Kode/ No :

STIKES KEPANJEN
SOP/Plks/STIKES.KPJ/86
MALANG Tanggal : 06 Mei 2019
PROSEDUR Revisi :1
SPMI Halaman : 1 dari 17

PROSEDUR KEGIATAN MAHASISWA

STIKES KEPANJEN MALANG

Penanggung Jawab
Proses Tanda Tanggal
Nama Jabatan
tangan
1. Perumusan Arinta Julia BS, S.Gz Tim Pengembang 23 April 2019
SPMI
2. Pemeriksaan ListiyawatiRatna N.,M.Si Kepala LPMI 29 April 2019

3. Persetujuan Riza Fikriana ,M.Kep. Ketua STIKES 06 Mei 2019

4. Penetapan Riza Fikriana ,M.Kep. Ketua STIKES 06 Mei 2019

5. Pengendalian Tri Nurhudi S.,M.Kep Wakil 06 Mei 2019

Ketua III

1 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 Kode/ No :
STIKES KEPANJEN
SOP/Plks/STIKES.KPJ/33
MALANG Tanggal : 23 Mei 2019
PROSEDUR Revisi :1
SPMI Halaman : 2 dari 17

1. Definisi Istilah 1. Mahasiswa adalah merupakan peserta didik yang terdaftar dan
registrasi secara akademik di lingkungan STIKes Kepanjen.
2. Kegiatan mahasiswa adalah terdiri dari 2 kegiatan yaitu kegiatan
kurikuler dan ekstrakurikuler baik di dalam maupun di luar kampus
3. Organisasi kemahasiswaan adalah lembaga yang di bentuk oleh
mahasiswa melalui proses rapat kerja yang memiliki AD/ART
organisasi, rencana kerja dan disetujui oleh Institusi STIKes Kepanjen
melalui Waket III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama sebagai
wahana dan mengembangkan diri, kreativitas serta kemandirian
mahasiswa dalam rangka memenuhi kebutuhan akan pengembangan
penalaran keilmuan, minat bakat, kesejahteraan, pendidikan pelatihan,
pola rekayasa, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
4. Unsur organisasi mahasiswa adalah senat mahasiswa BEM, MPM,
Himpunan, UKM yang aktif dan panitia setiap kegiatan yang ditunjuk
melalui Surat Tugas Ketua STIKes Kepanjen.
5. Pembina organisasi mahasiswa adalah Wakil Ketua III Bidang
Kemahasiswaan dan Kerjasama dan Dosen yang ditugaskan untuk
membina kegiatan organisasi kemahasiswaan melalui Surat Tugas
Ketua STIKes Kepanjen dalam satu periode tertentu.
6. Fasilitas mahasiswa adalah sarana dan prasarana STIKes Kepanjen
yang dapat digunakan sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan
mahasiswa melalui proses koordinasi dan komunikasi
2. Tujuan Prosedur Untuk mencapai standar pelayanan kegiatan kemahasiswaan bagi
mahasiswa dan pembina.

3. Luas Lingkup Prosedur ini berlaku:

Prosedur dan Untuk mencapai pelayanan kegiatan kemahasiswaan bagi mahasiswa
Penggunaanya baik dari dana internal maupun eksternal

4. Standar 1. Pembentukan lembaga organisasi mahasiswa melalui proses rapat

kerja dengan merumuskan:
a. AD/ART organisasi,
b. Struktur organisasi,
c. Program rencana kerja,
d. Surat Tugas Ketua STIKes Kepanjen
2. Prosedur layanan kegiatan kemahasiswaan, yaitu:
a. Pengajuan proposal kegiatan
b. Sponsor kegiatan
c. Pengajuan permohonan penggunaan fasilitas
d. Perosedur pengajuan kegiatan di luar kampus
e. Laporan pertanggung jawaban (LPJ)

