PROGRAM KERJA UNIT SUMBER DAYA MANUSIA ( SDM )

RUMAH SAKIT UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

I. PENDAHULUAN

SDM merupakan aspek yang sangat krusial yang menentukan kefektifitasan pada
sebuah rumah sakit. Rumah sakit senantiasa perlu melakukan investasi dengan
melaksanakan fungsi manajemen sumber daya manusia yang profesional. SDM
merupakan aset terpenting perusahaan karena perannya sebagai subjek pelaksana
kebijakan dan kegiatan operasional rumah sakit. Agar rumah sakit tetap eksis maka
harus berani menghadapi tantangan dan implikasinya yaitu menghadapi perubahan dan
memenangkan persaingan. Sumber daya yang dimiliki rumah sakit seperti modal, mesin
dan alat-alat kesehatan lainnya tidak bisa memberikan hasil yang maksimal apabila tidak
didukung oleh sumber daya manusia yang mempunyai kinerja yang optimal.

Kegiatan di unit SDM ini meliputi :

a. Pemenuhan kebutuhan tenaga untuk tiap-tiap unit di rumah sakit

b. Peningkatan kualitas SDM
c. Pemenuhan izin kerja dan izin-izin lainnya.
d. Pemeliharaan peralatan dan sarana prasarana di unit SDM
e. Pencegahan dan pengendalian infeksi rumah sakit (Unit SDM).

II. LATAR BELAKANG

Sumber daya manusia adalah salah satu aset terpenting rumah sakit. Rumah sakit
yang baik dan terintegrasi pada pelayanan dan kepuasan pasien sudah tentu memiliki
kualitas sumber daya manusia yang baik. Untuk itu, rumah sakit memerlukan cukup
banyak orang dengan berbagai keterampilan dan tenaga yang berkompeten untuk dapat
melaksanakan visi misi rumah sakit dan untuk dapat memenuhi semua kebutuhan
pasien.
Selain memegang peranan penting, sumber daya manusia juga memiliki rentang
terhadap faktor-faktor negatif jika tidak dikelola dengan baik. Kinerja yang tidak
dikontrol dan efektifitas kerja yang rendah sehingga produktifitas rumah sakit menurun
adalah sedikit dari efek negatif jika sumber daya manusia tidak dikendalikan dengan
baik. Untuk meningkatkan kinerja karyawan, rumah sakit perlu mempertimbangkan
proses manajemen sumber daya manusia yang meliputi antara lain, motivasi,
kompensasi, promosi, kepemimpinan, disiplin, pendidikan dan pelatihan, dan lain
sebagainya. Apabila proses diatas berjalan dengan baik, maka rumah sakit akan terus
berkembang seiring dengan visi misi rumah sakit.
 Semua bentuk pelayanan di SDM yang diberikan harus dapat dinilai. Hasil penilaian
tersebut digunakan sebagai dasar meningkatkan kualitas pelayanan sebagai bentuk
pertanggungjawaban. Sehingga sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit dalam
meningkatkan mutu pelayanan, SDM senantiasa dapat memperhatikan setiap karyawan
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara dalam meningkatkan mutu pelayanan.

III. TUJUAN
A. TUJUAN UMUM
Untuk meningkatkan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia di
Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara agar dapat dijadikan pedoman
dalam peningkatan mutu karyawan di Rumah Sakit Universitas Sumatera
Utara.
B. TUJUAN KHUSUS
1. Memberikan pelayanan sesuai dengan standar operasional yang ada dan
dilaksanakan secara menyeluruh.
2. Meningkatkan kuantitas karyawan di Rumah Sakit Universitas Sumatera
Utara sehingga jumlah sumber daya manusia yang ada bisa sesuai dengan
beban kerjanya.
3. Memberikan peraturan yang jelas berkaitan dengan hak dan kewajiban
karyawan di Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara.
4. Tersedianya SDM Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara yang
profesional dan berkualitas.
 IV. BAGAN ORGANISASI DAN PEMBAGIAN UNIT

DIREKTUR UMUM, SDM DAN

KEUANGAN

KEPALA BAGIAN UMUM, SDM

DAN KEUANGAN

KEPALA SUB BAGIAN

SDM

KOORDINATOR BAGIAN KOORDINATOR BAGIAN

KEPEGAWAIAN SDM PENGEMBANGAN SDM

STAFF STAFF STAFF STAFF

Unit SDM Rumah Sakit Universitas Sumatera Utara berada dibawah tanggung jawab
Direktur Umum, SDM dan Keuangan kemudian dibawahi langsung oleh Kepala Sub Bagian
Unit SDM yang bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum, SDM dan Keuangan.

Unit SDM dibagi menjadi 2 unit sub bagian, yaitu :

a. Sub Bagian Kepegawaian SDM

b. Sub Bagian Pengembangan SDM

V. RINCIAN KEGIATAN DAN SASARAN KERJA

Untuk sub bagian kepegawaian SDM mempunyai rincian dan sasaran kerja
sebagai berikut :
1. Merekap absensi pegawai.
2. Memproses BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan pegawai.
3. Menginput dan meng update data pegawai.
 4. Pengontrolan SIK, STR dan SIP.
5. Pembuatan SK yang ditandatangani oleh direktur utama.
6. Memproses pengusulan jabatan fungsional.
7. Pengarsipan berkas pegawai.
8. Memproses dan merekap surat cuti, izin dan sakit pegawai.
9. Penginputan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
10. Memproses urusan mutasi pegawai.
11. Membuat SPMT pegawai.
12. Memproses pengusulan kenaikan gaji berkala.
13. Memproses surat tugas, SPPD, nota dinas pegawai, daftar hadir upacara.
14. Memproses usulan satya lencana.

Untuk sub bagian pengembangan SDM mempunyai rincian dan sasaran kerja
sebagai berikut :
1. Membuat izin sekolah / bantuan biaya untuk dokter atau perawat.
2. Membuat surat aktif bekerja.
3. Membuat laporan belajar.
4. Menangani urusan pembinaan pegawai dan membuat surat peringatan.
5. Menangani urusan perpangkatan.
6. Mengadakan orientasi umum untuk para pegawai yang baru diterima.
7. Mengadakan orientasi khusus unit sdm (untuk pegawai baru yang
ditempatkan di unit sdm).
8. Membuat dan mengupdate pedoman standar layanan dan penampilan untuk
para pegawai.
9. Melakukan monitoring standar layanan dan penampilan para pegawai.
10. Membuat laporan harian dan bulanan monitoring standar layanan dan
penampilan.
11. Melakukan pengumpulan penilaian evaluasi seluruh pegawai (per 6 bulan).
12. Melakukan pengumpulan SKP dan DP3 seluruh pegawai.
13. Melakukan verifikasi ijazah.
14. Membuat dan menyebarkan survey kepuasan pegawai.

VI. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

BULAN
NO KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Membuat izin sekolah / bantuan biaya untuk dokter atau perawat Dilakukan setiap ada permintaan
2 Membuat surat aktif bekerja Dilakukan setiap ada permintaan
3 Membuat laporan belajar Dilakukan setiap ada permintaan
Dilakukan setiap ada pegawai yang membutuhkan
4 Menangani urusan pembinaan pegawai dan membuat surat peringatan pembinaan
5 Menangani urusan perpangkatan Dilakukan setiap ada pengajuan kenaikan pangkat pegawai
6 Mengadakan orientasi umum untuk para pegawai yang baru diterima Dilakukan setiap ada penerimaan pegawai baru rs
 Mengadakan orientasi khusus unit sdm (untuk pegawai baru yang ditempatkan
7 di unit sdm) Dilakukan setiap ada penerimaan pegawai baru rs
Membuat dan mengupdate pedoman standar layanan dan penampilan untuk
8 para pegawai Dilalukan setiap ada perubahan terbaru
9 Melakukan monitoring standar layanan dan penampilan para pegawai
Membuat laporan harian dan bulanan monitoring standar layanan dan
10 penampilan
11 Melakukan pengumpulan penilaian evaluasi
12 Melakukan verifikasi ijazah
13 Membuat dan menyebarkan survey kepuasan pegawai
14 Melakukan pengumpulan SKP dan DP3

VII. PENINGKATAN MUTU

1. Evaluasi penilaian kinerja karyawan

Ruang Lingkup Penilaian evaluasi kinerja saat akan berakhir masa kontrak
Dimensi Mutu Efisiensi dan efektifitas
Tujuan Tercapainya target penyelesaian penilaian kerja
Definisi Operasional Karyawan yang dinilai 45 hari sebelum masa kontrak berakhir
Kriteria Inklusi Evaluasi sudah dilakukan 45 hari sebelum kontrak berakhir
Kriteria Eksklusi -
Numerator Karyawan kontrak yang dinilai kinerjanya 45 hari sebelum kontrak berakhir
Denominator Jumlah karyawan kontrak
Dasar Pemikiran Penilaian kerja karyawan terselesaikan sebelum masa kontrak berakhir
Tipe Indikator Proses
Sumber Data Data karyawan SDM
Wilayah Pengamatan Seluruh karyawan dalam masa kontrak
Metode Pengumpulan Data Rekap kontrak karyawan
Jangka Waktu Laporan Bulanan
Standar 100%
Penanggungjawab SDM
Frekuensi Penilaian Data Bulanan
Peride Waktu Laporan Bulanan
Analisis Data Tri wulan
Sosialisasi Hasil Data Rapat koordinasi manajemen
Nama Alat atau Sistem Audit Data karyawan

2. Turn over karyawan

Ruang Lingkup Efektifitas SDM

Dimensi Mutu Efisiensi dan efektifitas manajemen SDM
Tujuan Mengukur perputaran keluar masuk karyawan
Turn over karyawan berarti proses keluar masuk karyawan di rumah
Definisi Operasional sakit
Kriteria Inklusi Karyawan yang resign
Kriteria Eksklusi -
Numerator Jumlah karyawan yang resign
Denominator Jumlah seluruh karyawan
Dasar Pemikiran Efektifitas SDM
Tipe Indikator Proses
Sumber Data Data karyawan SDM
Wilayah Pengamatan Seluruh karyawan rumah sakit
Metode Pengumpulan Data Data karyawan
Jangka Waktu Laporan Bulanan
Standar 5%
Penanggungjawab SDM
Frekuensi Penilaian Data Bulanan
Periode Waktu laporan Bulanan
Analisis Data Tri wulan
Sosialisasi Hasil Data Rapat koordinasi manajemen
Nama Alat atau Sistem Audit Laporan data karyawan

3. Rencana pendidikan dan pelatihan

a. Diklat Umum :
 Bantuan hidup dasar
 Hand hygiene
 Pencegahan dan pengendalian infeksi (PPI)
 Komunikasi informasi dan edukasi (KIE)
 Code red dan Code blue
 K3RS
 Alat pemadam api ringan (APAR)
b. Diklat Kompetensi :
 Manajemen SDM
 Pelatihan SDM
 Pelatihan hukum kontrak RS

Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil di unit SDM

Tenaga yang
Nama Jabatan Pendidikan
ada
S1/S2 dari berbagai
Kabag SDM 1
jurusan
S1/S2 dari berbagai
Kasubbag SDM 1
jurusan
S1 dari berbagai
Pegawai SDM 6
jurusan
Legal S1 hukum 1
4. Orientasi karyawan baru
Program orientasi karyawan baru untuk unit SDM terbagi menjadi 3 (tiga)
kelompok penyelenggaraan, yaitu :
a. Orientasi rumah sakit :
 Struktur organisasi rumah sakit
 Visi, misi, tujuan, falsafah, nilai-nilai, dan motto rumah sakit
 Peraturan umum perusahaan
 Kebijakan prosedur ketenagaan rumah sakit
b. Orientasi oleh komite-komite :
 Pencegahan dan pengendalian infeksi (PPI)
 Peningkatan mutu dan keselamatan pasien (PMKP)
 Sasaran keselamatan pasien (SKP)
 Kesehatan dan keselamatan kerja (K3)
c. Orientasi unit SDM :
 Kebijakan unit SDM
 Pedoman pengorganisasian unit SDM
 Program kerja unit SDM
 Standar prosedur operasional unit SDM

5. Kesehatan dan Keselamatan Kerja

Kesehatan dan keselamatan kerja (K3) adalah upaya untuk
memberikan jaminan keselamatan dan meningkatkan derajat kesehatan
pekerja dengan cara pencegahan Kecelakaan Kerja dan Penyakit Akibat Kerja
(PAK), pengendalian bahaya di tempat kerja, promosi kesehatan, pengobatan
dan rehabilitasi. Konsep dasar K3 rumah sakit adalah upaya terpadu seluruh
pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung/pengantar orang sakit untuk
menciptakan lingkungan kerja, tempat kerja rumah sakit yang sehat, aman
dan nyaman baik bagi pekerja rumah sakit, pasien, pengunjung/pengantar
orang sakit maupun bagi masyarakat dan lingkungan sekitar rumah sakit.
Keselamatan kerja di unit SDM meliputi :
a. Bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh rumah sakit.
b. Memperhatikan keselamatan diri dalam bekerja.
c. Penggunaan alat kerja yang sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan
sehari-hari.

6. Pencegahan dan Pengendalian Infeksi

a. Kegiatan kebersihan lingkungan di area sekitar tempat bekerja.
b. Pengelolaan sampah di area sekitar tempat kerja.
c. Semua kegiatan melakukan kebersihan tangan / kegiatan cuci tangan
yang sesuai prosedur setiap hari.
VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
1. Evaluasi program kegiatan dibuat setelah pelaksanaan dan dikomunikasikan
dengan notulen dan daftar hadir.
2. Rapat unit setiap bulan didokumentasikan dalam notulen rapat dan daftar
hadir.
3. Pemeliharaan dan kerusakan sarana dan prasarana kerja dilakukan segera
kepada bagian pemeliharaan sesuai prosedur.
4. Pelaporan kegiatan di unit SDM dibuat dalam laporan bulanan.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN dan EVALUASI KEGIATAN

1. Pencatatan dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan.
2. Setiap bulan dilakukan evaluasi bersama karyawan lainnya pada saat rapat
bulanan.
3. Pencatatan semua kegiatan, baik pemeliharaan alat, peremajaan dan
penggantian komponen alat dilakukan setelah dilaksanakan oleh petugas
instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit.
4. Pelaporan dilakukan bila ada peralatan yang rusak dan membutuhkan
perbaikan atau penggantian komponen kepada kepala sub bagian
pemeliharaan sarana sepengetahuan unit SDM. Hasil laporan menjadi arsip
SDM dan menjadi catatan serta pedoman pelaksanaan kegiatan serupa di
tahun yang akan datang.
5. Laporan bulanan diserahkan pada awal bulan.
6. Laporan tahunan disetor pada awal tahun berikutnya.
7. Evaluasi kegiatan pelayanan dilakukan tiap bulan dan dilaporkan kepada
Direktur Umum, SDM dan Keuangan.
8. Evaluasi kegiatan pelayanan juga dilakukan tiap tahun dan dilaporkan ke
Direktur Umum, SDM dan Keuangan.
9. Hasil evaluasi dilakukan analisa dan dipakai sebagai dasar penyusunan
program kerja tahun selanjutnya.