FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA

JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: .1, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, .2, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: PACARAN untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Quran

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

FMSW.03.00.12.04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA

JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844
(2)

Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. U : Surat Umum, ST : Surat Tugas, SK : Surat Keputusan, SKET: Surat Keterangan, SP : Surat Peringatan, SKU : Surat Kuasa, MOU : Surat Perjanjian, SE :Surat Edaran

Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum), dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif. BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu, yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu, yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan, dengan agenda :Evaluasi Program, Pendanaan kegiatan, Pemberdayaan pengurus, kondisi organisasi secara keseluruhan, dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19. (3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus, dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi, Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan, Evaluasi program. (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus, rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir, agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. (6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat , wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat.. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. Judul/Nama rapat ii. Tempat, Tanggal iii. Waktu iv. Ketua Rapat v. Notulen vi. Peserta vii. Agenda rapat viii. Hasil Rapat

FMSW.03.00.12.04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA

JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja )

1. Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19. 2. Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi, Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3.
4. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara, finansial serta sosialisasi. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat, rapat, aktivitas publikasi, pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara, substansi acara, rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship. Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan, Publikasi kegiatan, parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan, yang minimal berisi jenis, deskripsi, scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatankuantitatif serta kualitatif yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip.

5.
6. 7. 8.

9.

BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i. Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i. Di akhir kepengurusan, setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii. Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii. Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut :

FMSW.03.00.12.04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA

JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi, tujuan, struktur, deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim, keeratan inter personel, kerjasama, toleransi, solidaritas, kemauan membantu dan berkorban, dll) iv. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii. Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix. Program kerja dan realisasinya x. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi. Laporan keuangan xii. Kesimpulan xiii. Rekomendasi xiv. Penutup PENTING! Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial, 10, spasi 1.5, pada kertas A4, batas atas dan bawah 2, batas kiri 3, batas kanan 2
i. ii. iii.

BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1. Latar belakang 2. Landasan/dasar pemikiran 3. Maksud dan tujuan kegiatan 4. Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. Tempat dan waktu pelaksanaan 6. Susunan kepanitiaan 7. Anggaran biaya 8. Lampiran : lembar pengesahan, rincian susunan panitia, rincian detail dana, grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan, bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2), untuk arsip dan keperluan panitia 2. Surat menyurat a. Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum, ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia, pembina dan kepala sekolah. 1.

a.

c.

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. d.

1. 2.

FMSW.03.00.12.04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA

JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

c. Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3. Laporan Kegiatan a. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b. Sistematika standart laporan kegiatan : 1. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2. Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan, waktu, parameter keberhasilan, target segmen obyek 3. Rencana kerja per kegiatan 4. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil, kendala, saran 5. Laporan keuangan 6. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan, susunan panitia, tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan, kliping media, dan data lain yang menunjang