FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA
JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: ”.1”, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, ”.2”, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: “PACARAN” untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Qur’an

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

Telp. Peserta vii.FMSW. dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi.. (6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat. SKU : Surat Kuasa. Waktu iv.390 S U R A B A Y A . Ketua Rapat v. dengan agenda :Evaluasi Program. Evaluasi program. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus. Agenda rapat viii. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu. Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan. yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi. Pendanaan kegiatan. kondisi organisasi secara keseluruhan. rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. SP : Surat Peringatan. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan. ST : Surat Tugas. Judul/Nama rapat ii. (3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus. Tanggal iii. yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir. SE :Surat Edaran Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum). SK : Surat Keputusan. Pemberdayaan pengurus. BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu. Notulen vi. 3814844 (2) Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. Tempat. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat.00. dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. SKET: Surat Keterangan. KEDUNG COWEK NO. wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat. Hasil Rapat .12.03. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. U : Surat Umum. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat . dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif. MOU : Surat Perjanjian.

Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19. 7.00. Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara. Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. yang minimal berisi jenis. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii. setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. 2.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan. 9.12. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat.Telp. Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut : . Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi.FMSW. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i. Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii. finansial serta sosialisasi. 5. 8. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara. 6. rapat. 4.390 S U R A B A Y A . aktivitas publikasi. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan. Di akhir kepengurusan. Publikasi kegiatan. pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. substansi acara. scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i. deskripsi. BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i. Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii. Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan’kuantitatif serta kualitatif’ yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip. 3814844 BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja ) 1.03. rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship. KEDUNG COWEK NO.

pembina dan kepala sekolah. pada kertas A4. ii. 1. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi.00. ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia. 7. Maksud dan tujuan kegiatan 4. keeratan inter personel. a.Telp. spasi 1.390 S U R A B A Y A . batas kiri 3. dll) iv. Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. Penutup PENTING! ”Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial. Susunan kepanitiaan 7. solidaritas. . 4. bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2). Latar belakang 2. kerjasama. Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. d. Anggaran biaya 8. Lampiran : lembar pengesahan. Kesimpulan xiii. 1. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii. Rekomendasi xiv. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii. 2. Tempat dan waktu pelaksanaan 6.5. untuk arsip dan keperluan panitia 2. 1. BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. KEDUNG COWEK NO. grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan. batas atas dan bawah 2. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1. rincian detail dana. batas kanan 2” i.12. 3814844 Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi. 10. iii. toleransi. Laporan keuangan xii. Program kerja dan realisasinya x. 9. Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi.03. Landasan/dasar pemikiran 3. deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim. tujuan. rincian susunan panitia. Surat menyurat a. 8. 5. 3. c. 2. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum. 6. kemauan membantu dan berkorban. Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL.FMSW. struktur.

parameter keberhasilan. Laporan keuangan 6. Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan.Telp. KEDUNG COWEK NO.00. Laporan Kegiatan a. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2. dan data lain yang menunjang . kliping media.390 S U R A B A Y A .03. Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3. susunan panitia. target segmen obyek 3. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b. Sistematika standart laporan kegiatan : 1.12. Rencana kerja per kegiatan 4.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. saran 5.FMSW. waktu. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil. 3814844 c. kendala. tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful