DAFTAR ISI

PENDAHULUAN................................................................................1
PENGERTIAN.....................................................................................2

ASPEK TERTIB ADMINISTRASI ORMAWA

SURAT MENYURAT
PEDOMAN UMUM SURAT...............................................................4
1. Sistematika Surat.....................................................................4
2. Bentuk Surat............................................................................4
3. Jenis Surat................................................................................6
4. Kertas Surat.............................................................................6
5. Nomor Surat............................................................................6
PEDOMAN TEKNIS SURAT.............................................................7
CONTOH PEMBUATAN SURAT......................................................9

ADMINISTRASI PANITIA KEGIATAN

KETENTUAN......................................................................................12
PEDOMAN UMUM SURAT KEPANITIAAN...................................12
1. Sistematika Surat ....................................................................12
2. Bentuk Surat............................................................................13
3. Kertas Surat.............................................................................15
4. Nomor Surat............................................................................15
PEDOMAN TEKNIS SURAT.............................................................15
CONTOH PEMBUATAN SURAT......................................................16

BUKU AGENDA
PEDOMAN UMUM BUKU AGENDA...............................................18
1. Ukuran.....................................................................................18

SOP ADMINISTRASI | 1
 2. Model.......................................................................................18
PEDOMAN TEKNIS............................................................................19

BUKU INVENTARISASI
PEDOMAN UMUM.............................................................................20
1. Ukuran.....................................................................................20
2. Model.......................................................................................20
PEDOMAN TEKNIS............................................................................20

ASPEK PROPOSAL dan LPJ KEGIATAN

PROPOSAL..........................................................................................21
LPJ........................................................................................................22

SOP ADMINISTRASI | 2
 PENDAHULUAN

Berjalannya suatu organisasi tidak akan terlepas dari urusan korespondensi (surat-
menyurat), sehingga untuk meluluskan perjalanan organisasi tersebut memerlukan suatu
strukturisasi, standar, serta kerapihan dalam bidang kesekretariatan disamping adanya dasar
hukum yang jelas dan mantap.

Untuk mewujudkan kerapihan administrasi tersebut perlu dibuatsebuah standar buku yang
berlaku dalam organisasi mahasiswa yang diharapkan dapat menjadi acuan dalam bidang
administrasi. Standar ini mengupas tentang beberapa hal dalam bidang administrasi, antara lain :
aspek surat menyurat, aspek proposal LPJ Kegiatan dan lainnya. Selain dapat membantu
kelancaran roda organisasi, standar ini diharapkan akan memudahkan dalam
pertanggungjawaban di akhir kepengurusan Organisasi Mahasiswa.

PENGERTIAN

Prosedur adalah suatu pernyataan yang sistematis mengenai fungsi dan system yang akan
dijalankan. Prosedur mempunyai kegunaan :

Mendefinisikan suatu pekerjaan

Menentukan bagaimana suatu pekerjaan dijalankan step by step
Menentukan siapa yang bertanggung jawab dalam menjalankan setiap langkah

SOP ADMINISTRASI | 3
 ASPEK TERTIB ADMINISTRASI
ORGANISASI MAHASISWA

A. SURAT
1) Pedoman Umum Surat

Yang dimaksud surat adalah sarana komunikasi timbal balik yang mengandung
pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan untuk
kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana
komunikasi itu harus memenuhi kebutuhan sebagai berikut :

a. Sistematika Surat
Surat menyurat resmi organisasi dengan sistematika sebagai berikut :

1. Kop atau Kepala surat

2. Nomor surat, disingkat “No”
3. Tempat dan tanggal pembuatan surat
4. Sifat surat, “biasa, mendesak, sangat mendesak, penting, dan sangat penting”
5. Lampiran Surat, disingkat “Lamp”
6. Perihal surat, disingkat “ Hal ”
7. Alamat surat, “ Yth ”
8. Pembuka Surat (Salam pembuka dan kalimat pembuka)
9. Isi Surat
10. Penutup (Kalimat penutup dan salam penutup)
11. Nama Pengurus Organisasi serta NIM dan jabatannya

b. Bentuk surat
Seluruh surat Organisasi (resmi) di tulis dengan Block Style, yaitu seluruh bentuk
surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatanganan surat
berada di tepi yang sama.
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
UNIVERSITAS WAHID
HASYIM SEMARANG
Sekretariat: Jl. Menoreh Tengah X/22 Sampangan, Semarang
Contact Person : 082220382687 (Kholid Mawardi)

SOP ADMINISTRASI | 4
No :007/DPM-UWH/02-002/A-I/II/2019 Semarang, 12 Februari 2019
Sifat : Sangat Penting
Lamp : -
Hal : Undangan

Yth.
………………….
di tempat.

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Salam dan doa semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah-
Nya kepada kita dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin.
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat bulanan Dewan Perwakilan
Mahasiswa (DPM) Universitas Wahid Hasyim , maka dengan ini kami mengundang
saudara untuk dapat hadir pada :
hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2019
waktu : 08.00 WIB - selesai
tempat : ruang Sidang Kampus 1 Universitas Wahid hasyim.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Dewan Perwakilan Mahasiswa

Universitas Wahid Hasyim
Ketua Sekretaris

Kholid Mawardi M Ivan Nurohman

NIM. 15601xxxx NIM. 15601xxxx

SOP ADMINISTRASI | 5
c. Jenis surat
Surat-surat resmi organisasi dikelompokkan ke dalam 3 (tiga) jenis surat:
1. Surat masuk adalah surat yang diperuntukkan bagi internal organisasi mahasiswa
yang berasal dari luar organisasi mahasiswa yang bersangkutan.
2. Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan atau dibuat organisasi mahasiswa yang
ditujukan kepada organisasi diluar organisasi mahasiswa yang bersangkutan.
3. Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk pengurus, anggota atau staf, dibuat
untuk kepentingan internal organisasi mahasiswa yang bersangkutan (dikeluarkan
oleh ketua atau pimpinan).

d. Kertas surat
Ukuran ukuran dalam surat:
Jenis huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 10-12 point
Ukuran kertas : Legal (21,57 cm x 35,56 cm), Letter (21,57 cm x 27,94 cm)
Spasi : 1-1,5 spasi
Kop berikut amplop berisikan :
1. Lambang/logo Universitas di sebelah kiri,
2. Nama instansi/organisasi,
3. Alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos,
4. Lambang instansi/organisasi/logo disebelah kanan,
5. Alamat email/faksimile.

e. Nomor surat
Seluruh surat resmi organisasi di semua organisasi mahasiswa memiliki nomor
yang terdiri atas :
(1) Nomor urut surat,
(2) Nama organisasi mahasiswa,
(3) Jenis surat dan nomor surat berdasarkan sifatnya,
(4) Penandatanganan surat,
(5) Bulan pembuatan surat,
(6) Tahun pembuatan surat.

SOP ADMINISTRASI | 6
 f. Setiap pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) akhir kepengurusan semua
organisasi mahasiswa harus melampirkan Surat Keluar, Surat Masuk maupun Surat
Dinas dengan table sesuai buku agenda surat masuk, surat keluar dan surat dinas.

2) Pedoman Teknis
1. Surat
a. Sebelum proses pengetikan surat sedapat mungkin membuat draf atau konsep untuk
surat terlebih dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
b. Agar mempermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus
dibuatkan copy atau salinannya sebagai arsip.
c. Dalam pembuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi
yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi
ditandai dengan garis miring “/”.
d. Setiap penomoran surat mengandung 6 item kode yaitu :
1) Nomor Urut Surat
2) Nama organisasi mahasiswa
3) Jenis surat dan nomor surat:
 Jenis Surat
a) Internal, sesama pengurus ormawa Unwahas, ditandai dengan kode : 01
b) Ekternal, ormawa lain baik se-Universitas maupun diluar, ditandai dengan
kode : 02
 Nomor surat bedasarkan jenisnya
-001 : Surat keputusan
-002 : Surat Undangan
-003 : Surat Rapat
-004 : Surat Pemberitahuan
-005 : Surat Permohonan
-006 : Surat Persidangan
-007 : Surat Peminjaman
-008 : Piagam/Sertifikat

SOP ADMINISTRASI | 7
 -009 : Surat Rekomendasi
-010 : Surat lain-lain

4) Penandatangan Surat
a. Kode penandatangan surat untuk Dewan Perwakilan Mahasiswa (Universitas dan
Fakultas) sebagai berikut :
 Penandatanganan oleh ketua DPM, di tandai kode : A-0
 Penandatangan Surat oleh Ketua DPM, dan Sekretaris DPM ditandai kode : A-1
 Penandatanganan surat oleh Ketua DPM dan Ketua Komisi I (Anggaran) di tandai
kode : A-KI
 Penandatanganan surat oleh Ketua DPM dan Ketua Komisi II (Konstitusi) di tandai
kode : A-KII
 Penandatanganan surat oleh ketua DPM dan Ketua Komisi III (Aspirasi), di tandai
kode : A-KIII
 Penandatangan surat oleh ketua DPM dan Ketua Komisi IV (Jaringan Publik), ditandai
kode : A-KIII
b. Kode penandatangan surat selain Dewan Perwakilan Mahasiswa
 Penandatangan surat oleh Presiden/ketua, ditandai kode : A-0
 Penandatangan surat oleh Presiden/Ketua dan Sekretaris, ditandai kode: A-I
 Penandatangan surat oleh Presiden/Ketua dan Wakil Sekretaris, ditandai kode : A-II
 Penandatangan surat oleh Wakil Ketua dan Sekretaris, ditandai kode : B-I
 Penandatangan surat oleh Wakil Ketua dan Wakil Sekretaris, ditandai kode : B-II
 Penandatangan surat oleh Presiden/Ketua dan Bendahara Organisasi, di tandai kode : A-
III
 Penandatangan surat oleh Presiden/Ketua dan Wakil Bendahara Organisasi, ditandai kode
: A-IV
 Penandatangan surat oleh Presiden/Ketua dan Departemen ditandai kode : A-D
5) Bulan Surat
Kode bulan Surat sesuai dengan bilangan bulan, ditulis dengan huruf romawi
6) Tahun Surat
Kode Tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun sibuatnya surat.
Contoh Penulisan Kop/ Kepala Surat dan Kop Amplop (jika ada)

SOP ADMINISTRASI | 8
1. Organisasi Mahasiswa Tingkat Universitas

NAMA ORGANISASI MAHASISWA

UNIVERSITAS WAHID HASYIM
SEMARANG
Sekretariat: Jl. Menoreh Tengah X/22 Sampangan, Semarang
CP : (+628xxxxxx)nama, e-mail (jika ada)

NAMA ORGANISASI MAHASISWA

UNIVERSITAS WAHID HASYIM
SEMARANG
Sekretariat: Jl. Menoreh Tengah X/22 Sampangan, Semarang
CP : (+628xxxxxx)nama, e-mail (jika ada)

2. Organisasi Mahasiswa Tingkat Fakultas dan Jurusan

Sekretariat: Jl. Menoreh LOGO BEM-

NAMA ORGANISASI MAHASISWA
Tengah X/22 Sampangan,
Semarang F/DPM-
UNIVERSITAS WAHID HASYIM F/HMJ/UKM
CP :
(+628xxxx
SEMARANG
xx)nama, e-mail (jika ada)

 Tulisan nama Organisasi Mahasiswa, nama Fakultas dan nama Universitas menggunakan
huruf Times New Roman
 Tulisan nama Universitas harus lebih besar dari tulisan nama organisasi mahasiswa.
 Tulisan sekretariat menggunakan huruf Times New Roman

SOP ADMINISTRASI | 9
Contoh Penulisan Nomor Surat Organisai Mahasiswa
1. Penulisan Nomor Surat Dewan Perwakilan Mahasiswa
Nomor : 075/DPM-UWH/01-002/A-I/II/2019
075 : Nomor Urut Surat
DPM-UWH : Nama Organisasi Mahasiswa
01 : Jenis Surat (internal)
-002 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Undangan)
A-1 : Penandatanganan Surat Oleh Ketua dan Sekretaris
V : Bulan pembuatan surat
2016 : Tahun pembuatan surat

2. Penulisan Nomor Surat Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas

Nomor : 015/DPM-FH/01-003/A-1/II/2019
015 : Nomor Urut Surat
DPM-FH : Nama Organisasi Mahasiswa
001 : Jenis Surat (internal)
-003 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Rapat)
A-1 : Penandatanganan Surat Oleh Ketua dan Sekretaris
VI : Bulan pembuatan surat
2017 : Tahun pembuatan surat

3. Penulisan Nomor Surat Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas

Nomor : 035/BEM-UWH/02-003/A-I/II/2019
035 : Nomor Urut Surat
BEM-UWH : Nama Organisasi Mahasiswa
02 : Jenis Surat (eksternal)
-003 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Rapat)
A-1 : Penandatanganan Surat Oleh Presma dan Sekretaris
V : Bulan pembuatan surat
2017 : Tahun pembuatan surat

4. Penulisan Nomor Surat Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas

Nomor : 035/BEM-FH/01-005/A-I/II/2019
035 : Nomor Urut Surat

SOP ADMINISTRASI | 10
BEM-FH : Nama Organisasi Mahasiswa
01 : Jenis Surat (internal)
-005 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Permohonan)
A-1 : Penandatanganan Surat Oleh Ketua dan Sekretaris
V : Bulan pembuatan surat
2017 : Tahun pembuatan surat

5. Penulisan Nomor Surat Himpunan Mahasiswa Jurusan

Nomor : 001/HIMAPOL/02-003/A-I/II/2019
001 : Nomor Urut Surat
HIMAPOL : Nama Organisasi Mahasiswa
01 : Jenis Surat (internal)
-003 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Rapat)
A-1 : Penandatanganan Surat Oleh Ketua dan Sekretaris
V : Bulan pembuatan surat
2017 : Tahun pembuatan surat

6. Penulisan Nomor Surat UKM

Nomor : 001/LPM-UWH/01-007/A-0/II/2019
001 : Nomor Urut Surat
LPM-UWH : Nama Organisasi Mahasiswa
01 : Jenis Surat (internal)
-007 : Nomor surat bedasarkan jenisnya (Peminjaman)
A-0 : Penandatanganan Surat Oleh Ketua
V : Bulan pembuatan surat
2017 : Tahun pembuatan surat

SOP ADMINISTRASI | 11
B. ADMINISTRASI PANITIA KEGIATAN

A. Ketentuan
1. Kepanitiaan kegiatan organisasi mahasiswa di Universitas Wahid Hasyim terdiri dari :
a) Pelindungan adalah Rektor Universitas Wahid Hasyim Semarang
b) Dewan Penasehat adalah Wakil Rektor 3 (tingkat Universitas)/Dekan (tingkat
Fakultas.
c) Dewan Pembina adalah Kabag. Kemahasiswaan (dan Pembina UKM)
d) Dewan Pertimbangan adalah Ketua DPM Universitas/DPM Fakultas
e) Penangggung jawab adalah Presiden (BEM-U)/Ketua (BEM F dan UKM)/ketua
(HMJ) yang menyelenggarakan kegiatan.
f) Panitia pengarah (Seterring commite) berasal dari unsur pegurus harian disemua
tingkatan kepengurusan yang menyelenggarakan kegiatan.
g) Panitia pelaksana (Organizing Commite) berasal dari PHA yang ditunjuk atau semua
pengurus di setiap tingkatan kepengurusan yang menyelenggarakan kegiatan.
2. Pembentukan kepanitiaan melalui musyawarah pengurus di semua tingkat kepengurusan.
3. Setelah terbentuknya kepanitiaan, maka penanggung jawab kepengurusan yang
melaksanakan kegiatan harus memintakan SK (Surat Keputusan) kepanitiaan pada Rektor
selaku Pelindung.
4. Panitia bertanggungjawab kepada tingkatan pengurus yang menyelenggarakan kegiatan.

B. Administrasi kepanitiaan (Surat)

A. Umum
Yang dimaksud dengan surat di dalam pedoman ini adlah sarana komunikasi timbale balik yang
mengandung pesan-pesan resmi organisasi yang tertulis diatas kertas yang khusus diperlukan
untuk kepentingan tersebut. Ketentuan surat-surat yang berlaku dan dapat dijadikan sarana
komunikasi itu harus memenuhi ketentuan sebagai sebagai berikut:
a) Sistematika Surat
Surat menyurat resmi dengan sistematika sabagai berikut :

1. Tempat dan tanggal pembuatan surat

2. Nomor Surat, disingkat “No”
3. Lampiran surat, disingkat “Lamp”

SOP ADMINISTRASI | 12
 4. Perihal Surat, “Hal”
5. Alamat Surat, “ Yth ”
6. Pembukaan surat (salam pembuka dan kalimat pembuka)
7. Isi surat
8. Penutup (kalimat penutup dan salam penutup)
9. Nama kepanitiaan kegiatan beserta jabatan
10. (Mengetahui) Nama Penanggung Jawab dan Dewan Pertimbangan

b) Bentuk surat
Bentuk surat kepanitiaan kegiatan organisasi ditulis dengan bentuk Official Style, yaitu
seluruh bentuk surat yang ketikannya dari kata pembukaan sampai nama penandatanganan
surat berada ditepi yang sama.
PANITIA PELAKSANA UPGRADING
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
UNIVERSITAS WAHID HASYIM
Sekretariat: Jl. Menoreh Tengah X/22 Sampangan, Semarang
CP : (+628xxxxxxxx) Nama Panitia

No. :007/Panpel-Upgrading/DPM-UWH/02-002/AA/II/2019 Semarang, 12 Februari 2019

Sifat : Sangat Penting
Lamp :-
Hal : Undangan

Yth.
Rektor
Universitas Wahid Hasyim
Di temarang

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Salam dan doa semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya kepada
kita dalam menjalankan tugas sehari-hari. Amin
Sehubungan dengan akan diadakannya program kerja Upgrading Dewan Perwakilan
Mahasiswa (DPM) Universitas Wahid Hasyim, maka dengan ini kami mengundang bapak untuk
dapat hadir pada :

SOP ADMINISTRASI | 13
hari, tanggal : Sabtu, 19 Februari 2019
waktu : 08.00 WIB s/d selesai
tempat : ruang sidang kampus 1 Universitas Wahid Hasyim
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya kami
ucapkan terimakasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Panitia Pelaksana Upgrading
Dewan Perwakilan Mahasiswa
Universitas Wahid Hasyim
Ketua Panitia Sekretaris

Ifatul Faridi Laili Safitri Handayani

NIM xxxxxxxx NIMxxxxxxxxxx

Mengetahui,
Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa

Kholid Mawardi
NIM xxxxxxxxx

c) Kertas surat
Ukuran ukuran dalam surat:
Jenis huruf : Times New Roman
Ukuran huruf : 10-12 point
Ukuran kertas : Legal (21,57 cm x 35,56 cm), Letter (21,57 cm x 27,94 cm)
Spasi : 1-1,5 spasi
Kop berikut amplop berisikan :
6. Lambang/logo Universitas di sebelah kiri,
7. Nama instansi/organisasi,
8. Alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos,

SOP ADMINISTRASI | 14
 9. Lambang instansi/organisasi/logo disebelah kanan,
10. Alamat email/faksimile.
d) Nomor surat
Seluruh surat kepanitiaan kegiatan organisasi di semua tingkatan memiliki nomor yang
terdiri atas :
1) Nomor urut surat
2) Singkatan nama kepanitiaan
3) Nama organisasi mahasiswa
4) Jenis surat dan nomor surat berdasarkan jenisnya
5) Penandatanganan surat
6) Bulan pembuatan surat
7) Tahun pembuatan surat

