PANDUAN OPERASIONAL BAKU KEGIATAN KEMAHASISWAAN

HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS

KABINET KONSENTRIS
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
2018
 TIM PEMBINA KEMAHASISWAAN
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
TUJUAN
1. Panduan ini diterbitkan dengan maksud sebagai pedoman pengurus Himpunan Mahasiswa
Prodi Perencanaan Wilayah dan Kota (PWK) Institut Teknologi Kalimantan (ITK) dalam
mengajukan kegiatan;
2. Panduan ini diterbitkan dengan tujuan agar pengajuan kegiatan sesuai dengan standar
administrasi.
RUANG LINGKUP
Panduan kegiatan kemahasiswaan ini meliputi:
1. Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaaan;
2. Ketentuan mengenai Pelaksanaan Kegiatan;
3. Sanksi terhadap pelanggaran Pedoman Operasional Baku (POB) Kegiatan
Kemahasiswaan;
4. Tahapan pelaksanaaan dan pelaporan kegiatan :
a. Dilaksananakan oleh Tim Pembina Kemahasiswaan (TPK);
b. Dilaksananakan oleh Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) PWK;
c. Dilaksanakan oleh Pengurus Himpunan PWK;
5. Ketentuan penyusunan pertanggungjawaban keuangan;
6. Alur Koordinasi.

DEFINISI
1. Organisasi kemahasiswaan adalah wadah dan sarana pengembangan diri mahasiswa
ke arah perluasan wawasan dan peningkatan kecendekiawanan serta integritas
kepribadian untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi;
2. Tujuan pendidikan tinggi adalah:
a. Menyiapkan mahasiswa menjadi anggota masyarakat yang memiliki kemampuan
akademik dan/atau profesional yang dapat menerapkan, mengembangkan dan/atau
menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau kesenian;
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan/atau
kesenian serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan
masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.
3. Kegiatan kurikuler adalah kegiatan akademik yang meliputi: kuliah, pertemuan
kelompok kecil (seminar, diskusi, responsi), bimbingan penelitian, praktikum, tugas
mandiri, belajar mandiri, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat (kuliah kerja
nyata, kuliah kerja lapangan dan sebagainya);
4. Kegiatan ekstrakurikuler adalah kegiatan kemahasiswaan yang meliputi: penalaran
dan keilmuan, minat dan bakat, upaya perbaikan kesejahteraan mahasiswa dan bakti
sosial bagi masyarakat.

KETENTUAN POKOK KEGIATAN KEMAHASISWAAN

Ketentuan pokok kegiatan kemahasiswaan diatur sebagai berikut.
1. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus memperhatikan keseimbangan antara kegiatan
penalaran dan keilmuan, minat dan bakat, kesejahteraan mahasiswa, dan bakti sosial
mahasiswa pada masyarakat sekitar;
2. Setiap program kegiatan kemahasiswaan harus mendahulukan kepentingan mahasiswa
PWK ITK daripada kepentingan pihak lain dan tidak mengganggu perkuliahan;
3. Setiap program kegiatan kemahasiswaaan harus direncanakan dan dirancang dengan
baik dan terperinci, dengan selalu memperhatikan dan mendahulukan kepentingan
akademik, serta dapat dipertanggungjawabkan;
4. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus mengikuti ketentuan yang berlaku di ITK
dengan tidak mengabaikan ketertiban masyarakat sekitar kampus ITK;
5. Setiap kegiatan kemahasiswaan harus dilaksanakan oleh pengurus HMP ASTAPOLIS
ITK atau panitia yang ditunjuk dalam bentuk kepanitiaan;
6. Setiap pengurus HMP ASTAPOLIS ITK yang melaksanakan kegiatan kemahasiswaan
harus dilaporkan secara tertulis yang mencakup penggunaan anggaran dan evaluasi
pelaksanaan kegiatan kepada TPK PWK ITK melalui Tim Kesekretariatan TPK PWK
ITK;
7. Setiap yang tidak melaporkan kegiatannya akan dikenakan sanksi yaitu tidak
diperkenankan mengadakan kegiatan berikutnya.

KETENTUAN MENGENAI PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Tempat dan Fasilitas Kampus
a. Setiap kegiatan dilaksanakan di kampus ITK, kecuali jika fasilitas yang dimiliki oleh
ITK tidak memungkinkan, atau karena alasan-alasan khusus yang dapat
dipertanggungjawabkan;
b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di luar kampus harus
mendapatpersetujuan khusus dari Wakil Rektor yang menangani kemahasiswaan;
c. Setiap fasilitas kampus baik tempat dan/atau perlengkapan yang akan digunakan
sebagai penunjang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan harus mendapat izin dari
Kepala Bagian ITK yang menangani sarana dan prasarana;
d. Setiap tempat yang telah digunakan untuk berkegiatan harus dibersihkan kembali;
e. Setiap perlengkapan/kendaraan dinas yang telah digunakan untuk berkegiatan harus
dikembalikan segera setelah selesai dan panitia berkewajiban memastikan bahwa
perlengkapan/kendaraan dinas yang dipinjam, dikembalikan dalam keadaan baik
selambat-lambatnya 1 (satu) hari setelah pelaksanaan.

2. Waktu
a. Tidak diperbolehkan mengadakan kegiatan non akademik selama masa Ujian Tengah
Semester (UTS), Ujian Akhir Semester (UAS), dan waktu-waktu tertentu yang dapat
ditetapkan kemudian;
b. Kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan di kampus ITK selambat-lambatnya
harus berakhir pada pukul 17.00 WITA;
c. Kegiatan yang dilaksanakan lebih dari pukul 17.00 WITA harus disertai surat
rekomendasi dari dosen Pembina/penanggung jawab kegiatan.

SANKSI TERHADAP PELANGGARAN POB KEGIATAN KEMAHASISWAAN

Sanksi yang diberikan terhadap pelanggaran POB Kegiatan Kemahasiswaan dibagi menjadi
3 (tiga), yaitu:
(a) Sanksi berupa pemberian teguran tertulis, apabila:
1. Melakukan kegiatan yang mengganggu keamanan dan ketertiban pelaksanaan proses
pendidikan serta hal-hal lain di lingkungan Institut; atau
2. Melanggar Prosedur Operasional Baku Kegiatan Kemahasiswaan.
(b) Sanksi berupa rekomendasi pembekuan sementara, apabila:
1. Melaksanakan kegiatan ilegal;
2. Melaksanakan kegiatan yang tidak sesuai dengan perizinan yang diajukan;
3. Kegiatan lain yang bertentangan dengan peraturan di lingkungan Institut; atau
4. Menerima sanksi ringan sebanyak 3 (tiga) kali selama satu masa bakti kepengurusan.

TAHAPAN PELAKSANAAN DAN PELAPORAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN

1. Kegiatan yang mempergunakan pendanaan dari ITK (tingkat Program Studi)
a. Pengurus/Panitia mengajukan proposal kegiatan dan surat perijinan kegiatan
ditujukan kepada Koordinator Program Studi (Kooprodi) melalui TPK Prodi
PWK ITK dan telah di verifikasi oleh DPMP PWK ITK;
b. Proposal kegiatan dan disposisi/surat balasan perijinan kegiatan yang telah
disetujui kemudian digandakan dan diserahkan kepada TPK Prodi sebagai dasar
pencairan dana sebesar 50% melalui DPMP PWK ITK;
c. Pengurus/panitia mengajukan surat peminjaman tempat dan/ perlengkapan
ditujukan kepada Kabag Akademik dan Perencanaan dengan melampirkan
proposal kegiatan yang sudah disetujui dan disposisi/surat balasan perijinan
kegiatan melalui Tim Keseketariatan TPK ITK;
d. Berkoordinasi dengan Satuan Keamanan Kampus (SKK) ITK terkait
pelaksanaan kegiatan Kemahasiswaan.
e. Disposisi peminjaman tempat dan/ perlengkapan diserahkan kepada petugas
sarana dan prasarana ITK.
f. Organisasi mahasiswa (ormawa) yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan,
tetapi belum menyelesaikan dan menyerahkan Pertanggungjawabannya, tidak
diperkenankan mengajukan proposal kegiatan lainnya;
g. Pencairan dana sebesar 50% dilakukan setelah LPJ kegiatan diserahkan kepada
Tendik Prodi.
h. Format Proposal
I. Cover Proposal
Konten wajib cover proposal adalah sebagai berikut :
i. Nama kegiatan
ii. Logo pada cover dengan urutan kiri ke kanan
i Kegiatan (jika ada)
ii BIRO/departemen
iii Ormawa tingkat Prodi
iv Logo Prodi (Jika ada)
v ITK
iii. Nama BIRO/departemen
Ormawa
Jurusan …….
Institut Teknologi Kalimantan
Balikpapan
TAHUN (XXXX)

II. Isi Proposal

i. Latar Belakang kegiatan
 ii. Tujuan kegiatan
iii. Nama dan tema kegiatan
iv. Bentuk kegiatan
v. Sasaran peserta kegiatan
vi. Waktu dan Tempat kegiatan
vii. Tolok ukur keberhasilan (TUK)
viii. Susunan acara (terlampir)
ix. Anggaran dana (terlampir)
x. Susunan Kepanitiaan (terlampir)
xi. Penanggung jawab kegiatan (Nama, Program Studi, NIM, No
HP/telepon, email)
xii. Penutup
xiii. Lembar Pengesahan
xiv. Lampiran

III. Format Laporan Kegiatan

1. Cover (sama seperti format cover proposal)

2. Isi Laporan Pertanggung-jawaban
i. Pendahuluan
ii. Tujuan
iii.Nama dan tema kegiatan
iv. Sasaran kegiatan
v. Laporan kegiatan
vi. Realisasi pencapaian TUK
vii. Evaluasi kegiatan (persiapan, pelaksanaan (jadwal kegiatan sesuai
kondisi saat pelaksanaan, kendala, saran)
viii. Susuna Acara (terlampir)
ix. Laporan Keuangan (terlampir)
x. Susunan Kepanitiaan (terlampir)
xi. Dokumentasi kegiatan (terlampir)
xii. Penanggung jawab kegiatan (Nama, Program Studi, NIM, No
HP/telepon, email)
xiii. Penutup
i. Timeline
Pekan
No Ativitas
-3 -2 -1 n +1 +2 +3 +4
Pengajuan dan verifikasi Proposal Kegiatan,
Surat perijinan kegiatan kepada DPMP
1 PWK ITK dan surat peminjaman tempat
dan/ perlengkapan kepada Kabag Akademik
dan Perencanaan
2 Verifikasi ke DPMP PWK ITK
3 Verifikasi ke Pembina Kemahasiswaan Prodi
 Pekan
No Ativitas
-3 -2 -1 n +1 +2 +3 +4
Pencairan dana 50% melalui DPMP PWK
4
ITK
5 Koordinasi dengan pihak-pihak terkait
6 Pelaksanaan kegiatan

7 Penyusunan dan penyelesaikan SPJ keuangan

8 Penyusunan LPJ Kegiatan

9 Verifikasi
Penyerahan LPJ kegiatan pencarian dana 50%
10
melalui DPMP PWK ITK

j. Prosedur
 Mulai

Menyerahkan Proposal
dan disposisi perijinan
Menyusun LPJ Kegiatan
ke Tendik Prodi dan
Pencairan dana 50 %
Rencana
Kegiatan
Mahasiswa

Peminjaman tempat
dan/atau perlengkapan Verifikasi
ke petugas Sarpras ITK
Menyusun Proposal Kegiatan
dan Surat Perijinan Kegiatan
dan Surat

Koordinasi dengan SKK

ITK terkait pelaksanaan LPJ Kegiatan
kegiatan
Pembina
kemahasiswaan
prodi

Menyerahkan LPJ
Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan ke Tendik
Prodi

Koorprodi

Pengembalian tempat
dan/atau perlengkapan Pencairan dana 50%
Proposal & ke petugas Sarpras ITK
Salinan
disposisi
perijinan

Menyusun SPJ
Selesai
Keuangan
Menyusun Surat
Perijinan Tempat dan/
atau perlengkapan

Tendik Prodi

Kabag
Akademik &
Perencanaan

Gambar 6. Alur Pelaksanaan Kegiatan oleh Ormawa tingkat Prodi

(mempergunakan dana ITK)

2. Kegiatan yang TIDAK mempergunakan pendanaan dari ITK (Tingkat Program

Studi)
a. Pengurus/Panitia mengajukan proposal kegiatan dan surat perijinan kegiatan
ditujukan kepada Koordinator Program Studi (Kooprodi) melalui TPK Prodi
PWK ITK dan telah di verifikasi oleh DPMP PWK ITK;
b. Pengurus HMP PWK ITK atau panitia mengajukan surat perijinan peminjaman
tempat dan/atau perlengkapan dengan melampirkan disposisi/surat balasan
perijinan kegiatan dari Koordinator program studi ditujukan kepada
Kabag Akademik dan Perencanaan melalui Tim Keseketariatan TPK-ITK
 c. Disposisi perijinan kegiatan yang telah disetujui kemudian digandakan dan
diserahkan kepada tendik Prodi

d. Berkoordinasi dengan Satuan Keamanan Kampus (SKK) ITK terkait

pelaksanaan kegiatan Kemahasiswaan.
e. Disposisi peminjaman tempat dan/ perlengkapan diserahkan kepada petugas
sarana dan prasarana ITK.
f. Informasi umum kegiatan (hari, tanggal, tempat, PJ kegiatan)
i. Isi Berita Acara kegiatan
ii. Sasaran kegiatan
iii. Laporan Kegiatan
iv. Evaluasi kegiatan
v. Dokumentasi kegiatan
g. Ormawa yang telah selesai menyeleng-garakan kegiatan, tetapi belum
menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan
mengajukan kegiatan baru.
h. Timeline
Pekan
No Ativitas
-3 -2 -1 n +1 +2
Pengajuan dan verifikasi Proposal Kegiatan, Surat
perijinan kegiatan kepada DPMP PWK ITK dan surat
1
peminjaman tempat dan/ perlengkapan kepada Kabag
Akademik dan Perencanaan
2 Verifikasi ke Pembina Kemahasiswaan Prodi

Pengajuan Surat Perijinan Kegiatan kepada Koorprodi

3
PWK ITK
Pengajuan Surat Perijinan tempat dan atau perlengkapan
4
ke Kabag Akademik dan Perencanaan ITK
5 Koordinasi dengan pihak-pihak terkait
6 Pelaksanaan kegiatan
7 Penyusunan berita acara
8 Verifikasi
9 Penyerahan berita acara

i. Prosedur
 Mulai
Pengembalian tempat
dan/atau perlengkapan
Menyusun Surat ke petugas Sarpras ITK
Peminjaman tempat
dan/atau perlengkapan
Rencana
Kegiatan
Mahasiswa
Menyusun berita acara
Kegiatan
Kabag
Akademik &
Perencanaan
Menyusun Surat Perijinan
KegiataN dengan
melampirkan detail
kegiatan
Verifikasi
Peminjaman tempat
dan/atau perlengkapan
ke petugas Sarpras ITK

PJ PK Prodi ITK
Berita Acara
Kegiatan
Koordinasi dengan SKK
ITK terkait pelaksanaan
kegiatan

Koorprodi
Menyerahkan Berita
Acara Kegiatan ke
Tendik Prodi

Pelaksanaan Kegiatan
Salinan
disposisi
perijinan
kegiatan Selesai

Gambar 8. Alur Pelaksanaan Kegiatan oleh Ormawa tingkat Prodi (tidak

mempergunakan dana ITK)

Balikpapan, xx Desember xxxx

Mengetahui,
Dewan Perwakilan Mahasiswa PWK Ketua Panitia,

Nama Nama
NIM. NIM.
Mengetahui dan menyetujui,
Pembina Kemahasiswaan PWK

Dwiana Novianti Tufail, S. T., M. T.

NIP.100116076
 Gambar 1. Susunan Pengesahan surat/Proposal Kegiatan yang
dilaksanakan oleh HMP ASTAPOLIS ITK

KETENTUAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN

A. Laporan pertanggungjawaban (LPJ) Kegiatan
Laporan pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggung-jawaban hasil realisasi
program kerja yang telah digunakan dalam kegiatan kemahasiswaan.
B. Surat pertanggungjawaban (SPJ) Keuangan
Surat Pertanggungjawaban merupakan bentuk laporan penggunaan keuangan yang
bersumber dari ITK dengan mengacu pada pelaporan keuangan di lingkungan ITK.

1. SPJ keuangan dibuat oleh pengurus/panitia kegiatan dengan mengacu pada sistem
pertanggungjawaban keuangan di lingkungan ITK;
2. Bukti-Bukti SPJ dibuat dan disusun mengacu pada proposal kegiatan yang
disesuaikan dengan realisasi biaya kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan;
3. Hal – hal yang harus dilampirkan pada SPJ
a. Belanja bahan habis pakai (ATK, Nametag dll)
1) Nota pembelian sesuai dengan pembelian barangyang telah distempel dan
ditanda tangani oleh penjual
2) Nota pembelian disusun sesuai tanggal perkegiatan dan ditempel pada kertas
A4 warna putih
3) Kwitansi pembayaran dengan nominal total sesuai yang tertera pada
notapembelian dan telah di distempel dan ditanda tangani oleh penjual
4) SPP/e-billing (PPH) untuk nota pengeluaran ≥ 2.000.0000
b. Belanja jasa (cetak sepanduk, banner, foto copy dll)
1) Nota pembelian sesuai dengan pembelian jasa yang telah distempel dan
ditanda tangani oleh penjual, harga yang tertera pada nota pembelian adalah
harga jasa dan PPH
2) Nota pembelian disusun sesuai tanggal perkegiatan dan ditempel pada kertas
A4 warna putih
3) Foto Copy NPWP dengan nama usaha bukan NPWP pribadi/perorangan
4) Kwitansi pembayaran dengan nominal total sesuai yang tertera pada nota
pembelian dan telah distempel dan ditanda tangani oleh penjual
5) Foto kegiatan mahasiswa
6) SPP/e-billing (PPH) dengan nominal pembelian berapapun
c. Belanja Konsumsi
1) Nota pembelian sesuai dengan pembelian konsumsi yang telah distempel dan
ditanda tangani oleh penjual.
2) Nota pembelian disusun sesuai tanggal perkegiatan dan ditempel pada kertas
A4 warna putih
3) Kwitansi pembayaran dengan nominal total sesuai yang tertera pada nota
pembelian dan telah di distempel dan ditanda tangani oleh penjual
4) Berita acara kegiatan
 5) Daftar presensi kehadiran asli (bukan foto copy) setiap nota pembelian
konsumsi
6) Foto kegiatan mahasiswa
7) SPP/e-billing (PPH) untuk nota pengeluaran ≥ 2.000.0000 dengan pembelian
konsumsi di warung dan SPP/e-billing (PPH) untuk nota pengeluaran
berapapun untuk pembelian konsumsi di catering

