2021-2022 wajib menjaga Ruang Sekretariat SC

HMJ dan isinya darikerusakan
2. Seluruh pengurus HIMAPOL Periode 2021-2022 wajib menjaga kenyamanan
ruang SCHMJ

III. Ketentuan Umum Penggunaan Fasilitas SC HMJ

1. Pemakaian ruang SC HMJ harus melalui konfirmasi kepada Sekertaris atauBiro

Kesekretariatan minimal 1 hari sebelumpemakaian
 2. Izin pemakaian harus memenuhi syarat administrasi yangberlaku
3. Peminjam bertanggungjawab sepenuhnya atas barang yang berada di ruang SC
HMJ
4. Jika terdapat kerusakan maka wajib memperbaiki atau mengganti dengan yang
baru.
5. Jika terdapat pelanggaran, maka akan dikenakan sanksi yang sesuaidengan
pelanggaran

IV. Hal-hal yang terkait dengan kearsipan (dokumen) dan fasilitas organisasi:

1. Data Pengurus /Anggota

2. Surat Masuk / SuratKeluar
3. Proposal
4. Memo
5. Agenda Kerja / Job descriptiondan
6. Dokumen–dokumenlain

Perlengkapan yang terkait dengan kearsipan :

1. Kertas dengan atau tanpa kop surat + amplop

2. Stempel / Bantal Stempel / TintaStempel
3. Map File / Maploeg / BoxFile
4. PelubangKertas
5. Staples danisinya
6. Perlengkapan penjilitanproposal
7. Lemari dengan daftar file / arsip serta
8. RuangSekretariat

Perlengkapan pendukung lain sebagai

inventarisasi organisasi :

1. Papan NamaOrganisasi
2. StrukturOrganisasi
3. Daftar Inventarisasi Ruang Organisasi
4. Daftar Kegiatan dan Anggaran Organisasi
5. Bendera
6. AlbumKegiatan
7. White board / spidol /penghapus
8. Spon board danpines
9. Perlengkapan kebersihanruangan
10. Jam dinding
11. Komputer, printer, Kameradan
12. Perlengkapan lain yang sangat dibutuhkan untuk mendukung kegiatanorganisasi.
 V. Pemakaian Khusus

1. PemakaianKomputer
a. Komputer diperuntukkan bagi kelancaran operasional Seluruh pengurus
HIMAPOL Periode2021-2022
b. Pengurus tidak diperbolehkan untuk menginstall program game di komputer
utama
c. Pembuatan folder pribadi pengurus diperbolehkan selama berada di dalam
folder masing-masingBIDANG
d. Pengurus diperkenankan menyimpan data di dalam folder masing-masing
BIDANG
e. Data yang tidak terkait dengan program kerja Seluruh pengurus HIMAPOL
Periode 2021-2022 akan disimpan sementara selama Koordinasi dengan
Sekertaris dan BiroKesekretariatan

VI. PenggunaanLogistik

1. Logistik adalah seluruh fasilitas yang telah diinventaris oleh Sekertaris dan
Kesekretariatan
2. Peminjam wajib menjaga kelayakan dan kebersihan logistik yangdipinjam
3. Peminjam wajib mengisi buku peminjamanlogistik
4. Apabila terjadi kerusakan atau kehilangan terhadap logistik yang dipinjam, maka
peminjam wajib memperbaiki atau mengganti logistiktersebut
5. KhususuntukpeminjamanolehpihakdiluarSeluruhPengurusHIMAPOLPeriode
2021-2022 wajib meminta izin Sekertaris dan Biro Kesekretariatan secara
administratif
6. Stempel atau kepantiaan terkait yang akan di gunakan di luar SC HIMAPOL harus
menghubungi Sekertaris danKesekretariatan.

VII. Piket RuangSekretariatan

1. Piket dilakukan minimal 2 kali dalam satu minggu sesuai jadwal yang telah
ditentukan
2. Tugas yang harus dilakukan saat jadwal piketadalah
a. Menyapulantai
b. Membuang sampah jika trash bag sudahpenuh
c. Mengeluarkanalaskakiyangberasadidalamsekredanmerapikannyadidepan pintu
d. Menyimpan barang – barang padatempatnya
e. Membersihkankaca
3. Instruksikerja
 a. Merapikan dan membersihakan alat/tempat/bahan yang telah dugunakan
b. Mematuhi instruksi dan tata tertib yangberlaku.
c. Tidak Melakukan Hal Seperti berikut:
i. MembuatKegaduhan
ii. Merusak
iii. Melakukan tindakan tidak bertanggung jawab
iv. Melakukan sesuatu di luarprosedur

VIII. PermintaanFasilitas

1. Permintaan fasilitas dilakukan 3 hari sebelum permintaan akan digunakan

2. Permintaan fasilitas dapat dilakukan dengan meghubungi penanggung jawab
fasilitas
3. PertimbanganPermintaanfasilitasdipengaruhiolehkondisiobjektiffasilitasseperti
; kurangnya fasilitas, rusaknya fasilitas, tidak tersedianya fasilitas.
4. Permintaan fasilitas diterima jika:
a. Permintaan fasilitas jelas danterdeskripsi.
b. Permintaan fasilitas masukakal.
c. Permintaan fasilitas sesuai dengan kondisi objektiffasilitas
5. Permintaan di tolak jika:
a. Permintaan diluar kondisi objektiffasilitas
b. Permintaanberbelit-belit.
c. Permintaan diluar bataskemampuan.
d. Permintaan tidak masuk akal.

