34.

SOP KEGIATAN MAHASISWA

STANDAR OPERASIONAL No. Kode Dokumen :

PROSEDUR (SOP) Tanggal Terbit :
KEGIATAN MAHASISWA No. Revisi :

1. Pengertian
SOP kegiatan kemahasiswan adalah standar prosedur yamg mengatur tahapan dan syarat-syarat yang
wajib dipenuhi mahasiswa untuk melaksanakan kegiatan kemahasiswaan.

2. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk:
1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait dalam melaksanakan proses kegiatan kemahasiswaan
2. Mengembangkan kegiatan ekstrakurikuler mahasiswa FISIP Undana yang bersifat penalaran, minat
bakat, kerohanian dan seni.
3. Mengembangkan kemampuan mahasiswa berkomunikasi secara ilmiah.
4. Mendorong mahasiswa agar peka terhadap permasalahan dalam bidang penalaran, minat, bakat,
kerohanian dan seni, serta ikut berperan melalui pemikiran-pemikiran ilmiah.

3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup SOP Kegiatan kemahasiswaan meliputi:
1. Mahasiswa
2. Organisasi mahasiswa
3. Kegiatan kemahasiswaan
4. Himapro, BLM, dan BEM
5. Sub Koordinator Akademik dan Kemahasiswaan
6. Wadek I

4. Penanggung Jawab
Wadek I dan Koordinator Program Studi.

5. Definisi Istilah
1. Organisasi kemahasiswaan FISIP Undana adalah organisasi yang terdaftar dan ditetapkan dengan
Surat Keputusan Dekan yang berwenang di lingkup FISIP Undana.
2. Kegiatan kemahasiswaan di FISIP Undana adalah jenis-jenis pelaksanaan kegiatan mahasiswa
dalam menunjang proses pembelajaran yang dilaksanakan oleh lembaga mahasiswa FISIP Undana.
3. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar universitas/ fakultas/program studi.
4. Himpunan Mahasiswa Program Studi adalah himpunan maasiswa yang berkedudukan di tingkat
program studi di lingkungan FISIP Undana.
5. BEM FISIP adalah badan Badan Eksekutif mahasiswa Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk
berkedudukan di tingkat fakultas.
6. Sub Koordinator Akademik dan kemahasiswaan adalah sub koordinator akademik dan
Kemahasiswaan pada FISIP Undana.
7. Wadek I adalah Wakil Dekan bidang akademik dan kemahasiswaan.
 8. Fakultas adalah satuan struktur organisasi pada universitas yang mengkordinasikan dan/ atau
melaksanakan pendidikan akademik.
9. Warek III adalah Wakil Rektor bidang kemahasiswaan universitas.

6. Prosedur
a. Ketentuan Utama Kegiatan Kemahasiswaan adalah:
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus diselaraskan dengan penalaran dan keilmuan, minat dan
bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan kegiatan sosial.
2. Setiap program kegiatan kemahsiswaan harus mendahulukan kepentingan mahasiswa daripada
kepentingan mahasiswa lain dan tidak mengganggu perkuliahan.
3. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus direncanakan dan dirancang dengan baik terinci dan
selalu memperhatikan an mendahulukan kepentingan akademik serta dapat
dipertanggungjawabkan.
4. Setiap program kemahasiswaan harus memperhatikan dan sesuai dengan sistem dan aturan yang
berlaku di FISIP Uundana.
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus organisasi atau panitia yang
ditunjuk resm oleh organisasi dalam bentuk kepanitiaan.
6. Setiap rapat kegiatan kemahasiswaan harus disertai dengan Berita Acara Rapat yang
ditandatangani oleh seluruh mahasiswa yang hadir di rapat tersebut.
7. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan biaya
hasil kegiatan.
8. Setiap organisasi kemahasiswaan yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi
berupa teguran dan tidak diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.
b. Prosedur Pengajuan Permohonan Penggunaan Fasilitas:
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan,
atau fasilitas lainnya kepada Dekan melalui Wakil Dekan I.
2. Wakil Dekan I memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan
kebutuhan penggunaan dan ketersediaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan
Sub Koordinator Umum dan Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
3. Wakil Dekan I mendisposisikan surat permohonan panitia/pengurus untuk ditindaklanjuti oleh Sub
Koordinator Umum dan Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
4. Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di Sub Koordinator Umum dan
Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia/pengurus berkoordinasi dengan Sub Koordinator Umum dan Perlengkapan, Kepegawaian
dan Keuangan mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada Sub
Koordinator Umum dan Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
c. Prosedur Pengajuan Penyelenggaran Kegiatan di Luar Kampus
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus
kepada Dekan melalui Wakil Dekn I berdasarkan persetujuan pengurus lembaga kemaha-
siswaan dan diketahui oleh Sub Koordinator Umum dan Perlengkapan, Kepegawaian dan
Keuangan, dan Koordinator Program Studi.
2. Wakil Dekan I mengadakan audiensi dengan Panitia/Pengurus mengenai tujuan
penyelenggaraan kegiatan di luar kampus.
3. Wakil Dekan I melaporkan permohonan tersebut kepada Dekan. Dekan menyetujui/tidak
menyetujui penyelenggaraan kegiatan d luar kampus setelah mendapat masukan dari Wadek I
dan mengadakan audiensi dengan panitia/pengurus bila diperlukan.
 4. Dekan mendisposisikan surat permohonan penyelenggaraan kegiatan di luar kampus kepada
Wadek I untuk dibuatkan surat administrasi yang dibutuhkan jika kegiatan tersebut disetujui.
5. Wakil Dekan I meneruskan surat izin kepada Sub Koordinator Akademik dan Kemahasiswa-an
untuk diteruskan kepada panitia/pengurus.
6. Panitia/pengurus mengambil surat yang dibutuhkan di Sub Akademik dan Kemahasiswaan.
7. Panitia/mengurus melaporkan hasilpnyelenggaraan kegiatan kepada Dekan melalui Wakil Dekan
I.
d. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
1. Prosedur Penyerahan Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
a. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Dekan I dan
Sub Koordinator Akademik dan Kemahasiswaan, paling lambat 30 hari kerja setelah
penyelenggaraan kegiatan.
b. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum
menyampaikan Laporan Perjanggungjawabannya, tidak diperkenankan mengajukan proposal
baru.
c. Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD.
2. Format Laporang Pertanggungjawaban Kegiatan dan Keuangan Format Laporan
Pertanggungjawaban kegiatan dan keuangan disesuaikan dengan ketentuan dan peraturan yang
berlaku.