5. Prosedur 1. Ketua menetapkan panduan kegiatan kemahasiswaan.

2. Wakil Ketua III mensosialisasikan panduan kegiatan
kemahasiswaan.

2 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 3. Mahasiswa mengajukan proposal kegiatan ke Pembina dan Unit
Kemahasiswaan.
4. Proposal di verifikasi tim Unit Kemahasiswaan.
5. Disetujui/revisi proposal kegiatan.
6. Disahkan oleh Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan dan Ketua
STIKes Kepanjen.
7. Bagian Keuangan untuk pencairan anggaran kegiatan.
8. Kegiatan berlangsung dilaksanakan sesuai perencanaan.
9. Kegiatan selesai dan dilaporkan pertanggung jawaban ke Bagian
keuangan, Wakil Ketua III dan Ketua STIKes Kepanjen.
10. Ketua menerima laporan dan diarsip Unit Kemahasiswaan.

6. Kualifikasi 1. Ketua STIKES Kepanjen

Pejabat/ Petugas 2. Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama
yang Menjalankan 3. Kepala UPMI
Prosedur 4. Ketua Program Studi di lingkungan STIKES Kepanjen Malang
5. Kepala Unit Kemahasiswaan
6. Pembina UKM
7. Mahasiswa

7. Bagan Alir Instruksi Kerja (IK) Pelayanan Kegiatan Kemahasiswaan (terlampir)

Prosedur

8. Dokumen Terkait 1. Kuesioner evaluasi Kegiatan Kemahasiswaan bagi mahasiswa yang

diisi oleh Wakil ketua III.

9. Sasaran dan 1. Pada tahun 2020 rata-rata mutu Kegiatan Kemahasiswaan bagi
Target Mutu mahasiswa adalah minimal 3,00 (Baik).
2. Setiap satu semester sekali Wakil Ketua III diwajibkan melakukan
audit mutu pelayanan Kegiatan Kemahasiswaan bagi mahasiswa.

10. Referensi 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang
Sistem Pendidikan Nasional
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2005 Tentang
Guru dan Dosen.
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang
Pendidikan Tinggi.
4. Bahan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi,
DIKTI tahun 2010
5. Permendikbud No 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu
Pendidikan Tinggi
6. Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Dikti, Tahun
2014
7. Statuta STIKES Kepanjen Malang Tahun 2016
8. Rencana Induk Pengembangan STIKES Kepanjen Malang Tahun 2008
s.d 2027
9. Rencana Strategis STIKES Kepanjen Malang Tahun 2016 s.d. 2019.

11. Verifikasi Dokumen prosedur ini sudah diperiksa, diedit, dan diverifikasi oleh pejabat
yang berwenang, sehingga dinyatakan lolos dan dapat diterapkan di
STIKES Kepanjen Malang.

3 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 INSTRUKSI KERJA
PELAYANAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN BAGI MAHASISWA
STIKES KEPANJEN MALANG

Ketua & Wakil Ketua III Unit Kemahasiswaan & Mahasiswa

Pembina UKM
Menetapkan panduan kegiatan Mengumumkan sosialisasi Mengajukan Proposal Kegiatan
kemahasiswaan bagi mahasiswa pengajuan kegiatan mahasiswa Kemahasiswaan <1bulan
sebelum kegiatan
Validasi dan verifikasi konsultasi:
1.Materi : Pembina UKM dan B.Indah Menyerahkan proposal
2. Anggaran : B.Wahida kegiatan

Proses revisi
Melakukan perbaikan proposal
Setuju Tidak kegiatan
revisi
Legalitas mengetahui Wakil Meminta legalitas pengesahan
Ketua III dan Ketua STIKes

Memutuskan dan rapat Koordinasi Bagian Keuangan : Mengambil dana kegiatan

bersama persiapan kegiatan P.Giri untuk pencairan anggaran

Pelaksanaan Kegiatan

Menerima laporan pertanggung Melaporkan pertanggung Mengumpulkan berkas proposal

jawaban kegiatan jawaban kegiatan dan laporan 3 rangkap

4 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 FORMULIR
EVALUASI STANDAR PELAYANAN
ADMINISTRASI PROPOSAL KEGIATAN
MAHASISWA
STIKES KEPANJEN MALANG
(Formulir ini Diisi oleh Pembantu ketua III Setiap Tahun Sekali)

PETUNJUK :
Beri tanda silang (X) pada salah satu angka/nilai sesuai penilaian Bapak/Ibu!

