PROSEDUR ADMININTRASI DAN KEUANGAN

ORGANISASI MAHASISWA
UNIVERSITAS AISYIYAH YOGYAKARTA
PERIODE 2017/2018

A. PENGAJUAN PROPOSAL KEGIATAN

1. Prosedur
a. Pengurus Organisasi Mahasiswa dan Ketua Panitia Pelaksana memastikan Proposal
sudah tersusun dengan benar dan sudah ditanda tangani oleh semua pengurus dan
atau panitia kegiatan.
- Pada nama Ketua Panitia Pelaksana, sekretaris organisasi memberikan paraf
untuk memastikan penyusunan proposal sudah benar.
- Pada nama Ketua Organisasi, bendahara organisasi memberikan paraf untuk
memastikan nominal pengajuan pada dana kemahasiswaan sudah rasional.
b. Pengurus Organisasi Mahasiswa dan atau Panitia Pelaksana menemui Pembina
untuk melakukan Konsultasi, bukan menodong minta tanda tangan. (Pembina dan
pengurus organisasi mengisi Logbook pembinaan organisasi).
c. Khusus Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA PRODI): Mendapat
persetujuan dari Kepala Program Studi dan Dekan/Wakil Dekan Bidang
Kemahasiswaan.
d. Setelah semua tertandatangani, pengurus dan atau panitia menemui Koordinator
Kemahasiswa Universitas untuk mendapat persetujuan kegiatan dan nominal
pencairan. Selanjutnya Koordinator Kemahasiswaan memberikan paraf pada nama
Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni.
a. Pengajuan proposal yang sudah dijilid rapi dikumpulkan ke BKA maksimal tanggal
18 setiap bulannya untuk pelaksanaan kegiatan pada bulan selanjutnya.
b. Kegiatan yang sifatnya insidental akan mejadi kebijakan di tingkat Dekanat
maupun Biro Kemahasiswaan dan Alumni
2. Syarat Pengajuan
Pengajuan proposal untuk kegiatan berikutnya, akan di proses apabila Laporan
pertanggungjawaban sebelumnya sudah diserahkan.

B. LAPORAN PERTANGGUNGJAWAN (LPJ)

1. Kegiatan yang sudah dilaksanakan harus dilaporkan secara tertulis kepada Kepala
Biro Kemahasiswaan dan Alumni melalui Koordinator Kemahasiswaan, paling lambat
15 hari kerja setelah terselenggaranya kegiatan.
 2. Organisasi kemahasiswaan yang telah selesai menyelenggarakan kegiatan, tetapi
belum menyampaikan Laporan Pertanggung-jawabannya, tidak diperkenankan
mengajukan proposal baru.
3. Laporan Pertanggungjawaban harus seuasi dengan format yang sudah ada.
4. Bendahara organisasi harus memberikan paraf pada nama Ketua Panitia Pelaksana,
untuk memastikan laporan keuangan sudah tersusun sesuai standar.
5. Sekretaris organisasi memberikan paraf pada nama Ketua Oranisasi, untuk
memastikan laporan kegiatan sudah dilaporkan sesuai standar.
6. Kegiatan yang sudah terlaksana harus sudah dipublikasi pada laman web site
organisasi dan dibuktikan lampiran screen shoot pada LPJ.
7. Panitia Pelaksana menemui Pembina untuk melakukan Konsultasi LPJ, bukan
menodong minta tanda tangan. Pembina dan pengurus organisasi mengisi Logbook
pembinaan organisasi terkait beberapa catatan penting dari pelaksanaan program
tersebut.
8. Khusus Himpunan Mahasiswa Program Studi (HIMA PRODI): Mendapat persetujuan
LPJ dari Kepala Program Studi dan Dekan/Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan.
9. Setelah semua tertandatangani, pengurus dan atau panitia menemui Koordinator
Kemahasiswa Universitas untuk mendapat pengesahan LPJ dan menyerahkan softfile
laporan. Selanjutnya Koordinator Kemahasiswaan memberikan paraf pada nama
Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni.
10. Laporan pertanggungjawaban selanjutnya diserahkan kepada Kepala Biro
Kemahasiswaan dan Alumni untuk ditandatangani.

C. PEMINJAMAN TEMPAT DAN ALAT

1. Beberapa aspek yang harus dikedepankan:
a. Tempat dan alat yang akan dipinjam harus disesuaikan jenis kegiatan dan jumlah
peserta, supaya mengedepankan aspek efektif dan efisien.
b. Mengedepankan aspek kondusifitas, tidak membuat gaduh. Terutama pada jam
malam.
c. Bertanggungjawab atas kebersihan tempat pelaksanaan
d. Bertanggungawab atas alat yang digunakan
2. Prosedur
a. Peminjaman tempat dan alat ditujukan kepada Kepala Biro Aset dan Umum
Universitas Aisyiyah Yogyakarta
b. Khusus peminjaman ruang kuliah, harus mendapat konfirmasi Biro Akademik,
dalam bentuk Acc (Accoord/sepakat:Belanda) oleh petugas Akademik.
c. Pada surat peminjaman harus mengetahui Kepala Biro Kemahasiswaan dan
Alumni.
d. Maksimal pengajuan surat peminaman tempat H-1.

D. PERIZINAN
1. Setiap kegiatan di luar kampus, harus mengetahui Kepala Biro Kemahasiswaan dan
Alumni
E. SISTEMATIKA PROPOSAL

HALAMAN JUDUL
HALAMAN PENGESAHAN
DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN
Penjelasan singkat tentang Latar Belakang dan Tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan.
B. DESKRIPSI KEGIATAN
Paparan kegiatan kemahasiswaan sejenis yang telah dilaksanakan, rencana yang akan
dilaksanakan, sasaran, peserta, tempat dan waktu susunan kepanitian, serta susunan
acara.
C. RENCANA PEMBIAYAAN
1. Harus mencanumkan sumber pemasukan
2. Uraian rencana pengeluaran per komponen dan jenis belanjanya (bahan, transportasi,
konsumsi, honorarium dari nara sumber dan lain-lain)

F. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN
Penjelasan tentang Latar Belakang, Tujuan Kegiatan, dan Hasil
B. PELAKSANAAN KEGIATAN
Penjelasan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan waktu dan tempat pelaksanaan
jadwal kegiatan strategi pelaksanaan komponen yang terlibat.
Tuliskan kendala, langkan yang sudah diambil dan catatan evaluasi untuk perbaikan
kegiatan kedepannya (Narasumber, peserta, dan panitia)
C. REALISASI BIAYA
Rincian biaya yang dikeluarkan sesuai dengan dana yang diberikan dari BKA.
LAMPIRAN
Berisi tentang daftar kehadiran pihak terkait, SK/Surat tugas, lampiran materi, sertifikat, foto
kegiatan, kwitansi/nota yang sah (urutkan sesuai dengan laporan realisasi biaya). dll.
Contoh Cover Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
Bagi Lembaga Universitas dan UKM

PROPOSAL KEGIATAN/
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
(pilih salah satu)

LOGO ORGANISASI/PANITIA

JUDUL KEGIATAN

NAMA ORGANISASI

UNIVERSITAS ASIYIYAH YOGYAKARTA

BULAN DAN TAHUN PENGAJUAN
Contoh Cover Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
Bagi Himpunan Mahasiswa Program Studi

PROPOSAL KEGIATAN/
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
(pilih salah satu)

LOGO ORGANISASI/PANITIA

JUDUL KEGIATAN

NAMA HIMA PRODI

PROGRAM STUDI
FAKULTAS
UNIVERSITAS ASIYIYAH YOGYAKARTA
Bulan Dan Tahun Pengajuan
Contoh Lembar Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
Bagi Lembaga Universitas dan UKM

HALAMAN PENGESAHAN
(Tuliskan Nama Organisasi)

(TULISKAN NAMA KEGIATAN)

Ketua Organisasi Ketua Pelaksana Kegiatan

(____________________) (__________________)
NIM : NIM :

Menyetujui, Menyetujui,
Kepala Biro Kemahasiswaan dan Dosen Pembina
Alumni

(Muhamad Rifandi, SE., M.Ak., Ak) (___________________)

NIP. 8807071504278 NIP :
*) Untuk kegiatan yang membutuhkan proposal ke luar UNISA, tanda tangan pengesahan
menyetujui Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni diganti dengan Wakil Rektor I.
Contoh Lembar Pengesahan Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban
Bagi Himpunan Mahasiswa Program Studi

HALAMAN PENGESAHAN
(Tuliskan Nama Organisasi)

(TULISKAN NAMA KEGIATAN)

Ketua Organisasi Ketua Pelaksana Kegiatan

(____________________) (__________________)
NIM : NIM :
Pembina Organisasi

(__________________________)
NIP
Menyetujui,
Dekan/Wakil Dekan Bidang Kepala Program Studi
Kemahasiswaan

(_______________________) (_______________________)
NIP NIP
Mengetahui,
Kepala Biro Kemahasiswaan dan alumni

(Muhamad Rifandi, SE., M.Ak., Ak)

NIP. 8807071504278

*) Untuk kegiatan yang membutuhkan proposal keluar UNISA, tanda tangan pengesahan
menyeujui Kepala Biro Kemahasiswaan dan Alumni diganti dengan Wakil Rektor I.