Laporan Magang-3

1. 1. 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pendidikan tinggi diharapkan mampu

menghasilkan sumber daya manusia yang profesional terutama dalam menghadapi
persaingan global. Kenyataan di lapangan seringkali menunjukkan bahwa lulusan
perguruan tinggi belum secara optimal mengaplikasikan pengetahuan yang didapatnya
dalam dunia kerja. Hal itu disebabkan karena adanya kesenjangan antara teori yang
diperoleh dengan kenyataan dilapangan yang lebih kompleks terutama di suatu instansi
dengan sumber daya yang padat ilmu, padat teknologi dan padat karya. Melengkapi
kemampuan mahasiswa dengan pengalaman praktis di lapangan, Fakultas Kesehatan
Masyarakat Universitas Kesehatan Masyarakat (FKM-Unsrat) Manado
menyelenggarakan Mata Kuliah Magang dengan bobot 3 SKS sebagai salah satu mata
kuliah wajib dalam kurikulum Sarjana Kesehatan Masyarakat. Magang adalah kegiatan
mandiri mahasiswa yang dilaksanakan di luar lingkungan kampus untuk mendapatakan
pengalaman kerja praktis yang berhubungan dengan bidang ilmu kesehatan masyarakat,
terutama sesuai dengan bidang peminatannya, melalui metode observasi dan partisipasi.
Kegiatan magang dilaksanakan sesuai dengan formasi struktural dan fungsional pada
instansi/unit kerja tempat magang, baik milik pemerintah maupun swasta atau lembaga
lain yang relevan. (Anonim, 2014) Pelayanan rumah sakit mengandalkan informasi
secara intensif. Informasi memainkan peranan vital dalam pengambilan keputusan.
Sistem informasi dapat digunakan sebagai sarana strategis untuk memberikan pelayanan
yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Sistem Informasi Kesehatan (SIK) atau
sering disebut Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMK) adalah satu sistem yang
menyediakan dukungan informasi bagi proses pengambilan keputusan di setiap jenjang
administrasi kesehatan.
2. 2. 2 Menurut Aditama Tjandra Yoga dalam bukunya Manajemen Administrasi Rumah
Sakit bahwa rekam medis sebagai salah satu bentuk sistem informasi manajemen rumah
sakit berperan penting dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam beberapa
aspek yaitu aspek administratif, hukum, keuangan, riset dan edukasi, serta dokumentasi.
1.2. Tujuan Magang 1.2.1. Tujuan Umum Mahasiswa diharapkan setelah mengikuti
kegiatan magang , para peserta magang telah mampu dan terampil dalam mengapliksikan
ilmu pengetahuan dan praktik yang diperoleh selama menempuh pendidikan di FKM
Unsrat, serta memperoleh gambaran mengenai tugas, fungsi dan tanggung jawab Sarjana
Kesehatan Masyarakat di instansi/unit kerja pemerintah maupun swasta. 1.2.2. Tujuan
Khusus 1.2.2.1. Bagi Peserta Magang Kegiatan magang mempunyai tujuan khusus bagi
peserta magang yaitu sebagai berikut: a. Mampu mengidentifikasi dan menjelaskan
tentang organisasi, sistem manajemen. Prosedur kerja dan ruang lingkup pelayanan di
Rumah Sakit. b. Mampu mengidentifikasi masalah, merumuskan dan memberikan
alternatif pemecahan masalah (problem solving yang ada di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi). c. Mampu melakukan tindakan-tindakan standar yang umum
dilaksanakan dalam ilmu kesehatan masyarakat, ditentukan pada bidang minat yang
digeluti yaitu bidang minat epidemiologi. d. Mampu bekerja sama dengan orang lain
dalam satu tim sehingga diperoleh manfaat bersama baik bagi peserta magang maupun
instansi tempat magang.
3. 3. 3 1.2.2.2. Bagi Fakultas dan Tempat Magang Kegiatan magang mempunyai tujuan
khusus bagi fakultas dan instansi/tempat magang yaitu sebagai berikut: a. Fakultas
 mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan kurikulum dalam upaya
mendekatkan diri dengan kebutuhan pasar kerja. b. Memberikan masukan yang
bermanfaat bagi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi. c. Membina dan
meningkatkan kerja sama antara FKM dengan Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
d. Membuka peluang kerja bagi para lulusan untuk berkarir diinstansi / unit kerja maupun
swasta. 1.3. Manfaat Magang Kegiatan magang tentunya mempunyai manfaat baik bagi
mahasiswa peserta magang, bagi fakultas maupun instansi/tempat magang. 1.3.1. Bagi
Mahasiswa a. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan yang berhubungan dengan
bidang ilmu kesehatan masyarakat, terutama sesuai bidang peminatan yaitu epidemiologi.
b. Terpapar dengan kondisi dan pengalaman kerja di Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi c. Mendapatkan pengalaman menggunakan metode analisis masalah yang
tepat terhadap permasalahan yang ditemukan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
d. Memperkaya kajian dalam bidang ilmu kesehatan masyarakat terutama sesuai bidang
minat yang digeluti yaitu bidang minat epidemiologi. e. Penemuan baru mengenai
analisis permasalahan dan kiat-kiat pemecahan masalah kesehatan. f. Memperoleh
gambaran peluang kerja bagi Sarjana Kesehatan Masyarakat. g. Mendapatkan bahan
untuk penulisan skripsi/ karya ilmiah.
4. 4. 4 1.3.2. Bagi Tempat Magang a. Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisdi dapat
memanfaatkan tenaga terdidik dalam membantu penyelesaian tugas-tugas yang ada
sesuai kebutuhan di unit kerja khususnya Urusan Pelayanan Medis. b. Tempat magang
mendapatkan alternatif calon pegawai/ karyawan yang telah dikenal kualitas dan
kredibilitasnya. c. Turut berpartispasi dalam peningkatan kualitas pendidikan perguruan
tinggi dalam menciptakan lulusan yang berkualitas, terampil, dan memiliki pengalaman
kerja. 1.3.3. Bagi Fakultas a. Laporan magang dapat menjadi salah satu bahan audit
internal kualitas pengajaran. b. Memperkenalkan program kepada stakeholders terkait. c.
Mendapatkan masukan bagi pengembangan program. d. Terbinanya jaringan kerjasama
dengan Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisdi dalam upaya meningkatkan keterkaitan
dan kesepadaan antara substansi akademik dengan pengetahuan dan keterampilan sumber
daya manusia yang dibutuhkan dalam pembangunan kesehatan masyarakat. 1.4. Waktu
dan Lokasi Kegiatan magang berlangsung selama 3 (tiga) minggu 5 hari yang
dilaksanakan mulai tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7 Februari 2014 di Rumah
Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado.
5. 5. 5 BAB II GAMBARAN UMUM 2.1. Analisis Situasi Umum Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi 2.1.1. Gambaran Umum Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter
Mongisidi Manado merupakan rumah sakit TNI-AD di wilayah Sulawesi Utara yang
secara struktural dan teknis medis dibawah pembinaan Denkesyah dan Kesdam
VII/Wirabuana, namun dalam operasionalnya dibawah pengendalian dan pengawasan
Korem 131/Santiago. Rumah sakit ini melayani personil TNI, Pegawai Negeri Sipil
Pertahanan Keamanan dan keluarganya diwilayah korem 131/Santiago yang terdiri dari 6
(enam) wilayah yaitu Kodim 1301/Sangir Talaud, Kodim 1309/Manado, Kodim
1302/Minahasa, Kodim 1303/Bolmong, Kodim1310/Bitung, dan Kodim 1304/Gorontalo.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertahanan dan Keamanan nomor:
KEP/23/X/1990 tanggal 18 Oktober 1990, rumah sakit TNI diperbolehkan melayani
masyarakat umum. Selain melayani komunitas militer dan sipil di wilayah Manado dan
sekitarnya, rumah sakit ini juga melayani pasien rujukan dari wilayah Kodam
VII/Wirabuana maupun dari luar Kodam seperti dari Ternate dan Ambon. 2.1.2. Sejarah
 Singkat Sejarah terbentuknya Rumah Sakit Tingkat III Robert Wolter Mongisidi Manado
melalui proses yang panjang mulai dari bentuk sederhana hingga bentuk bangunan seperti
sekarang, yakni : a. Periode Pra Perang Kemerdekaan Pada periode pra perang
kemerdekaan di Manado didirikan Noed Zieken Zaal oleh Belanda yang merupakan
bagian kegiatan Belanda di Indonesia. b. Periode Perang Kemerdekaan Setelah peristiwa
14 Februari 1946, dua hari kemudian dibentuk TRISU (Tentara Republik Indonesia
Sulawesi Utara) dan dilakukan pengambil semua
6. 6. 6 jawatan sipil dan militer yang kemudian pada bulan Desember 1949 berubah menjadi
Militery Hospital Teling. c. Periode Rumah SUMU Pada tahun 1950, Militery Hospital
Teling diubah menjadi Rumah Sakit Tentara Sulawesi Utara dan Maluku Utara (SUMU).
d. Periode Rumah Sakit Komando Pasukan B Pada periode ini Rumah Sakit SUMU
berubah menjadi Rumah Sakit Komando Pasukan B yang bertugas melakukan
pemeriksaan kesehatan dan tes kesehatan bagi calon pasukan B. e. Periode RI 24 Tahun
1952 1957 Dengan adanya perubahan nama di tingkat Komando, Rumah Sakit
Komando Pasukan B berubah nama menjadi Djawatan Kesehatan RI 24 yang disingkat
DK RI 24 . f. Periode KDM SUT tahun 1957 1958 Sehubungan dengan Komando
RI 24 berubah nama menjadi KDM SUT, maka DK RI 24 berubah menjadi DK
KDM SUT (Djawatan Kesehatan Komando Daerah Militer Sulawesi Utara Tengah). g.
Periode tahun 1958 1963 Pada tanggal 16 Juni 1962, tepat HUT Kodam XIII/ Merdeka
yang keempat, dilaksanakan peletakan batu pertama untuk membangun RST Teling dan
pada tanggal 05 Oktober 1963 gedung baru diresmikan oleh Pangdam XIII/Merdeka
Kolonel Soenandar Prijosoedarmo. h. Periode tahun 1964 1967 Pada tahun 1965,
bangunan kamar bedah yang masih sederhana direhabilitasi dan diresmikan oleh
Menpangad Letjen TNI A. Yani. i. Periode tahun 1969 1972 Pada periode ini dilakukan
pembangunan gedung laboratorium, Verlor Kamar (VK) dan bangunan bangsal E, F dan
G yang diresmikan oleh Pangdam XIII/Merdeka Brigjen Wijoyo Soejono tahun 1971.
7. 7. 7 j. Periode 1972 1985 Berdasarkan surat keputusan Menhankam Pangab nomor :
Skep/151/1973 rumah sakit Dam XIII/Merdeka menjadi Rumah Sakit Integrated Use. k.
Periode 1985 sekarang Dalam rangka likuidasi Kodam XIII/Merdeka menjadi Kodam
VII/Wirabuana, rumah sakit ini berubah menjadi Rumkit Tingkat. III 07.06.01 Manado.
Perubahan nama Rumah Sakit Rumkit Tingkat III 07.06.01 Manado berdasarkan Surat
Pangdam VII/Wirabuana Nomor : B/1401/XI/2007 tentang persetujuan memakai nama
Rumah Sakit Robert Wolter Mongisidi Manado. 2.1.3. Keadaan Geografi Rumah Sakit
Tingkat III R. W. Mongisidi Manado terletak di pusat kota Manado di Jl. 14 Februari
Teling Bawah, Kotamadya Manado, Provinsi Sulawesi Utara. Rumah sakit TNI AD
Teling Manado ini berdiri diatas lahan seluas 107.885 m2 dengan luas bangunan
keseluruhan 10.085 m2, luas bangunan lantai 1 8.570 dan luas lantai bangunan
bertingkat 1.515 m2. Rumah sakit ini memiliki batas-batas wilayah sebagai berikut: a.
Utara : Perumahan penduduk b. Selatan : Asrama gabungan TNI AD c. Timur : Mako
Yonif 712/Wiratama d. Barat : Perumahan penduduk 2.1.4. Falsafah dan Motto Falsafah
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah Tumou Tou yang artinya
mensejahterahkan orang lain, sedangkan motto Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
Manado adalah Setia Hingga Akhir 1. Senyum, Sapa, Sopan, Santun 2. Empathy,
Efektif, Efisien dalam Pelayanan 3. Tulus, Terampil dan Tanggap atas keluhan dan
kebutuhan pelanggan 4. Ikhlas dalam pelayanan 5. Aman, Akurat dalam pengelolaan
Rumah Sakit
8. 8. 8 6. Hati nurani sebagai andalan utama 7. Indah dan rapih 8. Nyaman dan bersih 9.
Gagah dan perkasa 10. Gesit dan terampil dalam pelayanan 11. Aktif dan antusias 12.
Akrab dan aman dalam bertindak sesuai standar pelayanan dan keselamatan kerja 13.
Kepentingan pelanggan/pasien diutamakan 14. Handal dalam pelayanan 15. Inovatif,
intensif dalam pencapaian tugas 16. Ramah dalam melayani 2.1.5 Visi dan Misi Visi dan
misi Rumah Sakit Tingkat III R.W.Mongisidi Manado adalah sebagai berikut: 1. Visi
Menjadi rumah sakit trauma center di kawasan Indonesia Timur 2. Misi: a. Tertib
administrasi, manajemen dan rekam medis b. Pelayanan medis yang optimal c. Pelayanan
gawat darurat yang handal d. Pelayanan perawatan yang professional e. Keselamatan
pasien yang prima 2.1.6. Tujuan Tujuan rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi adalah menjadi rumah sakit kebanggaan prajurit dan pegawai negeri sipil
beserta keluarganya di wilayah Korem131/Santiago dan masyarakat umum.
9. 9. 9 2.1.7. Fasilitas Pelayanan Kesehatan Fasilitas pelayanan di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi adalah sebagai berikut: 1. Instalasi Rawat Jalan Instalasi rawat jalan
meliputi poliklinik umum, poliklinik interna, poliklinik bedah, poliklinik mata, poliklinik
THT, poliklinik anak, poliklinik KIA dan KB, poliklinik obstetri dan ginekologi,
poliklinik VCT (Voluntary Counseling Test)/TB Paru, Unit Gawat Darurat (UGD) 1 x
24 jam, radiologi dan ESWL (Extracorporeal Shock Wave Lithotripsy). 2. Instalasi
Rawat Inap Ruang rawat terdiri dari perawatan bedah, perawatan penyakit dalam,
perawatan kebidanan dan kandungan, perawatan anak, Intensive Care Unit (ICU), kamar
bersalin dan kamar operasi. Kelas perawatan pada instalasi rawat inap terdiri dari
perawatan UGD, VVIP, VIP A dan VIP B, Wisma kelas I/II/III, IMC dan Cendana, ICU,
Melati (G), Dahlia (Anak), OK (Kamar Operasi), Flamboyan (EF) dan VK. 3. Instalasi
Penunjang Diagnostik a. Laboratorium Jenis pemeriksaan laboratorium terdiri dari
pemeriksaan darah rutin, kimia darah, parasitologi, feses, imunoserologi endokrinologi,
enzim, elektrolit, mikrobiologi, analisa cairan tubuh, urinalisis dan pap smear. b.
Radiologi Jenis pemeriksaan radiologi terdiri dari general X-Ray, USG, CT Scan dan
MRI c. Pelayanan penunjang berupa farmasi 4. Bagian Administrasi Bagian administrasi
terdiri dari administrasi kesehatan, administrasi umum dan bendahara.
10. 10. 10 5. Instalasi Pengelolaan Air Limbah (IPAL) dan Insenerator IPAL digunakan
untuk pengelolaan limbah padat infeksius dan sitotoksik. Untuk sampah medis atau alat
kesehatan digunakan sistem insenerator/pembakaran. Pemeriksaan fisika dan kimia
limbah rumah sakit diperiksa setiap 6 bulan sekali dengan parameter antara lain fisika
meliputi suhu, dan kimia meliputi pH, BOD, COD, TSS, NH3, PO4. Dengan mengacu
pada KEP58/MENLH/12/1995. 6. Ruangan penunjang Ruang penunjang meliputi
dapur, laundry dan kamar jenazah 7. Kendaraan Ada dua kendaraan Ambulans yaitu 1
buah kendaraan Kijang bantuan dari Mabes TNI dan 1 buah ambulans Mitsubishi bantuan
dari Gubernur KDH Tk I Sulawesi Utara. Untuk pengangkutan jenazah karena rumah
sakit tidak mempunyai kendaraan kereta jenazah, maka pengangkutan dilakukan oleh
kereta jenazah kerjasama dengan perusahaan swasta. 2.1.8. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia Rumah Sakit TNI AD terbagi 3 kategori yaitu militer, pegawai
negeri sipil (PNS) dan karyawan honorer dengan tingkat pendidikan tenaga kesehatan
dan non tenaga kesehatan. Jumlah personil menurut kategori yaitu: a. Militer sebanyak 34
orang b. PNS sebanyak 27 orang c. Honorer sebanyak 264 orang Kualitas Sumber Daya
Manusia tenaga kesehatan berdasarkan tingkat pendidikan, 15 % sudah merupakan
 lulusan D.III Keperawatan. Jumlah tenaga yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi dapat dilihat pada tabel 1.
11. 11. 11 Tabel 1. Jumlah Tenaga Kerja di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi 2.1.9.
Struktur Organisasi Struktur organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat
dilihat pada gambar 1. Gambar 1. Struktur Organisasi Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi No Jenis Tenaga Status Kepegawaian Jumlah Militer PNS Honor Konsulen
Tamu 1. Medis : a. Dokter umum b. Spesialis c. Dokter gigi 2 3 1 3 16 3 2 7 41 21 54 3 2.
Perawat: a. Spk b.D.III c. S.I profesi 3 8 3 4 6 4 27 96 21 34 110 28 3. Diploma 4 23 27
4. Sarjana Umum 3 1 2 6 5. SD/SMP/SMA 11 5 76 92 Total 34 27 264 7 41 375
12. 12. 12 2.2. Analisis Situasi Khusus Urusan Pelayanan Medis 2.2.1. Gambaran Umum
Salah satu yang tidak dapat dipisahkan dari sebuah rumah sakit adalah bagian Urusan
Pelayanan Medis (Uryanmed). Uryanmed bertanggung jawab terhadap pendaftaran,
administrasi umum dan rekam medik. Uryanmed merupakan unsur penunjang pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado. Urusan pelayanan medis
tidak lepas kaitannya dengan tempat penyimpanan berkas rekam medis (status pasien).
Bagian Uryanmed di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terdiri dari empat ruangan
yaitu ruang pendaftaran pasien umum, ruang pendaftaran pasien anggota, ruang
penyimpanan berkas/status pasien dan ruang pengolahan data seperti surat keterangan
medis dan rekapituasi pasien rawat inap dan rawat jalan. 2.2.2. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia urusan pelayanan medis dapat dilihat dari jumlah tenaga kerja di
urusan pelayanan medis. Tabel 2. Jumlah Tenaga Kerja di Urusan Pelayanan Medis No.
Kualifikasi Jumlah 1. Sarjana 1 2. Diploma 1 3. SMA/STM 13 4. SMP 0 5. SD 0 Jumlah
15
13. 13. 13 2.2.3. Struktur Organisasi Struktur organisasi Urusan Pelayanan Medis di Rumah
Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Struktur
Organisasi Urusan Pelayanan Medis 2.2.4. Tugas Pokok dan Fungsi Tugas pokok dan
fungsi organisasi urusan pelayanan medis dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Kepala
Urusan Pelayanan Medis Kepala Urusan Pelayanan Medis bertanggung jawab kepada
kepala rumah sakit dan menerima laporan dari rawat inap dan rawat jalan. Kepala urusan
pelayanan medis membawahi: a. Petugas Tempat Pendaftaran Pasien b. Petugas Koding
dan indexing c. Petugas pembuat surat keterangan medis d. Petugas Asembling dan
analising e. Petugas penyimpanan (filing) dan pendistribusian berkas Rekam Medis
14. 14. 14 f. Petugas Pelaporan g. Petugas Administrasi umum Tugas Pokok yaitu
mengawasi dan mengendalikan kegiatan pelayanan kesehatan di urusan pelayanan medis.
Uraian tugas kepala urusan pelayanan medis adalah sebagai berikut: a. Merencanakan
jumlah dan kategori tenaga uryanmed sesuai dengan kebutuhan. b. Merencanakan jumlah
dan jenis peralatan yang diperlukan. c. Merencanakan jenis kegiatan yang akan
diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan. d. Mengkoorganisasikan seluruh kegiatan
pelayanan medis dengan bekerja sama dengan berbagai pihak yang terkait. e.
Melaksanakan pertemuan berkala f. Menyusun permintaan rutin meliputi kebutuhan alat,
kertas dan buku lain yang diperlukan. 2. Petugas tempat pendaftaran pasien Petugas
tempat pendaftaran pasien bertanggung jawab terhadap pelayanan di tempat pendaftaran
pasien kepada kepala urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas tempat pendaftaran
pasien yaitu melaksanakan kegiatan pelayanan pendaftaran penerimaan pasien rawat
jalan, rawat inap, dan UGD untuk pembagian pasien anggota milter, pasien asuransi dan
pasien umum. Uraian tugas bagi petugas tempat pendaftaran pasien adalah sebagai
 berikut: a. Setiap pasien diterima di tempat pendaftaran pasien dan akan diwawancarai
serta menulis identitasnya b. Memasukkan identitas pasien kedalam komputer c. Setiap
pasien baru akan memperoleh nomor rekam medis d. Membuat kartu berobat pasien. e.
Melaporkan hasil kerja dan permasalahannya kepada kepala uryanmed
15. 15. 15 3. Petugas pembuat surat keterangan medis Petugas pembuat surat keterangan
medis bertanggung jawab terhadap pembuatan surat keterangan medis seperti surat
kelahiran, surat kematian, surat lepas perawatan, dan lain-lain dan bertanggung jawab
kepada kepala urusan pelayanan medis. Tugas pokok yaitu membuat surat keterangan
medis dan meminta persetujuan kepala rumah sakit untuk ditandatangani dan memberi
cap kepala rumah sakit di bagian tata usaha dan urusan dalam (TUUD). Uraian tugas bagi
petugas pembuat surat keterangan medis adalah sebagai berikut: a. Membuat surat
keterangan medis b. Mencatat pada buku laporan keterangan medis seperti buku BLP
(buku lepas perawatan) dan lain-lain c. Memberi nomor surat d. Meminta
penandatanganan kepala rumah sakit untuk surat keterangan medis dan mencap kepala di
bagian Tata Usaha Dan Urusan Dalam (TUUD) e. Meminta administrasi pembuatan surat
keterangan medis 4. Petugas pemberi kode (coding) rekam medis Petugas pemberi kode
rekam medis bertanggung jawab terhadap pelaksanaan pemberian kode (coding) rekam
medis kepada kepala urusan pelayanan medis. tugas pokok yaitu memberikan kode pada
rekam medis sesuai dengan petunjuk buku ICD X baik itu penyakit, gejala, cedera
maupun faktor-faktor yang mempengaruhi kesehatan dan petunjuk buku ICD IX. 5.
Petugas Asembling dan analising Petugas asembiling dan analising bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan assembling dan analising rekam medis kepada kepala urusan
pelayanan medis. Tugas pokok petugas assembling dan analising adalah: a. Merakit
formulir-formulir rekam medis menjadi dokumen . b. Memeriksa kelengkapan berkas
rekam medis yang akan digunakan. c. Memeriksa kelengkapan dan keterlambatan rekam
medis yang sudah digunakan d. Memisahkan rekam medis yang lengkap dengan yang
tidak lengkap
16. 16. 16 Uraian tugas bagi petugas assembling dan analising adalah sebagai berikut: a.
Menyusun atau merakit formulir formulir menjadi dokumen rekam medis b. Menerima
pengembalian dokumen rekam medis yang sudah digunakan c. Melakukan pemeriksaan
kelengkapan rekam medis rawat inap dan rawat jalan sehingga dapat dipisahkan antara
yang lengkap dan tidak lengkap. a. Rekam medis yang tidak lengkap dikembalikan ke
unit yang bertanggung jawab untuk dilengkapi dan harus dikembalikan kembali paling
lambat 2 x 24 jam b. Menyerahkan rekam medis yang lengkap kepada petugas kooding
untuk diberi kode sesuai dengan petunjuk buku ICD X. 6. Petugas penyimpanan (filing)
dan pendistribusian berkas rekam medis Petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas
rekam medis bertanggung jawab terhadap kegiatan filing dan pendistribusian rekam
medis kepada kepala urusan pelayanan medis. Tugas pokok petugas penyimpanan dan
pendistribusian berkas rekam medis adalah sebagai berikut: a. Mengambil rekam medis
dari rak penyimpanan rekam medis untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan. b.
Mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan rekam medis c.
Mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan. d. Memasukkan kembali rekam
medis yang sudah digunakan kedalam rak penyimpanan rekam medis Uraian tugas bagi
petugas penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis adalah sebagai berikut: a.
mengambil rekam medis dari rak penyimpanan rekam medis untuk digunakan sesuai
dengan kebutuhan b. mengantarkan rekam medis ke bagian atau unit yang membutuhkan
 rekam medis dan mengambil kembali rekam medis yang sudah digunakan c.
memasukkan kembali rekam medis yang sudah digunakan kedalam rak penyimpanan
rekam medis
17. 17. 17 d. melayani peminjaman/mengekspedisi peminjaman rekam medis e.
melaksanakan penyisiran dokumen rekam medis secara periodik f. melakukan
penyusutan dokumen yang tidak aktif ke rak tempat penyimpanan dokumen rekam medis
non aktif g. Menggabungkan dokumen rekam medis lama dan baru ke dalam satu map h.
Membantu dalam pemusnahan dokumen rekam medis 7. Petugas pelaporan Petugas
pelaporan bertanggung jawab terhadap pembuat pelaporan kepada kepala urusan
pelayanan medis. Tugas pokok petugas pelaporan yaitu membuat dan mengirim laporan
RL.1 sampai dengan RL. 6, melakukan surat menyurat (Korespondensi) rekam medis
sesuai dengan kebutuhan. Uraian tugas bagi petugas pelaporan adalah sebagai berikut: a.
Menerima sensus bulanan dan merekap dalam RP. 1. b. Menerima dan mengirim laporan
individual pasien Rl. 1.2, 2.3 ke Depkes c. Melaporkan data penyakit malaria dan data
kematian ke Dinkes d. Melaporkan data penyakit TB paru ke Denkesyah e. Membuat
laporan indikator rumah sakit (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR dan GDR) setiap bulan
dengan menampilkan grafik Barber Johson per tahun f. Membuat laporan urutan sepuluh
penyakit paling menonjol g. Menyusun laporan berdasarkan RP. 1 dan RL.2a, 2b, 2a1,
2b1, 3, 4, 5 h. Memintakan tanda tangan kepala urusan pelayanan medis untuk laporan
laporan tersebut i. Mengirim laporan-laporan tersebut ke Dinkes dan Denkesyah j.
Mengarsipkan laporan-laporan tersebut
18. 18. 18 BAB III HASIL KEGIATAN 3.1. Uraian Kegiatan Kegiatan magang dilaksanakan
selama 4 minggu di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado dimulai pada
tanggal 13 Januari 2014 sampai dengan 7 Februari 2014, sesuai dengan surat permohonan
izin magang mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi
Manado. Dalam pelaksanaan magang ini penulis ditempatkan di instalasi Urusan
Pelayanan Medis (Uryanmed). Secara umum kegiatan yang dilakukan selama kegiatan
magang adalah sebagai berikut: 1. Melapor pada Kepala Rumah Sakit Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi melalui Kepala Tata Usaha dan Urusan Dalam (TUUD) dan
Dosen Pembimbing Lapangan 2. Pembimbingan tentang pembagian area kerja, orientasi
dan observasi serta konsultasi dengan kepala ruangan tentang tupoksi kerja 3. Orientasi
dan observasi berikutnya di bagian urusan pelayanan medis serta bagiannya Kegiatan
penunjang yang dilakukan yaitu : 1. Menganalisis situasi umum melalui profil rumah
sakit 2. Menganalisis situasi khusus melalui wawancara dengan petugas Urusan
Pelayanan Medis dan melakukan observasi di bagian Urusan Pelayanan Medis 3.
Melakukan konsultasi dan pembimbingan dengan dosen pembimbing lapangan tentang
pembuatan laporan magang, masalah yang ditemukan dan alternatif pemecahan masalah
4. Membantu pelaksanaan kegiatan harian di bagian urusan pelayanan medis
19. 19. 19 3.2. Identifikasi Masalah Masalah yang didapatkan selama kegiatan magang
adalah belum optimalnya manajemen berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III
R.W. Mongisidi. Dalam hal ini, belum optimalnya susunan berkas rekam medis
dikarenakan masih ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun tergandakan pada
tempat penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara manual di Rumah Sakit
Tingkat III Robert Wolter Mongisidi. Masalah yang didapat dapat digambarkan
menggunakan metode fishbone yang ditemukan oleh ilmuan Jepang yang bernama Kaori
Ishikawa, metode ini juga sering disebut diagram Ishikawa sesuai dengan nama
 penemunya. Gambar 3. Diagram Fishbone A. Manusia 1. Kurangnya tenaga di bagian
urusan pelayanan medis (Uryanmed) 2. Penempatan sumber daya manusia belum sesuai
latar belakang pendidikan 3. Kurangnya pelatihan sumber daya manusia di bidang
pelayanan medis khususnya bidang rekam medis B. Metode 1. Pengelolaan manajemen
sistem informasi berkas rekam medis masih manual Belum optimalnya pengaturan berkas
rekam medik C.UangA.Manusia D.MateriB.Metode A1 A3 A2 B1 C1 C2 D2 D3 D1
20. 20. 20 C. Uang 1. Tidak tersedianya dana untuk pelatihan di rekam medik 2. Kurangnya
anggaran khusus untuk pelaksanaan pelatihan pada urusan pelayanan medis D. Materi 1.
Masih kurangnya sarana komputer 2. Tempat penyimpanan berkas yang masih sedikit 3.
Ruang penyimpanan berkas yang kurang luas 3.3. Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah yang ada, maka alternatif pemecahan masalah adalah sebagai
berikut : 1. Penempatan Sumber Daya Manusia (SDM) pada suatu jabatan ataupun posisi,
disesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan tugas serta tanggung jawabnya pada
bidang urusan pelayanan medis. 2. Penambahan Sumber Daya Manusia (SDM) dengan
kemampuan di bidang rekam medis khususnya tenaga diploma ataupun strata 1 bagian
urusan pelayanan medis. 3. Pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi seluruh staf dibagian
urusan pelayanan medis agar dapat lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing, agar semua kegiatan pelaksanaan yang ada dapat berjalan dengan efektif.