No Kriteria Nilai
1 1. Dilakukan dokumentasi persiapan, proses, maupun hasil 1 2
kegiatan kemahasiswaan
2 2. Dilakukan monitoring dan evaluasi oleh Tim Dosen 1 2
3-8 Prosedur 3. Mengisi dan melengkapi dokumen 1 2
layanan 4. Memproses dokumen 1 2
adminstrasi 5. Merekap dokumen 1 2
proposal 6. Rekomendasi 1 2
kegiatan 7. Pelaksanaan 1 2
mahasiswa 8. Laporan 1 2
9 9. Pelayanan Administrasi menggunakan One Day Services 1 2
10 10. Ada aturan apabila mahasiswa yang mengajukan 1 2
permohonan pelayanan administrasi mengisi dokumen mereka
dengan tidak jujur atau tidak benar, mahasiswa tersebut akan
mendapatkan sangsi yang berupa surat peringatan dan
seandainya mahasiswa tersebut tidak mengindahkan Surat
Peringatan, mahasiswa dapat dikenai sangsi akademis

KETERANGAN : 1 = Tidak, 2: Ya

5 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

Format Proposal Kegiatan:

Logo
ORMAWA

PROPOSAL KEGIATAN
*diisi nama kegiatan/lomba/pelatihan/workshop/seminar yang diikuti

Oleh:

*diisi nama yang bersangkutan

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN KEPANJEN

MALANG
*diisi tahun pelaksanaannya

6 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

Format Halaman Pengesahan:
KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

HALAMAN PENGESAHAN

1. Judul Kegiatan : ......................................................................................

2. Ketua Pelaksana :
Nama : ......................................................................................
NIM : ......................................................................................
Jabatan di Ormawa : ......................................................................................
3. Anggota pelaksana : ............... orang (terlampir daftar nama panitia)
4. Tempat Kegiatan : ......................................................................................
5. Waktu Pelaksanaan : ......................................................................................
6. Biaya yang diajukan : Rp. ................................................................................
7. Sumber dana : Institusi/Hibah Dikti/Sponsor/Swadana

Kepanjen, ...........

Ketua BEM STIKes Kepanjen Ketua Panitia

Bagus Satrio N. _____________

NIM. 1720005

Mengetahui,

Wakil Ketua III Ka. Unit Kemahasiswaan

Bid.Kemahasiswaan dan Kerjasama

Tri Nurhudi Sasono ,S.Kep.Ns.,M.Kep. Indah Nur`aini S. ,M.Pd.

NIK. 2008 11 005 NIK. 2015 02 056

Menyetujui,

Ketua STIKes Kepanjen

Riza Fikriana ,S.Kep.Ns.,M.Kep.

NIK. 2007 12 004

7 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

Format Laporan Kegiatan:

Logo
ORMAWA

LAPORAN KEGIATAN
*diisi nama kegiatan/lomba/pelatihan/workshop/seminar yang diikuti

Oleh:

*diisi nama yang bersangkutan

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN KEPANJEN

MALANG
*diisi tahun pelaksanaannya

8 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

Format Susuan Panitia:

KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

SUSUNAN KEPANITIAAN

NAMA KEGIATAN…..

SENAT/HIMPUNAN/UKM STIKes KEPANJEN

TAHUN

PELINDUNG : Ketua STIKes Kepanjen

PEMBINA/PENASEHAT : Wakil Ketua III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama

PENANGGUNG JAWAB : KETUA SENAT/HIMPUNAN/ UKM

KETUA PELAKSANA : ………………………..

SEKRETARIS : ………………………..

BENDAHARA : ……………………….

DIVISI / SIE :

1. ACARA

1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

2. PERLENGKAPANAN 1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

3. HUMAS 1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

4. KONSUMSI 1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

5. DOKUMENTASI 1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

6. KEAMANAN 1) KOORDINATOR 2) ANGGOTA

9 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

Format Sistematika Penulisan:

Sistematika Penulisan
Proposal/Laporan Kegiatan ditulis menggunakan Times NewRoman ukuran 12 dengan jarak baris
1,5 spasi kecuali ringkasan satu spasi dan ukuran kertas A-4 serta mengikuti sistematika dengan
urutan sebagai berikut:

HALAMAN SAMPUL
HALAMAN PENGESAHAN
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
1.2 Dasar penyelenggaraan
1.3 Tujuan
BAB 2. PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Tema
2.2 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
2.3 Sasaran
2.4 Pelaksana (Dosen dan mahasiswa yang terlibat)
2.5 Metode dan Media
2.7 Pelaksanaan Kegiatan
No. Rencana Kegiatan Durasi Kegiatan
1. Persiapan pelaksanaan
• Persiapan alat
• Persiapan tempat
• Persiapan peserta
2. Pelaksanaan
_________________________________
3. Evaluasi
_________________________________

10 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

BAB 3. BIAYA DAN JADWAL
3.1 Anggaran Biaya
Justifikasi anggaran biaya ditulis dengan terperinci dan jelas. Sedangkan ringkasan anggaran biaya
disusun dengan komponen sebagai berikut

No Jenis Pengeluaran Biaya yang Diusulkan

(Rp)
1 Honorarium untuk pelaksana/nara sumber
2 Pembelian bahan habis pakai untuk ATK, fotocopy, surat
menyurat, penyusunan laporan, cetak, penjilidan laporan
3 Perjalanan untuk biaya survei, sampling data, biaya
akomodasi-konsumsi, perdiem/lumsum, transport
4 Sewa untuk peralatan/mesin/ruang laboratorium, kendaraan,
peralatan penunjang lainnya
Jumlah
TERBILANG :

3.2 Jadwal Kegiatan

Rencana Kegiatan STIKes Kepanjen

No Rincian Kegiatan I II III IV V VI VII VIII IX X XI
1 Penyusunan Proposal
2 Pengajuan proposal
3 Seleksi & konsultasi
4 Revisi Proposal
5 Penerimaan Proposal
Rakor dengan
6
institusi/ Gladi
7 Pelaksanaan Kegiatan
8 Hasil Kegiatan
Pengumpulan
9
Laporan Lengkap
10 Pembubaran panitia

BAB 4. PENUTUP

LAMPIRAN-LAMPIRAN
Surat tugas/SPPD
Absensi kegiatan/tanda terima
Materi-materi
Undangan/surat menyurat
Notulensi
SPJ/kwitansi
Dokumen foto-foto

Format Undangan/Surat untuk Sasaran Internal:

11 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

Kepanjen, Mei 2019

Nomor : Kepada:
Lampiran : - Yth. Bapak/Ibu/Sdr.
Perihal : Undangan/Permohonan/dll.
di
TEMPAT

Bersama ini .................................... dalam rangka ......................................, yang akan dilaksanakan

pada :

Hari :
Tanggal :
Waktu :
Tempat :

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya yang baik disampaikan terima kasih.

Ketua Ormawa/Pelaksana

______________________

Format Undangan/Surat untuk Sasaran Eksternal :

12 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN KEPANJEN
TERAKREDITASI “B” BAN-PT
Jl. Trunojoyo No. 16, Panggungrejo, Kepanjen – Malang Telp. (0341) 397644 – Fax. (0341) 396625
Logo
Website: http://stikeskepanjen-pemkabmalang.ac.id ; E-mail: stikeskpj@stikeskepanjen-pemkabmalang.ac.id ORMAWA

Kepanjen, Mei 2019

Nomor : Kepada:
Lampiran : - Yth. Bapak/Ibu/Sdr.
Perihal : Undangan/Permohonan/dll.
di
TEMPAT

Bersama ini .................................... dalam rangka ......................................, yang akan dilaksanakan

pada :

Hari :
Tanggal :
Waktu :
Tempat :

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya yang baik disampaikan terima kasih.

