FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA
JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: ”.1”, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, ”.2”, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: “PACARAN” untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Qur’an

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

(6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat. Pemberdayaan pengurus. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. (3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus. ST : Surat Tugas. Judul/Nama rapat ii.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Evaluasi program. SP : Surat Peringatan. yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi. Hasil Rapat . (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan.12. rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. SE :Surat Edaran Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum). Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan. Tempat. agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. U : Surat Umum. dengan agenda :Evaluasi Program. Peserta vii.Telp. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu.390 S U R A B A Y A . wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat.. MOU : Surat Perjanjian. dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi. dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif.03. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus. kondisi organisasi secara keseluruhan. dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19. Agenda rapat viii. SK : Surat Keputusan. Notulen vi. BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu. Ketua Rapat v. Pendanaan kegiatan. Waktu iv. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat. SKU : Surat Kuasa. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan. Tanggal iii.00. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir.FMSW. KEDUNG COWEK NO. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat . 3814844 (2) Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. SKET: Surat Keterangan.

Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii. rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i. 9. Di akhir kepengurusan. Publikasi kegiatan. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara. Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19.12. 8. scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas. KEDUNG COWEK NO. Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara. setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. rapat.390 S U R A B A Y A . BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i. Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut : . substansi acara. finansial serta sosialisasi.FMSW. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat. Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan. Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i. deskripsi. pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat. yang minimal berisi jenis.00. 7. parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan. Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3. 5.Telp. 2. 4. aktivitas publikasi. 3814844 BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja ) 1.03. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii. 6. Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan’kuantitatif serta kualitatif’ yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara.

Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL.12. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii. 2. Rekomendasi xiv. pembina dan kepala sekolah. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi. Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix. Laporan keuangan xii. 3. solidaritas. Surat menyurat a. kemauan membantu dan berkorban. ii. Susunan kepanitiaan 7.Telp. batas kiri 3. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. spasi 1. struktur. bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2). Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. toleransi. rincian detail dana. 4. Penutup PENTING! ”Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial. . kerjasama. pada kertas A4. Program kerja dan realisasinya x. grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan. d. batas atas dan bawah 2. tujuan. Lampiran : lembar pengesahan.03. 1. Latar belakang 2.00. BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. 1. 3814844 Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi. c. 9.390 S U R A B A Y A . iii. 7. Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia. a. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum. 10. untuk arsip dan keperluan panitia 2.FMSW. 2. Anggaran biaya 8. keeratan inter personel. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii. batas kanan 2” i. 8. Tempat dan waktu pelaksanaan 6. rincian susunan panitia. KEDUNG COWEK NO. 1. Maksud dan tujuan kegiatan 4. Landasan/dasar pemikiran 3. deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim. 5.5. 6. dll) iv. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1. Kesimpulan xiii.

Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan.FMSW. kliping media.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL.Telp. Laporan keuangan 6. saran 5. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b. tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan. Laporan Kegiatan a. Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3.03. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan. 3814844 c. dan data lain yang menunjang . KEDUNG COWEK NO. susunan panitia.12. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2.00. Sistematika standart laporan kegiatan : 1. kendala.390 S U R A B A Y A . Rencana kerja per kegiatan 4. waktu. target segmen obyek 3. parameter keberhasilan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful