STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KESEKRETARIATAN

DEWAN PERWAKILAN ANGGOTA HIMPUNAN MAHASISWA

PENDIDIKAN KESEJAHTERAAN KELUARGA
DEPARTEMEN PENDIDIKAN KESEJAHTERAAN KELUARGA
FAKULTAS PENDIDIKAN TEKNOLOGI DAN KEJURUAN
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2020
LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
KESEKRETARIATAN DPA HIMA PKK 2020-2021

Ditetapkan oleh
Sekertaris Umum DPA HIMA PKK

Ervina Yulianti
NIM. 170

Mengetahui

Ketua Umum DPA HIMA PKK

Nurul Mujahidah Qolbi

NIM. 1700416
 KATA PENGANTAR

Penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan tidak dapat dilepaskan dari
keberhasilan organisasi. Berbagai bentuk pedoman SOP menjadi hal yang perlu dipahami oleh
setiap pengurus dalam suatu organisasi. Mengingat penulisan yang dibuat, refleksi pemahaman
dari setiap SOP yang berlaku.
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun sebagai rujukan bagi para pengurus organisasi
khusunya bagi tiap sekertaris dalam menulis proposal, surat- surat, notulensi, presensi, laporan
pertanggungjawaban dan lain lain. Dengan hadirnya pedoman yang jelas, diharapkan tercipta
keseragaman tata cara penulisan, pelaksanaan, pengaturan dalam proses Administrasi dan
pengaturan Rumah Tangga.
Terimakasih disampaikan kepada semua pihak yang telah banyak membantu, membimbing juga
memperbaiki dalam penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga SOP ini dapat
bermanfaat bagi banyak pihak terutama bagi pengurus juga tiap sekertaris yang ada.

Bandung, September 2020

Sekertaris Umum
DPA HIMA PKK

Ervina Yulianti
NIM. 170
DAFTAR ISI
 BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan
C. Manfaat

BAB II
SOP MEKANISME KERJA ORGANISASI

A. Pelaksanaan
Pelaksanaan tugas dan wewenang masing-masing pengurus diatur dalam job description yang
disusun oleh Ketua Dewan Anggota HIMA PKK FPTK UPI. (terlampir)

B. Hierarki Kepengurusan
Hierarki hubungan antara ketua dan staf kepengurusan adalah komando, sedangkan antar staf
kepengurusan adalah koordinasi.
KETUA

contoh:
BENDAHARA SEKRETARIS
= KOMANDO
keterangan:
= KOORDINASI
KOMISI KOMISI KOMISI

STAF STAF STAF

C. Mekanisme Laporan
Setiap pengurus wajib melaporkan kegiatan kepada ketua Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK
FPTK UPI
 BAB III
SOP RAPAT

A. Pengantar
Untuk menjalankan fungsi koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) serta evaluasi
maka diturunkan dalam bentuk-bentuk rapat, hasil-hasil rapat, selain diketahui oleh
pengurus yang terlibat pada rapat tersebut juga dimungkinkan semua pengurus Dewan
Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK dapat mengetahui hasil rapat tersebut.

B. Macam Rapat
1. Rapat Pleno
a. Rapat pleno merupakan persidangan yang dihadiri oleh seluruh anggota Dewan
Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK.
b. Rapat pleno dapat dilakukan atas usulan Ketua Umum Dewan Perwakilan Anggota
HIMA PKK FPTK atau usulan Badan Eksekutif HIMA PKK FPTK.
2. Putusan rapat pleno yang berkaitan dengan program kerja Badan Eksekutif HIMA PKK
FPTK dianggap sah apabila disetujui oleh Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK
FPTK.
3. Rapat Pimpinan
Adalah rapat yang dihadiri oleh Ketua Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK,
sekretaris, bendahara dan ketua komisi untuk mengadakan dan merumuskan agenda
persidangan dan kewajiban Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK.
4. Rapat Komisi
a. Rapat yang diadakan oleh komisi untuk membahas agenda komisi
b. Rapat komisi dipimpin oleh ketua komisi
5. Rapat Dengar
Adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh pengurus Dewan Perwakilan Anggota HIMA
PKK FPTK yang membahas program kerja dan kondisi objektif Badan Eksekutif HIMA
PKK FPTK.
 BAB IV
SOP ADMINISTRASI

A. Proposal Kegiatan
Ketentuan dalam pembuatan proposal kegiatan adalah:
a. Proposal dibuat oleh sekretaris pelaksana, berkoordinasi dengan Ketua Biro
Administrasi.
b. Proposal dibuat dalam kertas HVS dengan ukuran kertas A4 dengan margin
Top : 3 cm, Left : 4 cm, Bottom : 3 cm, dan Right : 3 cm. Menggunakan Font :
Times New Roman dengan ukuran 12 dan Line Spacing 1.5
c. Proposal tidak perlu diberi nomor halaman.
d. Sistematika pembuatan proposal kegiatan
Dalam proposal terdiri dari dua bagian yaitu Halaman Sampul dan Isi (hanya
untuk memudahkan pembacaan SOP, tidak perlu ditulis sebagai judul dalam
proposal). Dengan sistematika sebagai berikut.
a. Halaman Sampul
Pada halaman sampul harus ditulis kata PROPOSAL; nama kegiatan; logo
BEM HIMA PKK berukuran 5 cm; dan identitas BEM HIMA PKK
mencakup nama lengkap organisai, depertemen, fakultas, universitas,
tahun kegiatan, yang disusun urut kebawah; semua huruf pada halaman
sampul ditulis dengan huruf kapital, Times New Roman, ukuran 12, dan
dicetak tebal.
b. Isi
Pada bagian isi, setiap judul sub menu dicetak tebal. Sub menu yang harus
dimuat yaitu:
A. Latar Belakang
Bagian ini berisi latar belakang perlunya diadakan kegiatan yang diajukan yang
berisi minimal 1 lembar.
B. Landasan Kegiatan
Bagian ini berisi undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan,
kebijakan, serta konstitusi HIMA PKK dan program kerja.
C. Nama Kegiatan
Disebutkan nama atau judul kegiatan yang akan diselenggarakan.
D. Tema Kegiatan
Dirumuskan kesinambungan dari tujuan kegiatan yang akan
diselenggarakan.
E. Tujuan Kegiatan
Rumusan tujuan perlunya diadakan kegiatan yang diselenggarakan.
F. Pelaksanaan Kegiatan
Penjelasan tentang hari dan tanggal, lama waktu, serta tempat yang
akan digunakan selama kegiatan.
G. Deskripsi Kegiatan
Penjelasan gambaran umum tentang kegiatan yang akan
diselenggarakan, berupa bentuk kegiatan, sasaran, dan ruang lingkup
atau materi kegiatan.
H. Susunan Panitia (terlampir)
I. Susunan Acara (terlampir)
J. Rancangan Anggaran Biaya (terlampir)
K. Penutup
L. Lembar Pengesahan
 Sekretaris Kegiatan
 Ketua Pelaksana
 Ketua BEM HIMA PKK
 Dosen Pembimbing
 Ketua Departemen HIMA PKK
(Apabila ada dua ttd dalam satu baris maka ttd yg paling kanan diberi
koma)
M. Lampiran
1. Susunan Panitia
2. Susunan Acara
3. Rancangan Anggaran Biaya
 e. Proposal dikirim dalam bentuk .doc dengan judul Proposal Kegiatan

(Nama Bidang – Nama Kegiatan) ke email dpahimapkk20@gmail.com

f. Proposal dicetak dan dijilid.
Proposal ditandatangani oleh pihak-pihak yang ada di lembar pengesahan