IX. PeminjamanFasilitas

1. Sebelum menggunakan fasilitas, pengguna menguhubungi penanggung jawab

fasilitas lebihawal
2. Sebelum di lakukan peminjaman pengguna menghubungi penanggung jawab
fasilitas dan melakukan konfirmasi 2 hari sebelum peminjaman dilakukan
3. Peminjaman dilakukan sesuai kesepakan yang dilakukan pada saat itu dengan
konsekwensi yang telah di tentukan
4. Peminjaman fasilitas diterima jika:
a. Peminjaman fasilitas jelas danterdeskripsi.
b. Peminjaman fasilitas masukakal
5. Permintaan di tolak jika:
a. Peminjaman diluar kondisi objektiffasilitas.
b. Peminjamanberbelit-belit.
c. Peminjaman diluarkendali.
d. Peminjaman fasilitas tidak masukakal
6. Peminjam mengisi formpeminjam
7. Pada hari yang telah di sepakati, pengguna memliki hak untuk melaksanakan
kegiatan dengan alat dan bahan – bahan yang sudah di sediakan untuk pelaporan
kegiatan.
8. Instruksikerja
a. UntukPengurus
i. Merapikandanmembersihakanalat/tempat/bahanyangtelahdugunakan
ii. Menjaga alat-alat yang telah diamanahkan
iii. Mematuhi instruksi dan tata tertib yangberlaku.
iv. Tidak Melakukan Hal Seperti berikut :
o MembuatKegaduhan
o Merusak
o Melakukan tindakan tidak bertanggungjawab
9. Jikaterdapatsesuatuyangrusak,tanpadilaporkan/terdeteksi,makaakanmenjadi
tanggung jawab pengguna sepenuhnya dimana pelacakan dilakukan dari hasil
pendataan sebelumpeminjaman.
10. Setelah peminjaman berlangsung pengguna dan penanggung jawab melakukan
pengecekan pada fasilitas yang di pinjam.
 STANDARD OPERATING PROCEDURE KEUANGAN HIMAPOL
FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLITIK
SGD BANDUNG 2021-2022

1. SISTEM KEUANGAN HIMAPOL2021-2022

a. Sistem keuangan HIMAPOL Periode 2021-2022 mengadopsi sistem keuangan dua

pintu yang memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan
fungsi pemegangan kas organisasi(Treasurer).
b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umumn dan
mengetahui Ketua Umum(Controller).
c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum (Treasurer).

2. TUGASDANWEWENANGBENDAHARAUMUMHIMAPOLFISIP2021-2022
a.BendaharaUmum(Controller)/HIMAPOLFISIP/2021-2022Tugas-tugasdantanggung
jawabnya adalah :

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum HIMAPOL FISIP UIN SGDBANDUNG

2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG
3. Bertanggung jawab terhadap penembusan keuangan dari danakemahasiswaan
4. Bertanggung jawab terhadap pembuatan LPJ keuangan HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG
5. Melakukan supervisi terhadap Tim Keuangan,Bendahara BIDANG &
BendaharaKepanitiaan
6. Mengawasi penggunaan anggaran HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG oleh
BIDANG dankepanitiaan
7. Menentukan besaran dana yang didapat tiap BIDANG dan kepanitiaanBIDANG
8. Memiliki wewenang untuk mencairkan dana kas HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifatpenting-mendesak
10. Melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang untuk seluruh kegiatan
HIMAPOL FISIP UIN SGDBANDUNG
11. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG

3. SUMBER DANA/PENERIMAAN HIMAPOL FISIP UIN BANDUNG

Sumber Dana/Penerimaan HIMAPOL FISIP UIN BANDUNG antara lain:

- Dana tetap yaitu dari kemahasiswaan UIN SGD Bandung –

Jika ada sesuatu yang diwariskan dari kepengurusan
sebelumnya berbentuk Inventaris.
- Dana yang dihasilkan oleh usaha dan sumbangan yang halal dan tidak mengikat yang sah
dengan asas dan tujuan HIMAPOL FISIP UINBANDUNG

4. DANA TAKTIS DAN SUMBERDANA

Dana taktis adalah dana yang di pegang oleh bendahara umum yang digunakan untuk
pengeluaran rutin, pengeluaran sehari-hari serta keperluan pengembangan dan
kesejahteraanorganisasiHIMAPOLFISIPUINSGDBandung.Adapunsumberdanataktis
tersebut adalah sebagai berikut:

1. Dana tetap dari bagian kemahasiswaan UIN SGDBandung

2. Dana dan usaha merupakan usaha-usaha kreatif, inovatif, halal dan tidak mengikat
berupa usaha mandiri maupun sponsorship tanpa ada intervensi dan tidakmerugikan
yangbertujuanuntukmendapatkanpemasukandanadalamupayapemberdayaandan
pengembangan HIMAPOL FISIP UIN SGDBandung.
3. Sumber lain yang halal dan tidak mengikat berupa semua pemasukan yangdiperoleh
oleh HIMAPOL FISIP baik dalam bentuk sumbangan atau donatur(sponsorship).
4. Surplus sharing dari kepanitiaan sebagai subsidisilang.

5. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAANDANA

5.1 Syarat danPengajuan

a. Dana yang diajukan maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang
disahkan.
b. DiajukanpalinglambatH-10kegiatanuntukanggaransebesar>Rp.500.000,-danuntuk
anggaran yang besarnya < Rp. 500.000,- maka diajukan minimalH-5

Catatan:untukdanayangtidaktercantumdalamprogramkerja,pengeluaranharusjelas serta
diketahui dan disetujui oleh Ketua Umum HIMAPOL FISIP UIN SGDBandung.

. Contoh : Berita duka, musibah, atau bencana alam.

c. Setiap dana yang diajukan BIDANG, harus sesuai dengan pengeluaran. Terkecuali
pengeluaran yang tidak terduga harus disetujui dan diketahui exofficio.
d. Setiapdanayangdiajukanpanitiakegiatan,harussesuaidenganpengeluaran.Terkecuali
pengeluaran yang tidak terduga harus disetujui dan diketahui bendahara OC dan
bendaharaumum.

5.2 Prosedur PengajuanDana

1. Prosedurpengajuandanainimerupakantahapan-tahapanteknisyangharusdilaluidalam
melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum HIMAPOL FISIP UIN SGD
Bandung.
 Setiappanitiaprogramkerjamengajukanrinciandanayangdibutuhkansesuaidengan
SOP kepada bendahara Umum HIMAPOL FISIP UIN SGD Bandung Setelah
disetujui oleh ketua HIMAPOL FISIP UIN SGDBandung.
bendahara umum melakukan pencatatan bukti pengeluaran dengan kwitansi 2
rangkap. Satu rangkap sebagai dokumentasi untuk bendahara kegiatan dan satu
rangkap untuk dokumentasi bendahara umum.

Catatan : seluruh anggaran yang diajukan dalam proposal, belum tentu sepenuhnya
dapat dicairkan, jumlah pencairan dana sesuai dengan kebijakan ketua HIMAPOL
FISIP UIN SGD Bandung bersama bendahara umum.

• Apabila dirasakan bahwa ada kegiatan program kerja dengan jangka waktu 2x24 jam
atau 1x24 jam serta membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka panitia kegiatan
yang bersangkutan diharapkan membuat surat permohonan dengan catatan dan
persetujuan Ketua HIMAPOL FISIP UIN SGDBandung.
Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan diakumulasikan
dengan keseluruhan permintaan dana tidak akan ditambahkan.

6. KETENTUAN PENCAIRANDANA

a. Dana dapat dicairkan jika telah melengkapi persyaratan administrasi, baik itu

proposal, maupun surat menyurat.

a. Dana tidak akan diberikan apabila laporan keuangan kegiatan sebelumnya belum
diserahkan.

7. LAPORANKEUANGAN

Setiap Bendahara kegiatan wajib membuat laporan keuangan sesuai format yang telah
ditentukan

Tanggal penerimaan
Jenis penerimaan
Jumlah penerimaan
Total penerimaan
d. Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan:
Tanggalpengeluaran
Jenispengeluaran
Jumlah pengeluaran per item
Totalpengeluaran
e. Laporankeuangandibuatdenganbentuksoftfiledanhardfile(2notapengeluaran
darisetiapsiepanitiakegiatan)saturangkapuntukdiserahkankepadaBendahara
 Umum dan yang lainnya digunakan untuk laporan setiap BIDANG. Laporan
pertanggungjawabanselambat-lambatnya1minggusetelahkegiatandilaksanakan.
f. Saldo akhir setiap kegiatan harus dilaporkan dan diserahkan kembali kepada
Bendahara Umum sebagai kas HIMAPOL FISIP UIN SGDBandung.
g. Maksimal 1 minggu setelah berakhirnya kegiatan menunggu laporan
pertanggungjawaban.
h. Laporan keuangan akhir diserahkan bersama-sama dengan laporan
pertanggungjawaban padakesekretariatan.
i. Tiap LPJ keuangan BIDANG, dilaporkan pada ex officio maksimal 1 minggu
setelahkegiatan.
j. SetiapLPJkegiatan,dilaporkanpadaseluruhpanitiakegiatan,maksimal1minggu
setelahkegiatan.

8. FORMAT LPJKEUANGAN
a) LPJ Keuangan BIDANGKegiatan

LAPORAN KEUANGAN BIDANG PUBLIKASI*

No DEBIT KREDIT SALDO

TANGGAL KETERANGAN

(Rp) (Rp) (Rp)

1.

2.

3.

Total :

Ket. (*nama BIDANG dalam acara disesuaikan)

b) LPJ KeuanganKegiatan/Acara
 LAPORAN KEUANGAN **PELANTIKAN

N
o TANGGALKETERANGAN DEBIT KREDI SALDO
T

(Rp) (Rp) (Rp)

A.BI ANGACARA
D

Total :

B. BIDANG PUBLIKASI

Total
:

C. BIDANG KONSUMSI

1
2

Total
:

D. BIDANG dst.
………….

JUMLAH
TOTAL :

Ket. (** Nama Kegiatan

disesuaikan)

c) LPJ KeuanganBIDANG

LAPORAN KEUANGAN BIDANG ***PAO

A. NAMAKEGIAT I
AN
 DEBIT KREDIT SALDO
NO TANGGAL KETERANGAN

(Rp) (Rp) (Rp)

1 *BIDANG Acara

2 *BIDANG KONSUMSI

3 *BIDANG Pubdok

Total :

B. NAMA KEGIATAN II

DEBIT KREDIT SALDO

NO TANGGAL KETERANGAN

(Rp) (Rp) (Rp)

Total :

C. NAMA KEGIATAN III

 DEBI KRED SALDO
NO KETERANG T IT
TANGG AN
AL

(Rp) (Rp) (Rp

)

Total :

JUMLAH TOTAL :

Ket. (***Nama BIDANGdisesuaikan)

 9. LOSS SHARING ( Pembagian Untung Rugi)

a. Loss Sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripadapengeluarannya.
b. Persyaratan loss sharing sebagai berikut :
- Panitia melaporkan indikasi adanya Loss Sharing paling lambat H-1 sebelum
kegiatan kepaa Ketua Umum HIMAPOL FISIP UIN SGD Bandung
- berhak mengintervensi sampai ke konsep acara, yang ditujukan untuk
menghindari loss sebelum kegiatanterlaksana.
- Apabila loss tidak dapat dihindarkan lagi, maka kekurangan dana akan ditutupi
dengan menggunakan dana dari anggaran proker lain yang masih tersisa (subsidi
silang).

10. ATURANTAMBAHAN

Bukti-bukti pemasukan/penerimaan dan pengeluaran harus memadai. Laporan

keuangan yang dibuat harus didukung oleh bukti-bukti/dokumen yang valid. Bukti-bukti
yang memadai tersebut dijelaskan sebagai berikut :

a. Umum
Agardapatdilaporkandalamlaporankeuangan,semuajenispendapatandanpengeluaran
harusdisertaidenganbukti-buktiyangvaliddanmemadaisesuaidenganketentuanyang
berlaku dalamHIMAPOL

b. Bukti Pemasukan dan PengeluaranUang

Pemasukan merupakan tanda penerima uang yang diperoleh HIMAPOL dokumen
bukti penerimaan uang diharuskan ada untuk membuktikan keakuratan laporan keuangan
dengan informasi yang terdapat didalamnya sehingga memudahkan pengawasan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang berkepentingan
Dokumen bukti penerimaan uang terdiri dari MoU, Kwitansi, tiket maupun kupon
Dokumen bukti penerimaan uang ditulis dengan tulisan yang bersifat permanen
(pulpen, spidol, tinta) dan mudah untuk dibaca.
Dokumenbuktipenerimaanuangharusmemilikitulisanyangjelastanpacoretanatau tip-
X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat
didalamnya.
MOU harus memiliki atribut sebagaiberikut:
- Diberi nomorurut
- Tanggalpenerimaan
- Nama,jabatan,alamat,nomorteleponpihakpemberidanpenerimauangtercantum
denganjelas.
- Jumlah yang jelas dan sesuai dengan yangditerima
- Untuk penerimaan antara Rp. 500.000 s.d. Rp. 1.000.000,- dilengkapi dengan
materai Rp.10000,-
- Cap lunas atau capperusahaan
- Tanda tangan pihak yang berkepentingan
- Nama jelas pihak yangberkepentingan.
- c. BuktiPengeluaran