d. Honorarium narasumber
1) Surat tugas dari Pimpinan ITK
2) Presensi Narasumber
3) Daftar Penerima Honoranium
4) Fotokopi NPWP Narasumber
5) SSP/e-billing (PPh pasal 21)
e. Hadiah berupa uang
1) Penetapan nama penerima hadiah
2) SK Rektor
3) Print out/foto copy publikasi kegiatan/lomba
4) Foto kegiatan
5) Berita acara kegiatan
f. Bantuan transport lomba
1) SK peserta lomba
2) Daftar nominatif perserta lomba
3) Print out/foto copy publikasi kegiatan/lomba atau undangan dari panitia
penyelenggara lomba
4) Foto kegiatan peserta saat lomba
5) Print out/foto copy pembelian tiket atau kwitansi pembayaran
kendaraan
6) Boarding pass peserta lomba (bagi yang menggunakan pesawat)
7) Berita acara kegiatan lomba
5. Kwitansi pembayaran wajib dibubuhi materai sebelum di stempel dan ditanda tangani
penjual, dengan ketentuan
a. Materai 3000 dipergunakan untuk pembelian Rp 250.000,00 s/d Rp
1.000.000,00

b. Materai 6000 dipergunakan untuk pembelian lebih dari Rp 1.000.001,00

6. SPJ Belanja Perjalanan Dinas dilengkapi dengan :
a. Surat Perintah Tugas (SPT)
b. Jika perjalanan dilakukan banyak orang, dalam satu lembar SPT dicantumkan
nama-nama yang melakukan perjalanan dinas
c. SPPD lembar 1 dan 2 yang telah disahkan (1 orang 1 SPPD)
7. Pajak
a. Penyetoran Pungutan/potongan pajak dikonfirmasi dahulu kepada Bendahara
Pengeluaran sebelum disetorkan ke Bank
b. Bukti setor pajak adalah Surat Setoran Pajak (SSP).
8. SPJ Keuangan disusun dan diselesaikan selambat-lambatnya 2(dua) minggu setelah
kegiatan kemahasiswaan dijalankan.
9. SPJ Keuangan terdiri dari rekapitulasi beserta dengan bukti penggunaan dana
10. Sistem pencairan dana kegiatan kemahasiswaan akan dicairkan 50% sebelum acara
dan 50% setelah SPJ selesai diserahkan dan telah setujui bendahara pengeluaran
ITK.

Catatan :
- Di dalam kwitansi pembayaran (baik nota toko maupun kwitansi versi ITK), nominal yang
tertulis adalah total dari seluruh nominal yang harus dibayarkan termasuk pajak.
- Jangan lupa meminta fotokopi NPWP toko untuk keperluan pembayaran PPh (jika transaksi
termasuk yang harus dibayarkan PPh-nya
- Belanja konsumsi snack hanya dapat di SPJkan dalam bentuk snack kotak, tidak
diperkenankan SPJ dalam belanja konsumsi perbiji.
- Jumlah pajak yang harus dibayarkan, lihat Tabel Tarif Pajak
 1. Tabel Tarif Pajak
PPh21 PPh22 PPh23 Pasal 4 ayat 2
PPh
No Uraian PPN TDK TDK TDK TDK
NPWP NPWP NPWP NPWP 26
NPWP NPWP NPWP NPWP
IV 15% 18%
Golongan III 5% 6%
1
II 0% 0%
HONORARIUM 50% x 50% x
WNI Non PNS
5% 6%
Narasumber Non ITK
WNA di Indonesia <
20%
183 hari
TANDA TANGAN & STEMPEL DI KWITANSI

Jasa Boga / Katering Nominal Berapapun 2% 4%

Warung/Rumah Nominal > Rp
1.5% 3%
Makan 2.000.000
2 KONSUMSI Toko Kue
Nominal Berapapun 2% 4%
(Dunkin/J.co, dll)
Nominal > Rp
10% 1.5% 3%
Toko Kue/Bakery 1.000.000
(Holland,dll) Nominal > Rp.
10% 1.5% 3%
2.000.000
TANDA TANGAN & STEMPEL DI KWITANSI

3 BELANJA BARANG Nominal > Rp 1.000.000 10%

Nominal > Rp 2.000.000 10% 1.5% 3%
4 BELANJA JASA TANDA TANGAN & STEMPEL DI KWITANSI

Nominal s.d Rp 1.000.000 2% 4%

Nominal > Rp 1.000.000 10% 2% 4%
TANDA TANGAN & STEMPEL DI KWITANSI

5 PEMELIHARAAN Nominal s.d Rp 1.000.000 2% 4%

Nominal > Rp 1.000.000 10% 2% 4%
Memiliki Klasifikasi Pelaksana Kecil 10% 2%
Usaha Konstruksi Pelaksana Sedang 10% 3%
PEMBANGUNAN (Nominal > Rp
6 1.000.000) Pelaksana Besar 10% 3%
GEDUNG
Tidak Memiliki Klasifikasi Usaha Konstruksi
10% 4%
(Nominal > Rp 1.000.000)
Memiliki Klasifikasi
10% 4%
PERENCANAAN DAN Usaha Konstruksi
Nominal > Rp
7 PENGAWASAN Tidak Memiliki
1.000.000
GEDUNG Klasifikasi Usaha 10% 6%
Konstruksi
SEWA (SELAIN Nominal s.d Rp 1.000.000 2% 4%
8
TANAH/BANGUNAN) Nominal > Rp 1.000.000 10% 2% 4%
9 SEWA TANAH/BANGUNAN 10%
PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN
TINGKAT PRODI
 PROPOSAL KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
DEPARTEMEN/BIRO PELAKSANA
HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS KABINET
KONSENTRIS
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
TAHUN 2018

I. PENDAHULUAN

Berisi tentang kata pengantar/latar belakang untuk memberikan gambaran tentang pentingnya
kegiatan. Jelaskan secara umum, mengapa penyelenggara mengadakan kegiatan yang
bersangkutan.

II. TUJUAN

Berisi tujuan diadakannya kegiatan

III. NAMA DAN TEMA KEGIATAN

Berisi nama kegiatan yang diselenggarakan dan tema kegiatan yang akan dilaksanakan

IV. BENTUK KEGIATAN

Berisi rencana bentuk kegiataan ang ada, sekaligus pembicara yang direncanakan akan mengisi
(jika menghadirkan pembicara)

V. SASARAN

Berisi list peserta yang akan dilibatkan dalam kegiatan

VI. TOLOK UKUR KEBERHASILAN

Merupakan target yang ingin dicapai dengan adanya kegiatan yang dilaksanakan
VII. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

VIII. SUSUNAN ACARA Lampiran 1

IX. ANGGARAN DANA

Lampiran 2

X. KEPANITIAAN

Lampiran 3

XI. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

Nama :

Program Studi :

NIM :

No HP/Telepon :

Email :

XII. PENUTUP

(paragraph 1) berisi harapan panitia kepada peserta pasca kegiatan

(paragraf 2) Demikian proposal ini kami susun agar menjadi bahan pertimbangan dan
suksesnya penyelenggaraan acara tersebut. Kami menyadari bahwa kegiatan ini tidak akan
berlangsung dengan baik tanpa adanya pengertian, dukungan, peran serta aktif dan bantuan
moral maupun materiil dari segala pihak yang berkaitan dengan kegiatan ini.Akhir kata,
semoga tujuan kegiatan ini dapat terwujud dengan baik dan menghasilkan manfaat bagi
semua pihak.
 LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
DEPARTEMEN/BIRO PELAKSANA
HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS KABINET
KONSENTRIS
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
TAHUN 2018

Balikpapan, 29 Februari 2018

Pimpinan Ormawa Ketua Panitia,

Fajar Dwi Astanto (Nama)

NIM.08151012 NIM.

Mengetahui dan menyetujui, Mengetahui,

Koordinator Program Studi Pembina Kemahasiswaan
Perencanaan Wilayah dan Kota Program Studi Perencanaan Wilayah
dan Kota

Achmad Ghozali, S.T.,M.T Dwiana Novianti Tufail, S.T.,M.T

NIP.197205132013021002 NIPH. 100116076

No Nama Paraf
Aaaa Bbbbb
1
(Menteri/Ketua Departemen)
Lampiran 1
SUSUNAN ACARA

Sabtu, xx Desember 2016

WAKTU ACARA KETERANGAN
07.00-08.00 Registrasi Kestari

Sabtu, xx Desember 2016

WAKTU ACARA KETERANGAN
07.00-08.00 Registrasi Kestari

ANGGARAN DANA
Lampiran 2

Pemasukan
Sumber Dana Jumlah

Program Studi Teknik Arsitektur 20.000

Iuran peserta
Sponsor
Total 20.000

Pengeluaran
harga satuan
No Uraian Jumlah Jumlah
A Bahan Habis Pakai

Kertas 1 rim 20.000 20.000

Tinta
Jilid
Subtotal 20.000

B Jasa
Spanduk 1 buah 350.000 350.000

Banner 1 buah 200.000 200.000

Fotokopi 2 buah 50.000 100.000

Subtotal 650.000

C Konsumsi
Labu leher tiga 1 buah 350.000 350.000

Subtotal 350.000
TOTAL 1.050.000

SUSUNAN PANITIA
Lampiran 3

Pengarah : Rektor ITK

Prof. Dr. Ir. Sulistijono, DEA.
Pelindung : 1. Wakil Rektor Bidang Akademik
Subchan, Ph.D
2. Ketua Program Studi Teknik Arsitektur
Yahya Muhammad. M.Eng., Ph.D.
Pembina : Yahya Muhammad, S.Sc., M.Sc.
Penanggung Jawab : 1. Pimpinan Ormawa
Fajar Dwi Astanto 08151012
2. Kepala departemen/ biro Pelaksana
(Nama) Nim xxxx
Ketua Pelasana :
Sekertaris :
Bendahara :

NB : ketentuan sie kepanitian bisa dirubah sesuai dengan kebutuhan

Lampiran 4
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
DEPARTEMEN/BIRO PELAKSANA
HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS KABINET
KONSENTRIS
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
TAHUN 2018

I. PENDAHULUAN
Berisi tentang ucapan terima kasih dan permohonan maaf dan latar belakang untuk
memberikan gambaran tentang pentingnya kegiatan. Jelaskan secara umum, mengapa
penyelenggara mengadakan kegiatan yang bersangkutan.

II. TUJUAN
Berisi tujuan diadakannya kegiatan

III. NAMA DAN TEMA KEGIATAN

IV. SASARAN KEGIATAN

V. LAPORAN KEGIATAN
Paragraph 1
Berisi gambaran umum kegiatan yang lebih terkait sekilas materi yang disampaikan oleh
pembicara (jika berbentuk materi) atau penjelasan mengenai jalannya kegiatan
Paragraph 2
Berisi tentang keterkaitan dengan target yang diharapkan disesuaikan dengan proposal
kegiatan (tercapai atau tidak), sebisanya disajikan data kuantitatif (pesertase kesesuaian
target). Jika memungkinkan, bisa juga dilampirkan list nama peserta.
Paragraph 3
Berisi evaluasi mulai dari persiapan, pelaksanaan kegiatan, bias dibuat dalam bentuk point2.
Paragraf 4
Berisi saran-saran untuk perbaikan kegiatan selanjutnya, bias dibuat per point sesuai
dengan jobdesk yang ada atau saran secara overall, misal tentang usulan waktu, acara, dll
NB : selain dalam bentuk paragraph, tiap paragraph bisa dibuat sebagai sub bab.
VI. SUSUNAN ACARA
Lampiran 1

VII. LAPORAN KEUANGAN Lampiran 2

VIII. KEPANITIAAN Lampiran 3

IX. DOKUMENTASI KEEGIATAN

Lampiran 4

X. PENANGGUNG JAWAB KEGIATAN

Nama :
Program Studi :
NIM :
No HP/Telepon :
Email :

XI. PENUTUP
(paragraph 1) berisi harapan panitia kepada peserta pasca kegiatan
(paragraf 2) Demikian laporan pertanggung jawaban ini kami susun agar menjadi bahan
pertimbangan suksesnya penyelenggaraan acara tersebut di masa yang akan datang. Kami
menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam pelaksanaan kuliah tamu, untuk itu, kami
selaku panitia penyelenggara memohon maaf atas segala kekurangan yang terjadi.Akhir kata,
semoga tujuan kegiatan ini dapat terwujud dengan baik dan menghasilkan manfaat bagi
semua pihak.

LEMBAR PENGESAHAN
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

NAMA KEGIATAN

DEPARTEMEN/BIRO PELAKSANA

HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS KABINET KONSENTRIS

INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN

TAHUN 2018

Balikpapan, 29 Februari 2018

Pimpinan Ormawa Ketua Panitia,

Fajar Dwi Astanto (Nama)

NIM. 08151012 NIM. xxx

Mengetahui,
Pembina Kemahasiswaan
Program Studi Perencaan Wilayah dan Kota

Dwiana Novianti Tufail, S.T., M.T.

NIPH. 100116076

No Nama Paraf
Aaaa Bbbbb
1
(Menteri/Ketua Departemen)
 SUSUNAN ACARA

Waktu Kegiatan Deskripsi Kegiatan

 Mengumpulkan Peserta
15.45 – 16.00 Registrasi peserta
 Regristasi

NB : susunan acara dibuat sesuai dengan rundown real kegiatan

 SUSUNAN PANITIA

Pengarah : Rektor ITK

Prof. Dr. Ir. Sulistijono, DEA.
Pelindung : 1. Wakil Rektor Bidang Akademik
Subchan, Ph.D
2. Ketua Program Studi Teknik Arsitektur
Yahya Muhammad. M.Eng., Ph.D.
Pembina : Yahya Muhammad, S.Sc., M.Sc.
Penanggung Jawab : 1. Pimpinan Ormawa
Fajar Dwi Astanto 08151012
2. Menteri/Kepada departemen Pelaksana
(Nama) (Nim xxx)
Ketua Pelasana :
Sekertaris :
Bendahara :

NB : ketentuan sie kepanitian bisa dirubah sesuai dengan kebutuhan

DOKUMENTASI KEGIATAN
Deskripsi singkat gambar Deskripsi singkat gambar
BERITA ACARA KEGIATAN
DAN
SURAT PERIJINAN
 BERITA ACARA KEGIATAN
NAMA KEGIATAN
DEPARTEMEN/BIRO PELAKSANA
HIMPUNAN MAHASISWA PLANOLOGI ASTAPOLIS
KABINET KONSENTRIS
INSTITUT TEKNOLOGI KALIMANTAN
TAHUN 2018

Hari, Tanggal :
Tempat :
Penanggung Jawab :
Peserta :
Yang Hadir :
Yang Tidak Hadir : SAKIT :
IJIN :
ALASAN :
Laporan Kegiatan :
Waktu Kegiatan Deskripsi Kegiatan
15.45-16.00 Registrasi Peserta Mengumpulkan peserta

Evaluasi :

Dokumentasi Kegatan :

Mengetahui, Balikpapan, 30 Agustus 2018

Pembina Kemahasiswaan Penanggung Jawab

Dwiana Novianti Tufail,S.T.,M.T Nama

NIP/NIPH. 100116076 NIM.
Contoh Surat Perijinan Kegiatan (tingkat Prodi)
KOP ORGANISASI
 30 Agustus 2018
Nomor : XXX/ KONSENTRIS/HMP ASTAPOLIS/VIII/2018
Lampiran : Susuna Acara
Perihal : Perijinan Kegiatan

Yth. : Koordinator Program Studi

Perencanaan Wilayah dan Kota
Jurusan Teknik Sipil dan Perencanaan
Institut Teknologi Kalimantan

Berisi terkait permohonan kegiatan yang akan

dilakukan………………………………………………………………………………………

Hari/Tanggal : Jum’at dan Sabtu, 1 dan 2 September 2018

Tempat : Kampus ITK

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dan atas perhatian serta terbitnya surat
keputusan, kami ucapkan terima kasih.
Balikpapan, 30 Agustus 2018
Pemimpin Ormawa Ketua Panitia
HMP ASTAPOLIS ITK

Fajar Dwi Astanto Sari Febrianty Simarmata

NIM.08151012 NIM. 08151039
No. HP : 082353152720 No. HP : 081250455616

Mengetahui,
Pembina Kemahasiswaan
Program Studi Perencanaan Wilayah dan Kota

Dwiana Novianti Tufail,S.T.,M.T

NIP/NIPH.
Contoh Surat Peminjaman Tempat dan/atau Perlengkapan 100116076
(tingkat Prodi)
KOP ORGANISASI

CP
 30 Agustus 2018
Nomor : XXX/ KONSENTRIS/HMP ASTAPOLIS/VIII/2018
Lampiran : Daftar fasilitas yang digunakan
Perihal : PeminjamanTempat dan Perlengkapan

Yth. : Kepala Bagian Akademik dan Perencanaan

Institut Teknologi Kalimantan

Berisi terkait permohonan peminjaman ruangan dan fasilitas yang akan dibutuhkan
……………………………………………………………………………………………...

Hari/Tanggal : Jum’at dan Sabtu, 1 dan 2 September 2018

Tempat : Kampus ITK

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dan atas perhatian serta terbitnya surat
keputusan, kami ucapkan terima kasih.
Balikpapan, 30 Agustus 2018
Pemimpin Ormawa Ketua Panitia
HMP ASTAPOLIS ITK

Fajar Dwi Astanto Sari Febrianty Simarmata

NIM.08151012 NIM. 08151039
No. HP : 082353152720 No. HP : 081250455616

Mengetahui,
Pembina Kemahasiswaan
Program Studi Perencanaan Wilayah dan Kota

Dwiana Novianti Tufail,S.T.,M.T

NIP/NIPH. 100116076

CP Template Kuitansi ITK

Panduan Pengisian Kuitansi ITK dan Ketentuan Nota Pembelian
Contoh Pengisian Kuitansi ITK dan Nota Pembelian Barang habis Pakai

Contoh Pengisian Kuitansi ITK dan Nota Pembelian Jasa

Contoh Pengisian Kuitansi ITK dan Nota Pembelian Konsumsi