STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM
UIN ALAUDDIN MAKASSAR

BAB I
PENDAHULUAN

Pasal 1
Dalam perjalanan Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen (HMJ-M) Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Islam sering ditemui pengurus Organisasi Kemahasiswaan kurang
memahami tugas dan tanggung jawab yang diberikan, sehingga kerap kali terjadi sesuatu
yang menghambat kinerja organisasi, terkhusus pengurus Organisasi kurang memahami
alur ataupun prosedur dalam pelaporan administrasi. Hal ini dapat disebabkan oleh
berbagai aspek, diantaranya akibat sistem pelatihan yang diberikan tidak berjenjang
ataupun tidak adanya Standar Operasional Prosedur yang baku dalam tubuh Organisasi.
Hal ini yang perlu dibenahi agar kesalahan yang sama tidak terjadi di kemudian hari.

BAB II
PERSURATAN

Pasal 2
Persuratan dilakukan sebagai media informasi yang resmi dari suatu organisasi
1. Penulisan Surat
a. No Surat/ sifat / jenis / (Badan Pengurus Harian) organisasi / Bulan
pembuatan surat/ Tahun pembuatan surat
b. Dalam persuratan organisasi/kepanitiaan, pejabat yang menandatangani surat
tersebut adalah ketua dan sekretaris
c. Dalam persuratan organisasi, apabila salah satu pihak tidak ada maka surat
tersebut ditandatangani oleh Penanggungjawab Sementara yang diberi
mandat secara administratif
d. Dalam organisasi/kepanitiaan khususnya lampiran mengenai keuangan
ditandatangani oleh bendahara
e. Nomor surat keluar ditulis dengan angka arabic
f. Sifat surat keluar ditulis dengan huruf kapital
 Internal berkode A
 Eksternal berkode B
g. Jenis surat ditulis akronim dengan huruf kapital
h. Identitas Organisasi ditulis dengan huruf kapital
i. Bulan pembuatan surat ditulis dengan angka romawi
j. Tahun pembuatan surat ditulis dengan angka arabic
k. Menggunakan ukuran kertas F4, margin (Top 4cm, Left 4cm, Right 3cm,
Bottom 3cm ), spasi 1.15, jenis font Times New Roman dengan ukuran font
12
2. Kop Surat
 Kop Surat Organisasi terletak ditengah atas isi surat
 Kop Surat terdiri dari:
 Lambang organisasi terletak dikanan dan logo universitas terletak dikiri kop
surat
 Identitas pembuat surat terletak di atas nama organisasi
 Nama organisasi terletak di tengah-tengah kop surat
 Nama fakultas terletak di bawah nama organisasi
 Nama universitas terletak di bawah nama fakultas
 Alamat organisasi terletak dibawah kop surat
 Kop Surat kepanitiaan ditentukan oleh panitia sendiri selama tidak bertentangan
dengan SOP Administrasi HMJ-M

3. Jenis Surat
Jenis surat yang digunakan oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen
(HMJ-M) adalah:
1) SK : Surat Keputusan
2) SPM : Surat Permohonan
3) ST : Surat Tugas
4) SR : Surat Rekomendasi
5) SU : Surat Undangan
6) SP : Surat Peringatan

4. Pengarsipan Surat
a. Surat Masuk
Surat masuk dicatat dan diarsipkan pada buku kendali surat masuk oleh sekretaris
umum dibantu oleh wakil sekretaris umum.
Tanggal
No Penerimaan No. Surat Pengirim Perihal Waktu Ket
Surat

1. Surat asli harus diarsipkan dalam bentuk hardcopy pada arsip kesekretariatan
2. Sistematika buku kendali surat masuk, terdiri dari: No Urut, Tanggal
Penerimaan Surat, No. Surat, Pengirim, Perihal, Waktu Pelaksanaan dan
Keterangan
b. Surat Keluar
Surat keluar dibuat oleh sekretaris umum, sekretaris kepanitiaan dan pejabat lain
yang diberikan kewenangan. Surat keluar dicatat dan diarsipkan pada buku kendali
surat keluar oleh sekretaris umum sekretaris kepanitiaan dan pejabat lain yang
diberikan kewenangan
 Tanggal
No No. Surat Tujuan Perihal Ket
Pembuatan Surat

1. Salinan surat asli harus diarsipkan dalam bentuk hardcopy pada arsip
kesekretariatan
2. Sistematika buku kendali surat keluar, terdiri dari: No Urut, Tanggal
Pembuatan Surat, No. Surat , Tujuan, Perihal dan Keterangan.

5. Ketentuan Pembuatan Surat

a. Surat yang dibuat seizin ketua umum dan sekretaris umum
b. Surat dibuat oleh sekretaris umum atau sekretaris kepanitiaan
c. Setiap surat yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan Ketua Umum dan
Sekretaris Umum Badan Pengurus Harian Himpunan Mahasiswa Jurusan
Manajemen (HMJ-M)
d. Setiap surat kepanitiaan yang keluar harus dibubuhkan tanda tangan Ketua Umum
Badan Pengurus Harian Himpunan Mahasiswa Jurusan Manajemen (HMJ-M)
e. Setiap surat harus dibuat dengan pedoman umum ejaan bahasa Indonesia dan
menggunakan bahasa baku
f. Di bagian pengesahan surat, jabatan lebih rendah berada disebelah kanan
g. Untuk tanda tangan Dekan Fakultas harus di paraf oleh Ketua Senat Mahasiswa
Fakultas (SEMA-F), Kepala TU dan Wakil dekan III
h. Untuk tanda tangan Wakil Dekan III harus di paraf oleh Ketua Senat Mahasiswa
Fakultas (SEMA-F) dan Kepala TU
i. Untuk tanda tangan Ketua Jurusan harus di paraf oleh Sekretaris Jurusan.
j. Setiap bentuk permohonan yang dibuat oleh Himpunan Mahasiswa Jurusan
Manajemen (HMJ-M) yang ditujukan ke Pimpinan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Islam UIN Alauddin Makassar harus sepengetahuan Senat Mahasiswa Fakultas
(SEMA-F)
6. Stempel
Stempel Organisasi dan Kepanitiaan digunakan untuk keabsahan persuratan
organisasi dan kepanitiaan
a. Stempel Organisasi berbentuk Lambang Organisasi
b. Ukuran Stempel Organisasi adalah 3,5 X 3,5 cm
c. Stempel Kepanitiaan ditentukan oleh panitia sendiri selama tidak bertentangan
dengan SOP Administrasi HMJ-M
d. Ukuran Stempel ditentukan oleh panitia
 BAB III
PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pasal 3
PROPOSAL
Dalam penyusunan proposal disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku di UIN
Alauddin Makassar
Format penyusunan proposal adalah sebagai berikut:
A. Sampul
B. Lembar pengesahan
C. Isi Proposal
I. Latar Belakang
II. Landasan Kegiatan
III. Maksud dan Tujuan Kegiatan
IV. Nama dan Tema Kegiatan
V. Tempat dan Waktu Kegiatan
VI. Penyelenggara Kegiatan
VII. Peserta Kegiatan
VIII. Anggaran
IX. Penutup
D. Susunan Kepanitiaan
E. Rincian Anggaran Biaya (RAB)

Pasal 4
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
1. Format laporan pertanggungjawaban kegiatan Organisasi
A. Sampul
B. Bukti Pernyataan Keaslian Data
C. Lembaran Pengesahan
D. Kata Pengantar
E. Daftar Isi
 BAB I: Pendahuluan
1.1 Kronologi Kegiatan
1.2 Waktu dan Tempat
1.3 Panitia Pelaksana
1.4 Peserta Kegiatan (Opsional)
1.5 Rancangan Anggaran Biaya (RAB)
 BAB II: Laporan Kegiatan
2.1 Hasil Kegiatan
2.2 Kendala dan Hambatan
2.3 Peluang dan Harapan
 BAB III: Laporan Keuangan
3.1 Sumber Dana
 3.2 Rincian Anggaran
3.3 Rekapitulasi Anggaran
3.4 Realisasi Anggaran
 BAB IV: Penutup
4.1 Evaluasi
4.2 Saran
 Lampiran-Lampiran
1) Bukti Pengeluaran
2) Dokumentasi
3) Daftar Hadir
4) Persuratan

2. Format Laporan Pertanggungjawaban Personalia

 Ketua Umum
A. Sampul
B. Kata Pengantar
C. Daftar Isi
BAB I : Pendahuluan
Kondisi objektif (internal dan eksternal)
BAB II : Realisasi Program Kerja
BAB III : Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran

 Sekretaris Umum
A. Sampul
B. Kata Pengantar
C. Daftar Isi
BAB I : Pendahuluan
3.1 Kondisi objektif (internal dan eksternal)
BAB II : Realisasi Program Kerja
2.1 Program Kerja
2.2 Persuratan
2.3 Pengarsipan
2.4 Keanggotaan
2.5 Inventaris Organisasi
BAB III : Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran
 Bendahara Umum
A. Sampul
B. Kata Pengantar
C. Daftar Isi
BAB I : Pendahuluan
1.1 Kondisi objektif (internal dan eksternal)
BAB II : Realisasi Program Kerja
BAB III : Laporan Keuangan
3.1 Data Sumbangan Masuk Kepengurusan
3.2 Data Pemasukan Program Kerja Umum
3.3 Data Pemasukan Iuran Anggota Aktif
3.4 Data Sumbangan Donatur Tetap
3.5 Rekapitulasi Pemasukan
3.6 Pengeluaran Per Satu Periode
3.7 Data Laporan Keuangan Kegiatan Organisasi
3.8 Foto Semua Nota
BAB IV : Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran
 Bidang-bidang
A. Sampul
B. Kata Pengantar
C. Daftar Isi
BAB I : Pendahuluan
3.1 Kondisi objektif (internal dan eksternal)
BAB II : Realisasi Program Kerja
1. Terealisasi
a. Nama dan Deskripsi Kegiatan
b. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
c. Rekapitulasi Keuangan
d. Peserta Kegiatan
e. Indikator Keberhasilan
f. Output Kegiatan
g. Kendala dan Hambatan
h. Evaluasi dan Saran
2. Tidak Terealisasi
a. Nama dan Deskripsi Kegiatan
b. Kendala dan Hambatan
c. Evaluasi dan Saran
BAB III : Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran
3. Format Laporan Pertanggungjawaban Kepengurusan
A. Sampul
B. Kata Pengantar
C. Daftar Isi
BAB I : Pendahuluan
Kondisi objektif kepengurusan organisasi
a. Kondisi umum
b. Kondisi internal
c. Kondisi eksternal

BAB II : Laporan Administrasi dan Persuratan

1. Surat masuk
Tanggal
No Penerimaan No. Surat Pengirim Perihal Waktu Ket
Surat
2. Surat keluar
Tanggal
No Pembuatan No. Surat Tujuan Perihal Ket
Surat
3. Inventaris
No Nama Barang Jumlah Kondisi

BAB III : Laporan Keuangan

Format laporan keuangan yang digunakan yaitu accrual basic
Tanggal Keterangan Pemasukan Pengeluaran Saldo

BAB IV : Laporan Pertanggungjawaban Bidang-Bidang

1. Kondisi Objektif Bidang
2. Terealisasi
a. Nama dan Deskripsi Kegiatan
b. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
c. Rekapitulasi Keuangan
d. Peserta Kegiatan
e. Indikator Keberhasilan
f. Output Kegiatan
g. Kendala dan Hambatan
h. Evaluasi dan Saran
3. Tidak Terealisasi
a. Nama dan Deskripsi Kegiatan
b. Kendala dan Hambatan
c. Evaluasi dan Saran
BAB V : Penutup
1. Kesimpulan
2. Saran

 Lampiran-lampiran
1. Bukti Pengeluaran
2. Daftar Hadir
3. Dokumentasi
4. Lampiran lainnya