P. 1
Kop SKI

Kop SKI

|Views: 25|Likes:
Dipublikasikan oleh Farid Al-Fernass

More info:

Published by: Farid Al-Fernass on Sep 12, 2012
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

09/12/2012

pdf

text

original

FMSW.03.00.12.

04

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH

SIE KEROHANIAN ISLAM

SMA NEGERI 19 SURABAYA
JL. KEDUNG COWEK NO.390 S U R A B A Y A - Telp. 3814844

. Standard Operational Procedur (SOP) Kesekretariatan SKI SMAN 19 BAB I KORESPONDENSI Pasal 1 Ketentuan Umum Seluruh kegiatan Surat-Menyurat SKI SMAN 19 dibawah koordinasi dan tanggung jawab Sekretaris. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada SKI SMAN 19 harus dilaporkan kepada Sekretaris untuk di Disposisi oleh Ketua Umum dan diserahkan pada Divisi terkait. Surat yang keluar dari SKI SMAN 19 dibuat oleh masing-masing Divisi terkait, dengan sepengetahuan Sekretaris, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar SKI SMAN 19. Surat dianggap sah bila minimal terdapat kop surat SKI SMAN 19/Panitia, tanda tangan Ketua Umum dan Manajer Divisi terkait/Ketua Panitia serta Stempel SKI SMAN 19. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar SKI SMAN 19. Pasal 2 Penomoran Surat Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu: nomor surat, divisi/pihak yang mengeluarkan surat dan tujuan surat, [nama kegiatan], nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh Garis Miring. Tujuan surat ditulis sebagai berikut: ”.1”, apabila surat ditujukan kepada internal institutsi atau pihak sekolah, ”.2”, apabila surat ditujukan kepada eksternal institutsi atau kelembagaan. Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka Romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

(1) (2) (3) (4) (5)

(1)

(2) (3) (4)

Pasal 3 Penomeran Surat Divisi (1) Penomoran surat yang dikeluarkan oleh Divisi, mengikuti contoh aturan sebagi berikut:
001/A.1/OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Kode-kode sebagai berikut: A (Ketua Umum), B (Wakil Ketua Umum), C (Seketaris), D (Bendahara), DKL (Divisi Kaderisasi & Leadership), DIK (Divisi Infokom & Humas), DS (Divisi Syiar), DSBI (Divisi Seni dan Budaya Islam), DKP (Divisi Keputrian)

Pasal 4 Penomeran Surat Kegiatan/Kepanitian (1) Penomeran surat untuk Kegiatan/Kepanitian mengikuti contoh aturan sebagai berikut:
001/A.1/Paradise/ OSIS-SKI19/XI/2010
(2)

Ketentuan lain mengikuti pasal 2 dan pasal 3 di atas, dan ditambahkan keterangan nama kegiatan (cukup di singkat saja). Contoh: “PACARAN” untuk kegiatan Pembelajaran Baca Al Qur’an

Pasal 5 Penomeran Surat Mandat/Keterangan/keputusan (1) Penomeran surat Mandat/Keterangan/keputusan, mengikuti contoh aturan berikut:
001/A.1/S-KET./ OSIS-SKI19/XI/2010

