FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA
JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: ”.1”, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, ”.2”, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: “PACARAN” untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Qur’an

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

Pemberdayaan pengurus. SE :Surat Edaran Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum). (6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat. (3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus. ST : Surat Tugas. Hasil Rapat . dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif. kondisi organisasi secara keseluruhan. KEDUNG COWEK NO. dengan agenda :Evaluasi Program. 3814844 (2) Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. SP : Surat Peringatan. agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat .00. (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. SKU : Surat Kuasa.Telp. wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat. Judul/Nama rapat ii. SK : Surat Keputusan.. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir. dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi. BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu. Peserta vii.03. Agenda rapat viii. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat. SKET: Surat Keterangan. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. Ketua Rapat v. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus. Tanggal iii. U : Surat Umum. Waktu iv. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan. yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi.390 S U R A B A Y A . Pendanaan kegiatan. Notulen vi. rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. Tempat. Evaluasi program. Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan. dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19. MOU : Surat Perjanjian.12.FMSW.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan.

Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii. BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i.12. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan.FMSW. 8.Telp. Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19. KEDUNG COWEK NO. 7. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii.03.00. scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat.390 S U R A B A Y A . Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan. rapat. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i. parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan. 2. pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. finansial serta sosialisasi. 5. yang minimal berisi jenis. Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat. substansi acara. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan’kuantitatif serta kualitatif’ yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip. Di akhir kepengurusan. Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi. 3814844 BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja ) 1. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara. rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut : . deskripsi. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara. Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3. Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii. 4. 9. 6. Publikasi kegiatan. setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. aktivitas publikasi. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i.

Landasan/dasar pemikiran 3. keeratan inter personel. a.00. rincian detail dana. Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi. 2. struktur.FMSW. tujuan. 1.390 S U R A B A Y A . Lampiran : lembar pengesahan. batas atas dan bawah 2.12. . Surat menyurat a. KEDUNG COWEK NO. Rekomendasi xiv. ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia. Anggaran biaya 8. kemauan membantu dan berkorban. d. Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. untuk arsip dan keperluan panitia 2. 9. BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. Laporan keuangan xii. Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix. Maksud dan tujuan kegiatan 4.03. 3814844 Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi.Telp. batas kiri 3. 7. Kesimpulan xiii. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum. Susunan kepanitiaan 7. 1. toleransi. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii. 5. c. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1. 6. 10. 1. pembina dan kepala sekolah. 3. Tempat dan waktu pelaksanaan 6. 2. ii. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii. spasi 1.5. Penutup PENTING! ”Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial. pada kertas A4. Latar belakang 2. deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim. bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2). Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. 8. grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan. 4. iii. kerjasama. Program kerja dan realisasinya x. rincian susunan panitia. solidaritas. batas kanan 2” i. dll) iv.

Sistematika standart laporan kegiatan : 1.390 S U R A B A Y A . kendala. dan data lain yang menunjang . waktu. Laporan Kegiatan a. target segmen obyek 3.00.03. Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. kliping media.Telp. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil. Rencana kerja per kegiatan 4. tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan. Laporan keuangan 6. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan. 3814844 c. parameter keberhasilan.12. KEDUNG COWEK NO.FMSW. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2. saran 5. Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan. susunan panitia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful