Bagian Administrasi

Nomor Dokumen :
Umum dan Keuangan MP.ATW/BAUK/PJM.04.00
(BAUK)
Disusun oleh : Kepala BAUK
Disahkan oleh : Direktur AT.Warga
MANUAL PROSEDUR (MP)
PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN DAN
KEUANGAN

Tanggal
Digunakan :
1 Maret 2012
Revisi : Halaman : 5

1. TUJUAN :
Menjelaskan kepada sivitas akademika mengenai prosedur pelaksanaan kegiatan yang
sumber pendanaannya diperoleh dari Yayasan Pendidikan Warga Surakarta serta
prosedur pertanggungjawabannya.
2. RUANG LINGKUP :
a. Manual Prosedur ini, mengatur proses pembiayaan suatu kegiatan yang dimulai dari
pembuatan proposal kegiatan, pencairan dana, pelaksanaan kegiatan sampai pada
pembuatan laporan pertanggungjawaban kegiatan (LPJ).
b. Manual Prosedur ini berlaku di lingkungan Akademi Teknologi Warga Surakarta.
3. DEFINISI :
a. Direktur adalah Pimpinan AT.Warga yang memimpin penyelenggaraan Pendidikan,
Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat di Akademi Teknologi Warga
Surakarta.
b. Pembantu Direktur Bidang Akademik (PD I) adalah Pembantu Direktur yang
memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
c. Pembantu Direktur Bidang Administrasi dan Keuangan (PD II) adalah Pembantu
Direktur dalam pelaksanaan kegiatan di bidang keuangan, kepegawaian, administrasi
umum dan sarana prasarana.
d. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan (PD III) adalah Pembantu Direktur
dalam pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kemahasiswaan dan kerjasama
kelembagaan.
e. Ketua Jurusan/Ketua

Program

Studi

adalah

pimpinan

operasional

pada

Jurusan/Program Studi yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pelaksanaan

proses pembelajaran yang bermutu serta evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran di
Jurusan/Program Studi.
f. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) adalah unsur pelaksana
pembantu pimpinan yang bertugas memberi pelayanan administrasi dibidang

kepegawaian, keuangan dan perlengkapan

yang berada di bawah PD II dan

bertanggungjawab langsung kepada PD II.

g. Dosen adalah tenaga pendidik yang mempunyai tugas melakukan tridharma sesuai
dengan bidang keahliannya/ilmunya.
h. Mahasiswa adalah Peserta didik yang terdaftar dan belajar di AT.Warga Surakarta.
4. DISTRIBUSI :
a. Direktur
b. Pembantu Direktur /PD I, II, III
c. Ketua Jurusan/Program Studi
d. Bagian Adminitrasi Umum dan Keuangan (BAUK)
e. Sivitas akademika ( Dosen dan Mahasiswa )
5. DOKUMENTASI RUJUKAN
a. Statuta AT.Warga Surakarta Tahun 2011.
b. Pedoman Akademik AT Warga Surakarta.
6.
a.
b.
c.
d.

TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG

Direktur
Pembantu Direktur/PD I, II, III.
Ketua Jurusan/Program studi.
Bagian Adminitrasi Umum dan Keuangan (BAUK).

7. PROSEDUR /KETERANGAN KEGIATAN :

a. Sivitas akademika membawa proposal kegiatan yang telah disetujui oleh
Kajur/Kaprogdi/Ka.UPT/PD ke PD II
b. PD II mempelajari proposal kegiatan, bila disetujui PD II akan memberikan acc/tanda
tangan persetujuan di proposal dan bila diperlukan proposal disampaikan ke Direktur
untuk mendapatkan persetujuan/acc dari Direktur.
c. Bila Proposal kegiatan tidak disetujui oleh PD II, Proposal dikembalikan pada sivitas
akademika disertai dengan penjelasan.
d. Oleh PD II, proposal yang telah disetujui dimintakan dana ke Yayasan melalui Bagian
Adminitrasi Umum dan Keuangan (BAUK)
e. Bagian Adminitrasi Umum dan Keuangan (BAUK) membuatkan kas bon ke Yayasan
Pendidikan Warga dengan melampirkan proposal kegiatan.
f. Setelah 2 minggu sivitas akademika dapat mengambil dana yang telah diajukan di
Bagian Adminitrasi Umum dan Keuangan (BAUK).

g. 2 Minggu setelah kegiatan berakhir , sivitas akademika menyerahkan laporan

pertanggungjawaban (LPJ) dilampiri dengan bukti pengeluaran/nota-nota ke BAUK
dan dimintakan persetujuan/acc ke PD II.
h. Bila laporan pertanggungjawaban (LPJ) sudah sesuai dengan kegiatan dan bukti
pengeluaran, PD II akan menerima (acc) LPJ namum bila belum sesuai PD II akan
mengembalikan LPJ ke sivitas akademika untuk bisa diperbaiki/dilengkapi.
i. Oleh PD II, laporan pertanggungjawaban (LPJ) yang sudah di setujui/acc, diberikan
ke BAUK (sebanyak 2 eksemplar).
j. BAUK bertugas mengirimkan 1 eksemplar laporan pertanggungjawaban ke Yayasan
dan 1 eksemplar untuk diarsipkan di BAUm

8. DIAGRAM ALIR PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN DAN KEUANGAN :

Sivitas
Akademika

Proposal
Kegiatan

PD/Kajur/Kaprogdi/
Ka. UPT

Persetujuan

BAUK/BAUm

Direktur/PD II

Yayasan

Persetujuan
(acc)
Tidak

Pembuatan
Kasbon

Pelaksanaan
Kegiatan

Ya

Pemrosesan
Kasbon
( 2 minggu )

Dana cair

Pembuatan dan
Penyerahan LPJ
Persetujuan LPJ
Tidak
Ya
LPJ
Diarsipkan di
BAUm

9.

LPJ
Dikirim ke
Yayasan

LAMPIRAN :
a.
Proposal Kegiatan
b.
Form kasbon
c.
Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
10. CATATAN REVISI :
No. Revisi

No. Hal

Uraian Revisi

Disyahkan Oleh

00

Tanggal
Pengesahan
-