B. Surat Masuk
1) Penerimaan Surat
Surat yang diterima oleh sekretaris terlebih dahulu disortir, mana yang
merupakan surat organisasi, surat pribadi/pengurus, atau surat-surat lainnya. Surat
organisasi selanjutnya dibuka dan diproses. Sebaiknya disortir lewat pemilahan, mana
yang termasuk surat bagi Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK, dan Komisi .
2) Pencatatan/pendokumentasian surat
Surat yang diterima lalu dicatat dalam buku registrasi surat masuk. Berikut point-
point yang dapat dicantumkan :
a) Nomor urut
b) Tanggal masuk
c) Nama dan alamat pengirim
d) Tanggal dan nomor surat
e) Perihal/ditujukan untuk urusan
f) Pihak yang dituju
g) Lampiran
h) Keterangan

Format Buku Registrasi Surat Masuk

Pengirim Tanggal
No Tanggal Lampira
& & No. Perihal Tujuan Ket
. Masuk n
Alamat Surat

3) Penyampaian Surat
Setelah dicatat dalam Buku Registrasi Surat Masuk. Lalu diparaf dan dibubuhi
stempel tanggal (bila ada) atau diberi keterangan tanggal penerimaan. Kemudian dibuat
lembar disposisi/digandakan, lalu disampaikan pada pihak yang bersangkutan untuk
ditindaklanjuti.
 4) Penindaklanjutan Surat
Bila pihak Komisi yang bersangkutan perlu membuat surat balasan, pihak tersebut
harus memberitahukan kepada sekretaris untuk dibuatkan surat balasan.
5) Penyimpanan Surat
Setelah semua dilaksanakan, berkas surat disimpan oleh Sekretaris.

Contoh Pendokumentasian/Pencatatan Surat Masuk

Tangga
No Pengirim Tanggal & Lamp
l Perihal Tujuan Ket
. & Alamat No. Surat iran
Masuk
Pelati-
1. 29 DPM 10 Desember Undangan Ketua Satu han
Dese REMA 2012 Badan lemba Legisla
mber UPI, 13/SUD/EXT Legislatif r -tif
2012 Kampus /DPM.REMA susun
UPI .UPI/XII/201 an
2 acara

C. Surat Keluar
Kesekretariatan akan selalu berhubungan dengan sekretaris, baik itu sekretaris umum,
ataupun sekretaris Komisi. Kesekretariatan merupakan salah satu elemen yang sangat
penting dalam mendukung program kerja dan kegiatan suatu organisasi. Selain itu
kelancaran administrasi merupakan salah satu tolak ukur keberhasilan organisasi (dalam hal
ini Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK). Apalagi sejarah perjalanan sebuah
organisasi yang telah dicapai perlu dirapihkan dan diarsipkan, sehingga kemampuan
admninistratif semakin diperlukan. Administrasi sangat penting untuk regenerasi dan
pembelajaran pengurus. Banyak data yang menunjukkan bahwa pengelolaan administrasi
yang lemah dapat menurunkan kinerja organisasi.

1) Pembuatan Surat
Surat yang ditujukan untuk pihak eksternal dan surat balasan (atas surat masuk) dibuat
oleh sekretaris atas permohonan dari Komisi yang berkepentingan. Jika diberikan
kewenangan, maka Komisi di luar Komisi administrasi dapat membuat sendiri surat
keluar dengan nomor urut sesuai yang diberikan oleh sekretaris.

2) Kertas Surat
a. Penggunaan kertas harus sama/standar, yaitu HVS 80 gram dengan A4.
 b. Margin atas 1 cm, kanan, kiri, dan bawah 3 cm. Jika sudah tertera kop surat maka
margin atas 4 cm, kanan, kiri, dan bawah 3 cm.
c. Jenis huruf Arial ukuran 11 atau Time New Roman ukuran 12, dengan spasi 1,5.

3) Komponen Surat
a. Kop Surat
1) Kop surat menggunakan logo standar (dalam hal ini logo HIMA PKK FPTK)
diletakkan pada bagian kiri atas surat.
2) Tulisan Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK dijabarkan dengan bentuk
Kapital, Bold, jenis huruf Times New Roman ukuran 12, spasi 1.
3) Kop surat pada umumnya mencantumkan alamat sekretariat selengkap mungkin di
bawah nama organisasi atau bagian bawah kertas, termasuk mencantumkan nama kota,
kode pos, nomor telepon, e-mail, dan nomor faksimili (bila ada). Dengan jenis huruf
Times New Roman ukuran 11 spasi 1.

b. Titimangsa Surat

Titimangsa surat, diletakkan di pojok kanan atas dibawah kop surat dan
perlu dicantumkan nama kota kedudukan di depan tanggal. Contoh :
Bandung, 4 Mei 2019.

c. Nomor Surat

Nomor surat, diletakkan di pojok kiri atas di bawah baris tanggal.

Format penomoran surat sebagai berikut.

nnn/jj/tt/ Pan /Kom /DPA.HIMA.PKK.UPI/BBB/TTTT

Keterangan :
1) nnn : nomor surat, terdiri dari tiga angka yang diurutkan
berdasarkan urutan waktu pengeluaran surat berdasarkan kepanitiaan.
Surat dengan jenis dan kepanitiaan yang sama, memiliki nomor surat
yang sama.
2) jj : merupakan kode jenis surat
3) tt : merupakan kode tujuan surat.
4) Pan : nama dari kepanitiaan yang mengeluarkan surat tersebut.
Nama kepanitiaan dapat disingkat dengan singkatan yang mudah
dikenali. Apabila surat dikeluarkan langsung oleh Sekretaris Umum
 atau tanpa kepanitiaan, maka kode Pan ini ditiadakan.
5) Kom : adalah kode bidang yang mengeluarkan surat tersebut. Kode
ini merupakan akronim bidang sesuai dengan ketentuan yang dibuat.
(PIN, Kom.1, Kom.2, Kom.3, Kom.4, Kom.5)
6) DPA.HIMA.PKK.UPI: adalah nama lembaga yang mengeluarkan
surat.
7) BBB : adalah kode bulan di keluarkannya surat tersebut menggunakan
angka romawi. Misalnya, surat di keluarkan pada bulan Juli, maka
kode bulannya adalah VII.
8) TTTT : adalah kode tahun di keluarkannya surat tersebut
menggunakan angka arab. Misalnya, surat di keluarkan pada tahun
2020, maka ditulis 2020 seperti biasa. Penulisan tahun tidak
diperkenankan disingkat.

No Jenis surat Kode

1 Surat Permohonan SPM
2 Surat Tugas STG
3 Surat Berita Acara SBA
4 Surat Perjanjian SPJ
5 Surat Rekomendasi SRD
6 Surat Perintah SPR
7 Surat Pengantar SPT
8 Surat Undangan SUD
9 Surat Pemberitahuan SPB
10 Surat Pengambilan Dana SAD
11 Surat Usulan SUL
12 Surat Penghargaan SPH
13 Surat Keterangan SKT
14 Surat Pernyataan SPN
15 Surat Kuasa SKA
16 Surat Ucapan Selamat SUS
17 Surat Balasan SBL
18 Surat Keputusan SK
 19 Surat Kesediaan SD
20 Surat Peringatan SP

Kode
No Tujuan surat
tujuan
1 Internal (Lingkup Hima) A
2 Departemen, Fakultas, atau UPI B
3 Keluar UPI C

No Komisi Kode
1 Pengurus Inti PIN
2 Komisi 1 Kom.
1
3 Komisi 2 Kom.
2
4 Komisi 3 Kom.
3
5 Komisi 4 Kom.
4
6 Komisi 5 Kom.
5
Contoh:

No. : 001/SU/B/Pan.Mulmed/Kom.5/DPA.HIMA.PKK.UPI/IX/2020

Berarti nomor surat tersebut adalah 001, surat pertama yang

dikeluarkan, ditujukan untuk Fakultas atau Jurusan, dikeluarkan
oleh Komisi 5, panitia pelatihan multimedia DPA HIMA PKK
UPI, bulan September 2020.

d. Perihal Surat
Perihal surat ditulis di bawah nomor surat. Perihal ditulis secara singkat dan jelas
berisi uraian singkat maksud surat atau garis besar isi surat.
Contoh:
Hal : Permohonan Menjadi Pemateri
e. Lampiran Surat
Lampiran ditulis lengkap, tidak menggunakan angka tetapi huruf, jika tidak ada
lampiran maka tidak perlu ditulis kata lampiran.
Contoh :
 Lampiran : Satu Lembar/Berkas/Eksemplar
f. Tujuan Surat
Tujuan surat cukup ditulis dengan Yth. (nama tujuan), tidak perlu menggunakan
“Kepada”, gunakan sebutan “Ibu/Bapak” bila diikuti dengan nama orang serta gelar
lengkap, alamat surat tidak lengkap. Contoh :
Yth. Ketua Departemen PKK FPTK UPI Di Bandung
g. Isi Pokok
Terdiri dari komponen sebagai berikut.
1) Salam pembuka, yang ditulis lengkap “Assalāmu’alaikum warahmatullāhi
wabarakātuh,”.
2) Puji syukur, bagi Allah swt. dan Shalawat keatas Nabi saw.
3) Maksud atau isi surat, yang sesungguhnya, ditulis dalam bahasa yang jelas dan
singkat. Waktu, tanggal acara dan lain-lain ditulis increase indent sejauh satu
kali tab (1.27cm).
4) Kalimat penutup, yang berisi harapan dan ucapan terima kasih.
5) Salam penutup, yang ditulis satu spasi di bawah kalimat penutup dengan
penulisan yang lengkap “Wassalāmu’alaikum warahmatullāhi wabarakātuh.”

h. Kaki Surat
Kaki surat terdiri atas: nama jabatan, tanda tangan, cap lembaga, nama pejabat,
NIM atau NIP, dan tembusan. Bagian penutup surat cukup dituliskan, seperti:
1) Nama jabatan penandatangan ditulis lengkap;
2) Cap lembaga cukup menyentuh tanda tangan;
3) Nama pejabat ditulis lengkap dengan gelar akademik;
4) Angka NIP atau NIM ditulis tanpa jeda;
Tembusan sejajar dengan nama jabatan, jika tembusan lebih dari satu maka diberi
nomor urut, jika jumlah tembusan hanya satu maka tidak perlu diberi nomor dan
tidak perlu dituliskan pertinggal/arsip.

4) Penyampaian Surat
a. Surat disampaikan kepada pihak yang dituju oleh humas atau oleh pihak
yang lain yang sekiranya lebih berwenang untuk menyampaikannya.
b. Penyampaian surat boleh menyertakan berkas tanda terima surat
 c. Surat yang disampaikan dapat dimasukan ke dalam map, amplop atau tidak
dengan keduanya.
d. Surat yang dimasukkan ke dalam map tidak boleh dilipat, dan map yang
digunakan adalah map berwarna pink. Surat yang dimasukan ke dalam
amplop, dilipat rapi dengan menggunakan model lipatan surat akordion
(acordion fold). Surat dimasukan

5) Pencatatan Surat
Surat yang dibuat lalu dicatat dalam buku registrasi surat keluar. Adapun point-point
yang dapat dicantumkan adalah sebagai berikut :
a. Nomor urut
b. Tanggal keluar
c. Nama dan alamat yang dituju
d. Tanggal dan nomor surat
e. Perihal/ditujukan untuk urusan
f. Lampiran
g. Keterangan

6) Klasifikasi Surat Keluar

Surat menyurat pada pengurus DPA HIMA PKK FPTK UPI diklasifikasikan menjadi 2
(dua) bagian.
a. Surat yang dibuat oleh pihak kesekretariatan DPA HIMA PKK FPTK UPI. Surat ini
mengatasnamakan Ketua Umum DPA HIMA PKK FPTK UPI. Surat-surat ini
meliputi :
1) surat keputusan
2) surat ketetapan
3) dan lain-lain.

b. Surat yang dibuat oleh komisi dalam DPA HIMA PKK FPTK UPI. Surat komisi
adalah surat yang di keluarkan oleh masing- masing komisi DPA HIMA PKK
FPTK UPI dengan sepengetahuan ketua himpunan DPA HIMA PKK FPTK UPI.
Surat-surat ini meliputi :
1) surat undangan
2) surat peminjaman
3) dan lain-lain.

7) Kaki Surat
Surat-surat yang di keluarkan oleh BEM HIMA PKK FPTK UPI, disahkan
dengan format sebagai berikut.
a. Tanpa sepengetahuan pihak dosen apabila dikeluarkan oleh
 Sekretaris Umum
b. Tanpa sepengetahuan pihak dosen apabila dikeluarkan oleh
Kepanitiaan

Ketua DPA HIMA PKK FPTK Sekretaris Umum,

Cap

DPA HIMA

PKK
........................................
NIM …................
...........................................
NIM ….................

Panitia (diisi dengan nama acara)

DPA HIMA PKK FPTK UPI
Ketua Pelaksana, Sekretaris,

........................................... ………………………….
NIM …................. NIM .………..
Mengetahui
Ketua DPA HIMA PKK FPTK

Cap

DPA HIMA

PKK

..............................................
NIM ......................................
 c. Dengan sepengetahuan pihak dosen apabila dikeluarkan oleh
Sekretaris Umum

Ketua DPA HIMA PKK FPTK, Sekretaris Umum,

Cap

DPAHIMA PKK

........................................... ........................................
NIM …................. NIM …................
Dosen Pembimbing/Ketua Departemen

Cap

Departemen

..............................................
NIP ......................................

d. Dengan sepengetahuan dosen apabila dikeluarkan oleh Kepanitiaan

Panitia (diisi dengan nama acara)

DPA HIMA PKK FPTK UPI
Ketua Pelaksana, Sekretaris,

........................................... ………………………….
NIM …................. NIM .………..
Dosen Pembimbing/Ketua Departemen Ketua DPA HIMA PKK FPTK,

Cap Cap
Departemen DPA HIMA PKK

.............................................. ..............................................
NIP ...................................... NIM ......................................
* cap menimpa setengah tandatangan
8) Penggunaan Singkatan dan Kewenangan Penandatanganan Surat
a. a.n. (atas nama); penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masing- masing
diakhir tanda titik, digunakan untuk penandatanganan surat yang dilakukan
oleh orang yang kedudukannya berada satu tingkat di bawah karena yang
berwenang tidak ada. Ditulis manual oleh penandatangan di kiri atas tanda
tangan.
Contoh : a.n. Ketua Himpunan
Sekretaris Umum,

(Tanda tangan dan cap

lembaga) Nama Penandatangan

NIM
b. u.b. (untuk berkuasa); penulisan u dan b menggunakan huruf kecil dan
masing-masing diakhiri tanda titik, digunakan untuk penandatanganan
surat yang dilakukan oleh orang yang diberi kuasa untuk bertandatangan
memberikan kuasa lagi kepada orang lain satu tingkat di bawahnya.
Contoh : a.n. Ketua Umum
Sekretaris Umum
u.b.
Koordinator Biro Administrasi,

(Tanda tangan dan cap lembaga)

