LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PELATIHAN DAN TES TOEFL IELST

BIDANG ADVOKASI DAN KESEJAHTERAAN
MAHASISWA

Nomor : 017/A/ADVOKESMA/BEM-UNDIP/XI/2019

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN PELATIHAN DAN TES TOEFL
IELST
1. Judul Kegiatan : Pelatihan dan Tes TOEFL IELST
2. Penyelenggara : Bidang Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa
3. Bentuk Kegiatan : Kepanitiaan
4. Sasaran Kegiatan Mahasiswa Universitas Diponegoro

5. Ketua Pelaksana Kegiatan

a. Nama Lengkap : Feri Firmansyah
b. NIM : 23020318130087
c. Jurusan : S1 Agribisnis
d. Alamat dan No. Telp : Perumda Tembalang Baru no. 5 081366502826
6. Waktu Pelaksanaan : 25 November 2019
7. Tempat Pelaksanaan : Kantor TBE semarang, Jl. Imam Bonjol No.163,
Pendrikan Kidul, Kec. Semarang Tengah, Kota
Semarang, Jawa Tengah 50131
8. Biaya Kegiatan Rp 2.750.000,-
9. Sumber Dana Dana Rektorat Rp 2.500.000;
Dana Bidang Rp 250.000;+
Total Rp 2.750.000,-

Semarang, 30 September 2019

Ketua BEM
Universitas Diponegoro Ketua Pelaksana

Muhammad Anies Ilahi Feri Firmansyah

NIM 21010116120011 NIM 23020318130087

Mengetahui,
Direktur Kemahasiswaan
Universitas Diponegoro

Drs. Handojo Djoko Waloejo, M.Si

NIP 195801171987101001
 LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN PELATIHAN DAN TES TOEFL IELST

I. KATA PENGANTAR
Keberjalanan dalam melaksanakan dan turut menyukseskan suatu program
tingkat universitas dan umum tak lepas dari dukungan dan kerjasama dari berbagai
pihak terutama dengan lembaga mahasiswa di jurusan, fakultas dan Universitas.
Mengingat pentingnya dalam memfasilitasi mahasiswa dan umum dalam pelaksanaan
tes IELTS. Maka dari itu, diselenggarakan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST untuk
meningkatkan kualitas sumber daya manusia baik mahasiswa maupun umum demi
terciptanya iklim prestatif di Undip dan meningkatkan mutu pendidikan secara umum.

II. HALAMAN PERSEMBAHAN

Laporan pertanggungjawaban ini kami persembahkan untuk berbagai pihak,
diantaranya:
1. Pihak Rektorat Universitas Diponegoro yang telah memberikan bimbingan serta
pengarahan;
2. Senat Mahasiswa Universitas Diponegoro yang telah memberikan masukan dalam
penyusunan program kerja;
3. Sekretaris dan Bendahara Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas Diponegoro
(BEM Undip) yang telah memberi arahan dalam penyusunan administrasi;
4. Panitia dan seluruh lembaga riset mahasiswa yang telah meluangkan waktu, tenaga,
dan pikiran guna berjalannya kegiatan ini; serta
5. Seluruh pihak yang telah mendukung terselenggaranya kegiatan ini.

III. PENDAHULUAN
Dalam membangkitkan semangat mahsiswa untuk terus berprestasi dibutuhkan
strategi berupa apresiasi kepada mahasiswa tersebut. Hal ini menimbulkan semangat
mahasiswa lainnya untuk berlomba-lomba dalam meraih prestasi. Untuk itu Pelatihan
dan Tes TOEFL IELST hadir sebagai bentuk apresiasi kepada Fakultas yang memiliki
prestasi akademik terbanyak di Fakultasnya. Evaluasi pada penyelenggaraan tahun lalu,
sulitnya menghimpun data prestasi dari tiap fakultas. Selain itu banyak mahasiswa
Undip yang telah melaksanakan lomba tetapi tidak memberikan data kepada Himpunan
 atau BEM fakultas serta format setiap Fakultas berbeda-beda. Untuk itu perlu adanya
follow up terus menerus kepada BEM Fakultas terkait data prestasi dari mahasiswa
fakultas tersebut.

IV. NAMA KEGIATAN

Pelatihan dan Tes TOEFL IELST

V. LAPORAN KEGIATAN
A. Persiapan Acara
A.1. Pembentukan Kepanitiaan
Kepanitiaan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST terdiri dari anggota Divisi
Scholarship Bidang Advokasi dan Kesejahteraan Mahasiswa BEM Undip 2019.
Pembentukan panitia dibentuk 1 bulan sebelum acara diselenggarakan.
Penentuan seksi dalam kepanitiaan ini berdasarkan pertimbangan dari
penanggungjawab dan ketua panitia yang telah disetujui oleh Kepala Bidang
Advokesma dan seluruh anggota.
A.2. Persiapan Panitia
Persiapan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST dimulai diakhir bulan april
sebelum Pelatihan dan Tes TOEFL IELST diselenggarakan. Panitia memulai
membuat konsep acara dan mendata keperluan yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan acara ini. Keperluan tersebut antara lain tempat kegiatan,
peralatan penunjang, konsumsi, dan lain-lain.

B. Pelaksanaan Acara
B.1. Acara
Pelatihan dan Tes TOEFL IELST dilaksanakan pada tanggal 11 mei 2019.
1. Pembukaan Acara
Acara Pelatihan dan Tes TOEFL IELST ini dibuka dengan pembacaan doa
yang dipimpin oleh Master Of Ceremony (MC) pada pukul 08.00 WIB, yang
dilanjutkan dengan sambutan dari Ketua Pelaksana. Setelah itu, penjelasan
mengenai Pelatihan dan Tes TOEFL IELST yang akan disampaikan oleh pihak
TBE.
 2. Inti Acara
Pengerjaan Soal oleh peserta yang diawasi oleh pihak TBE terdiri atas
listening, structure, reading, dan speaking. Tes berlangsung selama 4 jam.
3. Penutupan Acara
Acara Pelatihan dan Tes TOEFL IELST ditutup dengan pembacaan doa
yang dipimpin oleh Master Of Ceremony (MC) pada 13.00 WIB beserta foto
bersama guna mengabadikan moment.
B.2. Kesekretariatan
TUJUAN
NO NOMOR SURAT TANGGAL PERIHAL KETERANGAN
SURAT
1. 058/SPm/PTTI/ Kepala Biro 21 Oktober Permohonan Telah Diterima
ADVOKESMA/B Akademik 2019 Dana
EM- Kemahasiswa
UNDIP/X/2019 an
Universitas
Diponegoro
2. 054/SPp/PTTI/ Kepala 21 Oktober Peminjaman Telah Diterima
ADVOKESMA/B Departemen 2019 Tempat
EM- Teknik Mesin
UNDIP/X/2019 Universitas
Diponegoro

VI. EVALUASI KEGIATAN

A. Panitia
A.1. Ketua Panitia
Laporan :
1. Bertanggung jawab atas berjalannya acara
2. Mengkoordinasi seluruh panitia.
3. Mengontrol tugas-tugas dari setiap seksi.
Kendala :
1. Tidak ada briefing sebelum acara dimulai
 2. Kurang memantau panitia saat acara dimulai
Solusi :
1. Sebelum acara dimulai, diadakan briefing
2. Memberikan tanggung jawab tugasnya beserta deadline kepada setiap
seksi.

A.2. Sekretaris
Laporan :
1. Pembuatan proposal
2. Pembuatan surat-surat permohonan dana dan peminjaman tempat
3. Pembuatan LPJ.
Kendala :
Adanya beberapa kesalahan dalam penulisan tempat atau tanggal dalam
surat undangan.
Saran:
Lebih diteliti sebelum surat undangan di print.

A.3. Bendahara
Laporan :
1. Pembuatan rancangan anggaran kegiatan.
2. Pembuatan laporan keuangan.
Kendala :
Dana yang turun setelah kegiatan.
Saran :
Pencairan dana dilakukan jauh-jauh bulan sebelum pelaksanaan kegiatan.

A.4. Sie. Acara

Laporan :
1. Mengkonsep teknis acara.
2. Membuat rundown acara.
Kendala :
1. Konsep acara kurang matang.
 2. Acara tidak berjalan sesuai rundown karena banyak panitia yang tidak
hadir.
Saran :
1. Diharapkan ada koordinasi antara panitia dengan Badan Pengurus Harian
Ristek Keilmuan (BPH Riskel) jauh-jauh hari.
2. Diharapkan semua anggota hadir pada setia Program Kerja (proker) .

A.5. Sie PDD

Laporan:
Menyiapkan dekorasi dan mendokumentasikan di setiap momen di dalam
acara.
Kendala:
Kurangnya koordinasi antar staf PDD.
Saran:
Sebelum acara dimulai harus ada briefing mengenai jobdesk masing-
masing staf
B. Peserta
Data peserta yang mengikuti kegiatan tersebut adalah :
B.1. Jumlah : 41 peserta

VII. Evaluasi Umum

Evaluasi umum pada kegiatan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST yaitu
kurangnya koordinasi antar panitia dengan pihak TBE untuk melaksanakan
jobdesk masing-masing. Ketidakhadiran panitia juga berdampak pada tugas
masing-masing khususnya saat registrasi

VIII. Parameter Keberhasilan

Parameter keberhasilan pada kegiatan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST
tercapainya tujuan kegiatan yakni terfasilitasinya peserta dalammelaksanakan tes
IELTS melalui lembaga resmi dan terakreditasi serta diharapkan dapat
meningkatkan mutu pendidikan bahasa inggris baik untuk mahasiswa UNDIP
maupun umum. Pengalokasian dana kami untuk kegiatan ini tidak jauh berbeda
 dengan Rancangan Anggaran pada Proposal Kegiatan yang telah kami susun. Dana
Pelatihan dan Tes TOEFL IELST kami dapat dari Dana Rektorat Universitas
Diponegoro yang kami alokasikan untuk biaya konsumsi dan kesekertariatan.
Dengan beberapa parameter yang kami sebutkan diatas, kami menilai kegiatan ini
97% dari target kegiatan Pelatihan dan Tes TOEFL IELST.

IX. LAPORAN KEUANGAN

A. Pengeluaran Dana
A. Acara
No Nama Banyak Satuan Harga Jumlah
1. Plakat Facedraw 2 buah Rp 50.000,- Rp 100.000,-
2. Sertifikat panitia & 30 buah Rp 5.000,- Rp 150.000,-
pembicara
3. Sertifikat peserta 200 buah Rp 5.000 Rp 1.000.000,-
4. Seminar kit 200 buah Rp 5.000 Rp 1.000.000,-
TOTAL Rp 2.250.000,-
B. Publikasi Dekorasi
No Nama Banyak Satuan Harga Jumlah
1. Banner TOEFL 3x4 meter Rp 25.000,- Rp 300.000,-
2. Banner IELTS 3x4 meter Rp 25.000,- Rp 300.000,-
3. Pamflet 30 buah Rp 4.000,- Rp 120.000,-
TOTAL Rp 720.000,-
C. Konsumsi
No Nama Banyak Satuan Harga Jumlah
1. Makan siang 2 orang Rp 20.000,- Rp 40.000,-
pembicara
2. Snack peserta 200 oang Rp 6.000,- Rp 1.200.000,-
3. Snack panitia 30 orang Rp 6.000,- Rp 180.000,-
4. Air mineral gelas 8 kardus Rp 25.000,- Rp 200.000,-
TOTAL Rp 1.620.000,-
D. Perlengkapan
No Nama Banyak Satuan Harga Jumlah
1. Proyektor 2 buah Rp 50.000,- Rp 100.000,-
2. Layar proyektor 2 buah Rp 80.000,- Rp 160.000,-
3. Sewa ruang kelas 2 8 kelas Rp 100.000,- Rp 800.000,-
hari
TOTAL Rp 1.060.000,-
E. Kesekretariatan
No Nama Banyak Satuan Harga Jumlah
 1. Proposal full colour 5 rangkap Rp 20.000,- Rp 100.000,-
sponsorship
2. Proposal kegiatan 5 rangkap Rp 15.000,- Rp 75.000,-
3. LPJ kegiatan 5 rangkap Rp 15.000,- Rp 75.000,-
4. SPJ kegiatan 6 rangkap Rp 20.000,- Rp 120.000,-
TOTAL Rp 370.000,-

TOTAL PENGELUARAN Rp 6.020.000,-

B. Pemasukan Biaya

Dana Universitas Rp 6.020.000,-

JUMLAH Rp 6.020.000,-

X. KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

A. Kesimpulan
Keberjalanan dalam melaksanakan dan turut menyukseskan suatu program
tingkat universitas tak lepas dari dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak
terutama dengan lembaga mahasiswa di jurusan, fakultas dan Universitas.
Mengingat pentingnya pengembangan pendidikan bahasa inggris guna
meningkatkan mutu dan kualitas baik mahasiswa UNDIP maupun umum oleh
karena itu diadakannya Pelatihan dan Tes TOEFL IELST guna menjadi fasilitator
agar peserta dapat melakukan tes IELTS di lembaga resmi dan terakreditasi.
B. Rekomendasi
Lebih diharmoniskan lagi hubungan antara supervisi dari BEM Undip dengan
Lembaga TBE Semarang supaya daat dilakukan kerjasama secara
berkesinambungan untuk memajukan pendidikan bahasa Inggris khususnya di
kota semarang.

XI. PENUTUP
Demikianlah laporan pertanggungjawaban kegiatan ini kami susun dan dapat
dijadikan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan selanjutnya. Kami selaku panitia
mengharapkan kritik, saran, dan bantuan serta dukungan baik secara moril maupun
materil kepada berbagai pihak untuk kelancaran kegiatan ini. Semoga kegiatan dapat
memberikan manfaat serta mendapatkan rahmat dan ridho dari Tuhan Yang Maha
Esa.
LAMPIRAN
Dokumentasi Kegiatan

Pelatihan dan Tes TOEFL IELST

Poster Pencerdasan mengenai Pelatihan dan Tes TOEFL IELST dipublikasi

melalui Instagram dan OA Line BEM UNDIP
 DAFTAR NAMA PANITIA
PELATIHAN DAN TES TOEFL IELST
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
2019

Pelindung Rektor Universitas Diponegoro

Prof. Dr. Yos Johan Utama, S.H, M.Hum
Penasihat Direktur Kemahasiswaan Universitas Diponegoro
Drs. Handojo Djoko Waloejo, M.Si
Pnenggung Jawab Ketua BEM Universitas Diponegoro 2019
Muhammad Anies Ilahi NIM 21010116120011
Steering Committee Annisa Eka NIM 14030117130056
Organizing Commite
Ketua Panitia Feri Firmansyah NIM 23020318130087
Sekretaris Aisya Mauliana Maharani NIM 25010116130300
Bendahara Vandita Oktavia Pratiwi NIM 14050117140045
Sie. Acara - Alda Reta Sari NIM 40040317640045
- Muhammad Ulum Munafi NIM 14030118130108
Sie. Konsumsi Ganis Khoirun Nisa NIM 24020118120007
Sie. Peralatan & - Selina Adistin Wafa Aziza NIM 15000118130133
Perlengkapan - Bayu Indriyanto NIM 40040517060075
Sie. Dekorasi & - Chaerul Maefian Mustakim NIM 21110011813005
Dokumentasi - Muhammad Tobi Muktitama NIM 26030118120034
RUNDOWN ACARA
PELATIHAN DAN TES TOEFL IELST
2019

WAKTU ACARA
08.00 WIB - 08.30 WIB Pembukaan MC dan sambutan ketua pelaksana
Penjelasan mengenai Pelatihan dan Tes TOEFL IELST oleh
08.30 WIB - 09.00 WIB
pihak TBE
09.00 WIB - 13.00 WIB Pelaksanaan Tes IELTS
13.00 WIB - 13.15 WIB Penutupan acara
Lampiran Kegiatan
Nota Pengeluaran Dana Pelatihan dan Tes TOEFL IELST