LATIHAN DASAR

KEPEMIMPINAN
SISWA
OSIS MA AL-AMAN TAHUN 2012

Siap dipimpin,
Siap Memimpin
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

DAFTAR ISI
“ ADMINISTRASI, PROGRAM KERJA DAN NETWORK PLANNING ”

A. Administrasi ........................................................................................................ 2
B. Kesekretariatan ................................................................................................... 2
1. Surat Menyurat ............................................................................................. 2
2. Kearsipan, Agenda dan Ekspedis ................................................................ 3
3. Buku Induk dan Agenda Kegiatan ................................................................ 5
C. Program Kerja ..................................................................................................... 5
1. Perencanaan ................................................................................................ 5
2. Program Kerja Prioritas ................................................................................ 6
D. Network Planning ............................................................................................... 7

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 1

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

“ ADMINISTRASI, PROGRAM KERJA

DAN NETWORK PLANNING ”
Oleh : Edy Purnawan, SE

A. Administrasi
Secara umum, administrasi adalah usaha atau kegiatan sekelompok orang yang
bekerja secara teratur untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan oleh
organisasi. Usaha-usaha atau kegiatan yang dimaksud meliputi semua kegiatan yang
lazim dilakukan oleh organisasi, seperti penetapan rencana program,
pengorganisasian, penajaman dan penyelenggaraan program, kegiatan
pengawasan, kegiatan evaluasi, kegiatan pembuatan pelaporan, dll. Dari batasan-
batasan di atas dapatlah diambil kesimpulan bahwa pengertian administrasi meliputi
hal-hal sebagai berikut :
1. Rangkaian kegiatan/ perbuatan, termasuk kegiatan kesekretariatan.
2. Adanya kelompok orang.
3. Adanya kerjasama.
4. Adanya unsur-unsur untuk mencapai tujuan.

B. Kesekretariatan
1. Surat Menyurat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi
antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau
korespondensi. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
a. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan
buah pikiran/ gagasan.
b. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian.
c. Alat untuk mengingat, misalnya surat yang diarsipkan.
d. Bukti sejarah, misalnya surat-surat yang bersejarah.

Ada beberapa bentuk penulisan surat. Yang dimaksud dengan bentuk surat
adalah pola surat menurut susunan, letak, dan bagian-bagian surat. Setiap

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 2

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk
pengelolaan surat. Menurut pola umum yang berlaku dalam surat menyurat,
bentuk surat dikelompokkan menjadi 6 (enam) dan macam bentuk surat, yaitu :
a. Bentuk lurus penuh (full block style).
b. Bentuk lurus (block style).
c. Bentuk setengah lurus (semi block style).
d. Bentuk bertekuk (idented style).
e. Bentuk resmi Indonesia lama.
f. Bentuk Indonesia baru.

Contoh lengka bentuk-bentuk surat tersebut dapat dilihat pada buku seri
penyuluhan bahasa Indonessia bagian surat menyurat. Keterangan :
1. Kop/ kepala surat.
2. Tanggal surat.
3. Nomor, lampiran dan perihal.
4. Alamat dan tujuan.
5. Salam pembuka.
6. Isi surat.
7. Salam penutup.
8. Pengirim surat.
9. Tembusan.

2. Kearsipan, Agenda dan Ekspedis

a. Arsip
Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data
tertulis, seperti surat-surat dan dokumen-dokumen. Arsip berarti pula
dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis (surat, akta, dan
sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihar
khusus untuk referensi. Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :
1) (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam
memulihkan keterangan bila diperlukan.
2) Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hokum.

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 3

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

3) Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-

peristiwa lampau.
4) Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia
keilmuan.

System penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :

1) System penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu penyusun
arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama.
2) System penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling), yaitu
penyusunan arsip didasarkan pada jenis da nisi surat.
3) System penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling), yaitu
penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.
4) System penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu
penyusunan arsip didasarkan angka nomor pada surat.
5) System penyimpanan menurut tanggal (Chronologica Filling), yaitu
penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat
tersebut.

b. Agenda
Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun
(periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk
maupun surat keluar. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :
1) Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu buku.
Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk
surat keluar.
2) Agenda Ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua). Satu buku
khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus
untuk mencatat surat keluar.

c. Ekspedisi
Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/ mengantarkan)
surat-surat atau barang-barang. Orang yang bertugas untuk mengirim/
mengantar surat-surat atau barang-barang disebut ekspeditur. Untuk

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 4

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukan buku ekspedisi.

Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah
dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

3. Buku Induk dan Agenda Kegiatan

Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/
anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas
baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk
menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi
lengkap dengan identitasnya. Buku agenda kegiatan merupakan buku yang
berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini
digunakan setiap organisasi, jawaban, instansi, dan badan-badan yang berguna
bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan.

C. Program Kerja
1. Perencanaan
Seorang pimpinan harus bisa memilih program kerja yang menjadi prioritas
utama dalam sebuah organisasi, yang menguntungkan untuk organisasi,
menentukan sebuah kepanitian dan menentukan bidang-bidang yang
dibutuhkan, menentukan garis-garis besar da tata cara pelaksnaan program
kerja dari tiap-tiap bidang, mengalokasikan sumberdaya dan mengontrol
jalannya pelaksanaan.
Dalam perencanaan program kerja komponen-komponen yang harus ada
adalah sebagai berikut :
1. Pemilihan program kerja prioritas.
2. Menganalisa isu.
3. Menentukan tujuan program kerja.
4. Menentukan cakupan program kerja.
5. Menentukan garis besar waktu dan pelaksanaan.

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 5

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

2. Program Kerja Prioritas

“Nama Program Kerja”
Tujuan : mengapa punya program kerja ?
1. Mendidik/ membangun sekelompok ... (siapa) … agar dapat membuat/
mengembangkan … (apa) … dengan waktu … (berapa lama) … dengan
harapan terbentuk menjadi … (bagaimana) … dengan segala keterbatasan
yang ada.
2. Program kerja dapat mengurangi apa ?
3. Apa hasilnya untuk organisasi ?
4. Apa kelanjutan dari program kerja (terobosan) ?

Isu : analisis system.

1. Kenapa program kerja ini sampai diajukan ?
2. Kelemahan, kekuatan dari organisasi (dari dalam).
3. Peluang, ancaman untuk organisasi (dari luar).

Cakupan : untuk siapa, dan area cakupan seberapa besar ?

1. Diperuntukkan untuk siapa ?
2. Seberapa besar daerah cakupannya ?

Waktu
1. Butuh berapa tahap ?
2. Tiap tahap butuh berapa lama ?

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 6

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

D. Network Planning
Pada perencanaan suatu kegiatan dalam suatu organisasi terdapat proses
pengambilan keputusan dan proses penetapan tujuan. Untuk dapat melaksanakan
proses ini perlu adanya informasi yang tepat dan kemampuan pengambilan
keputusan yang tinggi. Proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijakan
serta proses penyelenggaraan merupakan system operasi pada perencaan kegiatan
dalam suatu organisasi.
Bila perencanaan kegiatan dalam suatu organisasi merupakan sebuah total system,
maka penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi tersebut terdiri dari dua sub
system, yaitu sub system operasi dan sub system informasi. Sub system operasi
menjawab pertanyaan “bagaimana cara melaksanakan kegiatan” sedang sub system
informasi menjawab pertanyaan “kegiatan apa saja yang sudah, sedang dan akan
dilaksanakan”.
Network planning merupakan sub system informasinya. Konsep network ini mula-
mula disusun oleh perusahaan jasa konsultan manajemen Boaz, Allen dan Hamilton
(1957) yang berada dibawah naungan perusahaan pesawat terbang Lockheed.
Kebutuhan penyusunan network ini dirasakan perlu karena adanya koordinasi dan
pengurutan kegiatan-kegiatan pabrik yang kompleks, yang saling berhubungan dan
saling tergantung satu sama lain. Hal ini dilakukan agar perencanaan dan
pengawasan kegiatan dapat dilakukan secara sistematis, sehingga dapat diperoleh
efisiensi kerja. Adanya network ini menjadikan system manajemen dapat menyusun
perencanaan penyelesaian kegiatan dalam suatu organisasi dengan waktu dan biaya
yang paling efisien. Disamping itu network juga dapat dipergunakan sebagai alat
pengawasan yang cukup baik untuk menyelesaikan kegiatan dalam suatu organisasi
tersebut. Diagram network merupakan kerangka penyelesaian kegiatan dalam suatu
organisasi secara keseluruhan, ataupun masing-masing pekerjaan yang menjadi
bagian daripada penyelesaian kegiatan dalam suatu organisasi secara keseluruhan.
Pada prinsipnya network dipergunakan untuk perencanaan penyelesaian berbagai
macam pekerjaan terutama pekerjaan yang terdiri atas berbagai unti pekerjaan yang
semakin sulit dan rumit.
Menurut Sofwan Badri (1997 : 13) dalam bukunya “Dasar-dasar Network Planning”
adalah sebagai berikut : “Network planning pada prinsipnya adalah hubungan
ketergantungan antara bagian-bagian pekerjaan (variable) yang digambarkan/

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 7

2012
 LDKS OSIS MA AL-AMAN 2012

divisualisasikan dalam diagram network”. Dengan demikian diketahui bagian-bagian

pekerjaan mana yang harus didahulukan, bila perlu dilembur (tambah biaya),
pekerjaan mana yang menunggu selesainya pekerjaan yang lain, pekerjaan mana
yang tidak perlu tergesa-gesa sehingga alat dan tenaga dapat digeser ke tempat lain
demi efesiensi.
Sedangkan menurut Soetomo Kajatmo (1977 : 26) adalah “Network planning
merupakan sebuah alat manajemen yang memungkinkan dapat lebih luas dan
lengkapnya perencanaan dan pengawasan suatu proyek”. Adapun definisi proyek itu
sendiri adalah suatu rangkaian kegiatan-kegiatan (aktivitas) yang mempunyai saat
permulaan dan yang harus dilaksanakan serta diselesaikan untuk mendapatkan
tujuan tertentu. Pengertian lainnya yang dikemukakan oleh Tubagus Haedar Ali
(1995 : 38) yaitu : “Network planning adalah salah satu model yang digunakan dalam
penyelenggaraan proyek yang produknya adalah informasi menganai kegiatan-
kegiatan yang ada dalam network diagram proyek yang bersangkutan.

“Siap dipimpin, Siap Memimpin” 8

2012