4. Mengoptimalkan sistem informasi manajemen dan berkas rekam medis dalam hal ini
sistem komputerisasi di urusan pelayanan medis yang membutuhkan khususnya rekam
medis. 5. Menambahkan fasilitas yang ada dalam bagian urusan pelayanan medis seperti
ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan berkas
rekam medis juga pendingin ruangan pada tempat penyimpanan.
21. 21. 21 3.4. Kontribusi Bagi Instansi dan Peserta Magang 3.4.1. Kontribusi Bagi Instansi
Kontribusi kegiatan magang bagi instansi Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
adalah: 1. Mendapatkan masukan yang bermanfaat dalam melakukan tindakan atau
perubahan dalam pelayanan kepada masyarakat 2. Mendapatkan alternatif pemecahan
masalah yang ada khususnya mengenai manajemen berkas rekam medis. 3. Terciptanya
kerjasama yang saling menguntungkan antara Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi
dan mahasiswa dimana instansi dapat memanfaatkan mahasiswa dalam memberikan
saran dan masukan guna meningkatkan kinerja pelayanan medis melalui peningkatan
manajemen berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi 4. Terjalin
hubungan yang baik antara Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi dengan Fakultas
Kesehatan Masyarakat dimana nantinya instansi dapat memanfaatkan mahasiswa magang
setiap tahunnya melalui kerjasama dengan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas
Sam Ratulangi 3.4.2. Kontribusi Bagi Peserta Magang Kontribusi kegiatan magang bagi
peserta magang adalah: 1. Meningkatkan kemampuan dalam mengidentifikasi prosedur
kerja di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi 2. Meningkatkan kemampuan
mengidentifikasi masalah, merumuskan dan memberi alternatif pemecahan masalah 3.
Mendapatkan pengalaman dan keterampilan kerja dalam bidang epidemiologi 4.
Memperkaya kajian dalam bidang epidemiologi rumah sakit 5. Mendapatkan bahan untuk
penulisan karya ilmiah dan skripsi
22. 22. 22 BAB IV PEMBAHASAN 4.1. Manajemen Berkas Rekam Medik di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi Permasalahan yang didapat pada pengaturan berkas rekam
medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi adalah belum optimalnya susunan
berkas rekam medis dikarenakan masih ada berkas yang masih tercecer, hilang ataupun
 tergandakan pada tempat penyimpanan rekam medis yang masih digunakan secara
manual. Kurangnya sumber daya manusia khususnya pada urusan pelayanan medis di
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi terutama tenaga diploma dan strata 1 rekam
medis. Jumlah ketenagaan pada urusan pelayanan medis adalah 15 orang, 1 orang
diploma rekam medik, 1 orang sarjana ekonomi, sedangkan 13 orang lainnya adalah
SMA. Dengan demikian, diperlukan penempatan Sumber Daya Manusia (SDM) pada
suatu jabatan ataupun posisi, disesuaikan dengan latar belakang pendidikan dan tugas
serta tanggung jawabnya pada bidang rekam medis. Pengelolaan rekam medis
membutuhkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang baik. Petugas atau pegawai rekam
medis pada setiap rumah sakit diharapkan adalah orang-orang yang mampu mengelola
rekam medis baik fisik maupun isi daripada rekam medis. Pegawai atau unit rekam medis
merupakan unit vital dalam pengelolaan, pemeliharaan, pelayanan, serta sampai proses
pemusnahan rekam medis. Pegawai rekam medis diharapkan dapat mengontrol siklus
daripada rekam medis yang merupakan milik dari setiap pasien rumah sakit tersebut.
(Zalukhu,2010) Menurut Keputusan MenKes No.377/Menkes/SK/III/2007, seorang
pegawai rekam medis harus memiliki kualifikasi pendidikan sebagai berikut : a. Diploma
3 (D3) Rekam Medis dan Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 6 semester, dengan
gelar Ahli Madya.
23. 23. 23 b. Diploma 4 (D4) Manajemen Informasi Kesehatan yang ditempuh selama 8
semester, dengan gelar Sarjana Sains Terapan MIK. c. Strata 1 (S1) Manajemen
Informasi Kesehatan yang di tempuh selama 8 semester, dengan gelar Sarjana
Manajemen Informasi Kesehatan. d. Strata 2 (S2) Manajemen Informasi Kesehatan yang
ditempuh selama 4 semester, dengan gelar Megister Manajemen Informasi Kesehatan.
Sistem informasi manajemen dan penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi masih bersifat manual dan belum terkomputerisasi secara
keseluruhan, untuk itu perlu mengoptimalkan sistem informasi manajemen dan berkas
rekam medis dalam hal ini sistem komputerisasi di urusan pelayanan medis yang
membutuhkan khususnya rekam medis. Melihat begitu pentingnya suatu rekam medis,
perlu adanya pengelolaan yang baik dan benar untuk mencapai keberhasilan tertib
administrasi dalam peningkatan mutu pelayanan rumah sakit kepada masyarakat. Dalam
hal ini rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi data yang ada di dalam rekam
medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan atau pemalsuan data yang ada di
dalamnya ataupun digunakan oleh orang yang tidak berhak, serta tidak boleh dibawa
keluar dari rumah sakit kecuali permintaan pengadilan dengan izin tertulis dari kepala
rumah sakit tersebut. (Zalukhu,2010) Kurangnya pelaksanaan orientasi dan pelatihan bagi
seluruh staf dibagian pelayanan medis rumah sakit yang menitikberatkan pada
keterampilan dan motivasi kerja petugas pelayanan medis. Faktor lain yang
mempengaruhi kelengkapan berkas rekam medik adalah kurangnya fasilitas yang ada
dalam bagian urusan pelayanan medis Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi seperti
ruangan tempat penyimpanan berkas rekam medis, rak tempat penyimpanan berkas
rekam medis, pendingin ruangan pada tempat penyimpanan dan komputer pada tempat
pendaftaran dan pembuatan laporan. Ruangan penyimpanan berkas harus dijaga
kelembabannya agar tetap kering. Agar ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar
650-750 F (180-240 C). Penggunaan pendingin ruangan berupa AC dapat mengurangi
debu dalam ruangan. Tempat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik,
24. 24. 24 pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor
keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membantu
memelihara dan mendorong kegairahan kerja, motivasi dan produktivitas pegawai.
Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu
diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan
bahaya kebakaran. (Zalukhu,2010) Ketidaklengkapan dokumen/berkas rekam medis
menjadi salah satu masalah karena rekam medis seringkali merupakan satu-satunya
catatan yang dapat memberikan informasi secara terperinci tentang apa yang sudah
terjadi selama pasien dirawat atau selepas pasien mendapat pelayanan medis di rumah
sakit Tentara Angkatan Darat ini. Manajemen berkas rekam medik di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi dimulai dengan pengisian berkas rekam medik berupa
pengisian format catatan pasien hingga rekapitulasi berkas rekam medis yang dibutuhkan.
Aspek manajemen yang ada di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi ditinjau dari
fungsi manajemen menurut George Terry yaitu: 1. Perencanaan Perencanaan berkas
rekam medik meliputi ketersediaan material berkas rekam medik. 2. Pengorganisasian
Pengorganisasian berkas rekam medik meliputi pembagian petugas kesehatan/petugas
pelayanan medis dalam pengisian, pengaturan, pelaporan dan penyimpanan berkas rekam
medik. 3. Pelaksanaan Pelaksanaan berkas rekam medik meliputi pengisian, pengaturan,
pelaporan dan penyimpanan berkas rekam medik yang dilakukan oleh petugas
kesehatan/petugas pelayanan medis. 4. Penilaian atau evaluasi Rekapitulasi berkas rekam
medis atau pelaporan dari berkas rekam medik yang meliputi jumlah kunjungan pasien
rawat inap, rawat jalan dan rawat darurat, jenis penyakit menonjol, tagihan jaminan
kesehatan dan obat-obatan.
25. 25. 25 Fungsi manajemen ini dibutuhkan untuk kebutuhan sumber daya seperti tenaga
pelayanan medis dan fasilitas pelayanan medis agar pelayanan yang diberikan dapat
optimal dan memuaskan pelanggan. Pengelolaan berkas rekam medik di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi terus menerus dilakukan. Status atau kartu rekam medik yang
telah digunakan oleh pasien biasanya kembali ke ruang uryanmed untuk dilakukan
pengaturan berkas yang meliputi assembling dan koding. Setelah diolah melalui sistem
pelaporan, berkas rekam medik disimpan dalam ruang penyimpanan berkas. Jika pasien
yang sama datang kembali untuk menerima pelayanan medis maka status atau kartu
rekam medisnya dapat dipergunakan kembali. 4.2. Pelayanan Medis di Rumah Sakit
Pelayanan medis di rumah sakit merupakan satu ciri pokok yang sudah pasti akan
menjadi andalan, maka data pelayanan yang harus diolah agar dapat : berbicara dan
menggambarkan keadaaan pelayanan medis yang lebih komunikatif. Data yang ada
jangan hanya berderat, tetapi akan dapat diolah menjadi informasi yang dapat
dimanfaatkan oleh manajer rumah sakit dalam mengambil keputusan. Selain itu data dari
pelayanan medis dalam bentuk rekam medis, begitu banyak jenisnya dan begitu besar
jumlahnya. Sehingga perlu dipilih beberapa yang memang relevan digunakan dalam
pengambilan keputusan oleh manajer. (Sabarguna,2005) Beberapa tujuan sistem
informasi manajemen rumah sakit yang perlu, diantaranya adalah informasi yang
digunakan dalam rangka evaluasi program dan tentunya akan terkait pula dengan
informasi untuk perencanaan program. Sistem informasi untuk perencanaan dan evaluasi
program dapat diambil pada bidang pelayanan medis yang kecenderungannya dengan
lebih siap, artinya rumah sakit dapat mempersiapkan pelayanan pada waktunya
dibutuhkan. (Sabarguna,2005) Pada dasarnya pelayanan rumah sakit terbagi atas
 pelayanan medis dan pelayanan non medis. Pelayanan medis terkait dengan pasien untuk
upaya kesehatan, baik promotif, preventif, terapi atau rehabilitasi. Sedangkan pelayanan
non medis berhubungan dengan kebutuhan umum pasien seperti, ruangan, tanaman dan
makanan lainnya. (Sabarguna,2005)
26. 26. 26 Masukan (input) adalah data dari rekam medis yang dicatat pada tiap bulannya,
untuk kepentingan manajemen puncak tentunya data global, diambil dari register atau
laporan bulanan. Proses yang dikerjakan dalam bentuk tabulasi maupun grafik. Keluaran
yang terjadi berupa tabel dan grafik informasi data pelayanan bila dilihat dari nilainya
dari yang terbesar hingga terkecil; perkembangannya (naik atau turun) serta
kecenderungannya (membaik atau memburuk). (Sabarguna,2005) Pelayanan medis di
Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado masih secara manual diambil dari
laporan harian, bulanan, triwulan, trimester dan tahunan. Proses yang dikerjakan
berdasarkan alur kerja rekam medis, mulai dari pendaftaran, poliklinik/UGD yang dituju,
pengisian berkas rekam medis, assembling, koding, pelaporan data hingga penyimpanan
berkas rekam medik dan juga pembuatan surat keterangan medis berupa surat kelahiran,
surat kematian, surat keterangan pasien pulang, surat keterangan pasien masuk (rawat
inap), dan lainnya. Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat gambar 4. Berkas rekam medis
dibuat untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam upaya peningkatan mutu
pelayanan kesehatan di rumah sakit Tentara Angkatan Darat ini. Untuk mencapai tujuan
tersebut maka dalam pengisian atau pencatatan rekam medis di rumah sakit dilakukan
oleh dokter dan perawat mengenai hasil kegiatan medis yang telah dilakukan, untuk itu di
dalam pelaksanaan pengisian dan pencatatan dokumen rekam medis haruslah diisi dengan
lengkap sehingga dapat menghasilkan informasi yang akurat dan berkesinambungan.
27. 27. 27 Gambar 4. Alur Kerja Rekam Medik
28. 28. 28 4.3. Rekam Medik 4.3.1. Pengertian Rekam Medik Lima area data statistik
kesehatan yang umumnya digunakan dalam epidemiologi adalah laporan penyakit
menular, catatan klinis dan catatan medis rumah sakit, catatan perusahan dan lembaga,
survei kesehatan dan penyakit, serta observasi berkelanjutan terhadap insidensi kesakitan
di dalam masyarakat. (Timmreck, 2001) Catatan medis rumah sakit dan klinik tampak
seperti sumber data penyakit yang reliable. Akan tetapi, hal ini tidak selalu benar. Data
dari catatan rekam medis bisa menjadi bias. Data catatan medis dari praktik dokter swasta
atau klinik kecil hanya sedikit yang digunakan oleh ahli epidemiologi. Pada kenyataanya,
catatan tersebut mungkin justru merupakan sumber data kesakitan yang cukup besar yang
belum dimanfaatkan. Upaya untuk mendapatkan catatan medis merupakan upaya yang
penuh halangan, cara mendapatkannya sering kali harus dilakukan secara manual karena
tidak ada database yang tersedia dan cukup baik dari praktik dokter swasta. Keterbatasan
dana juga menjadi salah satu penghalang karena tidak seorangpun bersedia mendanai
pengumpulan data secara besar- besaran dari catatan medis yang ada pada semua praktik
dokter swasta. (Sabarguna, 2004) Rekam medik adalah keterangan baik tertulis maupun
terekam tentang identitas, anamneses, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa segala
pelayanan dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang
rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. (Sabarguna,
2004) Rekam medik rumah sakit merupakan komponen penting dalam pelaksanaan
kegiatan manajemen rumah sakit. Rekam medik rumah sakit harus mampu menyajikan
informasi lengkap tentang proses pelayanan medis dan di rumah sakit, baik di masa lalu,
masa kini maupun perkiraan dimasa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek hukum
 peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes) RI No. 749a/Menkes/Per.XII/1989 tentang
pengisian Rekam Medis dapat memberikan sanksi hukum bagi Rumah Sakit atau petugas
kesehatan yang
29. 29. 29 melalaikan, dan berbuat khilaf dalam pengisian lembar-lembar rekam medis.
(Muninjaya, 2004) Penyelenggaraan rekam medis tidak hanya dalam rangka memenuhi
kewajiban saja, tetapi dapat secara jelas bisa dimanfaatkan. Pemanfaatan baru akan
terjadi bila telah diolah terlebih dahulu dan karena banyaknya data dan cara yang bisa
dipilih maka perlu secara selektif dicari dengan kebutuhan. Yang bertanggung jawab atas
kepemilikan dan pemanfataan rekam medik adalah direktur rumah sakit. Pihak direktur
bertanggung jawab atas hilang, rusak atau pemalsuannya, termasuk penggunaannya oleh
badan/orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh pasien yang wajib dijaga
kerahasiaannya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas di ruangan selama pasien
dirawat. Tidak ada seorangpun dibolehkan mengutip sebagian atau seluruh isi rekam
medik di sebuah rumah sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perseorangan,
kecuali yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangangan yang berlaku.
(Muninjaya, 2004) 4.3.2. Kegunaan Rekam Medik Rekam medik sebagai salah satu
bentuk sistem informasi manajemen rumah sakit memiliki peranan penting dalam
peningkatan mutu pelayanan rumah sakit dalam beberapa aspek yaitu aspek administrasi,
medis, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. 1. Aspek administrasi
Aspek administrasi rekam medik penting ditinjau dari nilai administrasinya karena isinya
menyangkut kewenangan dan tanggung jawab tenaga medis dan paramedik untuk
mencapai tujuan perawatan pasien. Dalam hal ini, rekam medik merupakan sumber
informasi pasien yang berobat atau dirawat disebuah rumah sakit. 2. Aspek medis Aspek
medis rumah sakit merupakan dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
pasien, termasuk alat komunikasi antar dokter dan antara
30. 30. 30 dokter dengan petugas kesehatan lainnya dan untuk evaluasi kualitas pelayanan
rumah sakit. 3. Aspek hukum Selain itu, rekam medik juga erat kaitannya dengan aspek
hukum. Jik ada tuntutan terhadap pelayanan yang diterima oleh pasien. Rekam medik
berguna dalam membantu perlindungan kepentingan hukum penderita, rumah sakit dan
praktisi yang bertanggung jawab. 4. Aspek keuangan Dari aspek keuangan, rekam medik
penting untuk menetapkan besarnya biaya yang harus dibayar oleh pasien atau pihak-
pihak yang menanggungnya. 5. Aspek penelitian dan pendidikan Data rekam medik
rumah sakit juga dapat dimanfaatkan untuk pendidikan, penelitian dan sebagai dasar
untuk menyusun laporan rutin rumah sakit. 6. Aspek dokumentasi Data rekam medik
berguna untuk dokumentasi riwayat penyakit pasien dan perkembangannya, dalam hal ini
rekam medik sebagai dasar untuk kaji ulang studi dan evaluasi perawatan yang diberikan
kepada penderita, juga sebagai dasar perencanaan dan keberlanjutan perawatan penderita.
Rekam medik juga digunakan dalam melengkapi bukti dokumen terjadinya kesakitan
penderita dan penanganan serta peengobatan selama tinggal di rumah sakit. Berkas rekam
medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat perawatan lain jika
seandainya pasien dirujuk untuk mendapat perawatan lanjutan di institusi atau rumah
sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan
dan pemanfaatan rekam medik dapat dikenakan sanksi oleh Dirjen Pelayanan Medik atau
oleh direktur rumah sakit yang bersangkutan. (Muninjaya, 2004) Kegunaan rekam medik
di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi sama seperti yang telah dijelaskan diatas
yaitu sebagai kepentingan untuk administrasi, medis, hukum, keuangan, penelitian dan
 pendidikan serta dokumentasi. Kelalaian dan kesalahan dalam pengelolaan dalam berkas
rekam medik merupakan
31. 31. 31 tanggung jawab dari kepala urusan pelayanan medis beserta stafnya dan juga
kepala rumah sakit Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado. 4.3.3 Ketentuan
Umum Rekam Medik Ketentuan umum rekam medik adalah : 1. Rekam medik harus
mengandung semua informasi klinis yang signifikan dan harus dirinci secara cukup untuk
memungkinkan praktisi lain melakukan perawatan penderita pada setiap waktu.
Konsultan merekam pendapat setelah pemeriksaannya dan praktisi memberikan
perawatan berkelanjutan yang efektif bagi penderita. 2. Berkas rekaman medik adalah
milik rumah sakit dan direktur rumah sakit bertanggung jawab atas hilang, rusak atau
pemalsuan rekaman medik, serta penggunaan oleh badan atau orang yang tidak berhak. 3.
Isi rekam medik adalah milik penderita yang wajib dijaga kerahasiaannya 4. Untuk
melindungi kerahasiaan tersebut, hanya petugas rekam medik yang diijinkan masuk
ruangan penyimpanan berkas rekam medik 5. Tidak diperkenankan mengutip sebagian
atau seluruh isi rekam medik untuk lembaga atau badan maupun perorangan kecuali yang
telah ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. 6. Selama penderita
dirawat, rekam medik menjadi tanggung jawab perawat ruangan dan dijaga
kerahasiaannya. (Siregar, 2003) Ketentuan umum rekam medik di Rumah Sakit Tingkat
III R.W. Mongisidi memiliki ketentuan umum seperti halnya diterangkan diatas. Rekam
medik memiliki informasi klinis pasien, berkas rekam medik adalah milik rumah sakit
sedangkan isinya adalah milik pasien, dan untuk pasien rawat inap berkas rekam medik
menjadi tanggung jawab dari dokter, perawat, bidan yang menanganinya. Isi rekam
medik bersifat rahasia, oleh sebab itu hanya berkepentingan yang diijinkan masuk ke
ruang tempat penyimpanan maupun pengolahan data rekam medik (uryanmed).
32. 32. 32 4.3.4. Isi Rekam Medik 4.3.4.1. Isi Rekam Medik Secara Umum Suatu rekam
medik yang lengkap, jika mencakup data identifikasi dan sosiologis, riwayat penyakit,
riwayat penyakit keluarga, pemeriksaan fisik, pemeriksaan khusus seperti laboratorium,
sinar-x dan lain-lain. Data identifikasi rekam medik pada umumnya terdapat dalam
lembar penerimaan masuk rumah sakit. Lembaran ini pada umumnya mengandung
informasi berkaitan seperti nomor rekam medik, nama, alamat penderita, nama
suami/istri, nomor telepon rumah, jenis kelamin, tanggal lahir, tempat tanggal lahir, status
perkawinan, pekerjaan, nama, alamat, diagnosis waktu masuk, tanggal dan masuk rumah
sakit. Pada lembar penerimaan itu, umumnya terlampir formulir persetujuan untuk
memberi kewenangan bagi penanganan medik atau bedah. Lembar riwayat penerimaan
biasanya diberi tempat untuk merekam nama informan dan juga nama personel yang
mengambil riwayat penyakit. Maksud sejarah atau riwayat penerimaan adalah merekam
keluhan utama penderita dan uraian tentang kesakitan yang sekarang. Selama ini, sejarah
penerimaan itu memberi peluang untuk melindungi diagnosis sementara atau diagnosis
penerimaan yang biasanya dibuat penderita pada waktu penerimaan penderita. Lembaran
pemeriksaan sejarah dan fisik menyediakan pada dokter informasi masuk rumah sakit
pada waktu yang telah lalu, dengan diagnosis, bedah dan luka utama yang telah dialami
penderita, riwayat penyakit infeksi semasa kanak-kanak dan dewasa, jika ada kehamilan
maka harus menyediakan tanggal, hasil pemeriksaan dan komplikasi, data imunisasi,
dasar sosiologis mencakup kebiasaan minum alkohol, merokok, makanan, tinggi dan
bobot badan, tanggal dan negara tempat tanggal lahir, pendidikan, sejarah pekerjaan,
status perkawinan, dan riwayat penyakit keluarga. Lembar pemeriksaan fisik terdiri atas
 pengkajian sistematik pada kulit, kepala, leher, pernapasan, jantung, dada, saluran cerna,
uriner, genital dan sebagainya. Setelah dokter menerima semua informasi itu, dokter
merekam dalam rekam medik suatu program usulan atau anjuran untuk dilakukan selama
penderita dirawat di rumah sakit itu.
33. 33. 33 Lembaran laboratorium juga masuk dalam rekam medik penderita. Laporan
laboratorium mencakup kimia, hematologi, mikrobiologis, serologis, patologi dan juga
radiologi. Semua prosedur penanganan yang dilakukan pada penderita direkam dalam
rekam medik. Catatan bedah juga masuk dalam rekaman dan mengandung uraian temuan,
rincian teknik yang digunakan dan jaringan yang dikeluarkan. Catatan kemajuan dibuat
dalam rekam medik untuk maksud memberikan kepada dokter gambaran kronologis, dan
analisis dari rangkaian klinis penderita. Setelah semua prosedur diagnosis selesai
dilaksanakan, dokter wajib merekam diagnosis final definitive dalam rekam medik yang
didasarkan pada istilah yang ditetapkan dalam nomenklatur baku dari penyakit dan
bedah. Setelah pembebasan penderita dari rumah sakit, rekam penderita dimasukkan
dalam rekaman medik, berupa ringkasan pembebasan. Jika penderita meninggal dalam
rumah sakit dan otopsi dilakukan. Rekam medik akan mengandung protokol lengkap dari
temuan yang dihasilkan dari otopsi. (Siregar,2003) 4.3.4.2. Isi Rekam Medik di Rumah
Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Isi rekam medik di Rumah Sakit Tingkat III R.W.
