35.

SOP PELACAKAN ALUMNI (TRACER STUDY)

STANDAR OPERASIONAL No. Kode Dokumen :

PROSEDUR (SOP) Tanggal Terbit :
No. Revisi :
SOP PELACAKAN ALUMNI
(TRACER STUDY)

1. Pengertian
SOP Pelacakan Alumni adalah standar prosedur yang mengatur tahapan dan pelaksanaan pelacakan
alumni dan pemutakhiran data alumni.

2. Tujuan
1. Standar prosudur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pelaksanaan tracer study dengan baik dan
benar sehingga memudahkan pelaksanaan pelacakan alumni dan memperoleh informasi yang
akurat.
2. Membuat data base alumni dalam rangka pemetaan kompetensi alumni.

3. Ruang Lingkup
Standar operasional prosedur ini mencakup peiaksanaan pelacakan alumni dan pemetaan kompetensi
lulusan serta pemutakhiran data base alumni.

4. Penanggung Jawab
Standar operasional prosedur ini mencakup pelaksanaan pelacakan alumni dan pemetaan kompetensi
lulusan serta pemutakhiran data base alumni.

5. Definisi Istilah
1. Pelacakan alumni adalah kegiatan mencari informasi tentang posisi dan kondisi kompetensi alumni.
2. Alumni adalah lulusan Fakultas Sosial dan Ilmu Politik Universitas Nusa Cendana yang sah dan
memenuhi ketentuan untuk menyandang status alumni.
3. Kuesioner adalah isian data yang diberikan fakultas kepada alumni yang berisiakan pernyataan
singkat dan uraian mengenai kondisi dan pendapat alumni tentang pelayanan fakultas.

6. Prosedur
1. Koordinasi pemutakhiran data alumni
2. Verifikasi data alumni
3. Penyusunan kuesoner alumni
4. Pelacakan data dan posisi alumni
5. Distribusi kuesioner alumni
6. Pengembalian kuisioner
7. Pengelolahan data kuesioner
8. Pemutakhiran data alumni

7. Bagan Alir
 Pihak yang Terkait
No Uraian Kegiatan Wadek 1 Subkoor Akademik Alumni Dokumen Waktu
& Kemahasiswaan
1 Koordinasi pemutakhiran Daftar
data alumni Alumni

2 Verfikasi data alumni Data

alumni

3 Penyusunan kuesioner Kuesioner

alumni

4 Pelacakan data dan posisi Data

alumni alumni

5 Distribusi kuesioner alumni Data

alumni

6 Pengembalian kuesioner Kuesioner

7 Pengelolahan data Tabulasi

kuisioner data
alumni
8 Pemuktahiran data alumni Data
alumni

8. Referensi
Peraturan Rektor No. 3/PP/2019 dan diganti dengan Peraturan Rektor No. 5/PP/2022 tentang
Pedoman Penyelenggaraan di Universitas Nusa Cendana.

9. Instruksi Kerja
Tujuan
Memastikan bahwa prosudur pelacakan alumni berjalan semestinya dan pemutakhiran data alumni
dapat tewujud.
Prosedur
a. Kabag kemahasiswaan dan alumni FISIP Undaba berkoodinasi dengan wakil dekan bidang
Akademik dan Kemasiswaan dan alumni untuk memutakhirkan data alumni.
b. Wakil dekan bidang Akademik dan Kemahasiswaan melakukan verfikasi posisi dan kondisi
alumni yang ada dalam data base alumni Fakultas llmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Nusa
Cendana.
c. Sub Koordinator Akademik dan Kemahasiswaan membuat form kuesioner yang berisikan
biodata, informasi diri, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, relevansi pendidikan dan
pekerjaan, pengalaman pembelajaran dan masukan bagi pendidikan tinggi, indikator
kompetensi dan daya saing dalam dunia kerja dan dikoordinasikan dengan wakil dekan bidang
akademik dan kemasiswaan.
d. Wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan dan Sub koordinator akademik dan
kemahasiswaan melakukan verifikasi alamat alumni yang ada pada base alumni dan mencari
informasi tambahan jika dibutuhkan.
e. Sub koordinator akademik dan kemahasiswaan mengirimkan form kuisioner disertai surat
pengantar dari wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan kepada alumni via pos
ataupun surat elektronik.
f. Alumni yang telah menerima form kuesioner harus melakukan konfirmasi ke FISIP Undana dan
mengisi serta mengembalikan via pos atau surat elektronik kuesioner tersebut paling lama 1
minggu setelah diterima.
g. Sub koordinator akademik dan kemahasiswaan yang menerima balasan dari alumni membuat
tabulasi data kuisioner dan diteruskan kepada wakil dekan bidang akademik dan
kemahasiswaan.
h. Wakil dekan bidang akademik dan kemahasiswaan melakukan pemutakhiran data base alumni
dengan data kuisioner alumni yang sudah ditabulasikan oleh sub koordinator akademik dan
kemahasiswaan.
i. Data base yang telah diperbaharui digunakan sebagai dasar evaluasi pengguna lulusan.
j. Data kuisioner yang diterima dianalisis dan digunakan sebagai bahan pertimbangan dan
perbaikan dalam rangka peningkatan kompetensi lulusan dan pelayanan pendidikan.