B. Teknis
1. Sebelum proses pengetikan surat mungkin membuat draf atau konsep untuk surat terlebih
dahulu guna menghindari kesalahan atau kekeliruan dalam pengetikan.
2. Agar memermudah pemantauan dan pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus
dibuatkan copy atau salinannya sebagai arsip.
3. Dalam pembuatan surat kepanitiaan organisasi yang harus diperhatikan adalah kode-kode
atau sandi ditandai dengan garis miring “/”,
4. Penomoran surat kepanitiaan mengikuti penomoran surat resmi organisasi mahasiswa
5. Setiap penomoran surat mengndung 7 item kode yaitu :
a. Nomor surat
b. Singkatan nama kepanitiaan
c. Nama organisasi mahasiswa
d. Jenis surat dan nomor surat
e. Penandatangan surat kepanitiaan
Kode penandatangan surat kepanitian untuk Dewan Perwakilan Mahasiswa
(Universitas dan Fakultas) sebagai berikut :
 Penandatangan surat oleh ketua panitia, sekretaris Panitia, dan Ketua
DPM,ditandai kode : AA

SOP ADMINISTRASI | 15
  Penandatangan surat oleh ketua panitia, Sekretaris panitia, dan
SekretarisDPM, ditandai kode : AB
 Penandatanganan surat oleh ketua panitia, sekretaris panitia, dan
ketuakomisi, ditandai kode : AK
Kode penandatanganan surat kepanitiaan selain Dewan Perwakilan Mahasiswa
 Penandatangan surat kepanitiaan oleh ketua panitia, sekretaris panitia dan
presiden/ketua, ditandai kode : AA
 Penandatangan surat oleh ketua panitia, sekretaris panitia,dan wakil ditandai
kode : AB
 Penandatanganan surat oleh ketua panitia, sekretaris panitia dan koordinator
Departemen, ditandai kode : AD
 Penandatanganan surat oleh ketua panitia, sekretaris panitia, dan bendahara
panitia, ditandai kode : AC

6. Bulan surat
Kode bulan surat sesuai dengan bilangan bulan ditulis dengan angka romawi
7. Tahun surat
Kode tahun ditulis sesuai dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

Contoh penulisan nomor surat kepanitian :

1) Surat Kepanitiaan Dewan Perwakilan Mahasiswa

Nomor : 001/Panpel-Musyma/DPM-UWH/02-005/AA/II/2019
001 : Nomor Urut Surat
Panpel-Musyma : Singkatan nama Kepanitiaan (Panitia Pelaksana Musyawarah
Mahasiswa)
DPM-UWH : Nama Organisasi Mahasiswa
02 : Jenis Surat (ekternal)
-005 : Nomor Surat berdasarkan jenisnya (permohonan)
AA : Penadatanganan surat Oleh ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan Ketua
DPM
XII : Bulan pembuatan Surat
2016 : Tahun pembuatan Surat

2) Surat Kepanitiaan Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas

SOP ADMINISTRASI | 16
 Nomor : 001/Panpel-Semnas/BEM-UHW/02-005/AA/II/2019
001 Nomor Urut Surat
Panpel-Semnas Singkatan nama Kepanitiaan (Panitia Pelaksana Seminar Nasional)
BEM-UHW Nama Organisasi Mahasiswa
02 Jenis Surat (ekternal)
-005 Nomor Surat berdasarkan jenisnya
AA Penadatanganan surat Oleh ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan
Presiden BEM-U
IX Bulan pembuatan Surat
2016 Tahun pembuatan Surat

3) Surat Kepanitiaan HMJ

Nomor : 001/Panpel-Maulid/HMJPAI/02-003/AD/II/2019
001 : Nomor Urut Surat
Panpel-Maulid : Singkatan nama Kepanitiaan (Panitia Pelaksana Maulid)
HMJPAI : Nama Organisasi Mahasiswa
02 : Jenis Surat (ekternal)
-003 : Nomor Surat berdasarkan jenisnya
AD : Penadatanganan surat Oleh ketua Panitia, Sekretaris Panitia dan
Koordinator Departemen
III : Bulan pembuatan Surat
2016 : Tahun pembuatan Surat

SOP ADMINISTRASI | 17
C. BUKU AGENDA

a) Ukuran Buku
Pada dasarnya seluruh jenis buku dapat digunakan sebagai buku agenda, asalkan sesuai
dengan kolom yang diperlukan.
b) Model Buku
Buku agenda surat terdiri atas buku agenda surat keluar, buku agenda surat masuk, dan
buku agenda surat dinas, model yang digunakan sebagai berikut :
(1) Buku agenda surat keluar, terdiri atas kolom:
a) Nomor urut agenda
b) Nomor surat
c) Tujuan surat
d) Tanggal surat
e) Perihal surat
f) Keterangan (pengelola dan Paraf)
(2) Buku agenda surat masuk, terdiri atas kolom:
a) Nomor urut agenda
b) Tanggal surat tertera
c) Nomor surat
d) Pengirim surat
e) Tanggal surat sampai
f) Perihal surat
g) Keterangan
(3) Buku agenda surat dinas
a) Nomor agenda
b) Tanggal agenda
c) Nomor surat
d) Tanggal surat
e) Tujuan surat
f) Menugaskan
g) Perihal surat
h) Keterangan

SOP ADMINISTRASI | 18
 c) Pedoman Teknis

a. Buku agenda berfungsi untuk mendokumentasikan seluruh jenis surat,baik surat keluar,
surat masuk maupun surat dinas, agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana
mestinya, maka perlu dipelihara dan disimpen secara baik secara dipergunakan.
b. Hal-hal yang terkandung dalam buku agenda, baik agenda keluar, masuk maupun dinas
disusun dalam bentuk table.
Contoh :
Agenda Surat Keluar

No Uurut No Tujuan Tanggal Surat Perihal Ket

Agenda Surat Surat Buat Kirim
1 2 3 4 5 6 7

Agenda Surat Masuk

No Uurut No Pengirim Tanggal Surat Perihal Ket

Agenda Surat Surat Buat Kirim
1 2 3 4 5 6 7

Agenda Dinas

No Urut Tempat No. Tanggal Tujuan Menugas Perihal Ket

Agenda Aagenda Surat Surat kan
1 2 3 4 5 6 7 8

D. Buku inventarisasi
a) Ukuran buku inventarisasi
Buku inventarisasi dapat menggunakan berbagai jenis dan ukuran buku yang sesuai
dengan kolom yang diperlukan.
b) Model buku inventarisasi
Buku inventarisasi untuk semua organisasi mahasiswa menggunakan model buku yang
terdiri atas kolom :

SOP ADMINISTRASI | 19
 (1) Nomor urut
(2) Nama barang
(3) Merk barang
(4) Asal barang
(5) Tahun pembelian
(6) Jumlah barang
(7) Kondisi barang

c) Pedoman Teknis
1. Buku inventarisasi berfungsi untuk mencatat seluruh kekayaan atau barang-barang milik
organisasi, agar mudah melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap
barang-barang tersebut, sebagai asset organisasi yang dihasilkan dari satu masa bakti
kepegurusan.
2 Model buku inventarisasi untuk semua tingkatan organisasi mahasiswa di buat dengan 7
kolom, seperti berikut :
No Nama Merk Asal Tahun Jumlah
keadaan
Barang barang barang pembelian barang
1 2 3 4 5 6 7

Pengurus yang berwenang untuk menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah

sekretaris disemua organisasi mahasiswa.