Mongisidi terbagi dalam rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap. Pada pasien rawat
jalan dan gawat berisi nama, alamat, kesatuan, status perkawinan, nomor rekam medik,
umur, tempat dan tanggal lahir, tanggal masuk, diagnosis, keterangan dokter yang
merawat, surat keterangan jaminan sosial (BPJS atau Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial) yang bekerja sama dengan rumah sakit, surat rujukan dari puskesmas atau dokter
keluarga (jika ada). Sedangkan berkas pasien rawat inap memiliki tambahan berkas
asuhan keperawatan maupun asuhan kebidanan (bagi pasien persalinan) dan resume
pasien pulang. Berkas rekam medis di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi berisi
sebagai berikut: 1. Identifikasi pasien, terdiri dari nomor rekam medik nama lengkap
pasien, umur, nama suami/istri/ayah, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, nomor
34. 34. 34 rekam medis, agama, pekerjaan, kesatuan (umum, anggota TNI, BPJS, jamkesmas,
pertamina, jamsostek). 2. Tanda palang (+) untuk pasien meninggal ditulis dibelakang
nama pasien pada sampul luar berkas rekam medik. 3. Catatan mengenai data kesehatan
pasien, meliputi penyebab sakit, penetuan tindakan terapi, rehabilitasi, riwayat pasien dan
keluarga, pemeriksaan klinis (seperti laboratorium, radiologi dan pemeriksaan lain seperti
yang telah diuraikan pada analisis umum rumah sakit), perawatan dan terapi obat
terakhir. 4. Perintah dokter atau rencana perawatan, dokter atau perawat menuliskan
perkembangan pasien, rencana perawatan, hasil tes dan kondisi umum pasien. Perintah
dokter ini harus diberi tanggal dan ditandatangani. 5. Catatan perkembangan yang berisi
kondisi dan respon pasien terhadap perawatan yang diberikan 6. Catatan perawat dan
diagram grafik, daftar pengobatan serta perawatan yang diberikan kepada pasien 7.
Laporan operasi seperti persetujuan bedah, laporan pra dan post anastesi 8. Lembar
persalinan yang berisi catatan atau laporan persalinan 9. Ringkasan pasien masuk dan
keluar, prognosis, perawatam pasien kembali kontrol untuk follow up. 10. Dokumentasi
keperawatan 11. Formulir informed consent atau formulir persetujuan tindakan medis
yang ditandatangani pasien atau perwakilan atas nama pasien (baik ayah/suami atau
keluarga pasien) yang bersangkutan sebelum dokter melakukan tindakan medis tertentu.
Hal yang sering terjadi dalam pengaturan berkas rekam medik adalah hilang atau
 tercecernya berkas di rekam medik karena sistem penyimpanan berkas yang masih
bersifat manual.
35. 35. 35 4.4 Sistem Informasi Manajemen Urusan Pelayanan Medis di Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi Sumarni dan Suprihanto (1993) menyatakan bahwa sistem
informasi manajemen adalah sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan
informasi, guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan
dalam suatu organisasi. Karena dewasa ini terdapat ledakan informasi, maka biasanya
sebuah sistem informasi manajemen menggunakan alat bantu berupa komputer (Aditama
Tjandra Yoga, 2010). Instalasi rekam medik Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi,
masih menggunakan sistem informasi manajemen yang manual. Secara singkat, tugas
unit kerja instalasi rekam medik dimulai dari pengumpulan data, pemerosesan data, dan
penyajian informasi kesehatan. Data yang dikumpulkan berupa data sosial dan data
medis. Data sosial didapatkan ketika mendaftar sebagai pasien, sedangkan data medis
didapatkan setelah pasien mendapatkan pemeriksaan maupun tindakan perawatan dari
tenaga kesehatan di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi Manado. Pasien yang
datang berobat di Rumah Sakit Tingkat III R.W. Mongisidi diwajibkan untuk membawa
kartu pasien sebagai kartu pendaftaran dan pengambilan berkas rekam medik.
36. 36. 36 BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Pelaksanaan magang di Rumah Sakit Tingkat
III R.W. Mongisidi Manado dimulai pada tanggal 13 Januari sampai dengan 7 Februari
2014, dapat disimpulkan bahwa urusan pelayanan medis membutuhkan sistem
manajemen yang baik dalam hal ini dalam pengaturan berkas rekam medis dan
penambahan sumber daya manusia pada bagian urusan pelayanan medis. 5.2. Saran Agar
berkas rekam medik dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka diperlukan rekam
medik yang lengkap, akurat dan terintegrasi dengan baik dan untuk kelancaran proses
administrasi dan manajemen rumah sakit, maka sebaiknya: 1. Pihak manajemen rumah
sakit segera menerapkan sistem informasi manajemen dalam hal ini sistem komputerisasi
di bagian/instalasi yang membutuhkan khususnya rekam medis atau menggunakan rekam
medik elektrik yang saling terintegrisasi antara satu dengan yang lainnya. 2. Rumah Sakit
Tingkat III R.W. Mongisidi Manado sebaiknya lebih memperhatikan latar belakang
pendidikan dan tugas serta tanggung jawab dalam menempatkan sumber daya manusia
pada suatu jabatan ataupun posisi pada bidang rekam medis. 3. Bagi tenaga/petugas di
bagian Uryanmed sebaiknya dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab sesuai job
description yang diembankan kepadanya. 4. Rekam medik sebaiknya segera
dikembalikan ke tempat penyimpanan setelah pasien menggunakannya untuk
pemeriksakan kesehatan, perawatan maupun kepentingan administrasi.
37. 37. 37 DAFTAR PUSTAKA Alamsyah D. 2011. Manajemen Pelayanan Kesehatan.
Yogyakarta: Nuha Medika Anonim. 2014. Panduan Magang. Manado: Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi. Anonim. 2010. Undang-Undang
Kesehatan dan Rumah Sakit. Bandung: Fokusindo Mandiri. Anonim. 2013. Profil Rumah
Sakit Tingkat III. 07.06.01 R.W. Mongisidi Manado. Manado : Denkesyah 07.04.01
Manado. Muninjaya G. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran
EGC. Sabarguna B. 2004. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Yogyakarta:
Konsorsium Rumah Sakit Islam Jawa Tengah dan Yogyakarta. Sabarguna B. 2005.
Sistem Informasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium Rumah Sakit Islam Jawa
Tengan dan Yogyakarta. Siregar C. 2004. Farmasi Rumah Sakit. Jakarta: Penerbit Buku
Kedokteran EGC. Siwy D. 2012. Laporan Pelaksanaan Magang di RSUP
Prof.Dr.R.D.Kandou Manado Tingginya Jumlah Kasus Penyakit TB Paru di RSUP
Prof.Dr.R.D.Kandou Manado periode 1 Januari 30 Juni 2012. Manado: Fakultas
Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi. Timmreck T. 2001. Epidemiologi
Suatu Pengantar. Jakarta: Penerbit Buku Kedokteran EGC. Yoga A. 2010. Manajemen
Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: Universitas Indonesia Zalukhu W. 2010. Pengelolaan
Rekam Medis Dalam Upaya Peningkatan Pelayanan Pada Rumah Sakit Umum
Gunungsitol,i (online),
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/21393/4/Chapter%20II.pdf, diakses 17
Maret 2014.