Dokumen bukti pengeluaran uang harus ada untuk membuktikan keakuratan suatu
pengeluaran uang sehingga memudahkan pengawasan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang
berkepentingan
DokumenbuktipengeluaranuangterdiridariBon,Struk,Kwitansi,Faktur,ataubukti lain
yang dapatdipertanggungjawabkan.
Dokumenbuktipengeluaranuangditulisdenganalatyangbersifatpermanen(pulpen,
boxy, spidol, tinta) dan mudah untukdibaca.
Dokumenbuktipengeluaranuangharusmemilikitulisanyangjelastanpacoretanatau tip-
X, alat penghapus lain yang bermaksud untuk mengoreksi segala informasi yang terdapat
didalamnya
Dokumen bukti penerimaan uang harus dalam keadaan utuh (tidak ada sobekan yang
signifikan,tidakbolehdisambung,tidakrusak,tidakbasah,bisaterbacadenganmenggunakan alat
bantu atau dengan bantuan oranglain)
Dokumen bukti pengeluaran uang harus berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan,
baik secara operasional maupun non-operasional dari kegiatan yang sedang dilaksanakan dan
memiliki keterlibatan terhadap panitia kegiatan yang membelinya
Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan
hal-hal sebagai berikut :
- Kepala (kop)surat
- Mencantumkan tanggal pengeluarankas
- Jumlah pengeluaran kas beserta deskripsinya yangjelas
untuk pembuktian pulsa atau kuota (voucher atau kartu telepon) maka diwajibkan
membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telepon dengan catatan fisiknya masih utuh
atau tidak ada sobekan atau bekas coretan
untuk pembuktian biaya perjalanan, harus dicatat:
- Nama yang melakukan perjalanan dan tandatangan
- Program kerja yangdilakukan
- Tanggalperjalanan
- Tujuanperjalanan
- Sarana sertabiaya
- SK Perjalanan dari SekretarisUmum
Untuk pembuktian transaksi lainnya yang tidak ada bukti transaksinya, maka harus dibuat
memo agar dapatdipertanggungjawabkan
Bendahara dapat menggunakan kwitansi yang dibuatnya sebagai bukti pengeluaran jika
penerima uang tidak dapat menyediakan nota kontan yang valid dengan catatan namadan
tanda tangan penerima uang serta jumlah uang harusjelas
 Dalam setiap bukti tidak diperkenankan adanya coretan, catatan tambahan atau catatan
dengan tinta yang lain dapat mengaburkan keadaan bahan bukti. Jika hal tersebut terdapat
dalam tanda bukti, maka tanda bukti tersebut tidakvalid.
Tiap tanda bukti harus diberi nomor bukti yang jelas dan dikelompokkan beserta
BIDANG nya serta berdasarkan urutan tanggaltransaksi.

11. MEDIASPONSORSHIP

1. Media sponsorship merupakan suatu media yang bertujuan untuk membantu dana dalam
kegiatan yang dilaksanakan oleh HIMAPOL. FISIP UIN SGD Bandung. Kemudian
dalam prosesnya perlu dibentuk pihak yang bertugas untuk mencari sponsor keluaryang
bertujuan untuk menjalin kerjasama dan memberikan kepada para Perusahaan atau
Instansi untuk dapat menjadi mitra kerja dan berpartisipasi dalam penyelenggaraan
kegiatan HIMAPOL. FISIP UIN SGD Bandung adapun kerja sama yang di tawarkan
kepada perusahaan atau instansi dapat dibedakan menjadi beberapa bentuk klarifikasi
kerjasama, dengan kontribusi proporsional atas nama atau logo perusahaan yang akan
dicantumkan pada seluruh aneka format media promosi, yaitu antara lain:

Spanduk
Pamflet
ID Card
Stand Promosi
Buletin
Media Cetak
Media Elektronik

Ada beberapa klasifikasi pilihan sponsorship yang di tawarkan kepada pihak perusahaan
atau instansi yang dibedakan berdasarkan kapasitas yang diinginkan dan dapat
dipertimbangkan, antara lain :

A. PlatinumSponsorship
Memberikan kontribusi sebesar 100% dari kekurangan anggaran.

Kontrapretasi:

Pencantumanlogoperusahaan atau instansi ataupenyebutan namasebagai

“disponsori sepenuhnya oleh” di semua media publikasi (spanduk dan pamflet).

Perusahaan atau instansi akan dilibatkan dalam semua jenis kegiatan publikasi dan tidak ada
masukan dari sponsor lain.
 Perusahaan atau instansi akan diberikan fasilitas stand promosi selama kegiatan
berlangsung.

Pencantuman dalam judul kegiatan. Contoh :HIMAPOL . FISIP UIN SGD Bandung
bersama … (nama sponsor)

B. Golden Sponsorship

Memberikan kontribusi sebesar 50% dari kekurangan anggaran.

Kontrapretasi :

Pencantuman logo perusahaan atau instansi atau penyebutan nama sebagai “turut
didukung oleh” di semua media publikasi (spanduk dan pamflet)

Perusahaan atau instansi akan diberikan fasilitas stand promosi selama kegiatan
berlangsung,

Perusahaan atau instansi akan diberikan kesempatan melakukan promosi pada saat
kegiatan acara berlangsung.

C. BronzeSponsorship

Memberikan kontribusi sebesar 25% dari jumlah kekurangan dana.