SOP ADMINISTRASI | 20
 ASPEK PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN

A. PROPOSAL
 Format baku proposal yang akan diserahkan kepada pihak institusi yaitu sebagai berikut:
ukuran kertas A4, jenis huruf Times new Roman, font/ukuran 12, , dan margin 3.
2,5. 2,5. 2,5
 Setiap proposal harus di sertai dengan surat pengantar berupa surat permohonan dana
kegiatan yang diujukan kepada Rektor atau Dekan Fakultas.
 Sistematika proposal sebagai berikut :
1. Halaman Sampul
2. Pendahuluan/Latar belakang (max 1 hal)
3. Nama kegiatan,
4. Tema kegiatan,
5. Tujuan kegiatan,
6. Manfaat kegiatan,
7. Bentuk kegiatan,
8. Peserta/sasaran kegiatan,
9. Waktu dn tempat kegiatan
10. Penutup
11. Lampiran-lampiran (susunan panitia (nama lengkap, NIM), susunan Acara (waktu,
tempat, materi jelas) dan Anggaran dana)

 Proposal permohonan dana kegiatan harus diserahkan kepada Dewan Perwakilan

Mahasiswa untuk dikoreksi minimal 1 minggu sebelum diserahkan kepada pihak
Universitas/Fakultas. Dikecualikan untuk proposal pengajuan dana kegiatan sebagai
tanggapan atas undangan atau permohonan pengajuan dari organisasi lain.
 Proposal yang akan diajukan ke pihak Universitas/Fakultas wajib diperbanyak sebanyak 2
kali (arsip organisasi mahasiswa, Dewan Perwakilan Mahasiswa).
 Setiap proposal kegiatan yang akan diajukan oleh Unit kepada pihak Universitas/Fakultas
wajib diketahui Dewan Perwakilan Mahasiswa.

SOP ADMINISTRASI | 21
  Setiap proposal permohonan dana kegiatan yang akan diajukan oleh Unit Kegiatan
Mahasiswa yang berada dibawah Badan Eksekutif Mahasiswa Universitas maka harus
diketahui oleh BEM-UWH sebelum diserahkan ke DPM-U
 Setiap proposal permohonan dana kegiatan yang tidak diketahui Dewan perwakilan
Mahasiswa (DPM-U/DPM-f) maka tidak akan diterima oleh Universitan/Fakultas.
 Ketentuan diatas berlaku juga untuk setiap proposal permohonan dana kegiatan yang akan
diajukan kepada pihak di luar universitas.

B. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) KEGIATAN

 Format baku pembuatan, banyaknya jenis/macam LPJ dan banyaknya yang harus
digandakan sama dengan proposal, yang membedakan terletak dari sitematika LPJ.
 Sistematika LPJ yang akan diserahkan adalah sebagai berikut.
1. Halaman sampul
2. Pendahuluan/latar bekang (max 1 hal)
3. Nama kegiatan,
4. Tema kegiatan,
5. Tujuan kegiatan,
6. Manfaat kegiatan,
7. Bentuk kegiatan
8. Peserta/sasaran kegiatan,
9. Waktu dan tempat kegiatan
10. Penutup
11. Lampiran-lampiran (susunan panitia (nama lengkap, NIM), susunan Acara
(waktu,tempat, materi jelas), dan pengeluaran dana yang dibuktikan dengan bukti
pengeluaran dana, daftar hadir peserta, Makalah/materi kegiatan, (jika ada), daftar
surat masuk dan surat keluar dan dokumentasi kegiatan).Untuk semua komisi/Dept
harus menyerahkan progress report kegiatannya settiap bulan kepada sekretaris
organisasi mahasiswa.
 LPJ kegiatan Paling lambat diserahkan ke Rektor paling lamat 14 hari (2 minggu) setelah
kegiatan.

SOP ADMINISTRASI | 22
SOP Organisasi Mahasiswa Unwahas
Di tetapkan
Di Unversitas Wahid Hasyim Semarang
7 Februari 2019
Oleh :
Dewan Perwakilan Mahasiswa Badan Eksekutif Mahasiswa
Universitas Wahid Hasyim Semarang Universitas Wahid Hasyim Semarang
Ketua Presiden

Kholid Mawardi Muhammad Ruof Efendi

NIM 157010048 NIM 132010378

Mengetahui,
Rektor Universitas Wahid Hasyim Semarang

Prof. Dr. H. Mahmutarom HR, S.H, MH

SOP ADMINISTRASI | 23