FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA
JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: ”.1”, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, ”.2”, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: “PACARAN” untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Qur’an

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

(3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus.FMSW.390 S U R A B A Y A .04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat.00. Tempat. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan.. Evaluasi program.12. kondisi organisasi secara keseluruhan. MOU : Surat Perjanjian. dengan agenda :Evaluasi Program. Peserta vii. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu. Tanggal iii. Agenda rapat viii.03.Telp. Pemberdayaan pengurus. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. Ketua Rapat v. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus. ST : Surat Tugas. yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi. rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. SKET: Surat Keterangan. dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19. Waktu iv. 3814844 (2) Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi. agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir. Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan. dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif. SK : Surat Keputusan. SKU : Surat Kuasa. SP : Surat Peringatan. Notulen vi. SE :Surat Edaran Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum). (6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat. U : Surat Umum. yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan. Judul/Nama rapat ii. Hasil Rapat . BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat . KEDUNG COWEK NO. Pendanaan kegiatan. wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat.

5. Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19. Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi. substansi acara. 4. 3814844 BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja ) 1. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan’kuantitatif serta kualitatif’ yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip. aktivitas publikasi. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara. parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan. 2.12.00. 7.03. rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship. Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut : . finansial serta sosialisasi. Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan. scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas. Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara. 6. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat.Telp. KEDUNG COWEK NO. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii. Di akhir kepengurusan. rapat. 8.FMSW. pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. 9. Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii.390 S U R A B A Y A . Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara. deskripsi.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Publikasi kegiatan. setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i. yang minimal berisi jenis. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat. BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i.

10. 2. Lampiran : lembar pengesahan. pada kertas A4.Telp. batas atas dan bawah 2. KEDUNG COWEK NO. grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan. Tempat dan waktu pelaksanaan 6. ii. 1. Program kerja dan realisasinya x. d. rincian detail dana. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. keeratan inter personel. 2. struktur. batas kanan 2” i. 5. solidaritas. Rekomendasi xiv. 1. Landasan/dasar pemikiran 3. Maksud dan tujuan kegiatan 4. batas kiri 3. 4. pembina dan kepala sekolah. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi. kemauan membantu dan berkorban.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. Anggaran biaya 8. Surat menyurat a. 3814844 Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii.5. untuk arsip dan keperluan panitia 2. 1. Latar belakang 2. ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1. 6. 7. Laporan keuangan xii. bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2).12. Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. iii. c. Penutup PENTING! ”Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial. Kesimpulan xiii.00. Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi. . kerjasama. 9. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii.FMSW.390 S U R A B A Y A . Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix. rincian susunan panitia. toleransi. spasi 1.03. 8. Susunan kepanitiaan 7. BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. 3. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum. dll) iv. a. deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim. tujuan.

Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil. Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan. parameter keberhasilan.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Laporan keuangan 6. saran 5. Sistematika standart laporan kegiatan : 1. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan. susunan panitia. 3814844 c. kliping media. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b.12. target segmen obyek 3.03.00. waktu. KEDUNG COWEK NO. kendala.Telp.FMSW.390 S U R A B A Y A . Rencana kerja per kegiatan 4. Laporan Kegiatan a. dan data lain yang menunjang . tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful