Standar Operating Procedure

ADMINISTRASI
SURAT MENYURAT DAN LAPORAN
PERTANGGUNG JAWABAN

PENGURUS
LEMBAGA DEBAT DAN RISET HUKUM
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
PERIODE 2022/2023
 LEMBAR IDENTIFIKASI

No Proses Penanggungjawab Tanggal

Nama Jabatan Tanda

Tangan

1 Perumusan 1. Iqra Muslim Said Tim

2. Dian Sastro Khusus
Suyuti Perumusan
3. Nur Annisa Standar
Safitri Operating
Procedure
(SOP)

2 Pemeriksaan 1. Andi Agung Dewan

Mallongi, S.H. Pertimbangan
2. Muhammad Organisasi
Imam Hidayat (DPO) Periode
3. Muhammad 2022/2023
Brian Abdullah
Eka Trisna, S.H.
4. Muhammad Aqil
Al-Waris
5. Sitti Khofifah

3 Persetujuan Andi Rezal Juhari Ketua Umum

Lembaga Debat
dan Riset
Hukum
Universitas
Islam Negeri
Alauddin
Makassar
Periode
2022/2023

4 Penetapan 1. Dr. H. Muh. Dewan Pembina

Shaleh Ridwan, Organisasi
M.Ag. Periode
2. Nur Faika Ishak, 2022/2023
S.H., M.H.
 DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI

DAFTAR ISI

A. Tujuan

B. Ruang Lingkup

C. Istilah dan Definisi

D. Struktur Surat dan Pertanggungjawaban

E. Alur Surat Masuk dan Keluar

F. Penomoran Surat

G. Arsip
 Standard Operating Procedure
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

A. Tujuan
- Sebagai pedoman penerapan langkah-langkah ketentuan administrasi persuratan
dan pertanggungjawaban lembaga secara tertib dan teratur.
- Agar terdapat proses dan prosedur yang baku mengenai surat eksternal maupun
internal sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
B. Ruang Lingkup
Semua persuratan yang diterima baik dari dalam maupun luar lembaga, serta
semua surat-surat yang dikeluarkan oleh pengurus Lembaga Debat dan Riset Hukum
Universitas Islam Negeri Alauddin Makasssar (LDRH UINAM) yang ditujukan
kepada internal (lingkungan LDRH UINAM) maupun kepada eksternal (luar LDRH
UINAM) atau perorangan.
C. Istilah dan Definisi
1. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui utusan, pos (kantor pos) maupun melalui
kurir (pengirim surat).
2. Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis dalam bentuk surat resmi yang
dikeluarkan oleh jajaran pengurus kepada internal maupun ekternal Lembaga Debat
dan Riset Hukum Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar.
3. Pertanggungjawaban atau biasa disebut Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) adalah
laporan dalam bentuk tertulis dan terstruktur, sebagai bentuk pertanggungjawaban
panitia pelaksana kepada jajawan pengurus dan pertanggungjawaban pengurus di
Musyawaran Besar (MUBES) Lembaga Debat dan Riset Hukum Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar.
D. Struktur Surat dan Pertanggungjawaban
1. Struktur Surat
a. Kop Surat
Kop Surat berada pada posis atas yang terdiri dari lambang Universitas Islam
Negeri Alauddin Makassar (sebelah kiri) dan Lembaga Debat dan Riset Hukum
UINAM (sebelah kanan). Perantara logo Universitas dan Lembaga terdapat
nama, alamat, e-mail, nomor telepon lembaga serta dibatasi oleh garis hitam
ganda.
b. Hari dan Tanggal Surat
Hari dan tanggal surat berada pada ujung sebelah kanan surat setelah garis
ganda hitam kop surat.
c. Nomor surat
Nomor surat berada pada ujung sebelah kiri surat dibawah garis ganda kop surat.
d. Perihal
Perihal surat merupakan keterangan ketentuan surat yang berada di bawah
nomor surat.
e. Lampiran
Lampiran berada di bawah perihal.
 f. Tujuan Surat
Tujuan surat berada pada posis sebelah kiri lembaga yang dimaksudkan untuk
memberikan keterangan pasti kepada siapa surat dikeluarkan.
g. Isi Surat
Berada di bawah tujuan surat yang berisi tentang maksud surat dikeluarkan
secara jelas, singkat dan padat. Isi surat terdir7i dari salam pembuka, isi, dan
salam penutup.
h. Tanda Tangan
Tanda tangan berada di bawah surat yang terdiri dari pihak yang mengeluarkan
dan yang mengetahui keluarnya surat dan disahkan dengan stempel. Tanda
tangan dimaksudkan sebagai bentuk keabsahan surat.
2. Struktur Pertanggungjawaban
a. Lembaran sampul terdiri dari judul, logo lembaga, nama bidang/kegiatan, nama
lembaga dan periode kepengurusan.
b. Kata pengantar.
c. Daftar isi.
d. Pendahuluan.
e. Nama kegiatan.
f. Tujuan dan maksud kegiatan.
g. Struktur kepanitiaan kegiatan.
h. Jadwal dan tempat pelaksanaan kegiatan.
i. Biaya pelaksanaan kegiatan.
j. Lampiran dokumentasi kegiatan.
k. Lampiran bukti pengeluaran keuangan kegiatan.
E. Alur Surat Masuk, Keluar dan Pertanggungjawaban
1. Alur Surat Masuk

Mulai

Memeriksa maksud dan tujuan surat

(Sekretaris Umum)

Mencatat data surat masuk di buku induk surat dan menyimpan fisik surat
di buku arsip
(Sekretaris Umum)

Pendistribusian sesuai dengan tujuan dan isi surat berdasarkan pertimbangan, persetujuan
dan arahan dari ketua umum

Selesai
2. Alur Surat Keluar

Mulai

Ketik konsep surat keluar sesuai dengan instuksi ketua

umum, memberi nomor dan kode surat berdasarkan
pembukuan nomor surat
(Sekretaris Umum)

Koreksi/revisi surat keluar oleh ketua umum

Persetujuan ketua umum dalam bentuk tandatangan dan

stempel lembaga

Pencatatan nomor surat di pembukuan surat keluar

(Sekretaris Umum)

Pengiriman surat ke alamat yang di tuju

(Bidang Hubungan Masyarakat)

Arsip
(Sekretaris Umum)

Selesai
3. Alur Pertanggungjawaban

Mulai

Penyusunan laporan pertanggungjawaban oleh jajaran

kepanitiaan sesuai dengan format struktur pada
pembahasan sebelumnya

Panitia pelaksana melaporkan ke jajaran presidium

lembaga dalam bentuk rapat

Presidium lembaga memeriksa, Apabila laporan

menimbang dan menyetujui laporan pertanggungjawaban
pertanggungjawaban kegiatan dari panitia pelaksana terdapat
panitia pelaksana kekeliruan maka
presidium berhak
mengembalikan dan
mengintruksikan kepada
Pimpinan presidium menerima panitia pelaksana untuk
laporan pertanggungjawaban dari merevisi/memperbaiki
panitia pelaksana laporan
(Ketua Umum) pertanggungjawabannya

Pimpinan Presidium menyerahkan laporan pertanggungjawaban

panitia pelaksana kepada bendahara umum untuk diarsipkan dan
dipertanggungjawabkan pada Musyawarah Besar (MUBES)
(Ketua Umum)

Selesai
F. Penomoran Surat
1. Kode Surat
A: Kode untuk surat internal

Contoh: surat undangan untuk anggota atau surat apapun yang berkaitan dengan
anggota lembaga.
B: Kode untuk surat eksternal
Contoh: surat undangan untuk lembaga lain, surat permohonan peminjaman
tempat dll.
C: Kode untuk surat tugas, surat keterangan, dll.
Contoh: surat tugas penelitian, surat mandat, dll.
2. Kode Departemen/Bidang
1. DEPT.KO : Departemen Kaderisasi dan Organisasi
2. DEPT.RK : Departemen Riset dan Keilmuan
3. DEPT.KD : Departemen Kompetisi dan Debat
4. DEPT.DU : Departemen Dana dan Usaha
5. DEPT.HM : Departemen Humas
3. Nomor Surat
Format penomoran surat yang digunakan adalah:
• Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
• Surat Undangan (SU) : 02
• Surat Permohonan (SPm) : 03
• Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
• Surat Peminjaman (SPp) : 05
• Surat Pernyataan (SPn) : 06
• Surat Mandat (SM) : 07
• Surat Tugas (ST) : 08
• Surat Keterangan (Sket) : 09
• Surat Rekomendasi (SR) : 10
• Surat Balasan (SB) : 11
• Surat Peringatan (SP) : 12
4. Contoh Penomoran Surat
1. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris
No : 01.001/SK/LDRH-UINAM/X/2022
Keterangan :
01 : Kode nomor surat
001 : Nomor urut surat
SK : Surat Keputusan (disesuaikan dengan jenis surat yang
dikeluarkan)
LDRH-UINAM : Nama lembaga
X : Bulan dikeluarkannya surat (angka romawi)
 2022 : Tahun berjalan
2. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan
No : 02.002/SPp/Pan-Pel/DEPT.III/LDRH-UINAM/X/2022
Keterangan :
02 : Kode nomor surat
002 : Nomor urut surat
SPp : Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang
dikeluarkan)
Pan-Pel : Panitia pelaksana kegiatan
DEPT.III : Departemen yang melaksanakan kegiatan (disesuikan
dengan kode departemen yang melaksanakan kegiatan)
LDRH-UINAM : Nama lembaga
X : Bulan dikeluarkannya surat
2022 : Tahun dikeluarkannya surat

G. Arsip
Arsip terdiri dari arsip hard-file dan soft-file. Pengarsipan dalam bentuk hard-file
terdiri dari tiga buku, yakni; buku surat masuk, surat keluar dan surat tugas. Pembukuan
arsip dipegang oleh sekretaris umum dan dipertanggungjawabkan pada saat
Musyawarah Besar (MUBES).