Notulen vi.390 S U R A B A Y A . SKET: Surat Keterangan. Bagi yang tidak mengikuti rapat harus mengetahui hasil rapat maksimal 4 hari setelah rapat. (6) Form dokumentasi rapat diserahkan kepada kesekretariatan maksimal seminggu setelah rapat.Telp. Pendanaan kegiatan. Tempat. BAB II KOORDINASI Pasal 7 Koordinasi Internal (1) Masing-masing Divisi mengadakan rapat koordinasi antar anggota divisi minimal satu kali dalam satu minggu. (7) Hasil analisis form dokumentasi rapat SKI SMAN 19 merupakan dokumen yang disertakan dalam laporan pertanggung jawaban SKI SMAN 19 pada masa akhir kepengurusan. (5) Seluruh aktivitas rapat SKI SMAN 19 baik itu rapat pengurus. Agenda rapat viii. Hasil Rapat . KEDUNG COWEK NO. 3814844 (2) Ketentuan lainnya mengikuti pasal 2 di atas. agenda rapat beserta pelaksanaanya serta hasil rapat yang tertuang dalam sebuah form dokumentasi/notulensi rapat. U : Surat Umum. SE :Surat Edaran Pasal 6 Setiap surat yang ditujukan kepada pihak atau lembaga pemerintah harus ada tembusan kepada pihak institusi (Ketua Umum). Evaluasi personil dalam Divisi yang bersangkutan. Judul/Nama rapat ii. Tanggal iii. rapat divisi ataupun rapat pimpinan harus terdokumentasi dengan baik. (9) Sistematika Berita Acara Rapat i. dengan sepengetahuan Sekretaris Eksekutif. (4) Pada saat tertentu Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum berwenang untuk mengadakan rapat dengan suatu kepanitiaan/Divisi tertentu dalam ruang lingkup SKI SMAN 19. (8) Setiap peserta wajib rapat yang tidak bisa mengikuti rapat .. (3) Ketua Umum/ Wakil Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh pengurus SKI SMAN 19 minimal satu kali dalam 1 bulan yang kemudian di namakan Rapat Pengurus. dengan agenda: Silaturahmi antar pengurus SKI SMAN 19 untuk saling memberikan motivasi. Isi dokumentasi mencakup peserta yang hadir. SP : Surat Peringatan. (2) Ketua Umum mengadakan rapat koordinasi dengan seluruh Manajer-Manajer minimal satu kali dalam dua minggu. Ketua Rapat v. Peserta vii. ST : Surat Tugas.00. Waktu iv. yang selanjutnya di namakan Rapat Divisi.03. Evaluasi program.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. SK : Surat Keputusan. yang kemudian dinamakan Rapat Pimpinan. dengan agenda :Evaluasi Program. Pemberdayaan pengurus. kondisi organisasi secara keseluruhan.12. dan hal-hal lain yang dianggap harus dibahas dalam rapat pimpinan yang berhubungan pencapaian tujuan SKI SMAN 19. SKU : Surat Kuasa.FMSW. MOU : Surat Perjanjian. wajib meminta izin kepada penanggung jawab rapat.

rapat.00. 8. Laporan akhir disertai seluruh data yang menunjang Laporan kunjungan/delegasi i. deskripsi. Misi dan Tujuan yang telah termaktub 3.03. KEDUNG COWEK NO. scedulle waktu serta penanggung jawab aktifitas.Telp. rancangan pendanaan dan kalau diperlukan lampiran sponsorship. BAB IV Mekanisme Laporan Laporan bulanan tiap manajer i.12. setiap Menajer Divisi wajib membuat laporan akhir kepengurusan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 21 hari sebelum Musyawarah Anggota dilaksanakan ii. Laporan bulanan disertai lampiran berupa form Berita Acara Rapat Divisi ataupun data lain yang menunjang laporan Laporan akhir tiap manajer i. 3814844 BAB III ASPEK AKSI ( Aktualisasi Program Kerja ) 1. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan’kuantitatif serta kualitatif’ yang selanjutnya dituangkan dalam suatu Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan yang sesegera mungkin di serahkan kepada Kesekretairiatan untuk dijadikan arsip. Di akhir kepengurusan. 6. finansial serta sosialisasi. pencarian dana serta kegiatan itu sendiri. 4. Semua aktivitas dalam program kerja harus terdokumentasi dengan baik meliputi surat. 7. aktivitas publikasi.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Kepanitiaan dapat terdiri dari pengurus SKI SMAN 19 khususnya dan umumnya Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat untuk pengambilan keputusan dalam pelaksanaan acara. Output pertama dari suatu kepanitiaan adalah proposal kegiatan yang berisi Filosofis acara. Program Kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan Visi. Kepanitiaan dibentuk setelah konsep perencanaan teknis Program kerja selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini bertanggung jawab pada Manajer Divisi yang memberi mandat. yang minimal berisi jenis. Aksi didefinisikan aktualisasi program kerja SKI SMAN 19. dalam Profil SKI Suatu Aksi didahului oleh sebuah Konsep Perencanaan Teknis Program kerja (KPTP) yang meliputi kelayakan substansi acara. 2. Delegasi wajib membuat laporan kunjungan/kegiatan delegatif termasuk pelaporan keuangan disertai bukti-bukti pembayaran maksimal 7 hari setelah kegiatan berakhir ii. KPTP dibuat oleh masing-masing Divisi yang bersangkutan.FMSW.390 S U R A B A Y A . Setiap kunjungan/kegiatan delegatif yang strategis wajib mendokumentasikan kegiatan minimal dalam bentuk foto Sistematika laporan bulanan dan akhir kepengurusan sebagai berikut : . Setiap Manajer Divisi wajib membuat laporan bulanan secara tertulis yang diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif dalam bentuk print out dan soft disk maksimal 7 hari sebelum Rapat Pengurus ii. 9. parameter keberhasilan kegiatan serta Petunjuk Teknis kegiatan. Publikasi kegiatan. Output akhir dari suatu kepanitiaan adalah Dana yang siap dipakai untuk kegiatan. Untuk selanjutnya isi proposal ini diaktualisasikan sehingga menjadi Output akhir. substansi acara. 5. Laporan disertai dengan hasil kunjungan/kegiatan delegatif berupa hand out/ makalah/ souvenir/ bentuk lain jika ada iii.

2. a. dll) iv. Sistematika standart pembuatan proposal kegiatan 1.FMSW. toleransi. Landasan/dasar pemikiran 3. rincian susunan panitia. 5. KEDUNG COWEK NO.12. Evaluasi berdasarkan target-target umum/parameter viii. kerjasama. Kesimpulan xiii. Program kerja dan realisasinya x. c. rincian detail dana. Jenis/bentuk dan nama kegiatan 5. Rekomendasi xiv. Surat menyurat a. Maksud dan tujuan kegiatan 4. Surat keluar dibuat oleh sekretaris panitia pada kertas berlogo kepanitiaan/kop SKI SMAN 19 b. d. grafik/bagan atau keterangan lain yang diperlukan. 3. struktur. Susunan kepanitiaan 7. pada kertas A4. Kebijakan-kebijakan strategis yang dilakukan vii.03. batas atas dan bawah 2. Laporan keuangan xii. kemauan membantu dan berkorban. ii. batas kanan 2” i. Tanda tangan surat : intern cukup ditandatangani oleh ketua umum. keeratan inter personel. 3814844 Pendahuluan Konsep kerja (visi/misi. Kesulitan yang dihadapi tiap personel/tim v. Lampiran : lembar pengesahan. 1. Penutup PENTING! ”Seluruh laporan pertanggungjawaban diketik rapi dengan font Arial.Telp. 10. Sistem kaderisasi SDM : perencanaan dan aplikasinya ix. Latar belakang 2. solidaritas. iii. Kesalahan-kesalahan yang seharusnya tidak terjadi vi. tujuan. BAB V Kegiatan/ Kepanitiaan Proposal Kegiatan Proposal dibuat oleh sekretaris panitia dengan selalu berkoordinasi dengan Kesekretariatan b. batas kiri 3. 6. Tempat dan waktu pelaksanaan 6. 1. deskripsi kerja yang spesifik) Evaluasi kinerja seluruh personel sebagai kesatuan tim (keadaan seluruh personel sebagai tim. 2. 9. Kegiatan-kegiatan rutin di luar proker xi. 4. 1.390 S U R A B A Y A . spasi 1.00.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL. Anggaran biaya 8.5. pembina dan kepala sekolah. untuk arsip dan keperluan panitia 2. ketua panitia dan pembina ekstern ditandatangani oleh ketua panitia. 8. 7. bentuk kerjasama (jika ada) Proposal ditandatangani: Ketua panitia Ketua Umum Pembina Ketua OSIS Wakasek Kesiswaan Pembina Ekstrakurikuler Wakasek Kurikulum Wakasek sarana dan prasarana Kepala Sekolah Proposal dibuat minimal rangkap dua (2). .

Laporan keuangan 6. Penutup Lampiran berupa foto kegiatan.00. 3814844 c.FMSW. saran 5. tanda bukti pembayaran yang menunjang laporan keuangan. target segmen obyek 3. susunan panitia. KEDUNG COWEK NO. Panitia wajib membuat laporan kegiatan dan diserahkan paling lambat 10 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan kepada Kesekretariatan b.390 S U R A B A Y A . parameter keberhasilan. Laporan Kegiatan a.04 ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH SIE KEROHANIAN ISLAM SMA NEGERI 19 SURABAYA JL.03. kendala. Evaluasi per kegiatan : kondisi riil. Gambaran umum per kegiatan : nama kegiatan. Semua file harus diarsipkan oleh sekretaris panitia dan disertakan dalam laporan kegiatan 3. kliping media. Sistematika standart laporan kegiatan : 1.Telp.12. Rencana kerja per kegiatan 4. dan data lain yang menunjang . waktu. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan 2.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->