Kontrapretasi:

Pencantuman logo perusahaan atau instansi atau penyebutan nama sebagai

“Turut didukung oleh” di semuamediapublikasi (spanduk dan pamplet).
Pihak sponsor dipersilahkan untuk memantau keseluruhan acara.
Apabila panitia mendapat sponsor dengan produk yang sama maka,panitia memilih
sponsor yang telah lebih dahulu menyetujui,serta menyetorkan dana.
Khusus untuk umbul-umbul, disediakan oleh sponsor dan pemasangannya
dilaksanakan oleh pihakpanitia.

D. KetentuanSponsorship

1. Tarif biaya sponsorship di atas sudah termasuk desain, ongkos produksi dan
pemasangan
2. Jawaban proposal kegiatan selambat-lambatnya satu minggu setelah proposalditerima
3. Perusahaan/instansi yang bermaksud untuk berpartisipasi dimohon untuk mengisi
lembar kontrak kerjasama yang telah disediakan untuk pihak sponsor dan untukpanitia.
4. Perjanjian kontrak kerjasama dapat dilakukan antara penanggung jawab pihaksponsor
dengan pembawaproposal.
5. Pemberian desain sponsor (logo perusahaan/instansi, produk atau yang lainnya
dilakukan saat perjanjian kontrakkerjasama.

E. Keterangan

Pihak sponsor dipersilahkan untuk memantau keseluruhan acara.

Apabila panitia mendapat sponsor dengan produk yang sama maka,panitia memilih
sponsor yang telah lebih dahulu menyetujui,serta menyetorkan dana.
Khusus untuk umbul-umbul, disediakan oleh sponsor dan pemasangannya
dilaksanakan oleh pihakpanitia.
Segala sesuatu yang belum disepakati berkaitan dengan sponsorship akan diatur di
kemudian hari
Syarat-syarat pembayaran :

Partisipasi dilakukan dengan menandatangani surat kontrak kerjasama.

Pembayaran pertama lunas atau minimal 60% dari nilai kontrak, dibayarkan pada saat
penendatanganan kontrak.
Pembayarankeduasebesarsisanyapalinglambatdilakukan4harisebelumpelaksanaan
kegiatan.
Jika sampai tanggal kesepakatan bersama pembayaran belum dilunasi maka panitia
berhak mencantumkan iklan sponsor sesuai dengan nilai pembayaran pertama.

Pembatalan kerjasama:

Pembatalan oleh pihak sponsor dilakukan selambat-lambatnya 2 minggu sebelum

pelaksanaan kegiatan.
Bagi yang telah membayar uang muka, maka 75%-nya akan menjadi hak panitia dan
25%-nya lagi dikembalikan.
Bagi yang telah membayar lunas, maka 50%-nya menjadi hak panitia dan sisanya
dikembalikan.
Bila pembatalan dilakukan oleh pihak panitia, maka pihak panitia berkewajiban untuk
mengembalikan sejumlah uang yang telah diberikan oleh pihak sponsor dan pihak sponsor
tidak dapat mengajukan tuntunan apapun.

Perjanjian kontrak:

Perjanjian kontrak dapat dilakukan oleh penanggung jawab dari pihak sponsor dengan
pembawa proposal atau yangmengkonfirmasikan.
Penyelesaian administrasi dapat dilakukan di sekertariatan panitia, melalui pihak
pembawaproposaldanuntukpembayarandapatjugamelaluinorekeningyangdisediakanoleh
HIMAPOL. FISIP UIN SGDBandung
Ketentuan yang belum diatur akan dibuat berdasarkan kesepakatan bersama antara pihak
panitia dengan pihaksponsor.
 Bagi perusahaan/instansi yang tidak bersedia berkerja sama, dimohon untuk
mengembalikan proposal kepada panitia.
Apabila terjadi perselisihan atau perbedaan persepsi atau klausul-klausul yang terdapat
pada surat pejanjian kerjasama, maka akan diselesaikan secara kekeluargaan.

FORMAT KESEDIAAN SPONSOR

Setelah mempelajari proposal ini, maka kami ikut partisipasi

sebagai sponsor dalam kegiatan

…………………………………… :

:
………….…………………………………….……………
Nama Perusahaan ……

:
………….…………………………………….……………
Alamat ……

:
………….…………………………………….……………
Telepon/HP ……

Contact Person
:
………….…………………………………….………………
…

Jumlah partisipasi
: Rp. ………….…………………………………….…………

Bentuk partispasi
:
 Platinum Sponsorship
Golden Sponsorship
Bronze
Sponsorship *) :
ceklis salah satu

Carapembayaran :

Transfer
Tunai
*) : ceklis salah satu

Demikian formulir kesediaan ini kami buat dengan benar, dan

pembayaran akan kami lakukan selambat-lambatnya tanggal :
……………………………..

Bandung, …………………………..

Hormat kami,

…………………………………….
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGEMBANGAN APARATUR ORGANISASI (PAO)

PENJAGAAN
I. MaintenancePengurus

1. Setiap BIDANG wajib mempunyai teambuilding BIDANG di awal

kepengurusan dan melaporkannya kepada PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG 2021-2022 secara tertulis dalam bentuk beritaacara.

