PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

DI RS MUHAMMADIYAH LUMAJANG

RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG

Jalan Slamet Wardoyo No. 103 Labruk Lor-Lumajang

Tahun 2019
 LEMBAR PENGESAHAN

PENGESAHAN DOKUMEN RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG

Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis
TANDA
KETERANGAN TANGGAL
TANGAN

Pembuat Dokumen

Enny Kurniawati, S.Kep., Ns., MMRS

Authorized Person
NBM :

dr. HALIMI MAKSUM.,MMRS

Direktur
NBM : 109 803 5

ii
 PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH LUMAJANG
MAJELIS PEMBINA KESEHATAN UMUM
RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH
LUMAJANG
Kantor : Jl. Slamet Wardoyo No. 103 Labruk Lor – Lumajang

KEPUTUSAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG
NOMOR : ....../III.5/H/IV/2019
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

DIREKTUR RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG

Menimbang : a. Bahwa rumah sakit merupakan Amal Usaha Muhammadiyah

Bidang Kesehatan (AUMKes) yang memberikan pelayanan
kesehatan bagi masyarakat dengan mengedepankan mutu
pelayanan dan keselamatan pasien.
b. bahwa dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 29 ayat
(1) huruf r Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit, maka perlu memutuskan Pedoman
Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit
Muhammadiyah Lumajang dengan Keputusan Direktur Rumah
Sakit Muhammadiyah Lumajang \
Mengingat 1. Anggaran Dasar Muhammadiyah
2. Anggaran Rumah Tangga Muhammadiyah
3. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. :
120/KEP/I.O/B/2006, tentang Qaidah Unsur Pembantu
Pimpinan Persyarikatan;
4. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah No.
87/KEP/I.0/B/2011 tentang Pedoman Majelis Pembina
Kesehatan Umum;
5. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah
No.01/PED/I.O/B/2011 tentang Amal Usaha Kesehatan
Muhammadiyah;
6. Surat Keputusan Majelis Pembina Kesehatan Umum Pimpinan
Pusat Muhammadiyah No.: 06/KEP/I.6/H/2011 tentang
Ketentuan MPKU tentang Pedoman Amal Usaha
Muhammadiyah (Pedoman PPM No.01/PED/I.O/B/2011);
7. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004
tentang Praktik Kedokteran;
8. Undang- Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan;
9. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit;
10. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 772

iii
 Tahun 2002 Tentang Pedoman Peraturan Internal Rumah Sakit
(Hospital Bylaws);
11. Surat Keputusan Menteri Kesehatan Nomor
1419/MENKES/PER/X/2005 tentang Penyelenggaraan Praktik
Dokter dan Dokter Gigi;
12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
755/MENKES/PER/IV/2011 Tahun 2002 Tentang
Peyelenggaraan Komite Medis di Rumah Sakit
13. Ijin mendirikan Rumah Sakit, dikeluarkan oleh Bupati Lumajang
melalui Kepala Kantor Pelayanan Terpadu Kabupaten
Lumajang pada tanggal 07 Desember 2017 Nomor
503/002/427.62/IMRS/2017

MEMUTUSKAN
Menetapkan
Pertama : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH
LUMAJANG TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN
INSTALASI REKAM MEDIS
Kedua : Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis di lingkungan
Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang digunakan dalam tata kelola
organisasi Rekam Medis Di Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
Ketiga : Peraturan Direktur ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya, dan
apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Lumajang
Pada Tanggal : 01 Juni 2019

Direktur RS Muhammadiyah
Lumajang

dr. Halimi Maksum, MMRS

NBM 109 830 5
Lampiran
Peraturan Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang
Nomor : ....../III.5/H/IV/2019
Tanggal : 01 Juni 2019

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, bahwa Buku Pedoman Pengorganisasian
Unit Rekam Medis ini telah disusun, walaupun masih perlu untuk disempurnakan
kembali. Pedoman ini diharapkan menjadi pedoman bagi Pimpinan Rumah Sakit,
iv
Instalasi Rekam Medis, dan Tim Rekam Medis, dalam tata cara pelaksanaan
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
Pedoman ini disusun berdasarkan referensi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dengan demikian penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit wajib dilaksanakan
berdasarkan Pedoman ini.

Lumajang, 01 Juni 2019

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...........................................................................................................v
DAFTAR ISI..........................................................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................................1
BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT..............................................................2
A. Latar Belakang Rumah Sakit...................................................................................2
BAB III VISI, MISI..............................................................................................................3
A. VISI, MISI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG........................3
1. Visi.......................................................................................................................3
2. Misi......................................................................................................................3
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT...................................................4
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA.........................................................5
BAB VI URAIAN JABATAN..............................................................................................6
A. Kepala Unit Rekam Medis......................................................................................6
v
 1. Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis...................................................6
2. Tugas Pokok.........................................................................................................6
3. Uraian Tugas........................................................................................................6
4. Tanggung Jawab...................................................................................................7
5. Bahan Kerja.........................................................................................................7
6. Perangkat Kerja....................................................................................................7
7. Hasil Kerja...........................................................................................................8
B. Koordinator Pelayanan Rekam Medis.....................................................................9
1. Nama Jabatan : Koordinator Pelayanan Rekam Medis........................................9
2. Uraian Tugas........................................................................................................9
3. Tanggung Jawab...................................................................................................9
4. Bahan Kerja.........................................................................................................9
5. Perangkat Kerja....................................................................................................9
6. Hasil Kerja.........................................................................................................10
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................10
8. Wewenang..........................................................................................................10
9. Nama Bawahan Langsung.................................................................................10
C. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis........................................................10
1. Nama Jabatan : Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis...........................10
2. Uraian Tugas......................................................................................................10
3. Tanggung Jawab.................................................................................................11
4. Bahan Kerja........................................................................................................11
5. Perangkat Kerja..................................................................................................11
6. Hasil Kerja.........................................................................................................11
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................11
8. Wewenang..........................................................................................................12
9. Nama Bawahan Langsung.................................................................................12
10. Persyaratan Minimal Jabatan.............................................................................12
D. Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan........................................................12
1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan...........................12
2. Uraian Tugas......................................................................................................12
3. Tanggung Jawab.................................................................................................12
4. Bahan Kerja.......................................................................................................13
5. Perangkat Kerja..................................................................................................13
6. Hasil Kerja.........................................................................................................13
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................13
8. Wewenang..........................................................................................................13
9. Persyaratan Minimal Jabatan.............................................................................13
E. Penanggung Jawab Pendaftaran IGD dan Rawat Inap..........................................13
1. Nama Jabatan : PJ Pendaftaran IGD dan Rawat Inap........................................13
2. Uraian Tugas :..................................................................................................13
4. Bahan Kerja :.....................................................................................................14
5. Perangkat Kerja :...............................................................................................14
6. Hasil Kerja :.......................................................................................................14
7. Sifat Jabatan :.....................................................................................................14
F. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas Rekam Medis...............................................15
1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Pelayanan Berkas RM..............................15
2. Uraian Tugas......................................................................................................15
3. Tanggung jawab.................................................................................................15
4. Bahan Kerja.......................................................................................................15
5. Perangkat Kerja..................................................................................................15
6. Hasil Kerja.........................................................................................................15
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................15
8. Wewenang..........................................................................................................15

vi
 G. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan.......................................................................16
1. Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan.........................................16
2. Uraian Tugas......................................................................................................16
3. Tanggung jawab.................................................................................................16
4. Bahan Kerja.......................................................................................................16
5. Perangkat Kerja :...............................................................................................16
6. Hasil Kerja.........................................................................................................17
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................17
8. Wewenang..........................................................................................................17
H. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap.........................................................17
1. Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap............................17
2. Uraian Tugas......................................................................................................17
4. Bahan Kerja.......................................................................................................18
5. Perangkat Kerja..................................................................................................18
6. Hasil Kerja.........................................................................................................18
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................18
I. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis..............................................................19
1. Nama Jabatan : Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis (Filing)................19
2. Uraian Tugas......................................................................................................19
3. Tanggung Jawab.......................................................................................................20
4. Bahan Kerja..............................................................................................................20
5. Perangkat Kerja........................................................................................................20
6. Hasil Kerja.........................................................................................................20
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................20
8. Wewenang..........................................................................................................20
J. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis...............................................................21
1. Nama Jabatan : Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis..............................21
2. Uraian Tugas......................................................................................................21
3. Tanggung jawab.................................................................................................23
4. Bahan Kerja.......................................................................................................23
5. Perangkat Kerja..................................................................................................23
6. Hasil Kerja.........................................................................................................23
7. Sifat Jabatan.......................................................................................................23
8. Wewenang..........................................................................................................24
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA.............................................................................25
A. Bagan Hubungan Kerja Antar Instalasi.................................................................25
B. Keterkaitan Hubungan Kerja Unit Rekam Medis..................................................25
BAB VIII POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI...........................................26
A. POLA KETENAGAAN........................................................................................26
BAB IX PROGRAM ORIENTASI...................................................................................30
A. DEFINISI..............................................................................................................30
B. PESERTA ORIENTASI.........................................................................................30
C. KELENGKAPAN ORIENTASI............................................................................30
D. WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI.................................................................30
E. KEGIATAN ORIENTASI.....................................................................................30
F. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN...............................................................31
BAB X PERTEMUAN RAPAT.........................................................................................36
A. Rapat Rutin............................................................................................................36
B. Rapat Insidentil......................................................................................................37
BAB XI PELAPORAN......................................................................................................38
A. PENGERTIAN......................................................................................................38
B. JENIS LAPORAN.................................................................................................38

vii
viii
 BAB I PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan

ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia
sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik
atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk
menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun
1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit
mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam
medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum
bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis
tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi
oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas
di Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
 BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Latar Belakang Rumah Sakit

Muhammadiyah merupakan persyarikatan yang memiliki komitmen untuk

melakukan gerakan dakwah “Amar Ma’ruf Nahi Munkar” (mengajak kepada
kebenaran dan menolak kebatilan). Organisasi masyarakat yang didirikan oleh KH
Akhmad Dahlan pada tahun 1912 saat ini telah melahirkan ribuan amal usaha dalam
bidang pendidikan, kesehatan, social, budaya dan ekonomi.
Pimpinan Daerah Muhammadiyah (PDM) Kabupaten sejak tahun 2010 telah
melaksanakan proses perencanaan pendirian Rumah Sakit (RS) Muhammadiyah
Lumajang yang bertempat di Jl. Slamet Wardoyo Lumajang, dengan diawali dengan
pendirian Klinik Muhammadiyah di Kabupaten Lumajang. Saat ini PDM sudah
memiliki 3 Klinik Muhammadiyah, yaitu :
1. Klinik Muhammadiyah Lumajang, didirikn pada tahun 2010
2. Klinik Muhammadiyah Dr. Mudaim Yosowilangun, didirikan pada tahun
2015
3. Klinik Muhammadiyah SIti Umamah Klakah, didirikan pada tahun 2018
Kehadiran RS Muhammadiyah Lumajang merupakan salah satu bentuk keikut
sertaan Persyarikatan Muhammadiyah dalam mewujudkan Visi Misi Kabupaten
Lumajang khususnya di Bidang Kesehatan, sehingga mampu memberikan pelayanan
kesehatan yang dibutuhkan.
RS Muhammadiyah merupakan rumah sakit Tipe D yang memiliki 4 (empat)
pelayanan spesialis Dasar yaitu Spesialis Kebidanan dan Kandungan, Spesialis
Kesehatan Anak, Spesialis Penyakit Dalam dan Spesialis Bedah. Jumlah tempat tidur
RS Muhammadiyah pada tahap awal sejumlah 40 Tempat Tidur, dengan rincian 30%
(12 tempat tidur) Kelas III, 5 % (2 tempat tidur) perawatan intensif (Hight Care Unit),
dan sisanya adalah ruang kelas VIP, I, II, dan Isolasi.
Visi RS Muhammadiyah Lumajang yaitu : “Menjadi Rumah Sakit dengan
Pelayanan yang Paripurna”
Misi Rumah Sakit Muhammadiyah yaitu :
1) Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu, mandiri, dan
komprehensif, dengan tetap memperhatikan aspek social ekonomi.
2) Membangun sumber daya manusia Rumah Sakit yang professional,
berorientasi pada pelanggan serta mempunyai integritas tinggi dalam memberikan
pelayanan
 BAB III VISI, MISI

A. VISI, MISI RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH LUMAJANG

1. Visi
“Menjadi Rumah Sakit dengan Pelayanan yang Paripurna”
2. Misi
a. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu, mandiri, dan
komprehensif, dengan tetap memperhatikan aspek social ekonomi.
b. Membangun sumber daya manusia Rumah Sakit yang professional,
berorientasi pada pelanggan serta mempunyai integritas tinggi dalam
memberikan pelayanan.
 BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

PP Muhammadiyah

Pimpinan Daerah Muhammadiiyah

Kelompok Jabatan Fungsional Direktur Dewan Pengawas

Komite
Wadir Medis dan keperawatan
Tim Wadir Umum dan Keuangan

Satuan Pemeriksaan Internal

Bidang Pelayanan Medis Bidang Keperawatan Bagian Umum

Bidang Penunjang Bagian Keuangan Bagian Pengembangan
Medis Usaha

Unit Farmasi Unit Rawat Inap Unit Tata Usaha Unit Unit Perencanaan
Instalasi Gawat Medikal Bedah
Darurat Perbendaharaan
Unit Unit Pendidikan
Unit Laboratorium Kepegawaian
Unit Rawat Jalan dan Pelayanan Unit Rawat Inap Unit Akutansi dan Pelatihan
Darah Maternal
Unit Rumah
Tangga
Unit Pengelolaan Unit Pemasaran
Unit Kamar Operasi Unit Radiologi Unit Rawat Inap Pendapatan dan Hubungan
Anak Unit Masyarakat
Unit Rekam Pemeliharaan
Medis Unit Penjaminan
Unit Pelayanan Sarana
Kesehatan Unit Teknologi
Intensif Informasi
Unit Gizi
Unit Penyehatan
Lingkungan
Unit Lundry dan Unit Pelayanan
Sterilisasi Neonatologi
Unit Bimbingan
Unit Pemulasaraan Jenazah Kerohanian
 BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang dipimpin oleh Kepala Unit
Rekam Medis yang membawahi 2 koordinator yaitu Koordinator Pelayanan Rekam Medis
dan Koordinator Pegolahan Data Rekam Medis.
Koordinator pelayanan rekam medis membawahi 3 pelayanan yaitu Pendaftaran
Pasien Rawat Jalan, Pendaftaran Pasien IGD atau Rawat Inap dan pelayanan berkas
rekam medis.
Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis membawahi 1 pelayanan yaitu
Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis.

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis

KA.INSTALASI
REKAM MEDIS

KOORDINATOR KOORDINATOR
PELAYANAN PENGOLAHAN
REKAM MEDIS DATA
REKAM MEDIS

PJ. PJ. PJ. PELAKSANA

PENDAFTARAN PENDAFTARAN PELAYANAN PENGOLAHAN
RAWAT JALAN IGD/RAWAT BERKAS RM DATA
INAP REKAM MEDIS

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

PENDAFTARAN PENDAFTARAN PELAYANAN
RAWAT JALAN IGD / RAWAT BERKAS RM
INAP

5
 BAB VI URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada
waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

A. Kepala Unit Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

2. Tugas Pokok
a. Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan
Rekam Medis sesuai dengan Standar Pelayanan yang berlaku di RS
Muhammadiyah Lumajang agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
b. Bersama dengan staff Instalasi Rekam Medis mengelola Instalasi Rekam Medis
dengan efektif dan efisien agar tercapai Mutu Pelayanan Rumah Sakit yang
semakin meningkat.

3. Uraian Tugas
a. Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis.
b. Menyusun, mengelola dan mengorganisasikan tata cara kerja di lingkungan
Instalasi Rekam Medis untuk mendukung pelayanan medis yang efektif dan
efisien.
c. Memantau penyelenggaraan penerimaan pasien rawat jalan, gawat darurat dan
penerimaan pasien rawat inap yang melalui poliklinik atau Instalasi Gawat
Darurat (IGD).
d. Mengatur pelaksanaan kegiatan pencatatan medis.
e. Mendesain formulir-formulir rekam medis yang dibutuhkan.
f. Menentukan sistem penamaan, penomoran dan penyimpanan yang di gunakan
di Instalasi Rekam Medis.
g. Menyusun alur Pasien (Flow Of Patient) dan alur Berkas Rekam Medis (Flow
Of Document).
h. Memantau penyimpanan Berkas Rekam Medis dengan baik dan disusun secara
akurat, tepat waktu, agar mudah dilakukan pencarian kembali serta mudah
dianalisa untuk keperluan statistik dan informasi kesehatan.
i. Melaksanakan komunikasi dengan petugas yang mengisi Berkas Rekam Medis
yaitu tenaga medis, paramedis dan tenaga kesehatan yang terkait.

6
 j. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
k. Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis.
l. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan Instalasi
Rekam Medis.
m. Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis.
n. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan
pengolahan data serta penyajian informasi RS Muhammadiyah Lumajang.
o. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis.
p. Mengevaluasi kegiatan staff di lingkungan Instalasi Rekam Medis dengan cara
menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja.
q. Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis yang meliputi
pelaporan Internal, Eksternal, dan Sensus Harian Rawat Jalan dan Rawat Inap.
r. Melaksanakan rapat berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
s. Memberikan informasi yang menyangkut Rekam Medis yang dibutuhkan untuk
membantu tugas asuransi kesehatan, polisi, pihak riset medis dan lain-lain.

4. Tanggung Jawab
a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis
b. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO, Juknis
yang ditetapkan:
 Pendaftaran Pasien, baik rawat jalan, IGD dan rawat inap.
 Pelayanan Berkas rekam medis, meliputi penyediaan, pendistribusian,
penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis.
 Pengolahan data rekam medis, meliputi Assembling, Coding dan Pelaporan
pelayanan rumah sakit.
a. c. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
d. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

5. Bahan Kerja
a. Kebijakan, pedoman, Juknis Kemenkes RI.
b. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
c. Surat tugas dari manajemen Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
d. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.
e. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari staff Instalasi
Rekam Medis.
6. Perangkat Kerja
a. Komputer & ATK.
b. Telepon.

7
7. Hasil Kerja
a. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
b. Desain formulir rekam medis sesuai dengan kebutuhan pelayanan dan
perawatan.
c. Alur pasien Rawat Jalan, Gawat Darurat, maupun Rawat Inap.
d. Alur Berkas Rekam Medis di Instalasi Rekam Medis.
e. Uraian tugas staff Instalasi Rekam Medis.
f. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
g. Petunjuk kerja staff Instalasi Rekam Medis.
h. Laporan internal dan eksternal yang sudah tercetak.
i. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
j. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam
medis.
k. Laporan dan informasi kinerja Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.

8. Sifat Jabatan
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

9. Wewenang
a. Menilai, menegur dan memotivasi staff di Instalasi Rekam Medis.
b. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
c. Meminta arahan dari atasan.
d. Meminta masukan dari staff Instalasi Rekam Medis dan unit kerja lain yang
terkait.

10. Nama Bawahan Langsung

a. Koordinator Pelayanan Rekam Medis dan Staf
b. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis dan Staf

11. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Berkepribadian sebagai pemimpin.
b. Menjunjung tinggi kejujuran.
c. Pendidikan DIII Rekam Medis dan menguasai Manajemen.
d. Memiliki pengalaman dan masa kerja minimal 3 tahun .
e. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

8
B. Koordinator Pelayanan Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Koordinator Pelayanan Rekam Medis.

2. Uraian Tugas
a. Mengkoordinir pelayanan rekam medis yang meliputi Pendaftaran Rawat Jalan,
Pendaftaran IGD dan Pendaftaran Rawat Inap dan Pelayanan Berkas Rekam
Medis.
b. Menyampaikan data kinerja pelayanan rekam medis yang meliputi: pendaftaran
rawat jalan, pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas RM.
c. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pelayanan rekam medis yang meliputi: petugas pendaftaran rawat jalan,
pendaftaran IGD/rawat inap dan pelayanan berkas Rekam Medis.
d. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam
medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan.
e. Membuat Jadwal Jaga Rekam Medis IGD dengan persetujuan Ka. Instalasi
Rekam Medis.
f. Melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis.
g. Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam hal
pelayanan rekam medis.
h. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
i. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Instalasi Rekam Medis dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit.

3. Tanggung Jawab
a. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
b. Ketepatan dan kebenaran berkas rekam medis dengan pasien yang akan
diperiksa.
c. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
d. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
e. Kebenaran laporan kegiatan Pendaftaran pasien.

4. Bahan Kerja
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
b. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan
penunjang.
c. Daftar tarif yang berlaku di RS Muhammadiyah Lumajang.
d. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
e. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas pendaftaran.

5. Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK.

9
 b. Telepon.
6. Hasil Kerja
a. Koordinator Pelayanan Rekam Medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan
SPO.
b. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
c. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/
keluarga dan kasus penyakitnya.
d. Data pasien terdata pada SIMRS.
e. Berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/ poliklinik sebelum
pasien diperiksa.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas.
g. Laporan kunjungan pasien baik rawat jalan dan rawat inap.
h. Hasil kerja lainnya sesuai tugas yang diberikan Ka. Instalasi Rekam Medis.

7. Sifat Jabatan
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Memotivasi petugas Pendaftaran Pasien.
b. Mengatur rencana kegiatan Pendaftaran Pasien.
c. Meminta arahan dari atasan.
d. Meminta masukan dari petugas Pendaftaran Pasien dan unit kerja yang terkait.
e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

9. Nama Bawahan Langsung

a. Pelaksana Pendaftaran Pasien Rawat Jalan, IGD dan Rawat Inap
b. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

10. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
c. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis

C. Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Koordinator Pengolahan Data Rekam Medis

2. Uraian Tugas
a. Mengkoordinir kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi kegiatan
Assembling, Coding, Indexing, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian Rekam
Medis Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi medis.

10
 b. Menyampaikan data kinerja kegiatan pengolahan data rekam medis yang
meliputi : Assembling, Coding, Indexing, Sensus Harian, Evaluasi
Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap, Pelaporan dan Korespondensi Medis.
c. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pengolahan data rekam medis yang meliputi : petugas Assembling, Coding,
Indexing, Sensus Harian, Evaluasi Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap,
Pelaporan dan Korespondensi Medis.
d. Membantu Ka.Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam
medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan.
e. Melaksanakan kegiatan pengolahan data rekam medis.
f. Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam
pengolahan data rekam medis.
g. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
h. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Ka.Instalasi Rekam Medis dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit.