Nama Penandatangan
NIM

c. apb. (atas perintah beliau); ditulis dengan huruf kecil semua dan diakhiri
tanda titik, digunakan jika Ketua Umum menguasakan penandatanganan
surat kepada bawahannya
 Contoh : Ketua Umum
apb.
Ketua Bidang PSDO,

(Tanda tangan dan cap instansi)

Nama Penandatangan
NIM
d. a.p. (atas perintah); penulisan a dan p ditulis menggunakan huruf kecil dan
masing-masing menggunakan tanda titik, digunakan jika pejabat yang
berwenang menandatangani surat memberi kuasa kepada bawahannya.
Contoh : a.p. Ketua Bidang PSDO
Koordinator Biro Kaderisasi

(Tanda tangan dan cap lembaga)

Nama Penandatangan
NIM

9) Cap atau Stempel

Stempel atau cap merupakan bukti validitas/legalitas/keabsahan dari surat yang dikeluarkan oleh
Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK.

D. Administrasi Tiap Komisi

1. Pendahuluan
Menjaga ketertiban dan kerapihan administrasi merupakan tugas setiap Komisi untuk
menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban organisasi tentang perencanaan, dan
penyelenggaraan program organisasi serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan organisasi Dewan Perwakilan Anggota
HIMA PKK FPTK.
2. Petunjuk Administrasi Tiap Komisi
a. Berita Acara Rapat Komisi
 1) Setiap Komisi wajib membuat berita acara rapat Komisi.
2) Sistematika Berita Acara rapat Komisi :
a) Judul (sesuai nama Komisi )
b) Tempat, tanggal
c) Waktu
d) Ketua Rapat
e) Notulen
f) Peserta
g) Agenda Rapat
h) Hasil rapat
3) Berita Acara Rapat Komisi disimpan oleh Ketua Komisi kemudian diserahkan pada
Sekretaris.
b. Laporan Akhir Tiap Komisi
Di akhir kepengurusan setiap Komisi wajib membuat laporan akhir Komisi secara
tertulis
Laporan akhir tiap Komisi diketik rapi dengan sistematika laporan sebagai berikut :
1) Pendahuluan
Pada bagian ini berisi latar belakang keberadaan Komisi, hal yang melandasi
pelaksanaan kegiatan dan segala hal yang berhubungan dengan aktivitas Komisi.
2) Deskripsi Tugas
Merupakan gambaran tugas yang diamanahkan oleh Ketua Dewan Perwakilan
Anggota HIMA PKK kepada Komisi dalam rangka mendukung keberlangsungan
organisasi.
3) Kondisi Objektif
Kondisi objektif merupakan situasi ril yang dialami Komisi, biasanya berhubungan
dengan kinerja Komisi, jumlah personil, kerja sama dan koordinasi anggota
Komisi serta peran dan fungsi yang diemban Komisi.

4) Program Kerja
Merupakan rancangan program kerja yang dibuat oleh Komisi pada saat rapat kerja
ataupun kegiatan insidental yang direncanakan selama periode kepengurusan.

5) Laporan Pengawasan Program Kerja

6) Hambatan-hambatan dan Evaluasi
Berisi hal-hal yang menghambat kinerja pengurus serta evaluasi yang dilakukan
untuk memperbaiki kondisi, fungsi dan peran organisasi khususnya sesuai Komisi
garapannya.

7) Saran dan Rekomendasi

Berisi saran dan rekomendasi bagi kepengurusan berikutnya mengenai segala hal
yang dapat memperbaiki kinerja pengurus dan organisasi.

8) Penutup
Pada bagian penutup berisi harapan, tindak lanjut dan ucapan terima kasih.
Laporan akhir Komisi diserahkan kepada sekretaris paling lambat 3 (tiga) minggu
sebelum Sidang Umum Dewan Perwakilan Anggota HIMA PKK FPTK dilaksanakan .
Laporan dikumpulkan dalam bentuk print out dan file dalam CD/disket/Flash disc.

BAB V
PENUTUP