2. Setiap BIDANG harus memiliki anggota dari BIDANG PAO HIMAPOL

FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang menjadi Controler atau yang
biasa disebut deputi pengawasinternal.

3. Penjagaan motivasi dan komitmen pengurus PAO HIMAPOL FISIP UIN

SGD BANDUNG 2021-2022 merupakan tanggung jawab masing-masing
ketua BIDANG , deputi internal PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG 2021-2022. BIDANG, dan EX-OFFICIO HIMAPOL FISIP
UIN SGD BANDUNG2021-2022.

4. Ketua BIDANG harus melakukan peran kultural (memberikan keteladanan,

danpendekatanpersonal)untukmenjagamotivasidankomitmenstaf-stafnya,
melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam setiaprapat.

5. Ketua BIDANG harus melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam

setiap rapat koordinasi kepada, deputi internal PAO BIDANG , BIDANG
PAOHIMAPOLFISIPUINSGDBANDUNG2021-2022danEX-OFFICIO
HIMAPOL UIN SGD BANDUNG 2021-2022 secaraberkala.

6. Deputi internal wajib menghadiri pertemuan Deputi BIDANG yangdiadakan

oleh BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022
sesuai waktu yang disepakati, baik personal maupun seluruhDeputi.

7. Ketua BIDANG harus membangun budaya positif ke setiap pengurus di

BIDANG nya (budaya salam, doa sebelum dan sesudah rapat, budaya saling
menasehati, tepat waktu dalam memulai rapat, budaya berpendapat, budaya
silih asah, slih asih, silih asuh ) dalam satu tahunkepengurusan.
 8. Ketua BIDANG wajib mensosialisasikan SOP BIDANG PAO yang telah
disepakati kepadastaf-stafnya.

9. Ketua BIDANG tidak diperkenankan untuk menjadi tim eksekutif dalam

menyelenggarakankegiatan.

10. Ex-officio tidak diperkenankan menjadi tim eksekutif dalam suatu kegiatan,
namun diperbolehkan menjadi Konseptor. Kecuali Ketua Umum tidak untuk
keduanya (Eksekutor maupunKonseptor).

11. Ketua BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022
wajib melaporkan evaluasi, dan kondisi pengurus dalam setiap rapatevaluasi
internal kepada KETUA UMUM HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG
2021-2022 secaraberkala

II. Loyalitas terhadapOrganisasi

1. PengurusHIMAPOLFISIPUINSGDBANDUNG2021-2022yanginginmengikuti
organisasi/kepanitiaan di luar BIDANG nya baik internal maupun eksternal
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 wajib meminta izin dan
pertimbangan Ketua BIDANGnya.

III. Mekanisme Treatment, Surat Peringatan, danPemutihan

1. Ketua BIDANG berhak memberikan treatment kepada stafnya yang bermasalah dan
atau melanggar SOP atas rekomendasi deputi pengawas internal, atau sederajatnya,
atau data monev atau Ketua BIDANG itu sendiri atau Ketua BIDANG PAO
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG Periode2021-2022.

2. Jika treatment pada poin 1 yang diberikan tidak dilaksanakan, Ketua BIDANG PAO
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022. berhak memberikan Surat
Peringatan Pertama (SP1) kepada staf yangbersangkutan.

3. Jika pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022. yang telah
dikenakan SP1 tidak menunjukkan perbaikan sikap, KETUA UMUM HIMAPOL
FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 atas rekomendasi Ketua Bidang berhak
memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus yangbersangkutan.

4. Jika pemberian SP2 tidak membuat keadaan membaik, KETUA UMUM HIMAPOL
FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 memberlakukan mekanisme pemutihan
yang terlebih dahulu dibahas dan disepakati di RAPAT PRESIDIUM (Ex-officio,
kabid, dan sekbid) HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG2021-2022.
VI. Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang ingin

mengundurkan diri harus:
a. Mempunyai rasionalisasi yang jelas, dapat di jelaskan secara objektif dan
sangat memberatkannya dalam menjalankan tugas-tugas sebagai pengurus
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG2021-2022.

b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri besertarasionalisasinya.

c. MendapatpersetujuandariseluruhanggotaBIDANGnyayangdiwakilioleh
tanda tangan KetuaBIDANG.
d. BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang
akan mengundurkan diri wajib memberikan rekomendasipengganti.

2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD

BANDUNG diputuskan oleh KETUA UMUM HIMAPOL FISIP UIN SGD
BANDUNG.

3. Pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG secara otomatis mengundurkan

diri jika cuti atau tidak memiliki status akademik aktif (Selama belum diwisuda)

MONITORING EVALUASI DAN PROYEKSI

I. Pelaksanaan Kegiatan InternalBIDANG

1. Seluruh pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 wajib

mengikutidanjikatidakhadir3kali,programkerjadalamBIDANGnya,danprogram kerja
umum akan dikenakan SP1.

2. Seluruh Pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 wajib

melakukan rapat evaluasi dan proyeksi rutin berkala satu bulan sekali yang akan
dilaporkan kepada SekretarisUmum.