3. Tanggung Jawab
a. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
b. Ketepatan dan kebenaran assembling, koding, indexing dan pelaporan rekam
medis.
c. Kelancaran pengolahan data rekam medis.
d. Kebenaran ketepatan waktu laporan pelayanan rumah sakit.
4. Bahan Kerja
a. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
b. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
c. Buku sistem pelaporan rumah sakit
d. ICD-10 dan ICD 9-CM

5. Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK.
b. Telepon.

6. Hasil Kerja
a. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
b. Penyediaan laporan pelayanan RS Muhammadiyah Lumajang.
c. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
d. Tersedianya data pasien untuk kebutuhan asuransi sesuai dengan SPO.
e. Hasil evaluasi kelengkapan rekam medis pasca rawat inap.
f. Uraian tugas.

7. Sifat Jabatan
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :

11
 Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Memotivasi petugas rekam medis.
b. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
c. Meminta arahan dari atasan.
d. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.
e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

9. Nama Bawahan Langsung

a. Pelaksana Analisis Kelengkapan Rekam Medis/Assembling
b. Pelaksana Coding & Indexing
c. Pelaksana Sensus Harian
d. Pelaksana Pelaporan
e. Pelaksana Korespondensi Rekam Medis

10. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
c. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.
d. Menguasai system pengkodean penyakit.
e. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang ICD rekam medis.
f. Mampu melakukan analisa data dan pelaporan eskternal rumah sakit
g. Dapat menyajikan data yang akurat dan up to date.
h. Menguasai system pelaporan.
i. Mampu melakukan analisa kuantitatif dan kualitatif rekam medis.

D. Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan

1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Pendaftaran Rawat Jalan

2. Uraian Tugas
a. Memastikan kegiatan pendaftaran berjalan sesuai SOP dan jadwal
b. Melaksanakan kegiatan pendaftaran rawat jalan baik tunai maupun jaminan
c. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

3. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial pasien yang di entry.
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.

12
 d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

4. Bahan Kerja
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan.
b. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Muhammadiyah
Lumajang.
c. Formulir isian pasien.
d. Daftar tarif yang berlaku di RS Muhammadiyah Lumajang.
e. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan.

5. Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK
b. Telepon

6. Hasil Kerja
a. Pasien terdaftar di poliklinik sesuai dengan tujuan pasien berobat/keluhan
pasien.
b. Data pasien terdata pada SIMRS.
c. Pasien mendapatkan layanan informasi tentang keberadaan dokter di poliklinik.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Menjelaskan kepada pasien tentang pelayanan rawat jalan.
b. Memberikan masukan kepada atasan langsung

9. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
c. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.
d. Pelatihan Customer Service.
e. Mampu melakukan komunikasi efektif dengan pasien.

E. Penanggung Jawab Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

1. Nama Jabatan : PJ Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

2. Uraian Tugas :
a. Memastikan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap berjalan sesuai SOP dan
jadwal

13
 b. Melaksanakan kegiatan Pendaftaran IGD dan Rawat Inap
c. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

3. Tanggung jawab
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial pasien yang di entry.
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan kepada pasien/keluarga pasien
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

4. Bahan Kerja :
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
b. Jadwal praktek dokter RS Muhammadiyah Lumajang.
c.Daftar fasilitas RS Muhammadiyah Lumajang.
d. Formulir isian pasien.
e. Daftar tarif yang berlaku.
f. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan jaminan.

5. Perangkat Kerja :
a. Komputer dan ATK
b. Telepon

6. Hasil Kerja :
a. Pasien terdaftar di IGD dan ruangan pelayanan rawat inap.
b. Data pasien terdata di SIMRS.
c.Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.

7. Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 Shift Pagi.
Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 Shift Sore.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 Shift Malam.

8. Wewenang :
a. Memberikan informasi keadaan ruangan perawatan rawat inap.
b. Memasukkan pasien ke ruang perawatan.
c.Memberikan masukan kepada atasan langsung.

9. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
14
 c. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.
d. Pelatihan Customer Service.
e. Mampu melakukan komunikasi efektif dengan pasien.

F. Penanggung Jawab Pelayanan Berkas Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Pelayanan Berkas RM

2. Uraian Tugas
a. Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SOP dan jadwal
b. Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis
c. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Koordinator Pelayanan Rekam Medis
d. Bertanggung jawab terhadap perhitungan waktu tunggu arsip rekam medis
e. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

3. Tanggung jawab
a. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
b. Kebenaran distribusi / ketersediaan berkas rekam medis di poliklinik.
c. Pengisian dan waktu tunggu penyediaan rekam medis.

4. Bahan Kerja
a. Berkas rekam medis rawat jalan.
b. Berkas rekam medis rawat inap.
c. Buku Ekspedisi Penyerahan dan Penerimaan Berkas Rekam Medis.

5. Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK.
b. Telepon.

6. Hasil Kerja
a. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
b. Pendistribusian berkas rekam medis sesuai dengan poliklinik.
c. Evaluasi berkas rekam medis yang masuk dan keluar.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
b. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

15
9. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.
c. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.

G. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan

1. Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan

2. Uraian Tugas
a. Pasien Umum
1) Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien umum
dan karyawan Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
2) Memasukkan data identitas sosial pasien ke SIMRS.
3) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
b. Pasien Jaminan
1) Melayani pendaftaran pasien baru dan lama poliklinik untuk pasien JKN /
Askes / Jaminan lainnya.
2) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien.
3) Memasukkan data identitas sosial pasien ke SIMRS.
4) Membuat Surat Egibilitas Peserta (SEP).
5) Mengecek pengembalian SEP dan kelengkapannya dari poliklinik.
6) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

3. Tanggung jawab
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial pasien yang di entry.
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan kepada pasien.
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

4. Bahan Kerja
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan
b. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Muhammadiyah
Lumajang.
c. Formulir isian pasien.
d. Daftar tarif yang berlaku.
e. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.

5. Perangkat Kerja :
a. Komputer dan ATK.
b. Telepon.

16
6. Hasil Kerja
a. Pasien terdaftar diruang rawat jalan sesuai dengan kesepakatan pasien
keluarga dan kasus penyakitnya.
b. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
c. Pasien mendapatkan layanan informasi.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Menjelaskan kepada pasien tentang pelayanan rawat jalan.
b. Memberikan masukan kepada atasan langsung.

9. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis
c. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

H. Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

1. Nama Jabatan : Pelaksana Pendaftaran IGD dan Rawat Inap

2. Uraian Tugas
a. Pendaftaran IGD
1) Melayani pendaftaran pasien IGD baru dan lama 24 jam.
2) Melayani pendaftaran pasien rawat inap dari IGD.
3) Memesan ruang perawatan bagi pasien dari IGD yang akan dirawat.
4) Memesan ruang perawatan bagi pasien yang akan pindah ruangan.
5) Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien ketika dinas sore dan malam.
6) Membuat RM 1.1 ketika dinas sore dan malam
7) Memasukkan data pasien ke SIMRS.
8) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien.
9) Membuat Surat Egibilitas Peserta (SEP)
10) Mencari dan menyediakan berkas rekam medis serta menyerahkan ke
petugas IGD.
11) Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat ketika dinas sore
dan malam.
12) Memulangkan berkas pasien di SIMRS.
13) Mengembalikan berkas Rekam Medis ke Instalasi Rekam Medis.
14) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

17
 b. Pendaftaran Rawat Inap
1) Melayani pendaftaran pasien rawat inap
2) Mencarikan ruang perawatan bagi pasien yang akan dirawat dan pindah
ruangan.
3) Memberikan penjelasan tentang surat pernyataan rawat inap dan
pembayaran pasien.
4) Membuat RM 1.1
5) Memasukkan data pasien ke SIMRS.
6) Memeriksa kelengkapan berkas jaminan pasien.
7) Membuat Surat Egibiltas Peserta (SEP).
8) Menyiapkan berkas rawat inap untuk pasien yang dirawat.
9) Menghadiri rapat rutin di Instalasi Rekam Medis

3. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
b. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
c. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
e. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat inap.

4. Bahan Kerja
a. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
b. Jadwal praktek dokter Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
c. Daftar fasilitas Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang.
d. Formulir isian pasien.
e. Daftar tarif yang berlaku.
f. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Perangkat Kerja
a. Perangkat SIRS ( komputer ).
b. ATK.

6. Hasil Kerja
a. Pasien terdaftar di ruangan-ruangan pelayanan rawat inap.
b. Data pasien terdata pada SIMRS.
c. Pasien mendapatkan layanan informasi pelayanan rawat inap.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 Shift Pagi.

18
 Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 Shift Sore.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 Shift Malam.

8. Wewenang
a. Memberikan informasi kedaan ruangan perawatan rawat inap.
b. Memesan ruangan perawatan.
c. Memberikan masukan kepada atasan langsung.

9. Persyaratan Minimal Jabatan

a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis
c. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

I. Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Pelaksana Pelayanan Berkas Rekam Medis (Filing)

2. Uraian Tugas
a. Pencarian berkas rekam medis
1) Mencari berkas Rekam Medis untuk kunjungan ulang/kontrol ke RS
Muhammadiyah Lumajang di rak penyimpanan berkas Rekam Medis
berdasarkan data yang terintegrasi di SIMRS.
2) Mencari riwayat kunjungan pasien berobat ke RS Muhammadiyah Lumajang di
SIMRS (History pasien) ketika berkas pasien tidak ditemukan di ruang
penyimpanan berkas Rekam Medis.
3) Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak/ruang lain yang
terkait, petugas membuat rekam medis sementara tanpa memberi nomor rekam
medis baru dan berkas lama tetap harus dicari. Setelah berkas lama ditemukan,
disatukan dengan berkas rekam medis sementara.
4) Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari pada rak penyimpanan
dan melampirkan tracer ke berkas rekam medis pasien.
5) Mencari dan menyiapkan berkas rekam medis pasien yang akan dipinjam oleh
dokter atau bagian lain di RS Muhammadiyah Lumajang.
6) Peminjaman rekam medis harus tertulis di buku ekspedisi peminjaman.
7) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b. Distribusi Rekam Medis

1) Mendistribusikan berkas Rekam Medis ke poliklinik dan unit lain yang terkait di
RS Muhammadiyah Lumajang.
2) Menuliskan/entry waktu pengiriman berkas Rekam Medis sebelum distribusi
berkas ke poliklinik atau unit lain.
3) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

c. Penyimpanan Rekam Medis

19
 1) Menerima berkas rekam medis dari poliklinik/IGD serta dari pengolahan data
Rekam Medis.
2) Memeriksa kelengkapan berkas Rekam Medis baik dari poliklinik maupun ruang
perawatan.
3) Memulangkan melalui SIMRS berkas Rekam Medis baik dari poliklinik maupun
ruang perawatan.
4) Menyusun berkas Rekam Medis berdasarkan nomor Rekam Medis.
5) Menyimpan berkas Rekam Medis di Roll O’Pack/rak penyimpanan
6) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

3. Tanggung Jawab
a. Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi Rekam Medis.
b. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas Rekam Medis dari rak
penyimpanan.
c. Bertanggung jawab atas keamanan berkas Rekam Medis.
d. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas Rekam Medis.
e. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

4. Bahan Kerja
a. Tracer
b. Buku Pengembalian Rekam Medis
c.Hasil pengecekan kelengkapan berkas Rekam Medis
d. SIMRS

5. Perangkat Kerja
a. Komputer dan ATK.
b. Telepon

6. Hasil Kerja
a. Berkas Rekam Medis tersedia di setiap poliklinik atau ruang perawatan pada saat
pasien berobat.
b. Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis pada buku ekspedisi peminjaman.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Mengeluarkan berkas RM dari ruang arsip
b. Memberikan masukan kepada atasan langsung

20
9. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis
c. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

J. Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Pelaksana Pengolahan Data Rekam Medis

2. Uraian Tugas
a. Evaluasi Kelengkapan Berkas Rekam Medis (Assembling)
1) Berkas Rekam Medis yang telah selesai dari ruangan perawatan, segera
dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku ekspedisi
pengembalian.
2) Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku ekspedisi
pengembalian (sesuai atau tidak).
3) Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk keberadaan
rontgennya.
4) Petugas memeriksa kebenaran nomor Rekam Medis di berkas Rekam Medis,
sampul dan rontgen pasien.
5) Petugas memeriksa Kelengkapan jumlah formulir pada berkas rekam medis
serta kelengkapan pengisian pada formulir rekam medis sudah lengkap atau
belum lengkap melalui lembar checklist.
6) Apabila terdapat pengisian formulir rekam medis tidak lengkap maka berkas
rekam medis dikembalikan ke ruangan perawatan untuk dilengkapi.
7) Membuat analisis Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medis (KLPCM)
8) Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif rekam medis rawat jalan
9) Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer
10) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

b. Sensus Harian
1) Petugas mengecek data pasien rawat melalui SIMRS.
2) Melaksanakan sensus pasien rawat inap di setiap ruang rawat inap setiap hari.
3) Data pasien tersebut diinput dikomputer sesuai ruangan.
4) Jika terjadi ketidak sesuaian antara SIMRS dan hasil sensus, petugas konfirmasi
ke ruangan rawat inap.
5) Merekap hasil sensus harian selama 1 bulan.
6) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

c. Coding dan Indexing

1) Menerima Berkas Rekam Medis yang telah diproses dari Unit Assembling.
2) Melaksanakan Coding dan Indexing rawat inap berdasarkan diagnosis yang ada
di berkas rekam medis rawat inap berdasarkan ICD-10 (diagnosis), dan kode
tindakan berdasarkan ICD-9-CM.

21
3) Melakukan coding dan indexing rawat jalan (Sensus Harian Rawat Jalan)
berdasarkan rekam medis rawat jalan yang telah kembali dari Unit Pelayanan.
4) Memasukkan jenis diagnosis penyakit dan tindakan medis untuk dimasukkan ke
indeks penyakit dan operasi.
5) Menyerahkan rekam medis yang telah diindeks dan disensus ke Sub-unit Filing
untuk disimpan kembali
6) Bertanggung jawab atas ketepatan dan kebenaran pemberian kode penyakit dan
kode tindakan/operasi pasien rawat inap
7) Bertanggung jawab kebenaran dan ketepatan dalam pembuatan laporan
kegiatan rekam medis
8) Berkas Rekam Medis yang sudah di coding siap untuk diinput di komputer.
9) Menyerahkan berkas jaminan yang telah di coding ke Instalasi Administrasi
Pasien.
10) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

d. Pelaporan Rekam Medis

1) Internal
a) Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 di
awal bulan berikutnya.
b) Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait).
c) Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan, IGD,
rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui program excell.
d) Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan dinput di
komputer.
e) Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan.
2) Eksternal
a) Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber SIMRS.
b) Data SIMRS direkap dan dipindahkan ke format SIRS.
c) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

e. Korespondensi Rekam Medis

1) Meminta surat/formulir permintaan informasi medis tertulis kepada pihak yang
membutuhkan.
2) Petugas meminta surat kuasa dari pasien jika permintaan tidak dari pasien
langsung.
3) Petugas meminta identitas pasien dan kartu pengenal pasien dan pihak
peminta serta Kartu Keluarga untuk permintaan dari anak/orang tua pasien.
4) Menyediakan berkas Rekam Medis pasien yang memerlukan informasi medis.
5) Meminta Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) mengisi formulir informasi
medis.
6) Menyerahkan informasi medis kepada pihak yang memerlukan.
7) Mendokumentasikan bukti penyerahan informasi medis melaui buku serah
terima.

22
 8) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.

3. Tanggung jawab
a. Bertanggung jawab atas ketepatan evaluasi pengembalian Berka Rekam Medis.
b. Bertanggung jawab atas ketepatan coding.
c.Bertanggung jawab atas kebenaran laporan Rekam Medis.
d. Bertanggung jawab atas keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis.
e. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas Rekam Medis pada saat
Assembling.
f. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

4. Bahan Kerja
a. Laporan unit pelayanan
b. Sensus Harian
c. SIMRS
d. Buku Pengembalian RM

5. Perangkat Kerja
a. ICD-10
b. ICD-9CM
c. Komputer
d. ATK.
e. Telepon

6. Hasil Kerja
a. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian Berkas Rekam Medis.
b. Tersedia laporan tepat waktu.
c. Hasil Coding tepat waktu.
d. Data sensus harian tepat waktu.
e. Terpenuhinya permintaan data medis pasien.

7. Sifat Jabatan
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : Jam 07.30 - 16.00
Sabtu : Jam 07.00 – 12.00

8. Wewenang
a. Memberikan laporan kepada pihak yang membutuhkan.
b. Meberi kode penyakit dan tindakan.
c. Memberikan permintaan data medis kepada pihak yang membutuhkan.
d. Memberikan masukan kepada atasan langsung.

23
 9. Persyaratan Minimal Jabatan
a. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis / SLTA.
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen rekam medis.
c. Menguasai system pengkodean penyakit.
d. Mengikuti pendidikan dan pelatihan tentang ICD rekam medis.
e. Memiliki ketrampilan administratif dan mengoperasikan komputer.

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA

A. Bagan Hubungan Kerja Antar Instalasi

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

24
 INTERN

PASIEN Bagian DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

B. Keterkaitan Hubungan Kerja Unit Rekam Medis

Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat
dinas.
1) Hubungan Internal
a. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan Instalasi Rawat Jalan (IRJ), Instalasi
Rawat Inap (IRNA), Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.
b. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis
2) Hubungan Eksternal
a. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
b. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Departemen kesehatan Pemerintah.

BAB VIII POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
untuk melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan Sumber Daya Manusia (SDM)
yang tepat bagi suatu organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya suatu perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar

25
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai
dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang adalah sebagai berikut:

A. POLA KETENAGAAN

Pola Ketenagaan
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah Lumajang

NAMA JABATAN PENDIDIKAN Pengalaman & Kualifikasi

a. Berkepribadian sebagai pemimpin.
Ka. Instalasi D-III Rekam Medis
b. Menjunjung tinggi kejujuran.
Rekam Medis
c. Pendidikan minimal D-III Rekam Medis
dan menguasai Manajemen.
d. Memiliki pengalaman dan masa kerja
minimal 2 tahun.
e. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
a. Pendidikan D-III Rekam Medis.
Koordinator D-III Rekam Medis
b. Pendidikan dan latihan tentang
Pelayanan Rekam
manajemen rekam medis.
Medis c. Memiliki pengalaman dan masa kerja
minimal 2 tahun.
d. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
e. Mampu bekerja dan bertahan dalam
tekanan.
f. Mampu bekerjasama dengan tim.
a. Pendidikan D-III Rekam Medis.
Koordinator D-III Rekam Medis
b. Pendidikan dan latihan tentang
Pengolahan Data
manajemen rekam medis.
Rekam Medis c. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
d. Memiliki pengalaman dan masa kerja
minimal 2 tahun.
e. Menguasai pencatatan dan pelaporan.
f. Pelatihan pelaporan RS.
g. Mampu bekerja dan bertahan dalam
tekanan.
h. Mampu bekerja baik secara individual dan
dengan tim.

26
 a. Pendidikan S-I / D-III Rekam Medis
Penanggung S-I / D-III Rekam Medis
b. Pendidikan dan latihan tentang
Jawab
manajemen rekam medis.
Pendaftaran c. Pelatihan Customer Service.
d. Memiliki ketrampilan administratif dan
Rawat Jalan
mengoperasikan komputer.
e. Mampu bekerja dan bertahan dalam
tekanan.
f. Mampu bekerja baik secara individual dan
tim.
a. Pendidikan S-I / D-III Rekam
Penanggung S-I / DIII Rekam Medis
Medis.
Jawab
b. Pendidikan dan latihan tentang
Pendaftaran
manajemen rekam medis.
Rawat IGD/Rawat c. Pelatihan Customer Service.
d. Memiliki ketrampilan
Inap
administratif dan mengoperasikan
komputer.
e. Mampu bekerja dan bertahan
dalam tekanan.
f. Mampu bekerja baik secara
individual dan tim.
Penanggung D-III Rekam Medis / a. Pendidikan D-III Rekam Medis / SLTA
jawab Arsip SLTA sederajat
Rekam Medis
b. Pendidikan dan pelatihan tentang
manajemen rekam medis.

c. Memiliki ketrampilan administratif dan

mengoperasikan komputer.

d. Mampu bekerja baik secara individual dan

tim.

e. Mampu bekerja dan bertahan dalam

tekanan.
a. Pendidikan minimal S-I / D-III Rekam
Staf Pendaftaran S-I / D-III Rekam
MEdis atau SLTA sederajat.
rawat jalan Medis / SLTA
b. Pendidikan dan latihan tentang
manajemen rekam medis.
c. Pelatihan Customer Service.
d. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
e. Mampu bekerja dan bertahan dalam
tekanan.
f. Mampu bekerja baik secara individual dan
tim.

27
 a. Pendidikan minimal S-I / D-III Rekam
Staf Pendaftaran S-I / D-III Rekam
Medis / SLTA atau sederajat
IGD/Rawat Inap Medis / SLTA
b. Pendidikan dan pelatihan tentang
manajemen rekam medis.
c. Pelatihan Customer Service.
d. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.
e. Mampu bekerja dan bertahan dalam
tekanan.
f. Mampu bekerja baik secara individual dan
tim.
Staf Filing Rekam SLTA a. Pendidikan minimal SLTA atau sederajat
Medis
b. Pendidikan dan pelatihan tentang
manajemen rekam medis.

c. Memiliki ketrampilan administratif dan

mengoperasikan komputer.

d. Mampu bekerja baik secara individual dan

tim.

e. Mampu bekerja dan bertahan dalam

tekanan.
a. Pendidikan minimal SMA atau sederajat
Staf Pengolahan DIII Rekam Medis dan
b. Pendidikan dan latihan tentang manajemen
data RM SLTA
rekam medis
c. Memiliki ketrampilan administratif dan
mengoperasikan komputer.

28
 BAB IX PROGRAM ORIENTASI

A. DEFINISI

Pengertian Orientasi adalah usaha membantu para pekerja agar mengenali

secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /
iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu melaksanakan
tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

B. PESERTA ORIENTASI

Peserta orientasi adalah pegawai baru yang sudah dinyatakan diterima sebagai pegawai
oleh RS, pegawai yang mutasi ke unit kerja baru.