7. Bagan Alir

Pihak yang Terkait

Uraian Kegiatan Panitia Himapro BEM Dosen Dekan/ Sponso Dokumen Waktu
Pendamping Wadek I r
1. Organisasi
kemahasiswaan
membentuk panitia
pelaksana kegiatan
2. Koordinasi pimpinan
fakultas

3. Penunjukan dosen
pendamping
4. Persiapan peiaksanaan
kegiatan
a. Rapat Kordinasi
Panitia
b. Penyusunan jadwal
kegiatan
c. Reaiisasi dan usaha
dana

d. Konsuitasi dosen
pendamping

e. Finalisasi persiapan
peiaksanaan kegiatan
5. Panitia Pelaksana
Kegiatan

6. Pelapor
a. Panitia melaporkan
 pelaksanaan
kegiatan pada
ketua organisasi
kemahasiswaan

b. Ketia lembaga
kemahasiswaan
melaporkan
pelaksanaan kegiatan
pada Wadek I

c. Dosen
pendamping
melaporkan
pelaksanaan kegiatan
pelaksanaan kegiatan

8. Referensi
Peraturan Rektor No. 5/PP/ 2022 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa
Cendana

9. Instruksi Kerja
Tujuan
Memastikan bahwa prosedur SOP kegiatan kemahasiswaan dapat berjalan dengan benar.
Prosedur
1. Panitia/pengurus mengajukan surat permohonan penggunaan fasilitas berupa ruang, peralatan,
atau fasilitas lainnya kepada Dekan melalui Wakil Dekan II.
2. Wakil Dekan II memutuskan fasilitas kampus yang dapat digunakan setelah mendengarkan
kebutuhan penggunaan dan ketersediaan fasilitas dari panitia/pengurus dan berkoordinasi dengan
Sub Koordinator Umum, Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
3. Wakil Dekan II mendisposisikan surat permohonan panitia/pengurus untuk ditindaklanjuti oleh Sub
Koordinator Umum, Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
4. Panitia/pengurus mengisi formulir penggunaan fasilitas di Sub Koordinator Umum, Perlengkapan,
Kepegawaian dan Keuangan sesuai dengan ketersediaan fasilitas yang disetujui.
5. Panitia/pengurus berkoordinasi dengan Sub Koordinator Umum, Perlengkapan, Kepegawaian dan
Keuangan mengenai pelaksanaan penggunaan fasilitas.
6. Panitia/pengurus merapikan dan mengembalikan fasilitas yang telah digunakan kepada Sub
Koordinator Umum, Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
7. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Wakil Dekan I dan Sub
Koordinator Umum, Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan, paling lambat 30 hari kerja
setelah terselenggaranya kegiatan.
8. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi belum
menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban harus dijilid rapi dan disertai soft file berupa CD