3. Setiap BIDANG wajib melakukan rapat evaluasi dan proyeksi berkala dengan waktu
yang di sepakati anggota BIDANG dengan di dampingi deputi pengawasinternal.
II. Kehadiran dalam Kegiatan BIDANGLain

1. Seluruh pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 wajib hadir
dan jika tidak hadir program kerja HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-
2022 di luar BIDANG nya yang melibatkan kehadiran BIDANG lain akan dikenakan
SP 1.

2. BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 memonitor

kehadiran pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 dalam
program HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang melibatkan
seluruh BIDANG di HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 dengan
presensi pengurus di setiap kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh
SEKRETARIS BIDANG sesuai dengan SOP ADMINISTRASI
KESEKRETARIATAN.

3. Presensi pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 dalam

kehadiran di BIDANG lain yang melibatkan kehadiran BIDANG lain akan diaudit di
pertengahan dan di akhir kepengurusan HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG
2021-2022.
III. Membangun Budaya Disiplin dan MenghargaiSesama.

1. Seluruh pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 harus

mendukung terbangunnya budaya disiplin dalamorganisasi.

a. respect totime

i. Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh HIMAPOL FISIP UIN SGD

BANDUNG 2021-2022/BIDANG baik internal HIMAPOL FISIP UIN
SGD BANDUNG 2021-2022 maupun melibatkan pihak luar harus
dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah ditetapkansebelumnya.

ii. Setiap BIDANG wajib membuat mekanisme tertulis tentang rewarddan

punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu.

iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada

pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapatdimulai.

iv. DansemuainidikembalikankepadaKetuaBidangKodeEtikdanAkhlakul
Karimah.

b. respect tosystem

i. HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 memiliki peraturan-

peraturan yang bersifat mengikat kepada seluruhpengurusnya.

ii. Seluruh kegiatan HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022

(termasuk kajian, dan kegiatan formal atau informal) di lingkungan fisip
harus diselesaikan maksimal pukul 23.00 WIB. Jika ada kondisi yang
mengharuskan pengurus HIMAPOL melampaui ketentuan tersebut, pihak
yang bersangkutan harus meminta izin kepada Ketua HIMAPOL atau Ex-
Officio terkait yang juga diberitahukan kepada KETUA BIDANG PAO
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 dan KETUAUMUM
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG2021-2022.

45
 iii. Seluruh pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022
wajib mengerjakan pekerjaan sesuai dengan deskripsipekerjaan.

2. Seluruh pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 harus

mendukung terbangunnya budaya menghargai sesama (respect to people) dengan
memberikan pendapat, kritik, dan saran dengan cara yang baik dan menghargai
pendapat orang lain serta melaksanakan setiap hasil dari suatu keputusan secara
sungguh-sungguh dan lapangdada.

APRESIASI

I. ApresiasiPersonal

1. Penilaian (appraisal) yang dilakukan oleh SEKRETARIS BIDANG PAO HIMAPOL

FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 kepada seluruh pengurus HIMAPOL FISIP
UIN SGD BANDUNG 2021-2022 akan dilaporkan dalam bentuk laporanpengurus.

2. Pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang menampilkan

kinerja paling baik berdasarkan laporan akan mendapatkan apresiasi penghargaan
(award) dari EX-OFFICIO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG2021-2022

3. Apresiasi bagi Organizing Commite merupakan tanggung jawab BIDANG

penyelenggara.

4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab ketua organizing

commite yang bersangkutan yang mewajibkan memberikanapresiasi.

5. Apresiasi bagi BIDANG merupakan tanggung jawab dari Ketua HIMAPOL FISIP
UINSGDBANDUNG2021-2022dibantuolehSekretarisUmumdanKetuaBIDANG
HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG2021-2022.

6. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui program kerja monitoring evaluasi
dari Deputi PengawasInternal.

46
UPGRADING

I. Peningkatan KualitasPengurus

1. Setiap BIDANG wajib mengikuti pelatihan keahlian (skill) yang diselenggarakanoleh

BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022.

Setiap anggota BIDANG wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus BIDANG yang
diselenggarakan baik oleh BIDANG bersangkutan atau BIDANG PAO HIMAPOL
FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 berdasarkan kurikulum yang telah disusun
oleh BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022.

KADERISASI

I. KaderisasiBIDANG

1. Setiap BIDANG wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama
secaratertulisbagiBIDANGtersebutuntukresufflekeanggotaan(jikadiperlukan)pada
rapat pleno tengah, yang lalu diserahkan kepada BIDANG PAO HIMAPOL FISIP
UIN SGD BANDUNG2021-2022.

2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan untuk
menjadi pengurus HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-2022 yang
dilaksanakan oleh BIDANG PAO HIMAPOL FISIP UIN SGD BANDUNG 2021-
2022.

47
Keterangan :
SOP ini berlaku 1 tahun kepengurusan HIMAPOL.

48