C. KELENGKAPAN ORIENTASI

Kelengkapan orientasi yang harus dimiliki dan digunakan oleh peserta orientasi adalah
sebagai berikut :
1. Name Tag yang bertuliskan nama lengkap beserta keterangan Trainee di bawah
nama.

29
 2. Name Tag digunakan di baju peserta orientasi di dada kanan.
3. Peserta orientasi wajib menggunakan baju atasan hem putih polos dan bawahan
celana panjang kain berwarna hitam polos.
4. Peserta orientasi wajib menggunakan sepatu fantofel hitam selama masa orientasi.

D. WAKTU DAN TEMPAT ORIENTASI

1. Orientasi Staf, dilaksanakan dalam waktu 2 minggu (12 hari kerja) teori maupun
praktek. Waktu orientasi dimulai pukul 08.00 sampai pukul 15.00.
2. Tempat orientasi sesuai ruang lingkup tugasnya

E. KEGIATAN ORIENTASI

1. Orientasi khusus (dimana mereka ditempatkan)

a. Organisasi dan tata ruang dari unit kerja.
b. Fasilitas-fasilitas dan peralatan yang tersedia di unit kerja.
c. Perkenalan dengan semua staf di unit kerja.
d. Tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya dalam unit kerja
e. Prosedur administrasi serta dokumen pendukungnya.
f. Model penugasan, tata cara kerja dan hal-hal lain yang berlaku.
F. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Pelaksanaan kegiatan orientasi :

Hari : Senin – Sabtu
Tanggal : ……………………….. 2019
Adapun materi dan pemateri pada pelaksanaan orientasi staff Instalasi Rekam Medis
adalah sebagai berikut :
Tabel Orientasi Staff Instalasi Rekam Medis
Hari Materi Orientasi Metode Pemateri
Orientasi Umum Semua Staff Instalasi Rekam Medis
 Orientasi Hari Ke-1 :
1) Pengenalan Personil staff
Instalasi Rekam Medis.
2) Sosialisasi Visi, Misi, dan
Struktur Organisasi Instalasi
Rekam Medis.
I
3) Orientasi ruangan dan kegiatan
Hari Penjelasan Kepala Instalasi
Rekam Medis di Isntalasi
Ke-1 SIngkat Rekam Medis
Rekam Medis.
4) Penjelasan status pegawai dan
tata tertib di Instalasi Rekam
Medis.
5) Sosialisasi mengenai Standar
Prosedur Operasional (SPO)
Rekam Medis.
Orientasi Pendaftaran Pasien
II  Orientasi Hari Ke-2 s/d Hari Ke-3 : Teori dan  Kepala Instalasi
Hari Praktek
30
Ke- 2 A. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Rekam Medis
s/d 1) Sosialisasi dasar-dasar  Koordinator
Hari berkomunikasi. Pelayanan Medis
Ke-3 2) Penjelasan tata cara  PJ. Pendaftaran
penerimaan pasien Rawat Jalan Pasien Rawat
baik pasien UMUM atau JKN Jalan, IGD, dan
dan Asuransi. Rawat Inap
3) Penjelasan tentang persyaratan
yang harus dibawa oleh pasien
JKN/Asuransi.
4) Menyiapkan berkas RM pasien
baru.
5) Entry data pasien ke dalam
komputer (SIMRS).
6) Pencatatan data/registrasi
pasien rawat jalan.
7) Penjelasan tentang formulir-
formulir RM yang digunakan
pada saat proses admisi.
8) Praktek mendaftar pasien
umum.
9) Praktek medaftar pasien
Jaminan (JKN/Asuransi).
10) Penjelasan tentang Standar
Pelayanan Minimal (SPM)
Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan.
B. Pendaftaran Pasien IGD & Rawat
 Kepala Instalasi
Inap
Rekam Medis
1) Sosialisasi dasar-dasar
 Koordinator
berkomunikasi.
Pelayanan Medis
2) Penjelasan tata cara
 PJ. Pendaftaran
penerimaan pasien IGD.
Pasien Rawat Jalan,
3) Penjelasan tata cara
IGD, dan Rawat Inap
penerimaan pasien Rawat Inap
baik pasien UMUM atau JKN
dan Asuransi.
4) Penjelasan tentang persyaratan
yang harus dibawa oleh pasien
JKN/Asuransi.
5) Menyiapkan berkas RM pasien
baru.

31
 6) Entry data pasien ke dalam
komputer (SIMRS).
7) Pencatatan data/registrasi
pasien rawat inap.
8) Penjelasan tentang formulir-
formulir RM yang digunakan
pada saat proses admisi.
9) Praktek mendaftar pasien rawat
inap.
10) Penjelasan tentang Standar
Pelayanan Minimal (SPM)
Pendaftaran Pasien IGD &
Rawat Inap.

Orientasi Assembling, Coding, dan Indexing Berkas Rekam Medis

III  Orientasi Hari Ke-4 s/d Hari Ke-5: Teori dan  Kepala Instalasi
Hari Assembling Praktek Rekam Medis
Ke- 4 1) Pengenalan formulir-formulir  Koordinator
s/d rekam medis. Pelayanan Medis
Hari 2) Penjelasan tentang pengurutan  PJ Pelayanan
Ke-5 formulir-formulir rekam medis / Berkas Rekam
Assembling. Medis
3) Penjelasan tentang Evaluasi
Ketidak Lengkapan Pencatatan
Medis (KLPCM).
4) Penjelasan tentang Laporan
KLPCM yang dilaporkan ke
komite Medik.
5) Praktek Assembling.
6) Praktek Menginput data KLPCM
ke komputer (MS. Excell).
Coding
7) Penjelasan dan pengenalan
dasar-dasar Coding penyakit
maupun tindakan dengan
menggunakan ICD-10 dan ICD 9
CM.
8) Penjelasan terkait terminologi
medis penyakit.
9) Penjelasan tata cara penggunaan
ICD-10 dan ICD 9 CM.
10) Praktek Coding dengan ICD-10

32
 dan ICD 9 CM.
Indexing
11) Penjelasan Index yang
dilakukan dalam pelayanan
Rekam Medis.
12) Penjelasan tata cara dan data
apa saja yang dilakukan
pengindeksan.
13) Penjelasan ketentuan penulisan
pengindeksan.
14) Praktek Index dengan
menginput pada komputer (MS.
Excell).
Orientasi Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas Rekam Medis
 Orientasi Hari Ke-6 s/d Hari Ke-7 :
1) Penjelasan mengenai sistem
penyimpanan.
2) Sosialisasi pencarian Berkas
Rekam Medis.
3) Praktek mengambil Berkas
Rekam Medis dari rak
penyimpanan.
4) Sosialisasi Sistem
Pendistribusian Berkas Rekam
Medis.
 Kepala Instalasi
IV 5) Sosilaiasi Buku Ekspedisi
Rekam Medis
Hari Pendistribusian Berkas Rekam
 Koordinator
Ke-6 Medis Baik untuk Poliklinik Teori dan
Pelayanan Medis
s/d Rawat Jalan Maupun Instalasi Praktek
 PJ. Pelayanan
Hari Rawat Inap.
Berkas Rekam
Ke-7 6) Sosialisasi Penjajaran dan
Medis
Penyimpanan Berkas Rekam
Medis.
7) Sosialisasi Perawatan Berkas
Rekam Medis.
8) Penjelasan tentang rekam
medis aktif dan inaktif.
9) Penjelasan tentang penggunaan
Tracer.
10) Penjelasan tentang Standar
Pelayanan Minimal (SPM)
distribusi berkas rekam medis.
Orientasi Pengolahan Data Instalasi Rekam Medis

33
  Orientasi Hari Ke-8 s/d Hari Ke-9 :
Penjelasan tentang Sensus Harian
Rawat Inap yang meliputi :
1) Penjelasan mengenai Hari
Perawatan dan Lama Dirawat.
2) Penjelasan tentang BOR, LOS,
V
TOI, BTO, NDR, GDR.  Kepala Instalasi
Hari
3) Praktek Mengambil Sensus di Rekam Medis
Ke-8 Teori dan
Ruangan.  Koordinator
s/d Praktek
4) Praktek pengurutan sensus per Pengolahan Data
Hari
jenis pelayanan. Rekam Medis
Ke-9
5) Praktek menginput data sensus
ke komputer (MS. Excel).
6) Pengisian formulir asuransi,
visum et repertum dan form
perusahaan rekanan.
7) Pelaporan Rekam Medis.
 Orientasi Hari Ke-8 s/d Hari Ke-9
VI
Umpan Balik dan Evaluasi
Hari
Pelaksanaan Kegiatan.
Ke-10 Post Test dan Kepala Instalasi
s/d Interview Rekam Medis
Hari
Ke-12

34
 BAB X PERTEMUAN RAPAT

Pertemuan antara pimpinan Rekam Medis dengan tenaga dan staf pelaksana
Rekam Medis lainnya dilakukan secara rutin maupun berkala untuk melakukan evaluasi
dan membahas permasalahan yang ditemui terkait pelayanan dan operasional Rekam
medis dan unit terkait lainnya, maupun merencanakan kegiatan khusus lainnya.

A. Rapat Rutin

1. Pertemuan Harian Internal

Merupakan pertemua rapat rutin Internal Rekam Medis yang diselenggarakan
Setiap Hari dengan agenda :
a. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
b. Pembahasan permasalahan / studi kasus.
c. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam
Medis.
d. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).
e. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

2. Pertemuan Bulanan
Merupakan pertemuan rutin internal Rekam Medis, yang dipimpin oleh Kepala
Instalasi Rekam Medis dan diselenggarakan pada hari Rabu minggu pertama dalam
setiap bulan, dengan agenda:
a. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
b. Evaluasi kinerja SDM Instalasi Rekam Medis.
c. Pelaporan kegiatan pelayanan Rekam Medis dalam bulan sebelumnya.
d. Pencapaian Program Peningkatan Mutu Pelayanan Rekam Medis bulan
sebelumnya.
e. Pembahasan permasalahan manajerial dan fungsional pelayanan Rekam
Medis dalam bulan sebelumnya.
f. Perencanaan kegiatan manajerial dan/atau fungsional pelayanan Rekam
Medis bulan berikutnya.
g. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.

35
 h. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
i. Sosialisasi kebijakan baru dan SPO baru (revisi) RS Muhammadiyah
Lumajang.

3. Pertemuan Bulanan Departemen Penunjang Medis

Merupakan pertemuan rutin bulanan antar unit pelayanan di bawah Departemen
Penunjang Medis, yang dipimpin oleh Kepala Departemen Penunjang Medis dan
diselenggarakan setiap hari Selasa minggu kedua dalam setiap bulan.

4. Materi Rapat
Rapat terjadwal dengan agenda umum, yaitu membahas permasalahan, kendala,
usulan maupun langkah langkah yang harus dilakukan untuk pembenahan Instalasi
Rekam Medis menjadi baik. Materi rapat dapat ditentukan 1 minggu sebelum di adakan
rapat (direncanakan) maupun dapat ditentukan pada saat berlangsung tergantung situasi
dan pembahasan rapat.

5. Peserta Rapat
Khususnya seluruh staf Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Muhammadiyah
Lumajang dan dapat juga melibatkan Instalasi terkait apabila materi rapat perlu adanya
koordinasi dan sosialisasi dengan Instalasi terkait, meliputi :
a. Unit CSO (customer service officers) / Kamar terima.
b. Departemen Keperawatan beserta unit dibawah jajarannya.
c. Departemen Pelayanan Medis dan Departemen Penunjang Medis beserta unit di
bawah jajarannya.
6. Kelengkapan Rapat
Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/usulan kepada
pimpinan.

B. Rapat Insidentil

Merupakan pertemuan yang tidak terjadwal yang diselenggarakan untuk

membahas permasalahan khusus dan insidentil sesuai dengan kondisi di lapangan.
Pertemuan dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis.

36
 BAB XI PELAPORAN

A. PENGERTIAN

Pelaporan merupakan sistim atau metode yang dilakukan untuk melaporkan

segala bentuk kegiatan yang ada terkait dengan pemberian pelayanan di unit rekam
medis.
B. JENIS LAPORAN

Adapun jenis laporan yang dikerjakan terdiri dari :

1. Laporan Harian
Laporan yang dibuat oleh staf rekam medis setiap shift dalam bentuk laporan
setiap hari. Adapun hal – hal yang dilaporkan adalah :
a. Laporan Kunjungan Rawat Jalan.
b. Laporan Kunjungan IGD.
2. Laporan Bulanan
Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis dan sudah tersedia form khusus setiap
bulannya. Adapun hal-hal yang dilaporkan adalah :
a. Laporan Intern
1) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Jalan
2) Laporan Kunjungan Pasien Rawat Inap
3) Laporan Kunjungan IGD
4) Laporan Kunjungan Pasien Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi,
Rekam Medis, Farmasi)
5) Laporan Kunjungan Pasien Unit Hemodialisis.
6) Laporan 10 Besar Penyakit Rawat Jalan dan Rawat Inap
b. Laporan Extern
1) Laporan Morbiditas Rawat Inap (RL 2a1)
2) Laporan Morbiditas Rawat Jalan (RL 2a2)
3) Laporan Kematian (form 1)
4) Laporan Penggunaan Narkotika dan Psikotropika
5) Laporan Kasus khusus (DHF, TFT, KB, Kontasepsi, Akseptor Suntikan)
6) Laporan Data Surveilens Penyakit Rawat Inap (RL 2b1)
7) Laporan Data Surveilens Penyakit Rawat Jalan (RL 2b2)
8) Laporan Data Imunisasi (RL 2c)
9) Laporan Data Infeksi Nosokomial Rumah Sakit (RL 6)
10) Laporan Pelayanan Kesehatan Gigi
11) Laporan Penyakit Menular Seksual / HIV
12) Laporan Penyakit Tidak Menular
13) Laporan Kegiatan Laboratorium

37
3. Laporan Triwulan
a. Laporan Intern
1) Laporan dan evaluasi KLPCM (Ketidaklengkapan Pengisian catatan
Medik)
2) Laporan dan evaluasi IC (Informed Concent)
b. Laporan Ekstern
1) Laporan Data Kegiatan Pelayanan RS (RL1)
2) Laporan Morbiditas Rawat Jalan (RL 2b)
3) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Umum (RL2.1)
4) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Obstetri (RL2.2)
5) Laporan Data Induk Morbiditas Pasien Rawat Inap Bayi (RL2.3)
6) Laporan Hasil Pelayanan Rawat Jalan Dan Rawat Inap
7) Laporan Data Pemeriksaan Laboratorium
4. Laporan Tahunan
Laporan yang dibuat dalam bentuk tertulis setiap tahun, antara lain:
a. Laporan Intern
1) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien Rawat Jalan
2) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien Rawat Inap
3) Laporan Dan Evaluasi Kunjungan Pasien IGD
4) Laporan Grafik Barber Johnson
b. Laporan Ekstern
1) Laporan DHF
2) Laporan Morbiditas Rawat Inap (RL 2a)
3) Laporan Data Inventarisasi Rumah Sakit (RL 3)
4) Laporan Data Peralatan Medis (RL 5)

38