Paraf Mengetahui,
Waket III
Ketua STIKes Kepanjen Ketua Ormawa/Pelaksana

Paraf Riza Fikriana S.Kep.Ns.,M.Kep. ______________________

Ka.unit
Mhs. NIK. 200712004

13 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 Format Notulen Rapat:
KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

NOTULEN RAPAT

Hari/Tanggal
Waktu
Agenda Rapat

Peserta Rapat Terlampir

Pimpinan Rapat
Kesimpulan Rapat

Rincian Rencana Tindak Lanjut (Terlampir)

Kepanjen,
Dibuat oleh Diketahui oleh

Notulis

Format Daftar Hadir:

14 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

DAFTAR HADIR

Hari/Tanggal
Waktu
Agenda
No Nama Jabatan Ttd
1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
6 6
7 7
8 8
9 9
10 10
11 11
12 12
13 13
14 14
15 15
16 16
17 17
18 18
19 19
20 20
21 21
22 22
23 23
24 24
25 25
26 26
Mengetahui,
Ketua Ormawa/Pelaksana

________________________
NIM.

Format Sertifikat:

15 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN KEPANJEN
TERAKREDITASI “B” BAN-PT
Jl. Trunojoyo No. 16, Panggungrejo, Kepanjen – Malang Telp. (0341) 397644 – Fax. (0341) 396625
Logo
Website: http://stikeskepanjen-pemkabmalang.ac.id ; E-mail: stikeskpj@stikeskepanjen-pemkabmalang.ac.id ORMAWA

SERTIFIKAT
Nomor :...../Stf/KMHS/STIKes-Kpj/.../2019
Diberikan kepada :

Nama : .....................................................
NIM : .....................................................
Semester : .....................................................
Prodi/Instansi : .....................................................

Sebagai/atas partisipasinya dalam .................................................................................

yang diselenggarakan oleh ..........................................................................................................
dari tanggal .......................................s/d ................................... bertempat di ....................

Paraf Mengetahui, Malang, .....................

Waket III
Ketua STIKes Kepanjen Ketua Ormawa/Pelaksana

Paraf Riza Fikriana S.Kep.Ns.,M.Kep. __________________

Ka.unit NIK. 200712004
Mhs.

*Ket: Lampiran Halaman kedua jika diperlukan

JUDUL KEGIATAN :

Materi:
No Materi Narasumber Jumlah menit
1.
2.
...dst.

Ketua Pelaksana

________________

Form Peminjaman Sarana Prasarana :

16 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang

 KOP SENAT/HIMAPRO/UKM (huruf Times New Roman 12)

Kepanjen, Mei 2019

Nomor : Kepada:
Lampiran : - Yth. Ketua STIKes Kepanjen
Perihal : Permohonan peminjaman cc. Kepala Bagian Umum/Laborat/dll
di
TEMPAT
Saya yang bertandatangan di bawah ini :
Nama : .............................................................................................................................
NIM : .............................................................................................................................
Semester/Prodi : ................../ ............................
Tahun akademik : .............................................................................................................................
Ormawa/UKM : .............................................................................................................................
Dengan hormat saya mengajukan permohonan peminjaman :
Sarana/prasarana : ......................................................(rincian terlampir)
Rangka/Kegiatan/Tugas : .................................................................................................................
Hari / Tanggal : ................................... / ..........................................................................
Apabila ada kerusakan pada saat pengembalian sarana dan prasarana tersebut, maka saya akan
bertanggung jawab atas hal tersebut.
Demikian permohonan saya, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Pemohon,

...............................................................
NIM.
Lampiran 2:
FORM PEMINJAMAN SARANA DAN PRASARANA

Peminjaman Pengembalian
Kondisi
No Nama Barang Tanggal Tanda Tanggal Tanda Ket
Petugas Barang
Pinjam tangan Kembali tangan
1
2
Dst

17 Prosedur Kegiatan Mahasiswa STIKES Kepanjen Malang